Spisový řád Národního památkového ústavu

Spisový řád Národního památkového ústavu Spisový řád

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu Generální ředitelka Národního památkového ústavu (dále jen NPÚ ) vydává k provádění Statutu NPÚ a Hlavního organizačního řádu tento Spisový řád. I. Předmět 1. Spisový řád NPÚ (dále jen SŘ ) stanoví zásady pro nakládání a manipulaci s dokumenty, t. j. postup při jejich vzniku, přejímání, třídění, označování a evidování, oběhu, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování ve skartačním řízení. Je vydán v souladu se zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 2. Tento SŘ je závazný pro všechna pracoviště NPÚ. Každé pracoviště NPÚ nakládá s dokumenty podle SŘ a ukládá je podle spisového a skartačního plánu, který je přílohou tohoto SŘ. Pracoviště NPÚ je oprávněno požádat Ústřední pracoviště o změnu spisového a skartačního plánu; tyto změny se však mohou týkat jen podrobnějšího členění jednotlivých spisových znaků. 3. SŘ je závazný pro všechny pracovníky NPÚ. Za jeho dodržování odpovídají jednotliví vedoucí nebo jimi pověření pracovníci v rámci jejich působnosti. 4. Ředitelé územních odborných pracovišť NPÚ mohou z mimořádně závažných důvodů navrhnout odchylnou úpravu spisového řádu pro jimi řízené pracoviště. Úprava musí být písemně schválena generální ředitelkou NPÚ. 5. Práci s dokumenty obsahujícími utajované informace upravuje samostatný interní akt řízení vydaný GŘ. II. Základní pojmy 1. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti NPÚ a jeho předchůdců, zahrnující příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. 2. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti NPÚ nebo mu byl doručen. 3. Spis je soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání a v průběhu vyřizování jedné věci, případně vzniká sdružením společně vyřizovaných dokumentů s přidělenými čísly jednacími nebo dodatečným sdružením po jejich vyřízení. 4. Podatelna je zřízena na každém pracovišti NPÚ. Zajišťuje příjem doručených dokumentů. Zajišťuje rovněž funkci výpravny, kde se dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna zajišťuje distribuci dokumentů na jednotlivé útvary. 5. Centrální podatelna Ústředního pracoviště NPÚ je zřízena pro příjem dokumentů doručených ústřednímu pracovišti. Dokumenty převezme, označí, zaeviduje a předá sekretariátu generální ředitelky NPÚ. 3

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 6. Evidenční pomůckou se rozumí prostředek k evidenci dokumentů. Základní evidenční pomůckou jsou podací deníky, dalšími evidencemi dokumentů např. kniha faktur. Podací deník je evidenční pomůcka vedená v digitální podobě. Musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. Další evidenční pomůcky k samostatným evidencím dokumentů mohou být vedeny v listinné podobě. Musí být vytvořeny z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označeny názvem ústředního pracoviště nebo územního odborného pracoviště, pro které jsou vedeny, rokem, v němž jsou užívány, a počtem listů. Další evidenční pomůcky mohou být vedeny i elektronicky se zabezpečením jejich archivace buď digitálním (zálohy, úložiště dat) nebo tiskem. 7. Evidencí dokumentů se rozumí zapsání dokumentu doručeného nebo vzniklého z vlastní činnosti do podacího deníku nebo jiné evidenci dokumentů s náležitostmi podle ustanovení čl. V/5 tohoto spisového řádu. 8. Hlavní spisovna je zřízena na ústřední a každém územním odborném pracovišti NPÚ, slouží k ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 9. Specializované spisovny slouží k ukládání určených spisů a dokumentů podle příloh č. 2 tohoto SŘ. 10. Příruční registraturou se rozumí úložný uzamykatelný prostor (skříně) v útvaru, který ji zřizuje (nemusí jít o samostatnou místnost), sloužící k ukládání dokumentů vzniklých nebo došlých v běžném roce, do doby vyřízení spisu k jedné věci, pokud je to nutné. V příručních registraturách jsou dokumenty ukládány do doby, než mohou být předány do hlavní spisovny nebo specializované spisovny, max. však 1 rok. 11. Spisová značka (dále jen ukládací značka ) je slovní označení nebo označení zkratkou, které určuje ukládání spisů v hlavní spisovně nebo specializované spisovně, pokud se spisy neukládají podle spisových znaků. V tom případě je přehled ukládacích značek uveden v ukládacím plánu příslušného pracoviště, v příloze č. 2 tohoto SŘ. 12. Spisový a skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Může-li být dokument zařazen z hlediska obsahu do několika skupin, zařadí se podle rozhodující obsahové složky. Spisový a skartační plán je přílohou č. 1 tohoto SŘ a slouží jako pomůcka k ukládání a vyřazování dokumentů a spisů. 13. Spisový znak (někdy též ukládací znak) je číselný kód určující třídění dokumentů do druhově shodných skupin s jednou skartační lhůtou. Jejich přehled s uvedením jednotlivých typů dokumentů tvoří spisový a skartační plán. 14. Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu podle jeho obsahu a udává, jak se s písemnostmi naloží po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení: a) Skartační znak A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k výběru jako archiválie k trvalému uložení do příslušného archivu. U všech dokumentačních fondů je zásadně spouštěcím mechanismem plynutí skartační lhůty doba, kdy došlo k ukončení činnosti či 4

