Pomocný databázový systém pro správu studijní agendy Ludk Navrátil Bakaláská práce 2006
ABSTRAKT Hlavním cílem bakaláské práce bylo vytvoit pomocnou databázi, která by usnadnila pípravu státních závrených zkoušek. Všechna data, která jsou zapotebí jsou uložena v systému STAG. Ten ale neumožuje nkteré požadované výstupní sestavy. Navržená a vytvoená databáze proto importuje data z daného systému a umožuje je zpracovat podle požadavk ústavu. Databáze byla navržena v prostedí MS Access pro jeho snadnou ovladatelnost a jednoduchou programovatelnost. Klíová slova: Studijní agenda, databáze, Access, relace. ABSTRACT Main target of my baccalaureate work was creating of helping database that would make easy preparation of state final examinations. The most important data, which we need, they are saving in the system STAG. But this system does not enable to do some demanding summary report. Designed and created database imports data from exit system and makes it possible to process in conformity with requirements of the department. Database was designed in computer environment MS Access for its easy manoeuvring and simple programing. Keywords: Study agenda, database, Access, relation.
Rád bych touto cestou podkoval vedoucí bakaláské práce Ing. Zdence Prokopové, CSc. za odborné vedení, pipomínky a pomoc v prbhu ešení této práce. Souhlasím s tím, že s výsledky mé práce mže být naloženo podle uvážení vedoucího bakaláské práce, editele ústavu a institutu. V pípad publikace budu uveden jako spoluautor. Prohlašuji, že jsem na celé bakaláské práci pracoval samostatn a použitou literaturu jsem citoval. Ve Zlín, 16.5.2006... podpis
OBSAH ÚVOD...7 I TEORETICKÁ ÁST...8 1 TVORBA DATABÁZOVÉHO SYSTÉMU...9 II 1.1 TVORBA TABULKY...11 1.2 TVORBA FORMULÁ...13 1.2.1 Filtry...14 1.2.2 Dotazy...14 1.3 TVORBA SESTAVY...15 1.4 VÝRAZ...16 1.5 TVORBA MAKER...16 1.6 RELACE...17 1.7 DALŠÍ VYBAVENÍ DATABÁZE...18 1.7.1 Import a Export...18 1.8 ZABEZPEENÍ ÚDAJ...19 PRAKTICKÁ ÁST...20 2 ANALÝZA DAT...21 3 TVORBA POMOCNÉ DATABÁZE...22 3.1 TVORBA TABULEK POMOCNÉ DATABÁZE...22 3.2 RELACE...23 3.3 TVORBA DOTAZ PRO POMOCNOU DATABÁZI...24 3.4 TVORBA FORMULÁ PRO POMOCNOU DATABÁZI...26 3.5 TVORBA SESTAV PRO POMOCNOU DATABÁZI...28 3.6 TVORBA MAKER PRO POMOCNOU DATABÁZI...31 4 IMPORT DAT DO DATABÁZE...33 5 ZABEZPEENÍ DATABÁZE A DAT...34 ZÁVR...35 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY...36 SEZNAM OBRÁZK...37
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 7 ÚVOD S rozvojem lidského poznání roste prudce množství informací, které tato doba vyžaduje a také produkuje. Pro efektivní práci s informacemi zaaly vznikat specializované informaní systémy. Mžeme je definovat nap. jako systémy pro sbr, uchovávání, vyhledávání a zpracovávání informací (údaj, dat) za úelem jejich poskytování. Tvorbou informaních systém se zabývá obor Informatika, vydlený v nedávné dob z oboru Kybernetika. Rozvoj informaních systém je úzce spjat s rozvojem výpoetní techniky, zejména poíta. Od svých poátk byla využívána na zpracování velkých informaních objem na jednom poítai. Takové systémy obvykle nazýváme systémy hromadného zpracování dat nebo agendové zpracování. Data se nejdíve run zaznamenávají na stanovené formuláe, dále se pepisují na vhodné médium, následuje primární a sekundární zpracování, výsledkem jsou vytištné výstupní sestavy. Snahy odstranit nevýhody agendového zpracování vedly k oddlení dat od programu. Data jsou uložena samostatn v bázi dat a programy si vybírají potebné informace. Na tomto principu pracují databázové systémy. Poátky databázových