MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Resortní systémy centralizovaného zadávání veřejných zakázek Uživatelská příručka www.mmr.cz
Tento materiál vznikl v rámci projektu Národní infrastruktura pro elektronické zadávání veřejných zakázek (NIPEZ), který je financován z programu IOP pod registračním číslem CZ.1.06/1.1.00/07.06384. MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR
Obsah: Úvodem 2 Resortní systémy centralizovaného zadávání veřejných zakázek 3 Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu pro místní rozvoj ČR 10 Zkušenosti se zaváděním centralizovaného zadávání na Ministerstvu vnitra ČR 13 Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu průmyslu a obchodu ČR 25 Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu obrany ČR 27 Časté chyby ve výkladu komoditní povinnosti pro centralizované zadávání 30 Vyhodnocování RS CZ včetně výpočtu úspor na základě metodiky připravené MMR ČR 32 Vhodnost zadávacích postupů, podmínek smluvního vztahu a cykly pro opakované nákupy komodit z Minimálního povinného seznamu komodit s ohledem na velikost resortu 34
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Úvodem Elektronizace zadávání veřejných zakázek, především pak zvýšení jejich efektivity a transparentnosti, je jedním z hlavních úkolů vlády Petra Nečase. Nedílnou součástí změny dosavadního systému je i zavedení resortních systémů centralizovaného zadávání veřejných zakázek. Jedním z opatření, jak dosáhnout splnění těchto úkolů, je využívání centralizovaného zadávání veřejných zakázek. Společně s projektem NIPEZ (Národní infrastruktura pro elektronické zadávání veřejných zakázek) s sebou přinese nejen zprůhlednění systému, ale i významné pozitivum v podobě značných úspor. Brožura, kterou držíte ve svých rukách, navazuje na jarní brožuru o projektu NIPEZ a přináší podrobné informace o Resortních systémech centralizovaného zadávání, jakožto důležité součásti elektronizace zadávání veřejných zakázek. Nabízí shrnutí zákonných povinností a aktuální informace platné k 30. červnu 2012. Dále zprostředkovává také zkušenosti vybraných ústředních orgánů státní správy, které institut centrálního zadávání postupně zavádějí do praxe a své poznatky a zkušenosti prezentovaly dne 27. června 2012 na Ministerstvu pro místní rozvoj ČR v rámci workshopu o Resortních systémech centralizovaného zadávání. Bližší informace o projektu NIPEZ, jehož zadávací modul NEN (Národní elektronický nástroj) bude pro centralizované zadávání veřejných zakázek vhodným nástrojem, a o Resortních systémech centralizovaného zadávání, včetně aktualit jsou uvedeny na Portále o veřejných zakázkách a koncesích na adrese www.portal-vz.cz, který připravil a spravuje Odbor veřejného investování Ministerstva pro místní rozvoj ČR, a kde naleznete komplexní a přehledné informace týkající se zadávání veřejných zakázek. 2
Resortní systémy centralizovaného zadávání veřejných zakázek Centralizace zadávacích řízení je, mimo jiné, jedním z významných kroků na cestě k efektivnímu a transparentnímu zadávání veřejných zakázek (dále jen VZ). Je úzce spjata s elektronizací zadávacích postupů, díky níž bude moci centrální zadavatel efektivně a transparentně realizovat zadávací řízení pro pověřující zadavatele. Resortní systémy centralizovaného zadávání veřejných zakázek (dále jen RS CZ) jsou soustavou zadávacích postupů a pravidel nákupu komodit v rámci jednoho resortu. Vymezeny jsou zejména subjektem plnícím funkci centrálního zadavatele, výčtem pověřujících zadavatelů a výčtem komodit zadávaných centralizovaně v rámci resortního systému. Důvody pro zavedení centralizovaného zadávání Cílem RS CZ je, aby zadavatelé spadající do jednotlivých resortů ústředních orgánů státní správy (dále jen ÚOSS) mohli nakupovat komodity, tj. dodávky, služby a případně i vybrané stavební práce od nebo prostřednictvím centrálního zadavatele (tj. centrálního nákupního subjektu). Hromadnými objednávkami dojde k finančním i personálním úsporám a ke zpřehlednění nákupů u jednotlivých komodit. Centralizované zadávání tak umožňuje efektivně snižovat finanční, personální a časové náklady na obstarávání zboží, služeb a stavebních prací při zachování kvality dodaných komodit. Zároveň standardizuje kvalitu plnění předmětu veřejné zakázky napříč celým resortem. Opodstatněnost zavedení tohoto systému lze již dnes vidět v evropské praxi. Jako příklad je možno uvést Německo, Rakousko a Itálii. V případě Německa je zadávání veřejných zakázek delegováno na čtyři centrální subjekty (např. Spolkové finanční ředitelství Jihozápad či Úřad pro centrální zadávání spolkového ministerstva vnitra). V Rakousku byla k tomuto účelu vládou zřízena nezisková organizace Federal Procurement Agency. Podobné řešení zvolila také Itálie, která tyto kompetence delegovala na společnost CONSIP, jejímž 100% vlastníkem je italské ministerstvo financí. Jmenované země se shodují nejen na zvýšení efektivity a transparentnosti při zadávání veřejných zakázek, ale také mohou deklarovat úspory, které jim tento systém přinesl. V Itálii tak úspory díky agregaci poptávek dosahují 15 20 % při objemu hodnot uzavřených rámcových smluv v průměru 800 milionů eur ročně. Také Rakousko v roce 2009 uvádí celkový objem centrálně zadaných zakázek 869 milionů eur a roční úspory 18 %. 3
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Varianty zvažované vládou ČR Aby změna systému zadávání veřejných zakázek nebyla jen kosmetickým a líbivým gestem bez reálného základu, bylo třeba tyto procesy změnit už v základní myšlence. Po náročné a pečlivé přípravě tak byly RS CZ veřejných zakázek implementovány i do české praxe. K tomu, aby nový systém optimálně fungoval, musel být rozpracován do všech návazností na další procesy ve veřejné správě a vytvořen s ohledem na plynulé a bezproblémové začlenění do jejích stávajících struktur. V souvislosti s využitím institutu centrálního zadavatele byly vládou ČR zvažovány dvě varianty centralizovaného zadávání. První varianta vycházela z myšlenky národního systému centralizovaného zadávání, kdy by byl ustanoven jediný národní centrální zadavatel, který by převzal povinnosti se zadáváním VZ na nákup určených komodit pro ÚOSS a jejich podřízené organizace (případně i další zadavatele) na místo jednotlivých zadavatelů. Národní centrální zadavatel by vznikl buď vytvořením zcela nového subjektu a začleněním do struktury veřejné správy, nebo přidělením této role již existujícímu subjektu. Veřejné zakázky na komodity, které by nespadaly do pravomocí národního centrálního zadavatele, by nadále zůstaly v pravomocích jednotlivých zadavatelů. Druhou zvažovanou variantou bylo zavedení centralizovaného zadávání na resortní úrovni. Zadávání VZ je v tomto modelu delegováno na jednotlivé resorty ÚOSS (či ve druhé fázi na resorty orgánů územních samospráv), ve kterých jsou centralizovaně nakupovány určené komodity. Ustanovení resortního systému se tak týká pouze zadavatelů složených z řídicího subjektu a minimálně dvou jemu podřízených organizací. Právě tato druhá varianta dostala na základě doporučení Ministerstva pro místní rozvoj ČR (dále jen MMR ČR) 20. července 2011 zelenou, když vláda ČR schválila usnesení vlády ČR ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání (dále jen usnesení vládyč. 