Název dokumentu: Číslo: 5-RP04-03 Spisový skrtční řád Revize: 4 Strn: 1 z 22 Typ dokumentu: Orgnizční optření 1. Ustnovení tohoto dokumentu jsou závzná pro všechny změstnnce (resp. úseky), které přijímjí, vyřizují, odesíljí ukládjí písemností v působnosti školy. 2. nbývá pltnosti dnem podpisu účinnosti dnem 1.9.2012. 3. Součástí Spisového skrtčního řádu je, který obshuje seznm typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznčenými spisovými znky, skrtčními znky skrtčními lhůtmi. 4. Z dodrţování zásd této směrnice odpovídjí vedoucí změstnnci školy. 5. Z zprcování prvidelnou ktulizci Spisového skrtčního plánu zodpovídá sistentk ředitelky školy. 6. Řízením spisové sluţby v působnosti školy je pověřen sistentk ředitelky školy. 7. Kontrolou plnění ustnovení této směrnice je pověřen sistentk ředitelky školy. 8. Přílohy: - Příloh č. 1 - Příloh č. 2 Skrtční návrh - Příloh č. 3 Spisový pořdč - Příloh č. 4 Záznm o ústním jednání - Příloh č. 5 Podcího deníku - SEVT 01 170 7 9. Související dokumenty: - 5-RP04-01 Řízení dokumentů - 5-RP04-02 Řízení záznmů - 5-RP04-04 Korespondence spisové znčky - 5-PP01-12 Oběh účetních dokumentů ZPRACOVAL: PODPIS: SCHVÁLIL: PODPIS: VYDAL: DATUM: Dn. Mrázková PedDr. Soň Vlušková ESOZ Asistentk ředitele Ředitelk školy DATUM: DATUM: ORIGINÁL ULOŢEN: 24.08.2012 28.08.2012 Sekretriát ředitelky 01.09.2012 KONTROLOVAL: PODPIS: UVOLNIL DO SYSTÉMU: PODPIS: ZRUŠENO DNE: ---------------- Vlstimil Kocourek Předstvitel mngementu pro kvlitu DATUM: DATUM: NAHRAZENO: -------------- 30.08.2012 Upozornění: Tento výtisk podléhá změnovému řízení je určen výhrdně pro interní potřebu orgnizce. Dokument je duševním vlstnictvím orgnizce. Jeho rozmnožování předávání jiným orgnizcím není dovoleno bez souhlsu ředitelky školy.
Spisový skrtční řád STRANA: 2 z 22 I. ÚČEL A CÍL 1. Střední odborná škol energetická stvební, Obchodní kdemie Střední zdrvotnická škol, Chomutov, příspěvková orgnizce (dále jen škol ) touto směrnicí vymezuje zákldní postup změstnnců, při zjišťování odborné správy písemností vzešlých z činnosti školy v rámci smosttné působnosti činností vyplývjících z projektových ktivit školy, které jsou hrzeny jk z prostředků EU, tk z prostředků rozpočtu České republiky. 2. Stnovuje legisltivní optření, prvidl vnitřní úkony školy, z účelem efektivního nkládání s dokumenty školy, jejich příjem, evidenci, oběh, vyřizování odesílání, ukládání vyřzování. 3. Spisový skrtční řád vychází ze zákon č. zákon č. 499/2004 Sb. o rchivnictví spisové sluţbě o změně některých zákonů, jk vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem 296/2007 Sb., zákonem č. 300/2008 zákonem č. 190/2009 Sb., návzných vyhláškách č. 191/2009 192/2009 o podrobnostech výkonu spisové sluţby.499/2004 Sb., o rchivnictví spisové sluţbě, v pltném znění (dále jen zákon ) dále ze zákon o účetnictví č. 563/91 Sb., jeho pozdějších novel směrnice MŠ ČSR ze dne 13. červn 1986 č.j. 18200/86-49, která byl vydán jko skrtční řád pro školy školská zřízení, je v souldu s pltným ustnovením pro dministrci projektů Administrtivní příručk pro příjemce grntu (dále jen příručk ). 1. Zkrtky: Ř ředitelk Sek sekretriát II. ZKRATKY A POJMY ZŘŠ zástupce ředitelky školy (zástupce sttutárního orgánu) ZŘTV zástupce ředitelky pro odborné vyučování ZŘPV zástupce ředitelky pro prktické vyučování VUOV vedoucí učitel odborného výcviku Ek ekonomicko-správní úsek TS provozně-technický úsek OV odborný výcvik, prktické vyučování TV teoretické vyučování DM - domov mládeţe ŠJ školní jídeln VP výchovný pordce KP kriérový pordce MP metodický pordce
Spisový skrtční řád STRANA: 3 z 22 2. Pojmy: ) Dokument - je kţdá písemná, obrzová, zvuková, elektronická informce, ť jiţ v podobě nlogové či digitální, která byl vytvořen původcem nebo byl původci doručen. b) Spis - je písemný dokument nebo souhrn dokumentů vzniklých úředním jednáním v jedné věci. c) Původce - je kţdý, z jehoţ činnosti dokument vznikl. d) Spisová sluţb - je zjištění odborné správy dokumentů došlých vzešlých z činnosti původce, popřípdě z činnosti jeho právních předchůdců, zhrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání vyřzování ve skrtčním řízení, to včetně kontroly těchto činností. e) Archivní sluţb - nvzuje n spisovou sluţbu ve chvíli vyřzování dokumentů, kdy určuje, které písemnosti mjí trvlou dokumentární historickou hodnotu budou tudíţ předány do příslušného rchivu jko rchiválie (Archivní knih (SEVT 02 498 0 Archivní knih ) f) Spisový řád - dokument pro vedení spisové sluţby ve škole. g) Archivní řád - dokument o zjištění rchivní sluţby ve škole. h) Archiválie - písemné, obrzové, zvukové jiné záznmy, které vzešly z činnosti školy vzhledem ke svému dokumentčnímu význmu mjí trvlou hodnotu. i) Podteln - prcoviště určené pro zbezpečování spisové sluţby. j) Spisovn - místo, slouţící k úschově všech vyřízených dokumentů školy n dobu stnovenou skrtčními lhůtmi. k) Výprvn - prcoviště, které je zároveň podtelnou. Slouţí k vyprvování odeslné pošty v orgnizci předání pošty poštovní přeprvě. l) Archiv - místo k uchovávání dokumentů trvlé hodnoty. m) Skrtční řád - interní předpis školy uprvující postup při vyřizování dokumentů. Skrtcí dokumentů se rozumí posuzování plánovitý prvidelný výběr dokumentů, které nejsou ndále pro činnost společnosti potřebné. n) Skrtční znky - vyjdřují hodnotu dokumentů dále to, jk se s dokumenty nloţí po uplynutí skrtčních lhůt. - Skrtční znk A (rchiv) - oznčuje dokumenty trvlé dokumentární hodnoty, které se po uplynutí skrtční lhůty nvrhnou k odevzdání do příslušného rchivu. - Skrtční znk S (skrt) - oznčuje dokumenty, které nemjí dokumentární (historickou) hodnotu nvrhnou se po uplynutí skrtční lhůty ke skrtci. - Skrtční znk V (výběr) - oznčuje dokumenty, jejichţ dokumentární hodnotu nelze v okmţiku vzniku určit, znmená, ţe dokumenty budou po uplynutí skrtčních lhůt znovu posouzeny pk teprve oznčeny skrtčním znkem A nebo S.
