PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 1 SADA PRO DODAVATELE JAK ODESÍLAT E-FAKTURY PROSTŘEDNICTVÍ POSKYTOVATELE LISTOPAD 2018 Dodavatelé dodržují pokyny uvedené v sadě pro dodavatele. KONE zlepšuje efektivitu procesu od objednávky až k platbě. Basware Corporation Copyright Basware Corporation, všechna práva vyhrazena Faktury se platí včas, což znamená úsporu času i prostředků
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 2 Obsah Nové pokyny pro fakturaci společnostem KONE...3 A. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb...3 Specifické informace týkající se společnosti KONE coby příjemce e-faktury...4 B. Adresy pro e-fakturaci...4 C. Obsah faktury...4 D. Doplňkové informace viz též následující text...5 Další podpora a kontaktní údaje...6 Příloha 1...7
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 3 Nové pokyny pro fakturaci společnostem KONE Vážený dodavateli, společnost KONE přechází na elektronickou fakturaci. Z důvodu zavedení nových pokynů pro fakturaci budeme od nynějška využívat faktury v elektronickém formátu jako upřednostňovanou alternativu a postupně jako jedinou možnost pro fakturaci. Jako našeho partnera, který nám bude elektronické faktury doručovat, jsme vybrali společnost Basware. Tato sada pro dodavatele popisuje jednotlivé kroky, jak společnosti KONE odesílat strukturovaná fakturační data přímo z fakturačního systému prostřednictvím poskytovatele služeb. V této sadě pro dodavatele najdete informace o adresách pro e-fakturaci a požadavcích na obsah. A. Zasílání e-faktur prostřednictvím poskytovatele služeb Všechny e-faktury zasílané společnosti KONE jsou směrovány přes síť poskytovatele služeb, kterým je společnost Basware. Úlohou společnosti Basware je zajistit, aby společnost KONE dostávala faktury ve správném formátu, což umožňuje na straně společnosti KONE zpracování faktur automatizovat. Poskytovatel služeb ID provozovatele Další informace Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/ KROK 1. Obraťte se na svého poskytovatele služeb e-fakturace. Pokud již spolupracujete s poskytovatelem služeb e-fakturace, obraťte se na něj a ověřte, že je napojen na systémy společnosti Basware. Partnerští provozovatelé, již jsou k dispozici, jsou uvedeni zde: (https://www.basware.com/enus/solutions/networkservices/interoperability-partners). Pokud na tomto seznamu váš provozovatel není, přepošlete svému poskytovateli služeb Dotazník pro provozovatele. Dokument je možné stáhnout zde: https://basware.servicenow.com/sys_attachment.do?sys_id=ff401f72db0e57002d0c1ded0b96197c Pokud v současné době nemůžete posílat e-faktury nebo nejste připojeni k provozovateli e-fakturace, rádi vám pomůžeme. Kontaktujte náš prodejní tým na adrese www.basware.com/en-gb/contact-us. KROK 2. Obsah faktury Faktura by měla splňovat obsahové požadavky uvedené v této sadě pro dodavatele, aby mohla společnost KONE využívat automatické zpracování faktur (C. Obsah faktury).
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 4 KROK 3. Začněte zasílat e-faktury Faktury je třeba zasílat na server společnosti Basware bt.basware.com. Požádejte svého poskytovatele služeb, aby posílal e-faktury pro společnost KONE přes Basware. Není třeba posílat žádné zkušební faktury. V případě jakýchkoli pochyb požádejte svého provozovatele o potvrzení, že byla faktura doručena společnosti Basware. Specifické informace týkající se společnosti KONE coby příjemce e-faktury B. Adresy pro e-fakturaci Pro řádné doručení e-faktury společnosti KONE je třeba použít správnou adresu pro e-fakturaci. Naše adresy pro e-fakturaci jsou uvedeny níže:: Kompletní seznam adres pro e-fakturaci ve všech zemích naleznete v příloze 1. Firemní jednotka DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo Adresa pro e-fakturaci CZECH REPUBLIC: KONE a.s. CZ00176842 CZ00176842 KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 CZ27111440 C. Obsah faktury Tabulka níže ukazuje, co musí obsahovat e-faktura zasílaná společnosti KONE. Zbývající informace musí vyhovovat zákonným požadavkům a vaší smlouvě se společností KONE. Typ informace Povinná Poznámka Adresa dodavatele pro e-fakturaci Adresa pro e-fakturaci Jméno dodavatele Název firmy Adresa dodavatele Adresa firmy DIČ dodavatele pro účely DPH Bankovní účet dodavatele / číslo IBAN DIČ firmy pro účely DPH v Evropě nebo jiná daňová identifikace pro mimoevropské země V případě plateb SEPA je nezbytné použít správné číslo IBAN.
