Výzva k předložení nabídky na zpracování kompletní žádosti o dotaci včetně Studie proveditelnosti k projektu - Technologické centrum a elektronická spisová služba města Hlučín a zajištění dotačního managementu Příloha č. 1 - Obchodní podmínky k části první: Zpracování a podání žádosti o udělení podpory Smlouva o dílo (zpracování a podání žádosti o udělení podpory) I. Smluvní strany 1. Město Hlučín se sídlem: Mírové náměstí 23, 748 01 Hlučín zastoupen: Ing. Bernardem Ostárkem, starostou města Hlučín IČ: 00300063 DIČ: CZ00300063 bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s. číslo účtu: 27-1843589399/0800 (dále jen objednatel ) 2.. se sídlem:. zastoupena:. IČ:. DIČ:. bankovní spojení:. číslo účtu:. zapsána v obchodním rejstříku vedeném., oddíle., vložka (dále jen zhotovitel ) II. Základní ustanovení 1. Smluvní strany se ve smyslu ust. 262 odst. 1 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen obchodní zákoník ) dohodly, že se jejich závazkový vztah řídí tímto zákonem a uzavírají podle 536 a násl. obchodního zákoníku tuto smlouvu o dílo (dále jen smlouva ).
2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v čl. I této smlouvy jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení druhé smluvní straně. Smluvní strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny. 3. Účelem této smlouvy je zajištění přípravy individuálního projektu Technologické centrum a elektronická spisová služba města Hlučín, předložení žádosti do Integrovaného operačního programu pro období 2007-2013 (dále jen IOP ) a dotační management do fáze akceptace žádosti vyhlašovatelem výzvy (tzn. oznámení formální správnosti žádosti poskytovatelem podpory). Hlavním cílem připravovaného projektu je zvýšit úroveň služeb elektronické veřejné správy ve správním obvodu města Hlučín. 4. Zhotovitel prohlašuje, že je odborně způsobilý k zajištění předmětu plnění podle této smlouvy. III. Předmět smlouvy 1. Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje provést pro objednatele tato díla: zpracovat a podat pro objednatele kompletní žádost o udělení podpory včetně Studie proveditelnosti a dalších povinných příloh potřebných k podání žádosti o udělení podpory (včetně jejich úplné kompletace) pro projekt Technologické centrum a elektronická spisová služba, do Integrovaného operačního programu, prioritní osy 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě, podporovaná aktivita d) elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend vykonávaných orgány územní veřejné správy, 4. výzvy (dále jen dílo ), a objednatel se zavazuje řádně provedené dílo převzít a zaplatit za něj zhotoviteli cenu podle čl. IV této smlouvy. 2. Součástí díla je: a) Analýza požadavků na zajištění služeb egoncentra ve městě Hlučín s přihlédnutím k potřebám obcí v jeho správním obvodu, příspěvkovým organizacím města Hlučín a příspěvkovým organizacím obcí ve správním obvodu města Hlučín. b) Koncept e-governmentu služeb ve správním obvodu města Hlučín. c) Studie proveditelnosti zpracovaná dle Příručky pro žadatele a příjemce, metodických pokynů řídícího a zprostředkujícího orgánu IOP 2.1 a textu 4. výzvy. Veškeré uvedené dokumenty jsou k dispozici na stránkách <http://www.strukturalni-fondy.cz/iop> a <http://www.mvcr.cz/strukturalni-fondy.aspx>. d) Další povinné přílohy předkládané spolu s žádostí dle Příručky pro žadatele a příjemce, metodických pokynů řídícího a zprostředkujícího orgánu IOP 2.1 a textu 4. výzvy. Veškeré uvedené dokumenty jsou k dispozici na stránkách <http://www.strukturalnifondy.cz/iop> a <http://www.mvcr.cz/strukturalni-fondy.aspx>. e) Zpracování a podání kompletní elektronické žádosti v rozsahu podmínek čtvrté výzvy. Žádost se vyplňuje do standardního formuláře, který je dostupný na webových stránkách www.eu-zadost.cz nebo www.eu-zadost.eu. f) Po zajištění formálních náležitostí ze strany objednatele (podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) provedení kontroly, zda žádost o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby splňuje všechny formální náležitosti potřebné pro akceptaci
vyhlašovatelem výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území). g) Doručení žádosti o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby na místo pro podání žádosti o finanční podporu uvedené v aktuálním znění výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území). 3. Smluvní strany prohlašují, že předmět smlouvy není plněním nemožným a že tuto smlouvu uzavřely po pečlivém zvážení všech možných důsledků. 4. Dílo je dále blíže specifikováno přílohou této smlouvy, a to Přílohou č. 1 Specifikace veřejné zakázky část první, která je nedílnou součástí této smlouvy. 5. Forma, v níž bude dílo provedeno a předáno objednateli je sjednána v čl. V odst. 13 této smlouvy. IV. Cena za dílo 1. Cena za dílo je stanovena dohodou smluvních stran a činí: Celková cena Cena (v Kč) bez DPH DPH celkem včetně DPH Z toho Analýza požadavků na zajištění služeb egoncentra ve městě Hlučín - viz čl. III. bod 2, písm. a) Z toho Koncept e- Governmentu služeb ve správním obvodu města - viz čl. III. bod 2, písm. b) Z toho Studie proveditelnosti - viz čl. III. bod 2, písm. c) Z toho Žádost o udělení podpory, včetně povinných příloh vyjma Studie proveditelnosti - viz čl. III. bod 2, písm. d), e), f), g) Cena včetně DPH je dohodnuta jako cena nejvýše přípustná a platí po celou dobu platnosti smlouvy.