Spisový skrtční řád STRANA: 4 z 22 o) Skrtční lhůt - je udán počtem roků, po které jsou dokumenty uloţeny ve škole zčíná běţet dnem vyřízení dokumentu, resp. dnem 1. ledn roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl nebo byl vyřízen. p) - seznm všech druhů dokumentů s uvedením jejich skrtčních znků lhůt. q) Podcí rzítko - je rzítko potvrzující příjem dokumentu ve škole (mjící všechny předepsné náleţitosti viz níţe). r) Podcí deník - je knih z předem svázných očíslovných tiskopisů, oznčená názvem původce, pro něhoţ je veden, rokem, v němţ je uţíván počtem listů. Můţe být veden i v digitální podobě, s moţností tisku pro trvlé uloţení. Do podcího deníku se o evidovném dokumentu zznmenávjí údje uvedené níţe. (SEVT-01 1707 Podcí deník příloh č. 5). III. Spisová sluţb Povinnost školy vykonávt spisovou sluţbu vyplývá z 63 odst. písm. ) zákon. Spisová sluţb se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou z pouţití výpočetní techniky. IV. Příjem dokumentů 1. Všechny doručené dokumenty přijímá sekretriát školy (sistentk ředitelky školy), který se povţuje z podtelnu ve smyslu souvisejících právních předpisů. Úseky školy, které přijly písemnosti přímo, nikoliv přes sekretriát, jsou povinny je předloţit pověřenému změstnnci k dodtečnému zevidování. 2. Přijté elektronické dokumenty doručené e-milovou poštou se řídí vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podtelnách, budou vytištěny následně optřeny podcím rzítkem. 3. Přijtá ústní podání (ústní i telefonická) budou sepsán do Protokolu o ústním jednání následně budou optřen podcím rzítkem. 4. S telegrmy, dálnopisy fxy se zchází stejně jko s jinými písemnostmi. 5. Přijté zásilky se rozdělí n: ) Soukromé přímo předávné dresátům, které se neotvírjí neevidují (z soukromou je povţován t zásilk, u které je n prvním místě v drese bez oznčení školy nebo před jejím názvem uvedeno jméno příjmení fyzické osoby). Pokud dresát zjistí, ţe se jedná o dokument určený škole, předá jej n podtelnu k zevidování. b) Zásilky, které se otevírjí, le neevidují nejsou úředního chrkteru. Vymezení dokumentů v souldu s 2 odst. 2 vyhlášky, které z hledisk orgnizce nejsou úředního chrkteru: - obchodní nbídky - letáky propgční mteriály - ktlogy - periodik - pozvánky nesouvisející přímo s výchovnou vzdělávcí činností
Spisový skrtční řád STRANA: 5 z 22 c) Zásilky dále zprcovávné, které se roztřídí n určené: - ředitelce školy, - učitelům teoretického vyučování prostřednictvím zástupce ředitelky školy (dále jen ZŘŠ), zástupce ředitelky školy pro teoretické vyučování (dále jen ZŘTV ), - učitelům odborného výcviku prostřednictvím zástupce ředitelky pro prktické vyučování (dále jen ZŘPV ), - vychovtelům ubytovným ţákům n domovech mládeţe prostřednictvím vedoucí domov mládeţe (dále jen DM ), - provozně-technickému úseku, - ekonomicko-správnímu úseku - školním jídelnám. d) Přijté písemné dokumenty (včetně fxových podání) se optří podcím rzítkem, které musí obshovt: - název školy, - dtum doručení (u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, téţ čs doručení), - číslo jedncí, - počet listů, - počet listů příloh nebo počet svzků příloh, pokud budou výjimečně připojeny přílohy v nelistinné podobě, tk jejich počet druh, V. Evidence dokumentů 1. Prvotní evidence písemností přijtých školou nebo vzniklé ve škole je prováděn pověřeným prcovníkem (sekretriát ředitelky), který tké doručuje dokumenty jednotlivým úsekům školy zároveň plní funkci činnosti podtelny spisovny. Záznmy přijtých dokumentů se provádějí do Podcího deníku trvlým způsobem čitelně. Chybné zápisy se nepřelepují, le škrtjí tk, by zůstly čitelné. Oprvu podepíše osob, která ji provedl jen pověřený prcovník. 2. Dokldy se evidují v číselném čsovém pořdí, v němţ byly škole doručeny nebo kdy z její činnosti vznikly. 3. Do Podcího deníku (SEVT 01 170 7 vzor viz příloh č. 5) se zznmenávjí následující údje: - pořdové číslo dokumentu, pod nímţ je v podcím deníku evidován, - dtum doručení dokumentu, nebo jedná-li se o dokument vzniklý z vlstní činnosti orgnizce, dtum jeho vzniku, - identifikce odesíltele; jde-li o dokument vzniklý z vlstní činnosti orgnizce, zpíše se jko vlstní, - číslo jedncí odesíltele, počet listů došlého nebo vlstního dokumentu počet listů příloh nebo počet svzků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet druh, - stručný obsh dokumentu, - jméno příjmení změstnnce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, - způsob vyřízení, - den odeslání, počet listů odesílného dokumentu počet listů příloh nebo počet svzků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet druh, - spisový znk, skrtční znk skrtční lhůt dokumentu nebo rok, v němţ bude dokument zřzen do skrtčního řízení, počet listů nebo jiný údj o rozshu uloţeného dokumentu, - záznm o vyřzení ve skrtčním řízení.
