Analýza stavu implementace a řízení projektů SA

Analýza stavu implementace a řízení projektů SA Fáze 2: Analýza stavu projektového řízení ve veřejné správě Zadavatel: Ministerstvo vnitra České republiky Sídlo: Nad štolou 936/3, Praha 7 Holešovice, 170 34 IČ: 00007064 Tel: +420 974 811 111 Fax: +420 974 833 582 Datum zpracování: 5.října 2010 Verze 1.1

OBSAH 1 Manažerské shrnutí... 4 2 Úvod... 5 2.1 Kontext projektu... 5 2.2 Zkratky a termíny... 7 3 Obsah a metoda analýzy, výběr respondentů... 9 3.1 Obsah a metoda analýzy... 9 3.2 Výběr respondentů... 9 4 Výstupy dotazníkového šetření... 10 4.1 Celkové shrnutí... 10 4.1.1 Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky... 10 4.1.2 Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací... 68 4.2 Shrnutí dle typu organizace... 70 5 Vybrané závěry a jejich vliv na projektové řízení... 71 5.1 Metodika a nástroje projektového řízení... 71 5.2 Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení... 73 5.3 Vlivy na projektové řízení... 74 5.4 Organizace projektového řízení ve veřejné správě... 74 5.5 Závěry shrnutí... 75 6 Opatření pro rozvoj Projektového řízení... 76 6.1 Informační portál projektového řízení ve veřejné správě... 77 6.1.1 Vytvoření informačního portálu pro organizace veřejné správy, které se snaží získat informace o možných zdrojích spolufinancování projektů... 77 6.1.2 Vytvoření databáze realizovaných projektů... 77 6.1.3 Vytvoření rozcestníku pro témata projektového řízení ve státní správě... 78 6.2 Podpora propagace... 79 6.2.1 Každoroční konference projektového řízení ve veřejné správě... 79 6.2.2 Cena pro nejlepší projektové řízení projektu ve veřejné správě... 79 6.2.3 Školení a certifikace projektového řízení... 80 6.2.4 Mezinárodní konference projektového řízení ve veřejné správě... 80 6.3 Materiály a podklady... 81 6.3.1 Metodika projektového řízení ve veřejné správě praktický rádce pro různé typy projektů 81 6.3.2 Materiály podpory procesů projektového řízení... 81 6.4 Poskytování služeb... 82 Strana 2

6.4.1 Služby projektového řízení... 82 6.4.2 Zajištění odpovědí na dotazy v oblasti řízení projektů a výměna zkušeností... 83 7 Přílohy... 84 7.1 Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření detailní popis... 84 7.1.1 Metody zjišťování... 84 7.1.2 Metoda výběru respondentů... 85 7.1.3 Zajištění informovanosti... 87 7.1.4 Etapy dotazníkového šetření... 88 7.1.5 Metoda vyhodnocení... 93 7.2 Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě... 95 7.3 Text výzvy pro respondenty dotazníkového šetření... 128 7.4 Text oznámení o realizaci dotazníkového šetření... 129 7.5 Shrnutí dle typu organizace... 130 7.5.1 Orgány státní správy... 130 7.5.2 Krajské úřady... 155 7.5.3 Statutární města... 175 7.5.4 Obce III. Stupně... 198 7.5.5 Obce II. Stupně... 223 7.5.6 Obce I. Stupně... 249 Strana 3

1 MANAŽERSKÉ SHRNUTÍ Tento dokument shrnuje průběh a výsledky z analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení, realizované formou dotazníkového šetření mezi zástupci veřejné správy. Analýza je součástí projektu Analýza stavu implementace a řízení projektů SA a je realizována v červenci záři 2010 jako jeho fáze 2 (SA zkratka pro strategii Smart Administration). Na základě získaných odpovědí pak dokument zároveň předkládá závěry a návrhy opatření v oblasti projektového řízení, jejichž stručný přehled je uveden i v tomto manažerském shrnutí. Cíle fáze 2 Cílem této fáze a dílčím cílem projektu Analýza stavu implementace a řízení projektů SA je zjištění stavu implementace projektového řízení v orgánech veřejné správy vůči definované strategii. Tento dílčí cíl navazuje na cíle nadřazeného projektu Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě (KOZA SA VS) : podpora zavádění standardů projektového řízení v organizacích VS, zvyšování flexibility veřejné správy, podpora kvality řízení projektů s důrazem na implementaci SA. Závěry a návrhy opatření v oblasti projektového řízení Na základě získaných informací bylo provedeno vyhodnocení jak z pohledu celé veřejné správy tak z pohledu jednotlivých typů orgánů státní správy i územních samospráv. Dílčích i celkové výsledky byly shrnuty do závěrů a byla navržena opatření z nich vyplývající. Mezi nejvýznamnější závěry, které byly v průběhu analýzy identifikovány patří zejména: Navrhovaná opatření V rámci orgánů veřejné správy existuje zájem o projektové řízení. Nízká úroveň znalostí o pozitivních efektech projektového řízení má vliv na průběh a výsledky projektů. Spolufinancování ze strukturálních fondů není zárukou správného projektového řízení, přispívá však k osvojení některých základních principů. Menší zapojení pracovníků příslušných úřadů do realizace může mít vliv na nízkou úroveň interní podpory projektů. V rámci orgánů veřejné správy dominuje liniové řízení a projektové myšlení zatím není dostatečně rozšířené. Navrhovaná opatření zohledňují ovlivnitelnost z pozice Zadavatele. Pro oblast Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení se návrhy opatření týkají: 1. informačního portálu projektového řízení ve veřejné správě; 2. podpory propagace a poskytování informací o projektovém řízení. Návrhy z oblasti Metodika a nástroje projektového řízení byly detailně rozpracovány v kapitolách: 3. materiály a podklady pro podporu projektů; 4. poskytování služeb pokrývající některé procesy projektového řízení. U každého navrhovaného opatření je uvedena náročnost a odhadovaná doba realizace. Jednotlivá opatření se snaží maximalizovat využití potenciálu již existujících informací a zkušeností při minimalizaci finančního rozsahu. Ten se však u většiny návrhů jeví jako nejvýznamnější omezující faktor pro jejich realizaci. Strana 4

