Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu Informace, návody Ukládání dokumentů, skartační řád Materiál k diskusi Náměty a připomínky zasílejte na adresu na5a@mvcr.cz verze 10.4.2005 Zpracoval: Ing. Miroslav Kunt na5a@mvcr.cz http://www.nacr.cz
Úvod Předkládaná ustanovení mohou posloužit k vypracování skartačního řádu úřadu, který nezřizuje správní archiv. Jsou zde řešena i ustanovení týkající se elektronických dokumentů a jejich evidence tak, jak je obecně a nepříliš jasně požadováno ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 646/2004 Sb. Národní archiv bude nakládání s elektronickými dokumenty výrazněji kontrolovat. Navržený text se snaží zároveň chránit původce elektronických dokumentů před požadavkem vše tisknout. Kurzívou popř. tečkami... jsou naznačeny části, které je nutné pojmenovat nebo upravit podle místních podmínek (např. název úřadu). Poznámky pod čarou jsou zčásti pouze vysvětlující a není nutné je až na výjimky přejímat. Ukládání dokumentů, skartační řád Spisovny (1) Ve spisovnách se ukládají vyřízené (uzavřené) spisy nebo jiné bezprostředně nepotřebné dokumenty (2) Ukládání se děje podle spisového plánu (příloha...), v rámci spisového znaku pak chronologicky, abecedně nebo podle zvláštní evidence do pořadačů opatřených štítky. 1 (3) Za řádné vedení spisoven odpovídají sekretářky nebo jiní určení pracovníci a současně jim nadřízení vedoucí pracovníci. (4) Pracovník pověřený vedením spisovny vede evidenci výpůjček. Na místo vyjmutého uloženého spisu musí být vložen výpůjční lístek. (5) Výpůjčky jsou možné pouze pracovníkům útvaru, který dokument zpracoval (uložil) nebo na základě písemného pověření vedoucího tohoto útvaru. (6) Připojení spisu k novému dokumentu (priorace) musí být evidováno na spise samém a v podacím protokolu. 2 Nepovažuje se za výpůjčku. (7) Spisovna musí splňovat podmínky pro bezpečné uložení dokumentů. 3 Příruční spisovna útvaru (1) Spisy se pro operativní potřebu ukládají v příruční spisovně útvaru maximálně 2 roky po jejich vyřízení. 4 (2) Nejvýše po uplynutí doby dle odst. 1 se všechny dokumenty předají protokolárně centrální spisovně. 5 (3) Předávací protokol musí obsahovat: název útvaru, datum předání, jméno předávající osoby a seznam dokumentů (jejich skupin) podle spisového plánu s vyznačením rozsahu let, z nichž dokumenty pocházejí, skartačního znaku a skartační lhůty (vzor v příloze...). 1 ) štítek by měl obsahovat: název útvaru (organizační jednotky), ukládací znak, rozsah let uložených dokumentů, skartační znak a skartační lhůtu dle spisového plánu. Zvláštní evidence je vysvětlena u specializovaných spisoven - např. zakázková čísla, čísla popisná u stavebních spisů apod. 2 ) u záznamu staršího spisu uvede se číslo jednací nového spisu a naopak 3 ) podmínky stanovuje závazně 61 odst. 2 a 4 zákona č. 499/2004 Sb., jsou velmi přísné. Pro utajované skutečnosti platí také pravidla o objektové a administrativní bezpečnosti viz vyhláška NBÚ č. 137/2003 Sb. a 339/1999 Sb. 4 ) doporučuje se 1 až 3 roky; po této době je většina dokumentů k dennímu používání nepotřebná 5 ) také ve specializované spisovně jsou dokumenty ukládány do skartačního řízení, nemusí být předávány centrální spisovně. Protokolárně se předávají obvykle celé ukládací jednotky, kdy se sepíše jejich obsah (ukládací znak), datace, počet nebo čísla jednotek a útvar, popř. rozsah v metrech. Tyto předávací protokoly centrální spisovna zakládá a vzniká tak její přírůstkový seznam - vlastně evidence spisovny. Je žádoucí, aby protokol byl předán i v elektronické podobě. Centrální spisovna (archiv) pak snáze vytváří skartační návrhy apod. soupisy. - 1 -
