Řízení pohledávek
Pohledávka Je nárok podniku na příjem peněžních prostředků od jiného subjektu
Důvody vzniku pohledávky: - z obchodního styku - ke společníkům - k zaměstnancům -k orgánům FÚ - k sociálnímu pojištění a zdravotnímu zabezpečení - na základě soudních rozhodnutí
Hlediska dělení pohledávek: a) místa určení: - tuzemské - zahraniční b) dle časovosti - krátkodobé - dlouhodobé
c) dle charakteru - nahodilé - pravidelně se opakující d) dle likvidity - více likvidní - méně likvidní - nelikvidní - nedobytné
Uzavření obchodní smlouvy Se zákazníky zpravidla jednají: - obchodní zástupci - zprostředkovatelé - jiné pověřené osoby Výsledkem jednání je uzavření obchodní smlouvy či objednávky
Postup zpracování obchodního případu Při prodeji na úvěr je nutné stanovit přesný postup zpracování obchodního případu, který má následující kroky: a) Objednávka - Zákazník připravuje svoji objednávku na základě katalogu a ceníku, který dodavatel poskytuje - Komunikace probíhá: osobně, telefonicky, e-mailem, webové stránky apod. - Probíhá kontrola stavu zásob a volné výrobní kapacity, aby bylo možné potvrdit objednávku
Postup zpracování obchodního případu b) Prověření zákazníka - Firma podle postupu stanoveného v politice řízení pohledávek prověří zákazníka - Firma využívá jak externích informací, tak i interních - Snahou je vyhnout se nedobytným pohledávkám - Výsledkem prověření je nastavení platebních podmínek s možností zajištění pohledávky
Postup zpracování obchodního případu c) Záznam do informačního systému (evidence) - Veškeré informace o objednávce jsou zadány do podnikového informačního systému - Jakmile je objednávka schválena nebo zamítnuta je to oznámeno odběrateli d) Plánování výroby a vlastní výroba - Pokud není zboží na skladě je nutné připravit a naplánovat výrobu - Zajistit pracovníky, výrobní kapacity, vstupní materiál a suroviny.
Postup zpracování obchodního případu e) Expedice a fakturace - Předání hotové výroby na sklad, kde se zásilka kompletuje - Dále probíhá kontrola kvality, zabalení zásilky, určení způsobu dopravy - Vystavení faktury a dokumentů umožňujících nakládání se zbožím - Expedice zásilky a doručení faktury(se zbožím, e-mailem, poštou apod.) - Vše je zaznamenáno do účetní evidence a dalších souvisejících informačních systémů
Postup zpracování obchodního případu f) Příjem platby a vymáhání - Dokud není faktura uhrazena je evidována v neuhrazených fakturách a sleduje se doba po splatnosti - Evidují se veškeré reklamace na kvalitu a množství - Přijatá platba se zaeviduje proti neuhrazené pohledávce - Při neuhrazení faktury je nutné zvolit formu vymáhání
Řízení pohledávek Řízením pohledávek lze chápat činnosti podniku směřující k optimálnímu usměrňování jeho pohledávek. Smyslem řízení pohledávek je: - ochránit firmu před vysokým podílem faktur, které odběratelé platí se zpožděním, - minimalizovat podíl nedobytných pohledávek, které nejsou vůbec vymoženy nebo jsou vymoženy s vynaložením relativně vysokých nákladů.
Řízení pohledávek Řízení pohledávek má dvě dimenze: 1) Prevenci jejímž úkolem je: a) zajistit, aby nevznikaly nedobytné nebo pozdě hrazené pohledávky b) vytvořit preventivní opatření, která je nutno zakotvit již do prodejních procesů, aby se nemuselo příliš často přistupovat k vymáhání, což pro podnik znamená vynaložení dodatečných nákladů spojených se samotným vymáháním c) pravidla preventivního charakteru se nejčastěji zaměřují na: - limity dodavatelských úvěrů, - platební podmínky, - přístup k novým zákazníkům, - fakturace a doklady potvrzující existenci pohledávek. 2) Vymáhání, které nastupuje v okamžiku, kdy se nepodařilo zajistit, aby byla pohledávka uhrazena včas.