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 5 Název banky dodavatele a kód SWIFT/BIC V případě plateb SEPA je nezbytné použít správný kód BIC. Adresa společnosti KONE pro e-fakturaci Viz část B. Adresy pro e-fakturaci. Název společnosti KONE Na faktuře musí být jasně uvedeno, které společnosti je adresována. Adresa společnosti KONE Sídlo firmy dle nákupní objednávky/smlouvy Číslo faktury Datum vystavení faktury Typ faktury Faktura/dobropis Datum splatnosti faktury Na faktuře musí být uvedeno datum splatnosti faktury. Fakturovaná částka včetně daně Fakturovaná částka bez daně Celková částka včetně DPH Částka bez DPH ěna Je nutné jasně uvést měnu (kód). Číslo nákupní objednávky 1 Pokud faktura vychází z nákupní objednávky, je nutné uvést číslo objednávky společnosti KONE. Číslo objednávky poskytne společnost KONE. Nákladové středisko 1 Poskytne společnost KONE Reference společnosti KONE 1 Reference, jejíž uvedení si společnost KONE vyžádá, například jméno kontaktní osoby ve společnosti KONE nebo nákladové středisko. = povinné pole 1= jedno z těchto tří polí musí být ve faktuře vyplněno D. Doplňkové informace viz též následující text 1. Další dokumenty: Jakékoli další dokumenty, například obchodní korespondenci, bankovní záruky, certifikáty původu, výpisy z účtu a další podobné dokumenty je nutné posílat na e-mailovou adresu pro dotazy týkající se fakturace (viz část Další podpora a kontaktní údaje). 2. REFERENČNÍ číslo používáme k automatizaci zpracování faktur: Je důležité, abyste číslo, které vám poskytneme, na faktuře uvedli. Reference je třeba uvést přesně tak, jak se uvádí v polích Číslo nákupní objednávky a Reference zákazníka (jméno nákupčího). K číslu ani jménu nic nepřidávejte ani z něj nic neodebírejte.
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 6 3. Přílohy musí být doručeny společně s e-fakturou: Všechny přílohy musí být k elektronickým fakturám připojeny. Faktury, jejichž přílohy jsou doručeny samostatně, nelze schválit. 4. Jednotlivé a hromadné faktury: Upřednostňujeme, aby nám byly faktury zasílány jako jednotlivé faktury. Tento postup umožňuje při zpracování faktur využívat ve vyšší míře automatizaci, automatizovat procesy a též nám pomáhá vaše faktury včas uhradit. Přestože elektronická fakturace nevylučuje zasílání hromadných faktur, doporučujeme se tomu vyhnout. Hromadné faktury snižují možnosti automatického zpracování a komplikují využití procesů automatizace. Hromadné faktury také mohou vyžadovat speciální zákaznické rozvržení, což znamená vyšší náklady pro všechny zúčastněné strany. 5. Speciální požadavky na jednotlivé dodavatele: Kromě požadavků uvedených v tomto dokumentu může být v případě některých dodavatelů nutné uvést ještě další informace. Takové dodatečné požadavky jsou a budou upravovány vaší smlouvou se společností KONE. 6. Formát: Jsme schopni přijímat faktury ve všech relevantních standardizovaných formátech xml. V tomto dokumentu se předpokládá použití poslední verze formátu _XL format_. Podrobný popis formátu získáte od společnosti Basware nebo od svého poskytovatele služeb e-fakturace. 7. Přiložené obrázky faktury: Všechny přiložené obrázky faktury musí být ve formátu PDF nebo TIFF. Pokud není přiložen žádný obrázek faktury, společnost Basware vygeneruje standardizovaný obrázek faktury. Obrázek generovaný společností Basware nemusí obsahovat všechny informace, které byste chtěli sdílet se společností KONE. Proto důrazně doporučujeme zahrnout vlastní kopii obrázku ve formátu PDF/TIFF. Další podpora a kontaktní údaje Pokud máte jakékoli otázky ohledně stavu úhrady faktur, neváhejte nás kontaktovat s využitím níže uvedených údajů: KONE Otázky týkající se stavu úhrady faktur, upomínek, prohlášení Česká republika: ContactAP_CZ@kone.com Další informace najdete na našich webových stránkách zde Basware Odkazy: KONE Otázky týkající se odesílání faktur prostřednictvím poskytovatele služeb Informace o dalších možnostech elektronické fakturace Contact Form (in English) https://www.kone.com/en/supplier-e-invoicinginformation.aspx