Specializovaná spisovna (1) Pro vybrané druhy dokumentů, které jsou dlouhodobě potřeba, se zřizují specializované spisovny. 6 (2) Ukládání dokumentů se řídí ukládacím plánem specializované spisovny. Zásadně se ukládají celé spisy, ne pouze jejich části. 7 Ukládání se děje do pořadačů (kartonů) opatřených štítky s vyznačením spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt. (3) Specializovaná spisovna vede samostatnou evidenci tak, aby bylo možné dokumenty kdykoliv vyhledat a po uplynutí skartačních lhůt předat neprodleně centrální spisovně k provedení skartačního řízení. 8 (4) Dokumenty ze specializovaných spisoven se předávají protokolárně centrální spisovně po uplynutí skartačních lhůt. V případě utajovaných dokumentů, které nelze odtajnit, se předá pouze jejich seznam. (5) Předávací protokol musí obsahovat: název útvaru, datum předání, jméno předávající osoby a seznam dokumentů (jejich skupin) podle spisového plánu s vyznačením rozsahu let, z nichž dokumenty pocházejí, skartačního znaku a skartační lhůty (vzor v příloze...). V případě utajovaných dokumentů dle bodu (4) se náležitosti seznamu řídí zvláštním právním předpisem. 9 Centrální spisovna (1) Centrální spisovna ukládá dokumenty po dobu stanovenou skartační lhůtou. Kontroluje ukládání dokumentů v příručních a specializovaných spisovnách; za tím účelem udržuje jejich soupis s kontakty na příslušné pracovníky. (2) Převzaté jednotlivé spisy, u nichž je uložení evidováno v podacím deníku, centrální spisovna uloží podle spisových znaků, v jejich rámci dle let a čísel jednacích nebo dle zvláštní evidence, existuje-li. (3) Převzaté dokumenty neoznačené číslem jednacím podatelna uloží dle spisových znaků a předávajícího útvaru. (4) Uložené dokumenty centrální spisovna vyhledává a zapůjčuje pro potřeby úřadu v průběhu celé pracovní doby úřadu. (5) Centrální spisovna musí při převzetí dokumentů zkontrolovat přebírané dokumenty oproti seznamu předávacího protokolu, který podepíše nebo záznamu na spisu. Rozsah této kontroly se řídí podrobností seznamu dokumentů nebo údajů na spise. (6) Centrální spisovna vede knihu přírůstků s vyznačením uložení převzatých dokumentů (spisový znak, regál, police apod.). Předávací protokoly ukládá jako dokumentaci k této knize. (7) Centrální spisovna nejméně jednou ročně provede skartační řízení pro dokumenty v něm uložené, kterým uplynuly skartační lhůty 6 ) např. účetní, technická, tajná věcně velmi přesně vymezená. Účetní, technický archiv je nesprávné označení, protože v archivu se ukládají dokumenty natrvalo (výběr ze spisoven). Kromě účetní (tam je její samostatnost dána zákonem o účetnictví) je typickou specializovanou spisovnou spisovna stavební dokumentace - ta je potřebná prakticky stále, do zbourání nebo prodeje stavby. 7 ) technická a výrobní dokumentace může mít ve spisovém plánu jen jeden ukládací znak, uvnitř však může být členěna např. podle zakázkových čísel: je třeba pořídit spisový podplán. Praxe, že od spisu se odpojí a uloží odděleně to důležité (vypadne z evidence) je nepřijatelná. 8 ) postačí již evidence celých kartonů, balíků aj. ukládacích jednotek tvořených dle ukládacích znaků, věcně aj. (konkrétní spis se vyhledá podle evidencí podatelny příp. útvaru). 9 ) Vyhláška NBÚ č. 137/2003 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti - 2 -
Ukládání dokumentů (1) Spisy s výjimkou těch, které se ukládají ve specializované spisovně se zasílají k uložení centrální spisovně bezprostředně po svém uzavření. Uložení je zaznamenáno (podatelnou) v podacím deníku u příslušného čísla jednacího datem a spisovým znakem. Pozn.: analogie předání spisu na jiný útvar. Jiným řešením je ukládání do příruční spisovny a teprve po uplynutí určené doby protokolární předání do centrální spisovny - v tomto případě se tento odstavec vypustí. (2) Uzavřený spis musí být označen: číslem jednacím, stručným záznamem obsahu (věc), seznamem připojených spisů a příloh poznámkou ULOŽ (nebo "a.a.") názvem útvaru a jménem zaměstnance, který spis ukládá skartačním znakem a skartační lhůtu podle skartačního plánu (viz příloha...); skartační lhůtu může zpracovatel (ukládající zaměstnanec) oproti skartačnímu plánu prodloužit spisovým znakem podle skartačního plánu (viz příloha...) (3) Ostatní dokumenty mimo spisy se zasílají centrální spisovně v pořadačích (balících) rozdělených podle spisových znaků s označením obsahujícím: spisový znak podle skartačního plánu (viz příloha...) poznámku ULOŽ (nebo "a.a.") nebo "SKART" v případě multiplicity název útvaru a jméno zaměstnance, který dokumenty ukládá skartační znak a skartační lhůtu