EDI komunikace Postup a nastavení +1361 11.3.2014 Major Bohuslav, Ing. Datum tisku 11.3.2014
2 EDI komunikace EDI komunikace Obsah Úvod... 3 Skladové karty položky... 3 Nastavení EAN kódů pro položky... 3 Nastavení druhů čárového kódu - *8087... 3 Přiřazení čárového kódu k položkám *8740 (nebo *8718)... 3 Nastavení jiného čísla a názvu položky... 4 Nastavení dokladové šablony... 5 Nastavení v aplikaci *3000... 5 Komunikační věta... 6 Export faktur do EDI... 7 Export dodacích listů do EDI... 8 Import dodacích listů z EDI... 8 EDL... 8 Hromadné importy (*9933)... 9 Účel aplikace... 9 Spuštění... 9 Význam údajů... 10 Nastavení mailů a rolí... 10 Adresář... 11 Import... 11 Protokol... 12
3 EDI komunikace Úvod Jedním z požadavků obchodních řetězců při prodeji je nejen papírová forma dokladů, ale i elektronická forma tzv. EDI komunikace V EDI formátu mohou být nejen faktury(fa), ale také dodací listy (DL) Aby vše mohlo správně fungovat, je třeba předem provést v několika modulech základní nastavení Jako příklad zvolíme obchodní řetězce MAKRO, AHOLD, GLOBUS Skladové karty položky Nastavení EAN kódů pro položky Každá položka, kromě jiných informací nese na sobě tzv. EAN kód Jedna položka, (v našem případě 1314_TEST_EDI), bude mít jiný EAN položky dle obchodního řetězce. Například: o MAKRO - o AHOLD o GLOBUS Nastavení druhů čárového kódu - *8087 Pomocí tlačítka Kopíruj založíme nový druh čárového kódu a stiskneme tlačítko OK (viz obr.) o Výsledek může být například takový Přiřazení čárového kódu k položkám *8740 (nebo *8718) Po spuštění aplikace vlevo vybereme položku a stiskneme tlačítko Přidej
4 EDI komunikace Vyplníme následující okénko a stiskneme tlačítko OK pokud chceme skončit a nebo tlačítko Přidej, pokud bychom chtěli pro tuto položku přiřadit další kód jiného uživatele a nebo můžeme zvolit jinou položku a pokračovat v přiřazování kódu. Nastavení jiného čísla a názvu položky Obchodní řetězce mají pro své položky vlastní čísla čísla i názvy položek V aplikaci *8709_Značení ZVS nadefinujeme nové druhy značení o Například Číslo položky : 002 Makro Název položky : 014 Makro 2 V aplikaci *8737_Hodnoty značení pak k daným druhům značení přiřadíme nové hodnoty Podobně bychom to udělali pro ostatní řetězce, takže by to mohlo vypadat nějak takto:
5 EDI komunikace Nastavení dokladové šablony Aby se uživatelská čísla a názvy položek pro vybraného klienta zobrazovala na DL a FA a tím se dostala do EDI, je třeba mít v dokladové šabloně nastaveny tyto vzorce: =gf_rz_ozn ((number (gf_cizifirma( pk_c0031f_, 'pk_c1612ci'))),'c1612kod ') =gf_rz_ozn ((number (gf_cizifirma( pk_c0031f_, 'pk_c1612na'))),'c1612kod ') Nastavení v aplikaci *3000 V aplikaci *3000_Klienti je třeba doplnit o EAN kód odběratele nebo-li tzv. GLN kód o Označené položek o Druh čárového kódu Zvolíme následující postup: V aplikaci *3000 vybereme klienta a stiskneme tlačítko Uprav V dalším okně stiskneme tlačítko Adresy Do okénka GLN napíšeme fakturační kód pro daného klienta Dále pak stiskneme tlačítko Parametry a v aktivním okně vybereme záložku Parametry 2 a zde doplníme následující údaje o Kód označení položek o Druh čárového kódu o Sezónnost klienta (musí mít úplně stejný kód a název, jako má druh čárového kódu).
6 EDI komunikace Stiskneme tlačítko OK Tato nastavení (GLN a Parametry 2) musíme provést pro všechny dodací adresy (filiálky) vybraného řetězce Vše uložíme postupným stiskem tlačítka OK (celkem 3x). Komunikační věta Pomocí aplikace *215_Exporty/Importy dokladů vytvoříme komunikační větu pro vybraného klienta Stiskneme tlačítko Přidej a vyplníme následující tabulku. (Formát dat pro přenos), (místo, kam se bude ukládat soubor typu EDI) (Klient) Po vyplnění stiskneme tlačítko OK. Tímto způsobem si nadefinujeme pro každého odběratele speciální komunikační větu
7 EDI komunikace Export faktur do EDI Vybereme větu daného klienta a stiskneme tlačítko Export Zaškrtnutím vybereme fakturu, kterou chceme exportovat a stiskneme tlačítko OK Vložíme název faktury a stiskneme tlačítko Uložit.