2 ÚVOD Tento dokument shrnuje průběh a výsledky z analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení, realizované formou dotazníkového šetření mezi zástupci veřejné správy. Analýza je součástí projektu Analýza stavu implementace a řízení projektů SA a je realizována v červenci záři 2010 jako jeho fáze 2. Dotazníkové šetření bylo provedeno s ohledem na efektivitu a snížení zátěže respondentů společně pro první dvě fáze projektu Analýza stavu implementace a řízení projektů SA : Fáze 1: Provedení analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace SA ve veřejném sektoru Fáze 2: Provedení analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení. Fáze 1 je vyhodnocena jako samostatný výstup v dokumentu Analýza stavu implementace SA. Výstupem fáze 2 je tento dokument. 2.1 Kontext projektu Ministerstvo vnitra, Odbor programového řízení realizuje projekt Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě (KOZA SA VS), spolufinancovaný z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Hlavním cílem projektu je podpora zavádění standardů projektového řízení v organizacích VS, zvyšování flexibility veřejné správy a podpora kvality řízení projektů s důrazem na implementaci SA. Mezi dílčí cíle KOZA SA VS patří: Zvýšení informovanosti zástupců cílových skupin (organizace veřejné správy) o požadavcích na implementaci principů projektového řízení. Implementace strategických dokumentů a projektů zaměřených na projektové řízení v regionech a na ústředních orgánech státní správy. Zvýšení absorpční kapacity v projektech zaměřených na SA. Vytvoření standardů vzdělané veřejné správy, včetně vytvoření standardů vzdělávání zaměstnanců VS v oblasti projektového řízení. Zvýšení elektronizace VS podpora projektů zaměřených na e-government. V rámci realizace projektu KOZA SA VS byly jako jedny z problematických částí v oblasti projektů Smart Administration (SA) identifikovány nedostatečný přehled stavu implementace SA vůči definované strategii a nedostatečný přehled stavu implementace projektového řízení v orgánech statní správy vůči definované strategii. Na odstranění těchto nedostatků byl připraven projekt Analýza stavu implementace a řízení projektů SA. Výstupy projektu budou sloužit pro: revizi priorit Strategie realizace Smart Administration v období 2007 2015, vyšší cílení přímé podpory při implementaci Smart Administration (vazba na plánované projekty), a to v rámci strukturálních fondů i ostatních zdrojů, vyšší podporu projektového řízení ve veřejném sektoru, větší zapojení organizací veřejného sektoru do implementace Smart Administration. V rámci projektu byly identifikovány činnosti (fáze), které je nutné realizovat pro získání přehledu v obou oblastech: 1. Analýza stávajícího stavu v oblasti implementace SA 2. Analýza stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení Strana 5

3. Zhodnocení projektů realizovaných v oblasti SA (identifikace struktury a jejich rozdělení dle řešené problematiky) ve veřejné správě 4. Identifikace optimální podoby projektového řízení 5. Realizace závěrečné konference. V souladu s výše uvedeným realizovalo Ministerstvo vnitra od 9. 8. 2010 do 15. 10. 2010 dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru, s cílem zmapovat stav zavádění projektového řízení a naplňování cílů Smart Administration obecně. Cílovými skupinami respondentů byly organizační složky státu, kraje, statutární města a obce I, II a III. typu. Zajištění realizace těchto aktivit bylo provedeno na základě výběrového řízení v rámci samostatného projektu s podporou externího dodavatelského týmu. Tento dokument je výstupem části 2 tohoto projektu Analýza stavu implementace a řízení projektů SA a jeho cílem je provedení celkové analýzy stavu projektového řízení v rámci všech projektů realizovaných subjekty státní správy a územní samosprávy. Předmětem šetření tak nebyly pouze projekty patřící do skupiny Smart Administration nebo projekty spolufinancované ze strukturálních fondů, ale všechny akce, které splňují charakter projektů (jsou realizovány mimo běžné procesy a agendy ve stanoveném finančním a časovém rámci). Strana 6

2.2 Zkratky a termíny Zkratky a termíny použité v dokumentu. Zkratka /Termín Projekt Programová kancelář Program Metodika projektového řízení Projektové řízení Smart Administration SA Strukturální fondy Řízení rizik Zájmové skupiny (stakeholders) Projektový záměr Udržitelnost projektu Popis Jedinečný časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů co do kvality, standardů a požadavků. Organizační jednotka určená k centrální koordinaci jí určených projektů. Portfolio projektů vybraných, plánovaných a řízených koordinovaným způsobem. Způsob řízení projektu. Představuje způsob rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů. Soubor opatření zaměřených na zvyšování kvality a efektivity veřejné správy. Vychází z vládního dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Strategie obsahuje cíle, projektové okruhy a návrhy systémových opatření, zaměřených na zefektivnění procesů v organizacích veřejné správy. Smart Administration Fondy EU sloužící k financování cílů regionální a strukturální politiky EU, čili hlavně ke zvyšování hospodářské vyspělosti evropských regionů. Zahrnuje vybudování vhodné infrastruktury a použití logického a systematického postupu ke zjištění souvislostí, identifikaci, analýze, vyhodnocení, zvládání, sledování a hlášení rizik spojených s projektem takovým způsobem, který dovolí minimalizovat ztráty. Zájmové skupiny představují aktéry projektu, kteří jsou charakterizováni různou mírou zájmu a rozdílnou motivací, kterou mají k ovlivnění projektu. Konkrétní představa o budoucím projektu, která obsahuje základní informace o projektu - cíle projektu, zdroje financování, způsoby realizace, časový harmonogram a předpokládané výstupy projektu. Je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. Strana 7