systém spadají do 60. let. Vytváený systém má za úkol zpracování dat ze studijní agendy STAG. Jedná se o data o studentech a jejich azení k státním zkouškám a zavedení všech informací o studentovi. Byl potebný nástroj, který by zjednodušil pehled tchto dat, jejich rychlé zpracování a vytisknutí potebných dokument ke státním závreným zkouškám. Pro zlehení práce sekretáek a pro urychlení pípravy dokument slouží práv tento databázový systém. Dojde nejen k urychlení, ale také k zamezení tvorby chyb pi pepisu dat. Tento systém pracuje pímo s vyexportovanými daty ze studijní agendy STAG, tudíž nedochází k zásahu nepovené osoby. Nco o studijní agend STAG. Je to systém zavedený na UTB Zlín, který slouží k vedení veškerých informací o studentech a vyuujících psobících na UTB Zlín. Pes tento systém se lze zapsat na zkoušku a vedou se v nm veškeré informace o prbhu studia studenta. Obsahuje databázi program, obor, pedmt. Proto souvislost s tímto systémem.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 8 I. TEORETICKÁ ÁST
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 9 1 TVORBA DATABÁZOVÉHO SYSTÉMU Pi tvorb databáze se musí pihlížet na její použití a podle toho si vytvoit dané rozvržení. Databáze by mla být lehce ovladatelná, naítání dat by nemlo trvat dlouhou dobu, mla by být pehledná a také dynamická. Databáze je souhrn dat vztahujících se k uritému tématu nebo úelu. Databázi lze chápat jako množinu dat popisujících uritou ást objektivní reality, udržovanou a využívanou prostednictvím databázového systému. Databázový systém - systém ízení báze dat (SBD) - Database Management System (DBMS) je programové vybavení pro vytvoení a využití databází (bází dat). Program Microsoft Access je systém ízení relaní databáze (RDBMS), který ukládá a naítá informace na základ definovaných vztah. Jednoduché databázové operace lze provádt již v tabulkovém programu MS Excel formou seznam. Seznam je skupina ádk s daty stejného typu. Seznam je tedy jednoduchá databázová tabulka. V každém ádku je uvedena jedna vta (záznam), ve sloupcích jsou jednotlivá pole (položky). V prvním ádku jsou uvedena záhlaví sloupc, tj. struktura vty. ádek se záhlavím sloupc je vhodné odlišit jiným formátováním, nap. kurzívou. ádek se záhlavím neoddlujeme volným ádkem od dat v seznamu. Program pro tvorbu databázového systému, se kterým budeme spolupracovat, se jmenuje Access 2000. Tento program umožuje importaci dat z jiných zdroj a s tmito daty dále pracovat. adit je do tabulek, seazovat, plnit jimi formuláe, tabulky, sestavy. Spuštní tohoto programu se provádí pes Start- Programy- MICROSOFT ACCESS. asto je možné Access také spustit poklepáním na tlaítko zástupce Accessu na pracovní ploše. Objeví se dialogové okno, které nabízí ti možnosti zahájení práce s programem Access: Vytvoit novou databázi použitím prázdné databáze. Vytvoit novou databázi použitím prvodce databází. Otevít existující databázi. Zde vybereme vytvoit novou databázi.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 10 V oknu databáze mže být otevená pouze jedna databáze a ta se skládá z jednotlivých objekt samostatné celky, které mají své vlastnosti: - Tabulka Je to soubor dat (údaj) popisujících ást subjektu. Obsahuje sloupce (pole, položky) a ádky (záznamy, vty). - Dotaz Je to vlastn otázka na obsah databáze nap. jaké informace doplnit ke studentovi. Používají se hlavn k výbrm a azením dat podle pání uživatel. Mohou se používat i k spojování dat rzných tabulek a dalších dotaz. Pomocí nich je možné provádt výpoty a seskupování dat do formulá a výstupních