I. O programu MZDY: 2 Tento program je určen pro zpracování mzdové agendy malých i velkých organizací v rozsahu do až 2000 zaměstnanců. Přestože program je 32-bitovou aplikací, funguje i v prostředí 64-bitového operačního systému MS-Windows (XP 64, Vista, MS Windows 7). V případě práce v 64-bitovém prostředí je nutné, aby program nebyl nainstalován do složky \Program Files\ a aby nezapisoval pracovní soubory do základního adresáře disku C:\ Zpracování mezd zahrnuje výpočty mezd a odvodů daní, sociálního i zdravotního pojištění, dále tisk celé řady různých přehledů a tiskopisů (včetně zápočtových listů, ELDP, ). Integrována jsou i některá statistická šetření (ISP, ISPV). Program lze snadno nainstalovat i provozovat, a to i v prostředí počítačové sítě. K dispozici je multi-verze, která v maximálním rozsahu zpracovává mzdy až 99 firmám (klientům). Program je autorem průběžně aktualizován, aby byl ve shodě s platnými předpisy. K dispozici je možnost průběžného stahování nových verzí z internetových stránek www.schuster.cz/downloads, přičemž toto stahování je integrováno přímo do vlastního programu ikona: II. Ovládání programu: Poté, co spustíte program MZDY, kliknutím na jeho spouštěcí ikonu nabídkové okno:, objeví se hlavní
3
4 a) V tomto okně můžete zvolit zpracovávaného klienta v případě, že užíváte multi-verzi programu, která umožňuje zpracovat mzdy více (až 99) firmám. b) Zpracovávané období se posunuje o měsíc vpřed vždy po vykonání mzdové uzávěrky (f). Nastavení výchozího (prvního) zpracovávaného období se provádí prostřednictvím Nastavení klienta (c) c) Nastavení klienta umožňuje zadat výchozí údaje, důležité pro správné fungování výpočtů v programu. Klientské nastavení se skládá z několika částí:
5 1) V horní části okna se můžete přepínat podle potřeby pro nastavení požadovaných parametrů. Výchozí obrazovka obsahuje základní údaje o klientovi. Některé údaje (IČO) mohou být nedostupné v případě, že nevlastníte multi-verzi programu. V nastavení Ke mzdám lze zadat aktuální mzdové období (1). Toto období by zde nemělo být nikdy v budoucnu měněno. Jsou jen dva regulérní způsoby, jak měnit mzdové období.
6 Posun o měsíc vpřed zajišťuje, níže popsaná, Uzávěrka měsíce. Posun o maximálně jeden měsíc zpět zajistí funkce Storno (anulování) mzdové uzávěrky. Za velmi důležitý parametr lze považovat údaj Vyplácí zaměstnavatel zaměstnancům dávky nemocenského pojištění? na základě tohoto nastavení program může zapnout/vypnout výpočty náhrad z nemocenského pojištění (jedná se o dočasný případ, kdy zaměstnavatel byl v roce 2008 velkou organizací a má zaměstnance, kteří pokračují v nemoci (OČR, PPM) z roku 2008 i v roce 2009. Na třetí záložce Odvody nezapomeňte nastavit správná bankovní spojení a variabilní (+další) symboly pro odvody jednotlivých daní a sociálního či zákonného pojištění.
7 V nastavení Sazby Vám je umožněno definovat zejména hodinovou částku pro složky 238/239, které mohou posloužit jako příplatkové. Záložka Běžné účty umožní nastavit jednotlivé běžné účty, ze kterých klient platí mzdy a odvody daní (1). Prostřednictvím ikonky s nůžkami (2) lze nepoužívaný účet zrušit ze seznamu. Velmi zásadní může být nastavení klientských Specifik :
8 Zde můžete nastavit některé parametry pro tisky výplatních pásek (1). Dále můžete povolit tzv. zápornou mzdu (2) (bude popsáno níže). V případě, že využíváte zakázkové členění nákladů, může Vám program nabídnout dvě alternativy (3). Od roku 2007 lze nastavit i způsob, jakým se má
9 zaměstnancům s pevnou mzdou vypočítat náhrada za svátek (4). Pokud tuto volbu zaškrtnete, bude program vypočítávat náhradu za svátek prostřednictvím průměrné mzdy (jako dělníkům). Jinak (standardně) mají takovou mzdu, jako by místo svátku byl běžný pracovní den. Také můžete nastavit automatické upravování mzdového kalendáře turnusu 0 (5). Tím je myšleno, že program odebere z tohoto kalendáře pracovní dny v případě, že zaměstnanec nepracuje 5 dnů v týdnu. Slouží to k přesnějšímu vyjádření odpracované doby ve dnech u zkrácených úvazků. Je-li to u Vás vyžadováno, lze zaškrtnutím volby Strhávat automaticky případný dopočet aktivovat automatické strhávání částky, která odpovídá odvodu zdravotního pojištění zaměstnavatelem v případě navyšování základu zdravotního pojištění z důvodu absence a neplaceného volna. Totéž i v případě dorovnání základu zdravotního pojištění na úroveň minimálního základu (na minimální mzdu). Tato částka se strhává z čisté mzdy zaměstnance složkou, kterou si zde můžete rovněž nastavit. Program také umí hlídat dodržení fondu pracovní doby, pokud to v tomto nastavení zaškrtnete.