Obec I. stupně Obec II. stupně Obec III. stupně VS OSS Obcí I. stupně je každá obec a mezi její agendy patří vedení evidence obyvatel, zajišťování voleb, zabezpečování ochrany veřejného pořádku atd. Neboli obec s pověřeným obecním úřadem vykonávající v rámci přenesené působnosti na svém území státní správu v rozsahu přiznaném obcím s pověřeným obecním úřadem. Zajišťuje různé činnosti (stavební úřady, matriky, ) za malé obce na základě dohody mezi obcemi nebo rozhodnutí. Neboli obec s rozšířenou působností mají oproti ostatním obcím některé oblasti působnosti navíc (přenesená působnost státní správy), a to nejen pro svůj vlastní, základní správní obvod, ale zpravidla i pro další obce v okolí. Zajišťují například činnosti živnostenských úřadů, vydávání cestovních a osobních dokladů, řidičských průkazu, vedení registru motorových vozidel, péče o nepřizpůsobivé občany, vyplácení sociálních dávek (nahradily činnosti okresních úřadů) veřejná správa Organizační složka státu, neboli ministerstva a jiné správní úřady státu (úřady práce, veterinární úřady, hasiči, policie apod.), Ústavní soud, soudy, státní zastupitelství, Nejvyšší kontrolní úřad, Kancelář prezidenta republiky, Úřad vlády České republiky, Kancelář Veřejného ochránce práv, Akademie věd České republiky, Grantová agentura České republiky a jiná zařízení, o kterých to stanoví zvláštní právní předpis nebo zákon 219/2000 Sb.; obdobné postavení jako organizační složka státu má Kancelář Poslanecké sněmovny a Kancelář Senátu. Strana 8

3 OBSAH A METODA ANALÝZY, VÝBĚR RESPONDENTŮ V této kapitole je stručně popsáno, co bylo předmětem analýzy, v jakém prostředí (oblasti) bylo prováděno získávání podkladů a jaké metody byly pro šetření použity. Detailní popis Použitých metod, klíče pro výběr respondentů a detailní průběh dotazníkového šetření včetně popisu jednotlivých etap oslovování respondentů je v příloze Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření detailní popis (str. 84). 3.1 Obsah a metoda analýzy Obsahem analýzy popisované tímto dokumentem je zjištění stavu v oblasti projektového řízení v subjektech státní správy a samosprávy. Jako metoda zjišťování informací bylo použito dotazníkové šetření, které proběhlo společně pro fázi 1 a 2. Otázky, použité v dotazníku, byly připraveny ve spolupráci se zaměstnanci Odboru programového řízení MV tak, aby zajistily získání požadovaných dat. Dotazník pro oblast projektového řízení byl rozdělen do 3 částí, které na sebe logicky navazují: První část (A) obsahovala otázky zaměřené na zjištění informací o charakteru realizovaných projektů a byla rozdělena na 8 otázek (A1. A8.). Část druhá (B) vycházela z předpokladu, že se v příslušné organizaci projekty již realizují a jejím cílem bylo zjištění, do jaké míry jsou využívány principy projektového řízení. Tato část obsahovala 15 otázek (B1. B15.). Poslední část dotazníku (C) byla věnována informacím relevantním pro analýzu již ukončených projektů. Obsah této části byl rozdělen do 9 otázek (C1. C9.) 3.2 Výběr respondentů Respondenty šetření byly organizace veřejného sektoru. Cílová skupina respondentů byla vybrána na základě klíče pro stanovení struktury respondentů odsouhlaseném se zástupci Odboru programového řízení MV. Při rozesílání dotazníku bylo kalkulováno s vysokým počtem nevyplněných dotazníků, proto byl rozsah cílové skupiny větší, než bylo nutné pro zajištění požadované úrovně vyhodnocení. Klíč pro stanovení struktury respondentů: Obce typu 1 počet respondentů byl vybrán na základě stanovení poměrného zastoupení obcí dle velikosti v jednotlivých krajích a jejich četnosti. U obcí nad 1 500 obyvatel došlo k plošnému oslovení, což bylo dáno vazbou na plošné oslovení obcí typu II, které byly osloveny všechny a některé z nich byly velikostí totožné s obcemi typu I. Obce typu II došlo k plošnému oslovení. Obce typu III a statutární města došlo k plošnému oslovení. I přes skutečnost, že se jedná o obce stejného typu, byla pro účely šetření statutární města vyhodnocována individuálně. Kraje došlo k plošnému oslovení. OSS došlo k plošnému oslovení. Celkem bylo osloveno všech 82 organizačních složek státu, všech 14 krajských úřadů, všech 23 statutárních měst, 182 obcí typu III, 182 obcí typu II a 1654 obcí typu I (z toho 498 obcí nad 1500 obyvatel a 1156 obcí do 1500). Strana 9

4 VÝSTUPY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘENÍ Výstupy dotazníkového šetření pro oblast současného stavu projektového řízení v orgánech veřejné správy byly shrnuty dle pohledu na získaná data ze dvou pohledů: Celkové shrnutí; Shrnutí dle typu organizace. Podle těchto shrnutí bylo následně provedeno vyhodnocení dat. Rozdělení do podkapitol u obou oblastí odpovídá struktuře dotazníku, který je přílohou 7.2 Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě (strana 89.) této analýzy. Shrnutí dle typu organizace bylo z důvodu rozsahu a vysokého detailu zařazeno jako příloha 7.5 Shrnutí dle typu organizace (str. 122) tohoto dokumentu. 4.1 Celkové shrnutí V rámci celkového shrnutí byla provedena analýza získaných dat bez rozdělení na jednotlivé typy organizací. Dosažené hodnoty u jednotlivých odpovědí tak vypovídají o celkovém stavu projektového řízení ve veřejné správě. Celkové shrnutí bylo provedeno ze dvou následujících pohledů, podle kterých je pak dále i strukturována tato kapitola: Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky pro každou otázku uvedené souhrnné výsledky, doplněné o přehled výsledků za jednotlivé typy organizací Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací provedena analýza z pohledu závislostí mezi výsledky vybraných otázek pro danou organizací. Přestože se jedná o celkové (souhrnné) vyhodnocení, je v kapitole Vyhodnocení výsledků za jednotlivé otázky doplněný přehled výsledků za jednotlivé typy organizací. Tento přehled zabrání možnému zkreslení celkového vyhodnocení z důvodu nerovnoměrného zastoupení počtu respondentů z jednotlivých typů organizací. Při hodnocení každé otázky se tak analýza snaží zaznamenat i případné rozdíly proti výsledkům u vyhodnocení jednotlivých typů organizací. V kapitole Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací bylo provedeno porovnání výsledků a závislostí na základě odpovědí pro danou organizaci na určitý druh otázky z dotazníkového šetření. 4.1.1 Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky Kapitola obsahuje grafické znázornění výsledků celkového vyhodnocení dotazníkového šetření v rozdělení do podkapitol, které odpovídají původnímu rozdělení z dotazníku. Doplňující textový popis obsahuje jak analýzu celkových výsledků, tak jejich porovnání s hodnotami získanými analýzou za jednotlivé typy organizací. 4.1.1.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy. 4.1.1.1.1 Jsou v rámci organizace realizovány projekty? Z hlediska porovnání mezi jednotlivými typy organizací veřejné správy se dle výsledků dotazníkového šetření projekty realizují ve 100% organizací typu krajské úřady, statutární města a obce III. stupně. Strana 10

