7. 2 Exporty sestav a dokladů

Transkript

1 7. 2 Exporty sestav a dokladů 1 Exporty sestav a dokladů (tiskových formulářů) do formátů xls, pdf, doc, html Program svými nadstandardními funkcemi umožňuje většinu výstupů exportovat do jiného formátu, ve většině případů najde využití u uživatelů především export do Excelu, kde lze provádět jakékoliv změny bez rizika narušení dat. Nově od verze X6.3 tisk a export dokladů z programu PREMIER system včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou. Na této stránce najdete: 1 Exporty sestav a dokladů (tiskových formulářů) do formátů xls, pdf, doc, html Postup pro export do xls (datový export) Postup pro export do pdf, doc a html 2 Hromadné rozesílání exportovaných dokladů 3 Tisku a export dokladů včetně externích příloh 4 Přednastavení způsobu předávání dokladů Postup pro export do xls (datový export) V nabídce tisku se nachází ikona Export, kterou zvolíme kliknutím myší. Údaje: Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen. Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží. Zakódovat heslem - pomocí této volby lze výstupní soubor zakódovat heslem. Soubor pak bude při otevření vyžadovat heslo. Tip Heslo pro zakódování dokumentů lze trvale navolit ve "Správci - Předvolbách - Uživatelských - Volby pro síť/tisk/export". Seznam údajů - položky sestavy. Každé slovo představuje určitý parametr databáze (sloupec). Tlačítky Přidat, Odstranit, Přidat vše a Odstranit vše vybíráme položky, které chceme exportovat do souboru. Uložit nastavení a Načíst nastavení - pro opakující se exporty lze využít uložení výběru údajů do paměti. Odeslat kopii na - pokud chceme požadovaný export poslat em, zaškrtneme tuto volbu a napíšeme ovou adresu (k dispozici je i kopie a skrytá kopie). Po kliknutí na tlačítko OK se soubor vytvoří a současně se otevře nová poštovní zpráva, ve které již bude připojena příloha s exportovaným souborem. Můžeme ještě doplnit text zprávy a dát Odeslat. Tip Odesílání do kopie nebo skryté kopie lze i trvale předvolit ve "Správci - Předvolby Uživatelské - Volby pro síť, tisk, export". Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře. Postup pro export do pdf, doc a html Exportovat lze všechny tiskové formuláře a to do HTML, PDF nebo DOC souboru. Funkce pro jejich generování se nachází v nabídce tisku, podobně jako funkce pro export do MS Excel. Údaje: Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen. Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží. Zakódovat heslem - pomocí této volby lze výstupní soubor zakódovat heslem. Soubor pak bude při otevření vyžadovat heslo. Elektronicky podepsat - pokud chceme dokument elektronicky podepsat, odškrtneme tuto volbu, viz elektronický podpis.

2 Připojit přílohy - pomocí této volby lze spolu s dokumentem vytisknout či vyexportovat také přílohy, které jsou k dokumentu svázány vazbou (viz níže). Odeslat kopii na - pokud chceme požadovaný export poslat em. Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře. 2 Hromadné rozesílání exportovaných dokladů Funkce Hromadné rozeslání je nástroj, který umožňuje hromadně rozesílat doklady všem svým partnerům najednou. Rozeslat nelze jeden doklad, ale vždy v rozmezí čísla např. faktur a data nebo dle výběru. Po upřesnění výběru (rozmezí čísel nebo data) se zobrazí se seznam vybraných dokladů, a pokud u partnerů jsou definovány ové adresy, bude program rozesílat tyto doklady na tyto adresy. Pokud nejsou definovány žádné ové adresy, lze je definovat při rozesílání dokladů.

3 Pokud jsou již y definovány je možné doklady rozeslat potvrdit výběr tlačítkem OK (F2). 3 Tisku a export dokladů včetně externích příloh Od verze X6.3 je možno tisknout a exportovat doklady včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou. Požadované přílohy je tedy nutné mít k dokladu připojeny vazbou.

4 V dialogu tisku a exportu dokladu se k dispozici volba "Včetně příloh". Vedle této volby se nachází tlačítko "...", které uživateli umožní upřesnit výběr ze svázaných dokumentů. U každého dokumentu lze vidět jaký uživatel a kdy vazbu vytvořil. Před samotným tiskem se uživateli zobrazí nové okno náhledu na dokument, kde lze dokument např. přiblížit nebo upravit nastavení tiskárny.

5 Při exportu dokladu z programu včetně příloh dojde ke sloučení dokumentů včetně základního dokladu do jednoho pdf souboru. Při exportu dokumentu včetně příloh MS Word a Excel se tyto přílohy automaticky převedou do pdf a rovněž se připojí k exportovanému dokumentu. Takto vytvořený pdf soubor lze rovnou odeslat na . Pro odesílání em je předvoleno, aby se dokumenty neslučovaly. tak bude mít více příloh.

6 4 Přednastavení způsobu předávání dokladů Na kartě partnera v adresáři partnerů lze přednastavit způsob předávání jednotlivých typů dokladů a to tisk dokladu, poslání em nebo export do EDI formátu. Toto se nastavuje v adresáři u vybraného partnera v záložce Individuální - Vázané sestavy/předání.

7 Tip Pokud chcete pro všechny sestavy nastavit stejný způsob předání typu tisk nebo , pak lze využít dole voleb "Vše tisk" nebo "Vše ". Při tisku/exportu takto nastavených dokladů pak program PREMIER zvýrazní předvolený způsob předání.

8 Funkci lze využít i u hromadných akcí jako je hromadné rozeslání nebo hromadný výběr pro tisk. V dialogu je vyznačen taktéž způsob předávání dokladů. Zde je možno např. využívat smartfiltry pro hromadné označení pro tisk nebo export.