podle skartačního plánu (viz příloha...); skartační lhůtu může ukládající zaměstnanec oproti skartačnímu plánu prodloužit rok (léta), z něhož dokumenty pocházejí datum předání (4) Pracovníci mohou mít u sebe pouze nevyřízené (neuzavřené) dokumenty, spisy a dokumenty vypůjčené z příruční spisovny nebo centrální spisovny a pomůcky potřebné pro svoji práci. V případě, že spisy nebo pomůcky již nepotřebují, jsou povinni je vrátit nebo předat do spisovny. Je zakázáno jakékoliv úřední nebo k úřadování sloužící dokumenty s výjimkou prokazatelně multiplicitních kopií ničit. (5) Spisy uložené u pracovníka musí být v době jeho delší nepřítomnosti přístupné sekretářce (vedoucímu) útvaru. (6) Při skončení pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení odevzdá pracovník protokolárně spisy nebo spisovnu svému nástupci nebo vedoucímu. (7) Dokumenty musí být bezpečně uloženy: zabezpečeny proti přístupu nepovolaných osob a proti poškození (především chráněny před vodou, ohněm a nadměrnou vlhkostí). Papírové dokumenty nesmí být dlouhodobě ukládány do desek z měkčeného PVC. 10 (8) Předávací protokoly a seznamy dokumentů vždy vypracovává předávající a zasílá je přejímajícímu i v elektronické formě. Vyřazování dokumentů. (1) Skartační plán stanovuje dobu, po kterou je dokumenty nutno od jejich vyřízení uchovat (skartační lhůta) a jak s nimi po uplynutí této lhůty naložit (skartační znak). Je-li ve spisu či 10 ) po dvou letech papíry z laserové tiskárny nebo elektrografická kopie uložené v PVC deskách nemusíte rozlepit; desky z měkčeného PVC se doporučuje přestat zcela používat, vhodnější jsou desky z polyetylénu - oproti PVC jsou "měkčí", jinak vypadají stejně - 3 -
ukládací jednotce (balík, karton) více dokumentů různých skartačních znaků a lhůt, platí vždy nejdelší lhůta a nejzávažnější skartační znak (v pořadí A-V-S). (2) Skartační lhůta je doba vyjádřená počtem let, po kterou musí být písemnost z provozních (správních) důvodů v organizaci uložena. Začíná běžet 1. ledna v roce následujícím po roce, ve kterém je dokument vyřízen (uzavřen). (2) Dokumenty skartačního znaku S je možno po uplynutí skartační lhůty a po provedení skartačního řízení, při kterém však některé mohou být vybrány k trvalému uložení do Národního archivu, vyřadit ke zničení. (3) Dokumenty skartačního znaku A nesmí být ničeny, mají trvalou hodnotu a stávají se součástí národního archivního dědictví (archiváliemi). Při skartačním řízení mohou být některé dokumenty skartačního znaku A uznány Národním archivem bezcennými. Při překvalifikování na skartační znak S skartační komise po dohodě s věcně příslušným útvarem případně prodlouží dokumentu skartační lhůtu, což oznámí Národnímu archivu. (4) U dokumentů skartačního znaku V musí být po uplynutí skartační lhůty posouzena jejich trvalá hodnota a musí být rozděleny na archiválie a dokumenty, které je možné zničit. Rozdělení provede skartační komise (případně po dohodě s pracovníkem Národního archivu). (5) Nejsou-li dokumenty ve skartačním plánu výslovně zmíněny ani nelze jejich skartační znak odvodit analogicky z jiných hesel skartačního plánu, zachází se s nimi jako s dokumenty skartačního znaku V. Skartační řízení (1) Dokumenty, které již nejsou administrativně potřeba (u kterých uplynuly lhůty stanovené spisovým plánem), 11 lze v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení vyřadit. Zkrácení skartační lhůt není přípustné. Před uplynutím lhůt lze vyřadit pouze prokazatelně multiplicitní materiály, o čemž rozhodne centrální spisovna. (2) Cílem skartačního řízení je oddělit dokumenty mající trvalou hodnotu z hlediska hospodářského, historického, kulturního apod. (archiválií) od dokumentů bezcenných. (3) K provedení skartačního řízení jmenuje ředitel... skartační komisi. Vždy v ní musí být zastoupen pracovník centrální spisovny. V případě vyřazování odtajněných dokumentů je členem komise zástupce odboru krizového řízení... mající na starosti spisovou evidenci, v případě vyřazování účetních záznamů odpovědný zástupce odboru... odpovídající za průkaznost účetnictví (odpovídající za specializovanou účetní spisovnu...doplní