Směrnice č. 4 Řízení, financování a realizace projektů 1. Účel směrnice 1.1. Účelem této směrnice je stanovení jednotného postupu při přípravě, realizaci, řízení a financování projektů realizovaných společností MAS Naděje o.p.s., IČ: 22801073, Lišnice čp. 42, Most 434 01 (dále jen Společnost). 2. Základní pojmy 2.1. Orgány Společnosti: Pokud tato směrnice nestanoví jinak, platí, že pravomoci a povinnosti orgánů Společnosti jsou dány platným Statutem Společnosti a Zakládací smlouvou Společnosti. 2.2. Řídící orgán: Orgán poskytující finanční podporu (dotaci) na realizaci projektu. 2.3. Ředitel Společnosti: Nad rámec pravomocí a povinností plynoucích ze Statutu Společnosti, Zakládací smlouvy Společnosti a Smlouvy o výkonu funkce ředitele, plní v případě realizace projektů roli předkladatele projektu, vedoucího projektového týmu, hlavního řešitele a osoby zodpovědné za realizaci projektu. 2.4. Projektový manažer: Může být v případě potřeby stanoven. 2.5. Projekt: Jednoznačná skupina koordinovaných aktivit s jasně daným začátkem a koncem, provedených jednotlivcem nebo projektovým týmem za účelem splnění specifických cílů v rámci definovaného času, nákladů a pracovních parametrů. 2.6. Karta projektu: Soubor prvotních identifikací projektu, zpracovaných na jednotném formuláři (Příloha č. 1). Karta projektu má zdůvodnit, proč by měl být předkládaný projekt realizován. 2.7. Ekonomika projektu: Skládá se z rozpočtu projektu a finančního plánu projektu. Rozpočet projektu specifikuje jednotlivé výdaje/náklady projektu a může být také doplněn o rozpis zdrojů krytí nákladů. Finanční plán projektu se skládá z plánu čerpání výdajů a plánu zdrojů krytí výdajů. Plán čerpání výdajů je rozpisem výdajů projektu v čase, např. po jednotlivých měsících. Plán čerpání zdrojů krytí výdajů umožňuje plánovat a realizovat cash-flow (Příloha č. 2). 1
2.8. Projektový tým: Skupina pověřená buď Správní radou Společnosti, nebo ředitelem Společnosti přípravou a realizací konkrétního projektu. Tým je zodpovědný za přípravu projektu, přípravu dokumentace, podkladů, zpracování harmonogramu projektu, stanovení termínů, nákladů a za samotnou realizaci projektu. 2.9. Zásady řízení projektů a řízení projektového týmu: Jedná se o soubor opatření organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci práce projektového týmu na přípravě a realizaci projektu, stanovuje rozdělení kompetencí a zodpovědnosti v rámci realizačního týmu. Blíže je zobrazen v odpovědnostní matici (Příloha č. 3), který bude vždy dle konkrétních individuálních podmínek projektu blíže specifikován a stanoven. V čele projektového týmu stojí jeho vedoucí (zpravidla ředitel Společnosti). Vedoucímu projektového týmu jsou podřízeni členové týmu bez ohledu na jejich pracovní zařazení a v případě nutnosti i další řešitelé, kteří nejsou členy týmu. Vedoucí týmu ukládá jednotlivým členům týmu k plnění dílčí úkoly projektu podle jejich charakteru včetně určení zodpovědnosti jednotlivých členů týmu za jejich plnění a stanovení kontrolních mechanismů. Řídí, koordinuje a kontroluje členy týmu v průběhu přípravy a realizace projektu. Projektový tým se schází na pravidelných kontrolních poradách, které svolává vedoucí projektového týmu (intervaly porad stanovuje vedoucí projektového týmu a mohou se přizpůsobovat průběhu jednotlivým etap přípravy projektu). O průběhu porad je v případě potřeby prováděn záznam, záznamy jsou archivovány jako součást dokumentace projektu. Záznam obsahuje zejména vyhodnocení plnění úkolů a popřípadě nové úkoly s uvedením termínů a zodpovědnosti. O průběhu projektu a ukončení jednotlivých fází jsou informovány orgány Společnosti prostřednictvím emailu. Za ukončení prací na projektovém úkolu je považováno vyhodnocení projektu (splnění monitorovacích ukazatelů, podmínek dotace, podmínek pro udržitelnost). Zodpovědnost za rozpočet projektu a jeho plnění nese vedoucí projektu. 2.10. Finanční oddělení: Jeho funkci plní účetní Společnosti. Zodpovídá za vedení kompletního účetnictví projektu na základě stanovených zásad, které vycházejí jednak z platných směrnic Společnosti a dále ze specifických požadavků stanovených touto směrnicí, popřípadě metodickým pokynem Řídícího orgánu. 2