sestav. Po provedení dotazu se zobrazí výsledek ve tvaru datového listu. - Formulá Umožuje jiný pohled na údaje v databázi. Dovoluje jiným zpsobem uspo- ádat data na obrazovce pro prohlížení, vkládání nebo úpravy. Dovoluje zobrazit více dat jednoho záznamu. - Sestava Zpsob prezentace dat na tiskárn (i náhled na obrazovce). Tisk údaj podle pání ve skupinách, se souty. - Makro Jednoduchý nástroj automatizace opakovaných inností. Snadné sestavování, vhodné pro neprogramátory. - Modul Nástroj profesionálního programování v objektov orientovaném jazyce Visual Basic. Pracují s objekty programu Access i objekty dalších souástí Office.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 11 Obr. 1. Okno nové prázdné databáze 1.1 Tvorba tabulky Dalším krokem ve tvorb databáze je vytvoit si základní tabulky, do kterých se budou natahovat základní data, s kterými pozdji budeme pracovat. Každá tabulka by mla obsahovat primární klí podle kterého se dále za pomocí relací budou tabulky propojovat. Tabulku lze vytvoit v záložce Tabulky Vytvoit tabulku v návrhovém zobrazení (nebo pomocí prvodce tvorbou tabulky). V tomto zobrazení do tabulky zadáváme jednotlivé názvy polí. Tmto polím mžeme piadit jejich vlastnosti jako napíklad zdali je to text nebo íslo, datum, hodnoty Ano/Ne atd. Poli je možno piadit také vlastnost automatické íslo. Pi tomto zadání se do tohoto pole bude pi vložení nového záznamu automaticky generovat íslo podle njakého zadání. Dále mžeme zadávat maximální délku vkládaného záznamu tím, že nastavíme maximální poet znak v poli. Také lze zakázat duplicitu, tudíž se daný záznam tohoto pole nesmí opakovat a zamezení duplicity to zajistí. Pole lze plnit automaticky i hodnotami z jiné tabulky, a to v záložce vyhledávání, kde je zapotebí zadat zdroj dat, odkud se budou data naítat pak, je možné zadat jako Pole nebo Pole se seznamem. Každé má svoje pednosti. V tabulkách lze data seazovat podle námi urených kritérií. Vytvoenou tabulku si lze zobrazit náhledov nebo pímo pro doplnní záznam zobrazit pomocí funkce Zobrazení datového listu v panelu Zobrazit.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 12 Po tomto kroku lze do tabulky vkládat data podle nastavených vlastností každého pole. Tato data se v tabulce uloží. Pokud se vyskytnou njaké neshody dat s nastavenými vlastnostmi pole pak se zobrazí chybové hlášení a k uložení dat nedojde až po opravení dané chyby. Obr. 2. Tabulka v návrhovém zobrazení Obr. 3. Zobrazení datového listu
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 13 1.2 Tvorba formulá Nový formulá lze vytvoit na záložce Formulá. Zde se nachází dv možnosti a to tvoit formulá v návrhovém zobrazení a nebo pomocí prvodce. Vytváet formulá v návrhovém zobrazení se moc nedoporuuje, je lepší vytvoit formulá jiným zpsobem a pak ho jen upravit do námi požadovaného formátu. Pokud vytváíme formulá pomocí prvodce nemusíme mít podrobné znalosti o tvorb. Po zvolení této volby ze zobrazí okno, ve kterém si pomocí pedem vytvoených dotaz nebo tabulek (tyto dotazy musí být vytvo- eny, ale také musejí být vytvoeny mezi danými tabulkami relace) vybíráme pímo pole, které potebujeme plnit buky na formulái. V dalším kroku je možno si vybrat v jaké podob se budou buky na formulái zobrazovat. Toto zobrazení není pevné, tudíž se s nimi dá pohybovat a mnit tak vzhled formuláe dle vašich požadavk. Další krok je podklad formuláe, jeho styl, barva atd. Dále už jen pojmenování formuláe a dokonení prvodce. Po tomto kroku lze vytvoený formulá opt otevít, ale v návrhovém zobrazení a zde si mžete upravit jak vzhled, tak