se dle potřeby...), při vyřazování elektronických dokumentů zástupce odboru...informatiky. (4) Skartační komise provede popř. ve spolupráci s archivářem Národního archivu rozdělení dokumentů skartačního znaku "V" do skupin dokumentů "A" a "S". Centrální spisovna vypracuje skartační návrh. (5) Skartační návrh musí obsahovat: průvodní dopis (vzor v příloze 1). V seznamu k návrhu musí být vyznačeny spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty spolu s charakteristikou dokumentů (agend). (6) Skartační návrh podepíše dle podpisového řádu pověřený zaměstnanec (ředitel...) a zašle ho ve dvojím vyhotovení nebo v digitální podobě podepsaný zaručeným elektronickým podpisem popř. elektronickou značkou Národnímu archivu. (7) Na základě předloženého návrhu vykoná pracovník Národního archivu archivní prohlídku, kde posoudí, popř. změní rozdělení dokumentů do skupin "A" a "S" a dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání dokumentů Národnímu archivu. Skartační komise musí vytvořit seznamy dokumentů určených ve skartačním řízení ke zničení a dokumentů k trvalému uložení. (8) Po provedené archivní prohlídce archivář Národního archivu sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S". 11 ) Spisový plán doplněný o skartační znaky a lhůty se nazývá skartační plán - 4 -
(9) Proti skartačnímu protokolu lze podat námitku, čímž je zahájeno správní řízení. Dobu na podání námitky, která je součástí skartačního protokolu, dohodne s archivářem Národního archivu pracovník spisovny, který skartační protokol podepisuje (skartační komise). (10) Do marného uplynutí doby na podání námitky nebo ukončení správního řízení nelze dokumenty schválené protokolem ke zničení vyřadit. (11) Jakmile marně uplyne doba pro podání námitky nebo je ukončeno správní řízení, lze skartačním protokolem určené dokumenty zničit. Zničením se rozumí znehodnocení dokumentu tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. (12) O předání vybraných dokumentů Národnímu archivu se sepíše úřední záznam s odvoláním se na skartační protokol. (13) Evidenční pomůcky (podací protokoly aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. (14) V případě, že mají být vyřazeny záznamy obsahující obchodní, bankovní, lékařské tajemství, neanonymizované statistické údaje dle zákona o státní statistické službě, utajované dokumenty, které nelze odtajnit, není možné bez odtajnění popř. souhlasu subjektu, v jehož prospěch ochrana svědčí provést skartační řízení ani výběr archiválií mimo skartační řízení. Národnímu archivu se nezasílá skartační návrh, ale pouze žádost obsahující přehled dokumentů, který sám nesmí obsahovat výše zmíněné chráněné údaje (zejména utajované skutečnosti). Na základě této žádosti Národní archiv může vydat trvalé skartační povolení na přesně vymezené dokumenty. Dokumenty, které do trvalého skartačního povolení archiv nezařadí nelze vyřadit a musí jim být prodlouženy skartační lhůty. 12 Elektronické dokumenty (1) Elektronické dokumenty jsou dokumenty pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, jejichž čitelnost je na výpočetní technice závislá. (2) Elektronické dokumenty jsou záznamy (data) na datových nosičích nebo v permanentní paměti počítače (harddisk). (3) Programy, v nichž byly elektronické dokumenty vytvořeny a datové nosiče se nepovažují za dokument ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. (4) O elektronické dokumenty pečuje příslušný útvar informatiky (pokud je tomu jinak - outsourcing, stanoví se přesně), který se ve smyslu tohoto spisového a skartačního řádu považuje za specializovanou spisovnu elektronických dokumentů. (5) K splnění povinností dané zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě musí být vedena evidence elektronických dokumentů, které se netisknou. Za tímto účelem specializovaná spisovna elektronických dokumentů musí vytvořit spis, ke kterému přiloží strategii dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů popř. strategii zálohování, pokud je má zpracované. Dále uvede ke každému jednotlivému systému, pomocí něhož se vytvářejí nebo spravují elektronické dokumenty a k vybraným elektronickým dokumentům: a) Technickou a věcnou charakteristiku systému nebo elektronického dokumentu b) Obchodní název systému c) Rok, kdy byl systém nasazen do provozu (kdy elektronický dokument vznikl) d) Používané technologie e) Zda jde o dokument vlastní nebo cizí (komerčně šířený, poskytnutý jiným úřadem) f) Kdo spravuje popř. pořizuje data (útvar) g) Kdo spravuje/je odpovědný za zálohování (útvar) h) Způsob aktualizace (přírůstkový, nahrazením stávajících dat...) i) Velikost dat (přibližnou) j) Interface (rozhraní) k jiným systémům 12 ) 13 odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě - 5 -