563/2011). Kdo je povinen centralizovaně zadávat Povinnost využívat RS CZ vyplývá z usnesení vlády č. 563/2011. Vláda ČR uložila povinnost zavést RS CZ všem ústředním orgánům státní správy, které mají alespoň dvě podřízené organizace, které jsou veřejnými zadavateli dle ustanovení 2 odst. 2 písmena a), b) a d) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Vláda dále stanovila tzv. Minimální povinný seznam komodit, které musí být prostřednictvím centralizovaného zadávání VZ povinně nakupovány. Do tohoto seznamu spadá elektrická energie, plynná paliva, telekomunikační služby, kancelářská technika a zařízení, počítače a stroje na zpracování dat, osobní vozidla, bezpečnostní služby, nábytek a kancelářské potřeby. 4
Do 30. dubna 2012 tak měli dle usnesení vlády č. 563/2011 výše uvedení zadavatelé povinnost zavést RS CZ v souladu s Minimálními požadavky na vytvoření a provoz RS CZ veřejných zakázek, které tvoří přílohu usnesení vlády (dále jen Minimální požadavky). Od 1. července 2012 pak musejí tito zadavatelé postupovat při zahájení zadávacího řízení na nákup komodit uvedených v resortním seznamu komodit s využitím institutu centrálního zadavatele v rámci RS CZ. Fungování RS CZ Při centralizovaném zadávání na resortní úrovni je zadávání VZ delegováno na jednotlivé resorty ÚOSS (či ve druhé fázi na resorty orgánů územních samospráv), ve kterých budou centralizovaně nakupovány určené komodity, tj. není ustanoven žádný národní centrální zadavatel. Základní pravidla pro vytvoření a fungování resortních systémů upravují vládou schválené Minimální požadavky. Každý resort si v souladu s nimi vytvoří vlastní pravidla nejlépe odpovídající jeho specifikům a potřebám. Funkci správce centralizovaného zadávání vykonává MMR ČR. Odpovídá tak zejména za následující činnosti: >>> přípravu Minimálního povinného seznamu komodit, >>> přípravu a správu Seznamu ústředních orgánů státní správy a jim podřízených organizací, >>> přípravu a správu Seznamu resortních systémů centralizovaného zadávání, >>> zpracování zprávy o hodnocení RS CZ a její předložení vládě ČR po skončení každého kalendářního roku, >>> provádění kontroly souladu resortních pravidel s Minimálními požadavky (v případě nesouladu o této skutečnosti správce RS CZ bezodkladně informuje řídicí subjekt a vyzývá ho k odstranění nesouladu), >>> zpracování stanoviska k žádosti o výjimku z povinnosti účasti subjektu v RS CZ. V rámci metodické podpory RS CZ pak MMR ČR odpovídá za: >>> vydávání a správu metodických pokynů k centralizovanému zadávání VZ, >>> přípravu a správu vzorových smluv používaných při centralizovaném zadávání VZ, >>> přípravu a správu vzorových zadávacích podmínek pro centralizovaně zadávané komodity uvedené v Minimálním povinném seznamu komodit, >>> správu Číselníku NIPEZ ve vztahu k centralizovaně nakupovaným komoditám, >>> zajištění vzdělávání zadavatelů zapojených do centralizovaného zadávání VZ formou školení a seminářů. 5
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Fungování vazeb resortních systémů lze nejlépe demonstrovat na následující grafice. Centrální zadavatel je v tomto případě subjekt, který v souladu s ustanovením 3 odstavce 1 zákona o veřejných zakázkách provádí centralizované zadávání VZ. Pověřujícím zadavatelem jsou subjekty, které jsou zahrnuty do příslušného resortního systému centralizovaného zadávání VZ. Správce centralizovaného zadávání Metodické řízení Centralizovaného zadávání v resortu 1 Centralizovaného zadávání v resortu 2 Centrální zadavatel Řídící subjekt Centrální zadavatel Řídicí Řídící subjekt Centrál. zadávání Centrál. zadávání Pověřující zadavatelé Podřízené organizace Pověřující zadavatelé Podřízené organizace Samotný postup zavádění RS CZ doporučuje MMR ČR rozdělit do následujících tří fází. Fáze úvodní analýzy ÚOSS, která zahrnuje: >>> analýzu organizační struktury resortu (rozbor používaných nástrojů a organizačních postupů řízení jednotlivých právních forem v resortu MMR ČR při zadávání VZ), >>> základní rozbor nakupovaných komodit (rámcové vyčíslení objemu nákupu u jednotlivých komodit a vyčíslení potenciálu úspor), >>> audit informační podpory zadávání VZ v resortu, vymezení funkcionalit nutných pro efektivní fungování RS CZ, >>> analýzu současného organizačního zajištění procesu zadávání veřejných zakázek v resortu, >>> analýzu postavení VZ financovaných z prostředků EU v systému nákupu v resortu. 6
Fáze návrhu koncepčního modelu RS CZ pro resort příslušného ÚOSS zahrnující zpracování povinné dokumentace dle UV č. 563/2011, a to zejména: >>> resortní pravidla centralizovaného zadávání pravomoci a odpovědnosti, procesní a organizační pravidla, pravidla pro sběr požadavků na nákup komodit apod., >>> postupy zadávání VZ v RS CZ, >>> zpracování příp. úpravu vnitřních předpisů a metodických dokumentů v souvislosti s fungováním RS CZ, >>> zpracování návrhu resortního seznamu komodit (tj. zda bude provedena centralizace zadávání nad rámec výše uvedených komodit), >>> návrh informační podpory RS CZ, >>> zpracování technicko-ekonomického posouzení zavedení RS CZ v resortu (úspory vs. náklady), >>> zpracování detailního implementačního plánu zavedení RS CZ. Třetí fází je pak samotný provoz RS CZ, který zahrnuje především: >>> ustanovení pracovních týmů pro standardizaci komodit, které jsou předmětem centralizovaného zadávání v rámci RS CZ, a průběžnou standardizaci komodit, >>> zajištění pravidelného sběru požadavků od pověřujících zadavatelů, >>> přípravu případných žádostí o výjimku pro podřízené organizace či komoditní kategorie, příprava vzorů zadávacích podmínek a jejich připomínkování a obdobně také vzorů smluv o centralizovaném zadávání, rámcových a prováděcích smluv, >>> zajištění školení pracovníků podílejících se na fungování RS CZ, >>> následné rutinní zadávání jednotlivých centralizovaných VZ v rámci RS. Povinnosti ÚOSS V rámci svých resortů zodpovídají ústřední orgány především za: >>> provádění komoditní analýzy v resortu za účelem nastavení parametrů RS CZ a identifikaci komodit vhodných pro nákup v rámci RS CZ nad rámec komodit z Minimálního povinného seznamu, >>> přípravu resortních pravidel centralizovaného zadávání, >>> ustanovení RS CZ rozhodnutím svého vedoucího pracovníka, >>> přípravu a správu resortních vzorů smluv používaných při centralizovaném zadávání a resortních vzorů zadávacích podmínek pro centralizovaně zadávané komodity, >>> vytváření a správu resortního seznamu nakupovaných položek, >>> zajištění, aby centrální zadavatel a pověřující zadavatelé v resortu postupovali v souladu s resortními pravidly, 7