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu uzavření dokumentačního fondu. V případě zániku NPÚ bez právního nástupce je doba pouze jeden rok u všech dokumentů typu A. b) Skartační znak S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. c) Skartační znak V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A" nebo S". 15. Skartační lhůta: je doba, po kterou se vyřízený dokument, resp. uzavřený spis ukládá v hlavní spisovně nebo specializované spisovně. Stanoví se na celé roky. Skartační lhůta je závazně stanovena ve skartačním plánu, který je nedílnou součástí tohoto řádu. Po uplynutí skartační lhůty se dokument, resp. spis zařazuje do skartačního řízení. 16. Elektronická podatelna: zařízení sloužící pro evidenci a odesílání elektronických dokumentů. III. Příjem dokumentů 1. Dokumenty doručené NPÚ přijímá zaměstnanec centrální podatelny, případně pověřený zaměstnanec podatelny územního pracoviště. Při přejímání je povinen přezkoumat, zda převzal všechny doporučené dokumenty, jejichž převzetí potvrdil. Dokumenty, které nejsou adresovány NPÚ, nepřevezme. 2. Zaměstnanec podatelny zkontroluje při přebírání dokumentů, zda nejsou poškozeny; v případě závady reklamuje tuto skutečnost u doručitele. 3. Je-li podání učiněno ústně, vyhotoví se o něm záznam a bezodkladně se zaeviduje v podacím deníku. Záznam vyhotoví ten zaměstnanec, který ústní podání přijal. 4. Pokud nejsou dokumenty doručeny centrální podatelně nebo podatelně pracoviště NPÚ, ale předány přímo zaměstnanci NPÚ (např. během služební cesty, na poradě, jednání apod.), zaměstnanec je povinen neprodleně je předat příslušnému zaměstnanci centrální podatelny nebo podatelny pracoviště NPÚ k zaevidování. 5. Pokud je dokument v digitální podobě doručen mimo elektronickou podatelnu, t. j. buďto na skupinovou e-mailovou adresu nebo na e-mailovou adresu zaměstnance, tento zaměstnanec doručený dokument v digitální podobě přijme. Pokud má úřední charakter a zejména je-li opatřen uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, předá ho podatelně nebo centrální podatelně k označení a zaevidování. 6. Je-li dokument doručen centrální podatelně nebo podatelně na technickém nosiči dat, je evidován jako příloha (např. CD-ROM, disketa apod.) průvodního dopisu. Jestliže příloha obsahuje dokument, který není opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou, příp. kvalifikovaným časovým razítkem, je předán adresátovi. Pokud příloha obsahuje dokument, který je opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, je předán elektronické podatelně k dalšímu opatření. 5

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 7. Dokumenty, s výjimkou dokumentů doručených elektronickým podatelnám, přejímá centrální podatelna nebo podatelna. Je-li to požadováno, potvrdí zaměstnanec centrální podatelny nebo podatelny převzetí doručeného dokumentu v doručovací knize, na soupisce nebo na kopii dokumentu. Kopii potvrzené soupisky vrací odesílateli, originál uloží v centrální podatelně nebo v podatelně. Převzetí dokumentu lze potvrdit také na průpise dokumentu nebo vystavením samostatného potvrzení v listinné podobě. Pokud nemá zaměstnanec centrální podatelny nebo podatelny možnost přesvědčit se, že doručený dokument je totožný s jeho kopií (doručený dokument je např. v obálce na jméno a příjmení zaměstnance), nepotvrdí převzetí na kopii, ale vystaví jen potvrzení o převzetí dokumentu. 8. Doručené zásilky se třídí na: a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, b) noviny, časopisy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), které se evidují ve zvláštní doručovací knize, pokud to stanoví vnitřní předpis pracoviště, c) letáčky, kulturní programy, propagační a informační materiály, ceníky, novoročenky a jiné dokumenty obdobného charakteru, pomocné materiály, dokumenty s výskytem škodlivého kódu, nevyžádaná obchodní sdělení, která nepodléhají evidenci, d) ostatní dokumenty podléhající evidenci. IV. Elektronická podatelna 1. Elektronická podatelna se zřizuje k přijímání elektronických dokumentů prostředky informačních a komunikačních technologií. 2. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií elektronické podatelně NPÚ, považuje se za doručený tehdy, je-li dostupný elektronické podatelně. Pokud je elektronický dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, elektronická podatelna ověří jeho platnost. 3. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií na skupinovou adresu nebo individuální adresu, není opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem a jeho obsah je rozhodný pro další úřední činnost, jsou uživatelé skupinové nebo individuální adresy povinni předat ho příslušné podatelně k zaevidování (a to i tehdy, nemají-li číslo jednací odesílatele). Pokud je jednací protokol veden v listinné podobě, předá se podatelně k zaevidování průvodní dopis dokumentu; byl-li dokument doručen v příloze bez průvodního dopisu, vytiskne se hlavička e-mailu, která nahrazuje průvodní dopis. Pokud je jednací protokol veden v elektronické podobě, předá se podatelně doručený elektronický dokument. 4. Je-li dokument doručen pomocí prostředků informačních a komunikačních technologií na skupinovou adresu nebo individuální adresu a je opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, jsou uživatelé schránky povinni zaslat takovýto dokument elektronické podatelně. 5. Pokud zjistí elektronická podatelna neplatnost zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky, ověří, zda bylo připojeno kvalifikované časové razítko. 6

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu Pokud kvalifikované časové razítko bylo připojeno, oznámí tuto skutečnost neprodleně odesílateli současně s potvrzením o přijetí dokumentu. Jsou-li k elektronickému dokumentu připojeny přílohy, zkontroluje, zda odpovídají provozním pravidlům NPÚ. Přípustné formáty pro zasílání NPÚ jsou na www. stránkách NPÚ zveřejněny okamžikem spuštění elektronické podatelny. Pokud jim odpovídají, předá se dokument centrální podatelně nebo příslušné podatelně k zaevidování. Pokud jim neodpovídají, vyrozumí se odesílatel o této skutečnosti současně s potvrzením o přijetí dokumentu. Pokud je škodlivý kód zjištěn, doručený dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo věcnou informaci, jež může být bezpečně využita ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu, a digitální dokument může být bezpečně uložen mimo elektronickou podatelnu, se uloží do zvláštního úložiště. Ostatní doručené digitální dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód nebo obsahují nevyžádané sdělení, se zničí (vymažou). V takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený. Odesílatel dokumentu v digitální podobě obsahujícího nevyžádané obchodní sdělení nebude o jeho zničení (vymazání) vyrozuměn. 6. Pokud je možné zjistit z doručeného dokumentu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně se vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, případně o zničení dokumentu. 7. Pokud elektronická podatelna obdrží dokument v digitální podobě opatřený neplatným zaručeným elektronickým podpisem, vyrozumí odesílatele o této skutečnosti. Dokument v digitální podobě pak nepředá k evidenci v protokolu centrální podatelny, ale uloží v úložišti doručených datových zpráv. V. Otevírání dokumentů 1. Podatelna neotvírá doručené dokumenty: a) adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno a příjmení adresáta uvedeno na prvním místě před názvem organizace, 1 b) označené jako dokumenty s utajovanou informací, c) označené jako veřejná zakázka nebo výběrové řízení, d) označené jako žádost o vydání osvědčení pro prodej a vývoz předmětů kulturní hodnoty, e) adresované odborové organizaci. Všechny ostatní dokumenty podatelna otevírá. 2. Zjistí-li zaměstnanec podatelny po otevření dokumentu, že se jedná o soukromý dokument, nezaeviduje jej, obálku přelepí, označí na ní důvod otevření a připojí podpis. Dokument včetně obálky předá adresátovi. O obsahu soukromého dokumentu musí být zachována mlčenlivost. 3. Zjistí-li adresát po otevření dokumentu, doručeného jako soukromý, že se nejedná o soukromý dokument, je povinen jej neprodleně odevzdat zaměstnanci podatelny k zaevidování. 1 Čl. 13 Listiny základních práv a svobod. 7