Spisový skrtční řád STRANA: 6 z 22 4. Všechny dokumenty týkjící se téţe věci se spojují ve spis. O této skutečnosti se učiní poznámk jk n spis, tk do podcího deníku. Spis musí obshovt soupis všech čísel jedncích dokumentů, jeţ jsou jeho součástí. Návznost připojovných dokumentů se vyznčí v podcím deníku. 5. Součástí vyřízeného spisu je vţdy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis oznčený dtem předání k odeslání. 6. Podcí deník je vytvářen vţdy n klendářní rok zčíná tedy 1. 1. pořdovým číslem 1 končí 31.12. Pod poslední zápis poslední stránky příslušného klendářního roku se uvede text Ukončeno dne 31. 12. číslem jedncím zbývjící řádky poslední stránky se proškrtnou. VI. Rozdělování oběh dokumentů 1. Dokument přebírá osob, která dle kompetencí orgnizční struktury je příslušná k vyřízení příslušného dokumentu jejíţ jméno se vyznčí do podcího rzítk zpíše se do Podcího deníku. Rozdělení dokumentů provádí podteln dokumenty obecné povhy se předjí ředitelce školy, která rozhodne, komu bude příslušný dokument dále přidělen k vyřízení. 2. V rámci oběhu dokldů bude přiměřeně pouţit vnitřní směrnice č. 5-PP01-012 Oběh účetních dokldů. 3. Dokumenty jsou rozdělovány n zákldě znlostí prcovních náplní kompetencí jednotlivých vedoucích úseků osttních prcovníků školy. VII. Vyřizování dokumentů 1. Dokument vyřizuje určený změstnnec (dle přidělení v orgnizci). Vyřídí-li ho jink neţ v listinné formě, učiní o tom n dokumentu záznm. Po vyřízení se n dokument připojí pokyn k zloţení, dtum podpis změstnnce, který ho vyřídil. 2. Prcovnice sekretriátu školy pověřená vedením podcího deníku v něm zznmenává, jk byl dokument vyřízen, kdy komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. 3. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tto skutečnost uvede do podcího deníku do části pro odeslání. Stejně bude postupováno, pokud bude dokument vyřízen jink neţ písemně, tedy npř. ústně, telefonicky, elektronickou poštou. 4. Při vyřizování dokumentů dbjí prcovníci n dodrţování zásd písemného styku, především n formální úprvy, věcnou jzykovou správnost. N formální správnost dohlíţí sistentk ředitelky, která je oprávněn n nedosttky příslušného prcovník upozornit. 5. Vyřízený dokument bude předán n sekretriát ředitelky, který je pověřený vedením podtelny. Ten jej oznčí spisovým znkem, skrtčním znkem skrtční lhůtou, přípdně rokem zřzením spisu do skrtčního řízení, to v souldu se spisovým skrtčním plánem orgnizce. 6. Dokumenty vyřizují určení změstnnci opertivně, nejpozději do termínu stnoveného příslušnými právními předpisy (npř. lhůty stnovené správním řádem, dňovým řádem, občnským soudním řádem, zákoníkem práce, td.) nebo objektivními termíny (npř. vyplývjícími z uzvřených smluv, dohodnutých lhůt spltnosti td.). Není-li jink stnoveno, obecný termín vyřízení je potom 30 dnů.