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR >>> zajištění, aby centrální zadavatel definoval předmět centralizovaně zadávaných veřejných zakázek s využitím Číselníku NIPEZ. V souvislosti s provozem RS CZ musejí ÚOSS také: >>> informovat správce o ustanovení RS CZ a předání resortních pravidel, >>> předat resortní pravidla v úplném znění do 30 dnů po každé jejich aktualizaci správci, >>> připravit a spravovat seznam osob, které budou ve věcech centralizovaného zadávání VZ zajišťovat komunikaci mezi řídicím subjektem a správcem, >>> předat seznam podřízených organizací správci a bezodkladně jej informovat o změně tohoto seznamu, >>> předávat vyhodnocení fungování resortního systému centralizovaného zadávání správci a poskytnout mu součinnost vyhodnocování resortních systémů centralizovaného zadávání, >>> evidovat a předávat správci základní informace o resortním systému nejpozději do 28. 2. kalendářního roku, jenž navazuje na vyhodnocovaný kalendářní rok. Resorty mohou podávat správci návrhy ke změnám Minimálních požadavků či Minimálního povinného seznamu komodit. Smlouvy Podmínkou ke vzniku oprávnění veřejného zadavatele k centralizovanému zadávání je uzavření smlouvy o centralizovaném zadávání. Teprve uzavřením smlouvy vzniká centrálnímu zadavateli ve vztahu k dotčeným zadavatelům oprávnění centralizované zadávání provádět. Mezi centrálním a pověřujícími zadavateli může být uzavřeno více smluv o centralizovaném zadávání, a to například dle druhů komodit, které jsou předmětem centralizovaného zadávání. Základní vzory smluv pro celý životní cyklus centralizovaně zadávané veřejné zakázky: >>> smlouva o centralizovaném zadávání, >>> smlouvy rámcové, >>> smlouvy prováděcí. Pro centralizované zadávání jsou připraveny následující vzory smluv, které MMR ČR zveřejnilo na portále o veřejných zakázkách a koncesích: >>> Smlouva o centralizovaném zadávání, >>> Rámcové smlouvy, 8
>>> Rámcová smlouva o dodávkách, >>> Rámcová smlouva o poskytování služeb, >>> Prováděcí smlouvy uzavírané na základě rámcových smluv, >>> Prováděcí smlouva o dílo na stavební práce. Úloha NEN Vhodným nástrojem pro centralizované zadávání VZ bude Národní elektronický nástroj (dále jen NEN), jenž bude uveden do provozu během prvního čtvrtletí 2013. Jedná se o ideální platformu představující informační podporu pro ustanovené systémy centralizovaného zadávání VZ, která obsahuje klíčové funkce pro fungování systému centralizovaného zadávání VZ. Především se jedná o vytvoření nástrojů pro správu registrů a profilů souvisejících s centralizovaným zadáváním a vytvoření procesní podpory a evidence při zadávání VZ na základě centralizovaně zadaných rámcových smluv či vystavovaných objednávek a výzev k plnění na základě centralizovaně uzavřených jednorázových smluv. Dále pak jde o vytvoření uživatelských přehledů a pohledů pro zajištění informování pověřujících zadavatelů o stavu jednotlivých centralizovaně zadávaných VZ a s nimi souvisejících smluv a sdílení dokumentů (smluv, metodik atd.) souvisejících s centralizovaným zadáváním mezi centrálním zadavatelem a pověřujícími zadavateli. NEN bude umožňovat evidenci výše uvedených smluv a dalších dokumentů, a to v jejich vzájemném vztahu. Toto je nezbytné pro vyhodnocování příslušného systému centralizovaného zadávání a hlídání limitů rámcových smluv, aby nedošlo k jejich překročení apod. Související právní a další předpisy >>> Usnesení vlády ČR ze dne 20. července 2011 č. 563 k RS CZ veřejných zakázek ÚOSS, které obsahuje analýzu možností závazku vlády a podřízených organizací realizovat centralizované zadávání na vybrané komodity výrobků a služeb a minimální požadavky na vytvoření a provoz RS CZ veřejných zakázek. >>> Usnesení vlády ze dne 14. prosince 2011 č. 930 o Minimálním povinném seznamu komodit povinně nakupovaných s využitím institutu centrálního zadavatele v rámci RS CZ veřejných zakázek v souladu s Minimálními požadavky. Obě výše uvedená usnesení vlády ČR byla zpracována na základě opatření 2.2 Strategie vlády v boji proti korupci na období let 2011 a 2012 (Protikorupční strategie), která byla schválena usnesením vlády ČR ze dne 5. ledna 2011 č. 1 o Strategii vlády v boji proti korupci na období let 2011 a 2012 (UV č. 1/2011). 9
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu pro místní rozvoj ČR Ing. Jan Novotný, Odbor veřejného investování MMR ČR Resortní systém centralizovaného zadávání veřejných zakázek byl na MMR ČR ustanoven Rozhodnutím ministra č. 79/2012 s účinností od 20. června 2012. Model a pravidla centralizovaného zadávání VZ na MMR ČR byly zpracovány a schváleny na základě analýzy nakupovaných komodit a analýzy procesního a organizačního zajištění. Vzhledem k tomu, že MMR ČR patří mezi menší resorty, byl určen pouze jeden centrální zadavatel. Tím se stal Odbor hospodářských služeb (dále jen OHS). Do okruhu pověřujících zadavatelů byly zařazeny: >>> Centrum pro regionální rozvoj ČR, >>> Česká centrála cestovního ruchu Czechtourism, >>> Ústav územního rozvoje, >>> PRIVUM. Resortní seznam komodit byl nad rámec minimálního povinného seznamu komodit rozšířen také o úklidové a čisticí služby, a to s povinností nákupu od 1. 7. 2014. Pro zajištění hladkého průběhu a potřebné návaznosti byl specifikován plán centralizovaného zadávání na MMR ČR, tj. postup při analyzování potřeb pověřujících zadavatelů na nákup určených komodit. Pro zadávání byla zvolena mandátní forma ( 3 odst. 1 písm. b) ZVZ), tj. zadávání na účet pověřujících zadavatelů. Mezi centrálním a pověřujícími zadavateli může být uzavřeno více smluv o centralizovaném zadávání, a to například dle druhů komodit, které jsou předmětem centralizovaného zadávání. Na MMR bylo rozhodnuto, že pro všechny komodity bude vytvořena jedna smlouva. Během července 2012 proběhne připomínkové řízení Smlouvy o centralizovaném zadávání mezi centrálním zadavatelem a pověřujícími zadavateli. V nebližší době budou na MMR ustanoveny dvě pracovní skupiny, které se budou centralizací VZ intenzivně zabývat. Jedna, tzv. řídicí skupina, bude na úrovni náměstka ministra a ředitelů odborů, kteří budou mít rozhodovací pravomoci, druhá, tzv. pracovní skupina, se bude pravidelně zabývat aktuálním stavem a plněním opatření. 10