10 d) K vyplnění údajů o zaměstnancích, k jejichž identifikaci můžete použít maximálně pětimístné číslo, slouží karta, která obsahuje poměrně velké množství důležitých údajů:
11 Karta je rozdělena na 8 údajových oken, mezi kterými se můžete libovolně přepínat. Personální údaje: 1) Mezi důležité údaje patří Druh činnosti. Na základě některého z těchto možných druhů: 0 Pracovní poměr (hlavní) 1 Smluvní zaměstnanec 2 Dohoda o pracovní činnosti 3 Dobrovolný pracovník peč. služby 4 Společník a jednatel s.r.o. 5 Komanditista komanditní spol. 6 Člen družstva 7 Domácký zaměstnanec 8 Dohoda o provedení práce do 10000 Kč 9 Student SŠ nebo VŠ 10 Nepravidelná výpomoc 11 Zaměstnání malého rozsahu 12 Krátkodobé zaměstnání 13 Ostatní/Nezařazené 14 Dohoda o provedení práce nad 10000 Kč může program provádět drobné odchylky při výpočtu mzdy (stanovení nejmenšího základu zdravotního pojištění, přidělení nároku na dovolenou,.) a při tisku některých přehledů. Rovněž přidělování dovolené je vázáno na tento Druh činnosti. Program automaticky přiděluje dovolenou jen pro druh 0 (Pracovní poměr hlavní).
12 2) Kategorie účetní. Má význam pouze při sestavení výstupu pro podvojné účetnictví. Možné hodnoty jsou: T... technické a administrativní práce M... manuální práce D... dohoda o provedení práce V... vedlejší pracovní poměr S... společník a komanditista 3) Turnus kalendář. Program disponuje možností zadat až 30 turnusů - kalendářů. Ke každému zaměstnanci můžete jeden z nich přičlenit. Standardně je nastaven turnus č.0. Turnus se váže na číselník Kalendáře, kde je uveden rozpis pracovních a volných dnů pro každý měsíc roku. Rovněž je zde vidět i každý svátek viz příklad: V kalendáři lze jednak měnit turnus prostřednictvím příslušného políčka či tlačítka (2).
13 Za pomoci kláves <F1>, <F2> a <F3> lze každému dni přidělit jeho význam (3). Dny jsou v kalendáři předdefinovány na 15 let od okamžiku první instalace programu.. Pokud Však Vámi zpracovávaná firma využívá nepravidelnou pracovní dobu (zejména v souvislosti se směnným či nepřetržitým provozem), je třeba si toto standardní rozdělení přepracovat. Význam kalendářů (turnusů) se výrazně zvýšil v souvislosti s výpočtem Náhrady mzdy při dočasné pracovní neschopnosti, kdy je třeba, aby program znal rozložení pracovní doby daného zaměstnance a dokázal odlišit pracovní dny od dnů volna, neboť náhrada za DPN se počítá jen za pracovní dny. Povinností zaměstnavatele, vyplývající ze Zákoníku práce, je stanovit rozložení pracovních směn zaměstnanců (nově se to týká i dohod o provedení práce nad 10000 Kč). 4) Denní pracovní úvazek se vyjadřuje v hodinách. Stanovuje přepočtený stav zaměstnanosti. Přepočet se provádí vůči obvyklému dennímu úvazku, který je vyjádřen prostřednictvím Nastavení klienta. Pokud mohou mít někteří zaměstnanci (děje se tak například ve školství) jiný obvyklý denní úvazek, můžete jej na kartě zaměstnance zadat. Přepočtený stav se pak bude počítat z této hodnoty. 5) Mimo Evidenční Stav. Toto zaškrtávátko použijte v případě, kdy zaměstnanec již ukončil pracovní poměr a kdy je třeba mu dodatečně spočítat mzdu (nemoc v ochranné lhůtě, doplatek dovolené, třináctý plat, mimořádné odměny).
