Prezentační možnosti osobního počítače MS PowerPoint XP Jan Míka Tato publikace vznikla jako účelové skriptum pro potřeby Kursu základní informační gramotnosti a neprošla žádnou redakční ani jazykovou úpravou JM Kontakt: mika@peoplesource.cz 777 116 219
Kapitola 0 Základní pojmy Horní (hlavní) panel obsahuje hlavní nabídky (úpravy prezentace, práce s ní, práce s produktem) Levý panel Nabídky zobrazení dokumentu Jako snímky Jako osnova Pracovní plocha prezentace Na této ploše vytváříte, kopírujete a jinak upravujete prezentace Pravý panel Obsahuje nabídky upravující tvář prezentace (rozložení textu, barevná schémata, animační efekty ) Dolní panel obsahuje nástroje pro práci uvnitř prezentace (práce s textovými poli, barvami, automatickými tvary) Na prvním obrázku vidíme okno aplikace Powerpoint. Okno je rozděleno na 5 základních segmentů. S těmito segmenty budeme v rámci skript nadále pracovat. Zapamatujte si, prosím, jejich názvy budeme se na ně odkazovat.
Kapitola 1 Začínáme s prezentacemi Co je to powerpoint Sada Microsoft Office XP obsahuje mimo jiné také prezentační nástroj Microsoft PowerPoint. Tento produkt je zamýšlen jako nástroj, pomocí nějž lze vytvářet jednak prezentace, jednak i další jednodušší grafické počiny vizitky, pozvánky, rozvrhy a podobně. Umístění na HDD TIP MS PowerPoint je na Vašem pevném disku standardně umístěn v adresáři C:/program files/office10. Ikona produktu (jeho ZÁSTUPCE), je pak umístěna v Nabídce start, oddělení Programy Pokud nemůžete na svém počítači tento program najít, kontaktujte, prosím svého správce software Prezentační program spouštíme dvěma základními způsoby: 1. Klikneme na ikonu zástupce v nabídce START 2. V okně SPUSTIT napíšeme příkaz powerpnt a potvrdíme klávesou Enter
Kapitola 1 Začínáme s prezentacemi Otevření prezentace Powerpoint pracuje s prezentacemi. Prezentace jsou na pevném disku, disketě, případně dalších médiích uchovávány ve formě souborů. Tyto soubory poznáme podle jejich přípony (ppt, pps), případně ikony, která jim byla přiřazena. Prezentaci otevřeme 1. příkazem Ctrl + O (control open) 2. Pomocí nabídky Soubor otevřít (F10, S, O následuje po sobě) 3. Kliknutím na soubor prezentace v souborovém manažeru (ve většině případů v Průzkumníkovi Případ 1, 2 Případ 3
Kapitola 1 Začínáme s prezentacemi Další úkony se souborem prezentace Zároveň můžeme otevírat více prezentací. Každá další otevřená prezentace se nám zobrazí jako nové okno aplikace (mezi okny aplikace se můžeme přepínat klávesami Alt + Tab). Režim otevření více prezentací je výhodný, když chceme vytvářet prezentaci na základě již existující prezentace, pouze měníme některé údaje. Např. vypracováváme pozvánky na akci, která se cyklicky opakuje, pouze personální obsazení je jiné. Ukládání prezentace Vypracovanou prezentaci, pokud o ní nechceme přijít, musíme uložit. Ukládat prezentaci můžeme na pevný disk (HDD), disketu (FDD), případně na síťový disk. Z těchto médií ji pak můžeme přenášet dále. Nejčastějšími formami přenosu je odeslání emailem, případně vypálení na CDR médium. Prezentaci uložíme následujícími způsoby 1. příkazem Ctrl + S (control save) 2. Pomocí nabídky Soubor uložit (F10, S, U následuje po sobě) 3. Pomocí nabídky Soubor uložit jako (F10, S, A následuje po sobě) Zavření aplikace Pokud je prezentace hotova a uložena, případně, pokud se chceme věnovat práci s jiným produktem a powerpoint již nepotřebujeme, můžeme prezentaci zavřít 1. Klávesovou zkratkou Alt+F4 2. Kliknutím na tlačítko X v pravém rohu lišty aplikace 3. Nabídkou Soubor, Konec (F10, S, K)
Zavření aplikace Používání nápovědy Tip Sada office obsahuje obsáhlou nápovědu. Vyvoláme ji klávesou F1. Podle autorovy přímé zkušenosti v případě technických problémů lepší spoléhat se na zkušenější kolegy, popřípadě vlastní instinkt. Nápověda by měla být poslední instancí, na kterou se obracíme :) Zobrazení prezentace Prezentace se programu PowerPoint zobrazuje ve třech základních módech. Prvním typem zobrazení je normální zobrazení (zobrazení, které automaticky naběhne po startu programu. Druhým typem zobrazení je řazení po snímcích (v tomto módi program nabízí přehled již vytvořených snímků, jakousi osnovu prezentace) Třetím typem zobrazení ja pak režim celé obrazovky (F5), který zobrazí prezentaci tak, jak ji uvidí ten, komu je určena (posluchač, kolega, zákazník)
