1. Název veřejné zakázky Provozování multifunkčních tiskáren 2. Zadavatel Název: Sídlo: Výzva k podávání nabídek Dopravní podnik města Pardubic a.s. Zelené předměstí, Teplého 2141, 532 20 Pardubice IČO: 63217066 Zastoupený: Ing. Tomášem Pelikánem, místopředsedou představenstva 3. Vymezení předmětu veřejné zakázky Druh veřejné zakázky: podlimitní sektorová veřejná zakázka na služby Předmětem plnění veřejné zakázky je provoz 6 kusů multifunkčních tiskáren, z toho pět standardních a jedné s rozšířenými funkcemi pro konečnou úpravu dokumentů. Součástí předmětu plnění veřejné zakázky bude zejména: a) zajistit možnost samoobslužného tisku, kopírování, skenování a využití dalších funkcí provozovaných multifunkčních tiskáren dle technické specifikace (příloha č. 2) zaměstnanci zadavatele na místech specifikovaných v této výzvě b) zajistit dodávky originálního spotřebního materiálu (toner, papír) v množství potřebném pro zajištění tisku a kopírování, c) zajistit komplexní servis včetně oprav multifunkčních tiskáren spolu s dodávkou všech potřebných náhradních dílů a zajištění práce servisního technika s potřebnou způsobilostí, d) poskytnutí licence k software pro systémy zabezpečení a spravování tisku, jakož i anonymizace dokumentů, jak jsou definovány v příloze č. 2 technické specifikaci. Zadavatel bude vlastními silami doplňovat papír poskytnutý dodavatelem a vyměňovat dodavatelem poskytnuté tonerové kazety jednotlivých zařízení. Podrobné požadavky zadavatele na parametry a funkčnost provozovaných zařízení obsahuje příloha č. 2 této výzvy - technická specifikace. 4. Místo plnění Multifunkční zařízení budou provozována v prostorách zadavatele, konkrétně: a) Administrativní budova Dispečink, Teplého 2141, b) Zákaznické centrum, Pernerova ulice 443. c) Hala údržby vozidel I. patro, Teplého 2141, d) Administrativní budova I. patro, Teplého 2141, e) Stará hala Autoškola I. patro, Teplého 2141, f) Administrativní budova Přízemí, Teplého 2141, V každém místě, kde má být multifunkční zařízení provozováno, zajistí zadavatel prostor pro umístění multifunkčního zařízení o půdorysu 80 x 80 cm a přívod elektrické energie
o střídavém napětí 230 V se zaručeným příkonem 1,5 kw. V místě, pod písmenem b), kde má být instalováno zařízení s rozšířenými funkcemi pro konečnou úpravu dokumentů, bude zajištěn prostor o rozměru nejméně 80 x 120 cm. 5. Požadavky na kvalifikaci Základní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje, aby dodavatel měl základní způsobilost pro účast v zadávacích řízeních dle zákona o zadávání veřejných zakázek, tedy aby měl základní způsobilost dle 74 zákona. Zadavatel bude požadovat prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů až po vybraném dodavateli předložením čestného prohlášení, eventuálně, v případě pochybností o splnění kritérií základní způsobilosti, i jinak. Profesní kvalifikační předpoklady: Dodavatel splňuje profesní kvalifikační předpoklady, pokud je oprávněn k podnikání v oboru odpovídajícím předmětu veřejné zakázky. Zadavatel bude požadovat prokázání profesních kvalifikačních předpokladů až po vybraném dodavateli, a to doložením kopie oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky. Technické kvalifikační předpoklady: Zadavatel požaduje, aby uchazeč měl nejméně tříletou