2. Cena za dílo podle odst. 1 tohoto článku smlouvy obsahuje veškeré náklady zhotovitele spojené se splněním jeho závazků vyplývajících z této smlouvy. Cena obsahuje i případně zvýšené náklady spojené s vývojem cen vstupních nákladů, a to až do doby ukončení díla. 3. Cena za dílo sjednaná v čl. IV odst. 1 této smlouvy jako celková cena za dílo zahrnuje cenu za veškeré práce, úkony, činnosti, úpravy a náklady zhotovitele při provádění díla, jak je specifikováno touto smlouvou. 4. Zhotovitel odpovídá za to, že sazba daně z přidané hodnoty je stanovena v souladu s platnými právními předpisy. V. Provádění díla, práva a povinnosti smluvních stran 1. Není-li stanoveno touto smlouvou výslovně jinak, řídí se vzájemná práva a povinnosti smluvních stran ustanoveními 536 a následujícími obchodního zákoníku. 2. Zhotovitel je zejména povinen: a) provést dílo řádně a včas, b) provést dílo na svůj náklad a na své nebezpečí, c) řídit se při provádění díla pokyny objednatele, d) odstranit zjištěné vady na své náklady. 3. Zhotovitel se zavazuje písemně informovat objednatele o skutečnostech majících vliv na plnění smlouvy, a to neprodleně, nejpozději následující pracovní den poté, kdy příslušná skutečnost nastane nebo zhotovitel zjistí, že by nastat mohla. Za písemné oznámení se považuje i oznámení e-mailem současně na oba tyto kontakty: Ing. Pavel Provazník, oddělení informatiky, e-mail: provaznik@hlucin.cz Mgr. Ing. Zbyněk Plura, odbor vnitřních věcí, e-mail: plura@hlucin.cz. 4. Objednatel se zavazuje: a) poskytnout zhotoviteli součinnost při realizaci díla, tj. především poskytnutí nezbytných podkladů vztahujících se k předmětu díla, které má ve svém držení. Objednatel se dále zavazuje podle svých možností přispět k získání těch podkladů v držení jiných subjektů, k nimž má odpovídající přístup, s cílem zabránit neefektivnímu vícenásobnému jednání s dotčenými orgány státní správy, samosprávy a dalšími organizacemi. Zhotovitel se zavazuje předložit objednateli požadavky na podklady nezbytné pro plnění díla vždy písemně a v dostatečném časovém předstihu. O předání sepíše zhotovitel dle pokynů objednatele předávací protokol. Obsah, forma a způsob poskytnutí součinnosti objednatele bude vždy pro daný případ specifikován v zápisech ze schůzek (vyhotovuje zhotovitel v termínu do 2 pracovních dnů od konání schůzky, přičemž zápis bude podepsán na následující schůzce členem řešitelského týmu zhotovitele a členem projektového týmu objednatele), případně konzultací konaných za účasti objednatele a zhotovitele za účelem naplnění této smlouvy. b) upozornit bezodkladně zhotovitele na všechny změny i jiné okolnosti, které se týkají provádění díla. 5. Objednatel je oprávněn kontrolovat provádění díla. Zjistí-li objednatel, že zhotovitel provádí dílo v rozporu s jeho pokyny, touto smlouvou nebo údaji uvedenými v jiné související dokumentaci, stanoví zhotoviteli lhůtu k nápravě.