Zobrazení prezentace Zobrazení prezentace měníme v nabídce Zobrazit na hlavním panelu Aplikace (F10 + Z) Změna měřítek pohledu Při práci s prezentací můžeme využívat různých měřítek zobrazení dokumentu. Měřítko je vyjádřeno percentuálně, kde 100% se rovná skutečné velikosti dokumentu. Tohoto nástroje využíváme tehdy, chceme li zobrazit celou prezentaci v okně, ve kterém pracujeme, nebo naopak, chceme-li se soustředit pouze na určitý detail prezentace Změna panelu nástrojů Panely nástrojů, se kterými pracujeme, lze téměř libovolně upravovat. Panely upravujeme tak, že pravým tlačítkem myši jednou klepneme do prostoru panelu. Po této akci se rozvine menu, ze kterého vybíráme (zaškrtnutím) jaké nabídky (tlačítka, akce) chceme, aby aplikace zobrazovala. Kliknutí pravého tlačítka myši
Uložení prezentace v dalších formátech Jak jsme si nastínili na začátku této kapitoly, aplikace PowerPoint ukládá data ve dvou základních formátech (a to prezentaci PPT, a PPS). Aplikace umí však pracovat i s jinými formáty Prezentaci můžeme uložit jako obrázek (tedy hotovou práci, která již nepůjde dále editovat (formáty GIF, TIFF, metasoubor WMF), osnova ve formátu RFT (rich text format), tohoto formátu využívají některé textové editory, prezentace se však neuloží celá, dojde pouze k uložení její osnovy, stránku HTML (kterou můžeme vystavit jako prezentaci na Internetu), či prezentaci ve starším formátu Powerpoint 95/97/2000. Jak prezentaci ukládat si vysvětlíme na přiloženém obrázku. Využijeme nabídky Uložit jako Pro naše účely (tedy účely toho, kdo chce v Powerpointu vytvářet zejména prezentace (jak pro přímé prohlížení, či pro tisk) je nejlepší a nejefektivnější formou výstupu formát PPS/PPT, tedy přednastavené formáty naší aplikace. Pokud pracujete zároveň na dvou nebo více počítačích, z nichž alespoň na jednom není nainstalována verze PowerPoint XP, ale verze starší, budete ukládat data ve formátu Prezentace aplikací Powerpoint 95, 97-2000. Tip Existují dva základní důvody, proč prezentaci vytváříme Předvádění na počítači (na monitoru, na plátně projektoru) Pro tisk Z tohoto důvodu volíme pro tyto dva různé případy různé rozložení textu, obrázků a dalších objektů v prezentaci. Prezenace samotná může být orientována dvěma směry (na výšku/na šířku) Formu orientace (velikost plátna apod.) volíme v nabídce Soubor vzhled stránky
Kapitola 2 Základní operace s prezentacemi Tvorba nové prezentace Novou prezentaci založíme automaticky, spustíme-li aplikace PPT. Po spuštění aplikace se objeví pracovní plocha prezentace, se kterou budeme dále pracovat. V levém panelu (při standarním nastavení aplikace) vidíme zmenšená náhled snímku (pokud je prezentace obsáhlejší, zobrazí s náhledy všech snímků) V pravém panelu se zobrazí menu rozložení objektů v prezentaci (rozložení text, rozložení obsahu) Tyto šablony slouží ke snadnější orientaci a k urychlení práce na prezentaci pro koncového uživatele. Pokud chceme vytvářet prezentaci přesně podle našich představ, které nebude omezená rozložením polí, kterí přednastaví program, volíme prázdnou prezentaci. V opačném případě zvolíme přednastavený obsah. Objekty v prezenaci Tip Aplikace PPT pracuje s textem, obrázky, zvuky, videem a dalšími jednotkami obsahu jako s objekty. Tedy jeden objekt (text, video, obrázek) bere jako zcela rovnocenný jinému objektu. Pro všechny objekty platí několik základních charakteristik: Objekty lze upravovat (zvětšovat/zmenšovat/měnit barvy) Objektům je možno přiřadit atributy (animace, objekty mohou být aktivní- při kliknutí na objekt dojde k činnosti) Objekty je možno přenášet, kopírovat, mazat Tento text se chová jako objekt Tento text se chová jako objekt Tento text se chová jako objekt
