Projektové řízení. Dana Diváková

Transkript

1

2 Projektové řízení Dana Diváková

3 Projektové řízení Jak úspěšně realizovat projekt? Jak se vyvarovat nejčastější chyb? Rizika v řízení projektu

4 Jak zajistit úspěch projektu? Klást si správné otázky Jakých cílů má být dosaženo? Proč je třeba tohoto cíle dosáhnout? Je tento cíl reálný? Vycházíme z jasných analytických údajů při stanovení cílů? Pro koho projekt realizujeme? Co nám realizace projektu přinese?

5 Jak zajistit úspěch projektu? Co přinese realizace projektu cílové skupině? Jaký tým máme k dispozici pro realizaci projektu? Co by jednotliví členové týmu měli dělat? S jakými finančními prostředky disponujeme uvnitř? S jakými finančními prostředky můžeme počítat zvenčí? Jak máme nastavenu Komunikační strategii v rámci realizace projektu? Ošetřili jsme všechna rizika, která vyplynula při přípravě projektu?

6 Možné příčiny neúspěchu projektu Projekt nebyl dobře naplánován Došlo k personálním změnám v průběhu realizace Došlo k vážnému porušení smlouvy Projekt nebyl řízen metodikou projektového řízení Realizátor podcenil potřebu zajištění dostatku finančních prostředků pro překlenutí financování projektu Tým projektu nebyl sestaven dobře Členové týmu nevzali projekt za svůj

7 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

8 Klíčové úkoly a cíle Pro kvalitní řízení projektu je nezbytné, aby všichni, kdož se podílejí na realizaci projektu, znali všechny klíčové úkoly a cíle daného projektu. Je nezbytné, aby všichni měli klíčové aktivity projektu kdispozici a měli možnost se na pravidelných setkáních týmu seznamovat s výstupy jiných klíčových aktivit. Klíčové aktivity jsou hlavní náplní projektu. Klíčové aktivity jsou prostředkem k dosažení cíle projektu.

9 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

10 Dobře sestavený tým Realizační tým je dočasná organizační struktura s vyhraněnou problémovou orientací, s cílem zvládnutí úloh spojených s realizací projektu. Je důležité, aby členové týmu: jednoznačně chápali a interpretovali požadované projektové cíle měli možnost tvůrčím způsobem řešit dílčí problémy cítili spoluzodpovědnost za dosahované výsledky. Při formování týmu je nutné nejdříve identifikovat potřebné znalosti a dovednosti a teprve potom hledat pracovníky, kteří tyto požadavky splňují.

11 Dobře sestavený tým Vedoucí projektu Motivování spolupracovníků Řízení týmu Komunikace s řídícím výborem Spolupráce s partnery projektu Řešení krizí vzniklých v průběhu realizace projektu Zodpovědnost za zpracování průběžných zpráv Zodpovědnost za dodržení harmonogramu Zodpovědnost za dodržení rozpočtu a finanční řízení projektu Umí: motivovat, komunikovat, řídit projekt

12 Dobře sestavený tým Manažer řízení realizace implementačních plánů (čas, zdroje, náklady, zodpovědnosti) identifikaci odchylek od plánů, včetně návrhu a realizaci nápravných opatřeni poskytování informací o průběhu formulování a předkládání požadavků, které jsou nad rámec jeho pravomocí předvídání vzniku problémů a hledání vhodných způsobů jejich řešení vyřizování pracovních nároků a pracovních problémů členů týmu vytváření potřebných pracovních kontaktů na všech úrovních řízení

13 Dobře sestavený tým Manažer Umí: Řídit projekt ve vztahu k dalším členům týmu Komunikovat s členy týmu Realizovat dílčí úkoly plynoucí z realizace projektu Zpracovávat písemné podklady navenek

14 Dobře sestavený tým Administrátor Administrativní a technické zajištění realizace projektu Zodpovědnost za publicitu projektu Zodpovědnost za podklady pro průběžné zprávy timeshity, prezenční listiny, fotografie, označení prostor, statistika, zpracování podkladů z vnitřní evaluace Zodpovědnost za dílčí úkoly vyplývající z realizace projektu Umí: organizovat, plánovat, analyzovat, zná technické požadavky projektu

15 Dobře sestavený tým Finanční manažer Zodpovědnost za finanční toky v rámci realizace projektu Zodpovědnost za čerpání rozpočtu dle klíčových aktivit Návrhy na změny rozpočtu Návrhy na možnosti dofinancování projektu Umí: Zákony, vyhlášky, směrnice, příručku pro příjemce Strategicky myslet Řídit projekt z hlediska financí