Spisový skrtční řád STRANA: 7 z 22 VIII. Podepisování rzítkování dokumentů 1. Podpisové právo pro písemnosti školy má ředitelk školy, v přípdě jeho nepřítomnosti sttutární zástupce ředitelky školy. Při běţné korespondenci v podobě npř. doprovodného dopisu, podání informce pod., se připouští, by tuto korespondenci podepsl změstnnec, který ji vyhotovil. V přípdě pochybností dokument podepisuje vţdy ředitel školy. 2. V ekonomické provozní oblsti se podepisování řídí vnitřní směrnicí č. 5-PP01-012 O oběhu účetních dokldů. 3. Kulté rzítko se státním znkem je pouţíváno n dokumentech v souldu s 5 6 zákon č. 352/2001 Sb., v pltném znění, tzn. n rozhodnutích jiných úředních ktech nebo n listinách osvědčujících důleţité skutečnosti, vydávných při výkonu své zákonem stnovené působnosti. V přípdě pedgogické dokumentce se jedná o dokumenty, n kterých je předtisk kultého státního znku, n osttních dokumentech tehdy, pokud tk stnoví zvláštní právní předpis. 4. Ve všech osttních přípdech se dokumenty optří hrntým rzítkem bez státního znku. 5. Kulté rzítko je oprávněn pouţívt pouze ředitelk školy, v přípdě jeho nepřítomnosti sttutární zástupce ředitelky. 6. Hrnté rzítko jsou oprávněni pouţívt: - ředitelk školy - zástupci ředitelky školy ZŘŠ, ZŘOV, ZŘPV - vedoucí ekonomicko-správního úseku - určení změstnnci ekonomicko-správního úseku - vedoucí provozně-technického úseku - vedoucí učitelé odborného výcviku - sekretriát ředitelky školy - vedoucí domov mládeţe - vedoucí školní jídelny 7. Veškerá rzítk jsou změstnnců, kteří s nimi disponují, přidělován proti podpisu, dle vyhotoveného jmenného seznmu (rzítk jsou číslován). Tento seznm se vzory rzítek podpisy oprávněných osob je uloţen v trezoru školy. Rzítk jsou předáván vedoucím prcovníků jednotlivých úseků školy n jejich zváţení je přidělení dlších rzítek jimi pověřeným prcovníkům. 8. Všechny osoby oprávněné s rzítky disponovt, jsou povinny chránit je před zneuţitím. 9. V přípdě ztráty rzítk bude tto skutečnost oznámen příslušnému vyšetřujícímu orgánu policie. V orgnizci bude sepsán písemný protokol rzítko bude vyřzeno z pouţívání. IX. Odesílání dokumentů 1. Dokumenty jsou odesílány obyčejnou poštou, doporučeně, n doručenku nebo do vlstních rukou podle závţnosti. Pověřený prcovník zjišťuje odesílání dokumentů předných mu prcovišti školy vede evidenci dokumentů odeslných doporučené n Doručenku. 2. Dokumenty, u nichţ je nutno ověřovt doručení jsou zsílány n Doručenku, která se po vrácení připojí ke spisu. Pověřený prcovník předá vrácený ústřiţek doručenky příslušnému prcovišti školy k zloţení. 3. Z odeslání pošty s vyřízenými dokumenty odpovídá prcovnice sekretriátu pověřená vedením podtelny. Odeslnou poštu vyprví se všemi náleţitostmi, zpíše ji do Podcího deníku v přípdě doporučené pošty do Poštovních podcích rchů předá k poštovní přeprvě. Podteln je tedy zároveň výprvnou souldu s 7 odst. 2 vyhlášky.
Spisový skrtční řád STRANA: 8 z 22 X. Ukládání dokumentů 1. Dokumenty jsou po vyřízení ukládány dočsně u příslušného zprcovtele v příručních registrturách. 2. Nejpozději ve druhém čtvrtletí následujícího klendářního roku jsou dokumenty předávány do rchivu orgnizce, který je spisovnou orgnizce. 3. Před uloţením do spisovny připrví zprcovtel písemnost tk, by byl úplná, přehledně uspořádná řádně oznčená se stručným názvem čeho se spis týká s uvedením obshu písemností ve spisu. 4. V dných lhůtách se předávjí dokumenty z poslední ukončený školní klendářní rok, které jiţ není nutné uchovávt n příslušných prcovištích z provozních či orgnizčních důvodů. 5. Předávné dokumenty se při uloţení do spisovny zpíší do Archivní knihy (SEVT 02 498 0 Archivní knih ). Vedení spisovny související gendu má n strosti prcovnice sekretriátu pověřená vedením podtelny. 6. Dokumenty jsou předávány do spisovny s řádně provedeným popisem, který musí obshovt: - druh písemnosti - rok vniku rok vyřízení, popřípdě rok ztráty právní pltnosti - spisový znk - skrtční znk - skrtční lhůtu 7. Dokumenty jsou ve spisovně uloţeny dle spisového plánu školy zůstávjí zde po dobu stnovou skrtční lhůtou. Po uplynutí skrtční lhůty se dokumenty vyřzují ve skrtčním řízení, které je uprveno skrtčním řádem. 8. V přípdě potřeby vypůjčení určitého dokumentu ze spisovny je tento vydán odpovědnou osobou prcovnicí proti podpisu. Smosttně je veden evidence výpůjček. XI. Ukládání dokumentů projektové činnosti grntů EU 1. Škol je povinn ukládt veškeré originály smluv o poskytnutí finnční podpory včetně jejich přípdných dodtků příloh, veškeré originály účetních dokldů originály dlších dokumentů souvisejících s relizcí projektu po dobu 15 let od ukončení finncování projektu. 2. Výše uvedené dokumenty účetní dokldy budou uchovány způsobem uvedeným v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v pltném znění v zákoně č. 499/2004 Sb., o rchivnictví spisové sluţbě, v pltném znění. 3. Z uchování příslušných dokldů, jejich věcnou správnost rchivci zodpovídá vedoucí ekonomicko-správního úseku školy změstnnec pověřený rchivcí. XII Ukládání dokumentů hrdwru softwru v mjetku školy 1. Škol je povinn veškeré originály dokldů o pořízení hrdwru nebo softwru v mjetku školy ukládt po celou dobu jejich uţívání, ţ do jejich vyřzení z inventury mjetku školy.