jeho funknost. Nejrychlejším zpsobem tvorby formulá je vybrat automatický formulá (nabídka Formulá a Nový). Dále jen vybrat potebné pole a dát vytvoit. Vytvoí se jednoduchý formulá, ve kterém lze provádt úpravy. Formulá skýtá mnoho funkcí, které lze využívat. Zmna formuláe skýtá mnoho prvk. Pole, které jsou obsáhnuty ve formulái se dají mnit (velikost, obsah, poloha, styl obsahu, velikost písma atd.). Dále je možno po výbru nkolika objekt jejich hromadné formátování. Výbr dat se provádí z dvodu, že pro daný úkon se používá pouze ást údaj. Pro tento úel slouží nkolik zpsob výbru dat a to FILTRY,DOTAZY. Filtry jejich použití je jednodušší a rychlejší. Jsou pevn svázané s jednou konkrétní tabulkou, dotazem i formuláem. Ukládají se s tabulkou, dotazem i formuláem v posledním použitém nastavení. Dotazy jsou vhodné pro složitjší výbr záznam i polí z jedné i více propojených tabulek a dotaz, podle rzných kritérií. Jedná se o samostatný objekt databáze (vytváí nové okno) je opakovan použitelný. Mohou mít své vlastní filtry a je možné je vícenásobn etzit navázat na sebe více dotaz.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 14 Do formulá lze také vkládat ovládací prvky jako nap. zaškrtávací políka, seznam, pole se seznamem, popisové pole, textové pole (do kterého lze smovat dané hodnoty z tabulek a jiných polí a také jim urovat funkce pomocí njakého vztahu) nebo tlaítka, kterým lze piadit jakoukoliv funkci tvoenou pomocí tvrce kódu. 1.2.1 Filtry Pro práci s filtry musí být otevena tabulka, dotaz nebo formulá. Dále je výbr zpsobu filtrování. Nejjednodušší je filtrovat podle výbru. Postup je následující v tabulce vyznait slovo, které nás zajímá, vybrat možnost filtrovat podle výbru. V tabulce se zobrazí pouze záznamy obsahující oznaený obsah. V pípad jiného seazení záznam, postaí kliknout do daného sloupce a vybrat typ azení. Pro nový výbr je poteba oznait v tabulce jiné slovo nebo ást textu a vše zopakovat. Zptné objevení všech záznam dosáhneme zrušením všech filtr Zrušit filtr i azení dat. Filtr mimo výbr je vhodné používat pro jednoduché, ale rychlé výbry záznam z jedné tabulky. Je to opaný efekt. Vybrané slovo zpsobí, že se záznam obsahující toto slovo vbec nezobrazí a zobrazí se pouze záznamy bez tohoto slova nebo obsahu. Filtrovat podle formuláe je vhodné používat pro složitjší výbr záznam z jedné tabulky. Po vybrání této možnosti se zobrazí okno zadání filtru. Pro zadání kritéria je možné použít výbr z pole se seznamem. Dále je možné kombinovat podmínky pro více polí. 1.2.2 Dotazy Zde je možnost výbru podle složitjších kritérií, když nechceme vidt všechna pole tabulek nebo pokud budeme potebovat kombinovat výbr záznam a výbr polí. Tvorba nového dotazu se nachází v záložce dotazy v oknu databáze. Jako u pedchozích objekt i tento má možnost tvorby pomocí prvodce. Po zvolení této možnosti se zobrazí výbr polí z tabulek i dotaz. Zde je potebný výbr polí které chceme do dotazu zahrnout. Následujícím krokem je výbr stylu dotazu ( podrobný i souhrnný). U souhrnného následuje dotaz, jaké hodnoty chcete spoítat. Jedná se o sumaci, minimum nebo maximum z vybraných hodnot. U podrobného dotazu následuje pojmenování dotazu a jeho vytvoení. Po stisknutí tlaítka dokonit se dotaz zobrazí jako datový list, kde si mžete ov- it správnost vybraných dat.