Dojde také k vytvoření standardizačních týmů, které budou mít na starosti tvorbu standardů pro jednotlivé komodity, a je potřeba zajistit především následující: >>> sjednocení názvosloví, >>> definování vlastností (parametrů) pro popis předmětu VZ, >>> vymezení typových dodávek/služeb/stavebních prací napříč celým resortem, >>> účast na vytvoření podkladů pro sběr požadavků atd. Nezbytnou součástí bude také vytvoření plánu VZ, dle kterého bude centrální zadavatel schopen uzavírat nové smlouvy tak, aby plynule navazovaly na smlouvy předcházející. Stav plnění povinností souvisejících s implementací RS CZ na MMR ČR k 25. červenci 2012 V rámci plnění povinností vyplývajících z usnesení vlády ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek bylo přijato rozhodnutí ministra č. 79/2012 o ustanovení RS CZ a zadávání veřejných zakázek v RS CZ a byl na MMR ČR ustanoven RS CZ, byla schválena Pravidla a Resortní seznam komodit. Dále byla zpracována žádost o výjimku pro dvě podřízené organizace MMR ČR (Horská služba ČR, o.p.s. a Státní fond rozvoje bydlení) a to na všechny komodity, které budou povinně nakupovány s využitím institutu centrálního zadavatele v rámci RS CZ veřejných zakázek MMR ČR s platností od 1. 7. 2012 na dobu neurčitou. Dne 11. července 2012 byla výjimka projednána vládou. O ustanovení RS CZ na MMR ČR byly také informovány podřízené organizace MMR ČR. Zároveň jim byla uložena povinnost poskytnout centrálnímu zadavateli (OHS), resp. správci resortního systému centralizovaného zadávání MMR ČR (Odboru veřejného investování) součinnost, především pak podpis smluv o centralizovaném zadávání. Podřízené organizace jsou povinny aktualizovat vnitřní předpisy tak, aby byly v souladu s postupy stanovenými tímto rozhodnutím. Po schválení změn vnitřních předpisů mají povinnost informovat o provedených změnách správce RS CZ, tj. MMR ČR. Dopady přijetí rozhodnutí ministra č. 79/2012 Aktuálně bude formou připomínkování a následného schválení řešena implementace změn plynoucích z rozhodnutí ministra č. 79/2012 do interních předpisů MMR ČR, zřizovacích listin a interních předpisů podřízených organizací. 11
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR V řádu týdnů bude pozornost věnována způsobu uveřejnění předpisů upravujících RS CZ na MMR ČR. Potřeba je vytvořit a pravidelně aktualizovat podrobný plán veřejných zakázek, který bude u každé komodity z Resortního seznamu komodit stanovovat předběžný časový harmonogram sběru požadavků, zadávacího řízení a průběhu plnění předmětu veřejné zakázky. Klíčovým důvodem pro tvorbu a aktualizaci plánu je schopnost centrálního zadavatele uzavírat nové smlouvy tak, aby plynule navazovaly na smlouvy předcházející, a zajistit, aby nebyl protizákonně dělen předmět veřejné zakázky. Dále je potřeba vytvořit a zveřejnit vzory resortních smluv a zadávacích podmínek. V řádu měsíců je potřeba také zajistit následující kroky: >>> Vytvořit a aktualizovat resortní seznam nakupovaných položek (zodpovědnost za resortní seznamy nese OHS), tj. je třeba vytvořit strukturu resortního seznamu nakupovaných položek a rozhodnout o způsobu vedení a sdílení seznamu (např. využití stávajících elektronických nástrojů umožňujících sdílení informací či využití tabulky v MS Excel, která bude na žádost předkládána). >>> Vytvořit a uveřejnit Metodiku vyčíslování úspor stanovenou správcem RS CZ pro úklidové služby. Vzhledem k tomu, že v Resortním seznamu komodit jsou nad rámec Minimálního povinného seznamu komodit zařazeny úklidové a čisticí služby, musí být vytvořena metodika, podle které bude schopen centrální zadavatel vypočítat úspory u úklidových a čisticích služeb v souladu s čl. IX odst. 3 Pravidel. >>> Provést analýzu komodit nakupovaných zadavateli, vč. výpočtu úspor. Centrální zadavatel v souladu s čl. IX Pravidel vždy po skončení účetního období provede analýzu nakupovaných komodit a do 15. února zašle výstupy správci RS CZ. Provedení analýzy je klíčové především pro rozhodnutí o případné aktualizaci Resortního seznamu komodit a pro výpočet úspor daných centralizovaným zadáváním komodit. >>> Vyhodnocovat fungování RS CZ. Každý řídicí subjekt je v souladu s Minimálními požadavky povinen nejpozději do 28. 2. kalendářního roku, jenž navazuje na vyhodnocovaný kalendářní rok, zpracovat vyhodnocení fungování RS CZ. 12
Zkušenosti se zaváděním centralizovaného zadávání na Ministerstvu vnitra ČR Ing. Šárka Nováková, Odbor veřejných zakázek a centrálních nákupů MV ČR Ministerstvo vnitra ČR (dále jen MV ČR) patří mezi resorty, které mají s centralizací zadávání veřejných zakázek již bohaté zkušenosti. Systém centralizovaného zadávání veřejných zakázek aplikuje již pět let. Centrální nákupy v letech 2008 2011 Centrální nákupy jsou na MV ČR realizovány již od roku 2008. Tehdy došlo k rozhodnutí zavedení RS CZ s tím, že nákupy budou realizovány formou rámcových smluv s více dodavateli. Vedle samotné organizační složky státu MV ČR byly do systému centralizovaného zadávání zapojeny všechny složky včetně policejních krajů, hasičských sborů, škol a archivů. Zavádění RS CZ v letech 2008 2011 probíhalo v následujících fázích: >>> Pilotní fáze centrálního nákupu I. (1. 10. 2008 31. 12. 2009) Zavedené komodity: xerografický papír, výpočetní technika, kancelářský nábytek sedací a lehací, pneumatiky pro osobní vozidla, pohonné hmoty do vlastních úložišť. >>> Pilotní fáze centrálního nákupu II. (1. 1. 2009 31. 12. 2009) Ke stávajícím komoditám byly přidány tyto další komodity: zátěžové pneumatiky pro užitková vozidla, obálky a poštovní tašky, tiskárny a multifunkční tiskárny včetně spotřebního materiálu, spotřební materiál pro stávající tiskárny, záznamová a paměťová média. >>> Komodity pro centrální nákupy v roce 2010 Ke stávajícím komoditám byly přidány tyto další komodity: pronájem kopírovacích strojů, kovový nábytek, zákonné pojištění vozidel a havarijní pojištění vozidel, elektrická energie. >>> Komodity pro centrální nákupy v roce 2011 Ke stávajícím komoditám byl přidán plyn. 13
