EURÓPSKA ÚNIA EURÓPSKY FOND REGIONÁLNEHO ROZVOJA SPOLOČNE BEZ HRANÍC Pracovní skripta PC KURZ DLE SYLABU ECDL informatika pro veřejnou správu 2 Realizováno v rámci projektu Akademie přeshraničního vzdělávání zaměstnanců samosprávy.
OBSAH KURZU OOP MODUL 1 - ZÁKLADNÍ POJMY IT... - 3-1. ÚVOD DO POČÍTAČOVÉ TERMINOLOGIE... - 3-2. TECHNICKÉ VYBAVENÍ POČÍTAČE, UCHOVÁNÍ DAT... - 4-3. POČÍTAČ V PRAXI, INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE A SPOLEČNOST... - 6-4. PROGRAMY A DATA NA POČÍTAČI, VERZE PROGRAMŮ, AUTORSKÁ PRÁVA, VIRY A ANTIVIRY... - 7-5. INFORMAČNÍ SÍTĚ, INTERNET A KOMUNIKACE... - 9 - MODUL 2 - PRÁCE S PC A SPRÁVA SOUBORŮ...- 11-1. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU... - 11-2. PRÁCE S OBJEKTY... - 17-3. PROGRAMY DODÁVANÉ SE SYSTÉMEM... - 20-4. ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ A SYSTÉMOVÁ NASTAVENÍ... - 20-5. TISKÁRNY A TISK... - 22 - MODUL 3 - TEXTOVÝ EDITOR...- 24-1. SEZNÁMENÍ S TEXTOVÝM EDITOREM MS WORD... - 24-2. ZÁKLADNÍ OPERACE... - 26-3. FORMÁTOVÁNÍ... - 28-4. ÚPRAVA A DOKONČENÍ DOKUMENTU... - 29-5. TISK DOKUMENTU... - 31-6. GRAFICKÉ OBJEKTY... - 31-7. TABULKA... - 34-8. HROMADNÁ KORESPONDENCE... - 35 - MODUL 4 - MICROSOFT EXCEL...- 37-1. SEZNÁMENÍ S TABULKOVÝM KALKULÁTOREM... - 37-2. ZÁKLADNÍ OPERACE... - 39-3. VZORCE A FUNKCE... - 42-4. FORMÁT TABULKY... - 43-5. NASTAVENÍ STRÁNKY A TISK... - 45-6. PRÁCE S GRAFY A OBRÁZKY... - 46-7. PRÁCE SE SEZNAMEM... - 48 - MODUL 7 - SLUŽBY INFORMAČNÍCH SÍTÍ...- 49-1. INTERNET... - 49-2. WORLD WIDE WEB... - 50-3. MICROSOFT INTERNET EXPLORER 7 (MSIE)... - 50-4. HLEDÁNÍ, ZPRACOVÁNÍ A UKLÁDANÍ INFORMACÍ... - 53-5. ELEKTRONICKÁ POŠTA... - 55-6. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007... - 56 - - 2 -
Modul 1 - Základní pojmy IT 1. Úvod do počítačové terminologie Tato kapitola je malým výkladovým slovníkem základních pojmů, se kterými se denně setkává každý uživatel počítače. Bez jejího nastudování a pochopení není možné pracovat s počítačem. 1.1 Hardware Jsou to technické díly počítače. Většina technických součástí se nachází ve skříni počítače, ke které jsou pak připojena tzv. vstupní a výstupní zařízení. Procesor nejdůležitější díl, vykonává operace, které ve svém součtu umožňují práci počítače. Zajímá nás hlavně jeho rychlost. Operační paměť pracovní prostor pro procesor. Pracuje velice rychle a po vypnutí energie se její obsah vymaže. Hodnotí se především její velikost. Pevný disk díl počítače, na kterém zůstane naše práce po vypnutí počítače. Slouží k ukládání dat, a proto nás zajímá hlavně jeho velikost (kapacita). Procesor pracuje v operační paměti a vše se ukládá na disk. 1.2 Software Pojmem software rozumíme programové vybavení počítače, které oživuje technické díly. Programů je celá řada a umožňují nám např. práci s textem, kreslení, provádění výpočtů, vedení účetnictví, prozkoumávání webových stránek atp. 1.3 Jednotky informace - nejdůležitějším programem na počítači je operační systém, který zajišťuje základní komunikaci s počítačem, spravuje a řídí veškeré aktivity počítače (např. Windows XP) - aplikační software jsou konkrétní uživatelské programy, které se používají k plnění jednotlivých úkolů (např. Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet Explorer a další) Bit je nejmenší informační jednotka, může být vyjádřena binárním číslem 0 nebo1 a říká, že něco je a nebo není. To znamená, že k zakódování čehokoliv (např. písmen, znaků atd.) nám stačí použít kombinace 0 a 1, neboli dvojkovou soustavu. Byte je základní jednotkou pro měření velikosti souborů. Představuje jeden znak a skládá se z 8 bitů (např. písmeno A = 0100 0001). Protože jednotka Byte je příliš malá, používají se její násobky: B, kb, MB, GB - kb je cca 1 000 B, přesně je to 1024 B (2 10 ) - MB je cca 1 000 000 B - GB je cca 1 000 000 000 B Kapacity pamětí a disků se udávají v MB a GB, velikost souboru v B, kb a v MB. Text a číslice příliš místa nezaberou, mnohem více prostoru potřebuje grafika. Kolik místa co zabere, se naučíte až díky zkušenostem. Velikost souboru v programu Poznámkový blok odpovídá zhruba počtu znaků, které dokument tvoří. U textového editoru (např. WordPad nebo MS Word) soubor obsahuje nejenom zadaný text, ale také informace o jeho formátování (druh a velikost písma, nastavení každého odstavce atd.) a je proto několikanásobně větší. - 3 -
2. Technické vybavení počítače, uchování dat To nejdůležitější pro každého uživatele je naučit se ovládat počítač. Proto tedy i základní znalost hardwaru vám může být pomocí v pochopení činnosti počítače, při jeho nákupu nebo vylepšování. V této kapitole je popsáno základní pojmosloví a přiblíženy základní parametry jednotlivých dílů. 2.1 Princip práce počítače Procesor CPU hlavní součást počítače, provádí jednotlivé programové příkazy a řídí operace i jiných částí počítače, provádí výpočty a logické operace (např. Pentium, Celeron, Athlon, Duron, Sempron). Nejnovějším produktem firmy Intel je procesor Intel Pentium 4. Procesory starší než Pentium 166 MMX jsou pro dnešní potřeby příliš zastaralé a určitě nebude možné na nich používat nejmodernější operační systém. U procesorů nás zajímá hlavně jeho rychlost udávaná v MHz nebo v GHz. Dnešní standard je přes 2,4 GHz (1GHz = 1000MHz). Operační paměť RAM paměť pro čtení i zápis, jedná se o nestálou paměť, která je při vypnutí počítače vymazána, je to pracovní paměť, do které jsou odkládána data a některé programové příkazy, jež mají být snadno přístupné procesoru. Tato paměť je ve srovnání s pevným diskem až tisíckrát rychlejší. Velikost paměti by měla být v současné době minimálně 128 MB, je však lepší použít 256 MB. 2.2 Další díly počítače Pevný disk HDD pracuje na principu magnetického záznamu, co se na disk uloží, zůstává na něm tak dlouho, dokud se zápis nesmaže. Doporučená kapacita disku je dnes minimálně 80 GB. Pevných disků může být v počítači i více a jsou značeny velkým písmenem abecedy od písmene C. Aby mohl počítač rozumně fungovat, musí obsahovat další pomocné, avšak naprosto nepostradatelné díly: Skříň počítače je zde umístěna většina částí počítače, obsahuje napájecí zdroj a chladící ventilátor. Podle tvaru rozlišujeme desktop, minitower, tower nebo přenosné notebooky. Na vzhledu skříně funkčnost počítače nezávisí! Základní deska (motherboard, mainboard) slouží ke správnému propojení všech komponentů počítače za účelem vzájemné komunikace, je to deska plošných spojů s několika sloty a konektory připravena pro vložení konkrétních prvků Sloty jsou to ve své podstatě konektory umístěné přímo na základní desce sloužící k vložení přídavných karet, u moderních počítačů se používá několik PCI slotů a zpravidla jeden AGP určený pro připojení grafické karty ROM paměť jen pro čtení, bývá vypálena do paměťových čipů počítače již při výrobě Grafická karta a monitor umožňují zobrazení. Grafická karta je díl, který převádí elektronické impulsy na obraz viditelný na monitoru. Pro běžnou kancelářskou práci stačí obyčejné grafické karty. Pro grafické programy a počítačové hry potřebujeme moderní karty, které přebírají část - 4 -
práce procesoru, nejčastěji při vykreslování 3D geometrických tvarů a proto na její kvalitě závisí i rychlost práce počítače. Základem příjemné práce s počítačem je kvalitní monitor. Důležitým údajem je také obnovovací frekvence. Nízká kolem 60 Hz způsobuje zvýšenou únavu až bolesti hlavy. Dnešní doporučená hodnota je 85 Hz Zvuková karta umožňuje využít multimediálních možností počítače, ke kartě je nutné připojit aktivní reproduktory Periferní zařízení zařízení připojená k počítači a počítačem ovládaná (klávesnice, myš, monitor, tiskárna, skener ad.) Klávesnice a myš vstupní zařízení. Pomocí klávesnice se obvykle zadávají data a pomocí myši se počítač ovládá, ale i naopak pomocí klávesových zkratek se počítač ovládá a myší se kreslí, tj. zadávají se data Modem a síťová karta - modem je zařízení umožňující propojit počítače prostřednictvím telefonní linky. Převádí počítačová data do signálů, které se dají přenášet po telefonní lince a zpětně ze signálů do počítačových dat. Rychlost je relativně malá 30 50 kb/s. Síťová karta umožňuje propojit počítače pomocí počítačové sítě, která je stavěná pro rychlý přenos dat. Rychlost dosahuje 10 100 MB/s. Pomocí modemu a telefonní linky se můžeme připojit k Internetu a díky síťové kartě můžeme sdílet data v síti. Porty a rozhraní téměř všechna periferní zařízení se připojují k počítači ze zadní části skříně a spojovací komponenty mají takový tvar, že se nedají zaměnit. PS/2 konektory slouží pro připojení myši a klávesnice. Paralelní port bývá označen LPT1, LPT2 a připojuje se k němu obvykle tiskárna. Sériový port se označuje jako COM1, COM2 a připojuje se k němu obvykle modem. USB rozhraní je velmi univerzální a poskytuje nejvyšší rychlost přenosu dat, běžně se přes něj připojují skenery, tiskárny, digitální fotoaparáty atp. 2.3 Uchování dat Zařízení určená k uchování dat disketová mechanika, CD-ROM, DVD-ROM a USB disk. Disketa je malý přenosný disk, který se dnes již málo používá, jeho kapacita je 1,44 MB. Vyhovuje pro přenos menšího množství dat nebo ke krátkodobému zálohování. CD-ROM mechaniky umí číst datové CD disky, které jsou používány k instalaci většiny programů a pro obrovské množství různých aplikací encyklopedie, hry, slovníky, hudba. Jejich výhodou je poměrně velká kapacita (650 700 MB) při malých rozměrech. DVD- ROM je vylepšená CD mechanika, která pracuje na stejném principu, ale podstatný rozdíl je v kapacitě, kdy DVD disk obsahuje 4,7 GB dat. USB disk je zařízení připojitelné přes USB port a v počítači se objeví jako další klasický disk s následujícím písmenem v pořadí, jeho kapacita závisí od zakoupeného typu a pohybuje se dnes od 128 MB. Počítač je technické zařízení pro získávání a zpracování informací, kdy procesor pracuje v operační paměti a vše se ukládá na pevný disk. O zobrazení se stará grafická karta a k ní připojený monitor, zvuková karta a reproduktory počítač ozvučí. Data a příkazy zadáváme pomocí klávesnice a myši. Disketová mechanika a diskety nám umožňují přenášet data mezi počítači, mechanika CD-ROM a CD jsou zdrojem dat. Mechanika CD-RW a CD jsou určeny k zálohování a uchování dat. - 5 -
2.4 Výkon počítače Faktory, které ovlivňují výkon počítače z hlediska hardwaru jsou hlavně rychlost procesoru CPU, velikost operační paměti RAM, rychlost pevného disku a jeho kapacita. Důležitá je i rychlost sběrnice, tj. svazek vodičů, kterými proudí informace, řídící signály a adresy mezi jednotlivými součástkami počítače. I u nejrychlejšího procesoru nevyužijete jeho výkon, pokud rychle vypočítaná data proudí počítačem pomalu. 3. Počítač v praxi, informační technologie a společnost 3.1 Pracovní prostředí Aby se s počítačem dalo pracovat dlouhodobě bez celkové únavy, bolení hlavy, páteře nebo kloubů, je nutné počítač vhodně umístit a uspořádat. Základní jednotka počítače musí být umístěna na pevné a stabilní podložce, která se nehýbe a není vystavena otřesům ani vibracím. Podstatné je i umístění klávesnice s myší a monitoru. Své pracoviště uspořádejte tak, abyste mohli pracovat s klávesnicí a sledovat monitor v uvolněném posedu, ve kterém vydržíte řadu hodin. Monitor by měl být umístěn tak, aby se při běžném sezení a pohledu mírně dolů před sebe hledělo přímo do obrazovky. Vzdálenost monitoru by měla být od očí na délku natažené paže asi 60 cm. Při práci s počítačem je obecně nejlepší tmavší místnost. Přímo na obrazovku by nemělo dopadat žádné světlo, protože to velice zvyšuje námahu očí při sledování obrazu. Obnovovací frekvence monitoru by měla mít hodnotu větší než 75 Hz. Otvor na zadní straně počítače nesmí být zakryt. Ventilátor musí zajišťovat dostatečné chlazení systému, aby nemohlo dojít k přehřátí. Osobní počítač může pracovat při teplotě od 10 C do 40 C. 3.2 Zdraví a bezpečnost Pokud pracujete s počítačem více než jednu hodinu denně, neměl by se opomenout vliv počítače na lidské zdraví. Jde zejména o únavu očí, bolesti hlavy, problémy se zády a nadměrnou únavu při dlouhodobé práci v nevyhovujícím prostředí. Protože při práci s počítačem jste ve strnulé a nehybné poloze, je zcela nezbytné řešit tuto situaci cvičením a pohybem. Je dobré si dát alespoň jedenkrát za hodinu pětiminutovou přestávku. Počítač je nastaven pro připojení do elektrické sítě o napětí 230V a kmitočtu 50Hz, u architektury ATX zůstává přístroj pod napětím i po vypnutí síťového vypínače. Pro oddělení přístroje od sítě je nutné vytáhnout přívodní šňůru ze zásuvky! 3.3 Využití počítače v praxi Počítače pronikly do firem, podniků, škol a domácností. Můžeme říci, že výpočetní technika se používá ve všech odvětvích lidské činnosti. Každý je schopen vyjmenovat různé směry použití počítačů: práce, kancelář, nádraží, supermarkety, banky, úřady, firmy, továrny atd. Dnešní počítač není určen jen pro práci s textem, čísly a obrázky, je to audiovizuální centrum, které umožňuje přehrávat velmi kvalitně hudbu i video. Zaměření počítače můžeme z uživatelského hlediska rozdělit do několika oblastí: - 6 -