Spisový skrtční řád STRANA: 9 z 22 2. Výše uvedené dokumenty účetní dokldy budou uchovány způsobem uvedeným v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v pltném znění v zákoně č. 499/2004 Sb., o rchivnictví spisové sluţbě, v pltném znění. 3. Z uchování příslušných dokldů, jejich věcnou správnost rchivci zodpovídá vedoucí ekonomicko-správního útvru školy změstnnec pověřený rchivcí. 1. Obecné zásdy: XIII Vyřzování dokumentů ) Skrtční řád uprvuje postup školy při vyřzování dokumentů, které jsou ndále nepotřebné pro činnost školy při posuzování jejich dokumentární hodnoty. b) Předpokldem skrtčního řízení je předchozí řádná evidence uloţení písemností ve spisovně. Bez řádně provedeného skrtčního řízení nelze ničit ţádné písemnosti. c) Skrtční řízení se provádí vţdy jednou ročně v první polovině klendářního roku, pokud nebude s dohledným rchivem stnoven jiná lhůt. d) Předmětem skrtčního řízení budou veškeré dokumenty, u nichţ uplynul skrtční lhůt, které jsou nepotřebné pro dlší činnost školy. e) Z řádný průběh skrtčního řízení odpovídá skrtční komise, jejíţ členy jmenuje ředitelk školy. Členem skrtční komise je vţdy prcovník pověřený vedením spisovny související gendy. Z řádné provedení skrtce odpovídá ředitelk školy. 2. Archivní orgán - rchivem příslušným pro skrtční řízení školy je Státní oblstní rchiv v Litoměřicích, jemuţ je podřízen Státní okresní rchiv Chomutov se sídlem v Kdni. 3. Skrtční lhůty ) Skrtční lhůt určuje dobu, po kterou je dokument ve škole nutné uchovávt. Tto lhůt vyplývá z obecně právních předpisů nebo ji určí škol ve skrtčním plánu n zákldě konkrétních podmínek potřeb. V úvhu je nutné vzít zejmén chrkter dokumentu jeho obsh. b) Skrtční lhůt se vyjdřuje počtem let počítných od 1. ledn následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo jeho uzvření. Během skrtční lhůty je vyřízený dokument uloţen ve spisovně po jejím uplynutí se zřdí do skrtčního řízení. c) Skrtční lhůty nelze zkrcovt. Skrtční lhůt můţe být výjimečně prodlouţen, pokud je nutné ponecht dokument n škole déle, neţ stnoví skrtční lhůt. Tto skutečnost se oznámí příslušnému rchivu, kterým je Státní okresní rchiv Chomutov se sídlem v Kdni. d) Skrtční znky lhůty uvedené ve Spisovém skrtčním plánu jsou závzné pro to prcoviště, kde dokument vznikl nebo byl vyřizován. Pokud dokument vznikl jinde, posuzuje se vţdy se znkem S" tzn. dokument, který můţe být vyřzen ve skrtčním řízení ihned, jkmile je jiţ nepotřebný. e) obshuje:
Spisový skrtční řád STRANA: 10 z 22 - ukládcí znky, kterými jsou oznčovány jednotlivé druhy dokumenty v členění podle hesel činnosti; - skrtční lhůty skrtční znky XIV. Skrtční znky Skrtční znky A, V, S vyjdřují dokumentární hodnotu dokumentů oznčují, jk se s dokumenty po uplynutí skrtční lhůty ve skrtčním řízení nloţí. 1. Skrtční znk A (rchiv) oznčuje dokumenty trvlé dokumentární hodnoty, které se po uplynutí skrtční lhůty nvrhnou k odevzdání do příslušného rchivu. 2. Skrtční znk S (skrt) oznčuje dokumenty, které nemjí dokumentární (historickou) hodnotu nvrhnou se po uplynutí skrtční lhůty ke skrtci. 3. Skrtční znk V (výběr) oznčuje dokumenty, jejichţ dokumentární hodnotu nelze v okmţiku vzniku určit, znmená, ţe dokumenty budou po uplynutí skrtčních lhůt znovu posouzeny pk teprve oznčeny skrtčním znkem A nebo S. 1. Příprv skrtčního řízení: XV. Průběh skrtčního řízení ) Skrtční řízení se zhjuje u dokumentů, které jiţ ztrtily provozní hodnotu jejichţ skrtční lhůt uplynul. Dokumenty připrvuje ke skrtčnímu řízení prcovník, kterého ředitelk pověřil vedením spisovny. b) Ten nejprve zkontroluje dle rchivní knihy úplnost dokumentů, u nichţ prošl skrtční lhůt zurguje přípdné výpůjčky. Dále s osttními odpovědnými prcovníky ověří, ţe tyto dokumenty nemjí z hledisk jejich dlšího uchování ve spisovně školy význm mohou být tedy nvrţeny ke skrtci. Toto příslušní prcovníci stvrdí svým podpisem do rchivní knihy. 