6. Zhotovitel je povinen opatřit si na vlastní náklady prováděcí dokumenty, Příručku pro žadatele a příjemce včetně příloh a metodické pokyny řídícího a zprostředkujícího orgánu IOP 2.1 platné pro 4. výzvu a zpracovat dílo dle těchto dokumentů, zajišťovat jednání se zástupci institucí, které jsou součástí implementační struktury IOP a při plnění díla se řídit jejich pokyny. Veškeré uvedené dokumenty jsou k dispozici na stránkách <http://www.strukturalni-fondy.cz/iop> a <http://www.mvcr.cz/strukturalni-fondy.aspx>. Formulář BENEFIT7 je volně přístupný na webových stránkách <www.eu-zadost.cz>. 7. Zhotovitel odpovídá za zajištění podkladů potřebných k provedení díla, za koordinaci, soulad a provázanost jednotlivých příloh a záložek žádosti, za jejich včasné projednání s orgány implementační struktury IOP. 8. Zhotovitel se zavazuje nezveřejňovat a neposkytovat třetím osobám informace získané v souvislosti s touto smlouvou bez souhlasu objednatele. Zhotovitel je povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se v souvislosti s plněním předmětu smlouvy dozvěděl. Závazek zůstává v platnosti i po ukončení této smlouvy. 9. Zhotovitel může pověřit realizací díla nebo jeho části jiné osoby. Při provádění díla jinými osobami má zhotovitel odpovědnost, jako by dílo prováděl sám. 10. Zhotovitel se zavazuje účastnit se schůzek a konzultací s objednatelem včetně jeho partnerů, které se budou konat v pravidelných týdenních intervalech (termíny budou předem dohodnuty), případně i v mimořádných termínech dle potřeby objednatele. Zhotovitel se zavazuje objednateli poskytnout zprávu o stavu prací, v případě požadavku objednatele i opakovaně. 11. Zhotovitel je podle ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. Zhotovitel je povinen archivovat originální vyhotovení smlouvy včetně jejích dodatků, originály účetních dokladů a dalších dokladů vztahujících se k realizaci předmětu této smlouvy po dobu 10 let od zániku smlouvy o dílo, minimálně však do roku 2021. Po tuto dobu je zhotovitel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy. 12. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příloha č. 5 Příručky pro žadatele a příjemce v rámci čtvrté výzvy na Technologická centra a elektronické spisové služby v území). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti smlouvy o dílo je s těmito pravidly seznámen a že bude při realizaci díla sledovat zda nedojde ke změně těchto pravidel, přičemž se musí řídit pouze aktuálními pravidly. 13. Zhotovitel se zavazuje dílo provést a objednateli předložit v této formě: a) Studii proveditelnosti ve 2 výtiscích v tištěné podobě a zároveň v elektronické podobě, a to na CD-R ve formátu *pdf, *.doc, *.xls, (příp. jiný dle pokynů pro žadatele), CD-R bude zahrnovat také vyplněný soubor Tabulkové vstupy a výstupy k CBA (Cost Benefit Analysis - analýza nákladů a přínosů). b) Další povinné přílohy předkládané spolu s žádostí ve 2 výtiscích v tištěné podobě, pokud některé z příloh bude zpracovávat výhradně zhotovitel, pak je předá také na CD-R ve formátu *pdf, *.doc, *.xls, (příp. jiný dle pokynů pro žadatele).
c) Výslednou tiskovou sestavu z webové žádosti BENEFIT7 po finalizaci ve 4 výtiscích v tištěné podobě. d) Všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace opatřené vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příloha č. 5 Příručky pro žadatele a příjemce 2.1 Technologická centra a Elektronické spisové služby v území). e) Listy výtisku žádosti pevně spojené, tj. žádost musí být sešita a přelepena páskou v levém horním rohu nebo jiným obdobným způsobem zamezujícím neoprávněnému nakládání s žádostí. Za pevné spojení není považována kroužková vazba či vazba do hřbetu. Přílohy které se předkládají jsou originálem nebo úředně ověřenou kopií, musí být očíslovány podle seznamu příloh uvedeného v žádosti Benefit7 a podle tohoto seznamu seřazené. Pokud přílohy obsahují více než 1 list, musí být listy pevně svázány v nerozebíratelném vyhotovení formátu A4. Počet stran příloh musí souhlasit s údajem o počtu stran uvedeném v seznamu příloh. Takto vyhotovenou žádost opatří objednatel potřebnými formálními náležitostmi (např. podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) f) Žádost o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby opatřenou všemi formálními náležitostmi ze strany objednatele a zkontrolovanou zhotovitelem doručí zhotovitel na místo pro doručení žádosti o finanční podporu uvedené v aktuálním znění výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území) v potřebném počtu výtisků. Zároveň předá zbývající pare objednateli. 14. Objednatel je oprávněn kontrolovat provádění díla. VI. Doba a místo plnění a předání 1. Zhotovitel ukončí a předá dílo nebo jeho části objednateli a objednatel zajistí součinnost nejpozději v termínech (dobách) sjednaných takto: - zhotovitel ukončí a předá objednateli Analýzu požadavků na zajištění služeb egoncentra ve městě Hlučín s přihlédnutím k potřebám obcí v jeho správním obvodu, příspěvkovým organizacím města Hlučín a příspěvkovým organizacím obcí ve správním obvodu města Hlučín a Koncept e-governmentu služeb ve správním obvodu města Hlučín do 5 týdnů od nabytí účinnosti smlouvy o dílo, - zhotovitel ukončí a předá objednateli Studii proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby a žádosti o udělení podpory objednateli a subjektu určenému objednatelem k posouzení, včetně příloh do 8 týdnů od nabytí účinnosti smlouvy o dílo. Toto posouzení bude trvat maximálně 2 týdny. V tomto termínu musí dát zpracovatel (zhotovitel) k dispozici pracovníka ke konzultacím při práci na posudku, a to jak objednateli, tak jim určenému subjektu. Ihned po odevzdání posudku započnou konzultace nad případnými spornými body a zapracování požadavků od objednatele, - zhotovitel ukončí a předá žádost o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby
bez vad a nedodělků a včetně zapracovaných případných požadavků objednatele k zajištění formálních náležitostí ze strany objednatele (např. podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) v konečném termínu nejpozději do 12 týdnů od nabytí účinnosti smlouvy o dílo. - objednatel zajistí formální náležitosti (např. podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) nejpozději do 4 týdnů od předložení žádosti o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby zhotovitelem objednateli k zajištění formálních náležitostí, - zhotovitel předá žádost o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby bez vad a nedodělků v potřebném počtu na místo pro předložení žádosti o finanční podporu uvedené v aktuálním znění výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území) nejpozději do 1 týdne od zajištění formálních náležitostí (např. podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) ze strany objednatele potřebných pro akceptaci díla vyhlašovatelem výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území), zároveň předá zbývající pare ve stejném termínu do sídla objednatele. 2. Zhotovitel splní svou povinnost dílo ukončit a předat okamžikem doručení oznámení o akceptaci (tzn. oznámení formální správnosti žádosti) ze strany poskytovatele podpory z výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území) objednateli. O předání díla sepíše zhotovitel zápis, který předloží objednateli k odsouhlasení a podpisu. 3. Místem pro předání díla je Město Hlučín, Mírové nám. 23/24, Hlučín 748 01. 4. Objednatel se zavazuje dílo převzít v případě, že bude předáno bez vad a nedodělků. O předání a převzetí díla zhotovitel sepíše protokol o předání a převzetí díla, ve kterém objednatel prohlásí, zda dílo přejímá či nikoliv a z jakých důvodů. Protokol bude dále obsahovat: a) označení objednatele a zhotovitele, b) označení předmětu díla, c) datum uzavření smlouvy o dílo, d) jména a podpisy zástupců objednatele a zhotovitele, e) datum předání a převzetí díla. VII. Vlastnictví Vlastnictví k předmětu díla dle čl. III. této smlouvy přechází na objednatele dnem předání a převzetí díla objednatelem. VII a. Právo dílo užít
1. Objednatel je oprávněn dílo, jakož i jeho jednotlivé části samostatně i společně, užít ve smyslu ustanovení 12 odst. 4 zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a to všemi způsoby užití v časově, množstevně a územně neomezeném rozsahu. 2. Objednatel není povinen licenci využít. 3. Objednatel může dílo, jakož i jeho jednotlivé části poskytnout třetím osobám, totéž platí i o oprávněních tvořící součást licence. 4. Odměna za poskytnutí licence je součástí ceny za dílo podle ustanovení v čl. IV. této smlouvy. VIII. Platební podmínky 1. Zálohy nejsou sjednány. Smluvní strany se dohodly na jednorázovém zaplacení ceny za dílo, a to po převzetí díla objednatelem. 2. Podkladem pro úhradu smluvní ceny za dílo bude faktura, která bude mít náležitosti daňového dokladu dle 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen faktura ). 3. Faktura musí kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový doklad obsahovat také: a) číslo a datum vystavení faktury, b) předmět plnění a jeho přesnou specifikaci ve slovním vyjádření, c) název projektu, d) označení banky a čísla účtu, na který musí být zaplaceno, e) číslo a datum předávacího protokolu se stanoviskem objednatele, že dílo přejímá (předávací protokol bude přílohou faktury), f) lhůtu splatnosti faktury, g) název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele, h) jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu. 4. Nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost, bude-li chybně vyúčtována cena nebo DPH, je objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit bez zaplacení druhé smluvní straně k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Zhotovitel provede opravu vystavením nové faktury. Vrácením vadné faktury zhotoviteli přestává běžet původní lhůta splatnosti. Nová lhůta splatnosti běží ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli. 5. Lhůta splatnosti faktury činí 30 kalendářních dnů ode dne jejího doručení objednateli. Faktura bude doručena doporučeně prostřednictvím provozovatele poštovních služeb nebo osobně na podatelnu objednatele proti písemnému potvrzení. Stejná lhůta splatnosti platí i při placení jiných plateb (smluvních pokut, úroků z prodlení, náhrady škody apod.). 6. Smluvní strany se dohodly, že platba bude provedena na číslo účtu uvedené na faktuře bez ohledu na číslo účtu uvedené v čl. I této smlouvy. 7. Povinnost zaplatit je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu objednatele.