- Foto a grafika ( digitální fotoaparát, CD-RW, rychlost počítače, velký HDD) - Hry (dobrá grafická 3D karta, herní zařízení, rychlost počítače, propojené počítačesiť, velký HDD) - Kancelář (doplňky pro pohodlnou práci, tiskárna, Internet) - Video (digitální videokamera, dobrá grafická karta, rychlost počítače, velký HDD) - Reprodukce hudby (kvalitní zvuková karta, reproduktorová soustava, CD-RW) - Internet (telefonní linku, modem nebo bezdrátové připojení) Každá oblast má své důležité komponenty, zařízení a doplňky. Pro práci s grafikou budeme potřebovat velice výkonný počítač a hodně bude záležet na kvalitě grafické karty a monitoru. Pro hry je potřebná grafická karta s podporou 3D zobrazení a pro kvalitní hudbu je nutná lepší zvuková karta s kvalitními reproduktory. Na práci s videem budeme potřebovat velký pevný disk. Volíme rovněž i vhodné programy, které jsou pro daný okruh určeny. Často se hovoří o multimediálním vybavení. Multimediální program je takový, který obsahuje kromě textu a obrázků také zvuk a video. Nejčastěji se toto spojení používá u elektronických encyklopedií, ve výukových programech, v reklamách a prezentacích. Termínem Multimédia potom tedy rozumíme způsob prezentace informace na PC, kdy vedle textu mohou být i obrázky, animované scénky, video sekvence a zvuk. 4. Programy a data na počítači, verze programů, autorská práva, viry a antiviry 4.1 Programové vybavení software Programy jsou nástroje pro naši práci, pomocí kterých vytváříme vlastní data. Kupují se s počítačem nebo zvlášť, některé se získávají i zdarma. Programy lze rozdělit do tří základních skupin. Operační systém je nejdůležitější program na počítači, poskytuje pracovní prostředí pro práci všech ostatních programů. Většinu počítačů dnes oživují systémy Windows od firmy Microsoft. Z dalších operačních systémů je zajímavý zdarma šířený LINUX. Počítače od firmy Apple oživuje Systém X. Systémy Windows můžeme rozdělit do dvou řad. Stabilní a bezpečné systémy určené do podniků (Windows NT 4.0, Windows XP Professional) a systémy výborně podporující hry, zvuk a obraz určené do domácností a malých firem (Windows 95, 98, Windows Me, Windows XP, Windows Vista). Obecně platí, že čím novější systém, tím příjemnější ovládání a více funkcí, ale větší nároky na výkon počítače. Společné vlastnosti operačních systémů Windows jsou následující: - příjemné a propracované ovládání, pomocné programy dodávané se systémem - podpora využití Internetu, - dobrá podpora grafiky a zvuku, - obrovské množství programů, které pro tyto systémy existují. Uživatelské programy (aplikační software) jsou samostatné programy, které se používají k plnění jednotlivých úkolů: - 7 -
Programy pro zpracování textu, textové editory (Poznámkový blok, WordPad, Microsoft Word ad.) Tabulkové procesory, pomocí kterých vytváříme tabulky (Microsoft Excel) Software pro grafiku - kreslení a fotografie (Malování, CorelDraw) - grafický návrh (Autocad) Programy pro Internet - internetové prohlížeče (Microsoft Internet Explorer) - elektronická pošta (Outlook Express, Microsoft Outlook) Hry, encyklopedie, výukové a další specializované programy (Windows Media Player, vypalovací program Nero ad.) Programovací jazyky používají je programátoři, např. Pascal a další. Počítačové systémy se neustále vyvíjí, přičemž se rozlišují jednotlivé fáze tj. průzkum, analýza, programování, testování a zhodnocení výsledků. Pomocí programů a jejich nástrojů vytváříme data, upravujeme dokumenty nebo jen provádíme nějakou činnost (hry, získávání informací apod.). Programy a jimi vytvořená data tvoří v počítači soubory. Jsou uloženy na pevném disku a čekají na otevření nebo spuštění. Programy se většinou pouze spouští a ukončují, s datovými soubory se pak volně pracuje. Na disku moderního počítače se nachází tisíce souborů. Aby v nich byl pořádek, používají se složky. Protože ve složce může být jiná menší složka, vytváří se struktura, která slouží k přehlednému uložení souborů. Tuto strukturu si pro naše data vytváříme sami a jen na nás záleží, jak bude přehledná. Složky nám umožňují udržet pořádek v počítači. 4.2 Verze programů, autorská práva a zákon na ochranu osobních dat Plná verze nejdokonalejší a nejdražší verze, jaká se podařila programátorům vytvořit. OEM verze získá se společně s nákupem počítače, kde bývá již přeinstalována. Všechny OEM verze programů jsou nedílnou součástí počítače, jsou to zjednodušené verze programů instalované prodejci na nové počítače. Na OEM a plnou verzi dává výrobce autorská práva, která jsou závazná pro nakupující osoby. V podmínkách je zejména uvedeno, že nakoupený software se nesmí šířit ani půjčovat a zpravidla je určen jen pro jeden počítač. Demoverze prezentační verze programu šířená zdarma, která má funkční nebo časové omezení. Shareware volně šířený program, za který se musí po určité době používání autorovi zaplatit. Freeware volně šířený program, u nějž autor poskytuje licenci zdarma. Zákon pro ochranu osobních dat každý člověk musí mít právo přístupu ke svým informacím, získané informace se musí držet v tajnosti na bezpečném místě, měli by se získávat slušným způsobem a člověk je musí poskytnout dobrovolně, získané informace se mohou držet pouze po určitou dobu. - 8 -
4.3 Viry a antiviry Virová a antivirová problematika je dnes na takovém stupni složitosti, že nelze jednoduchým způsobem vysvětlit, na jakém principu počítačové viry pracují a jak funguje jejich vyhledávání a likvidace. Každý antivirový program obsahuje uživatelskou dokumentaci, která popisuje vlastní ovládání programu. Počítačový virus je zpravidla spustitelný program, který je schopen sám sebe připojit k jiným programům a dále se z nich šířit. Existují však i další programy, které bývají za viry zaměňovány. Příkladem je třeba trojský kůň, který po spuštění zobrazí sprostý text, smaže obsah pevného disku nebo vykoná jinou podobnou destrukční akci. Velmi nebezpečnou skupinu tvoří trojské koně umožňující vzdálenou kontrolu počítače (např. BackOrrifice). Při spuštění takového souboru na vašem počítači může útočník přenášet soubory z vašeho disku, snímat obsah obrazovky a spouštět nebo ukončovat programy. Do počítače se vir může dostat z diskety, z CD, přílohou elektronické pošty nebo stažením neznámých souborů. Základní a nutnou vlastností počítačových virů je šíření. K tomu virus potřebuje operační systém a objekty, které dokáže napadnout. Jsou to zejména tyto objekty: - spustitelné soubory (s příponou exe, com, sys) - systémové oblasti (boot sektor HDD nebo diskety) - dokumenty, které mohou obsahovat makra (Word, Excel) Pro ochranu počítače je důležitý pravidelně aktualizovaný antivirový program (např. AVG), jehož prvotním úkolem je rozpoznat a likvidovat počítačové viry. Dále nepoužívat cizí neznámé diskety a být opatrný při otevírání příloh elektronické pošty. 5. Informační sítě, Internet a komunikace 5.1 Počítačové sítě Spojením dvou a více počítačů vzniká počítačová síť. Výhodou práce počítače v síti je možnost sdílení zdrojů. Můžeme tedy např. nabízet své disky ke sdílení jiným počítačům a připojit nabízené disky na jiných počítačích jako své síťové disky, nebo nabízet své tiskárny ke sdílení jiným počítačům a připojit nabízené tiskárny u jiných počítačů jako své síťové tiskárny. LAN počítačová síť používaná obvykle v rámci jedné organizace; místní síť, kde je propojeno několik počítačů v jedné nebo více budov, WAN jedná se o rozsáhlou síť, která zahrnuje velké množství počítačů, zahrnuje celé oblasti, kraje, státy K zapojení počítače do sítě potřebujeme mít síťovou kartu a dostupnou místní síť nebo telefonní linku a modem. Ke spojení dvou počítačů stačí kabel na sériový nebo paralelní port. - 9 -
5.2 Internet - informace Internet nejrozsáhlejší celosvětová počítačová síť, je to mnohonásobné propojení jednotlivých počítačů, serverů i celých počítačových sítí. Internet poskytuje řadu služeb, kdy nejdůležitější a nejvyužívanější službou je www (prohlížení webových stránek) a elektronická pošta (neboli e mail). WWW (World Wide Web) celosvětový multimediální hypertextový systém, nejoblíbenější a nejvyužívanější služba Internetu umožňující sdílení stránek s různým obsahem. Na každé stránce najdeme zpravidla nějaké další odkazy (hypertext). Poznáme je tak, že když se na ně ukážeme myší, tak získá kurzor tvar ruky. Po klepnutí na odkaz se přeneseme na jinou stránku. Takovému prohlížení se říká brouzdání, nebo také surfování. Program, který nám umožňuje pracovat s webovými stránkami se nazývá internetový prohlížeč. Nejznámější a nejčastěji používaný internetový prohlížeč je Microsoft Internet Explorer, zdarma dodávaný se systémem Windows. Hlavní nabídka Panel nástrojů Standardní tlačítka s ikonami nejpoužívanějších funkcí Panel adresa slouží k zadávání adres internetových stránek Zobrazená www stránka Mezi standardní součásti moderních stránek patří dialogy, tlačítka, nabídky a další prvky Hypertextové odkazy umožňují přecházet mezi stránkami kdekoliv na Internetu Reklamní banner je zdrojem příjmů pro komerční servery 5.3 Internet - komunikace Elektronická pošta nejvyužívanější a nejužitečnější služba Internetu, je to systém elektronického zasílání zpráv a dalších počítačových souborů (texty, obrázky, programy) mezi počítači v datových sítích. S připojením na Internet se zpravidla získává u poskytovatele připojení e-mailová schránka, což je ve skutečnosti místo na pevném disku vyhrazené pro příjem a odesílání zpráv. Každou schránku jednoznačně určuje její adresa a přístup k ní je chráněn heslem. Svojí schránku mohu ovládat prostřednictvím internetového rozhraní nebo vybírat pomocí určeného programu (Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook). Výhody a nevýhody elektronické pošty - výhodou je rychlost, pružnost, velmi dobrá cena, levné rozesílání pošty pro velké skupiny lidí, nevýhodou je nevyžádaná pošta a možnost šíření virů. - 10 -
Modul 2 - Práce s PC a správa souborů 1. Základy ovládání systému Operační systém je podkladem pro další práci, a teprve ta další práce je pro nás důležitá. Proto se v tomto kurzu probírá jen to, co je nezbytné a co se obecně nejvíce používá. Z pochopení toho, jak počítač funguje, plyne i ovládání systému a význam jednotlivých ikon. 1.1 Myš a klávesnice Myš a klávesnice jsou vstupní zařízení, se kterými se neustále pracuje. Myš k počítačům má dvě až tři tlačítka. Myší pohybujeme po podložce a její pohyb se přenáší na kurzor. Kolečkem uprostřed mezi tlačítky se můžeme pohybovat po textu nahoru a dolů. Jednotlivé akce s myší mají následující význam: - ukázaní zobrazí nápovědu k objektu (najedeme kurzorem na objekt a po chvilce se k danému objektu objeví nápověda, to platí i u tlačítek na panelech nástrojů, kdy tak můžeme lehce zjistit jejich funkci) - klepnutí označí objekt nebo vykoná operaci (jedno stisknutí označí objekt, který většinou změní barvu, u tlačítka z panelu nástrojů nebo příkazu z kontextové nabídky způsobí vykonání operace) - poklepání na objekt vyvolá zahájení akce (poklepáním na program ho spustíme, na složku ji otevřeme a poklepáním na dokument se otevře v programu, ve kterém byl vytvořen) - klepnutí pravým tlačítkem zobrazí kontextové menu (nabídka činností, které se mohou s určitým objektem v danou chvíli udělat, nabídky příkazů vybíráme levým tlačítkem) - uchopení a vlečení (najet kurzorem myši na objekt, stisknout levé tlačítko, stále ho držet a přemístit objekt na zvolené místo, tam objekt pustit, tj. uvolnit stisknuté tlačítko) Klávesnice je podle počtu prvků nejkomplikovanější částí počítače. Levá největší část obsahuje klávesy pro psaní písmen a několik speciálních kláves vlevo a dole. Prostřední část obsahuje hlavně klávesy pro pohyb v textu. Vpravo je numerická část klávesnice, kde se zadávají číslice a matematická znaménka. Při normálním psaní se realizují malá písmena. K dočasnému přepnutí na velká je nutné přidržet klávesu Shift a napsat příslušný znak. K trvalému přepnutí se používá klávesa Caps Lock. Její zapnutí je indikováno svítící diodou. Pro zrušení funkce je nutné opětovné stisknutí této klávesy. Čísla, speciální znaky, písmena s háčky a čárkami jsou realizovány v nejvyšší řadě kláves. S přidrženou klávesou Shift se píší místo těchto znaků číslice. Pokud potřebujete napsat netradiční znaky, jako @,#,$,&,* existují dvě možnosti, buď přepnout rozložení klávesnice z české na anglickou pomocí současného stisknutí kláves Shift + Alt, nebo napsat tento znak s využitím alt-sekvence, přidržení klávesy Alt a napsání číselného kódu. Alt+64 pro @, Alt+35 pro #, Alt+36 pro $, Alt+37 pro %, Alt+42 pro * atp. Význam dalších kláves je následující: - Enter (pracuj, proveď) schvaluje danou nastavenou funkci a spouští její provedení, v textu ukončuje odstavce nikoliv řádky - Esc (únik) uzavře okno, nastavené volby se neprovedou, ruší a obvykle vrací situaci o krok zpět - Ctrl a Alt slouží k definování klávesových zkratek, např. Ctrl+S uloží soubor na disk, Alt+F4 uzavře běžící program - 11 -