Základní oblasti řízení pohledávek Zahrnuje 5 oblastí: 1) Řízení celkového objemu pohledávek 2) Řízení struktury pohledávek 3) Řízení doby jejich splatnosti 4) Řízení rizik spojených s pohledávkami 5) Řízení vymáhání pohledávek
1. Řízení celkového objemu pohledávek Investováním do pohledávek se podnik zbavuje možnosti investovat kapitál jinak, a tudíž i výnosu z případné alternativní investice. S růstem objemu pohledávek se tato ztráta zvyšuje. Na druhé straně stoupá šance na růst zisku z růstu prodeje, ale také vzniká riziko vzniku méně spolehlivých odběratelů. Z těchto důvodů je nutné sledovat a využívat podmínky prodeje, které zahrnují: - volbu okamžiku úhrady - výši realizačních cen - poskytování slev, skont -získávání informací o tržních podmínkách, konkurenci apod.
2. Řízení struktury pohledávek Strukturu pohledávek lze sledovat podle různých hledisek: a) pohledávky do lhůty splatnosti a po lhůtě splatnosti b) pohledávky krátkodobé, střednědobé, dlouhodobé c) pohledávky z obchodních vztahů a ostatní d) pohledávky korunové a v cizí měně
2. Řízení struktury pohledávek Vedle konkrétní struktury se sledují i ukazatele spojené s řízením pohledávek (někdy označované jako nástroje řízení pohledávek): 1) Stanovení průměrné výše pohledávek (PSP) a) Průměrný stav pohledávek PSP = lze též určit jako průměr počátečního a konečného stavu (počáteční stav pohledávek + konečný stav pohledávek):2 b) PSP = Tržby : Rychlost obratu pohledávek c) PSP = Tržby * KVP d) Pomocí rovnice: Počáteční stav pohledávek + dodávky na úvěr inkasa pohledávek = konečný stav pohledávek
2. Řízení struktury pohledávek KVP = koeficient využití pohledávek (pohledávky na 1 Kč obratu Suma pohledávek = vylučují se pohledávky nesouvisející s prodejem zboží a služeb (např. vyloučit pohledávky za zaměstnance za způsobenou škodu apod.) Tržby = uvádí se pouze tržby z prodeje na úvěr (vylučuje se prodej za hotové)
2. Řízení struktury pohledávek 2) Doba obratu pohledávek = průměrný stav pohledávek: průměrná denní tržba 3) Rychlost obratu pohledávek = tržby: průměrný stav pohledávek 4) Průměrná poskytnutá doba splatnosti = [NV x (DD ID) ] / NV NV nominální hodnota faktury DD datum splatnosti faktury ID datum vystavení faktury
2. Řízení struktury pohledávek 5) Průměrná skutečná doba splatnosti = [NV x (PD ID) ] / NV NV nominální hodnota faktury PD datum úhrady faktury ID datum vystavení faktury
3. Řízení doby jejich splatnosti (inkasní politika) Splatnost faktury vyjadřuje dobu, na kterou dodavatel poskytuje dodavatelský úvěr v částce, která je uvedena na faktuře. Delší doba splatnosti zvyšuje celkový objem pohledávek. Při rozhodování o poskytování odkladů splatnosti se musí dodavatelé rozhodnout o plnění dvou protichůdných cílů: - maximalizací prodeje, který může být podpořen poskytováním benevolentních platebních podmínek, - minimalizací rizika, která vyžaduje co nejkratší doby splatnosti.
3. Řízení doby jejich splatnosti (inkasní politika) Způsoby placení: a) úhrada jiným zbožím b) úhrada v hotovosti c) úhrada směnkou d) bankovním převodem e) dokumentárním inkasem f) dokumentárním akreditivem g) platební příslib h) platba předem (záloha)
Odběratel (plátce) Dodání zboží Dodání zboží Dodavatel (příjemce)
Odběratel (plátce) Dodání zboží Úhrada v hotovosti Dodavatel (příjemce)
c) Úhrada směnkou Směnka: dlužný cenný papír obsahující zákonem předepsané náležitosti. Směnka představuje abstraktní závazek, tj. nároky oprávněných majitelů směnky nejsou vázány na příčinu vzniku závazku.
