Produktový list služeb Proč vznikl SingleCase Při konzultaci s naším advokátem jsme zjistili, že jej trápí komplikovanost jeho IT systému, nefunkční hledání ve spisech a čas, který ztrácejí denně jeho právníci přehrabováním dokumentů. Poptal nás, abychom pro něj vytvořili aplikaci, která by se odlišovala zejména svou jednoduchostí a užitečností. Tak začíná příběh SingleCase. Od té doby jsme se potkali s desítkami právníků a poslouchali jejich potřeby a starosti. Co jsme zjistili: Téměř 60 % advokátů ve větších kancelářích se špatně orientuje v obsahu spisu. Více než 50% advokátů mívá problém dohledat poslední verzi dokumentu, a to i v případě, že na ní sami pracovali. Celých 85 % právníků tvrdí, že jim současné systémy pro správu spisů práci spíše ztěžují, než aby ji ulehčovaly. Misí SingleCase je přinést právníkům možnosti 21. století se zachováním komfortu a jednoduchosti papírového spisu. Popis služby SingleCase je první moderní dokumentové úložiště (tzv. DMS) specificky určené pro ukládání právních dokumentů, spisů a související agendy. Stará se automaticky o verzování dokumentů, jejich sdílení, umožňuje v dokumentech fulltextově vyhledávat a otevírat pro úpravy v programu Microsoft Word. Ke spisům obsahuje poštu, termíny, úkoly a poznámky, umožňuje evidenci klientů. Již brzy bude poskytovat také modul pro vykazování času, přípravy faktury a reportingu výnosů a nákladů. Úplný seznam benefitů je obsažen v sekci Výhody pro právníky. Fyzicky jsou dokumenty uloženy v zašifrované podobě na serverech našeho partnera společnosti Amazon, špičce v oblasti cloudových řešení, a střeženy na bankovní úrovni zabezpečení. Alternativně umožňujeme také zprovoznit aplikaci SingleCase nad dokumentovým úložištěm ve vaší kanceláři (viz níže technické varianty provozu SingleCase). Komu je služba určena Malým advokátním kancelářím a samostatným advokátům, kteří pro ukládání dokumentů dosud používají disk počítače, sdílený disk nebo online úložiště (Dropbox, Google Drive).
Advokátním kancelářím střední velikosti, které dosud ukládaly dokumenty s pomocí sdíleného disku, DMS nástroje nebo systému pro řízení advokátní kanceláře (AK Win, ISAK, Synopsis, Systém4U). Velkým advokátním kancelářím, které používají informační systém pro řízení advokátní kanceláře, avšak nevyhovují jim možnosti pro správu dokumentů, případně složitost systému. Firemním právním oddělením, kterým nabízíme dokumentové úložiště na míru. Pro detaily nás prosím kontaktujte na adrese info@singlecase.cz. Jak to funguje Své vlastní úložiště si můžete založit jednoduše přímo z webu www.singlecase.cz. Na otestování ho od nás vždy dostanete zdarma a bez závazku. Na výběr máte ze tří tarifů služby (viz níže) a používaný tarif můžete kdykoli změnit. Po výběru varianty a vyplnění údajů kanceláře vám bude rovnou založeno nové úložiště, do něhož můžete ihned přizvat své kolegy a založit svůj první spis. Při prvním startu vám aplikace představí své nejčastěji používané funkce pomocí jednoduchého tutorialu. Chcete-li pro založení spisu raději využít svého IT specialistu, můžete, propracovaný systém rolí počítá i s touto variantou. Do spisu si můžete své první dokumenty přetáhnout z počítače (chytnout myší a přetáhnout do aplikace můžete také e-maily nebo více dokumentů najednou), odeslat z e-mailového programu (každý spis má svou vlastní adresu pro příjem elektronické pošty), nahrát ZFO dokument po stažení z datové schránky nebo naskenované fyzické dokumenty. Od této chvíle se o sdílení, udržování aktuálních verzí a prohledávání obsahu staráme za vás. S migrací dokumentů z vašeho sdíleného disku nebo jiného úložiště vám rádi pomůžeme, neváhejte nás prosím kontaktovat na adrese info@singlecase.cz. Výhody pro právníky 1) Jednoduché nahrávání: Dokumenty přidejte do spisu prostým přetažením myší do aplikace nebo přeposláním e-mailu. Okamžitě se postaráme o sdílení se všemi právníky s přístupem do spisu. 2) Přímá integrace s Wordem: Jedním kliknutím myši dokument otevřete pro prohlížení a úpravy ve Wordu. Po uložení se dokument automaticky nahraje zpět do aplikace. 3) Automatické verzování: Kdykoli uložíte upravovaný dokument nebo nahrajete dokument v aktuální podobě, vytvoří se v aplikaci nová verze dokumentu staré jsou kdykoli zpětně dostupné. Postaráme se také o automatickou kontrolu proti simultánním úpravám a o rychlé porovnávání obsahu dokumentů. 4) Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů: Samozřejmostí je fulltextové prohledávání veškerého obsahu dokumentů, pošty, úkolů a všech jejich metadat. V tarifech Premium a Full můžete hledat i v obsahu obrázků a naskenovaných textů.