Z hlediska velikosti není překvapivé, že se zmenšováním velikosti organizace (obce II. a I. stupně) vzrůstá i počet organizací, které projekty nerealizují (12% a 25%). Překvapivé však je, že u orgánů státní správy v 15% případů projekty také nerealizují, což může být způsobeno tím, že adresát dotazníku nemůže mít přehled o realizovaných projektech ostatních odborů. Přesto však je tato informace překvapivá. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% ANO NE Obr. 4.1.1-1 Přehled podílu organizací veřejné správy, které realizují a nerealizují projekty Strana 11

4.1.1.1.2 Důvody pro nerealizování projektů Adresátem této otázky byly pouze ti respondenti, u kterých se projekty nerealizují, což zahrnuje orgány státní správy a obce I. a II. stupně. Zde je patrný rozdíl v převažující odpovědi u obcí. Z více než 50% případů byl hlavním důvodem zvolen nedostatek finančních prostředků. V případě OSS nepředstavoval daný důvod tak výrazný rozdíl od druhého důvodu, kterým byl nedostatek času pracovníků organizace. Obr. 4.1.1-2 Přehled procentního zastoupení důvodů pro nerealizování projektů Důvody pro nerealizování projektů dle typu organizace oss Kr úřad obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nedostatek času pracovníků organizace na přípravu a realizaci projektů Nedostatek finančních zdrojů Neexistuje potřeba na straně organizace Nedostatek informací o možnostech realizace projektů Jiné Obr. 4.1.1-3 Přehled procentního zastoupení důvodů pro nerealizování projektů dle typu organizace Strana 12

4.1.1.1.3 Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech U zjišťování druhů realizovaných projektů se projevil větší počet respondentů z obcí, čímž se z celkového pohledu na přední místo dostaly stavební projekty. Při porovnání výsledků za jednotlivé typy organizací je však možné vypozorovat několik trendů souvisejících s růstem organizace tzn. od obcí I. stupně směrem k OSS: 1. Klesá podíl stavebních projektů. Největší podíl je u obcí I. stupně. 2. Roste podíl personálních projektů. U obcí I. stupně tvoří pouze 3% oproti 13% u OSS. 3. Podíl projektů zaměřených na implementaci IS zůstává velice výrazný přes všechny typy organizací s průměrným podílem 20%. Největší výkyv je u OSS, kde tyto projekty tvoří celou 1/3 všech projektů. Obr. 4.1.1-4 Přehled procentního zastoupení typů projektů realizovaných subjekty veřejné správy Strana 13

Druhy realizovaných projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.) Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.) Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.) Personální (personální audit, reorganizace aj.) Sociální (školení, konference aj.) Stavební (včetně stavebních úprav) Jiné Obr. 4.1.1-5 Přehled procentního zastoupení typů projektů realizovaných subjekty veřejné správy dle typu organizace Strana 14

4.1.1.1.4 Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Rozdělení projektů z hlediska délky realizace je v celkovém pohledu i z detailního pohledu jednotlivých typů rovnoměrné. Zastoupení projektů s délkou trvání větší než 6 měsíců je výrazné pouze u OSS a krajů. Obr. 4.1.1-6 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska délky Průměrná délka realizovaných projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% méně jak 3 měsíce 3-6 měsíců 6-12 měsíců více jak 12 měsíců Nevím Obr. 4.1.1-7 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska délky dle typu organizace Strana 15

4.1.1.1.5 Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Celkové vyhodnocení i pohled dle typu organizace potvrzují, že většina projektů (téměř 60%) realizovaných orgány veřejné správy spadá do finančního rozsahu 6 miliónů korun přičemž téměř 35% je projektů s hranicí do 2 miliónu Kč. Velké projekty s rozpočtem nad 100 miliónu Kč zaujímají podíl nad 10% u všech typů organizací s výjimkou obcí I. a II. stupně. Nicméně tento výsledek mohl být ovlivněn zastoupením respondentů. Obr. 4.1.1-8 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska velikosti rozpočtu Strana 16

Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% méně jak 2.000 000 Kč 2.000 000 Kč 6.000 000 Kč 6.000 000 Kč 30.000 000 Kč 30.000 000 Kč 100.000 000 Kč více jak 100.000 000 Kč Nevím Obr. 4.1.1-9 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska velikosti rozpočtu dle typu organizace Strana 17

4.1.1.1.6 Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Počet započatých projektů je velice závislý na typu organizace. Zatímco u OSS a obcí I. stupně se vyskytuje odpověď typu žádný projekt nebyl zahájen a to shodně kolem 13%, u ostatních orgánů veřejné správy se tento typ odpovědi nevyskytuje a převažuje odpověď více než 10 projektů nebo 5-50 projektů. Obr. 4.1.1-10 Procentuální podíl počtu projektů zahájených organizacemi veřejné správy v posledních 12 měsících Strana 18

Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% méně než 5 5 10 více než 10 žádný Obr. 4.1.1-11 Procentuální podíl počtu projektů zahájených organizacemi veřejné správy v posledních 12 měsících dle typu organizace Strana 19