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 7 Příloha 1 Firemní jednotka AUSTRALIA: DIČ pro účely DPH nebo jiné identifikační číslo Adresa pro e-fakturaci KEP AU (Australia) 47000142423 KEPAU201 KEP NZ (New Zealand) 26-961-408 KEPNZ202 KONE Holdings (Australia) Ltd. ACN 003 986 436 ACN003986436 AUSTRIA: KONE AG ATU 14651205 ATU14651205 BAHRAJN: KONE Bahrain SPC 99698-1 BH996981 KONE Elevators SPC 67721-1 BH677211 BELGIU: KONE Belgium S.A. BE0436407453 BE0436407453 KONE International N.V. BE0444307015 BE0444307015 CANADA: KONE Inc. CKE 103753497 103753497CKE KONE Inc. CKQ 103753497 103753497CKQ CYPRUS: KONE Elevators Cyprus Ltd. 10100106J CY10100106J CZECH REPUBLIC: KONE a.s. CZ00176842 CZ00176842 KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 CZ27111440 DENARK: KONE Elevator A/S DK62953519 DK62953519 EGYPT:
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 8 KONE LLC 67523 EG67523 ESTONIA: AS KONE EE100085310 EE100085310 FINLAND: KONE Oyj FI19274001 003719274001 KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829VA HR42098860484 003718919760 003719042921 KONE Export Oy FI27784642 003727784642 FRANCE: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 FR06592052302 GERANY: KONE ontage GmbH DE260260937 DE260260937 KONE GmbH, (Frontline) DE196233671 DE196233671 KONE Holding GmbH DE196233671 DE196233671KG KONE Escalator SSC Europe GmbH DE239780388 DE239780388 KONE Automatiktür en GmbH DE220493160 DE220493160 KONE Servicezentr ale GmbH DE227883394 DE227883394 HONG KONG KONE Elevator (HK) Limited 441616 HK441616
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 9 Ben Fung achineries and Engineering Ltd 28642 HK28642 Shan On Engineering Company Ltd 34041 HK34041 HUNGARY KONE Felvonó Kft 10851285-2-41 10851285241 IRELAND KONE Ireland Limited IE4815768T IE4815768T ITALY Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 KONE Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 KONE S.p.A IT12899760156 IT12899760156 KENYA KONE Kenya Limited A02134566P A02134566P LATVIA SIA KONE Lifti Latvija LV40003226874 LV40003226874 LITHUANIA UAB KONE LT234477811 LT234477811 LUXEBOURG KONE Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 LUICO SARL B 138491 LUB138491 ALAYSIA: KONE Elevator () Sdn. Bhd 1707311104 Y1707311104 EXICO: KONE exico S.A. de C.V. KE880401DZ8 KE880401DZ8 KONE Industrial S.A. de C.V. KIN050429782 KIN050429782 KONE Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 KONE Holland B.V. 1657902 NL1657902 KONE B.V. 1190994 NL1190994
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 10 Hissi B.V. 810356995 NL810356995 KONE Nederland Holding B.V. 810540678 NL810540678 KONE Deursystem en B.V. 008132148 NL008132148 Kone Finance Holding BV 807557316 NL807557316 NORWAY: KONE Aksjeselskap AS 918 201 548 VA NO918201548VA OAN: KONE Assarain LLC 1149803 O1149803 POLAND: KONE Sp.zo.o. PL 521-053-4532 PL5210534532 PORTUGAL: KONE Portugal - Elevadores Lda 46630 R3 PT46630R3 QATAR: KONE Elevators LLC 32647 QA32647 RUSSIA: CJSC KONE Lifts 7704186604 RO7704186604 SAUDI ARABIA: KONE Areeco Ltd 4030093714 SA4030093714 SINGAPORE: KONE Pte. Ltd. 197801381N 197801381N SLOVAKIA: KONE s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 KONE SSC s.r.o. 2021862315 SX2021862315
PRŮVODCE PRO DODAVATELE: E-FAKTURACE 11 SLOVENIA: KONE d.o.o. SI 94615225 SI94615225 SOUTH AFRICA: KONE Elevators South Africa (Pty) Ltd. 4850103047 ZA4850103047 SPAIN: KONE Elevadores S.A. A28791069 A28791069 arvi Ascensores SL B60600897 B60600897 SWEDEN: KONE Ab SE556234463901 SE556234463901 SWITZERLAND: KONE (Schweiz) AG TURKEY: CHE-114.993.455 WST CHE114993455WST Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. 8340057092 TR8340057092 UGANDA: KONE Uganda Limited 1003964115 UG1003964115 UNITED ARAB EIRATES: KONE iddle East LCC 59446 AE59446 UNITED KINGDO: KONE Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 KONE (NI) Ltd. GB 222 2269 79 GB222226979 USA: KONE Inc. 36-2357423 US362357423KO arine Elevators LLC 84-1679224 US841679224US