5) Časová osa pro přehled vývoje spisu: Veškeré důležité revize, e-maily od klienta, budoucí lhůty nebo třeba poznámky k vývoji případu uvidíte přehledně na časové ose spisu. 6) Správa pošty ke spisu: Do spisů SingleCase lze vkládat nejen dokumenty, ale také připojovat poštu přijatou datovými schránkami, e-mailem i fyzicky. Důležitou komunikaci ke spisu tak máte stále při ruce (i pokud přišla kolegům) a můžete na ni přímo ze systému odpovídat. 7) Hlídání termínů a úkolů: Ke spisu můžete vytvářet termíny a také úkoly konkrétním advokátům tak abyste nezmeškali žádné jednání nebo lhůtu. Termíny i úkoly hlídá SingleCase za vás a automaticky na ně upozorňuje e-mailem. Můžete si je také synchronizovat do kalendáře v Outlooku. 8) Poznámky ke spisu a dokumentům: Jste zvyklí přidávat si poznámky k dokumentům, úkolům nebo celému případu, na kterém pracujete? Mysleli jsme si to. Se SingleCase je to hračka. 9) Jednoduché vykazování s předvyplňováním času: Do budoucna bude možné se SingleCase počítat čas strávený na jednotlivých případech. Umíme napovídat a předvyplňovat výkazy za vás a zpříjemnit tak tuto málo oblíbenou činnost. 10) Fakturace pracuje s různými typy účtování, umí pracovat i se speciálními variantami (dvě hodinové sazby po dosažení paušálu/capu apod.), umožňuje úpravu výkazů (seškrtání), zahrnutí do paušálu, generuje podklady k fakturaci. Umí počítat budoucí cashflow (přehled rozpracované práce). 11) Poskytujeme pokročilý reporting výnosů a nákladů zobrazeny podle klientů (všech spisů, všech klientů, spisů daného klienta, spisů daného odpovědného advokáta). Počítáme vykázanou práci oproti vyfakturované, recovery rate reálnou hodinovou sazbu. U právníků počítáme efektivitu práce a další parametry. 12) Funguje na tabletu i na mobilu: Poskytujeme aplikaci pro mobilní telefony, která hlídá termíny, zobrazuje změny ve spisu a náhled dokumentů. Obsažena je také verze pro tablety se stejnými funkcemi jako aplikace na PC. Podporujeme ios, Android i Windows Mobile. Neplatí pro tarif Basic. 13) Flexibilní dostupnost systému: Díky cloudovému řešení jsou vám dokumenty v systému SingleCase dostupné 24 hodin denně. Běžná dostupnost systému je 99,95% času. 14) Robustní zálohování. Vaše dokumenty jsou automaticky zálohovány na více fyzicky oddělených místech současně, tak abyste o ně nikdy nepřišli. Poslední dva body platí pro online variantu. Tarify a varianty provozu Služby SingleCase si můžete objednat v rámci tří placených tarifů (do srpna 2014 pouze dvou). Spolu s výběrem jednoho z tarifů je nutné se zaregistrovat spolu s vyplněním kontaktních údajů a názvu firmy. Služby si můžete nezávazně vyzkoušet po dobu 30 dní poté vás budeme kontaktovat s požadavkem na úhradu faktury pro další pokračování služeb.