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Úspory v resortu MV ČR z centrálního nákupu: >>> Za období pilotního projektu, tedy od 1. 10. 2008 do 31. 12. 2009. bylo dosaženo úspory oproti ceně obvyklé na trhu ve výši 162 907 657 Kč, tj. cca 29,32 %. >>> Za období od 1. 1. 2010 do 31. 12. 2010 bylo dosaženo úspory oproti ceně obvyklé na trhu ve výši 88 108 590 Kč, tj. cca 16,21 %. >>> V roce 2011 byly zrealizovány centrální nákupy v hodnotě 374 972 876 Kč. >>> Nákup elektrické energie pro rok 2012 dosáhl částky ve výši 218 792 765 Kč za 124 897 MWh. >>> Nákup plynu pro 4Q 2011 a rok 2012 dosáhl částky ve výši 287 992 541 Kč za 347 001 MWh. >>> Uzavřené smlouvy na pojištění vozidel (4 720 vozidel/rok) resortu MV ČR pro rok 2011 a 2012 dosáhly částky 30 469 800 Kč. Četnost nákupů z rámcových smluv & úspory v roce 2011 Podíl komodit na jednotlivých nákupech (celkem 977 nákupů) 1,23% 3,17% 6,35% 6,35% 3,28% 0,61% 25,90% 6,76% 7,06% 14,53% 15,86% 15,86% 15,25% PHM (253) Výpočetní technika (155) Papír a poštovní obálky (149) Originální spotřební materiál (142) Nábytek (69) Záznamová a paměťová média (66) Pneumatiky (66) Alternativní spotřební materiál (32) Tiskárny (31) Kopírovací stroje (12) Multifunkční tiskárny (6) 14
Úspora oproti ceně obvyklé na trhu a podíl jednotlivých komodit na celkové úspoře (celková úspora 77 427 816 Kč) 2 643 190 Kč 3,41% 561 317 Kč 0,72% 584 518 Kč 0,75% 430 620 Kč 0,56% 1 363 566 Kč 1,76% 355 385 Kč 0,46% 22 573 899 Kč 29,15% 7 222 585 Kč 9,33% 9 609 177 Kč 12,41% 18 896 816 Kč 24,41% 13 186 745 Kč 17,03% Papír a poštovní obálky PHM Originální spotřební materiál Záznamová a paměťová média Kopírovací stroje Tiskárny Nábytek Výpočetní technika Pneumatiky Alternativní spotřební materiál Multifunkční tiskárny Množstevní čerpání bylo hlídáno prostřednictvím interního informačního systému tak, aby rámcové smlouvy nebyly přečerpány. K množstevnímu přečerpání došlo pouze u výpočetní techniky, kde však díky nižším cenám, než byly předpokládány, mohlo být nakoupeno více položek. Položka Pronájem kopírovacích strojů obsahuje nuly, neboť pronájem byl dojednán na několik let a do informačního systému nebyl zanesen jako ukončený. 15
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Množstevní čerpání za rok 2011 Druh majetku předpokládaný objem (MJ*) skutečný nákup (MJ*) % čerpání (MJ*) Xerografický papír, obálky a poštovní tašky 13 135 772 4 733 228 36,03 Výpočetní technika 5 655 7 152 126,47 Pneumatiky 28 649 10 939 38,18 Nábytek 18 063 12 263 67,89 Pohonné hmoty 9 550 000 5 473 676 57,32 Originální spotřební materiál pro tiskárny a kopírky 84 003 39 436 46,95 Alternativní spotř. materiál pro tiskárny a kopírky 45 644 5 335 11,69 Tiskárny 2 020 599 29,65 Multifunkční tiskárny 143 48 33,57 Záznamová a paměťová média 565 877 528 771 93,44 Kopírovací stroje 178 83 46,63 Pronájem kopírovacích strojů 74 0 0,00 Centrální nákup 2011 MJ celkem 23 436 078 10 811 530 46,13 *) pozn.: měrnou jednotkou je vždy kus, kromě PHM (litr) a xerografického papíru (balík à 500 listů) UV č. 563/2011, UV č. 930/2011 a připravovaná resortní pravidla Dle tzv. Minimálních požadavků UV byly stanoveny jednotlivé kroky k naplnění UV: >>> Provedení základní analýzy komodit pro centralizované zadávání a vytvoření nového, na základě analýzy doplněného, resortního seznamu komodit, včetně určení centrálního zadavatele (centrálních zadavatelů) pro dané komodity v resortu MV ČR doplnění stávajícího seznamu. >>> Postupné provádění standardizace všech komodit stávajících i nových. Standardizaci provádějí standardizační týmy složené ze zástupců celého resortu, kteří sdělují připomínky k návrhu technických podmínek. >>> Příprava veškerých vnitřních předpisů a metodických dokumentů jednotných pro celý resort MV ČR, včetně nařízení MV ČR o resortních pravidlech centralizovaného zadávání. >>> Příprava harmonogramu nákupu komodit a jejich zadávání. >>> Příprava případné žádosti o výjimku (žádné žádosti nebyly zatím obdrženy). >>> Zajištění školení pracovníků resortu MV ČR (prostřednictvím instrukčních metodických shromáždění), kde se veřejní zadavatelé seznámí s podmínkami a resortními pravidly). >>> Zahájení procesu centralizovaného zadávání prostřednictvím elektronického nástroje tak, aby rámcové smlouvy mohly být uzavřeny centrálním zadavatelem v prosinci roku 2012. 16
Cílem je uzavřít v prosinci 2012 rámcové smlouvy i pro rok 2013 tak, aby plynule navázaly na ty stávající, které končí v prosinci 2012. Seznam komodit, které budou od 1. července 2012 povinně centrálně nakupovány (dle Číselníku NIPEZ): >>> 09310000-5 Elektrická energie >>> 09120000-6 Plynná paliva >>> 64200000-8 Telekomunikační služby >>> 03 Kancelářská technika a zařízení >>> 06 Počítače a stroje na zpracování dat Seznam komodit, které budou od 1. července 2013 povinně centrálně nakupovány (dle Číselníku NIPEZ): >>> 09310000-5 Elektrická energie >>> 09120000-6 Plynná paliva >>> 64200000-8 Telekomunikační služby >>> 03 Kancelářská technika a zařízení >>> 06 Počítače a stroje na zpracování dat >>> 34110000-1 Osobní vozidla, specializovaná vozidla >>> 79710000-4 Bezpečnostní služby >>> 15 Nábytek >>> 11 Kancelářské potřeby V rámci nařízení MV ČR o resortních pravidlech centralizovaného zadávání a centrálního nákupu byla stanovena jednotná pravidla pro všechny centrální zadavatele. Postup jejich vypracování probíhal v několika fázích: >>> vymezení pojmů (došlo ke změně pojmů oproti dosavadním dle Minimálních požadavků), >>> vymezení pravomocí a odpovědností řídícího orgánu, >>> stanovení povinností zástupce centrálního zadavatele, >>> stanovení povinností pověřujícího zadavatele, >>> stanovení časového rozpětí průběhu centralizovaného zadávání, tj. plán realizace aktivit tak, aby došlo k plynulé návaznosti smluv, >>> vytvoření příloh k resortním pravidlům vzory zadávacích podmínek, smlouvy a o centralizovaném zadávání, vzory rámcových smluv atd. 17
