Co nás čeká při skartačním řízení? Připravte se na změny balíčku SIP

Podobné dokumenty
Problematika tvorby SIP balíčků

Návrh technických pravidel pro tvorbu SIP

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Novela národního standardu pro elektronické systémy spisové služby

Návrh pravidel pro validaci SIP Obsah

Elektronické skartační řízení

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Národního standard pro elektronické systémy spisové služby po novele

Elektronické skartační řízení

Skartační řízení. Ing. Miroslav Kunt. Skartační řízení obecně a analogově

Národní digitální archiv

Návrh pravidel pro validaci SIP Obsah

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Národní digitální archiv

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Národní archiv INFORMAČNÍ LIST PRO OTÁZKY ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY A DOKUMENTŮ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ. 3. ledna 2018 Ročník 2018 Částka 1

k národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS) Místo konání: Národní archiv ČR, Archivní 4/2257, Praha 4

Národní digitální archiv

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

Ukládání dokumentů v digitální podobě v systémech elektronické spisové služby. Martina Macek

Hybridní spis je realita. Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Elektronické skartační řízení v praxi

Co je to spisová služba

Národní digitální archiv

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PODROBNOSTI SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ. určeno pro městské úřady

Současný stav spisové služby a její kontrola

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Rozšiřující moduly aplikace e-spis

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Práce s datovými úložišti (egon)

K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Národní archiv INFORMAČNÍ LIST. 28. května 2018 Ročník 2018 Částka 2

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv

Skartační řízení z elektronických evidencí dokumentů jako obraz elektronizace veřejné správy. Ing. Miroslav Kunt, Mgr. Pavlína Nimrichtrová

Národní archiv. Příručka aplikace eskartace verze 1

Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA Ministerstva vnitra ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.

ELEKTRONICKA FAKTURACE

Elektronická fakturace u veřejnoprávních původců. Robert Piffl, Ministerstvo vnitra

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Spisová služba základní pojmy. Dokument Spis Spisová služba Spisovna (registratura) Spisový a skartační řád Spisový plán

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

<xs:maxlength value="50"/> </xs:restriction> </xs:simpletype>

Vývoj právních předpisů v oblasti předarchivní péče. od obnovy územní samosprávy po současnost

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Policie České republiky

Moravský zemský archiv v Brně

Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy

Nová archivní legislativa

Digitální dokumenty mimo elektronické systémy spisové služby aneb i databáze je dokument

Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů

Certifikační autorita EET. Veřejný souhrn certifikační politiky

Příloha č. 1, Funkční požadavky Portálu

Propojení elektronických systémů spravujících dokumenty. Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva

SSD Systém správy dokumentů (Spisovna) příručka ke školení

ŠKOLENÍ K NOVELE ARCHIVNÍHO ZÁKONA č. 167/2012 Sb.

Archivace digitálních dokumentů. Elektronická spisovna

Důvěryhodně podle zákona prezentace. Ing. Oskar Macek ředitel projektu elektronické spisové služby Ministerstva vnitra ČR

Národní digitální archiv

PŘÍRUČKA PRO PŮVODCE

Skartační řízení. 1. Identifikační číslo (nepovinné) neuvedeno. 2. Kód životní situace (nepovinné) neuvedeno

SPRÁVA A UKLÁDÁNÍ DŮVĚRYHODNÝCH DOKUMENTŮ

Tvorba spisových řádů v kontextu elektronických systémů spisových služeb a skartačních řízení v elektronické podobě

Poznámka/upřesnění. Školící materiály musí být součástí typového spisu pouze v případě, že při zavádění probíhalo školení.

PŘÍRUČKA PRO PŮVODCE

259/2012 Sb. VYHLÁKA

Metadatový model pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu

ÚPLNÉ ZNĚNÍ VYHLÁŠKY. č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Výsledky analýzy spisové služby. PhDr. Jiří Úlovec

Důvěryhodný digitální dokument

VYHLÁŠKA ze dne 23. června 2009 o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek

Vize následné novely. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby PRAHA,

Spisová služba. Předarchivní péče o dokumenty v praxi

VMV čá. 57/2017 (část II)

Národní digitální archiv a egovernment

Česká pošta důvěryhodný partner státu

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV

ze dne 20. července 2012 o podrobnostech výkonu spisové služby původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.