Tip Po kliknutí na textový objekt lze text opět editovat (mazat, kopírovat). Vložení textu do prezentace Text (textové pole do prezentace vložíme nabídkou Vložit - textové pole, nebo pomocí ikony textového pole, kterou najdeme na spodním panelu PPT umožňuje vložení okrasného textu. Tento okrasný text se vkládá pomocí aplikace Wordart, kterou PPT sdílí s dalšími programy sady Office XP. Wordart umožňuje vkládat text, který je rozšířen o další efekty Tip Text wordartu využíváme tehdy, je-li třeba nějakou informaci podtrhnout, zviditelnit. Pro běžné účely využíváme klasického textového pole Vložení grafiky do prezentace Do prezentace je možno vložit grafické objekty. Tyto objekty vkládáme jako soubory, nebo jako obsah schránky. 1. Soubory: do prezentace lze vložit libovolný soubor obrázku (jednak přednastavené motivy PPT (takzvané kliparty), jednak obrázky z vašeho počítače (pozadí, fotografie ) 2. Schránka: pomocí schránky (clipboard) můžeme do prezentace vložit grafiku, která byla vytvořena v jiné aplikaci (např. Malování pro Windows), nebo grafiku, která byla použita v jiné prezentaci PowerPoint (PPT), kterou máme otevřenou v jiném okně. Tip Schránku ovládáme klávesovými zkratkami Ctrl + C kopírování (textu, zvuku ) do schránky Ctrl + V vkládání ze schránky
Příklady vložení grafiky Prvním příkladem je vložení grafického objektu ze souboru. Budeme vkládat soubor klipartu. klipart Po potvrzení nabídky klipart se zobrazí nabídka klipartů, které jsou k dispozici na daném počítači. Po nalezení vhodného klipartu se tento vloží kliknutím na jeho miniaturu v pravém panelu. libovolný obrázek Libovolný obrázek vkládáme podobně jako přednastavený klipart. V nabídce Vložit (viz obrázek) vybereme Ze souboru. Objeví se vyhledávací tabulka, kterou známe např. z Průzkumníka, nebo z jiných Aplikací, ve kterých otevíráme soubory. Požadovaný obrázek nalistujeme na pevném disku počítače a výběr potvrdíme. schránka Pracujeme-li v jiné aplikaci z obrázkem, který chceme následně použít v PPT, můžeme jej přenést pomocí služby Schránka. V aplikaci, kde obrázek prohlížíme, nebo upravujeme jej 1. označíme (dáme do bloku, případně jiným způsobem) 2. Zkopírujeme do schránky (ctrl + c) 3. vložíme do PPT prezentace (ctrl + v), případně klikneme na plochu prezentace, stiskneme pravé tlačítko myši a z menu vybereme vložit
Schránka další užitečné funkce Schránku využíváme kdykoliv, požíváme li funkce vložit, kopírovat, vyjmout (ať již jde o práci s textem, či jinými objekty aplikace PPT Funkce vyjmout- tuto funkci (kterou voláme příkazem vyjmout z menu, které se zobrazí po kliknutí pravého tlačítka myši na pracovní plochu) použijeme tehdy, chceme-li přenést text (jiný objekt) v rámci prezentace. Zdrojový text bude vyjmut a přenesen na jiné místo (Označíme objekt, zvolíme vyjmout, klikneme na místo, kam chceme objekt přenést a zvolíme vložit (ctrl+v) Funkce kopírovat- použijeme tehdy, chceme-li duplikovat objekt v rámci prezentace. Postup je stejný, jako v předchozím případě, tedy označíme objekt, zvolíme kopírovat, klikneme na místo, kam chceme objekt přenést a zvolíme vložit (ctrl+v). Do cílového umístění bude vložen duplikét originálu, originál zůstává na svém místě Mazání textu a dalších objektů Objekty v PPT mažeme dvěma způsoby. Označíme objekt, který chceme smazat a použijeme Funkci vyjmout z menu, které se zobrazí po kliknutí pravého tlačítka myši na pracovní plochu)- po tomto zákroku zůstane objekt ve schránce pro další použití (ze schránky jej vyvoláme klávesami ctrl + v Tlačítkem delete - objekt je smazán natrvalo, ve schránce nezůstane kopie (zpět se můžeme vrátit pomocí ctrl + b) Využití funkcí schránky pro práci s listy Výše popsané funkce (vyjmout, kopírovat, vložit) lze použít pro práci se všemi objekty prezentace powerpoint, tedy i celými stránkami (listy). List kopírujeme tak, že v levém menu (náhledu) označíme miniaturu, klikneme pravým tlačítkem myší, vybereme kopírovat nebo vložit, Vkládáme tak (na libovolné místo prezentace), že v náhledu vybereme list, za který chceme kopírovaný list vložit, klikneme pravým tlačítkem a vybereme vložit.
Kapitola 3 Práce s textem Vložení textu Změna fontu Chceme-li v PPT psát text, musíme vložit tzv. textové pole (F10, vložit, textové pole, případně ikona na spodním panelu). Takto vložený text však můžeme dále upravovat. V textu může být použito různých písem (fontů), v rámci jednoho fontu pak různé velikosti (1234) a typy fontu (tučné, kurziva, podtržené). K operacím s fonty se dostaneme v dalším textu. V rámci textového pole můžeme změnit použité písmo. Část textu, kterou chceme změnit označíme jako blok. Písmo měníme 1. Nabídkou v horní liště 2. Nabídkou písmo v menu, které se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem na vybraný text. Tímto způsobem byly vytvořeny následující pasáže textu: 1. Times new roman 2. Arial 3. Tahoma
Změna řezu písma Tip Termín řez písma používáme pro vyjádření jednotlivých typů písma v rámci jednoho fontu (tedy kurzivy, podtrženého a tučného písma). Řezy písma se mění podobně, jako v dříve popsaném případě změn typů fontů, tedy nabídkou písmo, případně na horní liště aplikace PPT. Řezy písma lze měnit i klávesovými zkratkami: Kurziva (ctrl + i) Tučné (ctrl + b) Podtržené (ctrl + u) Efekty písma Dalšími možnostmi, které nám práce s písmem nabízí, je možnost využití efektů písem. Tedy stínování písma, použití reliéfu (tyto dva efekty používáme, chceme-li určitou informaci v textu vypíchnoutů, upozornit na ni Další možností je indexování. V textu využíváme horního a dolního indexu (Př. 1000m 2, ulhičitan vápenatý- Ca2CO3 (Ca 2 CO 3 ) Řádkování textu Textovému poli lze přiřadit (podobně jako například v MS Word) řádkování. Standardní řádkování je nastaveno na 1. Nastavení řádkování lze změnit v nabídce řádkování v menu formát na horní liště.
Vystředění textu Textové pole může být vystředěno třemi základními způsoby (doleva, doprava, na střed). Menu pro vystředění najdeme na horní liště. Druhou možností je využít příkazu zarovnat v menu formát (rovněž na horní liště. tip Klávesové zkratky Řádkování textu tip Odrážky a číslování Aplikace PPT umožňuje modifikovat řádkování textu. Přednastavenou hodnotou je řádkování 1 (tedy odsazení jednoho řádku). Úpravy řádování jsou podřízeny práci s prezentací- tedy přesným nastavením parametrů textu. Z tohoto důvodu zle měnit velikost řádkování po 0,05tinách, nikoliv pouze po ½ řádcích, kal je tomu u klasických textových procesorů (Word, Write), případně u psacích strojů Řádkování nastavíme v nabídce formát- řádkování (F10, F, D) V rámci textového pole může PPT vytvářet text, který je ohraničen odrážkami a/nebo číslováním. Využití tato funkce najde zejména při vytváření seznamů a výčtů. Funkce odrážky a číslování se volá z nabídky formát, odrážky a číslování (F10, F, S). Funkci můžeme volat také ikonou na horním panelu
Nastavení odrážek a číslování Spuštění funkce odrážky a číslování Výběr z galerie stylů číslování Práce s rámováním textu Práce s rámováním textu Textové pole, které vkládáme do dokumentu je VŽDY ORÁMOVÁNO. Někdy je rámování viditelné, ve většině případů nikoliv (rámeček je přítomen, ale mé definovanou průhlednou barvu). Textové pole, které vkládáme do dokumentu je VŽDY ORÁMOVÁNO. Někdy je rámování viditelné, ve většině případů nikoliv (rámeček je přítomen, ale mé definovanou průhlednou barvu). Atributy textového pole, které je VŽDY vymezeno a definováno svým rámečkem je možno měnit. Textové pole umístěné v dokumentu můžeme Posouvat Kopírovat Mazat Měnit jeho velikost (nemá vliv na velikost písma, pouze na formátování) Rotovat (naklápět) Měnit jeho vzhled (styly čar, které pole vymezují, barvy obvodních čas, textu, pozadí textového pole)
