Zpráva o ověření účetnictví Společenství vlastníků Božetěchova 133, Brno, IČ: 27719448 V Brně dne 30. dubna 2013 Úvod: Na základě požadavku některých členů výboru a z titulu členství v kontrolní komisi jsme provedla ověření účetních dokladů Společenství vlastníků Božetěchova 133, Brno za účetní období 2007 až 2012. Předmětem ověření byly přijaté a vydané faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy a namátkově bylo ověřeno vyúčtování. Předloženy byly rovněž výkazy účetních závěrek, tj. rozvaha, výkaz zisků a ztráty a přílohy k účetním závěrkám, jako povinná součást účetní závěrky, byly Ing. Bartlem dodatečně doplněny. Výkazy účetních závěrek za účetní období 2007 až 2012 byly zpracovány na základě vyhlášky 504/2002 Sb., pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, což je plně v souladu s legislativou platnou pro SVJ. Součinnost pana Ing. Petra Bartla při ověřování byla velmi dobrá. Zjištění, která bylo možné opravit, průběžně doplnit nebo zajistit, např. získat od dodavatelů chybějící faktury apod., Ing. Bartl doplnil. Pokud došlo u konkrétních případů k nápravě, pak taková zjištění již nejsou uvedena v této zprávě. Zjištění: Účetní závěrky Společenství vlastníků Božetěchova 133 za účetní období 2007 až 2012 nebyly zveřejněny ve sbírce listin obchodního rejstříku. Právní výklady na povinnost SVJ zveřejňovat účetní závěrky se liší. Aktuálně Vrchní soud v Olomouci jako odvolací soud vydal usnesení, z něhož vyplývá, že SVJ povinnost zveřejnění ÚZ ve sbírce listin nemá (viz www.portalsvj.cz). Natvořený fond oprav (tzv. dlouhodobé zálohy na opravy přijaté od vlastníků jednotek) není v dostatečném objemu kryt finančními prostředky na běžném, spořicím účtu a v pokladně SVJ Božetěchova 133. Vývoj v jednotlivých účetních obdobích dokládá následující tabulka: Vývoj tvorby a čerpání fondu oprav a porovnání konečného stavu FO s peněžními prostředky na účtu a v pokladně 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Počáteční stav FO k 1.1. 0,00 158 976,00 266 496,00 391 010,00 549 986,00 708 962,00 Tvorba 158 976,00 158 976,00 158 976,00 158 976,00 158 976,00 158 976,00 Čerpání 0,00 51 456,00 34 462,00 0,00 0,00 61 040,00 Konečný stav FO k 31.12. 158 976,00 266 496,00 391 010,00 549 986,00 708 962,00 806 898,00 Zůstatek na běžném účtu v KB k 31.12. 318 738,06 54 086,88 81 522,69 224 885,00 71 987,88 207 418,21 Zůstatek na spořicím účtu k 31.12. (založen v r.2012 evidence FO) 300 791,80 Zůstatek v pokladně k 31.12. 78 121,00 120 508,50 221 233,00 140 704,00 180 836,00 127 192,00 Rozdíl 237 883,06-91 900,62-88 254,31 Vyúčtování k 31.12. -184 397,00-456 138,12-171 495,99 (doplatky+/přeplatky-) * -43 153,50 77 914,50 285 335,00 241 000,00 404 325,00 120 453,00 Neuhrazené dluhy 0,00 0,00 0,00 16 563,00 54 804,00 93 586,00 Rozdíl 194 729,56-13 986,12 197 080,69 73 166,00 2 990,88 42 543,01 Zdroj: účetnictví, poslední tři řádky tabulky vyúčtování Ing. Bartla *Rozdíl mezi uhrazenými zálohami a konečným vyúčtováním Z tabulky je patrné, že ve vyúčtování za rok 2011 byly vyměřeny největší nedoplatky vlastníkům BJ, které významně přispěly k problémům s cash flow v provozní činnosti. V 1
