CESTOVNÍ NÁHRADY CES str. 1 Tuzemské pracovní cesty Právní úprava: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, 2 odst. 4, 42, 151 až 190 Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů zejména 6 odst. 7 písm. a), 24 odst. 2 písm. zh) Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů ČÚS pro podnikatele č. 017 Zúčtovací vztahy č. 019 Náklady a výnosy Pokyn D-300, zejména k 24 odst. 2 bod 22. až 28. a bod 33. Popis operace: Pracovní cestou je cesta za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Za pracovní cestu se také považuje cesta mimo místo pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady, které musí předem konkretizovat. Zaměstnavatel
CES str. 2 CESTOVNÍ NÁHRADY nemusí uvedené náhrady stanovit písemně (zejména v případě, pokud jsou práva zaměstnance na uvedené náhrady nezpochybnitelná), ale trvá-li zaměstnanec na písemném stanovení podmínek, potom tak zaměstnavatel musí učinit. Cestovní náhrady při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště Jízdní výdaje Se souhlasem zaměstnavatele může zaměstnanec při pracovní cestě prakticky použít jakéhokoliv dopravního prostředku. Při použití (se souhlasem zaměstnavatele): hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší náhrada v prokázané výši; jiného dopravního prostředku místo určeného hromadného dopravního prostředku (mimo vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek; místní hromadné dopravy přísluší náhrada v prokázané výši; místní hromadné dopravy v obci, kde je sjednáno místo výkonu práce přísluší náhrada v ceně jízdného platného v době konání cesty (bez prokázání); silničního motorového vozidla (mimo vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) přísluší: (základní náhrada x počet km) + (cena pohonné hmoty x množství spotřebované pohonné hmoty). Sazba základní náhrady za 1 km jízdy (viz heslo Cestovné a základní sazby ) při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy
CESTOVNÍ NÁHRADY CES str. 3 zvýší nejméně o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem. Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši. Výše sazeb je stanovena jako nejnižší a přísluší zaměstnanci, jestliže nebyla sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním na pracovní cestu sazba vyšší. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem (viz heslo Cestovné a základní sazby ). Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj
CES str. 4 CESTOVNÍ NÁHRADY o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. Náhrada výdajů za ubytování Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Stravné Stravné, které poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den je stanoveno v minimální výši. Trvá-li pracovní cesta hodin: 5až12 déle než 12, nejvýše 18 déle než 18 58 Kč 88 Kč 138 Kč Tato stanovená výše stravného přísluší zaměstnanci, jestliže nebylo sjednáno nebo určeno zaměstnavatelem před vysláním na pracovní cestu stravné vyšší. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo ve-
CESTOVNÍ NÁHRADY CES str. 5 čeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit. Stanovena je maximální výše krácení stravného: 70 % (cesta 5 12 hodin); 35 % (cesta 12 18 hodin); 25 % (cesta déle než 18 hodin). Pokud však zaměstnavatel předem procento krácení nesjedná anebo nestanoví, přísluší zaměstnanci stravné v plné výši. Náhrada nutných vedlejších výdajů Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Souvztažnosti: Č. Účetní případ MD DAL 1. Poskytnutí zálohy zaměstnanci 335/AÚ 211/AÚ 2. Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem 512 333/AÚ 3. Zúčtování zálohy 333/AÚ 335/AÚ 4. Doplatek rozdílu z vyúčtování: 4a. záloha vyšší 211/AÚ 335/AÚ 4b. záloha nižší 333/AÚ 211/AÚ
CES str. 6 CESTOVNÍ NÁHRADY Analytické účty: AÚ Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely. Účetní doklady: Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.! Nejčastější chyby: Nedostatečná vnitropodniková pravidla pro pracovní cesty (stravné, jiné výdaje). Daňové dopady: Zákon o daních z příjmů stanoví, že předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti nejsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací. Zákoník práce v podnikatelské sféře stanoví pouze minimální limity cestovních náhrad a nezakazuje poskytování vyšších plnění. Poskytne-li však zaměstnavatel zaměstnanci vyšší náhrady, než jaké stanoví ZP pro zaměstnance neziskových organizací, půjde na straně zaměstnance o zdanitelný příjem.
CESTOVNÍ NÁHRADY CES str. 7 Stravné pro neziskovou sféru: Trvá-li pracovní cesta hodin: 5až12 déle než 12, nejvýše 18 déle než 18 58 až 69 Kč 88 až 106 Kč 138 až 165 Kč Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné výdaje. Příklad 1: Zaměstnanec společnosti ABC, s. r. o., byl vyslán na tuzemskou pracovní cestu, která trvala od 8.00 do 17.00 hod. Stravné podle rozhodnutí zaměstnavatele při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin činí 69 Kč. Zaměstnavatel (vzhledem k podmínkám cesty) rozhodl, že poskytne zaměstnanci stravné ve výši 200 Kč. O částku ve výši 131 Kč (200 69) je nutné zvýšit zdanitelný příjem zaměstnance. P Příklad 2: Zaměstnanec společnosti DEF, s. r. o., byl vyslán na dvoudenní tuzemskou pracovní cestu, první den nastoupil v 8 hod. a ukončil ji druhý den v 19 hod. Na dokladu o ubytování byla uvedena částka 900 Kč za ubytování včetně snídaně (hodnota snídaně na dokladu uvedena nebyla). Na pracovní cestu jel zaměstnanec vozidlem zaměstnavatele. Poskytnuta byla záloha 1 000 Kč. P
CES str. 8 CESTOVNÍ NÁHRADY Podle vnitřního firemního předpisu je poskytováno zaměstnancům stravné v minimální výši podle zákoníku práce. Zaměstnanci byla poskytnuta snídaně, na kterou sám finančně nepřispěl, ale zaměstnavatel předem procento krácení nesjednal ani nestanovil, přísluší tedy zaměstnanci stravné v plné výši. Výpočet: stravné 88 + 138 = 226 Kč ubytování 900 Kč Č. Účetní případ Kč MD DAL 1. Poskytnutí zálohy zaměstnanci 1 000 335/AÚ 211/AÚ 2. Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem 1 126 512 333/AÚ 3. Zúčtování zálohy 1 000 333/AÚ 335/AÚ 4. Doplatek rozdílu z vyúčtování: záloha nižší 126 333/AÚ 211/AÚ