praxi v oblasti pronajímání multifunkčních tiskáren nebo jejich provozování pro jiné osoby (dále jen praxe). Praxe se musí týkat zařízení obdobných technických parametrů, jako jsou parametry požadované v Technické specifikaci příloha č. 2 této výzvy pro zařízení bez rozšířených funkcí pro konečnou úpravu dokumentů. Zadavatel požaduje, aby se po celou dobu vykazované praxe pronájem nebo poskytování provozu týkalo nejméně pěti multifunkčních zařízení Splnění požadavku vztahující se k prokázání nejméně tříleté praxe uchazeč doloží soupisem referenčních zakázek s uvedením konkrétních subjektů, pro které byly zakázky realizovány, včetně uvedení kontaktů pro případné ověření uváděných údajů zadavatelem. Struktura soupisu referenčních zakázek, musí umožňovat posouzení, zda je jsou splněny zadavatelem stanovené podmínky technické kvalifikace. Pro jednotlivé uváděné referenční zakázky tak musí být uvedeno nejméně: identifikace objednatele (nájemce, objednatele provozu zařízení) včetně kontaktních údajů na kontaktní osobu objednatele (nájemce), u níž je možné referenci ověřit, specifikace předmětu plnění v rozsahu nutném pro posouzení, zda zakázka naplňuje znaky referenční zakázky (stručný popis zařízení a jejich počet), období plnění zakázky. 6. Požadavky na zpracování nabídky Nabídka bude podána v českém jazyce v tištěné podobě. Všechny listy nabídky budou očíslovány vzestupnou číselnou řadou. Nabídka bude obsahovat alespoň:
krycí list nabídky podepsaný dodavatelem, pro sestavení krycího listu dodavatel závazně použije přílohu č. 1 krycí list nabídky, specifikace nabízených zařízení nejméně v rozsahu potřebném pro posouzení souladu s požadavky zadavatele dle přílohy č. 2 této výzvy dokumenty k odborné kvalifikaci, 7. Způsob stanovení nabídkové ceny Nabídková cena uchazeče bude stanovena pro každé provozované zařízení těmito cenovými položkami: Měsíční platba za dostupnost (CDM) Cena za každou vytištěnou stránku (CT) Pro všechna zařízení společně pak budou stanoveny cenové položky: Příplatek za barevný tisk (PBT) Cena za 1 list papíru použitého při tisku (CP) Cena za každou vytištěnou stránku bude stanovena jako cena za černobílý tisk. Cena za barevně vytištěnou stránku bude součtem ceny za vytištěnou stránku a příplatku za barevný tisk. Cena za vytištěné stránky, resp. příplatek za barevný tisk, se budou vztahovat k výtiskům formátu A4 bez ohledu na skutečnost, zda se jedná o tisk z datových podkladů nebo kopírování, jakož i bez ohledu na skutečnost, zda se jedná o jednostranný nebo oboustranný tisk. Výtisky jiných formátů budou při vyúčtování kalkulovány poměrem plochy papíru příslušného formátu k ploše papíru formátu A4. Cena za použitý papír se bude vztahovat k jednomu listu papíru formátu A4 použitého pro tisk bez ohledu na skutečnost, zda se jedná o tisk z datových podkladů nebo kopírování, jakož i bez ohledu na skutečnost, zda se jedná o jednostranný nebo oboustranný tisk. Papíry jiných formátů budou kalkulovány poměrem plochy papíru příslušného formátu k ploše papíru formátu A4. Zadavatel se zavazuje, že na jednotlivých zařízeních provede ročně nejméně následující objemy vytištěných stránek ekvivalentu A4 (souhrnně barevného i černobílého tisku) za rok (Vmin): číslo zařízení umístění 1 administrativní budova