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 15 Návrhové zobrazení lze využít k výbru polí i záznam. I zde musíme nejdíve vybrat tabulku a potom jednotlivá pole z této tabulky, které chceme zahrnout do dotazu. Pokud do dotazu zahrnujeme více tabulek, tyto tabulky musí být propojeny pomocí relace, jinak nebude umožnno vložení další tabulky, ale pouze jedné. V tomto dotazu lze data i adit podle námi zadaných kritérií a tak jim piazovat dané vlastnosti viz. píruka Access 2000. Lze jim piazovat rzná kritéria jako napíklad výbr podle dvou pravdivých hodnot. Pokud jsou ob hodnoty pravdivé, vybraná data se zobrazí, pokud ne, budou vynechána. Píklady operátor Jméno= Jan (hodnota položky bude rovna etzci Jan). K tomuto úelu se používají Logické operátory. Dále jsou k dispozici další typy dotaz, jako: Kížový dotaz, Vytváecí dotaz, Aktualizaní dotaz, Pidávací dotaz, Odstraovací dotaz. 1.3 Tvorba sestavy Sestava poskytuje skupinu použití seskupování údaj podle jejich uritých vlastností, provádní numerických operací (mezisouty, celkové souty, prmry ), definovat na každé stránce záhlaví a zápatí a rozmístit položky podle poteby, používat libovolný typ písma (pro každou položku jiný), zalenit do sestavy grafy, obrázky atd. Novou sestavu lze vytvoit v záložce sestava Nový. Zde jsou také možnosti tvorby pomocí prvodce nebo v návrhovém zobrazení. Po výbru je postup tvorby sestavy podobný jako u tvorby formuláe. I zde se musí vybrat tabulka a z ní položky, které chceme umístit do sestavy. Dalším krokem je výbr seskupení vybraných dat, výbr grafického rozvržení sestavy, výbr stylu sestavy, pojmenování sestavy a dokonení (vytvoí se sestava podle vašich požadavk). Tvorbu sestavy lze provádt i automaticky(vytvoit automatickou sestavu tabelární nebo sloupcovou). Po vytvoení sestavy ji lze mnit (rozvržení polí, velikosti, vlastnosti a to i u skupin objekt). Pro úpravu sestavy se musíme pepnout do návrhového zobrazení. Sestava se skládá ze záhlaví, tla a zápatí. Záhlaví se zobrazí pokaždé stejn. U tla to tak není, staí zadat jeden blok pro jeden záznam a automaticky se podle potu záznam v tabulce ze které bereme data rozkopíruje tento blok pod sebe. Je to jednodušší, že nemusíme vdt pro kolik záznam sestavu tvoíme. Dále se zde dá tvoit tisk dopisních štítk podle kontakt, které máme zavedené do databáze. Vytvoení takové tiskové sestavy probíhá pomocí prvodce štítky.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 16 1.4 Výraz Výraz je kombinace symbol (identifikátor, operátor a hodnot), které tvoí výsledek. Využívají se k nastavení vlastnosti poítaného ovládacího prvku, stanovuje ovovací pravidlo, výchozí hodnotu, zadání výraz pro kritéria, vytvoení poítaného pole nebo aktualizace záznam v dotazu nebo filtru, Dále pak pro nastavení podmínek pro provedení akce nebo sady akcí v makru a urení argument u celé ady funkcí, píkaz a metod v procedurách jazyka Visual. Tvorba výraz jde dvma zpsoby: vytvoení výrazu pomocí Tvrce výraz a bez použití Tvrce výraz. Výraz bez použití tvrce výraz p: Zvýšení hodnoty zobrazené v ovládacím prvku Dopravné na formulái Objednávky o 10%: =[Forms]![Objednávky]![Dopravné]*1.1 Pomocí výrazu mžeme kombinovat textové etzce, sítat nebo násobit íselné hodnoty, volat funkce, odkazovat na objekty i jejich hodnoty(a provádt mnohé další operace). 1.5 Tvorba maker Makra poskytují jednoduchý zpsob, jak lze zajistit prosté úkony, nap. otevení formulá, sestav. Makra je navíc nutné použít pi ešení tchto úkon: a) Vytvoení vlastních ádk nabídek. b) Provedení globálního piazení kláves. c) Spuštní vlastního makra z tlaítek na panelu nástroj. d) Provedení akce nebo sady akcí pi prvním otevení databáze. Kdy je vhodné použít modul: a) Usnadnní údržby databáze. b) Vytvoení vlastních funkcí. c) Vytvoení objekt a manipulace s nimi.