4.1.1.1.7 A6. Způsoby financování projektů Z celkového porovnání zdrojů financování je patrný významný podíl projektů financovaných ze strukturálních fondů EU. Tento podíl je u všech orgánů veřejné správy v rozsahu cca 20%. Výraznější podíl má především u OSS, kde činí 33%. Naopak využití účelové dotace ze státního rozpočtu pro financování projektů se využívá především u orgánů územní samosprávy a mnohem méně je využíván OSS. U krajských úřadů a statutárních měst je patrný velice vyrovnaný podíl všech zmíněných zdrojů financování. Obr. 4.1.1-12 Podíl jednotlivých zdrojů financování projektů Strana 20

Způsoby financování projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% Bankovní úvěr Financování z jiných zahraničních programů (Norských/Švýcarských fondů aj.) Jiné programy EU (Komunitární programy, PRV aj.) Národní programy Návratná finanční výpomoc Rozpočet orgánu státní správy/samosprávy Smluvně zajištěná půjčka Spolufinancování ze strukturálních fondů EU Účelová dotace ze státního rozpočtu Výnos z prodeje komunálních dluhopisů Jiné Obr. 4.1.1-13 Podíl jednotlivých zdrojů financování projektů dle typu organizace Strana 21

4.1.1.1.8 Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Detailní pohled na podíl financování projektů ze strukturálních fondů EU potvrzuje významný podíl na financování u všech orgánů veřejné správy. Klesající tendence u obcí I. stupně a II. stupně s většinou odpovědí určující podíl v rozmezí 25 50% je navíc doplněna rozporuplným stavem u OSS, kde takřka stejná část respondentů zvolila podíl větší než 50% a menší než 25%. Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% méně jak 25 % 25 50 % více jak 50 % Nevím Obr. 4.1.1-14 Přehled podílu projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU v rozdělení dle typu organizace Strana 22

4.1.1.1.9 Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Při porovnání výsledků u jednotlivých typů organizací podíl pracovníků, kteří se zúčastní realizace projektů, jen velice zřídka překročí 30% celkového počtu zaměstnanců a ve většině případů (od 40% u krajských úřadů až po takřka 90%u obcí III. stupně) činí 15%. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% méně jak 15 % 15 % - 30 % více jak 30 % Nevím Obr. 4.1.1-15 Přehled průměrného podílu pracovníků, kteří se zúčastní realizace projektů (v rozdělení dle typu organizace) Strana 23

4.1.1.1.10 Zodpovědnost za celkové vedení projektů V rámci jednotlivých typů organizací je možné z hlediska vedení projektů vysledovat trend využívání vedoucích pracovníků jako projektových manažerů. Nejvýraznější je tento podíl patrný u OSS, kde činí takřka 71 procent. I v případě nejmenšího podílu u statutárních měst neklesá pod 40%. Největší podíl na řízení projektů v rámci samostatného odboru projektového řízení je možné nalézt u statutárních měst a obcí III. stupně. Třebaže u krajských úřadů a obcí I. stupně je možné zaregistrovat vysoký podíl odpovědí typu Jiné (s ohledem na doplněné detaily pro volbu Jiné u Obcí I. stupně je však možné zařadit odpovědi z této kategorie do kategorie vedoucí pracovníci). Obr. 4.1.1-16 Přehled podílu způsobu vedení projektů z hlediska celkové zodpovědnosti Strana 24

Zodpovědnost za celkové vedení projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 20% 40% 60% 80% Externí projektoví manažeři Pracovníci samostatného odboru zodpovědného za řízení projektů Vedoucí pracovníci dočasně uvolnění na řízení projektu Vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit Jiné osoby Obr. 4.1.1-17 Přehled podílu způsobu vedení projektů z hlediska celkové zodpovědnosti dle typu organizace Strana 25

4.1.1.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy. 4.1.1.2.1 Jsou realizovány aktivity projektového řízení? Aktivity projektového řízení jsou na základě výsledků prováděny ve většině oslovených organizací. U respondentů z kategorie krajských úřadů a statutárních měst se jedná dokonce o 100% případů. Největší část odpovědí NE připadá na Obce I. stupně a OSS (46% a 30%). Jsou realizovány aktivity projektového řízení? oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 20% 40% 60% 80% 100% ANO NE Obr. 4.1.1-18 Podíl organizací, které provádějí a neprovádějí aktivity projektového řízení Strana 26

4.1.1.2.2 Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení Otázka zjišťující důvody pro neprovádění jakýchkoliv aktivit projektového řízení byla směřována pouze na respondenty, kteří zvolili odpověď NE v předešlé otázce, tzn. pouze respondenty z kategorie OSS a obcí. Žádný z možných důvodů nezískal výraznější zastoupení a rozdíl u jednotlivých typů organizací tak byl pouze v pořadí. U OSS se jako největší problém projevil nedostatek času na provádění aktivit projektového řízení, u obcí I. a II. stupně se jedná o nedostatek finančních prostředků a respondenti z řad obcí III. stupně zvolili za největší překážku neexistující potřebu k vykonávání těchto aktivit. Obr. 4.1.1-19 Přehled procentuálního zastoupení důvodů pro neprovádění aktivit projektového řízení Strana 27

Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení dle typu organizace oss obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Na podobné aktivity nejsou v rozpočtu projektu peníze Není dostatek času na provádění těchto aktivit V rámci organizace není znám způsob nebo důvod pro provádění zmíněných aktivit Jiné Obr. 4.1.1-20 Přehled procentuálního zastoupení důvodů pro neprovádění aktivit projektového řízení dle typu organizace Strana 28

4.1.1.2.3 Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Zjišťování plánovaných změn v oblastech řízení projektů bylo směřováno také pouze na respondenty, kteří odpověděli negativně na dotaz týkající se realizace aktivit projektového řízení. Nejčastější odpovědí, pokud pomineme převažující postoj žádné změny neprovádět, bylo realizování školení pracovníků v projektovém řízení, implementace nástroje pro projektové řízení a využití metodiky projektového řízení. Největší podíl negativního postoje k provádění jakýchkoliv změn byl patrný především u obcí I. a II. stupně. Obr. 4.1.1-21 Procentuální rozdělení plánovaných aktivit projektového řízení Strana 29

Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Certifikace vedoucích pracovníků v metodologii projektového řízení Implementace a využití nástroje pro podporu projektového řízení (např. MS Project) Školení pracovníků v projektovém řízení Vytvoření odboru projektového řízení (projektová kancelář) Vytvoření směrnice projektového řízení Využití metodiky projektového řízení při řízení projektů Žádné neplánujeme Jiné Nevím Obr. 4.1.1-22 Procentuální rozdělení plánovaných aktivit projektového řízení dle typu organizace Strana 30

4.1.1.2.4 Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Rozdělení podílů aktivit realizovaných v iniciační fázi projektu je z celkového pohledu shodné s rozdělením dle jednotlivých typů organizací a zahrnuje především Vymezení cílů projektu, Přípravu rozpočtu, Specifikaci finanční náročnosti a Analýzu možností kofinancování z fondů EU. Obr. 4.1.1-23 Rozdělení aktivit prováděných v iniciační fázi projektu Strana 31

Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% Analýza možností kofinancování a příprava žádosti o dotaci ze SF EU Analýza rizik projektu Komunikace zahájení projektu - Komunikační plán Příprava plánu řízení kvality projektu Příprava rozpočtu a časového plánu realizace projektu (harmonogram) Specifikace finanční náročnosti projektu Vymezení cílů projektu Vytvoření plánu řízení rizik projektu Zpracování technického řešení projektu Jiné Obr. 4.1.1-24 Rozdělení aktivit prováděných v iniciační fázi projektu dle typu organizace Strana 32

4.1.1.2.5 Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Vyhodnocení podílu jednotlivých aktivit prováděných v realizační fázi projektu z pohledu typů organizací zahrnuje 4 nejčastěji zastoupené volby (Průběžná kontrola realizace projektu, Kontrola harmonogramu, Vedení administrativy projektu a Řízení projektové dokumentace), jejichž pořadí a procentuální zastoupení se u vyhodnocení z pohledu jednotlivých typů organizací pouze mírně mění. Obr. 4.1.1-25 Rozdělení aktivit prováděných v realizační fázi projektu Strana 33

Aktivity prováděné v realizační fázi projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% Kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu Kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů Průběžná kontrola realizace projektu Rozhodování o řešení eskalovaných problémů Řízení projektové dokumentace Řízení rizik projektu Vedení administrativy projektu Vrcholové řízení projektu dle nadefinovaného plánu (harmonogramu a rozpočtu) Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace Jiné Obr. 4.1.1-26 Rozdělení aktivit prováděných v realizační fázi projektu dle typu organizace Strana 34

4.1.1.2.6 Aktivity prováděné po ukončení projektu Detailní rozdělení podílu aktivit prováděných při ukončení projektu z pohledu jednotlivých typů organizací odpovídá celkovému pohledu s menšími procentuálními rozdíly. Obr. 4.1.1-27 Rozdělení aktivit prováděných po ukončení projektu Strana 35

Aktivity prováděné po ukončení projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám Provedení závěrečného vyhodnocení Převedení zdrojů (např. pracovníků, technologií) na jiné projekty Vyhotovení Závěrečné zprávy projektu Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace Jiné Obr. 4.1.1-28 Rozdělení aktivit prováděných po ukončení projektu dle typu organizace Strana 36

4.1.1.2.7 Používané standardy projektového řízení Dle odpovědí respondentů nejsou standardy projektového řízení výrazně využívány. Všechny nabízené druhy standardů řízení projektů dosahují v maximální míře pouze 10% ze všech odpovědí s klesající tendencí směrem od OSS k obcím. U obcí I. stupně se 90 % respondentů vyjádřilo, že se v řízení projektů žádné standardy nepoužívají a zbylých takřka 10% využilo odpovědi Nevím. Zastoupení standardu ISO je výraznější pouze u OSS. U ostatních orgánů veřejné moci získala výraznější zastoupení ještě volba Ano, jiný bohužel však bez detailního popisu používaného standardu. Používané standardy projektového řízení dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ano, IPMA Ano, ISO 10006 Ano, jiný Ne, žádný standard projektového řízení nepoužíváme Jiné Nevím Obr. 4.1.1-29 Podíl organizací, které používají některý ze standardů projektového řízení Strana 37

4.1.1.2.8 B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Celkové vyhodnocení výsledků z hlediska otázky na způsoby provádění odhadů nákladů odpovídá i rozdělení odpovědí u jednotlivých typů organizací. Převažující praxí je tedy využití zkušenosti z předchozích projektů a průzkum standardních cen na trhu s nevelkým náskokem před zpracováním externím dodavatelem. Způsob tzv. Podle nejlepšího vědomí byl zvolen takřka u všech typů organizací (s výjimkou krajských úřadů) a největší podíl získal u obcí I. stupně. Obr. 4.1.1-30 Rozdělení způsobů provádění odhadů nákladů projektu Strana 38

Způsoby provádění odhadů pracnosti dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Dle zkušeností z realizovaných projektů Průzkumem standardních cen na trhu Jiné Podle nejlepšího vědomí a svědomí Zadáním na externího dodavatele Obr. 4.1.1-31 Rozdělení způsobů provádění odhadů nákladů projektu dle typu organizace Strana 39

4.1.1.2.9 Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Celkové vyhodnocení provádění zdokumentování zkušeností z projektů zvýrazňuje takřka 20% respondentů, kteří tuto aktivitu neprovádějí. Výrazně menší podíl této odpovědi je pouze u obcí II. a III. stupně. Odpověď Nevím je v celkovém vyhodnocení na úrovni cca 5%, nicméně u OSS a krajských úřadů dosahuje více než dvojnásobek této hodnoty (10% a 12,5%). Převažující přístup u orgánů veřejné správy tedy zahrnuje provádění zdokumentování pouze u vybraných projektů. Obr. 4.1.1-32 Přístup organizací k dokumentaci zkušeností z projektů Strana 40

Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Rozdělení dle typu organizace. oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Ano, pouze u vybraných projektů Ano, u všech projektů NE Nevím Obr. 4.1.1-33 Přístup organizací k dokumentaci zkušeností z projektů dle typu organizace Strana 41