dispečink 110 000 2 zákaznické centrum 90 000 3 hala údržby vozidel 90 000 4 administrativní budova 1. patro 240 000 5 stará hala autoškola 180 000 6 administrativní budova přízemí 90 000 minimální množství výtisků A4 (V min) Dodavatel bude posuzovat dodržení minimálních tiskových objemů za každé výroční období od uzavření smlouvy. V případě nedodržení minimálního tiskového objemu u všech zařízení v součtu bude dodavatel oprávněn doúčtovat cenu odpovídající minimálnímu zaručenému objemu tisku, a to v cenách stanovených pro ta zařízení, na nichž nebyl minimální rozsah tisku dodržen (bez příplatku za barevný tisk). Zadavatel uvádí, že předpokládané objemy tisku jsou o cca 10 % vyšší, než jsou stanovené minimální objemy tisku. Zadavatel současně předpokládá, že v barevném
tisku bude vytištěno cca ¼ všech vytištěných stránek a že na jeden list bude vytištěno cca 1,5 stránky. Nad rámec cen uvedených v krycím listu bude dodavatel oprávněn účtovat ceny za spotřební materiál objednávaný zadavatelem nad rámec materiálu pro standardní tisk (například papíry s vyšší gramáží, barevné papíry, sponky). Žádné další úhrady či náhrady (za tonery, náhradní díly, pracovní výkon servisního technika, za poskytnutí licencí k využívanému SW, náhrady za dopravu, ubytování, stravné, apod.) zadavatel poskytovat nebude a tyto náklady musí dodavatel zahrnout do své cenové nabídky. Svou cenovou nabídku uchazeč uvede v požadované struktuře do Krycího listu nabídky. Všechny ceny budou uvedeny bez DPH, kterou dodavatel připočte k ceně dle aktuálně účinných daňových předpisů. 8. Smluvní a obchodní podmínky a) Doba plnění: Smlouva bude zakládat závazek na dobu určitou, a to do 30. 6. 2023. b) Platební podmínky: Platba proběhne výhradně v CZK a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně. Úhrada za předmět plnění bude probíhat na základě daňových dokladů, který bude vystaven měsíčně se splatností 14 dnů. Zadavatel nebude poskytovat zálohové platby. c) Servisní podmínky Servisní zásahy nebo opravy multifunkčních tiskáren bude možné provádět pouze v pracovních dnech od 8:00 do 16:00 hod. po dohodě s určeným zaměstnancem zadavatele. Oprava nahlášené poruchy multifunkční tiskárny bude provedena nejpozději do dvou pracovních dnů ode dne nahlášení poruchy. d) Podmínky výměny provozovaných zařízení Každé provozované zařízení může být nejvýše dvakrát v průběhu trvání závazku vyměněno za zařízení jiného typu, které splňuje požadavky zadavatele uvedené v technické specifikaci. Do tohoto limitu se nepočítá přechodný provoz náhradního zařízení po dobu opravy závady provozovaného zařízení, již nelze opravit ve lhůtě dle písmene c). e) Možnost předčasného zrušení smlouvy Zadavatel bude oprávněn vypovědět smlouvu ve lhůtě jednoho měsíce v případě, že celkový počet dní, v nichž byl na kterékoliv z provozovaných tiskáren nedostupný tisk, přesáhne 10 dní za libovolné období šesti měsíců. Dodavatel bude oprávněn vypovědět smlouvu ve lhůtě 1 měsíce v případě, že zadavatel bude opakovaně v prodlení s úhradou svých závazků za dodavatelem. f) Valorizace cen Dodavatel bude oprávněn nejvýše 1x ročně valorizovat ceny dle obecné míry inflace za předchozí kalendářní rok, nejdříve však k 1. 7. 2020. 9. Způsob hodnocení Předmětem hodnocení bude výše nabídkové ceny.