IX. Vady díla 1. Dílo má vady, jestliže provedení díla nebo jeho části neodpovídá požadavkům uvedeným ve smlouvě, jiné dokumentaci vztahující se k provedení díla nebo pokynům objednatele. 2. Zhotovitel odpovídá za vady, jež má dílo v době předání objednateli. 3. Zhotovitel započne s odstraněním vady do 2 pracovních dnů ode dne doručení oznámení o vadě, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Vada bude odstraněna nejpozději do 4 pracovních dnů ode dne oznámení vady, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak. Odstranění případných vad provede zhotovitel na své náklady, za odstranění případných vad nenáleží zhotoviteli jakákoliv náhrada, cena, odměna či jiné plnění. 4. O předání díla s odstraněnými vadami bude vyhotoven písemný protokol. 5. Zhotovitel je povinen uhradit objednateli škodu, která mu vznikla vadným plněním, a to v plné výši. Zhotovitel rovněž objednateli uhradí náklady vzniklé při uplatňování práv z odpovědnosti za vady. X. Odpovědnost za škodu Odpovědnost za škodu se řídí ustanoveními 373 a násl. obchodního zákoníku v platném znění. XI. Sankční ujednání 1. V případě, že se zhotovitel ocitne v prodlení s ukončením nebo předáním díla v termínech sjednaných v čl. VI. odst. 1. této smlouvy, uhradí objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,-- Kč, a to za každý i započatý den prodlení. 2. Pro případ prodlení se zaplacením ceny za dílo sjednávají smluvní strany úrok z prodlení ve výši stanovené občanskoprávními předpisy. 3. V případě nedodržení lhůty k odstranění vad je zhotovitel povinen objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 3.000,-- Kč, a to za každý i započatý den prodlení s odstraněním vady. 4. V případě, že se zhotovitel ocitne v prodlení s plněním svých povinností sjednaných v článku XII. odst. 4. této smlouvy, je povinen objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 3.000,-- Kč, a to za každý i započatý den prodlení. 5. V případě takových vad v žádosti o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby, nebo jejich neodstranění nebo nedostatečného odstranění, které budou mít za následek neakceptaci žádosti o udělení podpory z důvodu nesplnění formálních náležitostí respektive vyřazení žádosti z dalšího postupu administrace ze strany poskytovatele podpory z výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území) je zhotovil povinen objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 50.000,-- Kč.
6. Smluvní pokuty sjednané touto smlouvou povinná strana uhradí nezávisle na tom, zda a v jaké výši vznikne druhé smluvní straně v této souvislosti škoda. Nárok na náhradu případně vzniklé škody není zaplacením smluvní pokuty dotčen a smluvní pokuta se do náhrady škody nezapočítává. 7. Zánik závazku jeho pozdním splněním neznamená zánik nároku na smluvní pokutu za prodlení s plněním. XII. Závěrečná ujednání 1. Změnit nebo doplnit tuto smlouvu mohou smluvní strany pouze formou písemných dodatků, které budou vzestupně číslovány, výslovně prohlášeny za dodatek této smlouvy a podepsány oprávněnými zástupci smluvních stran. 2. Platnost smlouvy lze ukončit písemnou dohodou smluvních stran. 3. Objednatel je oprávněn od smlouvy odstoupit, pokud zhotovitel: a) nepředá objednateli řádně provedené dílo nebo jeho část v termínu (době) stanovené v čl. VI odst. 1 této smlouvy, b) jestliže nesjedná nápravu v provádění díla ve lhůtě podle čl. V odst. 5 smlouvy, c) dodá objednateli dílo, které nemá vlastnosti, které si objednatel vymínil nebo o kterých ho zhotovitel ujistil, případně dodá dílo s jinými vadami, d) neodstraní vadu díla ve lhůtě uvedené v čl. IX odst. 3 této smlouvy, e) neodstraní vady při provádění díla ve stanovené lhůtě. 4. V případě zániku závazku před řádným splněním díla je zhotovitel povinen ihned, nejpozději však do 5 pracovních dnů, předat objednateli nedokončené dílo a uhradit případně vzniklou škodu. V takovém případě uzavřou smluvní strany dohodu, ve které upraví vzájemná práva a povinnosti. 5. Zhotovitel nemůže bez souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí z této smlouvy třetí osobě. 6. Smluvní strany shodně prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly a že byla uzavřena po vzájemném projednání podle jejich pravé a svobodné vůle, určitě, vážně a srozumitelně, nikoliv v tísni za nápadně nevýhodných podmínek a že se dohodly o celém jejím obsahu, což stvrzují svými podpisy. 7. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami. 8. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech s platností originálu, přičemž jedno vyhotovení obdrží objednatel a jedno vyhotovení obdrží zhotovitel. 9. Nedílnou součástí této smlouvy je příloha: Příloha č. 1: Specifikace veřejné zakázky část první 10. Doložka platnosti právního úkonu dle 41 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů: K uzavření smlouvy má objednatel souhlas Rady města Hlučína udělený usnesením Rady města Hlučína č. ze dne.