2. Skrtční návrh: ) Změstnnec pověřený vedením spisovny vyprcuje Skrtční návrh, kterým škol poţádá příslušný rchiv o odbornou rchivní prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnot dokumentů nvrhovných k vyřzení. b) Ke skrtčnímu návrhu se připojí seznm dokumentů určených k vyřzení. V seznmech dokumentů nvrhovných ke skrtčnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skrtčním znkem A, zvlášť dokumenty se skrtčním znkem S. Ze seznmů bude ptrné, které dokumenty byly původně zřzeny pod skrtčním znkem V. c) Skrtční návrh podepisuje ředitelk školy, prcovník pověřený vedením spisovny členové skrtční komise. d) Skrtční návrh, který obshuje všechny náleţitosti, se zšle Státnímu okresnímu rchivu Chomutov, se sídlem v Kdni se ţádostmi o posouzení návrhem termínu rchivní prohlídky. Ţádost se zsílá ve dvojím vyhotovení v písemné podobě nebo v digitální podobě se zručeným elektronickým podpisem. 3. Vyřzení dokumentů:
Spisový skrtční řád STRANA: 11 z 22 ) Po provedené rchivní prohlídce bude sepsán Skrtční protokol, který obshuje soupis dokumentů vybrných jko rchiválie s jejich zřzením do ktegorie v rchivní evidenci vydán souhls ke zničení dokumentů se skrtčním znkem S Součsně je dohodnut termín způsob předání rchiválií do příslušného rchivu (Státnímu okresnímu rchivu Chomutov, se sídlem v Kdň). b) Podle konkrétních okolností, zejmén podle mnoţství dokumentů určených ke zničení, bude skrtce proveden buď předáním dokumentů specilizovné firmě zbývjící se skrtcí dokumentů, nebo budou dokumenty zničeny vlstními silmi. V obou přípdech musí být zjištěno, by dokumenty byly zničeny tk, by se s jejich obshem nemohly seznámit nepovolné osoby zmezilo se jich zneuţití. c) Pokud bude dokumenty likvidovt odborná firm, bude tto skutečnost doloţen dokldem o jejich převzetí likvidci, zároveň tto firm přebírá odpovědnost z utjení informcí v nich obsţených vůči nepovolným osobám. d) Pokud budou dokumenty likvidovány vlstními silmi, bude o tomto pořízen skrtční protokol podepsný skrtční komisí, jejíţ členové odpovídjí z to, ţe informce obsţené v dokldech nebudou zneuţity. e) Dokumenty skupiny A zůstnou ve škole, uloţené ve spisovně, do té doby, pokud je škol v dohodnutém termínu protokolárně neodevzdá k trvlému uloţení do Státního rchivu Chomutov. Řádné odevzdání, tzv. sepsání, oznčení, zblení stěhování zjišťuje škol (n své nákldy). 4. obshuje: ) ukládcí znky, kterými jsou oznčovány jednotlivé druhy dokumenty v členění podle hesel činnosti, b) skrtční lhůty skrtční znky. 5. Skrtční znky typu A, S, V vyjdřují, jk má být po uplynulých skrtčních lhůtách s dokumentem nloţeno: ) A" zřzují se dokumenty, které po uplynutí skrtční lhůty převezme rchiv; b) S" zřzují se dokumenty, které po uplynutí skrtční lhůty mohou být, poté kdy příslušný rchiv vydá skrtční povolení, zničeny; c) V" zřzují se dokumenty, u nichţ se po uplynutí skrtční lhůty teprve posoudí, které z nich převezme rchiv které mohou být skrtovány. 6. Skrtční znky lhůty uvedené ve Spisovém skrtčním plánu jsou závzné pro to prcoviště, kde dokument vznikl nebo byl vyřizován. Pokud dokument vznikl jinde, posuzuje se vţdy se znkem S" tzn. dokument, který můţe být vyřzen ve skrtčním řízení ihned, jkmile je jiţ nepotřebný.
Spisový skrtční řád STRANA: 12 z 22 Příloh č. 1 Spisový znk A Spisový znk B Druh dokumentu Skrt ční znk Skrtční lhůt v letech Poznámk 1. Ř úseku ředitelky 1.1 úsek ředitelky 1.1.1 Ř.1 Zákldní právní dokumenty školy věci výlučné působnosti (zřizovcí listin, rozhodnutí o zřzení do sítě škol, ) 1.1.2 Ř.2 Dekrety jmenovcí, odvolcí (ředitel) A 10 1.1.3 Ř.3 Dekrety o zřízení, sloučení, delimitci rušení školy. A 10 1.1.4 Ř.4 Agend ředitelky (zstupování, podpisové oprávnění, pod.) A A 10 10 let po skončení pltnosti 1.1.5 Ř.5, Ř.8, P.25 Řády, směrnice, příkzy, interní pokyny (mzdový, orgnizční, provozní td.) A 10 1.1.6 O.13 Kolektivní smlouvy A 10 1.1.7 Ř.19 Osttní neuvedené dokumenty úseku ředitelky V 10 1.1.8 Ř.17 Vzdělávcí progrmy A 45 1.2 Orgnizce školy 1.2.1 Normtivní optření