- Delete slouží k mazání veškerých označených objektů, nebo textu za kurzorem - Backspace slouží k mazání textu před kurzorem - Insert přepínání do přepisovacího režimu, text za kurzorem se bude automaticky přepisovat - Kurzorové klávesy umožňují pohyb kurzoru po krocích zvoleným směrem, se stisknutou klávesou Ctrl je pohyb po slovech - Home přesunutí kurzoru na začátek řádku, s klávesou Ctrl na začátek dokumentu - End opak klávesy Home - Page Up pohyb po stránce vzhůru k začátku textu - Page Down pohyb po stránce dolů, opak klávesy Page Up - F1 až F12 funkční klávesy, jejichž význam je v každém programu jiný, význam první funkční klávesy F1 téměř u všech programů je spuštění nápovědy - Tabulátor pohyb kurzoru po vyměřených krocích nebo po jednotlivých polích - Num Lock zapínání pravé části klávesnice - Klávesa s logem Windows rychlé otevření nabídky start - Klávesa s rozvinutým menu má stejnou funkci jako klepnutí druhým tlačítkem myši, zobrazí kontextové menu 1.2 Zapnutí a vypnutí počítače Počítač se zapíná největším tlačítkem na jeho skříni a po jeho stisknutí se spustí startovací procedura, která automaticky připraví počítač k další práci. Startovací procedura začíná aktivací BIOSu. BIOS (Basic Input Output System) umožňuje komunikaci operačního systému s hardwarem počítače, slouží k základní konfiguraci počítače, nastavují se v něm technická zařízení a jejich vlastnosti. Na obrazovce se při startu vypíše typ BIOSu, typ videokarty atd., potom začne počítač testovat hardwarové součásti a následují informace o technickém složení počítače. Proceduru je možné zastavit klávesou Pause. Dále počítač startuje operační systém, objeví se uvítací logo a po chvíli Plocha systému Windows. Může se začít pracovat. Pokud se objeví okno přihlášení uživatele nebo okno přihlášení do počítačové sítě, tak vám správce sítě nebo systému poradí s vyplněním. Před vypnutím počítače se musí ukončit všechny programy a potom systém Windows. Klepneme myší na tlačítko Start a zvolíme příkaz Vypnout počítač, Vypnout. Po chvíli se většinou počítač vypne sám. 1.3 Prostředí pracovní plochy Po startu Windows se vždy na monitoru zobrazí Plocha systému, která představuje prostor pro naši práci. Jsou na ni umístěny ikony, zobrazují se na ní okna spuštěných programů, okna otevřených složek a okna dialogová. Dalším důležitým prvkem na spodním okraji plochy je Hlavní panel a vlevo dole tlačítko Start. Základním předpokladem pro práci s počítačem je vidět pod ikonami objekty, které představují, rozumět jejich funkci a dokázat zvolit potřebný postup k dosažení cíle. Proto význam základních systémových ikon a prvků je nutné se naučit a pochopit (jde zejména o tlačítko Start, Hlavní panel a ikony Tento počítač, Dokumenty, Místa v síti, Koš, Internet Explorer, Outlook Express a Windows Media Player). Místa v síti slouží k prozkoumávání počítačové sítě, tj. složek umístěných na discích jiných počítačů Dokumenty vymezené místo pro ukládání datových souborů, většina programů nabízí toto místo pro první uložení vytvářeného dokumentu - 12 -
Internet Explorer internetový prohlížeč, který umožňuje pracovat s webovými stránkami Outlook Express nástroj pro práci s poštou, klient elektronické pošty, program, který umožňuje vytvářet zprávy, vybírat elektronickou poštovní schránku a odesílat poštu Windows Media Player přehrávač hudby a videa, program který představuje audiovizuální centrum počítače Koš - pokud odstraníte jakýkoli objekt z pevného disku (dokument, program, složka), umístí ji systém Windows do koše, jehož ikona se změní na obrázek plného koše. Objekty z disketové jednotky (z diskety) jsou odstraněny trvale a nejsou umísťovány do koše. V koši se postupně hromadí veškerá data, dokud se uživatel nerozhodne je odstranit z počítače trvale. Tyto položky zabírají stále místo na pevném disku a je možné je obnovit nebo vrátit do původního umístění. Jestliže se koš zaplní, automaticky systém Windows uvolní v koši místo pro umístění dalších odstraněných souborů a složek tím, že nejstarší objekty v koši vymaže. Koš se dá konfigurovat, tj. nastavit vlastnosti jeho fungování. Nejběžnější práce s košem je ta, že do něj nahlédnete a zjistíte, co obsahuje. Chcete-li se souborem v koši dále pracovat, musíte jej obnovit zadáním příkazu Obnovit. Pokud je v koši příliš mnoho souborů, které skutečně nebudete nikdy potřebovat, zadejte příkaz Vysypat koš. Po zadání tohoto příkazu dojde ke skutečnému vymazání dat, takže je už nelze nikdy obnovit. Zástupci programů Zástupce složky Hlavní systémové ikony Objekty uvnitř otevřené složky Otevřené okno složky Systémová ikona Koš Tlačítko Start na Hlavním panelu Hlavní panel, na kterém jsou zobrazována tlačítka právě otevřených oken a spuštěných programů Oznamovací oblast, kde se zobrazují ikony určitých událostí, obvykle aktuální čas, příjem e-mailu apod. Hlavní panel je ve výchozím nastavení zobrazen v dolní části pracovní plochy. Ve své prostřední části ukazuje aktuálně spuštěné programy, umožňuje přímý a okamžitý přístup k často používaným programům z panelu rychlého spouštění a indikuje některá důležitá nastavení systému. - 13 -
Tlačítko Start je umístěné úplně vlevo dole na Hlavním panelu. Po jeho stisknutí se směrem nahoru vysune nabídka Start, která se v každém systému trochu liší. V systému Windows XP je nabídka rozšířena, ale základní položky jsou stejné: - nápověda, díky které se dá naučit pracovat se systémem, je důležitým zdrojem praktických rad, výukových programů a ukázek. Hlavní předností nápovědy je vyhledávání. Témata nápovědy po zadání příkazu tlačítko Start, Nápověda a odborná pomoc nebo v okně složky Nápověda, Centrum pro nápovědu a odbornou pomoc jsou určena pro operační systém Windows XP. Ostatní programy (jako je např. MS Word, Excel ad.) mají svá vlastní témata zobrazena ve svých aplikačních oknech. - další položky (všechny programy, ovládací panely atp.) 1.4 Spuštění programu a práce s jeho oknem Každý program běží ve svém okně a odtud také název systému Windows-okna. Jednotlivé prvky okna pro běžící spuštěný program jsou Titulek, Titulkový pruh, Minimalizační, Maximalizační, Obnovovací tlačítko a tlačítko Zavřít, dále pro práci s dokumentem je to Pruh voleb (menu, pruh nabídek), Panely nástrojů, Posuvník, Prostor pro dokument a Stavový řádek. Okna mohou mít libovolnou námi nastavenou velikost, kterou upravujeme pomocí tlačítek v jeho pravém horním rohu. Tlačítko na Hlavním panelu představuje minimalizovaný program. K plynulé změně velikosti okna použijeme nejlépe jeho spodní pravý roh. Okno přemístíme uchopením a tažením za titulkový pruh. Hlavní nabídka Titulní pruh Ovládací tlačítka Panel nástrojů Standardní Panel nástrojů Formát Vlastní obsah dokumentu Stavový řádek Úchyt pro plynulou změnu velikosti okna Spuštění, ukončení a přepínání mezi programy Zástupci programů se nacházejí v nabídce Start. Po klepnutí myší na zvolený program se jeho okno objeví na ploše. Pokud poklepeme na již vytvořený soubor myší, systém pozná, pomocí kterého programu ho má otevřít a můžeme tak vypustit první krok spuštění programu. Ukončení programu znamená zastavení jeho činnosti a provede se tlačítkem zavřít úplně vpravo nahoře v okně programu. Program se nemusí ukládat, tím že se spustí, se nijak nezmění. Programy lze spouštět i přes ikony na ploše nebo pomocí snadného spouštění v levé - 14 -
části Hlavního panelu. Ukončit program lze i klávesovou zkratkou ALT+F4, ale před ukončením musíme uložit v něm otevřený dokument, jinak o něj přijdete! Uložení dokumentu je vlastně vytvoření kopie jeho stavu, tak jak ho vidíme na monitoru, na disku počítače. Při ukládání musíme: - zvolit disk, na který soubor uložíme - složku, do které ho uložíme - název, pod kterým ho uložíme Každý program běží ve svém okně a my tedy můžeme pracovat v několika programech najednou. Můžeme např. vyřizovat poštu, poslouchat hudbu, hrát hru a psát dopis. Každý z těchto spuštěných programů má své tlačítko na hlavním panelu a přepnout do programu se můžeme klepnutím myší na jeho tlačítko. Přepínat mezi spuštěnými programy se můžeme i pomocí klávesové zkratky Alt+Tab. 1.5 Okna dialogová Dialogové okno pro nastavení písma ve WordPadu Rozbalovací seznam Seznam pro volbu písma Pokud za nápisem v tlačítku následují otevře se nové okno Náhled na vybrané písmo Dialogové okno pro nastavení pozadí pracovní plochy Jednotlivé karty dialogového okna Seznam tapet plochy Při práci se systémem se neustále něco nastavuje, zadává nebo vybírá. Oknům s různými nastaveními se říká okna dialogová. Tato okna slouží k potvrzování akcí, výběru z několika možností, zadávání číselných hodnot, zaškrtnutí určitých vlastností apod. Každé dialogové okno se musí po vyplnění buď potvrdit stisknutím tlačítka OK, případně klávesou Enter a nebo zrušit pomocí tlačítka Storno, tlačítkem Zavřít nebo klávesou Esc. 1.6 Okno složky Ve složce jsou umístěny objekty, které není vidět. Proto při manipulaci s jejím obsahem (prohlížení, mazání nebo přemisťování objektů) je nutné složku otevřít. Složka se otevírá buď poklepáním myší, nebo vybráním a stiskem klávesy Enter nebo druhým tlačítkem myši (vyvolání kontextové nabídky) a příkazem Otevřít. Popis okna složky: - titulní lišta složky, tlačítka vpravo (minimalizační, maximalizační, obnovovací a zavírací) mají stejný význam jako v okně programu, za titulní lištu lze okno uchopit a vléci, dvojí poklepání na titulní lištu okno maximalizuje a z maximalizovaného okna dvojí poklepání okno zmenšuje do pracovní polohy - 15 -
- hlavní nabídka složky, obsahuje příkazy pro práci se složkou (Soubor, Úpravy, Zobrazit, Oblíbené, Nástroje a Nápověda) - panely nástrojů, standardní tlačítka obsahují přímý přístup k důležitým příkazům (Zpět, Vpřed, Nahoru, Hledat, Složky, Zobrazit) - panel adresa zobrazuje, kde se právě nacházíme v adresářové struktuře, nebo zde můžeme zadat, kam chceme přejít - vlastní obsah složky, soubory a složky, které se v této složce nacházejí - pruh úloh, levá část okna obsahující tři sekce: práce se soubory a složkou, další místa, podrobnosti Hlavní nabídka a panel nástrojů Titulní lišta s názvem složky Tlačítkem Zobrazit volíte náhled na objekty ve složce Panel Adresa Obsah složky v zobrazení Vedle sebe Stejný obsah složky v zobrazení Podrobnosti Různá zobrazení obsahu složky. Tlačítko Zobrazit v panelu nástrojů umožňuje nastavit vyhovující pracovní podmínky. Objekty v otevřené složce se dají zobrazit několika způsoby, přičemž se nijak nemění jejich vlastnosti a stále představují složky, programy nebo data. Typ zobrazení si můžeme přepínat pro každou složku zvlášť, systém si pamatuje jednotlivá nastavení: - miniatury, náhledy na soubory, pokud jsou soubory zobrazitelného typu např. obrázky, ukážou se místo ikon jejich náhledy - vedle sebe, vedle ikony vpravo je uveden název a typ - ikony, zobrazení ikon v té podobě, jak se objevují na pracovní ploše - seznam, zobrazí objekty seřazené do sloupcového seznamu - podrobnosti, seznam objektů se všemi dalšími informacemi jako je velikost souboru, jeho typ, datum a čas poslední modifikace Procházení strukturou složek. Adresářovou strukturu v normálním okně každé složky lze zobrazit stisknutím tlačítka Složky na panelu nástrojů. Struktura složek v počítači začíná od Plochy. Na ní leží celá struktura pevného disku, disketa, ale také všechna data, která se na plochu umístí. Malý čtverec u složky obecně říká, že složka obsahuje další složky, není tedy poslední ve struktuře. Znak plus ve čtverci znamená, že struktura prvku je skrytá a klepnutím na tento čtverec se rozbalí. Znak minus znamená, že objekt vpravo je již rozbalený a klepnutím na znak se zabalí. K pohybu ve struktuře složek používáme standardní tlačítka na panelu nástrojů. Nahoru způsobí, že se ze složky vystoupí o jednu úroveň ve struktuře složek výš, stejnou funkci má klávesa Backspace. Zpět, Vpřed umožňují posun dopředu a zpět při procházení struktury složek Pokud chceme rychle přejít na jiné místo ve struktuře složek, vepíšeme adresu složky do panelu adresa nebo vybereme disk či složku ze seznamu, který se rozvine po klepnutí myší na černou šipku. V seznamu pak klepnutím vybereme objekt, do kterého chceme přejít. - 16 -