4.1.1.2.10 Způsoby provádění kontroly kvality projektu Celkové vyhodnocení z hlediska obecných závěrů odpovídá výsledkům za jednotlivé typy organizací, což znamená, že nejčastější aktivitou z hlediska kontroly kvality je provádění kontroly hlavních výstupů (34%) s více než dvojnásobným odstupem od aktivity ustanovení manažera kvality (14%). Takřka stejný podíl (32%) jako nejčastější aktivita však má i přístup, který spočívá v neprovádění jakýchkoliv aktivit spadající pod kontrolu kvality projektu. Obr. 4.1.1-34 Procentuální rozdělení aktivity prováděných v oblasti kontroly kvality Strana 42

Kr úřad Způsoby provádění kontroly kvality projektu dle typu organizace oss statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Hlavní výstupy projektu prochází kontrolou kvality Je definován proces řízení kvality projektů Je ustanovena role manažera kvality projektu Kontrola kvality se neprovádí Jiný způsob Obr. 4.1.1-35 Procentuální rozdělení aktivity prováděných v oblasti kontroly kvality dle typu organizace Strana 43

4.1.1.2.11 Způsoby řízení rizik projektu Nejčastěji prováděnou aktivitou pro řízení rizik projektu je monitorování rizik, které převažuje jak u celkového vyhodnocení, tak u jednotlivých typů organizací. Jedinou výjimku tvoří obce I. stupně, kde převažuje počet záporných odpovědí na provádění jakýchkoliv aktivit (řízení rizik se neprovádí). Neprovádění jakýchkoliv aktivit v oblasti řízení rizik se vyskytuje v míře od 14% až po 40% u všech typů organizací s výjimkou krajských úřadů a statutárních měst. Druhou nejčastěji prováděnou aktivitou je plán minimalizace rizik. Obr. 4.1.1-36 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení rizik projektu Strana 44

Způsoby řízení rizik projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Existuje plán minimalizace rizik Je definován proces řízení rizik Je definována eskalační linie pro reportování rizik Je definována role risk manažera Jsou monitorována rizika projektu Řízení rizik se neprovádí Jiný způsob Obr. 4.1.1-37 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení rizik projektu dle typu organizace Strana 45

4.1.1.2.12 B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Z celkového pořadí podílů jednotlivých aktivit je možné vyčíst, že mezi nejčastěji prováděné aktivity v rámci všech orgánů veřejné moci patří Definování projektových rolí (32%) a Sledování využití zdrojů v průběhu projektu (27%). Porovnáním vyhodnocení dané otázky za jednotlivé subjekty je zřejmé, že zatímco Definování rolí patří mezi dvě nejvýznamnější aktivity u všech typů organizací, Sledování využití zdrojů je významné především pro Obce I. a II. stupně. Obr. 4.1.1-38 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení projektových zdrojů Strana 46

Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Definování projektových rolí a odpovědností Sestavení plánu zdrojů projektu Sledování využití zdrojů v průběhu projektu Vytvoření a obsazení organizační struktury projektu Obr. 4.1.1-39 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení projektových zdrojů dle typu organizace Strana 47

4.1.1.2.13 Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Z vyhodnocení celkového pohledu respondentů na nejčastěji prováděné aktivity z oblasti zajištění podpory cílových skupin vyplývá, že mezi nejrozšířenější patří Propagace projektu, Komunikace se zástupci cílových skupin a Identifikace cílových skupin. Z pohledu OSS však propagace projektů patří až na pomyslné 4 místo a naopak Identifikace cílových skupin je pro respondenty z řad OSS nejdůležitější aktivitou. U obcí I. a II. stupně je na druhé straně Identifikace cílových skupin odsunuta též na 4 místo. Obr. 4.1.1-40 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti zajištění podpory cílových skupin Strana 48

Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Definování přínosů a dopadů projektu pro jednotlivé cílové skupiny Identifikace cílových skupin Komunikace se zástupci cílových skupin Propagace projektu Vytvoření komunikačního plánu pro jednotlivé fáze projektu Zapojení cílových skupin do realizace projektu Obr. 4.1.1-41 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti zajištění podpory cílových skupin dle typu organizace Strana 49

4.1.1.2.14 Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Podíl tří hlavních aktivit v oblasti finančního řízení projektu, mezi které patří Příprava celkového rozpočtu, Definice procesu čerpání a Vedení samostatného účetnictví tvoří z celkového pohledu všech respondentů více než 70% všech aktivit. Příprava rozpočtu se pohybuje u všech typů organizací na prvním místě s podílem kolem 30% (obce I. stupně dokonce 40%) a Vedení samostatného účetnictví je na druhém místě u statutárních měst a obcí a i u ostatních organizací je v popředí. Výjimku tvoří pouze krajské úřady, kde se Vedení účetnictví umístilo na posledním místě.naopak význam Reportování aktuálního vývoje rozpočtu má druhý nejvyšší podíl pouze u krajských úřadů (25%). Obr. 4.1.1-42 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti finančního řízení projektu statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu dle typu organizace oss Kr úřad 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Definice odpovědností v rámci finančního řízení projektu Definice procesu čerpání rozpočtu Příprava celkového rozpočtu projektu Reportování aktuálního vývoje rozpočtu Vedení samostatného projektového účetnictví Obr. 4.1.1-43 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti finančního řízení projektu dle typu organizace Strana 50

4.1.1.2.15 Způsoby výběru projektů k realizaci Z pohledu celkového vyhodnocení i z pohledu vyhodnocení za jednotlivé typy organizací patří mezi hlavní způsoby výběru projektů k realizaci Soulad s vizí úřadu, Rozhodnutí vedení a Finanční náročnost, přičemž posledně jmenovaný způsob se z původně třetí pozice u OSS, krajských úřadů a statutárních měst posouvá na druhé místo u obcí I. a II. stupně. U statutárních měst je velice významný podíl odpovědí Jiný způsob (9%), který se u ostatních organizací buď vůbec nevyskytuje (OSS) nebo je jeho podíl oproti statutárním městům třetinový. Obr. 4.1.1-44 Přehled rozdělení způsobů výběru projektů k realizaci v orgánech veřejné správy Strana 51