V Hlučíně dne: V dne: za objednatele Ing Bernard Ostárek starosta města Hlučína za zhotovitele
Specifikace veřejné zakázky část první Příloha č. 1 Předmět zakázky: Předmětem zakázky je závazek zhotovitele zpracovat a podat pro objednatele kompletní žádost o udělení podpory včetně Studie proveditelnosti a dalších povinných příloh potřebných k podání žádosti o udělení podpory (včetně jejich úplné kompletace) pro projekt Technologické centrum a elektronická spisová služba města Hlučína, do Integrovaného operačního programu, prioritní osy 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě, oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě, podporovaná aktivita d) elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend vykonávaných orgány územní veřejné správy, 4. výzvy (dále jen dílo ). Součástí díla je: a) Analýza požadavků na zajištění služeb egoncentra ve městě Hlučín s přihlédnutím k potřebám obcí v jeho správním obvodu, příspěvkovým organizacím města Hlučín a příspěvkovým organizacím obcí ve správním obvodu města Hlučín. b) Koncept e-governmentu služeb ve správním obvodu města Hlučín. c) Studie proveditelnosti zpracovaná dle Příručky pro žadatele a příjemce, metodických pokynů řídícího a zprostředkujícího orgánu IOP 2.1 a textu 4. výzvy. Veškeré uvedené dokumenty jsou k dispozici na stránkách <http://www.strukturalni-fondy.cz/iop> a <http://www.mvcr.cz/strukturalni-fondy.aspx>. d) Další povinné přílohy předkládané spolu s žádostí dle Příručky pro žadatele a příjemce, metodických pokynů řídícího a zprostředkujícího orgánu IOP 2.1 a textu 4. výzvy. Veškeré uvedené dokumenty jsou k dispozici na stránkách <http://www.strukturalni-fondy.cz/iop> a <http://www.mvcr.cz/strukturalni-fondy.aspx>. e) Zpracování a podání kompletní elektronické žádosti v rozsahu podmínek čtvrté výzvy. Žádost se vyplňuje do standardního formuláře, který je dostupný na webových stránkách www.eu-zadost.cz nebo www.eu-zadost.eu. f) Po zajištění formálních náležitostí ze strany objednatele (podpis oprávněného zástupce objednatele, apod.) provedení kontroly, zda žádost o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby a splňují všechny formální náležitosti potřebné pro akceptaci poskytovatelem podpory z výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území). g) Předání žádosti o udělení podpory včetně všech povinných příloh a Studie proveditelnosti na Technologické centrum včetně Elektronické spisové služby na místo pro předložení žádosti o finanční podporu uvedené v aktuálním znění výzvy Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu (na Technologická centra a elektronické spisové služby v území). Zpracovatel Studie proveditelnosti na Technologické centrum nejprve vytvoří 2 dokumenty, které budou klíčovým vstupem pro následující části samotné studie proveditelnosti:
marketingovou technickou provozně organizační personální finanční 1. Analýza požadavků na zajištění služeb egoncentra ve městě Hlučín s přihlédnutím k potřebám obcí v jeho správním obvodu Bude prováděna s ohledem na požadavek úzké kooperace a provázanosti při budování a následné předpokládané provozní součinnosti technologických center města Hlučín a Moravskoslezského kraje. Analýza musí být podložena provedeným dotazníkovým šetřením na Městě Hlučín a obcích ve správním obvodu města Hlučín (dále jen obce), s podchycením příspěvkových organizací, jejichž zřizovatelem je Město Hlučín a příspěvkových organizací, jejichž zřizovatelem jsou obce ve správním obvodu Města Hlučín (dále jen příspěvkové organizace), s minimální mírou návratnosti vyplněných dotazníků 70 %. Obsah dotazníku je nutné předem konzultovat s objednatelem a bude obsahovat technologické centrum a elektronickou spisovou službu. Zhotovitel má povinnost sesbírat data a odevzdat je objednateli spolu s analýzou. - Analýza možností a zájmu obcí ve správním obvodu města Hlučín využívat TC (technologické centrum) a ESS (elektronickou spisovou službu) Každá obec a příspěvková organizace se musí vyjádřit, zda a jak chce využívat možností nabízených TC města Hlučín (negarantované úložiště, ESS). - (zajistí zhotovitel) Moravskoslezský kraj se musí vyjádřit k záměru kooperace a následné provozní součinnosti TC města Hlučín a TC Moravskoslezského kraje v rozsahu možností nabízených TC města Hlučín obcím a příspěvkovým organizacím - (zajistí zhotovitel) V analýze je nutno respektovat a posoudit o Stav vybavení obcí (včetně města Hlučín) a příspěvkových organizací v dané oblasti služeb formulář (detailní posouzení využitelnosti existujících technologií obcí a příspěvkových organizací) o Míra zájmu obcí a příspěvkových organizací o využití služeb TC města Hlučín o Požadavky města Hlučín na provozní součinnost s TC Moravskoslezského kraje o Využitelnost virtualizačních technologií o Dostatečnost propojení TC města Hlučín, TC Moravskoslezského kraje, obcí a příspěvkových organizací o Nutnost posílit komunikační infrastrukturu - Analýza stávajícího stavu existujícího HW a SW relevantního pro vznik TC Analýza požadavků na služby egoncentra v obcích a příspěvkových organizacích Analýza požadavků na služby egoncentra v povinném a nepovinném rozsahu pro vznik TC města Hlučín Analýza dostupných technologií virtualizace (ve všech vrstvách) a doporučení jejich využití