souvislosti s tím musím upozornit na špatnou platební morálku některých vlastníků BJ při placení záloh a nedoplatků. Vzhledem k tomu, že vyúčtování je vyhotovováno cca v březnu následujícího roku a předpis nedoplatků a přeplatků je účtován v následujícím účetním období, dochází k časovému posunu. Dále je vyhotovování vyúčtování ztíženo a zkresleno tím, že např. elektrická energie je fakturována zpravidla za období červen až květen následujícího roku, tj. v době vyúčtování není ještě známa skutečná spotřeba elektřiny a je pouze odhadována. Meziroční vývoj celkových nákladů SVJ zobrazuje následující tabulka a graf: Pozn.: Společenství vlastníků Božetěchova 133 bylo zapsáno do Obchodního rejstříku 1.3.2007, v roce 2007 tedy existovalo reálně 10 měsíců. Zdroj: vyúčtování a tabulky Ing. Petra Bartla Náklady celkem mínus Fond oprav V pojetí SVJ se nejedná se o klasické náklady, ale spíše o výdaje SVJ, které jsou hrazeny vlastníky BJ. Doklady s nedostatečnými náležitostmi: o Faktura č. 201100006 od firmy Vitaliy Dereza vystavená dne 3.5.2011 na částku 14 299 Kč neobsahuje správný název Společenství vlastníků Božetěchova 133, ani IČ a DIČ. Není doložen ani soupis montáže bezkontaktního vstupního systému, na který faktura odkazuje. o Faktura od Vitaliy Dereza vystavená dne 23.9.2012 na částku 1 090 Kč neobsahuje IČ SVJ. o Faktura č. 211163935 od BVAK vystavená dne 30.5.2011 není v originálu, ale v kopii. o Na vydané faktuře č. 2011080, která byla vystavena na částku 52 681 Kč autoservisu, není uveden přesný název, adresa, IČ odběratele. o Chybí 2 originály prvotních dokladů na klíče zakoupené 6.3.2012 v částce 934 Kč a 39 Kč. Na základě výdajových pokladních dokladů ze dne 31.12.2008 na částku 10 000 Kč a ze dne 15.12.2009 na částku 5 000 Kč byly vyplaceny odměny členům výboru. V obou případech podle pokladních dokladů prostředky přijal Ing. Petr Bartl. Z vyplacených odměn členům výboru SVJ Božetěchova 133 nebyly odvedeny zákonné odvody. Odměny členům výboru by měly podléhat zdravotnímu pojištění a případně dani z příjmu, od sociálního pojištění jsou osvobozeny. Společnost Variant má vlastní plynové kotle, odebraný plyn nehradí SVJ, ale přímo distribuční firmě. Přesto je několik faktur např. faktura č. 201110142 ze dne 14.7.2011 vystavená Vítězslavem Drahošem kominickým mistrem za čištění a kontroly komínů a kotlů na částku 3 120 Kč, z čehož 2 160 Kč je nákladem společnosti Variant a 960 Kč SVJ. Dále např. faktura č. 50711 ze dne 26.7.2011 vystavená firmou MALANÍK GROUP s.r.o. za opravy plynových kotlů na částku 12 562 Kč, z toho 6 281 Kč je nákladem firmy Variant a 6 281 Kč je nákladem SVJ. Ve vyúčtování 2011 v březnu 2012 to bylo zohledněno, tedy vyúčtováno firmě 2
Variant, ovšem bylo by vhodnější, kdyby si tyto služby pro sebe objednával a hradil přímo Variant, aby tyto služby byly fakturovány odděleně a aby v účetnictví SVJ bylo účtováno pouze o částkách připadající SVJ. Pro společnost Variant to bude výhodnější z pohledu možnosti uplatnění si nároku na odpočet DPH přímo od dodavatelů plátců DPH. Fakturace třetím osobám a jejich platební morálka SVJ vystavilo v průběhu účetních období 2007 až 2012 tyto faktury tzv. třetím osobám (tj. mimo vlastníky SVJ): Odběratel MG Racing