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 4. Závady zjištěné po otevření dokumentu (např. chybějící přílohy) se vyznačí na obálce, v podacím deníku. 5. Doručené dokumenty podléhající evidenci se vždy opatří v den doručení otiskem podacího razítka. V případě, že se obálka v podatelně neotevírá, zaměstnanec podatelny umístí otisk podacího razítka na viditelném místě obálky. Otisk podacího razítka na obálce se nevyplňuje. 6. Pokud se z dokumentu pořizuje kopie, musí být označena takovým způsobem, aby ji nebylo možné považovat za prvopis (originál). Kopie se dále neeviduje v evidenci dokumentů. 7. Podací razítko musí vždy obsahovat tyto údaje: a) název pracoviště NPÚ, b) datum doručení, c) číslo jednací, d) počet listů, e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (DVD, CD, diskety apod.). 8. Obálky se ponechávají u došlých dokumentů vždy: a) u dokumentů z finančních úřadů, b) u dokumentů právní, kontrolní, finanční a mzdové povahy (zejména dokumenty od soudů, kontrolních úřadů, Policie ČR, apod.), c) obsahuje-li dokument stížnost nebo petici, d) u dokumentů zaslaných doporučeně nebo na dodejku, e) není-li v dokumentu uvedeno datum nebo není-li dokument podepsán, a to i v případě, že je v dokumentu uvedeno jméno, příjmení a adresa odesilatele a také je-li jméno, příjmení a adresa odesilatele uvedena pouze na obálce, f) není-li odesilatel ze samého podání patrný. V ostatních případech se obálky vyřazují mimo skartační řízení ihned nebo podle pokynů nadřízeného zaměstnance. VI. Označování a evidence dokumentů 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti se evidují v podacím deníku vedeném podatelnou v elektronické podobě nebo v jiné evidenci dokumentů podle čl. II/7 tohoto spisového řádu. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 2. Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo zákon č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, v platném znění), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence. 3. Samostatné evidenci podléhají následující skupiny dokumentů. Každá skupina dokumentů je evidována v samostatné evidenční pomůcce. Pokud to nevyžaduje zvláštní předpis nebo specifický charakter, nevede se samostatná evidence, dokumenty 8

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu jsou evidovány v podacím deníku vedeném centrální podatelnou nebo podatelnou pracoviště NPÚ: a) faktury, b) objednávky, c) smlouvy, d) žádosti o vydání osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb., e) cestovní příkazy, f) dokumenty vnitřního charakteru odesílané z památkových objektů, se kterými hospodaří příslušné územní odborné pracoviště (např. docházkové listy, dohody o pracovní činnosti a provedení práce, výdejky, příjemky, parafované faktury apod.). Evidenční pomůcka faktur je členěna následně: datum doručení, odesilatel, číslo faktury. Evidenční pomůcka objednávek je členěna následně: číslo objednávky, datum, dodavatel, předmět dodávky, cena. Evidenční pomůcka smluv je členěna následně: číslo smlouvy, typ smlouvy, předmět smlouvy, zhotovitel, dodavatel, doba platnosti, den uzavření, poznámka. Evidenční pomůcka žádostí o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. je členěna následně: datum doručení, žadatel, jméno zaměstnance vyřizujícího žádost a způsob vyřízení. Vyřízení je pod číslem jednacím zapsáno v podacím deníku. Za lomítkem čísla jednacího je vždy uvedeno číslo jednací ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční pomůcka cestovních příkazů je členěna následně: datum, pořadové číslo, jméno zaměstnance, místo cesty, datum cesty, datum předání vyplněného cestovního příkazu do ekonomického úseku. Evidenční pomůcka dokumentů vnitřního charakteru je členěna následně: datum doručení, odesílatel, stručný obsah dokumentu. Evidenční pomůcky jednotlivých dokumentačních fondů jsou členěny: viz příloha č. 3 tohoto SŘ. Dokumenty se evidují v podacím deníku nebo v samostatné evidenci dokumentů v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly z činnosti NPÚ. Pokud se při zapisování do podacího deníku nebo v samostatné evidenci dokumentů používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku nebo samostatné evidence dokumentů. 4. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo jedná-li se o dokument z vlastní činnosti, datum jeho vzniku, c) identifikace odesilatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako vlastní", d) číslo jednací odesilatele, datum odeslání, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) název organizační jednotky, které byl dokument přidělen, nebo jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení, f) stručný obsah dokumentu, g) způsob vyřízení včetně věcné klasifikace, 9