8 EDI komunikace Uložený soubor je nyní připravený pro export. Export dodacích listů do EDI Podmínkou je Základní nastavení (viz výše) Dále je třeba nastavit v dokladé šabloně v záložce Export/Import toto: Důležité je vybrat cestu, kam se budou dodací listy pro export ukládat Tímto nastavením budou vznikat doklady pro export, které v sobě mají ukryto číslo dokladu, například: Lze nastavit, že se DL budou o automaticky ukládat do formátu EDI pole Potvrzovat nebude vybráno o bude se ukládat na dotaz, zda se má či nemá uložit - pole Potvrzovat bude zatrhnuté (viz obrázek) Import dodacích listů z EDI Dokladovou šablonu v záložce Export/Import je třeba nastavit například takto: Důležité je vybrat cestu, odkud se budou dodací listy pro export natahovat Lze nastavit, že se DL budou o automaticky ukládat do formátu EDI pole Potvrzovat nebude vybráno o bude se ukládat na dotaz, zda se má či nemá uložit - pole Potvrzovat bude zatrhnuté (viz obrázek) EDL Další možné mezifiremní elektronické předávání DL je tzv. EDL Aby vše mohlo správně fungovat je třeba udělat následující: o Daný odběratel musí být v podmnožině klientů *112 v podmnožině EDL o Na klientovi musí být emailová adresa uživatele, kterému se budou EDL přenášet
9 EDI komunikace o V dokladové šabloně záložka Export/Import musí být zaškrtnuto Elektronický dodací list Hromadné importy (*9933) Účel aplikace Z důvodu zrychlení práce s importy a možností automaticky zpracovávat EDI byla vytvořena aplikace, která tvoří základ pro tyto funkce. Do ní bude v budoucnu možné implementovat načítání dat různých formátů. V této fázi "umí" pracovat s EDI objednávkami. Spuštění Po spuštění aplikace se objeví dotaz na nastavení. Pokud potřebujeme importovat, ne nastavovat mailování, adresáře atd., tak zvolíme tlačítko Ne. Pokud bude potřeba provádět nastavení (viz okno), stiskneme tlačítko Ano.
10 EDI komunikace Volba Ano či Ne částečně ovlivní tlačítka napravo v okně. Význam údajů Typ importu Maska Kód šablony, Název šablony Role Popis Mail Určuje se formát importu. Tento formát musí být předem naprogramován. Zatím je možné volit jediný formát RZ: EDI obj., což jsou EDI objednávky. Určuje, které soubory budou do importu zahrnuty. Maska obsahuje celou cestu a hvězdičkovou konvenci. Importovaný doklad je možné (zpravidla) editovat. K tomu se používá zde zadaná šablona pořízení. Lze vybrat KUKem (pohledem do číselníku), klávesami Shift+F7. Výběr role je důležitý, pokud chceme poslat mail s potvrzením importu. Potřebnou roli lze vytvořit v číselníku rolí, který lze otevřít klávesou Role. Zde na pořízení se role pouze vybere. Popis slouží pro informaci obsluhy. Předmět a text určují, co bude - kromě dokladu v PDF - obsahem potvrzovacího mailu. Nastavení mailů a rolí Tlačítkem Role lze otevřít číselník rolí. V něm se pořídí potřebný zápis.
11 EDI komunikace Do údajů Mail - předmět a Mail - text lze zapsat v zavináčích ("@") kód údaje z okna tohoto pořízení či protokolu o importu (viz níže). Kód údaje lze zjistit klávesou Ctrl+F1. Adresář Tlačítkem Adresář se otevře adresář nastavený v masce. Měl by obsahovat soubory určené k importu. Po proběhlém importu bude obsahovat i podadresáře se zpracovanými a chybnými soubory a protokol o zpracování. Import Import projde podle masky všechny soubory a pokusí se je naimportovat. Podle úspěšnosti zpracování pak soubory zkopíruje do podadresářů.
12 EDI komunikace Neúspěšnost zpracování bývá zpravidla způsobena nenalezením klienta, pololožky či ceny. Tyto chyby jsou poznačeny v protokolu. Lze pak doplnit číselníky, překopírovat soubory a spustit znovu import či import provést ručně ("pomalejším způsobem"). Importované doklady jsou poznačeny v protokolu. Protokol Protokol obsahuje zejména tři důležité věci: soubor, ID dokladu a čas zpracování. Tlačítkem Kontakty lze editovat příslušné informace (mailová adresa a zařazení do role). Příslušnému kontaktu je potřeba přiřadit roli zadanou výše a mailovou adresu. Funkce ostatních tlačítek je zřejmá.