14 Pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr uprostřed měsíce a pokud ještě v tomto měsíci onemocní, nelze tuto situaci řešit nastavením Mimo Evidenčního Stavu (to až v měsících následujících). Zde si pomůžete tak, že nevyplníte datum ukončení pracovního poměru. Spočítáte a uzavřete mzdy zpracovávaného měsíce a teprve poté, tedy v příštím měsíci, doplníte na kartě datum ukončení pracovního poměru se zpětnou platností. Při aktivaci MES budete dotázáni, zda si přejete odpojit případné srážky z čisté mzdy (spoření, půjčky, exekuce, ). Doporučuji odpovědět Ano. Při odpojení MES (například když nemoc v ochranné lhůtě skončí) už odpověď Ano/Ne nehraje žádnou významnou roli. Program rovněž odpojí volbu Podepsal daňové prohlášení překontrolujte! 6) Datumy zahájení a ukončení pracovního poměru mají vliv pro výpočty mezd v jednotlivých měsících roku. Program dle těchto datumů rozhodne, zda zaměstnanec je Ve stavu pro zpracovávaný měsíc. Pokud ne, nebude vůbec spočítán. Výjimku tvoří nastavení Mimo Evidenčního stavu (viz výše bod č.6). Nikdy nevyplňujte dopředu údaj Datum ukončení PP pokud ho naprosto přesně neznáte (výjimkou bývá obvykle zaměstnávání na dobu určitou). Program automaticky reaguje na změnu těchto datumů (nástup x ukončení PP) v tom smyslu, že upravuje výši nároku na dovolenou. Automaticky stanovený nárok odpovídá obvyklému úvazku (5 dnů v týdnu) a obvyklé výši nároku na dovolenou (standardně 20
15 dnů). Pokud je situace u zvoleného zaměstnance odlišná, je třeba výši nároku na dovolenou stanovit ručně. 7) Typ předvolené výplatní pásky lze každému zaměstnanci individuálně nastavit. V praxi to obvykle není nutné, nicméně máte-li ve zpracovávané firmě individualisty, můžete zvolit jeden z těchto typů výplatní pásky: 0-Předvolená v konfiguraci (doporučuji ponechat), 1-Minimální rozsah, 2-Standard (typ MS-DOS), 3-Maximální rozsah, 4-Jen použité kolonky,
Druhou, velmi důležitou, částí zaměstnancovy karty jsou údaje o mzdě: 16 Zde je možné zadat zejména:
17 1) Měsíční základní mzdu a Osobní ohodnocení. Pokud tak učiníte, nastaví se zaměstnanci režim Fixního platu a tyto dvě částky se pak budou krátit dle odpracované doby (tj. jedná se o pohyblivé mzdové složky, kdy měsíční základní mzda je vyjádřena složkou č.111 a pohyblivé osobní ohodnocení složkou č.173). Pokud má však zaměstnanec nastaven druh činnosti Dohoda o provedení práce, použije program mzdové složky č.151 (do 10 000 Kč) nebo složku 152 (nad 10 000 Kč). 2) Stav dovolené reaguje jednak automaticky na údaje o zahájení a ukončení pracovního poměru (tj. příděl dovolené se mění dle těchto datumů viz popis výše). Lze jej však ručně měnit v souvislosti s individuálními potřebami. Při stanovení (přídělu) nároku na dovolenou (ve dnech) pamatujte na to, že program nebere v potaz zákonný nárok, který nastává až po odpracování určitého počtu dnů. Tento jev je nutné hlídat zejména u nově nastoupivších zaměstnanců, kteří čerpají dovolenou příliš brzy po nástupu. Průměr pro výpočet náhrad za dovolenou je třeba nastavit ručně u nově zaváděných zaměstnanců. Jinak se automaticky přepočítává dle platných předpisů každé kalendářní čtvrtletí (případně každý měsíc u nově nastoupivších zaměstnanců). Průměr na nemoc má od roku 2009 již jen informativní význam, neboť si tento údaj pro potřeby výpočtu dávek z NP stanovuje příslušná OSSZ z údajů, které jí budete předávat prostřednictvím tiskopisu Příloha k žádosti o dávky z nemocenského pojištění.
18 Stanovuje se dle platných pravidel každý měsíc při uzávěrce mzdového období. V případě, kdy budete zavádět zaměstnance, jejichž mzdy byly počítány na jiném programu nebo ručně, nastane nutnost zadat historii za 12 předchozích měsíců. K tomu poslouží tlačítková funkce Základy pro stanovení průměru NP (3), kde se vyplní údaje dle vzoru: 4) Ve zde ohraničeném bloku se označují důležité stavy, mající význam pro daňové či jiné úlevy. Nejdůležitější informací je volba Podepsal(a) daňové prohlášení, mající vliv na uplatnění daňových slev. 5) Zde je možné nastavit zejména způsob odvodu (účast na srážení) sociálního pojištění. Dále zde lze zaškrtnutím volby Nemá se srážet zdravotní pojištění můžete povolit tuto výjimku (je-li to z nějakého důvodu nutné udělat). Konečně tu naleznete volbu Odpojit uplatnění Minimálního základu zdr. Poj.?, která zařídí, aby se zaměstnanci nepočítalo zdravotní pojištění z minimálního základu (tj. z minimální mzdy). Je to vhodné u osob, za které je plátcem pojištění i stát (např. důchodci, studenti, ženy na MD, ).
19 6) V tomto oddíle se zobrazují jednotlivé odpočitatelné položky daňová zvýhodnění. 7) Následující platový postup můžete vyplnit u zaměstnanců, odměňovaných dle zákona o platech (např. ve státní sféře). V příslušném měsíci budete, při zadávání mzdové výčetky patřičného zaměstnance, upozorněni na změnu platu. Prostřednictvím tlačítka k tomu určeného lze zadat historii zaměstnávání zaměstnance a následně tak vypočítat příští platový postup. 8) Zaškrtnutím údaje Důch. spoření označíte, že zaměstnanec je účasen II. Pilíře Děti: penzijního systému a platí si důchodové spoření. Kliknutím na ikonu se dostanete k údajům Pojistná smlouva o pojištění důchodu o důchodovém spoření. Zde uvádíte jednotlivé děti zaměstnance (1), na které je uplatňována daňové zvýhodnění (2), tj. sleva na dani nebo i případný daňový bonus. Pokud se jedná o dítě se zdravotním postižením (3), uplatní u něj program vyšší sazbu daňové slevy. Dítě lze smazat z tabulky kliknutím na ikonu s nůžkami (4).