16 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

17 Priority Co musí předcházet Co následuje Potřebné výstupy Zpracování Ganttova diagramu

18 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

19 Rozpočet Řízení finančních toků projektu je jednou z nejnáročnějších rolí v řízení Nezbytnost kvalitního finančního manažera Nezbytnost kvalitního účetního Vypořádání se s cash flow /úvěry, kontokorenty, další vlastní zdroje/ Vypořádání se s podmínkami MPSV a vnitřních platů v organizaci Dokonalá znalost podmínek financování projektů

20 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

21 Informační a komunikační požadavky Dokonalá znalost podmínek publicity Zpracovaná komunikační strategie Realizovaná komunikační strategie projekt, o kterém neví cílové skupiny a média, nežije Zpracovaná vnitřní směrnice pro komunikaci mezi členy týmu

22 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

23 Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Dokonalá znalost příručky pro příjemce Stálá komunikace s poskytovatelem Nespoléhat se na: Už vím

24 Výchozí podmínky řízení projektu Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace Rizika projektu

25 Rizika projektu Analýza rizik Je proces, v němž rizika identifikujeme a kvantifikujeme v termínech důsledků apravděpodobností. Je úkolem manažerského rozhodnutí určit, jaké činnosti budou vykonány na základě provedené analýzy.

26 Rizika projektu Analýza rizik Identifikace každého jednotlivého rizika. Co se může nepodařit? Vyhodnocení důsledků (krutosti) každého rizika. Jinými slovy, co by to způsobilo, kdyby je riziko naplnilo? Obyčejně se vyjadřuje ve finančních jednotkách. Odhad stupně pravděpodobnosti výskytu rizika. Vyhodnocení pravděpodobnosti rizik, která mohou nastat jako důsledek výskytu primárního rizika.

27 Rizika projektu Převis projektů nad odborníky /příliš mnoho projektů pro nedostatečně zajištěný tým/. Ošetření rizika strategické plánování organizace. Ztráta osobností projektového týmu -některé projekty závisí na klíčových osobách. Ošetření rizika vytipování možného zastoupení, komunikace se členy týmu. Převis nabídky nad poptávkou /příliš mnoho projektů zaměřených na stejnou cílovou skupinu/. Ošetření rizika důsledná analýza trhu před přípravou projektu.

28 Rizika projektu Špatná nebo nedostatečná komunikační a informační strategie /projekt o kterém se neví mrtvý projekt/. Ošetření rizika zpracování komunikační a informační strategie při přípravě projektu a její důsledné dodržování v průběhu realizace. Nedodržení harmonogramu projektu /nenaplnění indikátorů v daném čase/. Ošetření rizika zpracování Ganttova diagramu a jeho dodržování. Špatně naplánovaný rozpočet /poddimenzovaný, předimenzovaný/. Ošetření rizika důsledně provedená analýza při přípravě projektu, včasné reagování na změny situace v realizaci, komunikace s poskytovatelem, včasné změny rozpočtu.

29 Rizika projektu Nedostatečná pozornost věnovaná Příručkám pro příjemce. Ošetření rizika číst, číst, číst. Problémy s pracovníky - mnoho projektů závisí na dobrých vztazích vedení a pracovníků. Ošetření rizika stálá komunikace se členy týmu, navržení motivačních metod, podporování team buildingových aktivit. Finanční problémy nedostatek financí na začátku projektu, jednozdrojové financování projektů, časové rozlišení v příjmech a výdajích. Ošetření rizika úvěr, kontokorent, další vnitřní zdroje financování.

30 Rizika projektu Vnitřní politické změny -přestože změny mohou v průběhu projektu nastat, je velice složité připravit předem plán jejich ošetření. Změny vnějších podmínek nebo okolní změny - mohou podstatně změnit průběh projektu. Ošetření rizika dostatečně zpracovaná analýza /SWOT Ohrožení/ a předem stanovený postup.

31 Zásady úspěšného řízení projektu Nikdy nic jenom předpokládat, vše si dostatečně ověřit. Mít neustále na mysli účel projektu. Neustále informovat ty, jichž se projekt týká. Vyhodnocovat jednotlivé fáze projektu. Komunikovat v projektovém týmu. Realizovat jednotlivé kroky projektového řízení.

32 Zásady úspěšného řízení projektu Nezapomeňte: Nikdo není dokonalý Všichni děláme chyby S úsměvem jde všechno líp

33 Děkuji za pozornost Dana Diváková Institut komunitního rozvoje Na Hradbách 6, Ostrava