c) Úhrada směnkou Směnky v dodavatelsko-odběratelských vztazích, kdy banky nabízejí zprostředkování řady operací se směnkami: - eskont směnky - aval směnky - akcept směnky
Odběratel (plátce) 1 2 Dodavatel (příjemce) 5 6 3 8 Banka plátce 4 7 Banka příjemce
Úhrada směnkou vlastní 1= dodání zboží 2= vystavení směnky vlastní a její zaslání dodavateli 3= předání směnky bance dodavatele 4= zaslání směnky bance plátce (odběratele), 5= banka plátce předloží směnku k úhradě odběrateli, 6= zaplacení směnečné částky odběratelem 7= zúčtování platby na účet banky příjemce (dodavatele), 8= banka proplatí směnku dodavateli.
Odběratel (plátce) Dodání zboží Dodavatel (příjemce) Podání příkazu k úhradě Zúčtování na účet příjemce Banka plátce Zúčtování na účet banky příjemce Banka příjemce
Odběratel (plátce) 8 9 Zasilatel 1 2 Dodavatel (příkazce, příjemce) 5 6 7 3 11 Banka plátce 10 4 Banka příjemce
1= předání zboží zasilateli, 2= předání dokumentů opravňujících nakládat s převzatým zbožím, 3= podání žádosti o obstarání inkasa a předání dokumentů, 4= podání žádosti o obstarání inkasa a předání dokumentů, 5= oznámení podmínek inkasa 6= zaplacení inkasní částky, 7= předání dokumentů, 8= předání dokumentů, 9= předání zboží, 10= zúčtování platby na účet banky příjemce 11= zúčtování platby na účet příjemce
f) Dokumentárním akreditivem (banka odběratele se zavazuje, že pokud obdrží od oprávněné osoby do určité doby stanovené dokumenty, provede platbu) g) Platebním příslibem (obdobné jako akreditiv, banka vystavuje příslib, že pokud obdrží ve stanoveném termínu příslušné dokumenty, uhradí přislíbenou částku z účtu plátce, banka neručí za nedostatek peněz plátce)
h) Platba předem vyžadována v okamžiku: - Pokud zákazník žádá velký objem výroby - Zákazník je nový pro firmu - Zákazník měl v minulosti problémy s platební morálkou
4. Řízení rizik spojených s pohledávkami - obchodní úvěr zajištěný (různé typy plateb nebo zástavní právo, osobní ručení ) či nezajištěný - využívání informací o odběratelích (vlastní sběr informací, využívání služeb institucí poskytujících tyto informace, využívání jiných pramenů)
4. Řízení rizik spojených s pohledávkami - Řada firem nepublikuje své finanční výkazy, ale vzniká otázka zda FA zhodnotí riziko spojené s poskytnutím dodavatelského úvěru - Z těchto důvodů se bonita zákazníka nezkoumá na základě FA, ale využívají se i další informace - Dále podniky využívají tzv. koncept 6C dodavatelského úvěru
6C Capital (kapitál) Charakter(reputace) Capacity (kapacita) 4. Řízení rizik spojených s pohledávkami Otázky, které si klade pracovník firmy, která prodává na obchodní úvěr Je zákazník schopen zaplatit? Má dostatečný vstupní kapitál do podnikání? Generuje dostatečné CF? Je zákazník ochoten zaplatit? Má zákazník smysl pro splnění svých slibů? Jací lidé stojí ve vedení společnosti? Měl zákazník v minulosti problémy s placením svých závazků? Má zákazník dostatečné kapacity pro podnikání? Je management zkušený ve svém oboru? Podniká již delší dobu v oboru? Jaký názor na něj má jeho konkurence?
6C 4. Řízení rizik spojených s Conditions/Circumst ances (podmínky/okolnosti -poměry) Coverage (pojištění, krytí) Collateral (zajištění, vedlejší) pohledávkami Otázky, které si klade pracovník firmy, která prodává na obchodní úvěr Jaké jsou vnější podmínky, ve kterých zákazník podniká? Jaká je jeho konkurenční pozice (např. Porterův model pěti konkurenčních sil)? Je zákazník dostatečně pojištěn, aby obchodně přestál živelní katastrofy nebo jiné ztráty? Jak čelí dalším rizikům kurzovým, obchodním, provozním, technickým? Jaká část zákazníkova majetku slouží jako zajištění jiným firmám nebo bankám? Jaké zajištění může zákazník nabídnout? Nabízí zákazník osobní zajištění?
