Obsah Úvodní slovo autora... 12 Použité zkratky... 13 1. Komu a kdy se cestovní náhrady poskytují... 14 1.1 Zaměstnanci a osoby, které se za zaměstnance považují... 19 1.2 Úhrada cestovních výdajů jiným osobám... 23 1.3 Kdy zaměstnanci cestovní náhrady přísluší... 24 1.4 Druhy náhrad... 27 1.5 Podnikatel... 28 1.6 Cestovní náhrady zaměstnanců cizinců... 41 2. Cesty, při nichž zaměstnanci cestovní náhrady přísluší... 46 2.1 Místo výkonu práce a pravidelného pracoviště... 47 2.2 Výkon práce... 51 2.3 Cesty na pracoviště mimo rozvrh směn...54 2.4 Cestovní náhrady při přeložení zaměstnance...54 2.5 Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání... 55 2.6 Návštěva člena rodiny během pracovní cesty... 56 2.7 Podmínky konání pracovní cesty... 73 2.7.1 Místo nástupu a ukončení pracovní cesty... 75 2.7.2 Doba trvání pracovní cesty... 75 2.7.3 Způsob dopravy...76 2.8 Více pracovních cest v jednom dni... 76 3. Náhrada jízdních výdajů... 81 3.1 Veřejná hromadná doprava... 82 3.1.1 Použití jiného než určeného dopravního prostředku... 83 3.2 Silniční motorová vozidla... 83 3.2.1 Vozidlo, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl... 84 4. Náhrada výdajů za ubytování... 103 5. Tuzemské stravné... 106 5.1 Výše stravného... 107 5.2 Tuzemské stravné při zahraniční pracovní cestě... 109 3
5.3 Krácení stravného... 109 5.4 Nekrácení stravného...110 6. Zahraniční stravné... 129 6.1 Výše zahraničního stravného... 130 6.2 Úprava základních sazeb... 131 6.3 Krácení zahraničního stravného... 132 6.4 Nekrácení zahraničního stravného... 133 7. Strava jako daňový náklad... 157 8. Stravné a stravenky (příspěvek na závodní stravování)...161 9. Kapesné... 170 10. Nutné vedlejší výdaje...174 11. Zálohy na pracovní cesty, jejich vyúčtování a používání kurzů... 178 11.1 Postup při neposkytnutí zálohy... 180 11.2 Vyúčtování cestovních náhrad... 180 11.3 Vypořádání nároku zaměstnance...181 11.4 Zaokrouhlování... 183 11.5 Používání kurzů... 184 11.5.1 Používání kurzů pro určení výše cestovních náhrad v etapě vyúčtování...184 11.5.2 Používání kurzů v účetnictví...185 11.6 Zvláštní případy... 187 11.6.1 Dlouhodobá záloha na cestovní náhrady...187 11.6.2 Výběr kurzů k vyúčtování při používání platebních karet...188 11.6.3 Platební karta a záloha v hotovosti...188 11.6.4 Soukromá platební karta...189 12. Souhrnné příklady... 208 13. Další souvislosti... 225 13.1 Používání tiskopisů... 226 13.2 Archivace dokladů... 227 13.3 Zpráva z pracovní cesty... 227 13.4 Evidence doby řízení vozidla a bezpečnostních přestávek... 228 13.5 Přerušení pracovní cesty... 230 4
13.6 Náhrady při návštěvě člena rodiny... 236 13.7 Paušalizace cestovních náhrad... 238 13.8 Vnitřní předpis o cestovních náhradách... 243 13.9 Daň silniční... 250 14. Použití vozidla podnikatelem... 254 14.1 Paušální výdaj na dopravu... 255 14.2 Evidence jízd... 257 Přílohy Příklad vyplnění tiskopisu Cestovní příkaz s komentářem... 260 Vzor rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad... 263 Vybraná ustanovení ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů... 265 Vybraná ustanovení ze zákona č. 586/1992 Sb., zákon o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů... 285 Vybraná ustanovení zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, ve znění pozdějších předpisů... 290 Vyhláška č. 459/2009 Sb., platná pro rok 2010... 293 Vyhláška č. 462/2009 Sb., platná pro rok 2010... 301 Příklady 1 Právní úprava cestovních náhrad... 17 2 Daňová uznatelnost cestovních náhrad... 18 3 Cestovní náhrady jednatele a společníka s.r.o.... 28 4 Cestovní náhrady členů statutárních orgánů... 29 5 Člen maturitní komise... 31 6 Smlouva o zprostředkování... 31 7 Cestovní příkaz... 32 8 Souhlas zaměstnance... 33 9 Vyúčtování pracovní cesty... 34 10 Zaokrouhlování náhrad... 34 5