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, i) adresát nebo adresáti vyřízení, j) ukládací značka, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, k) místo uložení. 5. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem l. ledna pořadovým číslem l. a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku v elektronické podobě neuvádějí. 6. Zápisy do podacího deníku se provádí elektronicky. Chybný zápis se nahradí v případě potřeby správným zápisem. Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu, včetně všech změn. Při elektronickém vedení jsou čas, jméno a příjmení toho, kdo zápis a změny provedl zaznamenány automaticky, (uchovány trvale v programu, i když se vně zobrazuje pouze poslední změna). 7. Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací uváděné na vyřízení dokumentu obsahuje vždy zkratku NPÚ nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. (Vzor konstrukce jednacího čísla: yyy-aaa/xxxx/rrrr přičemž xxxx se rovná pořadovému číslu v podacím deníku, rrrr se rovná roku, v němž je dokument evidován, yyy se rovná zkratce Národního památkového ústavu, aaa se rovná číslu označujícímu územní odborné pracoviště. Číslo územního odborného pracoviště je určeno číselníkem organizací v elektronické spisové službě, který má vazbu na číselník ekonomický.) V podacím deníku, podacím razítku a dalších vnitřních evidencích vedených v pracovištích NPÚ se číselné označení pracoviště nemusí jednotlivě uvádět, tj. konstrukce zde uváděného jednacího čísla je xxxx/rrrr. V případě vytvoření čísla jednacího, které navazuje na speciální evidenci, musí být toto číslo jednací ještě doplněno o číslo samostatné evidenční řady. 8. V podacím deníku je vedena pro kalendářní rok jedna číselná řada, samostatné evidence mají vlastní číselné evidenční řady. VII. Tvorba spisu Zjistí-li zaměstnanec pověřený vyřízením dokumentu, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce Uloženo číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími (viz příloha SŘ č. 4 referátník). VIII. Rozdělování a oběh dokumentů 1. Zaevidované dokumenty se předávají k vyřízení cestou sekretariátu generálního ředitele nebo ředitele územního odborného pracoviště, případně se rozdělují v podatelně vedoucím příslušných útvarů. 10

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 2. Při oběhu dokumentů musí být zabezpečen záznam o předání a veškeré manipulaci s dokumenty. IX. Vyřizování dokumentů 1. Za vyřízení dokumentů odpovídá útvar, který je dostal k vyřízení, a zaměstnanec, jemuž byl přidělen k vyřízení. Vyřídí-li zaměstnanec dokument jinak, než v listinné formě, učiní o tom na referátníku záznam. Kopii takového vyřízení, pokud ji lze pořídit, připojí k vyřízenému dokumentu. 2. Dokumenty se vyřizují formou referátníků (viz příloha č. 4 referátník). Dále je možno dokument vyřídit bez referátníku (např. v případě vzetí na vědomí, interního sdělení nebo dopisu z vlastního podnětu ve věci netýkající se hlavní činnosti, apod.). O vyřízení dokumentu jinou než písemnou formou (telefonem, osobním jednáním aj.) je nutné učinit záznam (s kým bylo jednáno, výsledek jednání, datum a podpis). Všechny dokumenty vztahující se k jedné věci se spojují ve spis. Při tvorbě spisu se postupuje takto: Jestliže je zaevidován dokument v záležitosti, v níž byl zaevidován dříve jiný dokument, spojí se oba dokumenty a vytvoří spis. Aby bylo možno dohledat předchozí dokument, je nutno poznamenat v záznamu o jeho evidenci v evidenci dokumentů do sloupce, který je většinou označen názvem Uloženo nebo Poznámka, číslo jednací nového dokumentu, s nímž je předchozí dokument spojován. Při takovém postupu lze předchozí dokument kdykoliv dohledat, neboť záznam sdělí, že byl spojen s novým dokumentem. V záznamu o novém dokumentu lze pak zjistit, jak a kdy byl uložen společně s připojeným předchozím dokumentem. Součástí spisu vytvořeného spojováním dokumentů je vždy soupis všech čísel jednacích nebo evidenčních čísel dokumentů obsažených ve spisu nebo soupis spisových značek spisů spojených ve spis. 3. Dokumenty se vyřizují odesláním prvopisu dokumentu, vyřízením věci ústně (osobně, telefonicky), vzetím věci na vědomí nebo postoupením věci příslušné součásti NPÚ nebo příslušnému pracovišti NPÚ. 4. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, označí referátník spisovým znakem (případně ukládací značkou), skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu. Pokud je vedena elektronická spisová služba, jsou skartační znak a skartační lhůta automaticky generovány podle spisového znaku. 5. Za věcné a včasné vyřízení dokumentů a spisů, na jejichž vyřizování se podílí více útvarů nebo zaměstnanců (dále společný spis), odpovídá útvar nebo zaměstnanec, jemuž byl dokument nebo spis přidělen k vyřízení. Vždy musí být určen útvar nebo zaměstnanec odpovídající za vyřízení. 6. V případě nesprávného přidělení dokumentu je útvar nebo zaměstnanec, který dokument obdržel povinen bezodkladně vrátit dokument ke správnému přidělení, resp. předat dokument příslušnému útvaru se záznamem o změně přidělení. Za vyřízení spisu pak odpovídá útvar, kterému byl spis prokazatelně předán k vyřízení. 7. Lhůty pro vyřízení dokumentů vyplývají buď z obecně závazných právních předpisů, žádosti zasilatele nebo pokynu nadřízeného zaměstnance, který jejich vyřizování sleduje. Není-li stanoveno jinak, vyřizují dokumenty odpovědní zaměstnanci bezodkladně, s přihlédnutím k povaze věci. 11

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 8. Oběh a vyřizování účetních dokladů se řídí zvláštní směrnicí o oběhu účetních dokladů. (např. zákon o účetnictví 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů). X. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Vyřízení dokumentu písemnou odpovědí je skončeno podpisem odpovědného vedoucího zaměstnance, který zodpovídá za věcnou i formální správnost podpisovaného dokumentu a jeho předání k expedici. 2. Dokumenty, které jsou písemnými právními úkony, podepisují zaměstnanci oprávnění k tomu podle Statutu NPÚ, Hlavního organizačního řádu NPÚ a jiní zaměstnanci na základě písemného pověření nebo plné moci dané statutárním zástupcem a v rozsahu tohoto pověření nebo plné moci. 3. Dokumenty, které nejsou právními úkony, podepisuje vedoucí příslušného útvaru, pokud v interních předpisech není stanoveno jinak nebo pokud si jejich podpis nevyhradil zaměstnanec nadřízený vedoucímu útvaru. 4. Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec, uvede se jeho jméno a funkce a zastupující připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku v.z." (v zastoupení). Není-li čistopis vlastnoručně podepsán, uvede se na něm u jména podpisujícího doložka v.r." (vlastní rukou) a pod ukončeným textem vlevo se uvede doložka za správnost" s podpisem pracovníka odpovědného za správnost přepisu. 5. Přehled podpisových oprávnění je uveden v dispozičním řádu podpisovém vzoru. 6. NPÚ (všechna jeho pracoviště) užívají v písemném styku hlavičkový papír. V činnostech vyjmenovaných Statutem NPÚ užívají hlavičkový papír, v jehož záhlaví je logo NPÚ. Detašovaná pracoviště nesmějí užívat vlastní hlavičkový papír, ale vkládají si do levé části na začátku textu dopisu úplný název detašovaného pracoviště (Viz příloha č. 9 tohoto SŘ). 7. Organizační útvary používají razítka obdélníkového tvaru s označením pořadového čísla, která jsou uložena u vedoucího útvaru nebo jím pověřeného zaměstnance. Tato razítka se používají na běžnou korespondenci. NPÚ používá na dokumentech vydávaných podle zákona, vyhlášky a zákona č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, ve znění pozdějších zákonů a zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, jde-li o listiny osvědčující důležité skutečnosti, jakož i na jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti úřední razítko, t. j. kulaté razítko s malým státním znakem. Úřední razítka jsou uložena v sekretariátu generálního ředitele, v sekretariátech náměstků a u dalších řídících zaměstnanců. Obdobný režim pro uložení úředních razítek platí i pro územní odborná pracoviště. Ústřední pracoviště NPÚ a územní odborná pracoviště NPÚ vedou evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který úřední razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení úředního razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. Evidence úředních razítek se vede centrálně a to v sekretariátu GŘ pro celý NPÚ. 12

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu XI. Odesílání dokumentů 1. Podepsané dokumenty připravené k vypravení předávají útvary k odeslání podatelně s rozdělovníkem na vnitřní straně referátníku s adresami určených příjemců případně je podatelna zasílá e-mailem je-li to stanoveno. Rozdělovník musí být doplněn případným pokynem o způsobu doručení (do vlastních rukou, doporučeně apod.) 2. Zaměstnanec podatelny uvede v podacím deníku jak, kdy a komu byl daný dokument odeslán. V případě rozesílání stejných dokumentů na více adres vyznačí podatelna datum odeslání na přiloženém rozdělovníku. 3. Pokud je dokument třeba z časových důvodů doručit přímo, zajistí toto doručení příslušný útvar, s tím, že je třeba na kopii potvrdit příjemcem jeho převzetí. 4. Odesílání faxů zajišťují jednotlivé útvary samy nebo prostřednictvím sekretariátu. Zpracovatel na nich musí uvést kromě povinných náležitostí též faxové číslo adresáta. Hlášení o odeslání (activity report) vrátí sekretariát spolu s dokumentem odesilateli v případě, že je fax odesílán jeho prostřednictvím. XII. Ukládání a nahlížení do dokumentů 1. Vyřízené dokumenty se ukládají v hlavní spisovně nebo ve specializovaných spisovnách podle přílohy č.1 a 2 tohoto SŘ. V příručních registraturách úseků, které je mají zřízeny se dokumenty ukládají dočasně, nejdéle 1 rok. V odůvodněných případech je možné tuto lhůtu prodloužit v souvislosti s potřebou mít dokumenty k dispozici pro vykonávání určitých typů agend. 2. Dokumenty, které tvoří sbírku příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek jsou uloženy ve specializované spisovně Ústředního seznamu kulturních památek ČR a ve specializovaných spisovnách regionálních částí Ústředního seznamu kulturních památek ČR. 3. Za přejímání, ukládání, evidenci, zapůjčování a vyřazování dokumentů odpovídá pověřený pracovník hlavní spisovny nebo specializovaných spisoven. 4. Dodržování podmínek řádného vedení příručních registratur a specializovaných spisoven kontroluje GŘ pověřený pracovník (metodický pracovník spisové služby pro NPÚ) a vedoucí příslušného pracoviště, v rámci něhož jsou zřízeny. 5. Pracovník hlavní spisovny je povinen provést při převzetí dokumentů kontrolu jejich úplnosti (podle předávacího seznamu) a prověřit, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a zda označení odpovídá skutečnému obsahu. Předávací seznamy (protokoly) slouží jako základní evidenční pomůcky spisovny. 6. Vstup do spisovny nebo do specializované spisovny a nahlížení do dokumentů je zaměstnancům NPÚ dovolen za přítomnosti odpovědného pracovníka spisovny nebo jím pověřeného zástupce. 13

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 7. Do dokumentu je povoleno nahlížet ve spisovně nebo v prostoru vyhrazeném pro badatele (studovna). Zapůjčit dokumenty ze spisovny či specializované spisovny lze pouze: a) zaměstnancům útvarů, v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, b) jiným zaměstnancům NPÚ, kteří v rámci výkonu své agendy tyto materiály oprávněně potřebují, v případě pochybnosti si pracovník spisovny nebo specializované spisovny vyžádá souhlas vedoucího těchto zaměstnanců (vzor souhlasu viz příloha č. 13 tohoto SŘ). c) v případě, že fyzický stav dokumentu neumožňuje jeho zapůjčení, nahlíží se na něj jen v prostoru k tomu vyhrazeném nebo se pro zapůjčení ze spisovny zhotoví jeho kopie, rozhodnutí o fyzickém stavu je odpovědností příslušného spisového pracovníka i ve specializovaných spisovnách se sbírkami dokumentace. 8. Externím badatelům se dokumenty zapůjčují k nahlédnutí pouze prezenčně, a to po vyplnění badatelského listu a případném předložení dokladů opravňujících k nahlížení do vybraných typů dokumentů (například doklad školy nebo instituce o zpracovávání konkrétní studijní nebo vědecké práce, souhlas vlastníka památkově chráněného objektu nebo věci atd.). Badatelské listy se povinně shromažďují a jedenkrát ročně se sváží do ročního celku (viz povolení Úřadu pro ochranu a shromažďování dat příloha č. 14 tohoto SŘ). 9. Nahlížení do dokumentů může být externím badatelům odmítnuto, jedná-li se o dokumenty, z nichž by bylo možné získat osobní nebo citlivé osobní údaje o vlastnících nebo spoluvlastnících památkově chráněných objektů a věcí nebo o těchto objektech a předmětech apod. Pokud badatel zajistí písemný souhlas zmíněného vlastníka, spoluvlastníka nebo jeho pověřeného zástupce, který musí být zaslán NPÚ, bude mu nahlížení do uvedených dokumentů umožněno. Nahlížení může být také odmítnuto v případě dokumentů s utajovanými informacemi nebo s interními údaji týkajícími se NPÚ. 10. Zapůjčení dokumentu ze spisovny je nutno evidovat v knize zápůjček". Zapůjčení potvrdí zapůjčovatel svým podpisem v knize zápůjček". Knihu zápůjček je možné vést automatizovaně (pro podpis se pak pořídí klasický revers). 11. Zapůjčení dokumentu ze spisovny uvnitř NPÚ je možné nejdéle na dobu jednoho měsíce. Vyžádá-li si pracovní potřeba delší výpůjčku, musí o její prodloužení požádat vypůjčovatel pracovníka spisovny písemnou formou interním sdělením. 12. Zapůjčení dokumentu ze spisovny mimo NPÚ je možné jen po předchozím písemném souhlasu GŘ nebo ředitele územního odborného pracoviště a to nejdéle na dobu jednoho měsíce. Jakékoliv prodloužení této lhůty musí být žádáno písemně a znovu potvrzeno GŘ nebo ředitelem územního odborného pracoviště. Zapůjčení může být GŘ nebo ředitelem územního odborného pracoviště odepřeno bez udání důvodů. 13. Při ztrátě nebo poškození dokumentů, případně při jejich zničení je nutno vyhotovit zápis obsahující příčiny, míru zavinění, eventuelně následky ztráty nebo zničení a určit způsob nahrazení dokumentu. Zápis podepíše vedoucí útvaru, jehož dokument byl poškozen, ztracen či zničen a také vedoucí útvaru, v němž ke ztrátě nebo poškození dokumentů došlo. Existuje-li důvodné podezření, že ztrátou, zničením, poškozením 14

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu nebo zneužitím byl spáchán trestný čin, předloží se zápis generální ředitelce NPÚ nebo řediteli územního odborného pracoviště, který rozhodne o dalším postupu. 14. Pořídit kopii spisu je možné pouze pro potřeby vlastníka nebo spoluvlastníka památkově chráněného objektu nebo předmětu (nebo jeho pověřeného zástupce), ke kterému se příslušné dokumenty vztahují. Vlastník, spoluvlastník nebo jeho pověřený zástupce jsou povinni předložit doklady, z nichž vyplývá, že jsou vlastníky nebo spoluvlastníky daného památkově chráněného objektu nebo předmětu nebo jsou oprávněni vlastníka nebo spoluvlastníka zastupovat. Pořídit kopii spisu je možné také pro potřeby dotčených orgánů veřejné moci, a to na základě předchozí odůvodněné žádosti. 15. NPÚ je oprávněn pořizovat si kopie spisů pro služební účely (s výjimkou zveřejňování). Při jejich pořizování musí dbát, aby nebyla porušena autorská práva, která se k nim vážou. 16. Při změně pracovního zařazení nebo při ukončení pracovního poměru protokolárně předá zaměstnanec vypůjčené dokumenty a vyřízené dokumenty k uložení pracovníkovi odpovědnému za spisovnu, protokolárně vrátí také odpovědnému pracovníkovi dokumenty vypůjčené ze specializované spisovny nebo určené k uložení ve specializovaných spisovnách. Nevyřízené dokumenty, které má u sebe, protokolárně předá svému přímému nadřízenému, kterému zároveň také prostřednictvím výše uvedených protokolů doloží odevzdání ostatních dokumentů do spisovny a specializovaných spisoven. XIII. Delimitace dokumentů Delimitace dokumentů se provádí podle ustanovení samostatné směrnice Příkaz generální ředitelky č. XIII/2009/NPÚ k provedení spisové rozluky a delimitace dokumentačních fondů NPÚ s účinností od 15. 7. 2009 a s platností na dobu neurčitou. XIV. Skartační řízení a postup při vyřazování dokumentů 1. Skartační řízení je postup, při kterém se provádí výběr dokumentů, jimž uplynuly skartační lhůty a které jsou nadále z provozního nebo ze správního hlediska pro činnost ústavu nepotřebné. Do skartačního řízení se zařazují rovněž úřední razítka vyřazená z evidence. 2. Skartační lhůta se určuje počtem let od l. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření, u účetních dokumentů po skončení účetního období ke kterému se vztahuje. V některých případech je okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty upřesněn v poznámce připojené ke skartační lhůtě. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen v hlavní spisovně nebo ve specializované spisovně a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3. Spouštěcím mechanismem skartační lhůty pokud není uvedeno přímo ve spisovém plánu jinak je v případě všech dokumentačních fondů (sbírek) okamžik, kdy došlo k ukončení činnosti či uzavření dokumentačního fondu. V případě zániku NPÚ bez právního nástupce se stanoví skartační lhůta jeden rok u všech dokumentů typu A pro předání k uložení do příslušného archivu. 15

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 4. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně a po písemném souhlasu příslušného archivu prodloužena pokud NPÚ potřebuje dokument pro další vlastní činnost. 5. K provedení skartačního řízení ustanoví generální ředitelka nebo ředitel územního odborného pracoviště příkazem tříčlennou skartační komisi. Skartační komise se skládá ze zaměstnance pověřeného vedením spisovny nebo specializované spisovny, zaměstnance ekonomického oddělení a zaměstnance odpovědného za dokumentační fondy. 6. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo specializované spisovny. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem S". Dokumenty se skartačním znakem V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A" nebo k dokumentům se skartačním znakem S". 7. Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. 8. Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu, v listinné podobě nebo v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. 9. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol o provedeném skartačním řízení, kterým vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S" a dohodne se skartační komisí termín a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. 10. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S" zabezpečí NPÚ jejich zničení. Zničením dokumentů se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. 11. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií s podpisy zástupců obou stran se ukládají v NPÚ a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. XV. Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. V případě mimořádné situace se spisová služba vede náhradním způsobem v listinné podobě v podacích denících. 2. Bude-li systém elektronické spisové služby nedostupný do čtyřiadvaceti hodin: a) Při nedostupnosti systému elektronické spisové služby do dvou hodin se práce s dokumenty a spisy v systému elektronické spisové služby zcela přeruší. b) Pokud bude systém elektronické spisové služby nedostupný i během následujících dvaadvaceti hodin, zaměstnanec podatelny nebo zaměstnanec pověřený vedením 16

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu evidence dokumentů vedou během této doby pomocnou evidenci dokumentů v listinné podobě. c) Vede se a průběžně aktualizuje soupis označení jednotlivých součástí NPÚ pro tvorbu čísel jednacích jednotlivými součástmi NPÚ. d) Odesílání dokumentů mezi jednotlivými součástmi NPÚ zajišťují jednotlivé součásti NPÚ buďto samostatně, nebo prostřednictvím centrální podatelny. Centrální odesílání dokumentů v listinné podobě mimo NPÚ zajišťuje centrální podatelna. e) Po obnovení dostupnosti systému se dokumenty evidované v pomocné evidenci přeevidují do systému elektronické spisové služby. f) Centrální podatelna doručené zásilky neregistruje po celou dobu nedostupnosti systému. Zásilky doručené NPÚ v listinné podobě předává jednotlivým součástem NPÚ prostřednictvím doručovacích knížek. Zásilky doručené v elektronické podobě převádí do listinné podoby a předává prostřednictvím doručovacích knížek. 3. Bude-li systém elektronické spisové služby nedostupný více než čtyřiadvacet hodin: a) Evidence dokumentů bude převedena do náhradní evidence v listinné podobě. b) Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. c) Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, přeevidují se do evidence v systému elektronické spisové služby. d) Pokud budou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, zůstanou pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. Přeevidování zajistí jednotlivé součásti NPÚ. e) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se uloží v centrální spisovně nebo ve spisovnách společně s ostatními dokumenty NPÚ. f) Centrální podatelna předává zásilky doručené v listinné podobě jednotlivým součástem NPÚ prostřednictvím doručovacích knížek. Zásilky doručené v elektronické podobě pak převádí do listinné podoby a předává prostřednictvím doručovacích knížek. g) Centrální podatelna odesílá zásilky po dobu nepřístupnosti systému elektronické spisové služby jen v listinné podobě. XVI. Závěrečná ustanovení 1. Vedoucí útvarů odpovídají za to, že s tímto SŘ budou seznámeni všichni zaměstnanci jejich útvarů prokazatelným způsobem a to nejpozději do 1 měsíce od účinnosti tohoto SŘ a zajistí jeho dodržování. 2. Ruší se Spisový a skartační řád NPÚ, účinný od 1. 7. 2005 ve znění změny ze dne 8. 3. 2006 a jeho dodatky a změny přijaté jednotlivými územními odbornými pracovišti NPÚ. 3. Nedílnou součástí SŘ jsou tyto přílohy: a) příloha č. 1 Spisový a skartační plán NPÚ. b) příloha č. 2 Ukládací plány jednotlivých pracovišť NPÚ s uvedením všech specializovaných spisoven na pracovišti a všech typů podacích deníků. 17

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu c) příloha č. 3 Evidenční pomůcky dokumentačních fondů a jejich členění dle pracovišť. d) příloha č. 4 Referátník vzor. e) příloha č. 5 Vzor - Předávací seznam dokumentů do spisovny. f) příloha č. 6 Skartační návrh s přílohami (seznam dokumentů A", seznam dokumentů S"). g) příloha č. 7 Vzor knihy návštěv spisovny a knihy zápůjček. h) příloha č. 8 Vzor badatelského listu. i) příloha č. 9 Vzor hlavičkovaného papíru NPÚ s logem. j) příloha č. 10 Interní sdělení. k) příloha č. 11 Číselník pracovišť. l) příloha č. 12 Revers doklad o výpůjčce ze spisovny. m) příloha č. 13 Souhlas s výpůjčkou mimo spisovnu. n) příloha č. 14 Povolení Úřadu pro ochranu osobních dat ze dne.. 4. Tento SŘ nabývá účinnosti dnem podpisu GŘ. V Praze dne 6. 4. 2010 Ing. arch. Naděžda Goryczková generální ředitelka 18

Příloha č. 1 Spis. zna. Spisový a skartační plán NPÚ Spis. znak Agenda 1 Vedení ústavu 10 Právní základ ústavu 100 Zřizovací listina rozhodnutí zřizovatele A 10 po pozbytí platnosti 101 Statut a jeho změny A 10 po pozbytí platnosti 102 Organizační řád a jeho změny, vznik, zrušení, delimitace A 10 po pozbytí organizačních částí ústavu platnosti 103 Oprávnění k podnikání (živnostenské listy, koncese) A 10 po ukončení činnosti 11 Řízení a organizace ústavu 110 Příkazy, směrnice, pokyny, rozhodnutí ředitele A 10 po pozbytí platnosti 111 Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců A 45 112.1 Právní zastupování V 10 112.2 Plné moci V 10 113.1 Vědecká a památková rada zápisy A 15 113.2 Ostatní odborné rady A 15 114.1 Porady ředitele V 10 114.2 Porady náměstků V 10 114.3 Porady odborů a úseků V 10 114.4 Porady vedení - územní pracoviště V 10 115.1 Komise interní A 10 115.2 Komise externí A 10 12 Všeobecné záležitosti řízení ústavu 120 Korespondence 120.1 Osobní korespondence ředitele V 3 120.2 Smlouvy s externími partnery A 10 po skončení platnosti 121 Reprezentační záležitosti V 3 122 Exkurze, studijní cesty, služební cesty, zprávy z cest 122.1 Zahraniční V 10 122.2 Tuzemské V 5 123 Spisová služba 123.1 Podací deníky, evidenční pomůcky A 5 123.2 Ostatní V 5 13 Spolupráce a styky 130 Spolupráce se státní správou a samosprávou V 5 Skart. znak Skartační lhůta Určení počátku počítání lhůty,