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 17 d) Manipulace s jednotlivými záznamy je možné procházet sadu záznam a postupn provádt s každým z nich uritou operaci. Nové Makro vytvoíme na záložce Makro Nový objekt. Zobrazí se tvorba makra. Obr. 4: Okno tvorby Makra Zde je možné vložit jednotlivé funkce, které jsou v nabídce, a které bude makro využívat. U každé funkce se musí nastavit objekt, ve kterém se bude požadovaná funkce provádt. Pokud jde o import dat nebo export dat, musí být uren cílový objekt a zdrojový objekt. 1.6 Relace Pi definování relací mezi tabulkami musejí být zavené veškeré tabulky. Tvorba se provádí pomocí Nástroje-Relace (nebo na panelu nástroj se nachází tlaítko relace). Pokud nebyla žádná relace ješt vytvoena, zobrazí se nejdíve výbr tabulky, kterou chceme v relaci zobrazit. Dvojitým poklepáním na název tabulky se tabulky vloží do okna relace. Po tomto kroku mžeme zaít vytváet relace. Relace vytváíme spojením jednoho pole jedné tabulky s polem z druhé tabulky. Toto propojení se tvoí tahem myší. Po tomto propojení se zobrazí dialogové okno relace, zde se provádí volba pro typ a nastavení relace. Kliknutím na tlaítko Vytvoit potvrdíme vytvoení relace. S relacemi lze provádt rzné operace (mnit je, pidávat, mazat, odebírat tabulky atd.). Prohlížení všech vytvoených relací lze na panelu nástroj pomocí tlaítka zobrazit všechny relace.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 18 1.7 Další vybavení databáze Práce s internetem umožuje pímé uložení tabulky, výsledku dotazu, formuláe nebo sestavy jako dokumentu HTML a ten poté umístit na serveru. Dále je možné data z dokumentu HTML použít jako zdroj dat. Jde o dv vci Import a Export. Pi exportu do jednoduchého dokumentu HTML se vybere tabulka, dotaz, formulá nebo sestava. Po výbru daného objektu se nachází v nabídce Soubor píkaz Uložit jako/ Export. Zobrazí se dialogové okno. Zde vyberte Do externího souboru typ souboru Dokumenty HTML. Zapište název souboru a zadejte Export. 1.7.1 Import a Export Propojení a import tabulek umožuje využívat data vytvoena v jiných nejen v databázových programech. Rozdíl mezi importem a propojením: Import natení a pevedení soubor ve formátu jiného programu do formátu Access. Propojení Access si zajistí pístup k údajm z propojené tabulky a zobrazí je. Zmny se zapisují do pvodní tabulky v pvodním souboru. Typy soubor, které lze propojit, importovat nebo exportovat se rzní podle toho, jaké ovladae máme nainstalované. Propojit a importovat lze jen tabulky. Exportovat lze tabulky, formuláe, dotazy i sestavy. Import Na kart Tabulky tlaítko nový vybrat Prvodce importem tabulky. Vybrat formát importovaného souboru Soubory. Vyhledáme soubor, který chceme importovat a dát import. Nebo z nabídky Soubor Naíst externí data píkaz Import. Pi importu, kde první ádek obsahuje názvy polí je nutné, aby tyto názvy odpovídaly názvm v tabulce, do které se budou data importovat. Dále musí být shodný poet polí jak zdrojového, tak cílového objektu. Nesmí jich být v cílovém objektu mén.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 19 1.8 Zabezpeení údaj Zabezpeení pomocí pístupových práv skýtá možnost nastavení a ízení pístupu rzných uživatel. Dále je zde možnost nastavení hesla do databáze. Nabídka zabezpeení se nalézá v nabídce Nástroje píkaz Zabezpeení. První nabídka je Nastavit heslo databáze (je teba si pamatovat). Dále je možno nastavit práva uživatel a skupin. Zde je možnost vybrat objekt a piadit k nmu skupinu uživatel. A nakonec možnost vytvoení út uživatel a skupin (tvorba nového uživatele nebo skupiny a piazení jeho práv).