11 Vypořádání několika cest najednou... 35 12 Náhradní volno za pracovní cestu... 35 13 Přesčas při pracovní cestě... 36 14 Zaměstnanec na pracovní cestě referentsky řízeným vozidlem... 37 15 Cesta mimo pracovní dobu... 39 16 Pracovní cesta a pružná pracovní doba... 40 17 Zaměstnanec občan Slovenské republiky...44 18 Vedoucí organizační složky cizinec... 46 19 Místo výkonu práce a pravidelného pracoviště... 57 20 Pravidelné pracoviště obec... 58 21 Cesta do pobočky firmy... 60 22 Dvě pravidelná pracoviště... 61 23 Cesta z firmy na poštu... 61 24 Místo výkonu práce sjednáno šířeji než obec... 62 25 Dvě obce jako místa výkonu práce... 63 26 Pracovní cesty stavebního dělníka...64 27 Cestovní náhrady obchodního zástupce...64 28 Pracovní cesta ředitele... 65 29 Školení v sobotu... 66 30 Školení mimo pracovní dobu... 66 31 Seminář za účelem získávání kreditů... 67 32 Výkon práce při pracovní pohotovosti... 69 33 Mimořádný výkon práce mimo rozvrh směn... 70 34 Mimořádný výkon práce v třísměnném provozu... 71 35 Výkon práce v bydlišti zaměstnance... 71 36 Pracovní cesta podnikatele... 72 37 Místo nástupu na pracovní cestu... 77 38 Bydliště jako místo nástupu na pracovní cestu... 77 39 Počátek pracovní cesty... 78 40 Nepracovní dny v průběhu pracovní cesty... 79 41 Nadlimitní cestovné... 79 42 Místo výkonu práce v zahraničí... 80 6
43 Odvolání z dovolené... 80 44 Cesta do místa bydliště po pracovní cestě... 90 45 Společná jízdenka... 91 46 Použití MHD... 91 47 Jízdenka MHD po Praze... 92 48 Jiný než určený dopravní prostředek... 92 49 Jízdní výdaje jiným než určeným dopravním prostředkem... 93 50 Dodatečný souhlas s použitím vozidla... 93 51 Společná cesta několika zaměstnanců... 94 52 Žádost o použití soukromého vozidla zaměstnance... 94 53 Použití údajů v technickém průkazu vozidla, kombinovaná spotřeba... 95 54 Technický průkaz bez spotřeby PHM... 96 55 Náhradní doklad o spotřebě PHM... 97 56 Spotřeba vozidla bez technického průkazu... 97 57 Použití vozidla ve městě... 97 58 Nákup malého množství PHM... 98 59 Zaokrouhlování při výpočtu... 98 60 Soukromé vozidlo v zahraničí... 99 61 Vozidlo přestavěné na alternativní pohon LPG... 100 62 Technický průkaz, zákonné pojištění vozidla... 102 63 Havarijní pojištění... 102 64 Nepovolené použití soukromého vozidla... 103 65 Ubytování bez vyúčtování cestovních náhrad... 104 66 Výše náhrad výdajů za ubytování... 105 67 Ubytování u příbuzných... 105 68 Doklad o ubytování na jméno zaměstnance a odpočet DPH... 106 69 Počátek a konec cesty...111 70 Součet dob trvání pracovních cest... 112 71 Doba trvání pracovní cesty... 112 72 Tuzemské stravné za dvě pracovní cesty v jednom dni... 113 73 Tuzemské stravné za dvoudenní pracovní cestu... 113 7
74 Dvoudenní tuzemská pracovní cestu... 113 75 Řidič a bezpečnostní přestávka...114 76 Podklady pro krácení stravného...114 77 Obvyklá míra krácení stravného... 115 78 Občerstvení...116 79 Bezplatně poskytnutá strava...116 80 Ubytování a strava samostatně...117 81 Pracovní cesta s předem uhrazenou stravou...118 82 Stravné a strava...119 83 Vliv hodnoty stravy...119 84 Příklad krácení stravného... 120 85 Strava na školení... 121 86 Strava na pracovní cestě... 122 87 Stravné při pracovní cestě... 122 88 Vyšší stravné... 123 89 Krácení stravného při dvoudenní pracovní cestě... 124 90 Strava na týdenní pracovní cestě uhrazená fakturou... 124 91 Dva zaměstnanci na pracovní cestě... 126 92 Vyšší stravné při nekrácení stravného... 128 93 Okamžik přechodu hranice při cestě vlakem... 133 94 Předčasný odjezd na pracovní cestu... 134 95 Tuzemské i zahraniční stravné... 135 96 Tuzemské a zahraniční stravné při delší době trvání cesty... 135 97 Dvě zahraniční pracovní cesty v jednom dni... 136 98 Konec jedné a začátek druhé cesty v jednom dni... 137 99 Průjezd dvěma státy... 138 100 Ve dvou státech stejně dlouho... 139 101 Dvoudenní zahraniční pracovní cesta... 140 102 Třídenní zahraniční pracovní cesta... 140 103 Řidič kamionu...141 104 Tři zahraniční pracovní cesty v jednom dni... 142 105 Zahraniční stravné... 143 8