20 Srážky: V této části mzdové karty F4-Srážky lze popisovat jednotlivé, každý měsíc opakující-se, mzdové složky - srážky z čisté mzdy. Program nepovolí zadat mzdovou složku, která není srážkou z čisté mzdy. 1) Jednotlivé kódy můžete vyhledávat pomocí klávesy <F9>, která nabídne číselník mzdových složek. 2) Pokud u složky č.941 (spoření) nezadáte částku, pochopí to program (v případě, že je nastavené výplatní místo 88 nebo 99) jako doplatek mzdy převáděný na zaměstnancův účet (např. sporožiro, postžiro, ).
21 3) Výši dluhu je třeba zadat u některých mzdových složek exekutativního charakteru (dluh na výživném, exekuce, ). Dluh se pak automaticky každý měsíc sníží o jednu splátku. Příkaz pro srážku zanikne v okamžiku, kdy je dluh vynulován. Pokud výši dluhu neznáte a potřebujete-li srážku vykonávat na dobu neurčitou (například soudně přikázaná srážka výživného), zadejte do této kolonky nějaké, dostatečně vysoké číslo, např. 999999 Kč. V době psaní této příručky je třeba vyplnit výši dluhu u mzdových složek č.921, 952 a 961. 4) Srážku lze potlačit/aktivovat klávesou <F12>. Toto má význam v případech, kdy zaměstnanec má spoření a ve zpracovávaném měsíci si nevydělá žádné peníze (například neplacené volno). Pak stačí potlačit srážení těchto peněz a ve správný čas provedete opětovnou aktivaci.
22 Statistika: Samostatnou kapitolu mezd tvoří statistiky. Program řeší některé z nich (ISP, ISPV). Aby statistické přehledy obsahovaly vše, co je třeba, je jim věnován na mzdovém listu celý oddíl.
23 Posledním blokem karty zaměstnance je F8-Ostatní : Některé parametry postupem času ztratily význam. Jedná se zejména o Pokračovací průměr (1, 2) o tuto záležitost se nyní stará ČSSZ (nemoc po 21. dnu od jejího počátku). Pro zvolené mzdové období si můžete popsat libovolný vzkaz (3). Ten se pak (v nastaveném období) objeví na obrazovce při zadávání mzdové výčetky patřičného zaměstnance. Níže jsou k vidění informativní údaje obsahují výtah důležitých údajů ze mzdového listu zaměstnance.
e) Mzdové výčetky umožňují zadání údajů podkladů pro výpočty mezd jednotlivých zaměstnanců ve stanoveném období. Formulář mzdové výčetky vypadá takto: 24
25 1) V horní části jsou k vidění nejzásadnější informace o vypočítávaném zaměstnanci (Jedná se zejména o jeho jméno, příjmení, druh pracovního poměru, výši platu a osobního ohodnocení. Dále tu vidíte průměr na dovolenou a hodinovou mzdu. Konečně se dozvídáte, zda zaměstnanec podepsal daňové prohlášení a zda se mu sráží sociální a zdravotní pojištění.). 2) Následuje kalendář pro příslušný turnus, převzatý z číselníku Kalendáře. V tomto kalendáři jsou přehlednou metodou zaznamenány neodpracované dny (dovolená, nemoc, OČR, neplacené volno, absence, ). Pokud je v Nastavení klienta Specifika zaškrtnuta volba Upravovat kalendář turnusu 0 u zaměstnanců s týdenním úvazkem méně než 5 dnů, převezme se pro tento turnus z číselníku Kalendáře. Poté však bude modifikován (automatickou přeměnou některých pracovních dnů na dny volna) tak, aby počet pracovních dnů měsíce odpovídal nastavenému týdennímu úvazku. 3). Ikony, umístěné po pravé horní části okna umožní některé užitečné funkce: opíše obsah obrazovky na předvolené tiskárně odpojí automatické výpočty mzda se zadá ručně (nepoužívejte)
26 dle zadané čisté mzdy (dobírky) vypočítá odpovídající hrubou mzdu vyjadřuje rozložení hodin na jednotlivé zakázky (pokud je tato ikona zelená, rozdělili jste celý fond PD). Kliknete-li na tuto ikonu 2x, objeví se rozpočítaná mzda (včetně odvodů) dle jednotlivých užitých zakázek. 4) Hlavní část okna obsahuje jedno ze tří možných zobrazení. Na následujícícm obrázku vidíte výpočtovou část je tu zobrazena výplatní páska, která má standardně 99 kolonek. Výpočet mzdy spolu s tímto zobrazením se ukáže po stisku klávesy <F10>. Současně se nastaví i příznak Vypočteno (jakési odškrtnutí že jste na zaměstnance nezapomněli):
27 5) Během zadávání mzdové výčetky se můžete přepnout mezi tři možná pod-okna. Jedná se o <F1>-Automatické výčetky, kde můžete vidět mzdové složky, generované programem na základě skutečností známých z karty zaměstnance nebo mzdového kalendáře (viz příklad): Chcete-li ovlivnit tyto automatické výčetky, musíte modifikovat výchozí vstupní údaje (zejména kartu zaměstnance či kalendář) užijte ikonu:. Dále zde máte <F2>-Ručně zadané výčetky, které Vám umožní přímé ovlivnění výpočtu mzdy. K ovlivnění se používají mzdové složky (výpočtové vzorce dodávané jako součást programu). Zadávání může vypadat například takto:
28 Zde můžete zadat kód příslušné mzdové složky (1), přičemž klávesou <F9> Vám bude nabídnut kompletní seznam existujících mzdových složek k výběru. Některé mzdové složky, u nichž je zadáno rozmezí dnů (od-do) se graficky znázorní v kalendáři (2). Každá mzdová složka si v sobě nese (mimo jiné) i informaci o tom, které údaje se u ní mohou zadávat (časový údaj, hodinová sazba, částka celkem, rozmezí dnů). Tyto údaje pak mají přímý vliv na výslednou mzdu. Údaje, které u složky zadáte Vy, jsou vybarveny modře. Údaje, které program sám vypočte jsou znázorněny zelenou barvou (3). Pokud zadáte chybný nebo neúplný údaj, objeví se u patřičné mzdové složky vykřičník (4). Častou chybou je například nezadání rozmezí dnů. Program testuje některé těžké chybové situace během výpočtu každé výplatní pásky. Tyto chybové stavy označí v ručně zadaných výčetkách červenožlutým vykřičníkem. Jedná se o: - Nezadání intervalu dnů (od-do) u vybraných mzdových složek (absence, nemoc, ).