ndřízených orgánů S 5 1.2.2 Orgnizce školního roku S 3 1.2.3 Kontroly hodnocení A 10 1.2.4 Ř.10, Ř18 Výroční zprávy, zprávy o vlstním hodnocení školy (roční delší) A 10 1.2.5 Ř.7 Školská rd A 5 1.2.6 R.14 Plány školy ( roční delší) A 10 1.2.7 Ř.16 Revizní zprávy A 20 1.2.8 Ř.9, P.17 Inspekční kontrolní zprávy A 10 1.2.9 R.15 Kontrolní činnost ndřízených orgánů A 5 1.2.10 Ř21 Mngement kvlity V 10 1.2.11 P.28, Hlášení, zprávy informce pro ndřízené orgány A 10 2. Sekretriát ředitelky 2.1 Administrtiv 2.1.1 Ř.6 Pordy vedení školy, pordy útvrů V 5 2.1.2 R.11,12,13 Korespondence běţná S 5 2.1.2.1 P.31, M.11 Korespondence-pojišťovny S 10
Spisový skrtční řád STRANA: 13 z 22 2.1.3 O.22 Cesty studijní,prcovní cesty V 10 2.2 Archivce 2.2.1 Spisový skrtční řád plán A 10 2.2.2 Zákldní pomůcky 2.2.2.1 O.1 Podcí deník A 10 2.2.2.2 Knih poštovného S 5 2.2.2.3 O.3 Archivní knih A 20 2.2.3 Skrtce 2.2.3.1 O.2 Skrtční řízení (skrtční návrhy, protokoly, protokoly o skrtci dokumentů, protokoly o předání dokumentce do příslušného rchivu) A 10 3. P Úsek pedgogický 3.1 Vyučování 3.1.1 Školní řád A 5 3.1.2 P.24 Rozvrh hodin S 1 3.1.3 P.11 Záznmy z pedgogických pord V 5 3.1.4 P.6, P.12 Třídní knihy S 10 3.1.5 P.3 Třídní výkzy A 45 3.1.5.1 P.4 Výpis z třídního výkzu S 3 3.1.6 P.1 Mtriky ţáků, třídní výkzy, ktlogové listy (ktlogy) A 45 3.1.7 P.15 Evidence o výchovně vzdělávcí práci n škole A 30 3.1.8 P.20, P.22, P.23 Písemné práce ţáků V 5 3.1.9 Mturitní zkoušk 3.1.9.1 P.21 Mturitní práce V 5 3.1.9.2 P.2 Mturitní protokoly, protokoly o bsolutoriu A 45 3.1.10 P.2 Závěrečná zkoušk 3.1.10.1 Protokol o závěrečné zkoušce A 45 3.1.10.2 Kontrolní list o závěrečné zkoušce A 45 3.1.11 Protokol o komisionální zkoušce S 5 3.1.12 Vysvědčení 3.1.13.1 Ročníková S 3 3.1.13.2 Vysvědčení o mturitní zkoušce S 3 3.1.13.3 Vysvědčení o závěrečné zkoušce S 3 3.1.13.4 P.38 Duplikáty vysvědčení, vysvědčení nevyzvednutá S 5 3.1.14 P.26 Zprávy, výsledkové listiny, dokumentce (letáky, broţury, fotogrfie, multimediální záznmy) A 10 3.1.15 P.13,P.14 Výchovné pordenství-rdost V 10
Spisový skrtční řád STRANA: 14 z 22 3.2 Evidence ţáků 3.2.1 Nábor ţáků S 5 3.2.2 P.5 Osobní spisy (listy) ţáků S 20 3.2.3 P.7,P.8 Přijímcí řízení S 10 3.2.4 Přihlášky odhlášky ZP, OSSZ S 10 3.3 Osttní pedgogická dokumentce 3.3.1 P.10, P.9, Osttní ţákovská dokumentce S 3 3.3.2 P.33, P.29, P.30 Výchov vzdělávání V 5 3.3.3 P.27 Provozní dokumentce k zbezpečení kcí (včetně účetních pokldních dokldů) S 5 3.3.4 P.32, P.39, P.40, O.6 Dokumentce ze ţivot školy (letáky,broţury,fotogrfie, multimediální záznmy) A 10 3.3.5 P.35, Domovy mládeţe-dokumentce V 5 3.3.5.1 Osobní spisy ubytovných ţáků S 20 3.3.6 P.37 Osttní pedgogická dokumentce V 5 4 Úsek provozně-ekonomický 4.1 Personální 4.1.1 Prcovněprávní předpisy A 5 4.1.2 M.13 Ktlog funkcí A 10 4.1.3 M.1, M22,M.19, M.29,U.18 Osobní spisy změstnnců (prcovní smlouvy, pltová zřzení, kárná optření, ukončení prcovního poměru, pod.) V 45 4.1.4 Korespondence ve věci změstnání S 5 4.1.5 M.30 Prcovní výkz-měsíční S 3 4.1.6 Dovolenky S 3 4.1.7 M.9 Prcovní poměr všeobecně V 5 4.1.8 M.3 Dohody o provedení práce S 10 4.1.9 M.2 Dohody o prcovní činnosti S 10 4.1.10 M.31 Osttní neuvedená personální mzdové mteriály V 5 4.1.11 U.42,M.12, M.17 Přihlášky odhlášky ZP, OSSZ S 10 4.2 Mzdy 4.2.1 M.32,rozbory, tbulky S 5 4.2.2 Mzdové pltové předpisy A 5 4.2.3 Zřzení mzdové skupiny S 5 4.2.4 M.7 Mzdové listy S 45