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Centrální nákupy v roce 2012 a 2013 V roce 2012 byly vypsány následující veřejné zakázky 1 : Název veřejné zakázky č.j., zpracovatel OCN / č.j. dle profilu zadavatele, zpracovatel OP a OVZ Hodnota dle předsběru bez DPH (v mil. Kč) Zveřejněno v IS VZ Evid. číslo v IS VZ Rámcová smlouva na dodávky xerografického papíru, obálek a poštovních tašek pro rok 2012 MV-65769-1/VZ2011, Vašíček / MV-67598/VZ-2011, Christová 12. 9. 2011 60065188 Rámcová smlouva na dodávky pneumatik pro rok 2012 MV-65769-1/VZ2011, Mencl / MV-67606/VZ-2011, MV-1274976/VZ-2011, Ulrich 12. 9. 2011 60065190 Rámcová smlouva na dodávky výpočetní techniky pro rok 2012 MV-65769-7/VZ2011, Daňko / MV-79436/VZ-2011, Prošek 7. 10. 2011 60066055 Rámcová smlouva na dodávky kancelářského, sedacího, lehacího a kovového nábytku pro rok 2012 MV-65769-1/VZ2011, Vašíček / MV-67603/VZ-2011, Kašparová 19. 9. 2011 60065451 Rámcová smlouva na dodávky multifunkčních tiskových zařízení (kopírovací stroje a multifunkční tiskárny) pro rok 2012 MV-65796-6/VZ2011, Daňko / MV-75669/P-2011, Herainová 30. 9. 2011 60065816 Rámcová smlouva na dodávky záznamových a paměťových médií pro rok 2012 MV-65769-3/VZ2011, Daňko / MV-75669/P-2011, Prošek 14. 10. 2011 60066375 Rámcová smlouva na dodávky multifunkčních tiskových zařízení (kopírovací stroje a multifunkční tiskárny) pro rok 2012 MV-65796-6/VZ2011, Daňko / MV-75669/P-2011, Prošek 9. 9. 2011 60065116 Rámcová smlouva na dodávky pohonných hmot do vlastních úložišť pro rok 2012 MV-65769-5/VZ2011, Daňko / MV-78583/P-2011, Krča 20. 9. 2011 60065510 Rámcová smlouva na pronájem multifunkčních tiskových zařízení (kopírovací stroje a multifunkční tiskárny) pro rok 2012 MV-65769-2/VZ2011, Vašíček / MV-71842/VZ-2011, Krča 16. 9. 2011 60065336 Rámcová smlouva na dodávky originálních a dodávky alternativních spotřebních materiálů pro stávající tiskárny a kopírovací stroje pro rok 2012 MV-65769-4/VZ2011, Vašíček / MV-78569-1/VZ-2011, Ulrich 32,- 25,- 77,- 38,- 14,4,- 9,5,- 245,- 10,1,- 16,- 53,- 27. 9. 2011 60065764 1 Přehledové tabulky informující o stavu veřejných zakázek jsou zveřejňovány i na portále MV ČR Lhůta pro podání nabídek od uchazečů do 19. 10. 2011 11.30 19. 10. 2011 11.30 16. 11. 2011 10.00 8. 11. 2011 11.30 7. 11. 2011 11.30 21. 11. 2011 11.00 1. 11. 2011 11.00 3. 11. 2011 11.30 26. 10. 2011 11.30 3. 11. 2011 11.30 Aukce, otevírání obálek dne hodin 26. 10. 2011 9.00 24. 10. 2011 9.00 22. 11. 2011 11.00 10. 11. 2011 9.00 9. 11. 2011 9.00 23. 11. 2011 9.00 3. 11. 2011 9.00 8. 11. 2011 9.00 1. 11. 2011 9.00 7. 11. 2011 9.00 Podpis RS Datum odeslání RS - VZ 16. 3. 2012 22. 3. 2012 17. 4. 2012 19. 4. 2012 13. 2. 2012 15. 2. 2012 26. 1. 2012 31. 1. 2012 28. 3. 2012 29. 3. 2012 26. 1. 2012 31. 1. 2012 24. 1. 2012 25. 1. 2012 26. 3. 2012 29. 3. 2012 10. 4. 2012 17. 4. 2012 9. 3. 2012 26. 1. 2012 14. 3. 2012 26. 1. 2012 18
Důvody pro zvolení zadávání dle 92 odst. 2 písm. a) zákona: >>> konkrétně vymezené podmínky v rámcových smlouvách, >>> nepodávání nabídek uchazeči, >>> možnost plnit větší objem z rámcové smlouvy jediným dodavatelem s tím, že vybraný dodavatel bude mít objem a nabídkové ceny potvrzené výrobcem po celou dobu trvání rámcové smlouvy, >>> nový způsob byl uveden i v návrzích zadávacích dokumentací ke všem veřejným zakázkám (kromě výpočetní techniky, kde byl způsob zadání změněn vzhledem k upřesnění podmínek), které byly zadavatelům zaslány k připomínkám; připomínky zadavatelů ke způsobu zadání byly centrálním zadavatelem vypořádány a s odůvodněním uveřejněny na portálu centrálních nákupů. Úspory z aukcí v roce 2012 Pro rok 2012 vyhlásil centrální zadavatel celkem 10 veřejných zakázek s cílem uzavřít 11 rámcových smluv. U 9 veřejných zakázek bylo hodnocení nabídek provedeno za pomocí aukce s tímto výsledkem: Nabídky před aukcí (Kč s DPH) Po aukci (Kč s DPH) Úspora Pronájem multifunkčních strojů od 12 630 240,- do 18 492 768,- od 7 138 800,- do 11 333 016,- 44 % Dodávky kancelářského, sedacího, lehacího a kovového nábytku od 45 119 327,- do 51 090 005,- od 38 158 726,- do 44 912 419,- 15,5 % Dodávky xerografického papíru a obálek od 34 744 885,- do 44 360 688,- od 31 025 715,- do 41 790 034,- 10,5 % Dodávky pneumatik od 33 412 352,- do 56 199 931,- od 32 657 306,- do 32 966 627,- 2,3 % Dodávky PHM od 278 559 067,- do 286 281 758,- od 275 906 597,- do 286 281 758,- 1 % Dodávky paměťových médií od 9 701 757,- do 10 460 649,- od 9 040 973,- do 10 460 649,- 7 % Dodávky výpočetní techniky od 117 386 264,- do 121 096 728,- od 117 386 264,- do 120 682 524,- 0 % Dodávky tiskáren od 6 010 344,- do 11 571 732,- od 4 574 664,- do 5 208 480,- 24 % 19
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR U jednotlivých rámcových smluv je uvedena finanční úspora pouze u uchazeče, který se umístil jako 1. v pořadí. Pokud by se provedlo porovnání nabídek mezi nejvyšší cenou před aukcí a nejnižší cenou po aukci, úspory by byly ještě vyšší. Rovněž je nutné zohlednit předpoklad, že uchazeči již do nabídek před aukcí nabízejí ceny, které jsou nižší než běžné na trhu. Porovnání cen z rámcových smluv r. 2011 a ceny r. 2012 po aukci Majetková komodita Úspora proti cenám RS 2011 v % Nábytek 8,12 Papír + obálky 15,06 Pohonné hmoty* 30,42 Výpočetní technika** 0,68 Záznamová a paměťová média 29,04 Spotřební materiál -1,7 v tom: originální *** 0,6 alternativní -7,05 *) úspora na marži, vlastní nákupní cena se odvíjí od stanoveného vzorce pro výpočet ceny **) porovnány ceny základních sestav VT nutno vzít v úvahu, že základní sestavy pro rok 2012 jsou požadovány s výrazně vyššími technickými parametry ***) pro porovnání byly vybrány položky, které v roce 2011 byly nejvíce nakupovány; zatímco u originálního spotřebního materiálu byla z aukce dosažena úspora, u alternativního spotřebního materiálu potom došlo k úspoře na některých položkách, u některých dalších položek je nákupní cena vyšší Veřejné zakázky v roce 2013 Časový harmonogram >>> V termínu do 15. ledna předkládá řídicí orgán ministru vnitra ke schválení nové komodity pro zařazení do systému centralizovaného zadávání, případně navrhuje ministru vnitra komodity pro vyřazení ze systému centralizovaného zadávání nebo změnu centrálního zadavatele (centrálních zadavatelů). >>> V termínu do 28. února zástupce centrálního zadavatele vymezí se zástupci pověřujících zadavatelů konkrétní parametry jednotlivých komodit a zveřejní v monitorovacím a kontrolním systému (MKS) pověřujícím zadavatelům seznam jednotlivých položek komodit schválených pro centrální nákup v následujícím roce. >>> V termínu do 28. března vyplní pověřující zadavatelé v MKS své požadavky pro nákup komodit schválených pro centrální nákup v následujícím roce. 20