29 - Nesmyslné zadání počtu odpracovaných hodin (počet dnů pracovního úvazku v zadaném měsíci x 24 hodin). - Nesmyslné zadání počtu dnů (více než počet dnů pracovního úvazku v zadaném období). - U pokračování nemoci/očr musí být zadán den od vždy: 01. - Zadaná mzdová složka není uvedena v číselníku mzdových složek (možná byla mezitím zrušena). U některých složek (například Nemoc, Ošetřovné) je povinné zadat rozmezí dnů (oddo). Tyto složky však navíc umožňují i zadání časového údaje (počet hodin nebo dnů trvání). V těchto případech vždy preferujte zadání dnů od-do. Program si pak čas trvání vypočte sám (viz složky č.521, 801, 511 na obrázku). V opačném případě Vám hrozí, že zadáte-li oba údaje současně, můžete se dopustit matematické chyby a negativně ovlivníte výpočet. V extrémních případech pak může dojít i k navýšení základu zdravotního pojištění a tím i k chybnému odvodu. 6) V levém spodním rohu najdete tlačítkové funkce, které Vám poslouží pro: zruší řádek ručně zadané mzdové výčetky (<Ctrl>+<Z>) zobrazí kartu zaměstnance a umožní její opravy (<F7>) ukáže protokol o průběhu sestavení a výpočtů mzdy (<Ctrl>+<I>) před-vyplní ručně zadané výčetky dle situace z předchozího období
(<Shift>+<Ctrl>+<F3>) 30 vytiskne výplatní pásku (použije se typ nastavený pro hromadný tisk výplatních pásek) (<F4>) f) Uzávěrka měsíce je nutná ke změně mzdového období z aktuálního na příští (posune Vás o jeden měsíc vpřed). Při uzávěrce mezd se přepočítají (pozmění) některé údaje na kmenových listech zaměstnanců: - čerpání dovolené - příděl dovolené na další rok (při uzávěrce prosince) - kvartálně se přepočtou průměry náhrady na dovolenou - měsíčně se přepočtou průměry pro výpočet nemocenského pojištění Uzávěrka by měla být vykonána vždy ihned poté, co jsou vypočteny mzdy všech zaměstnanců a předána hlášení zdravotním pojišťovnám a správě sociálního zabezpečení. V opačném případě riskujete možnost nežádoucí změny údajů zpracovaného období vlivem nepozornosti nebo překlepu. Uzávěrka mezd je vratná (hlavní nabídka, rozbalovací menu Mzdy, funkce Storno-anulování mzdové uzávěrky. Lze však anulovat pouze jeden (poslední) uzavřený měsíc. Uzávěrku se Vám nepodaří vykonat, pokud jste krátce před ní nezálohovali data! Jedná se o bezpečnostní pojistku, která Vás má donutit aspoň jednou měsíčně uložit veškeré údaje pro případ potřeby.
31 Uzávěrka mezd nesmí být vykonána v případě, kdy pracujete v prostředí počítačové sítě a kdy v okamžiku uzavírání zvoleného klienta s tímto klientem někdo jiný pracuje. V takovém případě by mohlo dojít k uzavření jen na Vašem terminálu a data by se mohla narušit. Před vlastním uzavřením mezd vždy pečlivě překontrolujte zobrazené hodnoty. Pokud částky nesouhlasí, nikdy uzávěrku neprovádějte. V takovém případě nejprve odhalte problém, odstraňte jej a teprve poté mzdy uzavřete. g) V horní části hlavní nabídky naleznete dvě zaškrtávátka. Jedná se o Spočítat mzdy v období a Nutno zálohovat data. Zatímco obě se automaticky zaškrtnou vždy, když provedete nějakou změnu (v kartě zaměstnance, ve mzdové výčetce), první se odškrtne vždy, když program vyvolá hromadné výpočty (před jakýmkoliv tiskem sestavy, před uzávěrkou, ). Druhá se odškrtne jen v tom případě, kdy zálohujete data.