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 20 II. PRAKTICKÁ ÁST
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 21 2 ANALÝZA DAT Analýza dat je rozbor, jaká data budou poteba pro tuto databázi a jaké rozložení v databázi bude nejvýhodnjší. Pi analýze dat bylo zjištno jaká data jsou zapotebí proto, aby databáze plnila svj úel pro který byla navržena. Bylo zjištno, že bude zapotebí nkolik tabulek, do kterých se budou importovat data ze STAGu. Hodnoty, které budou importovány do databáze budou jak íselné tak textové podoby a k tomuto musí být pihlíženo. Data jsou po dohod s povenou osobou dodávána ve formátu textového souboru. V tomto souboru musí být jednotlivé informace od sebe oddleny oddlovaem. Pi této metod se dá použít jakéhokoliv oddlovae, ale po zjištní, že je nejpoužívanjším stedník bylo rozhodnuto pro tento. Data jsou uspoádána podle námi dané pedlohy a podle této pedlohy se také importují do vytvoené databáze. Zde se tmito daty plní dané tabulky se kterými se dále pracuje v databázi. Exportovaná data jsou rozdlena na bakaláské studium a navazující magisterské studium, a také další kroky jsou dlány zdvojen pro oba smry studia. Ke studentovi je teba exportovat jeho osobní íslo, jméno, píjmení, typ stední školy, kterou absolvoval, prmry z roník, název bakaláské práce, vedoucí bakaláské práce, oponent (nebývá v každém pípad uren dopedu), dílí známky ke státnicovým pedmtm, dále také program a obor který studuje. Podle programu a oboru bude student rozdlován do skupin, aby databáze byla pehlednjší a nedocházelo ke zbyteným chybám. Dalšími daty, které je poteba vyexportovat ze systému STAG jsou rozpis_komisi. Každá komise je rozlišována íslem nebo barvou a také má své datum, kdy tato komise bude u zkoušek. Komise se v databázi bude pidlovat práv podle tohoto data. Data, která jsme importovaly a setídily v tabulkách jsou používána a spojována pomocí formuláe. Tento formulá bude poskytovat jak výbr studijního programu a oboru tak i rozpis student na daný den státnic. Formulá obsahuje i pidlení komisí k danému dni. Každý student bude mít k sob pidlenou hodinu a také poadí u státních závrených zkoušek. Navolená data ve formulái jsou ukládána do pomocných tabulek, se kterýma se dále budou plnit sestavy (aktuálními daty). Sestavy slouží k vytisknutí vybraných údaj v požadované podob. Formulá pro zjednodušení ovládání obsahuje ovládací prvky, které budou provádt kroky, jako tisk sestavy, vymazání zbytených dat z pomocných tabulek a také k vymazání formuláe pro zadávání nových záznam. Všechny objekty jsou spojeny vizuálním prostedím pro zjednodušení a bezproblémové ovládání databáze.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 22 3 TVORBA POMOCNÉ DATABÁZE 3.1 Tvorba tabulek pomocné databáze Ped importem dat byly vytvoeny potebné tabulky. Hlavní tabulka je STUDENTI, která obsahuje veškeré informace o studentovi. Obsahuje jeho osobní íslo, kterému je piazen primární klí. Informace jako jeho jméno, píjmení, nástup na UTB Zlín, stední škola, název bakaláské práce, vedoucí BP, oponent, studijní program a studijní obor. Tato tabulka obsahuje data v podob textu a ísel (desetinných dílí prmry). U polí prmr je poet desetinných míst omezen na dv a celkový poet znak v tchto polích je 4 z dvodu aby nebylo zadáno více ísel než je zapotebí. Tabulka je opatena ochranou proti duplicit. Touto ochranou je opateno osobní íslo studenta. Obr. 5: Tabulka Studenti návrhové zobrazení Další dležitou tabulkou je SZZ_BC, SZZ_MGR a rozpis_studentu, která obsahuje data zadaná do formulá. Obsahují informace o datu probíhání SZZ, piazená komise, studijní program a obor, které jsou piazeny ke studentovi.