ETICKÝ A OBCHODNÍ ŘÁD POLITIKA KOREKTNÍ A SPRÁVNÉ KOMUNIKACE
POLITIKA KOREKTNÍ A SPRÁVNÉ KOMUNIKACE Tato politika je určena k tomu, aby pomáhala zaměstnancům a dalším osobám, které jednají jménem společnosti Magna, včetně vedoucích pracovníků, ředitelů, konzultantů a zástupců, chápat význam pečlivosti a profesionality ve veškeré firemní komunikaci. Pokud budete tyto zásady dodržovat, poslouží tato politika jako obrana Vás i společnosti Magna před možnými negativními důsledky plynoucími z nesprávné komunikace. Tato politika se vztahuje na společnost Magna International Inc. a všechny společnosti ve skupině, divize, společné podniky a další společně podnikající subjekty (souhrnně Magna ). Úvod Ve společnosti Magna podporujeme naše zaměstnance v tom, aby veškerá komunikace byla jasná a profesionální, a aby vždy pečlivě zvážili všechny možnosti, jak při komunikaci postupovat. V závislosti na složitosti, naléhavosti a citlivosti vyžadují jednotlivé záležitosti různé způsoby komunikace (telefonický hovor, schůzka, webová schůzka, e-mail, naléhavá zpráva či zpráva jiného typu). Každý typ komunikace se hodí pro jiné účely. Měli byste věnovat čas úvaze nad tím, jaký typ se nejlépe hodí pro danou situaci. Pokud komunikujete písemně, zajistěte, aby byl styl komunikace vhodný pro danou záležitost a adresáty. Pokud vytváříte písemnou komunikaci v jakémkoli formátu, zamyslete se nad obsahem a zvažte, jakou terminologii je třeba použít (z hlediska dobré pověsti společnosti, při soudním řízení, atd.). Buďte korektní, pečliví a profesionální. Písemná komunikace by obecně neměla obsahovat sarkasmus, vylévání si hněvu nebo nenáležité a nevhodné spekulace. Standardy komunikace Pokud odesíláte písemnou komunikaci, ujistěte se, zda: Znáte adresáta Zkontrolujte příjemce zasílané informace pečlivě zkontrolujte emailové adresy a buďte opatrní při používání možnosti Odpovědět všem. Vžijte se do role příjemce zprávy. Interní zprávy udržujte v rámci společnosti Magna. Buďte profesionální při veškeré komunikaci. Zajistěte, aby byl obsah i tón každé zprávy vhodně zvolený. Poskytněte kontext pro svá tvrzení a zvažte reakce v případě, že by Vaše komunikace byla zveřejněna v tisku nebo na Internetu. Mimořádnou pozornost věnujte komunikaci s konkurencí. Pro podrobnější informace o tomto tématu vyhledejte Antimonopolní a konkurenční politiku společnosti Magna. Respektujte soukromí, důvěrnost a privilegia. Privilegovaná komunikace je komunikace mezi Vámi a interním či externím právníkem v souvislosti s určitými právními záležitostmi. MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA KOREKTNÍ A SPRÁVNÉ KOMUNIAKCE 2
Užitečné tipy DÁVEJTE POZOR NA Jakoukoli komunikaci, která obsahuje konkurenčně citlivé informace nebo která by mohla být vykládána jako pokus o domluvu nebo spolupráci v oblasti cenové politiky, podílu na trhu či rozdělení trhů nebo která by jinak porušovala Antimonopolní a konkurenční politiku společnosti Magna. Vyjadřování názorů mimo Vaši oblast znalostí či odbornosti nespekulujte ani nepředpokládejte. Jasně uvádějte fakta / záležitosti, o kterých máte informace z první ruky. Přizvěte ostatní, aby se věnovali oblastem, které jsou mimo Vaši oblast znalostí či odbornosti. Právní záležitosti věnujte pozornost zaměření se na záležitost a uvědomte si zákony, které se vztahují k Vaší funkci či oblasti odpovědnosti. Pokud si nejste jisti právní záležitostí, kterou se zabýváte nebo kterou předložili ostatní, zainteresujte skupinu, právního poradce