32 h) Komunikace s bankou zajišťuje předání převodních příkazů vytvořených programem MZDY do jiných systémů (internetového bankovnictví), jako jsou MojeBanka a Profibanka od KB, Servis 24 u České spořitelny a podobně. Poté, co prostřednictvím příslušné tiskové sestavy vytvoříte převodní příkazy (a nemusíte je ani vytisknout na papír), vstoupíte do modulu Komunikace s bankou. Objeví se formulář: Zde se v tabulce (4) nejprve zobrazí všechny převodní příkazy k exportu. Pokud je kterýkoliv údaj v této tabulce červeně, jedná se o hrubou chybu a export příkazů (i těch ostatních, jinak správných) neproběhne v pořádku. V takovém případě klikněte na ikonu (3), která anuluje všechny příkazy (smaže vše a vy budete moci chyby opravit a vytisknout znovu). Vlastní export se provede prostřednictvím ikony (1), která odešle soubor dle nastavení:
33 Jak je patrné z tohoto nastavovacího formuláře, nastavit je třeba zejména číslo Vašeho běžného účtu (1) odkud probíhá platba. Pokud nemáte zaškrtnuto Úhrada jde zásadně z tohoto účtu, provede se platba z toho běžného účtu, který je předvolen přímo ve mzdách. Dále je třeba zadat výstupní formát (2), který se liší dle požadavků peněžního ústavu. A konečně nezapomeňte nastavit exportní složku a jméno výstupního souboru (3). Ostatní parametry nehrají větší roli.
34 i) Textový editor. Vyvoláte standardní textový editor WordPad. Tento editor Vám poslouží pro vytištění libovolného dopisu, smlouvy a podobně. j) Samostatnou kapitolu tvoří číselníky. Jedná se o důležité pomocné tabulky, z nichž některé jsou dodávány autorem a některé si uživatelsky definujete sami: j.1.) Správce klientů. Máte-li multi-verzi programu, v tomto číselníku můžete přidávat (nebo rušit) jednotlivé zpracovávané klienty. Každému klientovi se přiřadí dvouciferné číslo (01 až 99). Pokud některého klienta zrušíte ze správce, nikdy v budoucnu nepoužívejte jeho pořadové číslo pro jinou firmu. Mohlo by dojít ke spojení nesourodých údajů. j.2.) Kalendáře. Kalendářů může být až 30 (0-29) pro každý turnus. Podrobně jsme se touto tematikou zabývali výše, v kapitole d-4 (vyplňování karty zaměstnance). j.3.) Mzdové složky. Dodává je autor programu. Jedná se o zcela zásadní tabulku, definující pravidla pro všechny případy, které ve mzdách mohou nastat. Díky těmto mzdovým složkám můžete popisovat jednotlivé situace, které v praxi nastávají (mzdy, prémie, dovolené, nemoci, příplatky, srážky, náhrady, ). Každá mzdová složka určuje mnoho zásadních parametrů. Nikdy nepřepisujte chování složek a nikdy nerušte nepotřebné mzdové složky bez předchozí konzultace s autorem programu. Následuje náhled tabulky se mzdovými složkami:
35 Jak je z obrázku patrné, (1) každá mzdová složka má tříciferný kód (100 až 999). Prostřednictvím těchto kódů Vy pak programu sdělujete jednotlivé mzdové situace. Každá mzdová složka se odráží ve výplatní pásce (3), která má 99 kolonek, rozdělených na časové a peněžní. Složka může ovlivnit zejména Hrubou mzdu a výpočet průměrů na Dovolenou a Nemoc (2). Pokud si přejete zobrazit ve sloupci Poznámka alternativní důležité informace, zaškrtněte si Pravidla (4). V pravé části tabulky navíc vidíte mnoho dalších důležitých údajů (5), které vypovídají o chování této složky. K lepšímu pochopení jednotlivé mzdové složky pomůže formulář pro definici mzdové složky:
36 Zde je každá složka pojmenována (1). Dále je k ní přidělena vazba na časovou kolonku nebo vazba na peněžní kolonku výplatní pásky (2). V případě zadávání příslušného čísla kolonky je možné vyvolat nabídku po <F9>. Pokud se jedná o složku, která podléhá zdanění, je třeba vyplnit i typ účtované daně (3).