Postup hodnocení hodnotícího kritéria výše nabídkové ceny Hodnoty jednotlivých cenových položek budou převzaty z krycího listu nabídky. Pro každou multifunkční tiskárnu bude zjištěna dílčí nabídková cena podle následujícího vzorce: = 60 +1,1 +0,3 +0,7, kde: NCn je dílčí nabídková cena pro konkrétní multifunkční tiskárnu, CDM je cena za dostupnost na jeden měsíc, Vmin je minimální zaručený objem tisku, CT je cena černobílého tisku, PBT je příplatek za barevný tisk, CP je cena za jeden list papíru formátu A4 s gramáží nejméně 80 g/m 2. Číselné konstanty vyjadřují váhy jednotlivých cenových položek odpovídajících předpokládanému rozsahu zakázky. Výši celkové nabídkové ceny (NC) uchazeče zadavatel vyčíslí jako součet cen za provoz všech šesti multifunkčních tiskáren. Zakázka bude přidělena uchazeči s nejnižší nabídkovou cenou. 10. Dodatečné informace Případné bližší informace týkající se této výzvy poskytne Bc. Petra Brunová, referentka pohledávek a veřejných zakázek, tel. 466 899 293, email: petrab@dpmp.cz nebo Ing. Mgr. Martin Slezák právník společnosti, tel. 466 899 292, e-mail: martins@dpmp.cz. 11. Místo, způsob podání a označení nabídky Dodavatelé podají nabídku v řádně uzavřené obálce, na které budou vyznačeny identifikační údaje dodavatele a která bude označena nápisem Provozování multifunkčních tiskáren s výzvou Neotevírat. Nabídky mohou být podány: osobně do kanceláře právníka společnosti v pracovních dnech od 9:00 do 15:00 hodin, po telefonické domluvě i v jinou hodinu, nebo zaslány v písemné podobě na adresu: Dopravní podnik města Pardubic a.s. právní oddělení Teplého 2141 532 20 Pardubice 12. Lhůta pro podání nabídek Lhůta pro podání nabídek: 16. 5. 2018, 10:00 hodin. 13. Jiné požadavky zadavatele na plnění zakázky a práva zadavatele Zadavatel nebude vracet dodavatelům podané nabídky. Zadavatel nebude poskytovat náhradu nákladů, které dodavatel vynaloží na zpracování nabídky. Zadavatel si vyhrazuje právo na změnu zadávacích podmínek v průběhu lhůty pro podávání nabídek. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit soutěž. Zadavatel si vyhrazuje právo jednat s vybraným dodavatelem o textaci smlouvy
Zadavatel si vyhrazuje právo nepřijmout žádnou z podaných nabídek. Dodavatelé budou svými nabídkami vázáni do 31. 5. 2018. Do tohoto data oznámí zadavatel dodavatelům vybranou nabídku. 14. Další sdělení dodavatelům Touto výzvou není v souladu s ustanovením 158, odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), zahájeno zadávací řízení ve smyslu ZZVZ. V Pardubicích dne: 26. 4. 2018.. ing. Tomáš Pelikán místopředseda představenstva Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Technická specifikace multifunkční tiskárny
KRYCÍ LIST NABÍDKY k veřejné zakázce: Provozování multifunkčních tiskáren Zadavatel: Obchodní firma Dopravní podnik města Pardubic a.s. Sídlo/místo podnikání Zelené předměstí, Teplého 2141, 532 20 Pardubice IČ 63217066 Osoba oprávněná za zadavatele jednat: Ing. Tomáš Pelikán, místopředseda představenstva Kontaktní osoba: Bc. Petra Brunová, Ing. Mgr. Martin Slezák Tel.: 466 899 293, 466 899 292 e-mail: petrab@dpmp.cz, martins@dpmp.cz Dodavatel: Jméno nebo obchodní firma: Sídlo/místo podnikání: IČO Zástupce dodavatele: Kontaktní osoba: Tel.: E-mail: Cenová nabídka (všechny cenové položky jsou bez DPH): Označení tiskárny 1 2 3 4 5 6 Měsíční cena za dostupnost (C DM) [Kč/měsíc] Cena za vytištěnou stránku (C T) [Kč/vytištěnou stránku A4] Příplatek za barevný tisk (P BT) [Kč/vytištěnou stránku A4] Cena za papír (C P) [Kč/list papíru A4] Jednající osoba Podpis dodavatele nebo jeho zástupce: Jméno, příjmení: Funkce nebo jiný důvod zastoupení v případě zástupce: Datum:
Příloha č. 2 Technická specifikace provozovaných multifunkční tiskáren Kancelářská multifunkční tiskárna pro účely této technické specifikace představuje multifunkční technické zařízení (dále jen multifunkční tiskárna), které zahrnuje funkce více kancelářských zařízení v jednom. Multifunkční tiskárna bude umožňovat použití k následujícím účelům: > tisk dokumentů, > kopírování dokumentů, > skenování dokumentů > použití dostupných funkcí výstupního zpracování, jako je oboustranný výstup, sešívání, děrování a vytváření brožur. Příslušenství pro děrování a vytváření brožur bude nainstalováno pouze k jedné multifunkční tiskárně. > ukládání snímaných dokumentů na externí paměťová zařízení USB; odesílání snímaných dokumentů do míst v LAN síti prostřednictvím e-mailu. Technické parametry multifunkční tiskárny Multifunkční tiskárna bude minimálně splňovat níže uvedené technické parametry: a) Systémová paměť 2048 MB, b) systémový pevný disk 250 GB, c) rozhraní 10-Base-T/100-Base-T/1000-Base-T Ethernet; USB 2.0, d) síťové protokoly TCP/IP (IPv4 / IPv6); HTTP, e) typy rámců Ethernet 802.2; Ethernet 802.3; Ethernet II; Ethernet SNAP, f) napájení 220-240 V, 50/60 Hz, g) spotřeba energie špičkový odběr do 1,5 kw, h) vstupní kapacita min. 3 500 listů A4. Vybavenost multifunkční tiskárny Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na výbavu: a) Automatický oboustranný podavač originálů dokumentů s min. kapacitou 100 listů, b) 2x univerzální kazeta pro papíry formátu A5-A3, kapacita 2x 500 listů papíru gramáže 80 g/m 2,, c) sešívací finišer pro sešívání až 50 listů, d) pokročilé zpracování skenování do různých souborových formátů vč. DOCX, dokumentů XLSX a PDF/A, tisk příloh z emailů. e) možnost tisku na papír různých gramáží v rozsahu nejméně 52-256 g/m 2 Multifunkční tiskárna s rozšířenými funkcemi pro konečnou úpravu dokumentů bude nad rámec shora uvedených požadavků splňovat: f) děrovací modul děrování 2/4 otvorů g) sešívací finišer pro sešívání až 50 listů se zásobníkem nejméně na 1 500 listů h) brožovací finišer pro sešívání 50 listů se zásobníkem nejméně na 1 500 listů, sešívání a ohyb ve hřbetu
Požadavky na kopírovací proces Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na kopírovací proces: a) Rychlost kopírování A4 min. 28 str/min(černobíle/barevně), b) rychlost kopírování A3 min. 14 str/min(černobíle/barevně), c) rychlost oboustranného kopírování min. 28 str/mintisku A4 (černobíle./barevně), d) doba 1. kopie 5,9 s černobíle; 7,7 s barevně, e) doba zahřívání do 20 sekund, f) rozlišení kopírování min. 600 x 600 dpi, g) polotóny 256 odstínů, h) vícenásobné kopírování 1-9 999 stran i) formát originálů A5-A3, j) měřítko v rozsahu nejméně 25-100 % v krocích 0,1%; automatické měřítko, 1) další kopírovací funkce: kapitoly, vkládání listu a krycího listu, zkušební kopie (tiskem nebo na displeji), úprava zkušebního tisku, digitální kreativní funkce, paměť nastavení úloh, režim plakátu, opakování obrazu, přetisk (volitelně), odstraňování prázdných stran, osobní doklady, kdy přední a zadní část originálu bude zkopírována na jednu stranu. Požadavky na tiskový proces Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na kopírovací proces: a) Rozlišení tisku 1 800 x 600 dpi; 1 200 x 1 200 dpi, b) operační systémy Windows 7 (32/64), Windows 8 (32/64), Windows 10 (32/64)Windows Server 2003 (32/64) Windows Server 2008 (32/64), Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012, c) tisk jednotlivých stránek z více zásobníků, d) přímý tisk bez nutnosti ovladače pro tyto formáty PDF, XPS, DOC, DOCx, XLS, XLSx, PPT, PPTx, JPEG, TIFF, PS a PCL, e) chytrá tisková fronta, tiskové úlohy, které nemohou být dokončeny, budou přeskočeny následujícími úlohami, f) možnost nastavení vlastního tiskového ovladače, g) písma tiskárny 80x PCL Latin, 137x PostScript 3 emulace Latin, h) tiskové funkce přímý tisk PCL, PS, TIFF, XPS, PDF 1.7, šifrovaných PDF a OOXML (DOCX, XLSX, PPTX) souborů; možnost kombinace různých papírů (z různých zásobníků) v rámci jedné tiskové úlohy (barva papíru, gramáž papíru, velikost papíru), možnosti oblíbených nastavení pro jednotlivé uživatele, přednastavení úloh; přetisk Požadavky na skenování Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na proces skenování: a) Rychlost skenování min. 80 str/min, b) rozlišení skenování min.: 600 x 600 dpi, c) minimální režimy skenování - skenování do emailu, skenování na USB, d) souborové formáty JPEG, TIFF, PDF, kompaktní PDF; šifrované PDF; XPS; kompaktní XPS; PPTX; DOCX/XLSX, e) cílové adresy min. 1 000 (jednotlivé + skupiny); f) skenovací funkce anotace (text/čas/datum) pro PDF, možnosti oblíbených nastavení pro jednotlivé uživatele, oboustranné skenování dlouhých originálů délky až 1 m (např. velký technický průkaz), přiřazení informací - časové razítko, archivační číslo nebo vlastní text, odstranění prázdné strany.