Tlačítkem Složky zobrazíte adresářovou strukturu Symbol + značí, že složka obsahuje minimálně ještě jednu podsložku Symbol - značí již rozbalenou složku, kterou klepnutím opět sbalíte Klepnutím na název v záhlaví seřadíte objekty např. podle velikosti Obsah složky, kterou zde označíte, se ukáže v pravé části okna Pravá část je vyhrazena pro zobrazování objektů a manipulaci s nimi Když do Panelu Adresa zadáme adresu nějaké www.stránky, změní se okno složky na okno programu prohlížeče (Internet) a zadaná stránka se do něho načte. To platí i obráceně, když v programu prohlížeče zadáme do řádku Adresa název disku, dostaneme se k prozkoumávání zadaného disku. 2. Práce s objekty Součástí obsluhy počítače je práce se soubory a složkami. Musí se zvládat rutinně a bez problémů, aby se zamezilo zmatku v hotové práci nebo ztrátě dokumentů! Soubory jsou dvou druhů, programy a jimi vytvořená data. Programy jsou nástroje pro naši práci, se kterými se většinou nijak nemanipuluje, pouze se spouští a ukončují. S datovými soubory se pracuje a to tak, že: - spustíme program, ve kterém chceme pracovat - pomocí nástrojů v jeho okně vytvoříme nebo upravíme datový soubor - datový soubor uložíme na disk - ukončíme program Na disku moderního počítače se nachází tisíce souborů. Aby v nich byl pořádek, používají se složky. Protože ve složce může být i jiná, menší složka, vytváří se struktura, která slouží k přehlednému ukládání datových souborů. Tuto strukturu si uživatel pro data vytváří sám a na něm závisí, jak bude přehledná. Složky nám umožňují udržet v počítači pořádek. K práci se složkami a soubory používáme program Průzkumník, který se spouští automaticky např. poklepáním na libovolnou složku. Tento program umožňuje všechny potřebné operace: - vstupovat a vystupovat ze složek - otevírat dokumenty - vytvářet, přejmenovávat a mazat objekty - hledat objekty, zobrazit strukturu složek a historii naší práce - měnit způsob zobrazení objektů v okně - 17 -
2.1 Vytváření, přejmenování a odstranění objektu Vytvářet můžeme tyto objekty: složky, dokumenty určitého typu a zástupce. Složku nejlépe vytvoříme, pokud procházíme strukturou složek, na místo, kde chceme složku vytvořit a klepneme kamkoliv do okna pravým tlačítkem myši, v kontextovém menu vybereme Nový objekt, Složka. Místo pravého tlačítka myši je možné zvolit z Hlavní nabídky příkaz Soubor, Nový, Složka. Okamžitě bez pohybu myší začneme psát název nové složky a klávesou Enter dokončíme zadávání názvu, případně klepneme někam mimo tuto novou složku, ale v okně složky, ve kterém ji vytváříme. Dokument určitého typu (Poznámkový blok, Excel, Word ad.) vytvoříme stejným postupem jako u složky, jen při ukázání na nový objekt vybereme typ dokumentu, který chceme vytvořit. Výsledkem bude zatím prázdný dokument. Tento způsob neumožňuje vybrat pro dokument určitou šablonu, proto se příliš často nepoužívá. Lepší je spustit příslušný program, vytvořit v něm požadovaný dokument a ten pak uložit. Zástupci znamenají významné zjednodušení práce v systému Windows. Usnadňují přístup k danému objektu. Po neopatrném vymazání nebo poškození, není originál nijak ovlivněn. Zástupce má své ideální místo na pracovní ploše a lze jej vytvořit dvěma postupy: - z kontextové nabídky pracovní plochy nebo složky zadat příkaz Nový objekt, Zástupce, objeví se obrazový průvodce - najít cílový objekt ve struktuře složek, uchopit jeho ikonu myší a umístit ji na místo, kde má být zástupce vytvořen za současného přidržení klávesy Ctrl + Shift Pro přejmenování objektu, jehož název není v pořádku, nebo z jiného důvodu, existuje několik možností, jak to udělat: - klepnout na objekt pravým tlačítkem myši a vybrat příkaz Přejmenovat - označit objekt a zadat z pruhu nabídek příkaz Soubor, Přejmenovat - označit objekt a stisknout klávesu F2 - označit objekt a klepnout do jeho názvu, potom napíšeme nový název a ukončíme klávesou Enter. Objekty, které již nepotřebujeme, se můžou smazat, aby zbytečně nezabíraly místo na disku. Odstraňování objektů v systému je dvoustupňové. Nejprve se objekt odstraní do koše a teprve po jeho vysypání se definitivně odstraní z disku. Objekt můžeme smazat několika způsoby, pokaždé se objeví dialogové okno, ve kterém musíme akci potvrdit: - označit a stisknout klávesu Delete - označit a v pruhu nabídek zadat Soubor, Odstranit - uchopit objekt a přetáhnout ho do koše - klepnout na objekt druhým tlačítkem myši a zadat příkaz Odstranit Pro trvalé odstranění vybrané položky bez jejího umístění do koše lze použít klávesovou zkratku Shift + Delete. Při zadávání tohoto příkazu buďte opatrní. 2.2 Kopírování a přesun Termín zkopírovat znamená, že objekt na původním místě zůstane a v cíli je vytvořena jeho kopie. Termín přesunout pak znamená, že objekt je z původního místa vymazán a objeví se na místě novém. Schránka Windows je jedním z několika způsobů pro kopírování a přesun objektů. Je to prostor někde v systému, do kterého můžeme cokoliv zkopírovat nebo vyjmout a ze kterého - 18 -
můžeme jeho obsah kamkoliv umístit (vložit). Příkazy pro práci se Schránkou se nalézají v menu Úpravy: - vyjmout (Ctrl-X) pro vyjmutí objektů ze zdrojového místa, jedná se o přenesení dat, nikoli o kopírování - kopírovat (Ctrl-C) pro zkopírování objektu ze zdrojového místa, jedná se o kopírování - vložit (Ctrl-V) pro umístění objektu do cílového místa Další známou metodou pro přenos a kopírování souborů je funkce Uchop a pusť. Znamená to, že můžeme z jednoho okna do druhého přenášet jednotlivé objekty. Platí několik důležitých zásad. Při přenášení objektů z jedné složky do druhé na tomtéž disku, dochází k jejich přesunutí. Pokud přenášíte mezi různými disky, dochází k jejich zkopírování. Kopírování je indikováno malým plus ve čtverečku při vlečení souboru. Přidržíte-li klávesu Ctrl při přesouvání, dojde vždy ke kopírování. Přidržíte-li klávesu Shift, dojde vždy k přesunutí. Volba zpět Při smazání jiného, než požadovaného objektu, máme možnost vrácení poslední akce. Operaci vrácení provedených činností najdeme v nabídce Úpravy, Zpět. Po zadání tohoto příkazu je vrácena poslední provedená akce a je možné vracet i několik kroků dozadu. 2.3 Vyhledávání, vlastnosti objektu Příkaz Hledat v panelu nástrojů složky nebo v nabídce Start, Hledat použijeme tehdy, pokud chceme najít soubor, který nutně potřebujeme a zapomněli jsme jeho umístění. Jestliže známe název případně část názvu nebo víme, co je v něm napsáno, můžeme ho vyhledat. Po klepnutí na příkaz Hledat se v levé části okna objeví řádky, do kterých se zadává, co chceme hledat a kde, případně se spustí průvodce vyhledávání. Název nebo část názvu souboru, který se bude hledat Po rozbalení můžete specifikovat místo vyhledávání Počet nalezených souboru a složek Výsledky vyhledávání Zahájí vyhledávání Dnešní pevné disky obsahují tisíce souborů, a proto hledání může chvilku trvat. Když zadáváme hledání textu uvnitř souboru, prohledávání disku trvá i několik desítek minut. Je třeba co nejvíce omezit (typem, datem apod.) množinu prohledávaných souborů. Posledním příkazem v kontextové nabídce objektu je příkaz Vlastnosti, který zobrazí podstatné informace o daném objektu a u některých je umožňuje i měnit. Příkaz vyvolá dialogové okno několika záložkami, jeho vzhled se liší u každého souboru. - 19 -
3. Programy dodávané se systémem 3.1 Kancelářské aplikace a pomůcky Poznámkový blok velmi jednoduchý textový editor umožňující vytvářet jednoduché dokumenty bez možnosti většího formátování textu, slouží jako nástroj k tvorbě webových stránek WordPad textový editor pro tvorbu dokumentů včetně složitějšího formátování a používání grafiky (možnosti vkládání obrázků) Malování program pro kreslení jednoduchých i složitějších obrázků, které mohou být uloženy jako rastrový soubor, program lze používat k zobrazení i úpravám obrázků, například souborů typu JPG, GIF nebo BMP Mapa znaků program, pomocí kterého se mohou kopírovat a vkládat zvláštní znaky do dokumentů Kalkulačka program pro jednoduché výpočty ve standardním zobrazení nebo ve vědeckém zobrazení k provádění složitějších výpočtů (logaritmy, faktoriály atp.) 3.2 Systémové nástroje Vyčištění disku program umožňující uvolnit místo na pevném disku Defragmentace nástroj sjednocující fragmentované soubory a složky na pevném disku počítače 3.3 Zábava Ovládání hlasitosti program složí k úpravě nastavení hlasitosti a vyvážení při přehrávání zvuků počítače nebo multimediálních aplikací Windows Media Player program pro přehrávání CD a DVD disků 4. Základní uživatelská a systémová nastavení 4.1 Ovládací panely Většina nastavení systému Windows se provádí ve složce Ovládací panely, kterou otevřeme z nabídky Start, Ovládací panely. Po jejím otevření se zpravidla objeví okno s úkoly podle kategorií. Pro popis je však výhodnější se přepnout do klasického zobrazení. V závislosti na vybavení vašeho počítače se zobrazí asi pětadvacet ikon. Jedná se o nástroje pro konfiguraci, kterými se určuje, jak který prvek bude fungovat. Některé položky jsou v Ovládacích panelech nainstalovány až přidáním nových programů. Při práci s ovládacími panely buďte opatrní, protože některé určují funkčnost systému a můžete tedy celý počítač zablokovat! Ovládací panely, se kterými může pracovat běžný uživatel, jsou následující: - Nastavení myši, panel pro nastavení myši se liší podle jednotlivých druhů (zcela jiné nastavení je u notebooků pro zařízení touchpad, trackpad) nastavuje se záměna prvního a druhého tlačítka, rychlost poklepání a relativní rychlost myši, tj.poměr mezi posunem myši po podložce a mezi posunem kurzoru na obrazovce, kdy lidé s citlivější rukou volí větší poměr a lidé s méně citlivou či chvějící se rukou poměr menší, nastavuje se i celá řada dalších funkcí, ale ty mají spíše kosmetický charakter, jde o zanechání stopy za myší, velikost kurzoru ad. - Klávesnice, konfigurace klávesnice, rychlost blikání kurzoru, rozložení kláves - Uživatelské účty, zřízení uživatelských profilů na počítači, kde se střídá více lidí - Tiskárny, nastavení a konfigurace tiskáren - 20 -
- Nastavení obrazovky, základní nastavení obrazovky jako je rozlišení, barevná hloubka a obnovovací frekvence se nastavuje při instalaci systému. Pro dnes běžný 17 palcový monitor je vhodné rozlišení 1024*768 bodů, barevná hloubka minimálně 16 bitů a obnovovací frekvence více jak 75 Hz - Nastavení data a času 4.2 Přidávání a odebírání programů Většina nově zakoupených programů je umístěna na CD, z kterého se musí tento program nainstalovat. To znamená nahrát program do počítače, nastavit jeho parametry v registru systému a vytvořit zástupce programu v nabídce Start. Všechny tyto operace vykonává instalační program, který musíme spustit a reagovat na jeho okna. Instalační program se spustí klepnutím myši v okně, které se otevře po vložení CD- ROMu s programem do CD mechaniky. Obecně platí, že systém Windows ihned po vložení CD disku hledá informaci, který program má spustit a pokud ji najde, příslušný program spustí. Pokud se po vložení CD-ROMu okno neotevře, musíme instalační program spustit sami. Poklepeme na ikonu Tento počítač, na ikonu disku CD-ROMu a pak na soubor SETUP.EXE (název pro instalační program). Instalační program vyžaduje následující informace a volby: - souhlas s licenční smlouvou k programu - zadat jméno uživatele programu a sériové číslo, které bývá uvedeno na licenční kartě, manuálu nebo obalu CD disku - vybrat, co vše se má instalovat - určit, kam má být program nainstalován - zvolit programovou složku, do které má být umístěn zástupce v nabídce Start. Po zadání všech voleb instalační program nainstaluje všechny potřebné soubory na pevný disk počítače, upraví nastavení systému Windows a připraví zástupce programu do nabídky Start. Po skončení instalace a případném restartu počítače se může nový program používat. Systém Windows je vlastně komplex programů, a musí se tedy také nainstalovat. Abychom zprovoznili nový počítač, je třeba provést instalaci systému. To většinou provádí firma, u které je počítač zakoupen. Systém zakoupený s počítačem (OEM-verze) stojí méně, než systém koupený samostatně. Vlastní instalace operačního systému vyžaduje hlubší znalosti, není však zase tak složitá, aby ji po určité praxi nezvládl i mírně pokročilý uživatel. Odebrání programu ze systému Program, který již nepoužíváme, zabírá zbytečně místo na disku. Můžeme ho odinstalovat. Pouhé smazání složky s programem nestačí, protože nejsou odinstalovány soubory, které program zapsal do systémových složek, a nejsou ze systému odstraněna nastavení programu. Ke správnému odstranění programu se použije ovládací panel Přidat nebo odebrat programy. V jeho okně vidíme seznam nainstalovaných programů a můžeme zvolený program odstranit tlačítkem Změnit nebo odebrat. Program pro odinstalaci po našem potvrzení smaže všechny výkonné i pomocné soubory zvoleného programu, vymaže záznamy z registru systému a odstraní zástupce z nabídky Start. - 21 -