37 Lze vybírat z těchto variant: Nedaní se Zálohová daň Srážková daň Autorská daň Jiné zdanění Dále je možné zadat pravidla (4), přičemž lze vybírat z těchto možností: Pravidla, která lze uplatnit: Pravidla, která lze uplatnit: 01 - Dojde ke krácení pohyblivých mzdových složek o dobu vyjádřenou na mzdové výčetce. Pohyblivé mzdové složky se užívají u zaměstnanců s pevnou výší platu a jsou kráceny například při nemoci, dovolené a podobně. Existuje vyjímka: Ke krácení nedochází v případě uplatnění MES (mimoevidenčního stavu) u všech složek kromě mzdové složky 100. 02 - Dosazení hodinové mzdy. U této výčetky bude do sloupce "sazba" automaticky dosazena hodinová mzda (převezme se z karty zaměstnance). 03 - Příplatek počítající se jako procento (uvedené v popisu mzdové složky) z průměru na dovolenou. 04 - Dopočítá se časová mzda. Uplatní se například v souvislosti s prací přesčas. 05 - Pohyblivá mzda. U zaměstnanců s pevnou výší platu se nejprve určí automaticky hodinová sazba pro příslušnou (pohyblivou) složku a
38 ta se vynásobí odpracovanými hodinami. 06 - Proplacení dovolené. Hodiny x průměr na dovolenou. 07 - Proplacení svátku (nefunguje u zaměstnanců s pevnou výší platu). Hodiny x průměr na dovolenou. 08 - Dosadí hodinovou sazbu pro složku 238. Tato sazba se převezme z konfiguračního nastavení klienta. 09 - Dosadí hodinovou sazbu pro složku 239. Tato sazba se převezme z konfiguračního nastavení klienta. 10 - Spočítá částku proplacených prostojů. Sazba (%) se převezme z konfiguračního nastavení klienta. 11 - V tomto případě se nemá proplácet svátek. 12 - U nemoci, OČR a PPM se smí ve sloupci "čas" zadat méně než 1 den. Více není povoleno. 13 - U této složky musí být stanoven časový údaj 15 - Dosadí platnou paušální sazbu úlevy na zdravotním pojištění (studenti, důchodci,...) 16 - Odebere svátek v případě absence v den svátku nebo v den se svátkem sousedícím. 17 - Dorovnává základ zdravotního pojištění (například při neplaceném volnu). 18 - Aktualizuje složku 999 (odpracované dny evidenčně) - přidává dny. 19 - Aktualizuje složku 999 (odpracované dny evidenčně) - odebírá dny. 20 - Počítá náhradu za nemoc dle platných předpisů. Ne však u malé organizace. 21 - Počítá náhradu za OČR dle platných předpisů. Ne však u malé organizace. 22 - Počítá náhradu za PPM dle platných předpisů. Ne však u malé organizace. 23 - Pohyblivá mzda. Zadáte-li ve složce částku, bude se automaticky krátit v závislosti na odpracované době. 24 - Náhrada mzdy při pracovní neschopnosti za prvních 14 dnů dle pravidel od roku 2009. 25 - Pohyblivá mzda, verze 09/2009 pro složku č.174.
39 Totéž co pravidlo 23 ale bere v potaz i situaci, kdy zaměstnanec nebyl v PP po celý měsíc. 26 - Spočítá (jedno)měsíční odstupné dle průměru na dovolenou, denního a týdenního úvazku a konstanty 4.348 (poč. týdnů/měs.) 28 - Počítá náhradu za nemoc dle předpisů platných v roce 2008. Ne však u malé organizace. 30 - Testuje použitou výši částky (do???, nad???). 31 - Krácení fixní mzdy (platu) o dobu, vyjádřenou časem, obsaženým na výčetce. Chování je shodné s pravidlem číslo 01, jen s tím rozdílem, že se dotýká částky, vstupující složkou 111 (pohyblivý příplatek či osobní ohodnocení však krácení nepodléhají). 41 - Při zadávání mzdové výčetky dosadí hodinovou sazbu (ne denní!) dle minimální mzdy (pro příplatek za práci ve ztíženém prostředí) 42 - Při zadávání mzdové výčetky automaticky předvyplní časový údaj počtem hodin(fondem PD) z kalendáře patřičného turnusu. 51 - Přepočítá (a změní na kartě zaměstnance) průměr na nemoc tak, jak měl být v minulém měsíci. 52 - Totéž jako pravidlo 02, ale s tím rozdílem, že se do kolonky "sazba" dosadí hodinová mzda, převzatá z karty zaměstnance, jen v tom případě, že časový údaj není záporný. 53 - Vrátí na kartu zaměstnance aktuální průměr pro výpočet nemoci. Užívá se v souvislosti s pravidlem 51. 61 - Výkonová mzda, kde jednotkou není hodina (den) ale kus. Zadáte-li v závorce sazbu např. " (12.50/kus)", vyplní se sama do výčetky. 71 - Zeptá se na statistické zařazení nemoci. 72 - Zdravotní pojištění neovlivňuje superhrubou mzdu 73 - Hlídá zadanou částku na překročení horní meze 74 - Hlídá zadanou částku na podtečení dolní meze 81 - Neguje znaménko časového údaje ve spojitosti s pravidlem 1 82 - V kontu pracovní doby poníží odpracované hodiny o hodnotu ze složky číslo 112 (odchylka od stanovené pracovní doby)
40 84 - Zadaná částka ovlivní kolonku "Celkový příjem". Funguje v kombinaci s odpojenou vazbou na ovlivnění hrubé mzdy. 90 - Analyzuje trvání podpůrčí doby důchodců. 91 - Test intervalu 6-ti měsíců od ukončení předchozího (krátkodobého) zaměstnání při odměně nad výši započitatelného příjmu. 95 - Zadaná částka ovlivní kolonku "Dobírka". Funguje v kombinaci s odpojenou vazbou na ovlivnění hrubé mzdy. 99 - Zafixuje sloupec sazba. Dále lze nastavit vlastnosti mzdové složky (5), přičemž je možné nastavit libovolnou kombinaci z těchto variant: Ovlivňuje hrubou mzdu Ovlivňuje sociální pojištění Ovlivňuje zdravotní pojištění Ovlivňuje průměr na dovolenou Ovlivňuje průměr na nemoc + je možné zadat údaje, které bude třeba k této složce zadávat. Konečně je možné u vybraných mzdových složek zadat, jakým způsobem se budou projevovat v hlášeních (dokladech), které zasíláte okresní správě sociálního zabezpečení (6). Užíváte-li režim Konto pracovní doby, lze ve složkách definovat i to, v jaké fázi výpočtu se daná složka (ne)smí použít (7).