Požadavky na uživatelské boxy v paměťovém prostoru multifunkční tiskárny Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na uživatelské boxy: a) lze uložit až 3 000 dokumentů nebo 10 000 stránek, b) typy uživatelských boxů veřejné osobní (s heslem nebo ověřením) skupinové (s ověřováním), c) typy systémových boxů zabezpečený tisk, tisk šifrovaných PDF, d) funkce uživatelských boxů - opakovaný tisk, kombinace stahování odesílání (email a fax) kopírování z boxu do boxu. Požadavky na systémové funkce Multifunkční tiskárna bude splňovat níže uvedené minimální nároky na systémové funkce: a) Zabezpečení certifikace ISO 15408/IEEE 2600.1; IP filtrování a blokování portů; síťová komunikace SSL2, SSL3 a TSL1.0; podpora IPSec, IEEE 802. lx; ověřování uživatelů, záznamy ověřování; zabezpečený tisk; přepis pevného disku (8 standardních typů), šifrování dat pevného disku (AES 256); automatický výmaz dat z paměti, šifrování tiskových dat uživatelů, volitelně ochrana proti kopírování (zabránění kopie, kopie pod heslem) b) účtování až 1000 uživatelských účtů s podporou Active Directory (uživatelské jméno + heslo + email + SMB složka), definice přístupu uživatelů k funkcím přes ověřování číselným heslem, Systémové funkce spolu příslušným požitým HW a SW pro uživatelské použití multifunkční tiskárny budou zajišťovat požadavky stanovené na zajištění bezpečnosti dat a na zajištění bezpečného používání multifunkční tiskárny s ohledem na ochranu osobních údajů dle ustanovení nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR). Další požadavky Zabezpečení a spravování tisku a) požadujeme dodání systému pro zabezpečený tisk, sledování rozsahu tisku jednotlivých uživatele a oddělení (např. software YSoft SafeQ SUITE) včetně možnosti zobrazení výstupů na displeji multifunkčních tiskáren, b) požadujeme možnost vytištění tiskové úlohy ze kterékoliv z tiskáren, jejichž provoz bude zajišťován, c) požadujeme možnost centrálního implicitního nastavení tiskáren (například nastavení černobílého nebo barevného tisku, nastavení oboustranného tisku). Anonymizace dokumentů (smluv do Registru smluv) a) požadujeme dodání systému vytěžování metadat z dokumentů pocházejících z libovolného zdroje (skenování, emailová příloha, obrazový soubor), b) konverze do formátu prohledávatelného PDF/A a export přímo do Registru smluv, příp. Spisové služby nebo libovolné datové schránky, c) provozované multifunkční tiskárny musí umožňovat zapojení do tohoto systému. Vzdálená správa a) bezpečné spojení provozovaných multifunkčních tiskáren se servisním centrem dodavatele mimo datovou síť zadavatele, b) automatické monitorování stavu zařízení, požadavky na údržbu, automatické objednávání spotřebního materiálu, servisních zásahů, c) automatické zasílání stavu počítadel pro fakturaci.