4.3 Ovladače a instalace nového hardwaru Ovladače jsou programy, které určitý technický díl zpřístupní operačnímu systému. S každým počítačovým dílem (grafickou nebo zvukovou kartou, tiskárnou atp.) musíme obdržet ovladač, nebo musí být dodán se systémem (jako většina disků, základních desek a všechny procesory). Ovladač je tedy program a můžou existovat novější, dokonalejší verze, které většina výrobců hardwaru nabízí ke svým výrobkům ke stažení zdarma na Internetu. Postup při instalaci nového hardwaru (technického dílu) je vždy stejný: - vypneme počítač - připojíme nový externí díl (modem, skener, tiskárna apod.), případně otevřeme skříň počítače a vložíme nový interní díl (zvukovou, síťovou kartu, interní modem) - zapneme počítač - operační systém při svém spuštění najde nový hardware a vyžádá si CD s jeho ovladačem - systém nainstaluje ovladač a nový díl zprovozní Někdy systém nedetekuje díl správně a pak tento díl nefunguje tak jak má, případně nefunguje vůbec. V tomto případě je nutný zásah zkušeného uživatele nebo odborníka. 5. Tiskárny a tisk Tiskový (papírový) výstup při práci s osobním počítačem je stále nejpoužívanějším způsobem, který završuje tvorbu a úpravu datových souborů. Proto k základním dovednostem uživatele počítače patří také dobré zvládnutí tiskárny a využití možností, které tisk nabízí. Tiskárna je nejběžnějším výstupním zařízením. Je schopna vytvořit na papíře kopii dokumentu, který máme v počítači. Dnes se používají skoro výhradně tiskárny inkoustové a laserové. Pro tisk výkresů na větší formát se používá plotter. Inkoustové tiskárny jsou podle počtu prodaných kusů nejrozšířenější. Poskytují kvalitní, rychlý, ale poměrně drahý tisk v černobílém i barevném provedení. Kvalita tisku závisí na použitém papíru, protože na některém se inkoust nepatrně rozpíjí. Barvy jsou míchány ze čtyř základních azurová, purpurová, žlutá a černá. Cena tisku se pohybuje od 80 hal. za černobílou stránku s textem až po 30-50 Kč za stránku u barevně náročných obrázků. Laserové tiskárny tisknou tak, že se na paprskem osvětlená místa válce uchytí jemný prášek (toner) a ten se pak obtiskne na papír a zažehlí. Tisk je velice rychlý a ve vynikající kvalitě. Pro každý druh nebo typ tiskárny existuje v počítači speciální program (ovladač), který připraví obsah dokumentu k tisku. Tento program musí být vždy dobře sladěn s konkrétní tiskárnou, to znamená, že nejdůležitější je provedení prvotní konfigurace a nastavení správného ovladače. Ovladač bývá dodáván na CD-ROMu s tiskárnou, takže jej stačí nainstalovat. Pomocí ovladače můžeme nastavovat požadované parametry tisku. 5.1 Instalace a konfigurace tiskárny Zakoupíme-li novou tiskárnu, nebo když přemístíme stávající tiskárnu k jinému počítači, následuje její instalace: - 22 -
- připojit napájecí kabel a propojit datovým kabelem počítač s tiskárnou - zapnout tiskárnu, připravit CD-ROM s ovladačem - zapnout počítač, systém detekuje nový hardware a objeví se výzva k instalaci ovladače - systém nainstaluje ovladač a tiskárna je provozuschopná. Konfigurací (nastavením) tiskárny ovlivňujeme parametry tisku. Po poklepání na systémovou složku Tiskárny a faxy v ovládacích panelech nebo přímo v nabídce Start, Tiskárny a faxy se otevře dialogové okno, kde můžeme zadat požadované parametry. Pokud chceme změnit nastavení tiskárny pro tisk jenom jednoho dokumentu, nastaví se požadované parametry v programu, ze kterého se tiskne. Výchozí tiskárna je ta, která je nabízena systémem v příkazech Tisk ve všech programech. Pokud chceme změnit výchozí tiskárnu, použijeme druhé tlačítko myši a volíme Nastavit jako výchozí na požadované tiskárně v Ovládacím panelu Tiskárny a faxy. 5.2 Řízení tisku Z rozbalovacího seznamu vyberte tiskárnu, na které chcete tisknout Kvalita tisku ovlivňuje spotřebu inkoustu Vyberte stránky, které se mají tisknout Zde volíte počet kopií Klepnutím na OK zahájíte tisk dokumentu Zvolte černobílý nebo barevný tisk Dialogové okno pro nastavení parametrů tisku datového souboru spustíme kliknutím na Tlačítko Office, Tisk, nebo klávesovou zkratkou Ctrl-P. V dialogovém okně můžete vybrat tiskárnu, na které se má tisknout, rozsah stránek a počet kopií. Také můžete vytisknout dokument do souboru a přenést jej na jiný počítač s tiskárnou, dále vytisknout jen liché stránky a na druhou stranu pak stránky sudé. Po nastavení požadovaných parametrů potvrďte volbu tlačítkem OK. Ikonu Tisk (tlačítko v panelu nástrojů) používejte jen tehdy, když jste si jisti správným nastavením parametrů tisku, protože po stisknutí této ikony dojde k přímému vytištění dokumentu bez možnosti dalších úprav. Kromě velikosti, formátu papíru a orientace stránky (výška-šířka) je pro nás nejdůležitější možností nastavení kvality tisku. Zpravidla se nabízejí tři možnosti kvality tisku: - koncept, nejnižší kvalita, nejrychlejší tisk, úspora barvy - normální, většinou již velmi pěkný tisk, průměrná rychlost - nejlepší, nejkvalitnější a nejdražší tisk, nejpomalejší rychlost tisku. Někdy se stane, že na tiskárnu pošleme více stránek, než chceme vytisknout. Poklepáním na tiskárnu se ukáže tisková fronta, ve které můžeme nežádoucí stránky pozastavit a smazat. Pro běžné použití na práci doma je nejvhodnější barevná inkoustová tiskárna! - 23 -
Modul 3 - Textový editor 1. Seznámení s textovým editorem MS Word Pro psaní textů jsou vytvořeny speciální programy, kterým se říká textové editory. Textový editor Microsoft Word je nejpoužívanější textový editor a stal se dnes určitým standardem. Je určen k pořízení textu, pro pokročilou editaci textu, vkládání objektů, vytištění hotového dokumentu na tiskárně a pro vytváření webových stránek. Mezi základní vlastnosti tohoto programu patří: - přesné zobrazení textu na obrazovce v podobě, jak se vytiskne na papír - kvalitní typografie, výběr z mnoha fontů písma - pomůcky a nástroje při psaní, editor je schopný kontrolovat text na překlepy, je schopen provádět automatické opravy apod. - do textu lze vkládat obrázky různých typů, mohou se používat další grafické prvky a efekty (např. animace textu) Spuštění programu a jeho pracovní prostředí Word spustíme z nabídky Start, Programy, Microsoft Office, Microsoft Office Word2007. Po spuštění se objeví pracovní prostředí textového editoru: Panel Rychlý přístup Pás karet Titulní lišta s názvem souboru Tlačítko Office Vodorovné pravítko Svislý posuvník Stavový řádek - největší část uprostřed okna zabírá prostor pro vlastní text - v horní části vedle titulní lišty se nachází Tlačítko Office, pomocí tohoto tlačítka můžete dokument otevřít, uložit nebo vytisknout - napravo od tlačítka Office je umístěn panel Rychlý přístup - pod titulkovým pruhem se nachází tzv. pás karet (záložek), panely a tlačítka na tomto pásu se mění podle toho, na kterou záložku se přepnete - 24 -
- pod pásem karet se nachází řádky ikon (nabídka jednotlivých záložek) a dalších objektů, které společně nazýváme panely nástrojů - pod panely nástrojů je umístěno pravítko - ve spodní části okna se nachází stavový řádek Úprava základních nastavení Změnu režimu zobrazení stránky provedeme pomocí ikon vpravo dole ve stavovém řádku nebo kliknutím na záložku Zobrazení a volbou požadovaného zobrazení (Rozvržení při tisku, Čtení na celé obrazovce, Rozložení webové stránky,osnova, Koncept). Vpravo od ikon pro zobrazení stránky se nachází tlačítka plus a mínus pro zvětšování a zmenšování náhledu dokumentu. Jedná se však pouze o zobrazení na obrazovce a neovlivní se tím velikost písma při tisku. Standardně se používá 100%. Otevření a uložení dokumentu Po spuštění textového editoru MS Word máme možnost vytvořit dokument nový nebo otevřít již existující dokument a pokračovat v práci s ním. Název aktuální složky, ve které se právě nacházíte Již existující dokumenty ve složce Seznam dokumentů v aktuální složce, které je možné otevřít Zadejte název souboru, pod nímž chcete dokument uložit Soubor uložíte klepnutím na tlačítko Uložit Otevření existujícího dokumentu se provede kliknutím na Tlačítko Office, Otevřít (klávesová zkratka Ctrl+O). Po zadání tohoto příkazu se objeví dialogové okno Otevřít a v něm na požadovaný dokument poklepete myší. Musíte však vědět, kde se ve struktuře disků a složek dokument nachází. Jako první místo pro otevření souboru program MS Word nabídne složku Dokumenty. Pokud je dokument jinde, klepnete na šipku vpravo a vyberete jiné umístění. Poklepáním vstoupíte do požadované složky, a když hledaný dokument ve složce není, vystoupíte ze složky tlačítkem O úroveň výš. V dialogovém okně Otevřít se zobrazují pouze typy souborů, které udává dolní roletka nazvaná Soubory typu. Mohou se vybrat i jiné typy souborů, které se pak zobrazí v hlavním okně. Uvědomte si, že otevřením se dokument nahrává z disku do paměti počítače. Opačnou funkcí k otevření dokumentu je jeho uložení. Provede se kliknutím na Tlačítko Office, Uložit (klávesová zkratka Ctrl+S ). Dokument se uloží do místa, odkud byl načten a pod stejným jménem, takže se přepíše stará verze tohoto dokumentu. Pokud nechceme přepsat starou verzi dokumentu, klikneme na Tlačítko Office, Uložit jako a zadáme jiné jméno nebo jiné umístění dokumentu. Nový dokument vytvoříte kliknutím na Tlačítko Office, Nový Tento dokument zatím není nikde uložen a není ani pojmenován, proto při jeho ukládání se musí zadat jak jméno, tak i místo na disku, kde bude uložen. - 25 -
Formáty textových souborů Každý textový editor má svůj vlastní typ textového souboru, je to předpis pro ukládání textových i dalších dat. Tomuto předpisu se odborně říká formát souboru. Word má svůj vlastní formát s příponou.doc (pro MS Word 97-2003).docx (pro MS Word 2007), ale umí číst a ukládat i většinu formátů ostatních programů (.txt,.rtf,.htm,.html,.xls a další). Této vlastnosti se říká kompatibilita. V praxi to znamená, že MS Word umí načíst dokument v jednom formátu a uložit v jiném. 2. Základní operace Smyslem základních operací je vytvořit obsah dokumentu, přičemž obecný postup pro vytváření dokumentu je následující: - spuštění programu - otevření nového prázdného dokumentu, případně volba jiné šablony - napsání textu a kontrola pravopisu - formátování - úpravy a dokončení dokumentu - náhled, tisk nebo uložení - zavření programu Kurzor a pohyb v textu V napsaném textu se pohybujeme o jeden řádek nahoru či dolů a o jedno písmeno doprava nebo doleva pomocí kurzorových kláves, při jejich použití společně s klávesou Ctrl se násobí jejich účinek a posunujeme se o celé slovo doprava nebo doleva, a o celý odstavec nahoru nebo dolů. Klávesami Page Up a Page Down se posunujeme o jednu obrazovku dokumentu směrem nahoru nebo dolu, na začátek řádky se dostaneme klávesou Home a klávesou End na její konec. Kombinace klávesy Ctrl + Home umístí kurzor na první písmeno dokumentu a Ctrl + End na jeho konec. K posunu po dokumentu lze používat i myš, stisknutím levého tlačítka v napsaném textu umístíte kurzor na místo, kde chcete psát. V novém čistém dokumentu umístíme kurzor na požadované místo poklepáním. Psaní a editování dokumentu Správně se veškeré činnosti s dokumentem říká editace. Existuje několik zásad a postupů, které dělají vaši práci snazší a rychlejší. Jsou to základní pravidla správné tvorby dokumentu: - text se zpravidla vkládá do dokumentu pomocí kláves klávesnice a znaky se zapisují tam, kde se nachází textový kurzor - velká písmena se píší pomocí klávesy Shift, jejich aretace klávesou Caps Lock - MS Word řádky ukončuje (zalamuje) sám, když dojdete na jejich konec, klávesou Enter se ukončují pouze odstavce - při mazání části textu stisk klávesy Delete vymazává jedno písmeno od kurzoru doprava, stisk klávesy Backspace jedno písmeno doleva, pokud označíte větší část textu, vymažete ji stiskem klávesy Delete, když stisknete klávesu Insert, změníte režim psaní z vkládání na přepisování a při psaní současně vymazáváte písmena - 26 -