2.11. Administrativní pracovník/asistent zajišťuje administrativní a organizační práce spojené s realizací všech klíčových aktivit projektu. Zajišťuje organizaci porad projektového týmu a další činnosti zadané vedoucím projektového týmu. 2.12. Podpisová oprávnění: Jsou určena Dispozičním oprávněním a přílohou č. 1 Dispozičního oprávnění. 3. Vedení účetnictví 3.1. Společnost vede účetnictví v souladu s platným zákonem o účetnictví. 3.2. Veškeré účetní doklady související s příslušným projektem musí obsahovat jednotný identifikační znak projektu. Jednotným identifikačním znakem projektu je název, nebo interní kód projektu. Tato identifikace je důsledně používána na všech dokladech souvisejících s příslušným projektem (požadavky na objednávky, objednávky, smlouvy, zadávací dokumentace výběrového řízení apod.). Dodavatelům se stanoví povinnost vystavovat účetní doklady s přímou identifikací dle tohoto článku směrnice. 3.3. Účetní projektu vede účetnictví projektu odděleně a to jak z hlediska poskytnuté výše dotace, tak i z hlediska nákladů podporovaných aktivit a dále v souladu s metodickým pokynem Řídícího orgánu. 4. Veřejné zakázky 4.1. Výběr dodavatelů pro nákup zboží, služeb i stavebních prací musí být vždy uskutečněn v souladu s platným zákonem o veřejných zakázkách a v souladu s metodickým pokynem Řídícího orgánu. 4.2. V případě externího zajišťování výběrových řízení musí být externí firma zavázána k dodržování podmínek dle odstavce 4.1. V tomto případě zodpovědná osoba odpovídá za správnost připravovaných dokumentů, podkladů a provádí průběžnou kontrolu. Realizace veřejné zakázky externím subjektem nezbavuje Společnost zodpovědnosti za výběr dodavatele v rámci projektu, za dodržování zákonů a metodických pokynů Řídícího orgánu. 3
5. Změny v projektu 5.1. Společnost je oprávněna realizovat v projektu pouze změny povolené Řídícím orgánem a to způsoby, Řídícím orgánem stanovenými. 5.2. Podstatné změny projektu jsou takové změny, které zasahují do věcného obsahu rozpočtu projektu, a proto musí být nejdříve projednány v patřičných orgánech Společnosti. 6. Monitorovací zprávy 6.1. Monitorovací zprávy jsou předkládány v souladu s podmínkami uvedenými v projektu a v metodickém pokynu Řídícího orgánu. 7. Publicita projektu 7.1. Publicita projektu musí být zajištěna v souladu s podmínkami uvedenými v projektu a v metodickém pokynu Řídícího orgánu. 8. Archivace 8.1. Archivaci dokumentů k projektům řeší Spisový, archivační a skartační řád Společnosti. Archivační povinnosti zároveň řeší konkrétní, případně obecný metodický pokyn Řídícího orgánu. 9. Interní audit projektů 9.1. Vzhledem k rizikovosti a složitosti jednotlivých projektů a hrozícím sankcím za nenaplnění účelu projektu řádně a včas bude každý projekt podroben internímu auditu. 9.2. Každý projekt musí být podroben 1x ročně internímu auditu ze strany Dozorčí rady Společnosti. Interní audit bude zaměřen především na ověření, zda jsou plněny podmínky dotace, zda jsou rizika vztahující se k projektu včas rozpoznána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. 9.3. Externí audit Společnosti bude proveden nezávislým auditorem 1x ročně. 4
10. Kontrola 10.1 Kontrolu dodržování této směrnice vykonává v rámci své pravomoci Dozorčí rada Společnosti. 11. Účinnost 11.1 Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 12. září 2016 schválením Správní radou Společností usnesením č. 63A/2016. 11.2 Příloha č. 1 Karta Projektu 11.3 Příloha č. 2 Ekonomika projektu 11.4 Příloha č. 3 Odpovědnostní matice 11.5 Příloha č. 4 Harmonogram projektu V Lišnici dne 12. září 2016 Zpracovala: Ing. Kamila Fridrichová Ředitelka MAS Naděje o.p.s. Schválil: Bc. Petr Pillár Předseda Správní rady MAS Naděje o.p.s. 5