131 Spolupráce se společenskými a jinými organizacemi, vysokými V 5 školami 132 Sdružení související s památkovou péčí V 10 134 Ostatní spolupráce V 5 14 Kontroly a revize 140 Audit 140.1 Audit externí A 10 od splnění smlouvy 140.2 Audit interní V 5 141.1 Kontroly externí A 10 141.2 Kontroly interní S 10 15 Finanční řízení ústavu 150 Dlouhodobé plánování A 10 151 Rozpočet, rozpočtové úpravy z MK ČR A 10 152 Rozbory hospodaření, finanční analýzy, finanční plán A 10 153 Čerpání rezerv, dotace, sponzoring V 5 154 Smlouvy s bankou o vedení účtu, seznam účtů V 5 po skončení platnosti 155 Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy A 10 po skončení platnosti 156 Podpisové vzory, dispoziční oprávnění V 10 po skončení platnosti 157 Dotace, sponzoring, granty (jiné než z vědy) V 10 po skončení 158 Evropské fondy platnosti 158.1 Evropské fondy obecná korespondence V 15 po skončení programu 158.2 Strukturální fondy EU obecná korespondence V 15 po skončení programu 158.2.1 Integrovaný operační program V 15 po skončení programu 158.2.2 Operační program Životní prostředí V 15 po skončení programu 158.2.3 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost V 15 po skončení programu 158.2.4 Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost V 15 po skončení programu 158.2.5 Operační program Výzkum a vývoj pro inovace V 15 po skončení programu 158.2.6 Operační program Praha Adaptabilita V 15 po skončení programu 158.2.7 Operační program Praha Konkurenceschopnost V 15 po skončení programu

158.2.9 Regionální operační program Střední Čechy V 15 po skončení programu 158.2.1 Regionální operační program Severovýchod V 15 po skončení programu 0 158.3.9 Regionálníoperační program Severozápad V 15 po skončení programu 158.2.1 Regionální operační program Jihozápad V 15 po skončení programu 1 158.2.1 Regionální operační program Jihovýchod V 15 po skončení 2 programu 158.2.1 Regionální operační program Střední Morava V 15 po skončení 3 programu 158.2.1 Regionální operační program Moravskoslezsko V 15 po skončení 4 programu 158.2.1 Operační program Nadnárodní spolupráce Střední Evropa V 15 po skončení 5 programu 158.2.1 V 15 po skončení 6 Operační program Meziregionální spolupráce programu 158.2.1 V 15 po skončení 7 Operační program Cíl 3 Česká republika - Svobodný stát Bavorsko programu 158.2.1 8 Operační program Přeshraniční spolupráce Česká republika - Polská re V 15 po skončení programu 158.2.1 9 Operační program Cíl Evropská územní spolupráce Česká republika - R V 15 po skončení programu 158.2.2 Operační program Cíl 3 na podporu přeshraniční spolupráce mezi V 15 po skončení 0 Svobodným státem Sasko a Českou republikou programu 158.2.2 1 Program přeshraniční spolupráce Slovenská republika - Česká republik V 15 po skončení programu 158.3 Komunitární programy EU V 15 po skončení programu 158.4 158.5 158.6 Finanční mechanismus EHP / Norsko Program švýcarsko české spolupráce jiné dotační zdroje V 15 po skončení programu V 15 po skončení programu V 15 po skončení programu 16 Propagace a Public Relation 160 Výroční zprávy 160.1 Podklady pro výroční zprávy S 5 160.2 Výroční zprávy exempláře A 5 161 Instalace, prezentace, propagace, vých. projekty, výstavy V 5 162 Ediční činnost, publikační činnost, výstavy A 5 163 Pedagogická činnost 163.1 Výkon pedagogické činnosti V 5 163.2 Praxe studentů na pracovišti V 5 163.3 Odborná splupráce s veřejností V 5 164 Cestovní ruch V 5

165 ostatní korespondence k PR V 5 166 Poskytování informací podle zákona 106/99 Sb. o svobodném V 5 přístupu k informacím 167 Statistické údaje o výkonnosti odborné složky apod. A 5 17 Informační a komunikační technologie 170 Knihovnické systémy V 5 171 Výpočetní technika, informační technologie a systémy 171.1 Projekty počítačových sítí V 20 171.2 Dokumentace programového vybavení V 10 171.3 Správa (administrace a archivace) dat V 5 171.4 Správa webové prezentace NPÚ V 10 171.5 Správa (administrace) počítačové sítě V 3 171.6 Smlouvy na dodavatelské služby v oblasti IT, licenční smlouvy V 5 po skončení k softwaru, objednávky, dodací a záruční listy platnosti 171.7 Odborní informační systémy (MIS,GIS,ISPP) - SW V 10 18 Právní záležitosti 180 Soudní rozsudky, smíry, spisy o sporech a exekucích A 10 181 Právní úkony spojené s převody vlastnictví, správy a dlouhodobého A 20 užívání majetku České republiky 182 Náhrady škod V 5 183 Závažné písemnosti jiného trvalého významu V 5 184 Ostatní běžné právní věci krátkodobého charakteru S 5 185 Stížnosti V 5 186 Veřejné zakázky (kromě staveb) V 15 19 Zvláštní záležitosti 190 Agenda ZÚ, CO V 10 191 Podací protokoly dokumentů s utajovanými informacemi S 10 po vyřazení všech evidovanýc h dokumentů 192 Běžná korespondence V 5 193 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci 193.1 Pracovní úrazy V 5 193.2 Náhradové (regresní) řízení V 5 193.3 Prověrky, kontroly a pokuty BOZP S 10 193.4 Školení BOZP S 5 193.5 Doklady o hodnocení rizik a o kategorizaci prací S 10