Způsoby výběru projektů k realizaci dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Dle rozhodnutí řídícího výboru zástupců jednotlivých odborů (útvarů/oddělení) Na základě rozhodnutí nadřízeného orgánu Na základě rozhodnutí vedení organizace Na základě Studie proveditelnosti a Analýzy nákladů a přínosů (CBA) Podle finanční náročnosti Podle souladu s celkovou vizí organizace Jiným způsobem Obr. 4.1.1-45 Přehled rozdělení způsobů výběru projektů k realizaci v orgánech veřejné správy dle typu organizace Strana 52

4.1.1.2.16 Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Z celkového pohledu vyhodnocující přístup organizací veřejné správy k řešení konfliktů je možné vyvodit, že jednotlivé způsoby jsou rovnoměrně zastoupeny s menší převahou rozhodování ponechaném na vedoucím pracovníkovi (27,6%). Nicméně při pohledu na vyhodnocení dle jednotlivých typů organizací je možné identifikovat významné rozdíly: 1. Nejvyšší podíl volby spočívající v ponechání rozhodování na vedoucím pracovníkovi je u krajských úřadů, kde činí 75% a kde jsou zastoupeny pouze další dvě volby (rozhodování založené na existujícím procesu a volba Jiné). 2. Vyrovnané zastoupení všech variant odpovídá výsledkům u obcí II. a III. stupně. 3. U obcí I. stupně je volba rozhodování ponechané na vedoucím pracovníkovi z hlediska podílu až na 5 místě a první místo zaujímá volba Liniové úkoly mají vždy prioritu. Obr. 4.1.1-46 Přehled rozdělení způsobů řešení konfliktů ve využití zdrojů v orgánech veřejné správy Strana 53

Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Liniové úkoly mají vždy prioritu Konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů O využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož odboru zdroj patří Řešení je ponecháno na projektových manažerech Způsobem definovaným v procesu/směrnici projektového řízení Jiným způsobem Obr. 4.1.1-47 Přehled rozdělení způsobů řešení konfliktů ve využití zdrojů v orgánech veřejné správy Strana 54

4.1.1.2.17 Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Nejčastější formy komunikace, které jsou používané v rámci projektového týmu zahrnují jak v celkovém vyhodnocení, tak ve vyhodnocení dle typů organizace především emailovou a telefonickou komunikaci. Jejich podíl postupně narůstá se zmenšováním velikosti úřadu od OSS až po obce I. stupně (55% až 69%). Zatímco v orgánech státní správy a krajských úřadech je třetím nejvýznamnějším způsobem komunikace prostřednictvím workshopů (20%) v obcích I. stupně již patří mezi minoritní způsoby. Jejich význam se tedy opět zmenšuje se zmenšováním organizace. Opačný směr má forma webové prezentace, která se např. u obcí I. stupně dostává na úroveň třetí nejdůležitější formy komunikace. Obr. 4.1.1-48 Nejčastější formy komunikace v rámci projektového týmu Strana 55

Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Emailová komunikace Reporty stavu projektu Telefonická komunikace Workshopy Chatovací nástroje (skype, icq, aj.) Statusy projektového týmu Webové stránky organizace Obr. 4.1.1-49 Nejčastější formy komunikace v rámci projektového týmu dle typu organizace Strana 56

4.1.1.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti. 4.1.1.3.1 Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech Podíl pozastavených projektů je převážně v rozmezí 0% až 5% a to u všech typů organizací. Významný podíl respondentů, kteří by uvedli podíl pozastavených projektů ve vyšší než 5% míře je pouze u obcí II. a III. stupně. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0 % (žádný projekt) méně než 5 % projektů 5 % - 15 % projektů více než 15 % projektů Nevím Obr. 4.1.1-50 Procentuální podíl pozastavených projektů z hlediska typu organizace veřejné správy Strana 57

4.1.1.3.2 Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Podíl projektů, u kterých došlo ke snížení rozsahu nebo kvality se u všech organizací pohybuje v rozmezí od 0% do 10%, přičemž většina respondentů ze skupiny OSS a obcí I. stupně se přiklonila spíše k volbě 0% a naopak u respondentů z řad statutárních měst a krajských úřadů byla převažující volba méně než 10% projektů. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0 % projektů méně než 10 % projektů 10 % - 25 % projektů 26 % - 50 % projektů více než 50 % projektů Nevím Obr. 4.1.1-51 Procentuální podíl projektů, u kterých došlo ke snížení kvality nebo rozsahu v rozdělení dle typu organizace veřejné správy Strana 58

4.1.1.3.3 Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Podíl projektů s překročeným rozpočtem sledoval stejný trend vývoje, jako u projektů se zmenšeným rozsahem, tzn., že většina odpovědí byla z kategorie 0%(OSS a obce I. a II. stupně) popř. méně než 10% projektů (krajské úřady, statutární města a obce III. stupně). Nicméně u respondentů z krajských úřadů se vyskytly i odpovědi obsahující výrazně vyšší podíl těchto projektů (více než 10% až více než 50%) Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 0 % projektů méně než 10 % projektů 10 % - 25 % projektů 26 % - 50 % projektů více než 50 % projektů Nevím Obr. 4.1.1-52 Procentuální podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení v rozdělení dle typu organizace veřejné správy Strana 59

4.1.1.3.4 Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem Podotázka směřovaná na respondenty, kteří uvedli podíl projektů s překročeným termínem, měla zjišťovat průměrnou délku tohoto překročení oproti původnímu plánu. Nejčastější odpovědí byl rozsah menší než 10%, ale s nevelkým odstupem od volby překročení o 10% - 25% (především OSS a obce III. stupně) O kolik % byl průměrně překročen plánovaný termín dokončení u projektů s nedodrženým termínem dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% méně než 10 % 10 % - 25 % 26 % - 50 % více než 50 % Nevím Obr. 4.1.1-53 Přehled průměrného překročení plánovaného termínu dokončení v rozdělení dle typu organizace Strana 60