- do textu se nevkládá více mezer vedle sebe, využívají se tabulátory, odsazení textu a tabulátory nastavujeme na pravítku, odsazuje se pomocí šipek odsazení zleva, odsazení prvního řádku a odsazení zprava, další odsazení textu se provádí zarážkami levý tabulátor, pravý tabulátor, středový tabulátor a desetinný tabulátor - kliknutím na záložku Vložení, skupinu Text, Datum a čas... je možné zadat datum a čas v předdefinovaných formátech, po zaškrtnutí pole Aktualizovat automaticky se datum změní při otevření dokumentu podle aktuálního data počítače - znaky, které nejsou na klávesnici, např. symbol telefonu, zadáváme kliknutím na záložku Vložení, symbol... a v zobrazeném dialogovém okně v poli Písmo zadáme např. typ písma Wingdings - příkaz Zpět na panelu Rychlý přístup vrátí právě provedené kroky, kterých může být i několik, lze použít klávesovou zkratku Ctrl+Z, opačnou funkcí ke Zpět, zvolenou příkazem Opakovat, taktéž na panelu Rychlý přístup, klávesová zkratka Ctrl+Y, opakujeme naposledy provedený příkaz Popis pravítka Odsazení zleva Odsazení zprava Tlačítko pro volbu tabulátoru Odsazení prvního řádku Levý, středový a pravý tabulátor Výběr, kopírování a přesun textu Text, který chceme vybrat, abychom jej mohli kopírovat, přesouvat, mazat nebo formátovat, označíme myší do bloku tak, že se přes požadovanou část přejede kurzorem se současně stisknutým levým tlačítkem. Vybraný text se zobrazí inverzně a je připraven pro další úpravy. Pokud chci označit jen jedno slovo, kliknu na něm dvakrát myší, pokud chci označit celý odstavec, kliknu na něm třikrát myší, pro vybrání celého řádku jednou kliknu před tímto řádkem a pro označení celého dokumentu volím příkaz Vybrat vše na záložce Domů, skupina Úpravy nebo klávesovou zkratku Ctrl + A. Pro přenos textů na různá místa dokumentu se využívá schránka sady Microsoft Office, tj. příkazy Vyjmout, Kopírovat, Vložit na záložce Domů, Schránka nebo klávesové zkratky Ctrl + X, Ctrl + C, Ctrl + V, do schránky se vkládají označené části textů pomocí bloku. Pravopis a gramatika Klávesou F7 nebo kliknutím na záložku Revize, Pravopis se spustí kontrola textu na překlepy. Slova, která Word vyhodnotí jako špatná, se podtrhnou. Červenou vlnovkou se zvýrazní slova, která nejsou ve slovníku, zelenou vlnovkou se zvýrazní slova, která považuje Word za chybná z hlediska gramatiky. Pomocí dialogového okna Pravopis a můžeme slova buď opravit, nebo přidat do slovníku. - 27 -
jsme održeli faxem, Vám Kontextová nabídka vyvolaná na podtrženém slově Vyberte z návrhů správný tvar slova Dialogové okno vyvolané stiskem klávesy F7 Zamění chybné slovo za navržené správné 3. Formátování Formátováním dokumentu rozumíme vytváření jeho vzhledu, zaměřujeme se na formu dokumentu. Formátování probíhá v několika krocích a na několika úrovních. Základní podobu získává dokument pomocí šablony. Formátování textu Při práci s textem lze aplikovat formátování před psaním daného textu anebo se upravuje až existující text. Aby bylo zřejmé, která část textu se má formátovat, musíme ji vybrat, označit. Formátování textu je tedy termín používaný pro volbu fontu písma, jeho řezu a velikosti, pro volbu barvy a některých dalších efektů. Použití základních formátovacích funkcí pro urychlení práce nám umožňuje záložka Domů, skupina Písmo. - písmo, jeho velikost a řez, rozbalovací seznam na záložce Domů, Písmo obsahuje všechna písma nainstalovaná ve Windows a jejich velikosti, které se udávají v typografických bodech, běžný text v dokumentu má velikost 10 až 12 bodů a menší nadpisy 12-14 bodů, nejčastější řezy písma jsou tučné písmo a kurzíva, zapínají se tlačítky B a I - pokud potřebujete již napsaný text změnit na velká písmena, označíme jej a klikneme na ikonu Aa - Velká písmena Po rozbalení vybereme ze seznamu požadované písmo Odrážky a číslování; zvětšit, zmenšit odsazení Řezem písma rozumíme Tučné, Kurzívu nebo Podtržené Po rozbalení vybereme požadovanou barvu písma Ikony pro zarovnání odstavce Mezery mezi řádky - 28 -
Formátování odstavce Odstavcem se rozumí souvislý kus textu oddělený klávesou Enter. Pracujete-li s odstavcem, není nutné ho označovat do bloku, ale stačí umístit kurzor kdekoliv uvnitř odstavce. Pod pojmem formátování odstavce budeme rozumět hlavně zarovnání textu, řádkování, odrážky a číslování, předsazení nebo odsazení prvního řádku a další. Základní formátovací funkce opět naleznete na záložce Domů, skupině Odstavec. - zarovnání odstavce, jednotlivé řádky nejsou nikdy stejně dlouhé a proto Word nabízí čtyři možnosti zarovnání, na střed se text umisťuje pomocí ikony Zarovnat na střed v panelu nástrojů Formát - chcete-li aby byl text dobře čitelný, je lepší nastavit větší řádkování - potřebujete-li v textu vizuálně oddělit několik odstavců, můžete použít odrážky nebo číslování, tato funkce umístí na začátek každého odstavce konkrétní znak a upraví odsazení jeho levého okraje Základy typografie Typografie je nauka o grafické a estetické úpravě tiskovin. Při práci s textem existují určité zásady a pravidla, která platí již staletí: - platí zásada, že normální odstavce jsou čitelnější patkovým písmem, nadpisy pak pro kontrast píšeme písmem bezpatkovým, v celém dokumentu se kombinují jen dvě odlišná písma, patkovým písmem je např. Times New Roman, bezpatkovým např. Arial - osamocené nadpisy nebo ojedinělé řádky odstavce na konci stránky se automaticky upravují na záložce Domů, Odstavec, Tok textu - pojmy vyznačujeme zásadně kurzívou, vyznačování tučným písmem je považováno za neestetické, příliš výrazné (pokud tím však nesledujete záměr), podtržení ani p r o s t r k á n í by se nemělo pro vyznačování vůbec používat 4. Úprava a dokončení dokumentu Nastavení stránky Stránka tvoří základní pracovní plochu, na které se formuje dokument. Jde zejména o nastavení její velikosti, orientace a okrajů. Většinu těchto a celou řadu dalších nastavení jako je např. rozdílnost sudých a lichých stránek lze provést po kliknutí na záložce Rozložení stránky, Vzhled stránky v dialogovém okně Vzhled stránky. Na první záložce Okraje volíte jiné, než standardně nastavené okraje papíru a dále orientaci stránky a výšku nebo šířku. Na druhé záložce Papír je podstatná především položka Formát papíru, kde vyberete jeden z před-definovaných typů velikosti z rozvíracího seznamu, nebo navolíte velikost papíru číselně. Záhlaví a zápatí Ve vícestránkových dokumentech se používá v oblasti horního a spodního okraje text, obrázek nebo speciální symbol, který se opakuje na všech ostatních stránkách. Tyto texty a objekty se nastavují v záložce Vložení, Záhlaví a zápatí. Mohou být na všech stránkách stejné, nebo se může použít odlišné pro sudé a liché stránky. - 29 -
Čísla stránek vložíme do záhlaví nebo zápatí kliknutím na záložku Vložení, Číslo stránky V zobrazené nabídce volíme, kde chceme číslování umístit, kam zarovnat a jaký zvolit pro číslování formát. Po rozbalení můžeme vybrat z několika stylů záhlaví Po rozbalení můžeme vybrat z několika stylů zápatí Formátování s použitím stylů, konce stránek a oddílů Tvůrci textových editorů připravili styly, což jsou připravené vzhledy odstavců. Použijeme-li určitý styl, přiřadíme celou skupinu formátování pomocí jediného příkazu. Styly v MS Word volíme ze záložky Domů, Styly. Styl přiřadíme odstavci, ve kterém je kurzor, klepnutím na jeho název nebo se požadovaný text před vybráním stylu označí do bloku. Po zaplnění stránky textem vloží aplikace Microsoft Word automatický konec stránky a přidá stránku novou. Chcete-li stránku ukončit v určitém místě a pokračovat na nové, můžete vložit konec stránky ručně kliknutím na záložku Vložení, Konec stránky. Vložením konce stránky můžete například zajistit, že se na uvedenou stránku nebude již nic jiného psát a že název kapitoly bude vždy začínat na nové stránce. Vyhledávání a nahrazování Příkazy Úpravy, Najít a Úpravy, Nahradit na záložce Domů, umožňují nalézt dané slovo nebo část slova v libovolně velkém dokumentu a umí provést jeho náhradu za jiné, případně vhodně naformátovat. - 30 -
Hledané slovo včetně zástupných znaků Aktivuje rozšířené možnosti Nahradí veškerá hledaná slova v celém dokumentu Pouze označí výskyt hledaného slova Zavře okno 5. Tisk dokumentu Před vlastním tiskem je vhodné si pomocí ikony Náhled nebo kliknutím na Tlačítko Office, Tisk, Náhled prohlédnout již zhotovený a zformátovaný dokument. Stránka se zobrazí se všemi prvky a začleněnou grafikou tak, jak vypadá těsně před tiskem. Při kliknutí kdekoliv v náhledu se stránka přiblíží, při opětovném kliknutí se oddálí. Panel nástrojů Náhled se zapíná automaticky. Jestliže máte na poslední stránce pouze zbytek textu, pomocí ikony Zkrátit o jednu stránku upravíte text dokumentu tak, aby se vešel na stránku předcházející. Okamžitý tisk dokumentu se zahájí ikonou Rychlý tisk v panelu nástrojů Rychlý přístup, nebo po kliknutí na Tlačítko Office, Tisk, Rychlý tisk. Tento postup však znamená, že se vytiskne pouze jeden dokument v jedné kopii na výchozí tiskárně a nelze nastavit další parametry tisku. Volitelné parametry tisku jako je třeba počet kopií, počet stránek, kvalita tisku apod. lze pohodlně nastavit pro daný dokument přímo z programu MS Word kliknutím na Tlačítko Office, Tisk, Tisk. Otevře se dialogové okno Tisk. Z rozbalovacího seznamu vyberte tiskárnu, na které chcete tisknout Kvalita tisku ovlivňuje spotřebu inkoustu Vyberte stránky, které se mají tisknout Zde volíte počet kopií Klepnutím na OK zahájíte tisk dokumentu Zvolte černobílý nebo barevný tisk 6. Grafické objekty Do textu je možné vkládat různé grafické objekty. Pod tímto pojmem se rozumí například rastrové obrázky, fotografie či kliparty, WordArt, automatické tvary, grafy a diagramy. S každým vloženým grafickým objektem se dá dále pracovat a nejčastěji budete používat obtékání textem, úpravu rozměrů objektu a přesouvání v textu. 6.1 Vkládání objektu Grafické objekty se rozdělují do dvou základních kategorií a podle toho je možné s nimi i pracovat. Jsou to nakreslené objekty, které tvoří součást dokumentu programu MS Word, a obrázky, které jsou vytvořeny v jiném souboru. Jednotlivé grafické objekty umístíte do textu po zadání příkazu Vložení, Ilustrace a příslušné volby. - 31 -
Tvary různých šipek, obrazců, bublinových diagramů, nápisů aj. Volba pro vložení vlastního obrázku umístěného někde v adresářové struktuře Organizovaná sada obrázků dodávaná společně s programem Pokud si přejete vložit do dokumentu vlastní obrázek, musí být ve formátu, který program podporuje například.bmp,.jpg,.gif apod. Po zadání příkazu Vložení, Obrázek se otevře dialogové okno Vložit obrázek, ve kterém požadovaný objekt naleznete a poklepáním umístíte do textu. Poklepáním otevřete složku, kde se obrázek nachází Poklepáním vložíte obrázek do dokumentu Podokno úloh Vložit klipart, po zadání příkazu Vložení, Klipart umožňuje vyhledávání klipů, které se mohou přidat do dokumentu. Po zadání příkazu se zobrazí v pravé spodní části odkaz na Galerii médií, která slouží ke konkrétnímu procházení kolekcí klipů, seřazených ve složkách. - 32 -
Pokud zadáte název, můžete hledat klipy na Internetu Po kliknutí se rozbalí seznam složek sady Office Po klepnutí se otevře okno Galerie medií Zvláštní textové efekty, například text ohnutý do oblouku nebo text se stínováním je možné vytvořit pomocí stylů WordArtu. Po kliknutí na záložku Vložení, Text, WordArt nejprve vyberete styl, pak se otevře okno, kde zapíšete vlastní znění textu a potvrdíte klepnutím na tlačítko OK. Kliknutím vyberete styl WordArtu Po otevření okna ihned pomocí klávesnice zadáte požadovaný text Formát textu můžete přizpůsobit - 33 -