Spisový skrtční řád STRANA: 15 z 22 4.2.5 M.5,M6 Výpltní listiny, výpltní sáčky S 5 4.2.6 M.8 Odměny S 10 4.2.7 M.4, U.25,M.10 Podkldy pro výpočet pltu ( 23 zákon č. 582/1991 Sb., v pltném znění) V 10 4.3 Bezpečnost ochrn zdrví při práci 4.3.1 Předpisy pokyny bezpečnostní hygienické S 3 4.3.2 Školení o bezpečnosti práce 4.3.3 O.15,O.8 Bezpečnostní prověrky, protokoly V 10 4.3.4 M.14 Evidence prcovních úrzů jejich odškodňování A 10 4.3.5 P.18 Záznmy o školním úrzu-těţké smrtelné A 10 4.3.6 Záznmy o školním úrzu-osttní S 10 4.3.7 P.19 Knihy úrzů A 5 4.3.8 Protokoly záznmy o provedených kontrolách S 10 4.3.9 O.7,O.5 Poţární ochrn orgnizce A 5 4.4 Inventrizce 4.4.1 Řádná inventrizce S 10 4.4.2 U.8 Mimořádná inventrizce (při vzniku školy, pří slučování škol jiných mimořádných okolnostech) A 10 4.4.3 U.5,U.9, U.28 Inventurní soupisy S 10 4.5 Ekonomická gend účetnictví 4.5.1 U.24,U.20, U.3 o účetnictví A 10 4.5.2 Rozpočty (roční, úprvy rozpočtu) A 10 4.5.3 U.21,U.6, U.39 Rozbory hospodření A 10 4.5.4 R.20 Dokumenty projektové činnosti grntů EU (smlouvy o poskytnutí finnční podpory, včetně přípdných dodtků příloh; účetní dokldy dlší dokldy související s relizcí projektu) A 15 4.5.5 U.19 Sttistické výkzy A 10 4.5.6 Účetní závěrky rozvhy 4.5.6.1 U.1 Účetní závěrky závěrky roční A 10 4.5.6.2 U.7 Účetní závěrky závěrky měsíční S 10
Spisový skrtční řád STRANA: 16 z 22 4.5.7 Revizní zprávy ndřízených orgánů A 10 4.5.8 U.2,U23 Účetní knihy hlvní knih, pokldní knih S 10 4.5.9 U.13,U.14, U.15,U.45.2, U.41,U.38, U.27,U.44 Účetní dokldy-osttní, FKSP-účetní dokldy V 5 4.5.10 U.10 Účetní dokldy fktury došlé vydné S 5 4.5.11 U.11 Knihy fktur S 10 4.5.12 Účetní dokldy fktury k hrdwru softwru v mjetku školy ( dle inventrizce) 4.5.13 U.16 Účetní dokldy výpisy z bnkovních účtů S 5 4.5.14 M.25 Podpisové listiny, dispoziční vzory S 10 4.5.15 U.12,U.22 Knihy objednávek S 5 4.5.16 Evidence cenin S 5 4.5.17 U.26 Sešit klíčů rzítek S 10 4.6 Strvování 4.6.1 U.34 Přihlášky ke strvování S 3 4.6.1.1 U.32, P.34 Záznm strvovných osob popltků S 5 4.6.1.2 U.35 Strvenky pouţité, strvovcí krty S 1 4.6.2 U.37 Jídelní lístky S 1 4.6.3 U.29 Výdejky potrvin S 5 4.6.3.1 U.33 Knih zbytků S 3 4.6.4 U.30 Skldové krty zásob S 5 4.6.5 U.31 Protokol o poškození, zničení ztrátě zásob S 5 S Do vyřzení z inventury mjetku 4.6.6 Inventurní soupisy S 10 4.6.7 Inspekční záznm S 3 4.6.8 Přehled inventurních rozdílů S 10 4.6.9 Přehled docházky S 3 4.7. Smlouvy 4.7.1 O.10 Smlouvy mjetkoprávní A 10 4.7.2 O.11 Smlouvy hospodářské, o pronájmu S 5 4.7.3 O.12 Smlouvy ptronátní sponzorské smlouvy A 10 (po skončení pltnosti) 4.7.4 O.14 Smlouvy o dílo, veřejná soutěţ V 10 4.8. Dně 4.8.1 M.15 Dně, dávky, popltky všeobecně V 5 4.8.2 M.16 Dň ze mzdy veškeré dokumenty S 10 4.8.3 U.17 Dňová přiznání V 10 (podle prekluze)
Spisový skrtční řád STRANA: 17 z 22 4.9. Mjetek 4.9.1 O.18,U.40, O.19 Evidence mjetku A 5 4.9.2 O.4 Dokumentce k budovám A 10 po skončení pltnosti 4.9.3 O.16 Bytový mjetek všeobecně V 10 4.9.4 O.17 Nebytové prostory pronájem S 5 4.9.5 O.20 Rekonstrukce modernizce A 5 4.9.6 O.21 Oprvy údrţb S 5
Spisový skrtční řád STRANA: 18 z 22 Příloh č. 2 Skrtční návrh Státní okresní rchiv Chomutov se sídlem v Kdni ul. B. Němcové 68 432 01 Kdň č.j... Vyřizuje:./telefon Místo, dtum Věc: Skrtční návrh N zákldě zákon č. 499/2004 Sb., ve znění zákon č. 190/2009 Sb. o rchivnictví spisové sluţbě o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby v souldu s interní směrnicí č.. (spisový skrtční řád), předkládáme skrtční návrh n vyřzení dokumentů ţádáme o odborné posouzení. Do skrtčního řízení byly zhrnuty dokumenty úřdu z let...... s uplynulými skrtčními lhůtmi, které jiţ nejsou potřebné pro dlší činnost. U písemností skupiny V byl proveden předběţný výběr. Písemnosti jsou uloţeny ve spisovně úřdu. Přiloţený seznm je uspořádán podle znků nšeho spisového skrtčního plánu. Podpis, rzítko funkce
Spisový skrtční řád STRANA: 19 z 22 Příloh č. 2 Dokumenty A, S, V (všechny přílohy ve dvojím vyhotovení) Poř. číslo Spis. znk Druh dokumentu Čsový rozsh Skrt. znk lhůt Počet blíků, krt. Dokumenty S Poř. číslo Spis. znk Druh dokumentu Čsový rozsh Skrt. znk lhůt Počet blíků, krt. Dokumenty V (V/S nebo V/A) výběr Poř. číslo Spis. znk Druh dokumentu Čsový rozsh Skrt. znk lhůt Počet blíků, krt.
Spisový skrtční řád STRANA: 20 z 22 Příloh č. 3 Spisový pořdč
Spisový skrtční řád STRANA: 21 z 22 Příloh č. 4 Záznm o jednání
Spisový skrtční řád STRANA: 22 z 22 Příloh č. 5 Podcí deník