Cena nabízených tarifů je popsána zvlášť v ceníku a na webu www.singlecase.cz. Nabízenými tarify jsou Basic, Premium a Full s touto funkcionalitou: Úložiště dokumentů a související agendy klientů, spisů, pošty, termínů, úkolů a poznámek Fulltextové vyhledávání v obrázcích a skenech Basic Premium Full Mobilní aplikace Vykazování času s předvyplňováním, úprava pro fakturaci Reporting výnosů a nákladů SingleCase dodáváme ve dvou technických variantách, které se liší místem, na kterém jsou uložena veškerá data, a ze kterého systém běží. Doporučenou variantou je řešení cloudové úložiště, kdy si můžete službu založit online z webu www.singlecase.cz. Výhodami jsou vysoká dostupnost, profesionální zálohování, bezpečnost dokumentů a veškerá údržba v ceně a v naší režii. Alternativní variantou je řešení s vlastním serverem, které běží přímo z vaší kanceláře. Doporučujeme pouze pro případy, kdy jste již investovali do technického vybavení a máte k dispozici IT administrátory schopné provádět technickou podporu. Srovnání výhod a nevýhod obou variant nabízí následující tabulka: Cloudové úložiště (doporučeno) Dokumenty šifrovány při uložení i při přenosu Fyzicky střežený přístup k serverům Neomezené dokumentové úložiště * Garantovaná dostupnost 99,5 % ** Zálohování 24/7 na více fyzicky oddělených místech (minimálně 3) Automatická obnova ze záloh bez výpadku Pravidelné aktualizace (max 1x měsíčně) Pravidelné bezpečnostní audity (1x týdně) HW i SW i údržba v ceně Vlastní server Šifrování dokumentů je závislé na použitém úložišti, může být omezen přístup k aplikaci. Přístup k serveru v kompetenci IT kanceláře Úložiště omezeno kapacitou HW v kanceláři Dostupnost závislá na HW v kanceláři Zálohování není součástí, k dispozici zálohovací skripty Obnova ze záloh v kompetenci kanceláře Aktualizace maximálně dvakrát ročně Bezpečnostní audit není součástí V ceně pouze aplikace a základní údržba * Podléhá principu rozumného užívání, viz VOP ** V případě menší dostupnosti vracíme poplatek za daný měsíc
Bankovní úroveň zabezpečení SingleCase provozujeme na cloudových serverech EC2 společnosti Amazon, jejíž datová centra jsou chráněna fyzickými zabezpečovacími mechanismy včetně vojenského perimetru. Přístup k zařízením je povolen pouze autorizovaným osobám. Fyzicky jsou dokumenty uloženy v zašifrované podobě na serverech společnosti Amazon v Irsku a data Vaše i Vašich klientů nikdy neopustí země Evropského hospodářského prostoru (EEA). Citlivá data před uložením šifrujeme 256-bitovou šifrou AES, která je vysokým standardem šifrování a chrání mimo jiné také bankovní a přísně tajné dokumenty americké vlády. Přenos dat je zabezpečen 128-bitovým SSL šifrováním a certifikáty důvěryhodných certifikačních autorit. Elektronické verze dokumentů jsou neustále zálohovány na záložním serveru, na kterém jejich správa odpovídá přísným bezpečnostním normám Evropské unie. Provoz je certifikován standardem managementu bezpečnosti informací ISO 9001/27001. Pravidelný bezpečnostní audit Provádíme pravidelné penetrační testy, které odpovídají požadavkům na softwarové produkty českých bank. Veškeré změny v aplikaci a dokumentech jsou logovány, včetně pokusů o neoprávněný přístup. Technické požadavky K běhu SingleCase Vám stačí běžné PC s internetovým prohlížečem. Pro bezproblémovou funkci doporučujeme: Windows XP, Vista, 7, 8 nebo Mac OS X Prohlížeč Chrome 14 a vyšší, Firefox 5 a vyšší, Internet Explorer 9 a vyšší, Safari 5 a vyšší aktuální Java s povoleným Java pluginem v prohlížeči (pouze pro funkcionalitu automatického otevírání a ukládání dokumentů) Známé problémy Na Mac OS X nelze využít funkcionality automatického otevírání dokumentů, online úprav a ukládání s prohlížečem Chrome. Důvodem je chybějící 64-bitová verze prohlížeče a nekompatibilita s Javou. Pro OS X doporučujeme používat prohlížeč Safari, kde je aplikace plně funkční.
Jsme tu pro vás! Navštivte nás na našem webu http://www.singlecase.cz nebo se zastavte osobně, rádi vás pozveme na kávu! Kontaktní adresa: SingleCase Badeniho 290/1 160 000 Praha 6 - Hradčany Pavel Krkoška CEO, produktový vývoj, prodej pavel.krkoska@thesinglecase.cz +420 739 475 360 Martin Pejša jednatel martin.pejsa@thesinglecase.cz +420 775 011 404 Dominik Franěk vedoucí vývoje dominik.franek@thesinglecase.cz +420 776 699 476 Lucie Koutníková marketing lucie.koutnikova@thesinglecase.cz +420 604 629 857 Sídlo společnosti: Single Case, s.r.o. Národní 973/41 110 00 Praha 1 Fakturační údaje: IČ: 02894815 Zápis v OR u Městského soudu v Praze, oddíl C., vložka 225059 Nejsme plátcem DPH. Číslo účtu: 7993352001/5500