Analýza souvisejících projektů a kapacit ve správním obvodu města Hlučín a na vyšších úrovních (kraj) Návrh potřebných smluvních vazeb mezi zúčastněnými organizacemi 2. Koncept e-government služeb ve správním obvodu města Hlučín Obsahem tohoto dokumentu bude návrh strategie implementace egovernmentu na úrovní města Hlučín, včetně definice vlivů a dopadů na řešení egoncentra. Strategie musí respektovat: Strategii implementace egovernmentu do území Analýzu požadavků na zajištění služeb egoncenter na město Hlučín Priority dalšího rozvoje e-government služeb ve správním obvodu města Hlučín a kraji Závazná osnova studie proveditelnosti zahrnující Technologické centrum Kapitola 1: Úvod (rozsah 1 2 strany) - základní informace k projektu - účel, pro který je Studie proveditelnosti zpracována a k jakému datu - identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby - investor - cílové skupiny projektu Kapitola 2: Rekapitulace výsledků studie: (rozsah 1-2 strany) - manažerský souhrn stručný obsah, výsledky a závěry jednotlivých kapitol Kapitola 3: Současný stav a historie projektu: - strategie a cíle - informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu (vychází z výsledku analýz a výsledného konceptu e-government služeb v kraji) - charakteristika projektu (základní údaje o projektu, lokalitě, účel projektu, klíčové aktivity, rozsah, předpokládané výstupy, očekávané přínosy, objektivně ověřitelné indikátory) - varianty řešení (z hlediska kraje - využití kapacit stávajících datových center/vybudování nového TC, z hlediska ORP - vlastní TC ORP/využití kapacit stávajícího HW/SW) - etapy projektu - návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP Kapitola 4: Analýza poptávky a koncepce marketingu: - analytická část: (popis postupu a výsledků analýz v analytické části) analýza poptávky výstupů projektu definice nabídky výstupů projektu (poptávkové řízení) - návrhová koncepční část: (návrh marketingu pro provozní fázi - z výsledků v analytické části) marketingová strategie marketingový mix koncepce odbytu (definice partnerství v rámci projektu s ostatními subjekty v rámci kraje a ORP, vymezení smluvního vztahu mezi subjekty, definice pokrytí obyvatelstva službami) Kapitola 5: Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti:
- charakteristika a popis dostupnosti hmotných dodávek potřebných k provozování služeb - návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci TC kraje. Kapitola 6: Lokalita a okolí: - umístění projektu - životní prostředí v jeho okolí (dopad projektu na životní prostředí popis veškerých kladných i negativních vlivů, které plynou z realizace projektu v jeho jednotlivých etapách a v provozní fázi) - stav technické infrastruktury Kapitola 7: Technické řešení: - specifikace zadání pro egoncentrum kraje (vychází z Konceptu e-government služeb v kraji) - vlastní koncept řešení návrh a popis architektury řešení variantní návrhy technického řešení HW/SW - porovnání variant technologických řešení srovnaní nabídek jednotlivých dodavatelů (poptávkové řízení) výhody a nevýhody jednotlivých řešení - doporučení a upřesnění pro účely zadávací dokumentace a realizační projektové dokumentace specifikace zadání technického řešení analýza technických a bezpečnostních rizik specifikace vybavení technologické místnosti včetně řešení bezpečnosti TC identifikace služeb a aktiv ICT v rámci provozu TC a ohodnocení jejich důležitosti identifikace hrozeb, dopadů a zranitelnosti, které mohou ohrozit fungování služeb a aktiv ICT a ohodnocení jejich negativních účinků specifikace požadavků na fyzickou bezpečnost a její návrh řešení specifikace a návrh řešení bezpečnosti provozu ICT návrh softwarového řešení pro monitoring aplikací a zařízení infrastruktury požadavky na implementaci, školení a technickou podporu požadavky na dodavatele a provozovatele egoncentra - provozní zajištění egoncentra potřebné energetické a materiálové toky záruky a servis údržba a nákladnost oprav údaje o životnostech jednotlivých zařízení změny v provozní náročnosti vlivem opotřebení Kapitola 8: Organizace a režijní náklady: - organizační model investiční fáze - provozní model - role všech organizací v projektu - organizace výběrových řízení - právní opatření nutná pro realizaci projektu
- popis obsahu provozních směrnic egoncentra a smluvních ujednání (návrh SLA) pro jednotlivé provozované části / subdodavatele Kapitola 9: Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci: - specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu - požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti Kapitola 10: Realizace projektu, časový plán: - souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu - harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu - harmonogram postupu dalších souvisejících projektů (viz. výzvy IOP) Kapitola 11: Finanční analýza projektu, finanční plán: - zajištění dlouhodobého majetku (vymezení dlouhodobého majetku, určení investičních nákladů) - řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) vymezení struktury a velikosti oběžného majetku - přehled celkových nákladů v investiční fázi - přehled celkových nákladů v provozní fázi (problematika servisních podmínek, amortizace) - příjmy provozní fáze - finanční plán