>>> V termínu do 20. dubna rozešle zástupce centrálního zadavatele pověřujícím zadavatelům k připomínkám návrh zadávací dokumentace. >>> V termínu do 5. května doručí pověřující zadavatelé zástupci centrálního zadavatele připomínky k návrhu zadávací dokumentace. >>> V termínu do 15. května zástupce centrálního zadavatele vypořádá doručené připomínky a návrh zadávací dokumentace se smlouvou o centralizovaném zadávání odešle pověřujícím zadavatelům k podpisu. >>> V termínu do 30. května doručí pověřující zadavatelé podepsanou smlouvu o centralizovaném zadávání zástupci centrálního zadavatele. >>> V termínu do 1. června vyhlásí zástupce centrálního zadavatele veřejnou zakázku ve Věstníku veřejných zakázek. >>> V termínu do 15. prosince uzavře zástupce centrálního zadavatele rámcovou smlouvu s rámcovým dodavatelem či rámcovými dodavateli a kopii podepsané rámcové smlouvy zašle do 5 pracovních dnů od jejího uzavření pověřujícím zadavatelům. Stávající komodity: >>> xerografický papír, obálky a poštovní tašky, >>> výpočetní technika, >>> pneumatiky, >>> nábytek, 21
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR >>> pohonné hmoty, >>> originální spotřební materiál pro tiskárny a kopírky a alternativní spotřební materiál pro tiskárny a kopírky, >>> tiskárny a multifunkční tisková zařízení (multifunkční tiskárny a kopírky), >>> záznamová a paměťová média, >>> pronájem multifunkčních tiskových zařízení, >>> zákonné a havarijní pojištění vozidel, >>> elektrická energie a plyn. Elektrická energie a plyn byly zobchodovány na burze, přičemž bylo dosaženo úspory 40 mil. Kč oproti roku 2012. Energie a plyn obchoduje MV ČR vždy na burze, neboť v případě zmapovaných potřeb se tento systém ukázal jako nejrychlejší způsob nákupu, který splňuje podmínky dle zákona, transparentnost i rovné zacházení. Zadávání veřejných zakázek pro rok 2013/2014 (2016) Praxe ukázala, že rámcové smlouvy nejsou vhodné pro všechny nákupy, neboť někdy je velmi obtížné dopředu definovat potřeby. U dobře standardizovatelných komodit bude vyzkoušen dynamický nákupní systém (např. u záznamových a paměťových médií). Tímto systémem se MV ČR inspirovalo na Masarykově univerzitě, kde je dynamický nákupní systém využíván od roku 2010. Pro ostatní nákupy budou využity rámcové smlouvy. Na základě přání zadavatelů budou na výpočetní techniku využity minitendry. Obecný postup při zadávání VZ na základě RS >>> Platí pravidlo písemně vyzvat k předložení návrhu na uzavření smlouvy vždy toho dodavatele, který se při uzavírání rámcové smlouvy umístil jako první v pořadí (oslovit externího dodavatele není možné). >>> Dodavatel se musí vyjádřit, zda předloží návrh na uzavření kupní smlouvy či nikoliv, do 3 pracovních dnů. >>> Povolení nákupu mimo rámcovou smlouvu je možné za využití formuláře Požadavek na schválení nákupu nestandardního majetku s odůvodněním, že všichni dodavatelé odmítli předložit návrh na uzavření smlouvy. >>> Při výrazné změně ceny nakupované komodity na trhu (nižší cena) oznámí toto řídicímu orgánu, který navrhne příslušný postup. 22
Zadávání veřejných zakázek (RS / DNS) centrálního nákupu pro rok 2013 2014 (2016) Název veřejné zakázky č.j., zpracovatel OCN Předpokládaná hodnota bez DPH dle předsběru /rok Časové období (pro rok) Zbůsob zadávání (zák. o VZ) Rozdělení na části Odůvodnění Rámcová smlouva na dodávky xerografického papíru, obálek a poštovních tašek pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Vašíček 30 mil. 2013 14 RS se 4 dod. 92 odst. 2a) 92 odst. 3 1. část 2. část bez EA Dle počtu položek Rámcová smlouva na dodávky pneumatik pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Mencl 22 mil. 2013 14 RS se 4 dod. 92 odst. 2a) Ne Konkrétně vymezené množství a jednoduchost Rámcová smlouva na dodávky výpočetní techniky pro rok 2013 MV- /VZ2012, Daňko 77 mil. 2013 RS se 4 dod. 92 odst. 3 Ne Dynamický, technický vývoj, kurz, cena zařízení Rámcová smlouva na dodávky kancelářského, sedacího, lehacího a kovového nábytku pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Vašíček 40 mil. 2013 14 92 odst. 2a) Ano kov. Položky budou rozděleny dle množství vahou Rámcová smlouva na dodávky multifunkčních tiskových zařízení (kopírovací stroje a multifunkční tiskárny pro rok 2013 MV- /VZ2012, Daňko 14 mil. 2013 RS se 4 dod. 92 odst. 3 Ne Dynamický, technický vývoj, kurz, cena zařízení Dynamický nákupní systém na dodávky záznamových paměťových médií pro rok 2013 2016 MV- /VZ2012, Daňko 9,5 mil. 2013 16 93 Ne Dobře standardizované položky Rámcová smlouva na dodávky pohonných hmot do vlastních úložišť pro rok 2013 MV- /VZ2012, Mencl 245 mil. 2013 RS se 4 dod. 92 odst. 2a) Ne Konkrétně vymezené množství a jednoduchost Rámcová smlouva na dodávky tiskáren pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Daňko 10 mil. 2013 RS se 4 dod. 92 odst. 3 Ne Dynamický, technický vývoj, kurz, cena zařízení Rámcová smlouva na pronájem multifunkčních tiskových zařízení (kopírovací stroje a multifunkční tiskárny) pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Vašíček Dynamický nákupní systém na dodávky originálních a dodávky alternativních spotřebních materiálů pro stávající tiskárny a kopírovací stroje pro rok 2013 2016 MV- /VZ2012, Vašíček 110 tis. 2013 14 92 odst. 2a) Ne 67 mil. 2013 16 93 Ano Konkrétně vymezené množství a jednoduchost Dobře standardizované položky Rámcová smlouva na zákonné a havarijní pojištění vozidel pro rok 2013 2014 MV- /VZ2012, Mencl 17 mil. 2013 14 RS s 1 dod. 92 odst. 1 1. část 2. část Na základě zkušeností z řízení z roku 2010 Poznámka: komodity z Číselníku NIPEZ budou zadány samostatně po schválení referátníku ministrem vnitra. 23
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Postup při zadávání VZ na základě RS-obecně >>> Platí pravidlo písemně vyzvat k předložení návrhu na uzavření smlouvy vždy toho dodavatele, který se při uzavírání rámcové smlouvy umístil jako první v pořadí (oslovit externího dodavatele není možné). >>> Dodavatel se musí vyjádřit, zda předloží návrh na uzavření kupní smlouvy či nikoliv, do 3 pracovních dnů. >>> Povolení nákupu mimo rámcovou smlouvu je možné za využití formuláře Požadavek na schválení nákupu nestandardního majetku s odůvodněním, že všichni dodavatelé odmítli předložit návrh na uzavření smlouvy. >>> Při výrazné změně ceny nakupované komodity na trhu (nižší cena) oznámí toto řídicímu orgánu, který navrhne příslušný postup. 24
Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu průmyslu a obchodu ČR Ing. Jaroslav Píša, CSc., Právní odbor MPO ČR Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR (dále jen MPO ČR) nemělo doposud s využíváním centralizovaného zadávání veřejných zakázek žádné zkušenosti. Resortní systém centralizovaného zadávání byl na MPO zaveden v průběhu června 2012 v rámci plnění povinností vyplývajících z usnesení vlády ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek. Na rozdíl od MMR ČR a dalších ministerstev, která zadávají velký objem veřejných zakázek, je MPO ČR spíše malým resortem. Liší se tím, že má velkou spotřebu státních i evropských finančních prostředků, zakázek však zadává MPO ČR relativně velmi málo. Zakázky byly na MPO ČR doposud zadávány cca z 20 30 míst, přičemž právní odbor pomáhal především s formou, pozornost byla vždy věnována spíše obsahu veřejných zakázek. Resortní systém centralizovaného zadávání byl na MPO ČR ustanoven ministrem, v opatření č. 9/2012 jsou definovány uloženy úkoly, které je v rámci zavedení RS CZ potřeba provést. Vzhledem k tomu, že na MPO ČR nebyly s RS CZ žádné předchozí zkušenosti, byly při zavádění využívány informační materiály k RS CZ zveřejněné na webových stránkách MMR ČR. Bezprostředně po té, co vyšlo usnesení vlády ze dne 20. července 2011 č. 563 k resortním systémům centralizovaného zadávání veřejných zakázek nařizující zavedení RS CZ, byla na MPO ČR k RS CZ zřízena pracovní skupina. Následně byla provedena analýza za účelem zjištění potřeb jednotlivých podřízených organizací pod MPO ČR spadá šest bývalých rozpočtových organizací, tedy organizačních složek státu, čtyři příspěvkové organizace a jedna obecně prospěšná společnost. Byly zřízeny dva zadávající útvary: Hospodářská správa a Útvar informatiky, přičemž oba dva útvary spadají pod náměstka ministra, který vzniklý resortní systém centralizovaného zadávání zastřešuje. Byla také vytvořena metodika a pravidla dle doporučení a ve struktuře doporučené MMR ČR. Na rozdíl od MMR ČR však prozatím MPO ČR seznam komodit, které musejí být povinně nakupovány prostřednictvím centrálního zadavatele, nerozšířilo. 25
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Největší obtíže při zavádění RS CZ na MPO ČR byly shledány při stanovování pravidel u komodity Telekomunikační služby, kde nebylo zcela jasné, zda některé z podkomodit budou zadávány na národní úrovni, nebo zda je zadávání veřejných zakázek v oblasti telekomunikačních služeb v kompetenci každého resortu. Po poradě s Ministerstvem vnitra ČR bylo rozhodnuto, že kompetence je plně v kompetenci resortů a telekomunikační nebude centrálně nakupovat. Otázky také přineslo odlišné rozdělení telekomunikační služby na MPO ČR než je v číselníku NIPEZ. MPO ČR tedy ustanovilo jednoho centrálního zadavatele, který bude využívat dvě místa, odkud se bude centrálně zadávat 5 povinných komodit. Centrální zadavatel musí s pověřujícími zadavateli uzavřít smlouvy o centrálním zadávání. Ke konci června 2012 proběhl proces finalizace a uzavírání smluv mezi podřízenými organizacemi a centrálními zadavateli tak, aby bylo možné resortní systém centralizovaného zadávání využívat od 1. července 2012. 26
Zkušenosti se zaváděním RS CZ na Ministerstvu obrany ČR Ing. Jiří Klícha, Odbor správy majetku a akviziční politiky SSM MO ČR Ministerstvo obrany ČR (dále jen MO ČR) patří mezi velké resorty. Centralizované zadávání, i když ne přímo ve smyslu usnesení vlády, používá již dlouhodobě. MO ČR má více než 250 vojenských útvarů a zařízení a právě díky své organizační struktuře řeší podstatnou část svých požadavků formou zadávání přes nadřízené orgány. Využívá akvizičních plánů, na jejichž základě je pořizován majetek pro podřízené útvary. V současné době jsou nákupy majetku, služeb a stavebních prací řešeny přes osm centrálních akvizičních pracovišť, které vyřizují požadavky ostatních útvarů. Jsou to: >>> sekce vyzbrojování MO ČR, >>> úřad služeb, >>> úřad akvizic nemovité infrastruktury, >>> vojenské zpravodajství, >>> 3 VUSS, >>> úkolové uskupení působící v zahraničí. Stávající proces plánování je velmi zdlouhavý, proto na MO ČR probíhá restrukturalizace centrálního zadávání veřejných zakázek. Od 1. 1. 2013 by tak měl být systém plánování a finančního krytí značně zjednodušen. V rámci tohoto zjednodušení dojde k snížení počtu centrálních akvizičních pracovišť na dvě nosná. Těmi budou Centrální nákupní úřad a Národní úřad vyzbrojování. Tato nosná akviziční pracoviště budou zahrnuta do systému centralizovaného zadávání veřejných zakázek rezortu MO ČR, přičemž Centrální nákupní úřad bude zajišťovat nákup povinných komodit a Národní úřad vyzbrojování bude zajišťovat nákup speciální vojenské techniky. 27
MINISTERSTVO PRO MÍSTNÍ ROZVOJ ČR Usnesení vlády nařizující povinnost zavést RS CZ pro MO ČR mimo jiné znamená, že do již zavedeného systému centrálního zadávání přibude 11 organizací, které jsou zřízeny MO ČR: >>> Vojenský lesní úřad, >>> Vojenský vlečkový úřad, >>> Armádní Servisní, p.o., >>> Vojenská lázeňská a rekreační zařízení Praha, p.o., >>> Ústřední vojenská nemocnice Praha Vojenská fakultní nemocnice Praha, p.o., >>> Vojenská nemocnice Olomouc, p.o., >>> Vojenská nemocnice Brno, p.o., >>> Ústav leteckého zdravotnictví Praha, p.o., >>> Vědecké a servisní pracoviště tělesné výchovy a sportu CASRI, p.o., >>> Handball club DUKLA Praha, p.o., >>> Volejbalový klub DUKLA Liberec, p.o. Armádní Servisní, p.o. (dále jen AS) a Ústřední vojenská nemocnice Praha Vojenská fakultní nemocnice Praha, p.o. (dále jen ÚVN) byly od 1. července 2012 vedle původních centrálních akvizičních pracovišť MO ČR určeny jako centrální zadavatel pro tyto organizace. AS bude zajišťovat nákup plynu a elektřiny a ÚVN bude zajišťovat ostatní povinné komodity. Postupně probíhá vzájemné prolínání systémů tak, aby v rámci MO ČR v budoucnu fungoval pouze jeden centrální zadavatel. Vzhledem k tomu, že systém centrálního zadávání je na MO ČR již několik let zaveden, není zatím úspory vzniklé v souvislosti s povinnostmi stanovenými usnesením vlády č. 563/2011 s čím porovnávat. Aktuálně je řešen nákup léků pro zdravotnická zařízení a posádky, který chce MO ČR centralizovat přes ÚVN. Největší otázky v rámci centralizovaného zadávání veřejných zakázek spatřuje MO ČR v udělování výjimek. Do výjimek ze zapojení se do centralizovaného zadávání zahrne především následující: >>> Tři státní podniky založené MO ČR, u nichž část komodit nesplňuje definici sdružení finančních prostředků pro centrální nákup: VOP CZ, s.p., LOM Praha, s.p., Vojenské lesy a statky ČR, s.p. 28