MG Racing MG Racing MOTO MOTO Částka 33 312 35 956 9 400 16 800 3 705 Datum splatnosti 15.3.2008 15.5.2008 30.7.2008 30.9.2008 15.4.2010 Datum skutečné úhrady 28.3.2008 30.5.2008 20.10.2008 7.10.2008 15.4.2010 Odběratel MOTO MOTO Částka 32 320 4 560 52 681 4 485 77 033 Datum splatnosti 15.4.2010 10.3.2011 15.4.2011 10.3.2012 15.5.2012 19 000 Kč 20.12.11 a dále Datum skutečné 33 681 Kč úhrady 15.6.2010 13.3.2012 30.12.12 13.3.2012 Neuhrazena Jedná se o přefakturaci odběru vody či elektřiny a dle sdělení Ing. Bartla jsou přefakturovány částky dle skutečného odečtu z elektroměru a vodoměru. Upozorňuji, že pokud by byla přefakturováná částka vyšší, než je skutečný odběr, jednalo by se o zdanitelné příjmy SVJ. Z uvedených tabulek vyplývá, že z 10 vystavených faktur byla pouze jedna uhrazena v termínu splatnosti. Vzniká tak paradoxní situace, kdy SVJ resp. jednotliví vlastníci BJ úvěrují tyto podnikatele. Přičemž tito odběratelé neplatí do SVJ zálohy na odebranou vodu a energii, přefakturace jim je předložena po vyúčtování od BVAK a distributorů elektrické energie, na faktuře mají splatnost, kterou prakticky nedodržují. Konkrétně společnost MOTO za vodu odebranou v roce 2010 zaplatila SVJ částku 4 560 Kč až 13.3.2012, dále autoservis za elektřinu a vodu odebranou v roce 2010 zaplatil částečně 19 000 Kč 20.12.2011 a 33 681 Kč až 30.12.2012. SVJ za ověřovaná zdaňovací období 2007 až 2012 nepodávalo daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob, jelikož dle pana Ing. Petra Bartla nemělo žádné zdanitelné příjmy. Domnívám se, že v roce 2012 SVJ mělo zdanitelné příjmy ve výši 8 000 Kč z titulu přijaté náhrady od pojišťovny Kooperativa a mělo by být podáno daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob. Daňová povinnost SVJ za rok 2012 by měla být nulová. Bankovní poplatky za vklady hotovosti na běžný účet v KB např. dne 17.8.2012 činily 3 x 75 Kč=225 Kč. V průběhu roku 2010 byl změněn dodavatel elektrické energie a plynu. E-ON a RWE nahradila firma Bohemia Energy, která od 21.5.2010 je dodavatelem elektrické energie a od 1.7.2010 je dodavatelem plynu pro společenství vlastníků. Ze srovnání posledních fakturovaných období je patrná úspora ceny elektrické energie i plynu počínaje druhou polovinou roku 2010. V průběhu roku 2012 měla rovněž pozitivní dopad do hospodaření SVJ změna pojišťovny (pojištění domu), kdy původní pojistné u České pojišťovny činilo 10 211 Kč/čtvrtletně, tj. 40 844 Kč/rok a aktuálně u ČSOB Pojišťovny činí pojistné 14 040 Kč/rok. Doporučení: 3
Na základě provedeného ověření účetních dokladů doporučuji: Provádět pravidelné kontroly účetnictví a hospodaření Společenství vlastníků Božetěchova 133, a to minimálně v ročním intervalu, např. vždy po provedení vyúčtování. Tyto kontroly by minimálně 1x ročně měla zajistit kontrolní komise. Nastavit důsledné a systematické vymáhání pohledávek od neplatičů a to jak odběratelů, tak vlastníků jednotlivých BJ. Zajistit, aby natvořený fond oprav SVJ byl plně kryt dostatečným množstvím finančních prostředků na bankovních účtech a v pokladně SVJ v každém momentu. Ideálně, aby prostředky natvořeného fondu oprav byly naprosto odděleny na samostatném bankovním účtu, který