41 j.4.) Kolonky výplatní pásky. Mzdová páska obsahuje 99 základních kolonek. Tyto kolonky jsou rozděleny na časové (01-19), peněžní (20-96) a údaje o průměrech (97-99). Jednotlivé kolonky lze prostřednictvím tohoto číselníku přejmenovat a lépe tak zaměstnancům sdělit, za co vlastně dostali mzdu. Pozor však na to, že některé přehledy a statistiky jsou přímo navázány na určité kolonky a nepředpokládají jejich jiný význam. Název a význam jednotlivých kolonek lze zjistit nahlédnutím do tohoto číselníku a tak se jim nebudu v této příručce věnovat. j.5.) Zdravotní pojišťovny. Zde je možné zadat údaje o všech zdravotních pojišťovnách, jejichž služeb využívají Vaši zaměstnanci. U každé zdravotní pojišťovny se evidují zejména údaje, potřebné pro tisk převodních příkazů (bankovní spojení, variabilní symbol) ale teké i druh užívaného tiskopisu hlášení. j.6.) Úseky. Zaměstnance lze organizačně členit na jednotlivé firemní úseky (střediska). Každý úsek je identifikován až šestimístným alfanumerickým klíčem. Během jednoho měsíce (mzdového období) neumí program zařadit zaměstnance do více než jednoho střediska. Mnohé tiskové přehledy mohou být členěny na tyto úseky. j.7.) Křestní jména. Tento číselník je dodáván autorem. Obsahuje křestní jména pro každý den roku. V zásadě nemá žádný praktický význam.
j.8.) Zakázky. Pokud členíte výpočet zakázky. 42 mzdy dle zakázek, zde definujete jednotlivé k) Kontrolní mechanismy programu Program disponuje několika způsoby testování správnosti vypočtené mzdy. Jedná se zejména o funkci Kontrola výpočtů, která se automaticky aktivuje před vykonáním mzdové uzávěrky zpracovávaného období. Lze ji však spustit i manuálně, kliknutím na příslušnou ikonu. Tato kontrolní funkce testuje (mimo jiné) tyto údaje: - zda se základ pro stanovení odvodu sociálního pojištění kryje s hrubou mzdou (obvykle tomu tak je) - zda se správně spočítaly odvody sociálního a zdravotního pojištění - zda nejde dobírka do mínusu - zda byla správě použita mzdová složka při Dohodě o provedení práce - zda odvod zdravotního pojištění není záporné číslo - zda čistá mzda stačí na pokrytí všech srážek, uvedených na kartě zaměstnance - zda (končí-li čtvrtletí) se správně stanovil čitatel pro výpočet průměru na dovolenou Další kontrolní funkce naleznete mezi Tisky ostatních sestav. Jedná se například o: Podklady ke kontrole zdravotního pojištění Podklady ke kontrole odvodů sociálního pojištění Kontrolní přehled dosažení maximálního vyměřovacího základu
43 III. Tisky Program disponuje celou škálou různých tiskových přehledů. Tyto tiskové výstupy jsou rozčleněny na tyto skupiny: - Tisky běžných sestav - Formuláře - Tisky ostatní - Statistiky/KPD - Tiskopisy ČSSZ Namátkou uvádím některé nejpoužívanější sestavy: - Výplatní pásky - Mzdové listy - Evidenční listy důchodového pojištění - Oznámení nástupu (výstupu) u OSSZ - Přehled o výši pojistného na ČSSZ - Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění - Roční zúčtování daní (za firmu i zaměstnance) - Zápočtové listy - Potvrzení o zdanitelných příjmech a mnohé další. Tiskový proces využívá typizované dialogové okno, kde se vždy nejprve zobrazí náhled tištěné sestavy systémem co vidím na obrazovce, to se vytiskne :
44 Náhledové okno (1) má standardně bílé podbarvení. Sestavu lze vytisknout prostřednictvím tlačítek Tisk nebo Rychlý tisk (2) první zmíněné tlačítko se zeptá (prostřednictvím standardního tiskového dialogu) na výstupní tiskárnu, počet tisknutých kopií a umožní tisknout jen vybrané stránky. Druhé tlačítko vytiskne vše, bez dalších dotazů, na předvolenou tiskárnu. Pozice (stránka) a počet stránek jsou zobrazeny v levém horním rohu (3). Všechny sestavy lze exportovat ve formě obrázků (formát BMP nebo JPG) vždy po jednotlivých stránkách. K tomu slouží záložka F2/Export sestavy (4). Vybrané přehledy (obvykle řádkové sestavy, ne formuláře) lze exportovat i jako tabulky ve formátu DBF, CSV nebo XML. Možný je i výstup do TXT souboru. Takto je lze exportovat a předávat k dalšímu zpracování tabulkovým programům (např. MS-Excelu, MS-Wordu).
45 K tiskové rutině se vztahuje speciální konfigurační nastavení F3/Nastavení parametrů (5), kde můžete definovat některé specifické vlastnosti tisku. Jedná se mimo jiné o posun tisku v milimetrech horizontálně či vertikálně, barvu podkladu při černobílém zobrazení sestavy (6). Také lze reagovat na určité nouzové situace (nepřítomnost českého prostředí nebo chybějící druh písma).
46 IV. Další funkce programu Mezi další funkce, které program nabízí, patří ty, které naleznete v rolovacích nabídkách. Jedná se zejména o: IV.1. Základní konfigurační nastavení (<Ctrl>+<I>) Zde se nastavují nejzákladnější parametry programu, společné všem zpracovávaným klientům: