Národní památkový ústav Valdštejnské nám. č. 3 Praha 1 Malá Strana SMĚRNICE GENERÁLNÍHO ŘEDITELE Č.2/2005 O KORUNOVÉ A VALUTOVÉ POKLADNĚ VEDENÉ V ÚP NPÚ Státní příspěvková organizace Národní památkový ústav ustanovením této směrnice vymezuje pokladní službu Směrnice stanovuje podmínky bezpečnosti pokladní služby a rozsah činnosti pokladní služby ( dále jen pokladny). Pokladní službou se rozumí příjem a výdej finančních prostředků v hotovosti včetně cenin, kterou provádějí pověření pracovníci za podmínek stanovených v pracovní smlouvě a v hmotné zodpovědnosti. V rámci přijatých záloh zodpovídá za peněžní hotovost každý zaměstnanec do doby jejich následného vyúčtování. V případě dlouhodobé nepřítomnosti pokladní určí hlavní ekonom NPÚ jiného zaměstnance k vykonávání pokladní služby. Převzetí pokladny se v tomto případě musí provést po fyzické inventarizaci, včetně zůstatků finančních hotovostí korun a valut. Inventarizace musí být zaznamenána formou protokolu. Pokladní hotovost je uložena v uzamčeném trezoru, který je v samostatné místnosti chráněné mřížemi. Pracovnice zajišťující činnost pokladny je oddělena od ostatních osob, tzn. příjem a výdej hotovosti a cenin je prováděn prostřednictvím okna a přepážky s ochranným sklem zabudovaným do vstupních dveří. Klíče od místnosti má jmenovaná pokladní, náhradní klíč je zapečetěn ve zvláštním trezoru. Limit pokladní hotovosti je stanoven celkem na 300 000,- Kč, (peněžní hotovost korunová a valuty) a stravenky. Částka nad stanovený limit je pokladní povinna denně odvádět na bankovní účet. Výjimka je povolena pouze v den výplaty mezd (překročení o nevyplacené mzdy). Hlavní ekonom NPÚ odpovídá za zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí, při její úschově a přesunech jak uvnitř organizace, tak i mimo ní. Hotovost organizace, jakož i její složky musí být uchovány v bezpečném pokladním tresoru, který musí být uzamčen v době mimo pokladních hodin vždy a v průběhu pokladních hodin jen, pokud je umístěn mimo prostor pokladny nebo vzdálí-li se pokladník z prostoru pokladny. Způsob provozování pokladny: a) pokladní činnost je stanovena v pondělí, středu a pátek od 9,00 hod do 15,00 hod, b) výběry a odvody finančních prostředků nad 10 000,- Kč u příslušného bankovního ústavu (Komerční banka Praha 1) se provádí v doprovodu pracovníka bezpečnostní služby před nebo po stanovené pokladní době, c) změny doby pokladní služby povoluje a schvaluje generální ředitel NPÚ jako účetní jednotky nebo jím pověřený pracovník. 1
Fyzickou kontrolu pokladní hotovosti v pokladnách a kontrolu pokladních knih provede hlavní účetní vždy po uzavření kalendářního roku. Namátkovou kontrolu může kdykoliv nařídit generální ředitel NPÚ a hlavní ekonom NPÚ. O provedení namátkové kontroly bude vždy proveden písemný protokol podepsaný všemi účastníky a kontrolovaným zaměstnancem. Rozsah činnosti pokladny: a) pokladna provádí příjmy a výdaje finančních hotovostí, poukázek a šeků, b) finanční hotovost se vede v pokladních knihách podle jednotlivých měn, c) v pokladně se přijímají a vydávají ceniny, které se evidují podle jednotlivých druhů, d) příjmy finančních hotovostí se provádějí příjmovým účetním dokladem a výdaje finančních hotovostí se provádějí výdajovým účetním dokladem. Inventarizace je stanovena směrnicí pro provedení inventarizace. Korunová pokladna Na účtu 261 Pokladna se účtuje stav a pohyb peněz v hotovosti, šeků přijatých místo hotových peněz a poukázek k zúčtování. Stav peněz v pokladně nelze nahrazovat stvrzenkami či úpisy. Součástí pokladní hotovosti jsou nasáčkované výplaty, depozita, pokud nebyly ve výplatní den předány příjemcům. Jednotlivé účetní případy musí být doloženy pokladními doklady. V analytické evidenci se vede stav a pohyb valut, šeků a poukázek k zúčtování v cizí měně podle jednotlivých měn. Účet 262 Peníze na cestě se používá pro překlenutí časového nesouladu mezi vklady, výběry peněz, šeků a přijetím bankovních výpisů při převodech mezi jednotlivými účty vedenými bankou. Účtování peněz v hotovosti pokladna UP ' NPÚ ' MD D 1. Zachycení převodu peněžních prostředků z běžného účtu (šekem) v pokladně dle příjmového pokladního dokladu 26102001 26202001 2. Odepsání převáděné částky z běžného účtu dle bankovního výpisu 26202001 24102001 3. Inkasované tržby z prodeje za hotové 26102001 tř. 6 4. Nákup materiálu za hotové (A) 112xxxxx 26102001 5. Nákup materiálu za hotové (B) 501xxxxx 26102001 6. Výplata provozní zálohy na drobná vydání a zálohy na cestovné 335xx000 26102001 7. Vratka části zálohy na drobná vydání a zálohy na cestovné 26102001 335xx000 8. Schodek pokladní hotovosti a ztráta (předpis viníkovi) 33540000 26102001 9. Odvod pokladní hotovosti na běžný účet dle pokladního výdajového dokladu 26202001 26102001 10. připsání převedené částky na běžném účtu (dle bankovního výpisu) 24102001 26202001 2
Pokladní doklady Pokladní doklady, na jejichž podkladě se provádějí pokladní operace musí mít tyto náležitosti: název pokladního dokladu, číslo pokladního dokladu, název organizace, datum vyhotovení pokladního dokladu, jméno a adresu plátce nebo příjemce, částku platby číslicemi a slovy, účel platby, podpisy oprávněných pracovníků, podpis pokladníka, popř. i osoby účastnící se pokladní operace. Valutová pokladna Národní památkový ústav při své činnosti ve styku se zahraničím a v souvislosti s tím, mimo jiné, přijímá a vydává cizí měny v hotovosti (valuty) a proto je povinna řídit valutovou pokladnu. Při nakládání s valutami, jako účetní jednotka, musí vést jejich stav a pohyb v analytické evidenci odděleně podle jednotlivých měn. Základní ustanovení pro zjišťování kursových rozdílů jsou obsažena v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Jedná se zejména o 24 odst 6 a odst. 7. V případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu, používá organizace NPÚ aktuální kurs, tj. denní kurs platný v den uskutečnění účetního případu Kursové rozdíly se účtují podle Českého účetního standardu č. 505 na účtu 545 - Kursové ztráty nebo účtu 645 - Kursové zisky. Postup účtování 1. Výběr valut ve výši 1 000 eur v kursu banky 32,027 Kč/l euro 32 027,- 26202002 24102001 2. Příjem valut do pokladny tentýž den (kurs 32,027Kč/l euro) 32 027,- 26102002 26202002 3. Výdej zálohy zaměstnanci ve výši 500 euro v kursu 33,015Kč/l euro (denní kurs je stanoven dnem schválení zahraničního cestovního příkazu) vyhlášeným ČNB 16 507,50 33510000 26102002 4. kursový rozdíl = zisk 33,015-32,027= 0,988 x 500,- 494,- 26102002 64501000 3
5. Vyúčtování zálohy v uznané výši 450 eur (kurs je stejný jako v den schválení zahraničního cestovního příkazu) 450,- x 33,015 14 856,75 51202000 33510000 6. Vrácení nevyčerpané zálohy ve výši 50 eur do pokladny (kurs 33,015 x 50 eur) 1 650,75 26102002 3351000 Použité účty: 262 02002 - Peníze na cestě (valuty) 261 02002 - Pokladna - valuty (EUR) 261 02003 - Pokladna - valuty (USD) 261 02004 - Pokladna - valuty (GBP) 261 02005 - Pokladna - valuty (SKK) 241 02001 - Běžný účet 545 01000 - Kursové ztráty - hlavní činnost 545 91000 - Kursové ztráty - jiná činnost 335 10000 - Pohledávky za zaměstnanci - zálohy na cestovné 512 02000 - Cestovné zahraničí - hlavní činnost 512 92000 - Cestovné zahraničí - jiná činnost 645 01000 - Kursové zisky - hlavní činnost 645 91000 - Kursové zisky - jiná činnost 549 03000 - Jiné ostatní náklady - hlavní činnost (poplatek bance za směnu valut) 549 93000 - Jiné ostatní náklady - jiná činnost (poplatek bance za směnu valut) Vhledem k stanovení pokladního limitu je pokladní povinna denně odvádět na bankovní účet částku nad stanovený pokladní limit. Přednostně se vracejí do banky vrácené valuty z vyúčtovaných záloh na služební zahraniční cesty. Ke dni účetní závěrky je nutno přepočítat stav peněžních prostředků v pokladně v cizí měně podle směnného kurzu devizového trhu vyhlašovaného ČNB platného ke dni účetní závěrky (ke dni 31.12., protože se jedná o řádnou účetní závěrku a účetní období se shoduje s kalendářním rokem). Přepočtem vznikne kursový rozdíl, který představuje na jedné straně zvýšení majetku a současně ovlivňuje výnosy, anebo snížení majetku a současně zvyšuje náklady státní příspěvkové organizace Národní památkový ústav. Tato směrnice nabývá platnosti dnem 1. ledna 2005 Ing. Aleš Krejčů Zastupující generální ředitel NPÚ