6.2 Úprava grafického objektu Po vložení grafického objektu do dokumentu je nutné provést jeho úpravu, protože má většinou nevhodnou velikost, není obtékán textem a bývá vložen na nevhodnou pozici. U každého grafického objektu je možné nastavovat řadu parametrů. Jedním z nich je volba způsobu obtékání textu. Vyvolejte na obrázku kontextovou nabídku a vyberte příkaz Formát obrázku. V otevřeném okně vyberte záložku Pozice a prostřednictvím malých schémátek vyberte požadovanou volbu obtékání. Dialogové okno Formát obrázku slouží dále k podrobnějšímu nastavení objektu. Například na záložce Barvy a čáry definujete výplň grafického objektu a typ použité čáry. Ostatní záložky umožňují nastavit velikost objektu, kontrast, jas a další méně používané parametry. Pokud potřebujete upravit velikost obrázku, označte jej myší. Zobrazí se u jeho okrajů jednotlivé úchyty, prostřednictvím kterých můžete velikost upravovat. Kurzor myši při nastavení na úchyt změní tvar na dvojšipku, kterou táhnete buď dovnitř, nebo ven. Pro úpravu velikosti v měřítku používejte rohové úchyty, jinak se obrázek deformuje. Po nastavení jakéhokoliv obtékání lze s obrázkem libovolně pohybovat Obrázek se po vložení chová jako znak, písmeno Rohový úchyt pro úpravu velikosti v měřítku Každý grafický objekt lze přesouvat tažením pomocí myši na libovolnou pozici v dokumentu. Není-li nastaveno obtékání textu kolem objektu, nemusí se obrázek vždy přesunout tak, jak potřebujete. Proto před změnou pozice obrázku se doporučuje nastavit libovolné obtékání textu. Jakýkoliv grafický objekt odstraníte po jeho označení stiskem klávesy Delete. 7. Tabulka Tabulky jsou zpravidla přehledně uspořádaná data (informace). Skládají se z řádků a sloupců, v jejichž průsečících jsou buňky, do kterých lze vkládat text, případně i grafiku. K tvorbě tabulek se používají různé programy. Textový editor např. MS Word se použije při tvorbě tabulky, skládající se pouze z textu a čísel, se kterými se počítá jen výjimečně a za použití pouze základních matematických operací. Taková tabulka však umožňuje i náročnější grafické formátování. Pokud potřebujeme tabulku orientovanou na složitější výpočty, použijeme tabulkový procesor např. MS Excel. - 34 -
Pomocí myši můžete zvolit počet řádků a sloupců Po kliknutí se otevře okno Vložit tabulku Pro tvorbu tabulky existuje několik možností, vytvoříte ji rychlým způsobem pomocí záložky Vložení, tabulka, vlastním návrhem nakresleného myší příkazem Navrhnout tabulku nebo pomocí dialogového okna po zadání příkazu Vložit Tabulku Postup je následující: - přemístit textový kurzor na polohu budoucí tabulky - zadat příkaz Vložení, Tabulka - určit požadovaný počet sloupců a počet řádků - nastavit konkrétní šířku sloupce nebo ponechat volbu auto - schválit tlačítkem OK okno Vložit tabulku Po zadání příkazu Vložení, tabulka se v horní části nabídky objeví mřížka políček. Můžete tak ihned určit počet řádků a sloupců. Tento postup je rychlejší, ale požadovaný formát tabulky se pak musí tvořit ručně. Údaje se vkládají do tabulky jako běžný text dokumentu. Kurzor se v tabulce přemisťuje pomocí kurzorových kláves, nebo myší tak, že se klepne do buňky, kam má být kurzor přemístěn. 8. Hromadná korespondence Poměrně častou záležitostí je rozesílání dopisů na různé adresy. Text těchto dopisů bývá stejný (nabídky zboží, pozvánky na semináře, přednášky, prezentace apod.), liší se pouze oslovením a adresou. Hromadná korespondence tedy znamená vytvoření dopisu v několika kopiích, lišící se od sebe pouze jednotlivými údaji např. adresou nebo oslovením, které jsou uloženy v jiném samostatném souboru. Dopisu se říká Hlavní dokument a adresy příjemců tvoří Zdroj dat. Kliknutím na záložku Korespondence spustíme hromadnou korespondenci. Spuštěním Podrobného průvodce hromadnou korespondencí otevřete podokno úloh Hromadná korespondence, ve kterém projdete jednotlivé kroky: - 35 -
Ponechte nastavenou volbu Dopisy Ponechte volbu Použít aktuální dokument Po klepnutí na tlačítko Procházet najdete a vyberte Zdroj dat Pomocí tlačítek můžete nalistovat libovolného příjemce Po klepnutí vytisknete všechny vybrané příjemce Klepnutím na volbu Další položky otevřete okno pro zadání položek ze Zdroje dat do Hlavního dokumentu Po klepnutí uložíte jednotlivé dopisy do nového dokumentu - 36 -
Modul 4 - Microsoft Excel 1. Seznámení s tabulkovým kalkulátorem 1.1 Tabulkový kalkulátor (popis) Program tabulkový kalkulátor umožňuje připravit tabulky, ve kterých se mohou provádět různé výpočty, vést jednoduché seznamy (databáze), vkládat obrázky a grafy. Nejznámějším tabulkovým kalkulátorem je MS Excel, který je součástí kancelářského balíku MS Office od firmy Microsoft. Zástupce pro spuštění programu MS Excel Složka pro ukládání souborů Uložené soubory MS Excel 1.2 Spuštění programu, jeho pracovní prostředí Excel spustíme z nabídky Start, Všechny programy, Microsoft Office, Microsoft Office Excel2007 a nebo poklepáním na již existující datový soubor s příponou.xls. Po spuštění se objeví pracovní prostředí tabulkového kalkulátoru okno aplikace. V horní části se tzv. pruh záložek, který se dělí na jednotlivé záložky (Domů, Vložení, Rozložení stránky, Vzorce, Data, Revize a Zobrazení). Každá záložka obsahuje několik příkazů. Pod nimi je řádek vzorců, který zobrazuje aktuální obsah aktivní buňky a zároveň může sloužit k její editaci. Každá tabulka se skládá z řádků a sloupců. Sloupce jsou označovány písmeny A, B, C až IV. Rozhraní mezi sloupci můžeme uchopit myší a sloupce libovolně zužovat nebo rozšiřovat. Na záložce Domů, část Buňky, Formát, Šířka sloupce, lze nastavit šířku sloupce číselně. Řádky jsou označeny číslicemi. Výšku řádku lze měnit myší anebo na záložce Domů, část Buňky, Formát, Výška řádku. Sloupce a řádky tvoří list, přičemž jsou jednotlivé listy uspořádány v sešitu. Každý list je samostatná tabulka nezávislá na ostatních. Záložky listů vidíme v levém spodním rohu, standardně se zobrazují tři listy. Listy můžeme přidávat, odebírat nebo přejmenovávat, stačí na záložku listu klepnout pravým tlačítkem myši a objeví se menu, ve kterém jsou uvedeny všechny možné akce s listem. Pro rychlé pojmenování listu stačí poklepat na záložku, napsat nový název a potvrdit. Je možné mít otevřeno zároveň více sešitů a pracovat s nimi současně nebo mezi nimi kopírovat a přesouvat data. List můžeme vložit na záložce Domů, Buňky, Vložit, Vložit list. Pracovní plocha je rozdělena mřížkou na jednotlivé buňky. Jsou dány svými souřadnicemi, např. aktivní buňka A1 označená na obrázku okna aplikace. Do buňky se zadávají data zpravidla jejich vypsáním z klávesnice a informace může být typu: - číslo, jakákoliv číselná hodnota, která nesmí obsahovat text - výraz (vzorec), vždy začíná znakem = a dále obsahuje definici vzorce tj. libovolné matematické operace, funkce, závorky apod. - text, vše co není holé číslo nebo výraz - 37 -
Pruh záložek Záhlaví sloupce A Řádek vzorců, kde se zobrazuje skutečný obsah vybrané buňky Záhlaví řádku 1 Mřížka pro vytvoření tabulky Záložka List1 Nevejde-li se text do prostoru buňky, může přetékat směrem doprava (netýká se číselných hodnot). Aby byl text dostupný, je třeba rozšířit sloupec anebo při zadávání text zalamovat. 1.3 Úprava základních nastavení Název souboru, který je v tuto chvíli otevřen Zápis vzorce Číslo může mít různý formát (Obecný, Měna, Procenta) V případě, že je text delší, než buňka, volně přesahuje do vedlejší - 38 -
Pro nastavení stálé minimalizace pruhu záložek: 1. Klikněte na tlačítko Přizpůsobit skupinu nástrojů Rychlý přístup. 2. V seznamu klikněte na příkaz Minimalizovat pás karet. 3. Chcete-li pruh záložek používat, když je minimalizovaný, klikněte na kartu, kterou chcete použít, a pak klikněte na požadovanou možnost nebo příkaz. Velikost tabulky a všech prvků v programu MS Excel se dá na monitoru přizpůsobit. K rychlému zvětšení nebo zmenšení použijete kartu Zobrazení, Lupa Tato změna velikosti zobrazení neovlivňuje tisk. Po zadání příkazu Zobrazit, 100% zůstane v okně aplikace pouze pruh záložek, posuvníky, záhlaví sloupců a řádků. 1.4 Otevření a uložení souboru Nový a tedy úplně prázdný sešit se otevře zadáním příkazu Tlačítko Office, Nový (klávesová zkratka Ctrl+N. Pro otevření uloženého souboru použijeme příkaz Tlačítko Office, Otevřít (klávesová zkratka Ctrl+O). Po zadání tohoto příkazu se objeví dialogové okno Otevřít, ve kterém je třeba požadovaný dokument vyhledat. Vyhledaný soubor a složky otevřete dvojklikem Soubor se uloží pod tímto názvem, pokud nezadáte jiný název Po ukončení práce je nezbytné uložit sešit na pevný disk. Vytváříme-li něco složitého, pracného nebo obtížného, doporučuje se dokument ukládat i průběžně během práce, a pokud možno co nejčastěji. Dokument se uloží zadáním příkazu Tlačítko Office, Uložit (klávesová zkratka Ctrl+S) nebo kliknutím na malou disketu nad záložkou Domů. Uloží se do toho místa, odkud byl načten a pod stejným jménem, takže se přepíše stará verze tohoto dokumentu. Pokud nechceme přepsat starou verzi, použijeme příkaz Tlačítko Office, Uložit jako a zadáme jiné jméno, případně umístění. MS Excel ukládá své soubory ve formátu.xls (sešit Microsoft Excel), ale je možné vytvořený soubor uložit i ve formátu jiném např. text.txt, šablona.xlt, prezentace pro webovou stránku.htm atp. 2. Základní operace 2.1 Pohyb v listu a výběr buněk Jestliže chcete změnit obsah jakékoliv buňky, musíte tuto buňku nejprve vybrat. Aktivní buňka je vždy označena buňkovým kurzorem, zvýrazněna tučnou černou čarou. Nejjednodušším způsobem, jak přejít na buňku další, je klepnout na ni myší. Pokud požadovaná buňka není na obrazovce dostupná, je nutné zobrazit ji pomocí posuvníků. Při stisknuté klávese Shift se prostřednictvím posuvníků můžete pohybovat ve velkých skocích. - 39 -
Celý sloupec vyberete kliknutím na jeho záhlaví Vybraná souvislá oblast buněk Pomocí klávesnice se na sousední buňku přesunete stiskem kurzorové klávesy. Pro rychlejší pohyb v tabulce se používají klávesy PageDown a PageUp. Na první sloupec listu se dostanete stiskem klávesy Home. Klávesovou zkratkou Ctrl+Home se přesuneme na první buňku tabulky. Pro současnou práci s několika buňkami se provede jejich výběr, kterému se říká oblast. Při označování oblasti všechny buňky kromě výchozí změní barvu. Souvislou oblast vyberete nejlépe tažením myši se stisknutým levým tlačítkem přes požadované buňky. K označení skupiny nesouvislých buněk se používá klávesa Ctrl. Klepnete na první buňku a za současného stisknutí jmenované klávesy postupně přibíráte další buňky, které chcete do oblasti zahrnout. Pokud se vám výběr nepovede, zrušíte ho klepnutím levým tlačítkem myši kdekoliv na listu. 2.2 Zadávání dat Podle toho, co zrovna děláte, rozlišuje program MS Excel tři základní pracovní režimy. O aktuálním pracovním režimu jste informováni v levé části stavového řádku nad tlačítkem Start. Výchozím stavem je režim Připraven, ve kterém je dostupná většina funkcí. Skutečný obsah označené buňky Aktivní buňka, do které se právě vkládají data Tlačítko Zadat Režim Připraven Režim Úpravy Režim Zadání je určen pro vkládání dat do buněk a přejde se do něj při psaní z klávesnice, poklepáním na prázdnou buňku nebo klepnutím na řádek vzorců. Většina funkcí programu v tomto režimu je nedostupná. Data se vkládají do aktivní buňky. Chybně zapsané znaky se mohou mazat klávesou Delete. Nové vložení dat do buňky znamená přepsání dat původních. Odstranit text lze na záložce Domů, Buňky, Odstranit. - 40 -