skupiny či regionu (jak je náležité) a tam, kde je to zapotřebí, označte komunikaci jako privilegovanou komunikaci mezi právníkem a klientem. Komunikace přes sociální sítě - očekává se, že zaměstnanci a další osoby, které jednají jménem společnosti Magna, nebudou hanit společnost Magna ani prozrazovat žádné důvěrné informace tato povinnost platí i pro oblast sociálních sítí. Komunikace prostřednictvím sociálních sítí nemůže být považována za privátní, a to bez ohledu na nastavení uživatele. NIKDY Commented [A1]: We do not have such Council, Department.. Neslibujte nesplnitelné buďte realističtí. Neposílejte zprávy, když jste rozčilení; spíše si uložte koncept zprávy na nějakou dobu a před odesláním si zprávu znovu přečtěte. Zvažte získání nezávislého názoru. Nemluvte o ostatních podílnících negativně buďte profesionální. Neposílejte ani nepředávejte jakoukoli komunikaci, která je diskriminačního nebo obtěžujícího charakteru. Pokud takovou zprávu sami dostanete, vyhledejte pomoc svého nadřízeného či manažera, zástupce oddělení lidských zdrojů, právního poradce skupiny, regionu nebo společnosti, interního auditora. Záznamy společnosti Zapamatujte si, že téměř jakákoli forma komunikace, vztahující se ke společnosti Magna nebo k Vaší práci, může být považována za záznam společnosti (bez ohledu na to, zda je v papírové, elektronické, audio či jiné formě). Záznamy společnosti jsou stěžejní pro podnikání společnosti Magna mohou být předmětem interní či externí kontroly (včetně té ze strany interních a externích auditorů, vládních agentur nebo vyšetřovatelů a právníků, prověřujících důkazy v soudních procesech a dalších soudních řízeních). Předpokládejte, že neexistuje žádná konverzace nebo komunikace mimo záznam a že vše, co je vymazáno, může být zase obnoveno. Korektní a správnou komunikací pomůžete chránit nejen dobrou pověst společnosti Magna, ale také svoji vlastní. MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA KOREKTNÍ A SPRÁVNÉ KOMUNIAKCE 3
Prozrazení záležitostí společnosti S výjimkou požadavků, kladených při plnění jejich povinností, by zaměstnanci společnosti Magna neměli diskutovat záležitosti společnosti, které představují závažné neveřejné informace, s jakoukoli osobou (včetně přátel, příbuzných nebo ostatních zaměstnanců společnosti Magna, kteří nepotřebují danou informaci znát). Kromě toho nejsou zaměstnanci společnosti Magna oprávněni diskutovat o záležitostech společnosti s médii, odborníky v oboru (jako jsou například investiční bankéři) nebo s akcionáři Magna, pokud se nejedná o oprávněné mluvčí. Důvěrnost a ochrana osobních údajů Mějte na paměti, že komunikace často obsahuje osobní informace, které musí společnost Magna chránit. Zveřejňujte osobní informace pouze v rozsahu nezbytně nutném pro daný účel a pouze oprávněným osobám. Dodržujte bezpečnostní protokoly společnosti Magna, abyste omezili riziko vzniku jakýchkoli incidentů týkajících se zabezpečení dat. Podrobnější pokyny jsou uvedeny v Politice ochrany osobních údajů v EU společnosti Magna a souvisejících postupech PRO DALŠÍ INFORMACE: Další informace a rady získáte od svého právníka pro skupinu nebo region, pracovníka pro dodržování předpisů společnosti Magna nebo viceprezidenta a ředitele pro dodržování předpisů a etiky společnosti Magna. Effective: May 1, 2014 Revised: June 18, 2018 Next Review: June 18, 2020 Issued By: Ethics & Legal Compliance Approved By: Magna Compliance Council MAGNA INTERNATIONAL INC. POLITIKA KOREKTNÍ A SPRÁVNÉ KOMUNIAKCE 4