106 Zahraniční stravné jednatele společnosti s r.o.... 144 107 Zahraniční pracovní cesta v neděli... 145 108 Zahraniční exkurze do více zemí... 145 109 Doba trvání pracovní cesty při použití letadla... 147 110 Zpoždění letadla... 147 111 Návrat letadlem do Vídně a cesta autem do ČR... 148 112 Pracovní cesta letadlem... 148 113 Cesta letadlem... 149 114 Odlet letadla ze zahraničí... 150 115 Cesta letadlem s mezipřistáním... 151 116 Použití trajektu... 152 117 Krácení zahraničního stravného... 152 118 Zahraniční stravné a odpočet stravy... 153 119 Tuzemské a zahraniční stravné a jeho krácení... 154 120 Zaměstnancem zaplacená společenská večeře... 155 121 Vypořádání zahraniční stravného volba měny... 156 122 Vypořádání zahraniční stravného v Kč... 157 123 Školení a oběd... 158 124 Strava jako součást poskytnuté služby... 159 125 Poskytnutá služba a strava... 159 126 Hodnota stravy na zahraniční pracovní cestě... 160 127 Stravné a stravenka... 165 128 Stravenky místo stravného... 166 129 Strava za sníženou úhradu a stravné... 166 130 Dvoudenní pracovní cesta a menu stravenky... 167 131 Dvě pracovní cesty během dne a menu stravenky... 167 132 Pružná pracovní doba... 168 133 Menu stravenka místo stravného v příspěvkové sféře... 169 134 Výše kapesného... 171 135 Celodenní strava a kapesné... 171 136 Kapesné a doba trvání pracovní cesty... 172 137 Krácené stravné a kapesné... 172 9
138 Kapesné při neposkytnutí zálohy... 173 139 Určení použití kapesného... 173 140 Nutné vedlejší výdaje... 175 141 Nutné vedlejší výdaje řidiče kamionu...176 142 Kurzový rozdíl jako nutný vedlejší výdaj... 177 143 Dohoda o poskytování záloh... 189 144 Záloha... 190 145 Bezhotovostní poskytnutí zálohy a vypořádání cestovních náhrad... 190 146 Vyúčtování cestovních náhrad jednou za měsíc... 191 147 Záloha v cizí měně a přeplatek v jiné měně... 191 148 Přepočet cizí měny při cestě do Ruska... 192 149 Kurz při použití platební karty zaměstnance... 193 150 Použití kurzů při pozdním předložení vyúčtování... 194 151 Použití kurzů... 194 152 Doplnění zálohy... 195 153 Jedna záloha na dvě zahraniční pracovní cesty... 195 154 Dlouhodobá zahraniční pracovní cesta... 197 155 Valutová pokladna... 198 156 Výběr cizí měny zaměstnancem z účtu zaměstnavatele... 199 157 Vrácení zálohy... 200 158 Záloha a vypořádání cestovních náhrad bezhotovostně...200 159 Použití platební karty zaměstnavatele... 201 160 Doplatek... 208 161 Vrácení přeplatku v různých měnách... 213 162 Zahraniční pracovní cesta přeplatek...218 163 Doplatek cestovních náhrad... 223 164 Účtování o cestovních náhradách bez zálohy... 224 165 Vytvoření dohadné položky... 224 166 Zrušení valutové pokladny... 225 167 Vyplňování tiskopisu Cestovní příkaz... 227 168 Zjištění údajů z knihy jízd... 230 169 Přerušení pracovní cesty před výkonem a po výkonu práce... 231 10
170 Soukromá cesta po ukončení výkonu práce na pracovní cestě... 232 171 Jízdní výdaje do jiného místa ukončení pracovní cesty... 233 172 Pracovní cesta a pracovní volno... 234 173 Přerušení pracovní cesty čerpáním dovolené... 235 174 Pracovní cesta v průběhu dovolené... 235 175 Jízdní výdaje při návštěvě člena rodiny... 237 176 Návštěva rodiny v zahraničí... 237 177 Rozhodnutí o paušalizaci... 240 178 Paušalizace jízdních výdajů MHD... 240 179 Paušalizace jízdních výdajů soukromým vozidlem... 242 180 Paušalizace cestovních náhrad řidiče... 242 181 Kolektivní smlouva nebo vnitřní směrnice... 244 182 Vnitřní směrnice krácení stravného... 244 183 Vnitřní směrnice zákaz používání soukromých vozidel... 245 184 Vnitřní směrnice výše sazeb pro manažery... 245 185 Mzda za dobu strávenou na cestě... 246 186 Použití služebního vozidla k cestě do místa bydliště... 247 187 Použití služebního vozidla v nájmu... 248 188 Úraz na pracovní cestě... 249 189 Daň silniční... 252 190 Daň silniční denní sazba daně... 253 191 Daň silniční roční sazba daně... 253 192 Daň silniční vozidlo na LPG... 254 11