Do režimu Úpravy, určeného pro opravu vložených dat, se přepnete poklepáním na buňku, klepnutím na Řádek vzorců nebo stiskem klávesy F2. I zde je většina funkcí programu nedostupná. Zadávání dat lze ukončit klepnutím na libovolnou jinou buňku, klávesou Enter, stiskem kterékoli kurzorové klávesy nebo stiskem tlačítka Zadat v řádku vzorců. Hromadné zadávání dat se použije tehdy, pokud chceme do několika buněk vložit stejná data nebo data v sousedních buňkách tvoří řady, např. aritmetické řady, dny v týdnu nebo měsíce v roku. Pro zadání shodných dat se do vybrané oblasti vloží data z klávesnice a režim zadání se ukončí klávesovou zkratkou Ctrl+Enter. Tažením za vyplňovací úchyt je další možností jak zadávat data. Při této akci vás popisek informuje o tom, jaká data budou vkládána. Aritmetická řada se vloží vyplněním oblasti myší a zadáním příkazu pro automatické vyplnění (tlačítko vedle poslední buňky vyplněné oblasti). Pro vyplňování oblastí kalendářními řadami se vloží do první buňky datum, název měsíce nebo dne v týdnu, a vyplněním oblasti se dostane příslušná řada. 2.3 Kopírování, přesouvání a mazání Vložená data do buněk se mohou kopírovat a přesouvat v rámci jednoho listu i celého nebo jiného sešitu. Nejjednodušší přesouvání a kopírování dat je tahem myší. Uchopí se okraj buňkového kurzoru ukazatelem myši tvaru normální šipky a obsah buňky nebo celé vybrané oblasti se přemístí na místo nové. Při kopírování je nutné stisknout klávesu Ctrl, jinak se data přesunou. K přesunu nebo kopírování dat lze využít i schránka. Jednotlivé příkazy se mohou volit z panelu nástrojů Standardní nebo z kontextové nabídky. Postup je následující: - vybere se oblast, která se má přesunout - na záložce Domů, Schránka, Vyjmout (Ctrl+X) nebo Kopírovat (Ctrl+C) se data vloží do schránky - přesune se buňkový kurzor do levého horního rohu oblasti, kam se mají data přesunout nebo zkopírovat - na záložce Domů, Schránka, Vložit (Ctrl+V) se vloží data ze schránky na požadované místo, na záložce Domů, Schránka, Vložit jinak lze překopírovat i šířky sloupců Obsah buňky při současném zachování formátu odstraníte stiskem klávesy Delete nebo Backspace. Chcete-li naopak vložit celý sloupec nebo řádek, vyberte ten, který se má odsunout, a na záložce Domů, Buňky, Vložit, Vložit sloupce listu (Vložit řádky listu). Pro vložení většího počtu řádků nebo sloupců je nutné označit požadovaný počet předtím, než zadáme na záložce Domů, Buňky, Vložit, Vložit sloupce listu (Vložit řádky listu). - 41 -
Nevyhovuje-li pořadí listů v sešitu, je možné je přesunout případně zkopírovat. Pomocí myši uchopíme záložku listu a přesuneme na požadované místo. Pokud chcete list zkopírovat, při přesouvání stiskněte klávesu Ctrl. Zadáním záložky Domů, Buňky, Formát, Přesunout nebo zkopírovat list otevře se dialogové okno, ve kterém se vyberou požadované volby. 2.4 Třídění dat, vyhledávání a nahrazování Abyste se lépe orientovali v tabulce, která má více údajů, seřadíte data podle hodnot některého sloupce. Označte tu část tabulky, kterou chcete seřadit a zajistěte, aby aktivní buňka byla ve sloupci, podle kterého se bude seřazovat a poté klikněte na záložku Data, Seřadit a filtrovat, Seřadit, ale je třeba označit tu část tabulky, ve které se budou data seřazovat. Při třídění je velmi důležité si uvědomit, že je nutné označit všechna související data, jinak změněná tabulka nebude odpovídat té původní. Pro seřazení údajů v celé tabulce podle některého sloupce, stačí označit jednu buňku ve zvoleném sloupci a kliknout na záložku Data, Seřadit a filtrovat na ikonu Seřadit od A do Z nebo Seřadit od Z do A. Pro vyhledávání dat se zadá na záložce Domů, Úpravy, Najít a vybrat, Najít. Do otevřeného dialogového okna Najít a nahradit se zapíší hledaná data a po stisknutí tlačítka Najít další budou požadovaná data označena buňkovým kurzorem. Chcete-li určitá data v tabulce zaměnit za jiná, použijete příkaz Nahradit a v dialogovém okně zadáte požadované volby. 3. Vzorce a funkce 3.1 Základní aritmetické a logické vzorce Vzorce v programu MS Excel představují rovnice, které provádějí operace s hodnotami v buňkách. Každý vzorec začíná znaménkem = (rovná se). Ve vzorcích jsou téměř vždy uvedeny souřadnice buněk obsahující čísla, se kterými se počítá. Nezadávají se čísla obsažená v buňkách, protože při změně obsahu těchto buněk se okamžitě přepočítávají hodnoty buněk, které na ně odkazují. Jako operace lze použít sčítání, odčítání, násobení a dělení nebo se mohou porovnávat hodnoty v buňkách. Pořadí operací lze ve vzorci změnit pomocí závorek. Vzorec pro součet se vytvoří tak, že přímo do buňky, kde se má zobrazit výsledek, se zapíše znak = a dále jednotlivé souřadnice buněk, které chceme sečíst. Tak např. do buňky D2, kde chceme sečíst hodnoty buněk A2, B2 a C2, se zapíše =A2+B2+C2. Po stisku klávesy Enter se vzorec změní na konkrétní hodnotu. Pro součet lze použít i funkci Suma, popsanou dále v textu. Při vytváření vzorce pro výpočet ceny zboží s DPH je třeba brát v úvahu, že celková cena je vyšší o DPH. Vzorec tedy vypadá = původní cena + navýšení, kde navýšení představuje původní cenu krát %DPH, takže výsledný vzorec má vzhled: = původní cena + původní cena krát %DPH. Je-li původní cena např. 100 Kč a DPH 19% pak vzorec vypadá takto = 100 + 100*19%. Nezapomeňte, že místo hodnot se zadávají adresy buněk. - 42 -
Relativní odkaz Absolutní odkaz Obyčejný odkaz na buňku je vždy odkaz relativní, při plnění a kopírování se mění podle polohy buněk. Odkaz, který se při kopírování nemění, se nazývá absolutní. Zadává se tak, že před sloupec i řádek se umístí znak $ pomocí klávesy F4 nebo zapsáním z klávesnice. 3.2 Práce s funkcemi Výrazy mohou také obsahovat připravené funkce, které můžeme zapisovat z klávesnice nebo je zadávat pomocí průvodce funkcí. Na záložce Vzorce, Vložit funkci nebo tlačítkem Vložit funkci v řádku vzorců se otevře stejnojmenné dialogové okno, kde vybereme požadovanou funkci, v dolní části okna vidíme stručný návod k sestavení funkce, většinou ji však stačí vybrat a pak myší označit buňky, se kterými má výraz počítat. Nejčastěji používanou funkci Součet lze snadno zadat pomocí tlačítka AutoSum na záložce Vzorce. Při vložení této funkce, program označí oblast, kterou odhaduje sečíst. Lze označit myší i jinou oblast. Po stisknutí klávesy Enter je výraz dokončen. Při tvorbě průměru (případně funkcí Maximum, Minimum) se postupuje jako u Součtu s tím, že se kliknete na záložce Vzorce na Automatické shrnutí, rozbalí se seznam s 5 nejčastěji používanými funkcemi. Vyberete funkci Průměr a označíte oblast, ze které má být průměr vypočten. 4. Formát tabulky Úprava vzhledu tabulky v souhrnu znamená nastavit její formát. Nastavuje se formát jednotlivých buněk nebo buněk ve výběru. Pro formátování buňky volíme záložku Domů, Buňky, Formát, Formát buněk, který otevře dialogové okno Formát buněk. 4.1 Formát čísel, textu Formát čísla se nastavuje v dialogovém okně Formát buněk na kartě Číslo. V seznamu Druh vyberte požadovanou volbu. V poli Desetinná místa nastavíte počet desetinných míst, která se mají zobrazovat. Počet zvolených desetinných míst se zobrazí, i když je vloženo číslo celé. Pro rychlou úpravu zobrazení na určitý počet desetinných míst stačí využít ikon Přidat desetinné místo nebo Odebrat desetinné místo na záložce Domů, Číslo - 43 -
Poté klikneme na styl čáry A nakonec klikneme na druh ohraničení Další možnosti upřesnění Vyberte požadovaný druh čísla Nejprve zvolíme barvu ohraničení Měnový formát se dvěma desetinnými místy pro českou měnu nastavíme klepnutím na ikonu Měna nebo opět v dialogovém okně Formát buněk, kde je možné nastavit měnový formát přímo s udáním počtu desetinných míst, případně symbolem jiné národní měny. Pokud potřebujeme zajistit, aby se zobrazovaly nuly i před číslem, nastavíme po zadání záložky Domů, Buňky, Formát, Formát buněk, Číslo v poli Druh volbu Speciální nebo Text. Formát písma (textu) tj. druh, velikost, styl a barva se nastavuje na kartě Písmo v dialogovém okně Formát buněk. Jednotlivé volby jsou na první pohled zřejmé. 4.2 Zarovnání, ohraničení a stínování buněk V dialogovém okně Formát buněk na kartě Zarovnání se určuje, jak bude obsah buňky zarovnán ve vodorovném i svislém směru. Pro vodorovné zarovnání je možné použít tlačítka na panelu nástrojů Formát. Po zaškrtnutí políčka Sloučit buňky a odsouhlasení, se vybrané sousedící buňky chovají jako jedna a mají stejnou adresu, jako první buňka výběru. Po zatržení volby Zalomit text je možné nechat text v buňkách zalamovat. Zalomit text je možné i na záložce Domů, Zarovnání, Zalomit text. Pokud potřebujete sloučit několik buněk v jednu, označíte je do bloku a klepneme na ikonu Sloučit a zarovnat na střed na záložce Domů, Zarovnání, Sloučit a zarovnat na střed nebo zadáme záložku Domů, Buňky, Formát, Formát buněk, Zarovnání a v zobrazeném dialogovém okně Formát buněk v oblasti Nastavení textu zatrhnete volbu Sloučit buňky. Pomocí pole Orientace je možné otočit text v buňce. Nejjednodušší je přímo uchopit ukazatel a umístit ho do požadované polohy. Pokud potřebujete otočit obsah buňky o přesnou hodnotu, použije se číselné vstupní pole. Mřížka, do které se vkládají data, se nevytiskne a v Náhledu není vidět. Proto pro její zviditelnění je nutné jednotlivé buňky ohraničit. Ohraničení provedeme po vybrání oblasti, kterou chceme ohraničit, pomocí dialogového okna Formát buněk na kartě Ohraničení. Styl a případně barvu čáry vybereme v poli Čára. Vybranou oblast tabulky lze ohraničit i stiskem tlačítka Ohraničení na panelu nástrojů Formát. Vzhled a barva výplně buňky se nastavuje v dialogovém okně Formát buněk na záložce Výplň. Barvu plochy buňky lze i nastavit stisknutím tlačítka Barva výplně na záložce Domů, Písmo. - 44 -
4.3 Formátovat jako tabulku Na záložce Domů, Styly, Formátovat jako tabulku se otevře nabídka, která poskytuje celkem 60 předdefinovaných formátů. Použijí se, pokud chceme celou tabulku formátovat najednou. Při volbě automatického formátu je nutné požadovanou oblast vybrat. 4.4 Podmíněné formátování Buňky s podmíněným formátováním reagují na obsažené hodnoty a při splnění určitých zadaných podmínek změní automaticky svůj formát, tj. stínování, ohraničení buňky nebo barvu písma. Na záložce Domů, Styly, Podmíněné formátování se v nabídce nastavují jednotlivé podmínky. 5. Nastavení stránky a tisk Výsledky naší práce se zpravidla prezentují na papíře, proto je velmi důležité umět požadovaná data správně vytisknout. 5.1 Celkový vzhled tabulky, náhled Pro přesné zobrazení stránek, tak jak budou vytištěny, se zadává Tlačítko Office, Tisk, Náhled nebo kliknout na ikonu Náhled v Rychlém přístupu. V okně náhledu si můžete prohlédnout stránku určenou k tisku a pomocí tlačítek na panelu nástrojů povést případné změny. Tlačítkem Vzhled stránky se zobrazí dialogové okno Vzhled stránky, které obsahuje čtyři karty Stránka, Okraje, Záhlaví a zápatí, List. Vzhled stránky lze nastavit i po zadání příkazu Tlačítko Office, Tisk, Vzhled stránky Na kartě Stránka zpravidla volíte orientaci tištěného listu na výšku nebo na šířku, upravujete velikost tabulky a vybíráte formát papíru. Na kartě Okraje je možné upravit velikost okrajů dokumentu nebo tabulku na stránce vodorovně a svisle vycentrovat. Chcete-li vložit čísla stránek nebo jiný text nad nebo pod data na listu, můžete do tištěného listu přidat Záhlaví a zápatí. Je vidět pouze v náhledu a vytvoří se v dialogovém okně Vzhled stránky na záložce Záhlaví a zápatí po zadání příkazu Tlačítko Office, Tisk, Vzhled stránky nebo na záložce Vložení, Text, Záhlaví a zápatí Po klepnutí na tlačítko Vlastní záhlaví nebo Vlastní zápatí se otevře příslušné dialogové okno, kam můžete zapsat požadované údaje. - 45 -
Orientace stránky na šířku Úpravou hodnoty zmenšíte nebo zvětšíte velikost tabulky Volby pro vycentrování tabulky na stránce 5.2 Použití základních voleb tisku Příkazem Tlačítko Office, Tisk nebo kliknutím na ikonu Náhled, Tisk se zobrazí dialogové okno Tisk pro nastavení parametrů tisku. Vybere se tiskárna, na které chcete tisknout, určí se rozsah tisku a počet kopií. V poli Tisknout určíme, zda chceme vytisknout pouze výběr (označená část tabulky), aktivní listy nebo celý sešit. Pro tisk do souboru zatrhněte v dialogovém okně Tisk pole Tisk do souboru a po schválení v nově otevřeném dialogovém okně Tisk do souboru zadejte do textového pole Název výstupního souboru jméno souboru, do kterého se má tisknout. Soubor bude umístěn podle nastavení výchozí složky pro otevření a uložení souborů programu MS Excel, zpravidla do složky Dokumenty nebo do složky, kde je umístěn soubor původní. 6. Práce s grafy a obrázky 6.1 Tvorba grafů Pro lepší orientaci a názornost, k získání rychlého přehledu nebo vysledování trendů umožňují tabulkové editory vytvářet grafy. Excel dokáže stisknutím klávesy F11 vytvořit graf téměř okamžitě. Pro vytvoření grafu vyberte část tabulky nebo do ní umístěte buňkový kurzor a stiskněte uvedenou klávesu. Graf se vloží na nový list Graf1 před listem s tabulkou. Po zadání příkazu Vložení, Grafy, vybereme typ a podtyp grafu (sloupcový, spojnicový, výsečový ). Po zvolení příslušného typu se graf ihned vloží do listu, kde je tabulka. Před jeho vložením je vhodné vybrat oblast buněk, z nichž má být graf sestaven. Chceme-li změnit rozložení grafu např. přidat název grafu, zobrazit popisky dat klikneme na záložku Nástroje grafu, Návrh, část Rozložení grafu a z nabídky vybereme, které rozložení chceme použít. - 46 -