byl pro tento účel v průběhu roku 2012 zřízen (spořicí účet v KB) a jeho zůstatek, aby odpovídal hodnotě natvořeného fondu oprav. A současně zvážit navýšení fondu oprav v budoucnu (aktuálně 3 Kč/m²/měsíc). Vhodné je mít zpracován orientační plán oprav. Z vyplacených odměn členům výboru odvádět odvody tak, jak to v příslušném účetním období zákon ukládá a pokud jsou vypláceny odměny členům výboru, je nutné, aby na pokladních dokladech popř. výplatní listině byly uvedeny podpisy členů výboru, kteří odměny převzali. Doporučuji každoročně předkládat kompletní účetní závěrku (rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu k účetní závěrce) ke schválení členské schůzi. Vzhledem k tomu, že zdanitelným příjmem je náhrada od pojišťovny, úroky ze spořicího účtu, za jistých okolností může být zdanitelným příjmem i přefakturace elektrické energie a vody třetím osobám (mimo vlastníky SVJ), podat daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob za období, kdy SVJ mělo zdanitelné příjmy. Popř. je vhodné, mít ověřeno (ideálně písemně) na místně příslušném finančním úřadu, že SVJ Božetěchova 133 skutečně nemá povinnost podávat daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob. Průběžně se snažit hledat úspory v provozních nákladech (výdajích) SVJ. Doporučuji, aby bylo přesně dohodnuto, co vše má být obsaženo ve správě, kterou pro SVJ zabezpečuje firma RDS Real. Domnívám se, že např. výměnu světla by měla zařizovat správcovská firma. Ovšem tato služba je fakturována firma SW-TECH s.r.o. fakturou č. 201106002 ze dne 10.6.2011 v částce 761 Kč. Zvážit, zda bychom bankovní poplatky za vklady hotovosti na účet nově vyúčtovávali příslušným vlastníkům BJ, kteří neplatí převodem, ale vkládají peníze v hotovosti do banky. Doporučuji, aby společnostem RG Racing, -autoservis a MOTO BRNO již nebyla naším SVJ poskytována elektrická energie a voda a hlavně, aby do budoucna nedocházelo k dotování těchto podnikatelů naším SVJ. Ať si zřídí u BVAK a distributorů elektrické energie vlastní přípojky vody a elektrické energie. Je také nutné, důsledně vymáhat pohledávky od neplatičů nebo přinejmenším by tito dodavatelé měli hradit zálohy do SVJ. Pro zajištění větší transparentnosti je vhodné zvážit, aby účetnictví SVJ vedla nezávislá účetní nebo účetní firma. Závěr: Podle mého názoru není nutné, aby účetnictví Společenství vlastníků Božetěchova 133 ověřoval nezávislý auditor popř. auditorská firma. Zejména z toho důvodu, že to není ze zákona povinné a protože k tomu na základě provedeného ověření účetnictví v účetních obdobích 2007 až 2012 neshledávám zásadní důvody. Domnívám se, že by se jednalo o neúčelně vynaložené nemalé finanční prostředky. Doporučuji nastavit systematické vymáhání pohledávek a výše záloh tak, aby byl natvořený fond oprav plně kryt peněžními prostředky na bankovních účtech a pokladně SVJ a aby do budoucna nedocházelo k tomu, že prostředky z fondu oprav budou dokrývat chybějící 4
peněžní toky z provozní činnosti. Rovněž doporučuji do budoucna zvážit případné navýšení plateb do fondu oprav a vybrat účetní firmu, která povede účetnictví SVJ. Zpracovala: Ing. Eva Šejnohová, DiS. Členka kontrolní komise Tel.: 607 179 628 5