Změna velikosti textových rámečků Velikost testového pole můžeme upravovat dvěma způsoby. 1. Číselně pomocí nabídky formát textového pole, kterou vyvoláme kliknutím pravého tlačítka myši na rámec textového pole 2. Ručně pomocí šipky, která se zobrazí poté, co najedeme myší na kotvící body v rozích textového pole Pravé tlačítko myši Možnost a) Nastavení měníme číselně (viz šipky) Možnost b) Nastavení měníme myší (najedeme na kotvící bod, stiskneme levé tlačítko a táhneme do cílového bodu Přesuny textových polí Textové pole, které vymezuje text je možné podle potřeby přesouvat v rámci dokumentu. První možností, jak přesun provést, je využít schránky (pravé tlačítko, vyjmout, poté vložit). Druhou možností je využít myši. Najedeme na rámeček, stiskneme levé tlačítko a táhneme do cílového bodu. (podobně jako v předchozím případě, možnost b))
Práce s rámováním textu Textové rámce lze upravovat různým způsobem (viz subkapitola práce s rámováním textu). Pravé tlačítko myši Využíváme opět nabídky formát textového pole, kterou vidíme na obrázku V této nabídce můžeme měnit styly čar, jejich tloušťky, či barvy textového pole, čar apod. Pozn.- barvy pozadí textového pole a čar, které ho rámují měníme také pomocí ikon na dolní liště aplikace PPT. Barva pozadí Barva čáry
Kapitola 4 Grafika v Powerpointu Čáry a podtržení Jako doplňkové grafické efekty v aplikaci PPT slouží takzvané Automatické tvary (Dolní lišta, nabídka Automatické tvary ) Pomocí této nabídky můžeme do prezentace vkládat doprovodné grafické objekty jako čáry, šipky, geometrické tvary apod. čára základní tvar šipka hvězda popiska Příklady automatických tvarů Úprava automatických tvarů S výše popsanými grafickými objekty můžeme nakládat podobně jako s textovým polem. (Objekty můžeme rotovat, měnit atributy čar a podobně). Postupy jsou identické, jako v kapitole práce s textovými rámci.
Diagramy Do prezentace lze vkládat i organizační digramy. Organizačních diagramů je několik základních typů. Všechny tyto typy najdeme v Nabídce Vložit diagram Příklady organizačních diagramů Změna organizačních diagramů Organizační diagramy jsou (podobně jako všechny objekty v PPt značne modulární. U diagramu lze měnit rozložení, barvy, styl. Tato nastavení měníme v nabídce Diagram, která se objeví při klepnutí myší do prostoru diagramu.
Kapitola 5 Tisk a distribuce dokumentu Úprava snímků prezentace Prezentace může být distribuována v několika formátech v závislosti na formě výstupu, který chceme pro výslednou práci zvolit. Výsledkem naší práce může být prezentace určená pro datový projektor, tisk, pro promítání na 35mm diaprojektoru, můžeme rovněž vytvářet podklady pro posluchače přednášky (tyto podklady vytváříme na základě prezentace určené primárně pro datový projektor). Atributy prezentace nastavíme v nabídce Vzhled stránky v menu soubor Vytvoření podkladů pro posluchače přednášky Podklady přednášky tiskneme v případě, že chceme posluchačům předat zjednodušený nástin slideů, které na přednášce prezentujeme. V nabídce Tisk volíme vhodnou metodu distribuce slideů. Podklady pro posluchače (3 snímky na stránku)
Tisk Pokud chceme prezentaci distribuovat jako tištěný materiál, případně chceme posluchačům předat tištěné podklady k prezentaci, měli bychom se naučit několik úkonů, které s tiskem souvisejí. Poznámka Každý počítač má výstup na tiskárnu nastavený jinak. Pokud nebude fungovat tisk, kontaktujte svého správce hardware, software. Číslování stránek prezentace V případě, že chceme, aby námi distribuovaná prezentace měla číslované stránky (distribuujeme knižní publikaci, manuál, výroční zprávu), využijeme funkce číslovat stránky. Tuto funkci voláme příkazem vložit číslo snímku (F10, V, L) Náhled na prezentaci Prezentace se zobrazí na obrazovce tak, jako by se zobrazila na vytištěné stránce, pokud použijeme funkci náhled. Tuto funkci voláme z nabídky soubor, náhled (F10, S, H)