Řízení pohledávek z hlediska výnosů a rizika p * (INK NÁK) SHZ = - (1 p) * NÁK (1 + i ) SHZ = současná hodnota zisku p = pravděpodobnost zaplacení INK = inkaso (zaplacení pohledávky) NÁK = náklady na pohledávku INK NÁK = zisk z prodeje na úvěr i = úroková míra SHZ > 0 resp. p * (INK NÁK) (1 + i) > (1 p) * NÁK
5. Řízení vymáhání pohledávek Předem stanovený postup zabrání možným chybným rozhodnutím učiněným pod tlakem v okamžiku, kdy je třeba určit další postup vůči zákazníkovi-dlužníkovi. Způsoby vymáhání pohledávek (7 způsobů): 1) Telefonický kontakt: málo nákladný a rychle pomůže odhalit nebo nejlépe vyřešit mnoho problémů, - vhodný pro firmy, které mají větší množství zákazníků s relativně menšími objemy pohledávek
Vymáhání pohledávek Časté reakce dlužníka: Nedostal jsem fakturu Již je zaplaceno Zaplatím to, nebojte se Požádám majitele, aby to zaplatil Prodejce říkal,že na peníze nespěcháte Doba je zlá Nemáme peníze
2) Osobní kontakt Vymáhání pohledávek Používá se většinou u pohledávek většího objemu Dlužník může použít stejné argumenty, jako u telefonického kontaktu Veškeré dohody o splácení by měly být při osobním jednání potvrzené písemně formou uznání dluhu Písemné uznání dluhu má psychologicky větší vážnost a v případném soudním jednání je dokazování existence pohledávky jednodušší
Vymáhání pohledávek 3) Písemné upomínky Mají dokumentační účel před zahájením soudního vymáhání V textu by měly být navrženy způsoby řešení a naznačující další postup při neuhrazení Vhodné je uvést v upomínce úroky z prodlení Poslední upomínka před předáním k vymáhání soudu musí mít charakter pokusu o smír a musí být poslána doporučeně
Vymáhání pohledávek 4) Vymáhací agentury Využití služeb specializovaných agentur zajišťujících mimosoudní inkaso pohledávek Tyto agentury jsou rychlejší než vymáhání soudní cestou Než tuto agenturu oslovíme, je vhodné agenturu vyzkoušet nebo získat spolehlivé reference (mezi agenturami jsou velké rozdíly) Poplatek agentuře: úvodní fixní za převzetí pohledávky + provize za skutečně vyinkasovanou částku (od 6 od 30% částky)
Vymáhání pohledávek 5) Soudní vymáhání Náklady na soudní vymáhání: 4% z žalované pohledávky pro vydání platebního rozkazu + 2% pro výkon rozhodnutí + náklady na právní zastoupení Toto řešení připadá v úvahu až po neúspěšném vymáhání předchozími způsoby Obvykle soudní vymáhání nepřináší skutečné uspokojení nároků věřitele
6) Exekuce Vymáhání pohledávek Získání platebního rozkazu nemusí znamenat uhrazení pohledávky K prosazení vůle soudu napomáhají exekutorské úřady Exekutoři mohou na základě exekučního titulu za pevně stanovenou odměnu zpeněžit majetek dlužníka a ze získaných prostředků uspokojit věřitelovu pohledávku Exekuční titul je např. vykonatelné rozhodnutí soudu, exekutorský zápis
7) Konkurz Vymáhání pohledávek Jedná se o krajní možnost Do konkurzu se dostávají většinou společnosti, které již nemají téměř žádný majetek Běžní dodavatelé se v podstatě nedostanou ke svým nárokům Pořadí uhrazení nároků: správce konkurzní podstaty a pohledávky vzniklé po prohlášení konkurzu; pohledávky zaměstnanců;nároky státu daně, clo, soc. a zdrav. pojištění; ostatní věřitelé