investiční a provozní fáze - přehled financování projektu - výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů - závěry finanční analýzy Kapitola 12: Ekonomická analýza projektu: - ekonomické vyhodnocení projektu pomocí sociálně ekonomické analýzy nákladů a užitku (NPV, IRR, Doba návratnosti, Index rentability..) citlivostní analýzy - doporučení vybrané varianty - závěry ekonomické analýzy Kapitola 13: Analýza rizik: - rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění Kapitola 14: Udržitelnost projektu: - institucionální rovina - finanční rovina - provozní rovina Kapitola 15: Závěr: - shrnutí výsledků - vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu - popis postupu návazných projektů - závěry a doporučení Závazná osnova studie proveditelnosti, která zahrnuje Elektronickou spisovou službu
Studie proveditelnosti na Elektronickou spisovou službu se vhodně zahrne jako jedna z kapitol Studie proveditelnosti na Technologické centrum. Tímto spojením vznikne jeden dokument, který bude popisovat celý projekt. 1: Úvod: - identifikační údaje předkladatele projektu, kontaktní osoby - cílová skupiny projektu (organizace města, obce nebo kraje, partnerská skupina, sdružení) bude uveden soupis organizací dle přiložené přílohy 2: Současný stav a historie projektu: - zvažované varianty řešení (z hlediska jednotlivých organizací a celku) - etapy projektu výběr, implementace, zkušební provoz, provoz 3: Funkční požadavky na vybrané spisové služby (minimálních požadavky viz níže Základní funkce systému (elektronické) spisové služby ) - definice dalších požadovaných funkcí 4: Poptávka a nabídka, Analýza trhu nabídka služeb: - varianty poptávaného řešení - doporučená varianta řešení - orientační nabídka na trhu 5: Organizace a režijní náklady: - organizační model - provozní model - role všech organizací v projektu - organizace výběrových řízení - smluvní ujednání (návrh SLA) pro provozované komponenty 6: Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci: - specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu - struktura mzdových nákladů 7: Realizace projektu, časový plán: - harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu 8: Finanční analýza projektu, finanční plán: - přehled celkových nákladů v investiční fázi - přehled celkových nákladů v provozní fázi (problematika servisních podmínek, amortizace) - příjmy provozní fáze - závěry finanční analýzy 9: Analýza rizik v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění 10: Udržitelnost projektu: - institucionální rovina - finanční rovina - provozní rovina 11: Závěr: - vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu - závěry a doporučení
Základní funkce systému (elektronické) spisové služby vyhovující aktuální novele zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a zákonu 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Příjem a evidence doručených i vlastních listinných dokumentů o Evidence doručených i vlastních elektronických dokumentů o Zobrazení zpráv doručených do datové schránky a elektronické podatelny o Vytvoření dokumentu ze zprávy doručené do datové schránky nebo elektronické podatelny o Označení dokumentů evidenčním číslem a číslem jednacím o Vedení podacího deníku Oběh a vyřizování dokumentů evidence předání a převzetí o Sledování stavu vyřízení dokumentů o Práce se spisy a uzavírání spisů Práce s elektronickými dokumenty - Vložení, zobrazení a editace elektronických dokumentů o Ukládání elektronických dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu o Automatická kontrola a doplňování časových razítek a elektronických značek dle požadavků zákona o Elektronické podpisy (podepsání souboru, ověření podpisu) o Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak o Automatická konverze dokumentů do ukládacího nebo výstupního datového formátu Odesílání listinných i elektronických dokumentů o Odesílání dokumentů poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou o Evidence doručení dokumentu o Automatická evidence dodejky z datové schránky Vyřízení a uzavření Ukládání a skartace - evidence skrartačních znaků a lhůt o Ukládání spisů a dokumentů o Podpora skartačního řízení pro papírové i elektronické dokumenty o Předávání spisů a uzavřených dokumentů do e-spisovny Požadavky na integraci s Datovými schránkami plná integrace s datovými schránkami (dopad zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákona č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - projekt MV ČR Datové schránky ) Shoda s platnou legislativou, nároky kladené na systémy objednatele, a její současná i budoucí údržba, zejména respektování vydaných národních standardů a rozhraní za účelem ukládání dokumentů Součástí musí být i dokumentace a kompletní popis dodaných API rozhraní pro integraci s dalšími systémy Ve studii proveditelnosti musí být opodstatněny jednotlivé způsobilé výdaje, a to co do druhu a velikosti.
Popis projektu, jehož příprava se v rámci zakázky malého rozsahu bude řešit: Podrobný popis projektu je ke stažení na webu http://www.mvcr.cz/clanek/vyzva-k-predkladaniindividualnich-projektu-v-ramci-integrovaneho-operacniho-programu.aspx pod názvem Koncept a východiska Projekt Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností, včetně spisových služeb.