k) Zda existuje k systému dokumentace a jaká l) Skartační znak, který musí být A u podacích protokolů, u ostatních elektronických dokumentů S s výjimkou těch, kde je požadována neměnnost ve smyslu 8 odst. 8 vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 13 (6) Odst. 5 se nevztahuje na jednotlivé dokumenty evidované v systému spisové služby (s přiděleným číslem jednacím) a na produkty textových editorů. (7) Způsobem popsaným v odst. 5 musí být evidovány zejména data a systémy databázového charakteru včetně elektronických systémů spisové služby, systém elektronické pošty jako celek, systémy a elektronické dokumenty pracující s rastrovou grafikou, vektorovou grafikou a multimédii, internetové a intranetové stránky. (8) U všech elektronických dokumentů se určuje skartační lhůta 5 let, pokud není v evidenci dle odst. 5 stanoveno jinak. Po jejím uplynutí budou elektronické dokumenty podrobeny skartačnímu řízení. (9) Skartační řízení probíhá stejně, jako v případě papírových dokumentů s následujícími odlišnostmi: a) Elektronické dokumenty vybraná data z evidovaných systémů, které Národní archiv určí k trvalému uložení se mu předají v dohodnutém datovém formátu b) Elektronické dokumenty, pokud jsou nadále potřeba pro úřední potřebu se prohlásí za dokumenty nové a vyhotoví se k nim nový spis dle odst. 5. 14 c) V případě, že jde o data označená v evidenci dle odst. 5 jako A musí skartační komise provést vidimaci: vybraná data v dohodnutém formátu se zpracují určenou hashovací funkcí, jejíž výsledek se vytiskne na protokol, který skartační komise podepíše. Tím je zaručeno, že jakýkoli pozdější zásah do takto zpracovaných dat bude identifikován. K protokolu se přiloží popis použité hashovací funkce. (10) S ohledem na nemožnost dlouhodobého uchování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka se všechny elektronické dokumenty, které mají ve skartačním řádu skartační znak A musí vytisknout a ověřit (vidimovat a legalizovat) nejpozději při uzavření spisu. (11) Kopie spisu dle odst. 5 musí být uložena ve spisovně pro případ kontroly archivním inspektorem Národního archivu. 13 ) Neznamená to, že dokumenty se mohou smazat, zcela určitě budou některé z nich vybrány ve skartačním řízení jako A. Jde zde o úlevu původci ve smyslu 8 odst. 8 vyhlášky v některých případech by dokumenty musel původce tisknout 14 ) Který může být kopií předchozího. - 6 -
Příloha 1 - Vzor skartačního návrhu hlavičkový papír úřadu Národní archiv Archivní 4 149 01 Praha 4 V... dne... listů:... Věc: Žádost o provedení výběru archiválií ve skartačním řízení. Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákona č... (např. o účetnictví), ve znění pozdějších předpisů a Skartačního řádu úřadu platného od... ( popř. ze dne, čj.) navrhujeme k provedení výběru archiválií ve skartačním řízení dokumenty předchůdce úřadu z let... v rozsahu... běžných metrů, úřadu z let... v rozsahu... běžných metrů. Všechny navržené dokumenty mají uplynulou skartační lhůtu. Skartační řízení navrhujeme provést v... (např. dubnu 2005), podrobnosti je možné dohodnout s naším zaměstnancem..., tel...., e-mail... Přehled navržených dokumentů (skupin dokumentů dle spisových znaků) je připojen v příloze. Dokumenty skupiny V byly skartační komisí rozděleny do skupin A a S, což je v přehledu vyznačeno. 15 Příloha:... Podpis a funkce oprávněného pracovníka úřadu 15 ) Jako přehled dokumentů lze ve skartačním návrhu využít např. předávací seznamy do spisovny, do kterých se rozdělení V vyznačí. - 7 -