Elektronický archiv jako nadstavba DMS

259/2012 Sb. VYHLÁŠKA

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Jan Tejchman Electronic Archiving Consultant

Transkript:

Co nás čeká při skartačním řízení? Připravte se na změny balíčku SIP ISSS 2017, Hradec Králové 3. dubna 2017

Ze světa... SIP (Submission Information Package) vychází z normy ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model. Je to určitá datová jednotka s logicky definovanou strukturou pro předání dat a jejich metadat za účelem jejich dlouhodobého uložení.

Z domova... Od 1. 7. 2009 existuje definice datového balíčku SIP pro účely provedení skartačního řízení v elektronické podobě a předání vybraných dokumentů a jejich metadat do archivu. Definice je uvedena v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby, který je vydán ve Věstníku Ministerstva vnitra (http://www.mvcr.cz/clanek/vestnikministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx).

Postup skartačního řízení 20 odst. 5 a 21 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb.: Veřejnoprávní původce sestaví z elektronického systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP... Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě...; jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP...

Proč změny? teoretický návrh vs. praxe nejednoznačný popis struktury SIP nedostatečné zohlednění potřeb archivu

Popis SIP Kapitola 11.2 popisuje nově požadavky na metadata datových balíčků SIP podle přílohy č. 2 a 3 NSESSS. Stanovena je adresářová a souborová struktura datového balíčku SIP včetně pojmenování adresářů a klíčového souboru XML. Obsah souboru XML je omezen podmínkami použití prvků (příloha č. 3 část 2). Kódování souboru XML je UTF-8 bez BOM (Byte order mark). Stanoveny jsou podmínky komprimace.

Podmínky použití prvků v SIP popsaný atribut = prvek s povinným výskytem jeho konstrukce není předepsána = hodnota není definována pravidly a je možné ji vyplnit jakkoli s ohledem na validitu XML uváděná hodnota atributu je = hodnota je jediná přípustná a musí být v dokumentu XML výslovně uvedena

...a dále konkrétně SIP je rozlišen na balíček pro skartační řízení a balíček pro přejímku vybraných archiválií odstraněno užití prvku subjektu <mets:agent> pro archiv odstraněn duplicitní odkaz na jmenný prostor schématu NSESSS a popis balíčku doplněn transakční protokol (podle přílohy č. 6 NSESSS) do prvku <mets:amdsec> doplněny odkazy na komponenty do prvku <mets:structmap>

Komponenty prvek <mets:fcontent> je nahrazen prvkem <mets:flocat> stanoven adresář komponenty pro jejich uložení upravena vazba prvku <mets:file> na prvek <nsesss:komponenta> omezena množina kryptografických algoritmů pro provedení kontrolního součtu na SHA-2

...tentokrát ve schématu NSESSS úprava verzí komponent a jejich provázání sadou atributů: poradi (při znázornění) druh (pro bližší popis části struktury dokumentu) verze (číselně v rámci vývoje) forma_uchovani (pro bližší popis verze) vztah_k (vazba na příslušnou komponentu v případě autentizačního prostředku)

A pár úprav... prvek <nsesss:vyrazovani> (obsahuje skartační režim, časový rozsah plynutí skartační lhůty a náležitosti skartačního řízení) podle uplatnění u konkrétní entity prvek <nsesss:tkrizovyodkaz> je rozlišen na pevný a volný délka prvků <nsesss:nazev> a <nsesss:komentar> je nově neomezená upravena minimální hodnota prvku <nsesss:tskartacnilhuta> z 1 na 0 upraven prvek <nsesss:toverenicertifikatu> pro zohlednění OCSP (Online Certificate Status Protocol)

...na konec doplněno do prvku <nsesss:tzpusobvyrizeni> vyřízení záznamem na dokumentu prvek <nsesss:typdokumentu> je nově nepovinný

A platnost? Je určena vydáním nového národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (duben 2017?). Po dobu jednoho roku ode dne nabytí účinnosti nového standardu lze k vytvoření datového balíčku SIP použít rovněž přílohu č. 2 a 3 národního standardu pro elektronické systémy spisové služby ve znění Věstníku Ministerstva vnitra čá. 64/2012 (část II).

Děkuji za pozornost Tomáš Dvořák Archiv hlavního města Prahy Tomas.Dvorak@praha.eu