Městský úřad Semily Husova 82, Semily

Transkript

1 Městský úřad Semily Husova 82, Semily Kancelář tajemníka Váš dopis zn.: Ze dne: Naše č. j.: Vyřizuje: R. Šimůnek Tel.: Fax: E mail: simunek@mu. semily.cz Datum: Zveřejnění poskytnuté informace Dne obdržel Městský úřad Semily žádost o poskytnutí následujících informací: Prosím o odkazy dle 6 odst. 2 z. č. 106/1999 Sb. na skartační a spisové řády Vašeho orgánu, pokud jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup, popř. žádám o jejich poskytnutí v jiné formě, popř. jiné dokumenty, podle kterých se řídí konkrétní délka a konkrétní podoba uchovávaných datových zpráv, které Váš úřad odeslal prostřednictvím datové schránky fyzickým a právnickým osobám. Dále také prosím o uvedení konkrétních příkladů k jednotlivým lhůtám, po které Váš orgán jednotlivé druhy dokumentů uchovává. Dne poskytl Městský úřad Semily k žádosti platný Spisový a skartační řád města Semily a Městského úřadu Semily, vč. Dodatku č. 1, a sdělil žadateli, že skartační lhůty kjednotlivým ukládacím znakům (vykonávaným činnostem) jsou uvedeny v Příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu města Semily a Městského úřadu Semily. Radim Šimůnek v. r. oprávněná úřední osoba IČ DIČ CZ ID datové schránky: d36bywp

2 MĚSTO SEMILY SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Města Semily a Městského úřadu Semily Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tento spisový a skartační řád je vydán v souladu s ust. 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále dle ust. 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 2. Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby. 3. Cílem tohoto spisového a skartačního řádu je jednotně upravit manipulaci s veškerými dokumenty, tj. písemnými, obrazovými, zvukovými záznamy a záznamy na médiích ke zpracování na počítačích (např. diskety), popř. jinými záznamy vzniklými nebo vyřízenými u Města Semily a Městského úřadu Semily v zájmu racionalizace správní, operativní a provozní činnosti. Spisový a skartační řád se vztahuje i na dokumenty, které vzešly z činnosti právních předchůdců. 4. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán závazný pro označování, ukládání a vyřazování (skartaci) dokumentů. 5. Pro evidenční účely je využívána výpočetní technika - elektronická spisová služby ATHÉNA Článek 2 Všeobecná ustanovení 1. Spisová služba je soubor pravidel a opatření spojených s příjmem, tříděním, zapisováním, označováním, oběhem, vyřizováním, odesíláním, evidencí, ukládáním, vyřazováním (skartaci) dokumentů. 2. Spisová služba se řídí: - zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, - zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, - zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, - vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. 3. Spisový a skartační řád odpovídá působnosti Města Semily dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, jakož i Organizačnímu řádu Městského úřadu Semily. Používání razítek upravuje zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů. Článek 3 Příjem dokumentů 1) Veškeré dokumenty adresované Městu Semily a Městskému úřadu Semily jsou přijímány a evidovány centrálním místem, tj. podatelnou. Odbory mají zřízeny své podatelny pro příjem 1

3 dokumentů od občanů přímo na odboru. Podatelny odborů ručí za to, že dokument přijatý na odboru řádně zaevidují a nechají naskenovat v centrální podatelně. 2) Centrální podatelna je umístěna v přízemi budovy Městského úřadu Semily, Riegrovo náměstí čp. 63. Součástí podatelny je i výpravna. Za provoz podatelny zodpovídá pracovník podatelny. 3) Převzetí doporučených zásilek potvrdí podatelna poště otiskem razítka a podpisem na úhrnném i jednotlivém dodacím lístku. Převzetí dokumentů od občanů nebo organizací na vyžádání potvrdí stejným způsobem na kopii dokumentu. Podatelna zkontroluje adresy a obal zásilek, závady reklamuje u pošty. Poté rozdělí dokumenty na dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, dokumenty, které se otevírají, noviny, časopisy a ostatní tiskoviny. Centrální podatelna bude při rozdělování pracovat s nainstalovanými aplikacemi Podatelna" a Skenovna" elektronické spisové služby ATHÉNA. Pomocí nich bude zapisovat a skenovat písemnosti. Skenování bude provádět dle požadavků jednotlivých odborů. Ke každému zaevidovanému dokumentu obsluha podatelny přidá štítek s evidenčním číslem, které je získáno systémem ATHÉNA ve tvaru číslo/rok. 4) Neotevřené se předávají dokumenty utajované, soukromé a zásilky označené jako nabídky do výběrových řízení. V žádném případě nesmí podatelna otevřít obálky, označené stupněm utajení vyhrazené911, * důvěrné11 nebo zvláštní skutečnost11, ať jsou adresovány komukoli. Předá je neotevřené adresátovi, a pokud není na obálce uveden, starostovi. Pro tyto dokumenty se vede samostatná evidence, kterou vede pověřená osoba. Za soukromé se považují dokumenty, na nichž je jméno pracovníka uvedené před označením úřadu. Ostatní dokumenty se otevírají. Pokud pracovník, kterému byla zásilka doručena neotevřená zjistí, že jde o úřední záležitost, je povinen zajistit taktéž označení.evidenčním štítkem bud přímo na odboru, případně na podatelně. 5) Odbor sociálních věcí má svou zvláštní podatelnu pro dokumenty týkající se přiznávání sociálních dávek. 6) Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny. Se záznamy došlými elektronicky ( em) do schránky adresáta nebo faxem se po jejich vytištění zachází podobně jako s ostatními dokumenty, tj. evidují se v podacím deníku, přidělí se jim číslo jednací a ukládací znak. Není nutné je předávat do podatelny. Lze-li věc vyřídit obratem, může se vytisknout odpověď (Reply) současně s došlou žádostí. Pokud je k podání použit telefon nebo mobil a z obsahu sdělení je zřejmé, že je závažné, učiní o tomto podání přijímající pracovník úřední zápis na volném listu s uvedením data, hodiny a minuty podání, stručným obsahem podání, jmenovitě komu určeno. Podání se okamžitě předává adresátovi, který potvrdí podpisem jeho převzetí. 7) Podatelna po otevření opatří všechny dokumenty štítkem, na kterém je vyznačen čárový kód, evidenční číslo, datum, počty listů a počty příloh. 8) Neotevřené dokumenty se opatří štítkem na obálce, otevřené dokumenty se označí štítkem v pravém horním rohu, popř. na jiném volném místě na první straně dokumentu, výjimečně na straně zadní nebo na připojený volný list papíru a vyznačí u doporučených zásilek číslo zásilky. Štítek nesmí zasahovat do textu. Jsou-li součástí dokumentu peněžní částky, podatelna vyznačí výši částky v příloze. Štítkem nelze označovat jakékoli originály úředních listin (osvědčení, živnostenské listy...). 9) Obálky ponechává podatelna zpravidla u dokumentů, jejich případné vyřazení provede při vyřizování dokumentů zpracovavatel. Obálka se nevyřazuje v těchto případech: - u dokumentů zaslaných do vlastních rukou, - není-li dokument datován, nebo se datum značně rozchází s datem poštovního razítka, - není-li dokument podepsán (anonym), a to í v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, - je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, - u všech stížností, - je-li obálka opatřena štítkem, 2

4 - je-li to nezbytné pro určeni, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena, - u dokumentů zaslaných ze zahraničí. 10) Pro každý samostatný odbor či útvar městského úřadu vede podatelna doručovací knihu, ve které jsou zaznamenány předávané dokumenty. Doručovací kniha se vytváří automaticky. Dokumenty, u nichž není jasný konečný příjemce, se předávají tajemníkovi, který určí odbor, který spis vyřídí. Vedoucí jednotlivých odboru jsou odpovědni za spisovou manipulaci s dokumenty, které od podatelny oproti podpisu v doručovací knížce převzali. Stejným postupem se zapisují a předávají dokumenty určené pro starostu, místostarostu a tajemníka a dokumenty adresované zastupitelstvu města a radě města. Tyto dokumenty přebírá starosta nebo jeho zástupce. Dokumenty adresované komisím, předává podatelna příslušným odborům (např. finančnímu a plánovacímu písemnosti finanční komise). 11) Dokumenty došlé v dopoledních hodinách je podatelna povinna připravit k předání ještě týž den, ostatní v den následující. Došlé telegramy, faxové zprávy, urgentní písemnosti a spěšné zásilky se evidují do doručovacích knih s uvedením času přijetí a jsou neprodleně předávány adresátovi. 12) Doručené zásilky, označené jako nabídky do výběrových řízení dle zvláštního zákona, se evidují obdobně jako v bodě 3, navíc se do doručovací knihy i na obálku vyznačí čas doručení. Článek 4 Oběh a vyřizování dokumentů 1) Evidence oběhu a vyřizování dokumentů je vedena v podacím deníku. Podací deník je pro každý odbor veden automaticky pomocí elektronické spisové služby.podací deníky budou generovány aplikací. 2) Do podacího deníku jsou systémem zaznamenávány všechny došlé nebo přidělené dokumenty, dokumenty vzniklé z vlastní iniciativy a dále ty, které jsou postoupeny k vyřízení jinému odboru. 3) Nezapisují se noviny a časopisy, brožury, soukromé a propagační dokumenty apod. (viz příloha č. 3). Do podacího deníku se dále nezapisují dokumenty, na které se vztahují zvláštní předpisy a jsou evidovány jiným způsobem. Jedná se o tyto předpisy: - zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností, ve znění pozdějších předpisů s účinností do a zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, - zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním, - zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, - zákon č. 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích, - vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodařeni organizačních složek státu a státních organizaci s majetkem státu. 4) Vedoucí příslušného odboru potvrdí převzetí dokumentu podpisem na doručovacím listu. Vedoucí odboru, případně pověřený pracovník dokumenty zkontroluje, zda souhlasí počet příloh a podle pokynů vedoucího předá dokumenty prostřednictvím elektronické spisové služby příslušnému zpracovateli. Příslušný zpracovatel přidělí dokumentu číslo jednací. 5) Čísla jednací budou pořizována systémem (na vyžádání) a budou v rámci odboru tvořit plynulou nepřetržitou řadu. Každý uživatel systému bude moci vždy přiřadit číslo zcela nové. Výjimkou bude odpověď, kdy bude možné zadat shodné číslo jednací s iniciálním dokumentem, nebo číslo nové. V případě vícenásobných odpovědí bude shodné číslo jednací možné přidělit pouze odpovědi první. Jednací číslo bude vytvářeno v tomto stavu: zkratka odboru/pořadové číslo/2místná koncovka roku pořízeni. 6 6) Veškeré dokumenty, týkající se téže věci (podání, záznamy, protokoly, rozhodnutí) tvoří jeden spis. Spis obsahuje více čísel jednacích a po vyřízení celé záležitosti se již nerozděluje, ale 2

5 ukládá pod jedním číslem jednacím. Návaznost připojovaných písemností se vyznačuje na dokumentech vedle podacího razítka a v podacím deníku. Hromadná podání (např. šetření) se zpravidla zapisují do sběrného archu (tj. sběrači k číslu jednacímu), který je označen původním jednacím číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. Tiskopis sběrného archu připraví zpracovatel, který jej také připojí ke spisu. V podacím deníku se eviduje pouze tento arch. 7) Pokud je dokument vyřizován telefonicky nebo osobně, učiní se o tom na dokument a v systému příslušný záznam. Dokumenty úředního charakteru došlé v elektronické podobě zpracovatel vytiskne a dále s nimi pracuje standardním způsobem. Vlastní dokumenty odeslané elektronickou poštou zpracovatel vytiskne, podepíše, zaeviduje a založí do spisu. 8) Po vyřízení zpracovatel označí dokument ukládacím znakem. 9) S vlastními dokumenty, např. korespondence mezi odbory, se manipuluje stejně, jako s ostatními dokumenty. Převezme-li pracovník dokument, ze kterého je patrné, že je určen jinému odboru, vrátí ho prostřednictvím systému neprodleně podatelně, případně přímo příslušnému odboru. 10) Dokumenty se vyřizují ve lhůtě stanovené právním předpisem. Není-li možné věc vyřídit v termínu, je třeba odesílateli sdělit termín vyřízení. Za věcné vyřízení dokumentu ve stanoveném termínu odpovídá vedoucí příslušného odboru a zpracovatel, který je prvotně uveden v podacím deníku, i když se na vyřizováni dokumentu podílí více odborů. Článek 5 Úprava a ověřování dokumentů 1) Pro vnější úpravu dokumentu vydávaných Městem Semily a Městským úřadem Semily je závazná norma ČSN Je nutno dodržovat věcnou i jazykovou správnost. 2) Městský úřad Semily a Město Semily používá tiskopisů, dopisních papírů a spisů zpracovaných textovými editory se záhlavím městského úřadu a města dle ČSN , případně názvem odboru nebo orgánu města. Název sídla úřadu se na nich uvádí v prvním pádu, tj. Město Semily, Městský úřad Semily. 3) Razítkem město'1 se označuji všechny dokumenty, které jsou vyhotoveny orgány města a týkají se samostatné působnosti města. Razítko městský úřad" se používá na všechny dokumenty v oblasti přenesené působnosti. Pro užívání úředních razítek se státním znakem platí zvláštní předpisy (zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů ČR a o změně některých zákonů). Razítek se státním znakem nelze používat v běžném písemném styku. Razítko se znakem města se nepovažuje za úřední razítko, mohou se jím označovat dokumenty neúřední povahy, blahopřání, pozvánky. Tiskopisů, razítek a pečetí se státním znakem lze užít jen vtom případě, obsahují-li dokumenty rozhodnutí úřadu jako orgánu státní správy nebo osvědčují-li důležité skutečnosti, nebo stanoví-li tak právní předpis. 4) Evidenci všech razítek s názvem úřadu, v níž je zaznamenán otisk razítka s uvedením jména, příjmení, data a podpisu pracovníka, který je převzal a užívá, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance, vede odbor správní, jemuž je také neprodleně nutné hlásit případnou ztrátu. Odbor správní o ztrátě bezodkladně uvědomí Ministerstvo vnitra. V oznámení se uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. MV uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády České republiky pro orgány krajů a orgány obcí a provede příslušná opatření. Razítka, dopisní papíry, tiskopisy s názvem úřadu musí být při odchodu z pracoviště uloženy tak, aby bylo vyloučeno jejich zneužití. 5) Oprávnění k podepisování dokumentů se řídí zvláštním vnitřním předpisem - Podpisovým řádem. Každý vyřízený dokument musí být datován a podepsán. Podepsáním se schvaluje obsah a stvrzuje věcná i formální správnost vyřízení. Stejnopis dokumentu musí mít stejné 4

6 náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis. Článek 6 Odesílání dokumentů 1) Dokumenty jsou odesílány podle závažnosti: a) poštou - obyčejnou, doporučenou nebo do vlastních rukou, b) kurýrní službou, c) telekomunikačními prostředky (telefax), d) elektronickou cestou. Odesílání dokumentů a jiných zásilek zajišťuje podatelna. Dokumenty určené k odeslání předávají pracovníci jednotlivých odborů podatelně v zalepených obálkách nejpozději do hodin v neúřední dny a do hodin v úřední dny. Později předané dokumenty zůstanou k vyřízení do příštího dne. Dokumenty se předávají podatelně v obálkách s napsanou adresou, v levém horním rohu mohou být opatřeny razítkem odboru. Umístění, obsah a úpravu adres stanoví ČSN ISO Zásilky o hmotnosti nad 2 kg se odesílají jako balíky, do podatelny jsou odevzdány řádně zabalené a označené s vyplněným podacím lístkem. Za bezpečné zajištění obsahu zásilky zodpovídá odesílatel. 2) Všechny zásilky určené fyzickým osobám do vlastních rukou a právnickým osobám jsou zasílány ve zvláštních obálkách s dodejkou (doručenkou). Vrácené podepsané dodejky i vrácené nedoručené zásilky zpracovatel připojí ke kopii dokumentu, jehož originál byl odeslán adresátovi. Ostatní dokumenty jsou podle závažnosti odesílány obyčejnou poštou nebo doporučeně. Doporučené zásilky, spěšné a balíkové zásilky zapisuje podatelna do poštovní podací knihy, ve které Česká pošta potvrzuje jejich převzetí k přepravě. U odeslaných balíků zůstávají průvodky v podatelně. 3) Zasílání matričních dokladů do ciziny upravuje 26 Vyhlášky č. 207/2001 Sb., kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Článek 7 Ukládání dokumentů 1) Dokumenty se neprodleně po vyřízení ukládají do ukládacích jednotek (kniha, archivní krabice, výjimečně lze použít i pořadač nebo balík), a to v příručních registraturách (spisovnách odborů, útvarů). Za příruční spisovnu odpovídá vedoucí odboru, správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů proti poškození a ztrátám zajišťuje pověřený pracovník odboru. Spisy věcně totožných dokumentů tvoří ukládací jednotku, která má stejný ukládací znak i skartační lhůtu. Každá ukládací jednotka musí být při uložení do registratury označena na čelní straně ukládacím spisovým znakem, stručným popisem obsahu, rokem vzniku a skartačním znakem. Bezpečnostní kopie dokumentů, pokud je stanovena povinnost jejich vytváření, se musí ukládat v jiném objektu, než jsou uloženy originály těchto dokumentů. 2) Úřad vede centrální spisovnu, která obsahuje spisy předané v r bývalým Okresním úřadem Semily a nachází se na Komenského náměstí čp Dále vede specializované spisovny jednotlivých odborů. Předávání dokumentů z příručních registratur do specializovaných spisoven se provádí jednou za rok, a to v prvním pololetí běžného roku následujícího po roce vyřízení dokumentu. 3) Pověření pracovníci jednotlivých odborů jsou povinni uspořádat materiál tak, aby byl přehledný, úplný a řádně označený. Ze spisů se vyřadí přebytečná vyhotovení a poznámky. Dokumenty vzniklé v elektronické podobě je přípustné ukládat výhradně vytištěné při zachování pravidel uvedených v tomto spisovém řádu. O předávaných dokumentech se vyhotoví dvojmo seznam. Seznam podepisuje předávající pracovník a vedoucí odboru. 5

7 Originál předávacího protokolu je uložen u pracovníka, který je pověřen vedením centrální nebo specializované spisovny, kopie se ponechává předávajícímu odboru. 4) Za pravidelné vyřazování dokumentů z příručních registratur do centrální nebo specializované spisovny zodpovídají vedoucí odborů, v případě městské policie velitel nebo jím pověřená osoba. Místa, kde jsou uloženy archiválie se označí červeným terčíkem pro případ přednostní evakuace při mimořádných událostech. Sbírky listin k matričním zápisům se předávají za kalendářní rok Krajskému úřadu v Liberci, a to nejpozději do konce února následujícího roku. Dokumenty ukládané do specializovaných spisoven se evidují v archivních knihách odborů. Článek 8 Vyřazování písemnosti 1) Žádný dokument nesmí být vyřazen a zničen bez řádného skartačního řízení. Předmětem skartačního řízení (skartace) je vyřazování všech dokumentů, které nejsou nadále potřebné pro činnost úřadu a uplynula jejich skartační lhůta. Dokumenty jsou ve specializovaných spisovnách odborů a v centrální spisovně uloženy po dobu stanovenou skartačními Ihútami. Skartační lhůta začíná běžet od 1. ledna následujícího roku po vzniku nebo vyřízení dokumentů. Lhůty mohou být prodlouženy pouze po projednání se Státním okresním archivem v Semilech. 2) Skartační řízení se provádí pravidelně v termínech dohodnutých se Státním okresním archivem v Semilech. V roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumenty uložené v centrální a specializovaných spisovnách připraví odpovědní pracovníci jednotlivých odborů skartační návrh ke skartaci dokumentů odborů. Po schválení návrhu příslušným vedoucím odboru zajistí odbor správní ve spolupráci se Státním okresním archivem v Semilech provedení skartačního řízení. Za provádění řádného skartačního řízení u úřadu odpovídá tajemník úřadu nebo jím písemně pověřený pracovník. 3) Dokumenty rozdělené podle skartačních znaků do skupin A, V, S se zapíši do skartačního návrhu, který je dvojmo předán Státnímu okresnímu archivu v Semilech k odbornému posouzení. Do skupiny A se zařazují dokumenty, které se ve skartačním řízení navrhují k trvalému uložení do Státního okresního archivu, do skupiny S naopak dokumenty, které se navrhují ke zničení. U skupiny V pracovník odboru navrhne a Státní okresní archiv ve skartačním řízení posoudí, které dokumenty budou přeřazeny do skupiny A, které do skupiny S. Evidenční pomůcky se zařazují do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. 4) Státní okresní archiv uděluje po odborném archivním posouzeni a prohlídce souhlas ke zničení dokumentů, které nemají trvalou dokumentární hodnotu (skupina S). Zničení těchto dokumentů zajišťuje odbor majetkoprávní vlastním zařízením nebo odvozem do papírny v Pasekách nad Jizerou. Záznam o zničení bude vyznačen v archivních knihách jednotlivých odborů, v evidenci odboru správního a zde také založen. Dokumenty určené k trvalému uložení shromáždí a předá odbor správní do 30 dnů po podepsání protokolu o skartačním řízení Státnímu okresnímu archivu v Semilech. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení a potvrzení o likvidaci jsou evidenčními materiály odboru správního, oddělení správních agend. Článek 9 Nahlížení do dokumentů 1) Do dokumentů vlastního odboru je nahlížení a pořizování výpisů, opisů a kopií z nich v rámci plnění pracovních povinností povoleno neomezeně. Do dokumentů jiného odboru je nahlížení povoleno pouze s písemným souhlasem vedoucího příslušného odboru. Občané mohou nahlížet do dokumentů výhradně v případech, kdy je to umožněno zákonem a s písemným souhlasem vedoucího příslušného odboru. 6

8 2) Pořizování opisů, výpisů a kopií z dokumentů pro občany je zpoplatněno podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích. Článek 10 Zápůjčky dokumentů 1) Dokumenty uložené v centrální a specializovaných spisovnách je přípustné zapůjčovat výhradně pro potřebu odboru, z jehož činnosti dokument vznikl. Je přísně zakázáno zapůjčovat dokumenty dalším osobám nebo organizacím s výjimkou státních orgánů. 2) Evidenci zápůjček vedou odpovědní pracovníci spisoven. Za včasné vrácení dokumentu zodpovídá vedoucí odboru, pro který byl dokument zapůjčen. Článek 11 Závěr 1) Za řádné a včasné vyřizování dokumentů a za spisovou manipulaci jednotlivých odborů zodpovídají příslušní vedoucí pracovníci. Za spisovou manipulaci v podatelně a centrální spisovně zodpovídá pracovník podatelny a vedoucí odboru správního. Za spisovou manipulaci v jednotlivých specializovaných spisovnách zodpovídají odpovědní pracovníci a vedoucí odborů. Za výkon spisové služby u úřadu odpovídá tajemník úřadu, popřípadě jím písemně pověřený zaměstnanec úřadu. 2) Závady a nedostatky zjištěné při vyřazování dokumentů a likvidace dokumentů mimo skartační řízení jsou posuzovány jako porušení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. 3) V oblasti utajovaných skutečností se spisová služba městského úřadu řídí zákonem č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností, ve znění pozdějších předpisů, s účinností do , zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, a příslušnými právními předpisy. Zvláštními předpisy se řídí manipulace s dokumenty civilní obrany. 4) Spisový a skartační řád je závazný pro všechny pracovníky Městského úřadu Semily. 5) Všichni pracovníci Městského úřadu Semily jsou povinni používat a využívat v plném rozsahu elektronickou spisovou službu ATHÉNA. 6) Zrušuje se Spisový řád Městského úřadu Semily, vydaný dne ) Tento spisový a skartační řád spolu s připojeným spisovým a skartačním plánem se vztahuje i na dokumenty, týkající se samosprávné působnosti města a nabývá účinnosti dne Přílohy: 1) Spisový a skartační plán 2) Přehled písemností, které se neoznačují na odborech čísly jednacími 3) Přehled rozlišovacích zkratek pro odbory 4) Vzor evidence o přemístění do spisovny odboru 5) Vzor skartačního návrhu 6) Vzor seznamu písemností ke skartačnímu návrhu 7) Výklad pojmů 7

9

10 Znaky spisového a skartačního plánu II. Ukládací znak Heslo Skartační znak/lhůta (podznak) ZNAKY VŠEOBECNÉ 51. Písemnosti vedoucích odborů - všeobecně, různé S/ Písemnosti starosty V/ Písemnosti místostarosty V/ Agenda tajemníka V/ Písemnosti vedoucích odborů V/ Spolupráce se státními orgány a jinými organizacemi 52.1 Součinnost s ústředními správními úřady V/ Součinnost s ostatními organizacemi V/ Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. V/ Mikroregiony, přeshranični spolupráce V/5 53. Organizace členění a působnost úřadu 53.1 Systemizace úřadu A/ Interní akty řízení a další řídicí předpisy A/5 54. Řízení, kontrola a metodická činnost u obecních úřadů V/ u příspěvkových organizací a organizačních složek obce V/ Metodické materiály vlastní A/ Metodické materiály ostatní S/5 55. Rehabilitace A/ Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných písemností) 56.1 Všeobecně V/ Hospodářské (po ukončení platnosti) V/ Nájemní (po ukončení platnosti) S/ Majetkoprávní - kupní, darovací, zástavní, pojistné apod. A/ Kolektivní A/ Veřejnoprávní smlouvy (od ukončeni platnosti smlouvy) A/ Ostatní 57. Statistika, výkaznictví - všeobecně S/ Časové řady ukazatelů (po ztrátě platnosti) S/ Roční výkazy A/ Výkazy s kratší než roční periodicitou S/ Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů V/ Jednorázové soupisy (po zpracováni) S/ Podkladový materiál k výkazům (po zpracování) S/1 58. Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu A/ Provozní, systémová a programová dokumentace (po ukončení činnosti systémů) S/5 9

11 59. Petiční právo V/5 60. Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60 1 Hodnocení, rozbory, evidence A/ Konkrétní případy V/ Všeobecné písemnosti V/5 61. Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/ Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi S/ Hospodaření s materiálem civilní ochrany S/ Školení fyzických a právnických osob S/ Integrovaný záchranný systém (IZS) Organizace IZS V/ Dokumentace IZS V/ Koordinace záchranných a likvidačních prací V/ Financování, náhrady S/ Kontrolní činnost, pokuty V/ Krizové řízení Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) V/ Připravenost na krizové stavy (krizové plánován cvičení apod.) V/ Řešení krizových situací A/ Financování, náhrady S/ Kontrolní činnost, pokuty V/ Hospodářská opatření pro krizové stavy V/5 62. Zahraniční styky a cesty V/5 63. Referendum, místní referendum 63.1 Zápis o průběhu a výsledku hlasování referenda A/ Ostatní dokumentace V/ Použité hlasovací lístky a úřední obálky (po oficiálním vyhlášení výsledků referenda, povinnost zachovat 3 sady nepoužitých hlasovacích lístků pro trvalé uložení v archivu) 63.4 Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy komisí, vyhlášeni výsledků hlasování A/ Ostatní dokumentace V/ Použité hlasovací lístky a úřední obálky (po dvacetidenní lhůtě od vyhlášení výsledků, s povinností zachovat 3 nepoužité sady hlasovacích lístků pro trvalé uložení v archivu) S/0 64. Živelní pohromy a mimořádné události A/5 65. Plány, koncepce, programy rozvoje obce A/ Dotační programy obce V/ Dotační programy kraje S/5 66. Pokutování ve správním řízení S/5 67 Přestupky, správní delikty všeobecně 10 s/o V/5

12 67.1 Rozbory, hodnocení A/ Evidence přestupků A/ Konkrétní případy V/ Správní delikty právnických osob a fyzických osob, které jsou podnikateli V/5 68. Ochrana státního a služebního tajemství V/5 69. Fotografování, filmování (povolení aj.) V/5 70. Spisová služba 70.1 Skartační řízení včetně spisových a skartačních řádů A/ Jednací protokol - podací deník A/ Rejstříky (po dopsání knihy) A/ Ostatní pomocná evidence (po uzavřeni svazku) V/5 72. Hospodaření a správa majetku - všeobecně V/ Evidence majetku Obecní pozemky A/ Obecní budovy A/ Majetek příspěvkových organizací a organizačních složek obce A/ Inventarizace majetku V/ Hlavní inventární knihy A/ Mimořádné inventarizace (při vzniku, změně, rušeni organizace) A/ inventární karty, soupisy, sestavy, protokoly, komise apod. S/ Hospodaření s majetkem státu včetně výkonu jeho prozatímní správy A/ Převod práva hospodaření s majetkem státu prozatímní správy A/ Vymáhání pohledávek státu A/ Nabývání majetku obce V/ Vyřazování majetku a jeho realizace S/ Rekonstrukce a modernizace majetku V/ Opravy a údržba majetku S/ Zatížení (dluhy, věcná břemena) majetku S/ Majetkové restituce A/ Výběrové řízeni o zadávání veřejných zakázek V/ Privatizace A/ Vyznamenání, ceny města, čestné občanství A/5 75. Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů S/5 76. Propagační činnost-všeobecně S/ Tiskoviny vydávané obcí A/ Výstřižková služba o činnosti úřadu V/5 77. Volby do zastupitelských sborů 77.1 Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejim odvoláni, rozhodnuti o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci A/ Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci A/5 li

13 77.3 Organizační a technické zabezpečení voleb S/ Ostatní volební materiály S/ Seznamy voličů (po vyhlášení výsledků voleb) V/ Použité hlasovací lístky a volební obálky (po třicetidenní lhůtě od vyhlášeni výsledků hlasování s povinností zachovat 3 sady nepoužitých hlasovacích lístků pro trvalé uloženi v archivu) S/ Volební kampaň - propagační materiály A/ Program zastupitelstva na volební období A/5 78. Volby soudců přísedících A/5 79. Konference, porady, konzultace V/5 82. Reklama 82.1 Vlastní reklama (po ukončení platnosti) V/ Cizí reklama (po ukončení platnosti) S/1 83. Obecně prospěšné práce V/ Obecně prospěšné práce podle soudního rozhodnutí V/5 84. Informace podle zákona č. 106/1999 Sb Poskytování informací S/ Vyhodnocení A/5 87 Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí S/l ORGANIZACE ČINNOSTI 101. Zasedání zastupitelstva, rady, výborů a komisí Podkladové materiály k jednáni (nejsou-li součástí zápisu) V/ Zápisy zjednání včetně programu, usnesení a příloh A/ Zápisy z jednání zastupitelstva A/ Zápisy z jednání rady A/ Zápisy z jednání výborů a komisí A/ Interpelace členů zastupitelstva V/ Zvláštní orgány obce Činnost zvláštních orgánů obce V/ Bezpečnostní rada obce V/ Krizový štáb obce V/ Vyhlášky a nařízení obce Obecně závazné vyhlášky obce A/ Nařízení obce V/5 AGENDA KONTROLY - všeobecně S/ Plány kontrolní činnosti Krátkodobé S/ Dlouhodobé A/ Kontrolní řád V/ Kontroly Kontroly plánované vlastní V/5 12

14 112.2 Kontroly ve spolupráci s jinými orgány V/ Neplánované kontroly V/ Rozbory a vyhodnocení A/ Kontrola plnění usnesení: Zastupitelstva A/ Rady A/ Výborů a komisí A/5 PERSONÁLNÍ PRÁCE - všeobecně S/ Kvalifikace a vzděláváni pracovníků Kvalifikace a vzdělávání V/ Hmotné zabezpečení S/ Pracovní poměr Osobní spisy a podobné písemnosti vedoucích pracovníků (dotazníky, evidenční listy, platové výměry, kvalifikační posudky a doklady, výsledky psychologických a podobných zkoušek a testů, čestná uznání a vyznamenání, žádosti o rozvázání pracovního poměru, výstupní a propouštěcí listy, likvidační listy, vysvědčení při odchodu, zápočtové listy) A/ Ostatní osobní spisy s údaji pro účely důchodového pojištění S/ Ostatní (nejsou-li součástí osobního spisu), kromě životopisu, pracovních posudků, vysvědčení a zápočtového listu, které při skončení pracovního poměru předá zaměstnavatel zaměstnanci S/ Pracovní doba, pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas S/ Snížení pracovního úvazku S/ Rozbory stavu pracovních sil - roční a delší období A/ Jednorázová šetření o stavu, složení, kvalifikaci apod. zaměstnanců S/ Vedlejší činnost S/ Náhrada škody S/ Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S/ Zdravotní pojištění S/ Způsobilost zaměstnanců: k výkonu činnosti - pověřování, zmocnění aj. S/ Postihy podle zákoníku práce S/ Výběrová řízení na obsazeni pracovních míst S/ Záležitosti pracovně právní Pracovnici úřadu S/ Pracovníci organizací a zařízení bez právní subjektivity řízených a spravovaných úřadem S/ Odměny z prostředků úřadu S/ Záležitosti členů městského zastupitelstva, rady, výborů a komisí -všeobecně S/ Pracovně právní vztahy a odměňování S/ Záležitosti důchodového zabezpečení S/ Jednorázové odměny z prostředků obce S/ Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) S/ Příjmy z pracovního poměru 13

15 121.1 Platový řád (po ukončen platnosti) V/ Katalog funkcí a mzdových tarifů (po ukončení platnosti) S/ Rozbory a analýzy mzdového vývoje za roční a delší období A/ Odměňování S/ Náhrady za dovolenou S/ Věcná plnění S/ Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti S/ Mzdové listy S/ Daň z příjmu Vedlejší činnost S/ Výplatní lístky S/ Půjčky zaměstnancům S/5 122 Péče o pracovníky všeobecně V/ Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy,odškodňováni pr. úrazů V/ Pracovní úrazy smrtelné a těžké V/ Ostatní S/ Pracovní podmínky žen S/ Pracovní podmínky mladistvých S/ Osoby se změněnou pracovní schopností S/ Závodní stravování S/ Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy S/ Sociální fond S/ Probační a mediační služba; trest obecně prospěšných prací V/5 FINANCE 176 Rozpočty a finanční plány obce - všeobecné údaje a dílčí údaje V/ Rozpočtové výhledy a finanční plány - tabulková a textová část A/ Rozpočty za roční a delší období - tabulková a textová část A/ Rozpočtové změny - tabulková i textová část A/ Rozbory plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/ Ostatní písemnosti finančního hospodařeni V/ Dotace investiční i účelové V/ Finanční plány hospodářských organizací a rozpočty příspěvkových organizací všeobecně V/ Dlouhodobé finanční plány a rozpočtové výhledy (tabulky i text) A/ Roční finanční plány a rozpočty A/ Rozpočtové změny (tabulky i text) A/ Rozbory plnění rozpočtů a finančního hospodaření organizací A/ Ostatní písemnosti o finančním hospodaření řízených organizaci V/5 178 Daně, dávky, poplatky všeobecně V/ Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí Jiné příjmy (správní poplatky, výměry, doplňky, odvody) S/ Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků V/5 14

16 178.4 Místní daně a poplatky S/ Katastr domovní daně V/ Pasporty V/ Daň z přidané hodnoty S/ Vymáháni pohledávek (od ukončeni vymáháni) V/ Ostatní V/5 179 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech V/5 180 Konfiskační záležitosti A/ Účetnictví Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční zprávy, audit A/ Doklady o výdajích a příjmech v hotovosti S/ Účetní doklady týkajíc! se pohybu majetku V/ Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S/ Účetní doklady a jiné účetní písemnosti týkající se daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízeni nebo jiného řizení (po ukončení platnosti) V/ Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků (po ukončení platnosti) S/ Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetni doklady a jiné účetní písemnosti vzniklé z přímého styku s cizinou před 1. lednem 1949 a účetní závěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedené podle zákona č. 92/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů - o podmínkách převodu majetku státu na jiné osoby (po vydání souhlasu Ministerstva financi k jejich vyřazení) S/ Úvěry, záruky a písemnosti s podobnou funkcí S/ Cenné papíry V/ Ostatní účetní písemnosti a doklady, přezkum hospodaření (pokladní knihy, knihy faktur, pohledávek a závazků, faktury, rozpisy účtů, dobropisy, vrubopisy, likvidační listiny, rating aj.). Ukládání účetních písemností se řídi zákonem č. 563/1991 Sb Projekčně programová dokumentace pro vedeni účetnictví, S/10 prostředky výpočetní a jiné techniky V/ Výherní hrací přístroje (vyúčtování) S/5 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond - všeobecně V/ Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace A/ Rozhodnuti o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu A/ Ochrana využití zemědělského půdního fondu V/ Změny kultur a využití půdního fondu V/ Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/5 15

17 201.5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku S/ Pokuty ukládané při ochraně zemědělského půdního fondu S/5 202 Pozemkové úpravy, stanoviska k územně plánovací dokumentaci V/5 203 Zemědělská výroba všeobecně V/ Samostatně hospodařící rolníci - evidence, osvědčení, zrušeni A/5 206 Myslivost všeobecně V/ Uznání honiteb A/ Nájemní smlouvy V/ Myslivecké plánování a statistika V/ Oblasti pro chov zvěre V/ Lovecké lístky (evidence) S/ Náhrada škod V/ Evidence honebních společenstev V/ Pokuty ukládané fyzickým, a právnickým osobám S/5 207 Rybářství všeobecně V/ Rybářské revíry A/ Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A/ Plánování a rybářské hospodaření V/ Rybářský hospodář a rybářská stráž V/ Evidence rybářských lístků S/ Náhrady škod V/ Lesní hospodářství všeobecně V/ Pozemky určené k plnění funkcí lesa - všeobecně V/ Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa A/ Rozhodnutí v pochybnostech A/ Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnuti A/ Dělení lesních pozemků A/ Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa A/ Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa A/ Lesní hospodářské plány a osnovy roční a delší A/ Užívání lesů - všeobecně V/ Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů V/ Výjimka ze zákazu některých činností v lese V/ Stanovení podmínek sportovní akce V/ Opatření k zabezpečení osob a majetku V/ Hospodářská úprava lesů - všeobecně V/ Vyhlášeni záměru zadat zpracováni lesních hospodářských osnov V/ Hospodaření v lesích-všeobecně V/ Uznáni výběrových stromů a lesních porostů 16

18 pro sběr semen A/ Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů V/ Výjimka z velikosti či šíře holé seče V/ Povoleni delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur V/ Nesouhlas (souhlas) s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy V/ Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku V/ Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích V/ Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře A/ Uděleni nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře A/ Ochrana lesů - všeobecně V/ Opatřeni k odvráceni hrozícího nebezpečí V/ Opatřeni proti rozšíření škůdců V/ Ustanoveni a zrušeni lesní stráže V/ Státní správa lesů a sankce - všeobecně V/ Opatření k odstranění zjištěných nedostatků V/ Pokuty za přestupek V/ Pokuty za správní delikt V/5 230 Vodohospodářské plánování A/ Vodohospodářské plánováni všeobecně V/5 231 Vodní hospodářství všeobecně V/ Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů V/ Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádřeni, evidence vydaných rozhodnuti A/ Pokuty S/ Opravné prostředky proti rozhodnutí S/ Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod V/ Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnuti o povolení kolaudace, revize) V/ Vodní stráž V/ Vodohospodářský dozor A/ Vodohospodářská evidence (včetně vodních toků) A/ Protipovodňová ochrana V/ Povodňový plán obce A/ Zátopová území V/ Vodovody a kanalizace všeobecně V/ Plán rozvoje vodovodů a kanalizací A/ Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizaci A/ Evidence vodovodů a kanalizací 17

19

20 MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 251 Organizace a zařízení Zřizování, rušeni a změny organizaci a zařízení A/ Výherní hrací přístroje Vydáváni rozhodnuti o povoleni výherních hracích přístrojů S/ Živnostenské podnikání Živnostenský úřad: Metodické pokyny a stanoviska V/ Stížnosti, podněty a oznámeni občanů V/ Organizační záležitosti V/ Živnostenské oprávněni Fyzické osoby- registrace a evidence V/ Právnické osoby V/ Zahraniční osoby V/ Živnostenský rejstřík Rejstřík A/ Nahlédnutí a výpis z rejstříku S/ Statistika A/ Kontrolní činnost Na úseku živnostenského zákona V/ Na úseku zákona o ochraně spotřebitele V/ Na úseku zákona o zrušení státního tabákového monopolu V/ Pokuty na úseku živnostenského podnikáni Pokuty V/ Neoprávněné podnikání V/ Vymáhání pohledávek V/ Vyjadřování ke stavebnímu řízeni S/ Na vědomí, různé S/5 254 Bytový majetek všeobecně V/ Bytový majetek obce V/ Příspěvky na bytovou výstavbu S/ Hospodaření s byty (přidělováni, směna) S/ Modernizace a adaptace bytů S/ Nájemné S/5 255 Nebytové prostory všeobecně S/5 256 Komunální odpad V/ Statistické výkazy V/ Přidělování S/ Nájemné S/ Odvolací řízeni V/ Pohřebnictví V/5 19

21 DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 Doprava Koordinace různých druhů dopravy S/ Jízdní řády S/ Mechanizace nakládky a vykládky S/ Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště V/ Bezpečnost silničního provozu S/ Rozvoj motorismu S/ Ostatní dokumentace S/5 277 Silniční doprava Nákladní přeprava S/ Přeprava osob S/ Taxislužba (po ukončení činnosti) S/ Nemotorová doprava S/ Dopravní průzkumy V/ Závady a nedostatky S/5 278 Technika silniční dopravy Stavby, přestavby a rušení vozidel S/ Stanice technické kontroly, měřeni emisí S/5 279 Městská doprava Městská hromadná doprava S/ Provoz městské hromadné dopravy S/ Technika městské hromadné dopravy S/ Dopravní inženýrství S/ Bezpečnost provozu městské hromadné dopravy S/ Parkovací prostory S/5 280 Silniční hospodářství Investiční stavby A/ Příprava plánů investic a velkých oprav A/ Stroje a zařízení pro silniční práce S/ Běžná údržba silnic a mostů S/ Zimní údržba pozemních komunikací S/ Uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí S/ Místní komunikace Velké opravy V/ Údržba S/ Připojeni na pozemní komunikaci S/ Zvláštní užíváni pozemních komunikací S/ Přestupky S/ Ochrana silnic a místních komunikací S/ Státní dozor S/ Správní delikty S/5 20

22 Jednotný systém dopravních informací S/ Ostatní dokumentace S/5 306 Cestovní ruch všeobecné V/ Koncepce rozvoje cestovního ruchu (plány rozvoje, rozbory) A/5 ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny písemností použije jen v případě, kde písemnost nelze zařadit do kompletního spisu stavby Územně plánovací dokumentace Územní plány A/ Urbanistické studie A/ Územně plánovací podklady V/ Územní rozhodnutí Rozhodnutí o chráněném území A/ Rozhodnutí o stavební uzávěře A/ Rozhodnutí o umístění stavby A/ Rozhodnutí o děleni a scelování pozemků V/ Odvolání proti územnímu rozhodnutí V/ Oprávnění k projektové činnosti A/ Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace stavby - kolaudační rozhodnutí, investiční záměry, projektové úkoly a studie souboru staveb včetně posudků a schvalovacích protokolů, dokumentace hydrogeologických, geologických a geodetických prací, radonový průzkum, dokumentace skutečného provedení stavby, změny stavby, změny v užívání stavby, rozhodnuti o nařízení udržovacích prací, zastavení stavebních prací, demolice, katastrální, regulační, zastavovací aj. mapy a plány (po odstranění objektu) V/ Stavby dopravní, energetické, telekomunikační (po odstranění stavby) V/ Povoleni terénních úprav, některých prací a zařízení V/ Státní stavební dohled S/ Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) V/ Stavební úřady V/ Vstup na cizí nemovitosti S/ Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby A/ Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů V/ Sankce podle stavebního zákona S/ Přezkoumání pravomocných správních rozhodnuti mimořádnými opravnými prostředky V/ Problematika radonu V/ Program obnovy venkova V/ Ohlášení drobných staveb (po odstranění stavby) V/5 KULTURA 21

23 401. Záležitosti kultury všeobecně S/ Péče o občanské záležitosti - SPOZ S/ Významné společenské akce - slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce (včetně íono a foto) V/ Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce V/ Organizační záležitosti kulturních zařízení V/ Kulturní instituce a zařízení Divadla V/ Knihovny V/ Muzea a galerie V/ Ostatní V/ Tisk, rozhlas, televize a film V/ Zájmová umělecká činnost V/ Kroniky (po uzavření svazku) A/ Péče o kulturní památky všeobecně V/ Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence V/ Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo A/ Rozhodnutí, nařízení, vyjádření apod.-jako součást spisu A/ Rozhodnutí, nařízení, vyjádření apod -jinak V/5 ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 Věci církvi a náboženských společností V/ Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) A/20 ŠKOLSTVÍ 451 Školy a školská zařízení Správa mateřských škol V/ Správa základních škol V/ Neinvestiční náklady na žáky, smlouvy S/ Domy dětí a mládeže. V/ Základní umělecké školy V/ Pasportizace škol A/10 ZDRAVOTNICTVÍ 526. Léčebně preventivní péče Nestátní zdravotnická zařízení V/ Nemocnice s poliklinikou V/ Polikliniky V/ Léčebné ústavy V/ Nemoci z povolání V/ Rozbory A/5 22

24 Alkoholismus a jiné toxikomanie V/ Evidence děti a mladistvých postižených na zdraví V/ Hygienická služba V/ Sankce za porušování předpisů na úseku hygieny V/ Regresní náhrady S/10 SOCIÁLNÍ PÉČE 551. Sledování sociálních poměrů a vedení evidence sociálně potřebných občanů Evidence uchazečů o přiděleni bytu v sociálním zařízeni S/ Dávky sociální péče doplňující příjmy do hranice sociální potřebnosti, jednotlivci S/5 552 Mimoústavní sociální péče Poradenství S/ Pečovatelská služba, kluby důchodců S/ Mimořádné výhody pro občany těžce postižené na zdraví S/ Peněžité příspěvky S/ Sociální příspěvek S/ Příspěvek při péči o osobu blízkou S/ Příspěvek na zakoupeni a provoz motorového vozidla S/ Úprava bytu S/ Ústavní sociální péče o občany těžce postižené na zdraví a staré občany, zařízení sociálně právní ochrany a služby v ostatních zařízeních sociální péče - všeobecně V/ Organizační záležitosti V/ Přijímání žadatelů S/ Provozní záležitosti S/ Umisťování občanů se změněnou pracovní schopností S/ Umisťování občanů mladších osmnácti let S/ Hmotné zabezpečení občanů se změněnou pracovní schopností S/ Péče o rodinu Sociální péče v rodinách s nezaopatřenými dětmi a u těhotných žen (po dovršení plnoletosti dítěte) V/ Sociálně právní ochrana děti a mládeže Dokumentace se spisovou značkou Om(po dovršení plnoletosti dítěte) V/ Dokumentace se spisovou značkou Nom (po dovršení plnoletosti dítěte) V/ Dokumentace se spisovou značkou Pon (po dovršeni plnoletosti dítěte) V/ Osvojení a svěření dítěte do pěstounské péče - správní rozhodnutí 23

25 (po dovršení plnoletosti dítěte) S/ Dávky sociální péče nezaopatřeným dětem.jejich rodičům a těhotným ženám S/ Pečovatelská služba pro rodiny s dětmi S/ Předmanželské a manželské poradenství V/ Domovy pro matky s dětmi V/ Příspěvek na výživu dítěte S/ Péče o společensky nepřizpůsobivé občany V/ Záležitosti národnostních menšin V/ Posudková služba sociálního zabezpečení V/5 POŽÁRNÍ OCHRANA 581. Organizace požární ochrany všeobecně Organizace požární ochrany a požárních jednotek A/ Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) S/5 582 Činnost požární ochrany Požáry (požární zásahy, rozbory aj.) V/ Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně S/ Prevence požární ochrany S/ Bezpečnostní a jiná opatření S/5 583 Jednotky požární ochrany Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak Odborná příprava jednotek požární ochrany S/ Výzbroj jednotek požární ochrany S/5 585 Všeobecné prostředky požární ochrany S/5 VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 602. Shromažďování V/ Záležitosti vojenskosprávní Odvodní řízení S/ Vojenské újezdy A/ Příprava občanů k obraně státu V/ Územní členění obce Konkrétní územní změny A/ Záležitosti státních hranic A/ Evidence obyvatel Evidence obyvatel všeobecně V/ Hlášení evidence obyvatel V/ Evidenční listy obyvatel A/ Národnostní menšiny V/ Uprchlíci V/ Rozhodování o zrušení trvalého pobytu 24 V/5