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 23 Tabulka Rozpis_studentu obsahuje jména student, která byla zadána do formuláe tj. jméno, píjmení, piazená komise, poadí a piazený as zkoušky. Tabulka je opatena ochranou proti duplicit zavedením složeného primárního klíe na pole Komise, Obor, datum_szz a Studenta. Tímto krokem je zamezeno, aby studenta bylo možno zapsat na jeden zkouškový den více jak jednou a tím se pedešlo k nepedloženým, problémm s pihlášením na SZZ. Pro potebu rozdílných komisí (na každé datum je sestavená jiná komise), byla vytvoena tabulka Rozpis_komisi, kde jsou veškeré komise podle oboru a data SZZ. Dále byly vytvoeny pomocné tabulky jako konstanty, programy, obory a pedmty. Tabulky obsahují pomocné informace, jako nap. akademický rok,barevné rozlišení komisí, fakulta, univerzita. Tyto informace se automaticky generují do sestav. Slouží k tomu úelu, pokud by databáze byla rozšíena na více fakult nebo docházelo ke zmn fakulty. V tomto pípad staí doplnit informace do tabulky Konstanty a sestava se automaticky zmní. 3.2 Relace Tabulky pro správné použití byly spojeny pomocí relací, které nám umožují práci a použití dat v jiných objektech. V této relaci se díky tabulce Rozpis_studentu piadí ke jménu studenta pomocí os_cisla veškeré informace, které jsou poteba importovat do sestavy. Tabulka Rozpis_studentu je dále navázána na tabulku Rozpis_komisi, která v sob nese informace o datumu a lenech zkušební komise, dále je navázána na tabulku Komise, kde je uvedeno íslo a název komise. Všechny tyto tabulky jsou propojeny na tabulku SZZ_Bc, kde se nachází datum prbhu zkoušky, studijní program, studijní obor. Tyto vytvoené relace jsou zapotebí pro tvorbu dalších objekt tj. tvorba dotaz a navazujících sestav. Vytvoené relace jsou pro bakaláské studium, pro navazující magisterské studium je to stejné s použitím adekvátních tabulek (mají v názvu píponu Mgr). Z toho dvodu není uvedeno podrobné rozebrání magisterského studia.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 24 Obr. 6: Relace mezi tabulkami Bc i Mgr 3.3 Tvorba dotaz pro pomocnou databázi Ped tvorbou formulá a sestav muselo být vytvoeno nkolik dotaz. Ty pomáhají k provázání tabulek a jejich polí s poli v sestavách. Sestava musí mít ureno odkud bude využívat data a tento krok vytváíme dotazy. Dotaz nám pímo urí, která pole a odkud budeme používat. Vytvoené dotazy jsou popsány pro bakaláské studium. Pro navazující magisterské studium je to totožné. Jsou zde použité dotazy více typ: vyhledávací, pidávací, aktualizaní a odstraovací. Dotaz_rozpis_predmetu slouží pro sestavu rozpis_predmetu. Dotaz využívá vytvo- ených relací mezi tabulkami (jinak by nebylo možno jednotlivá pole z jednotlivých tabulek piadit). Zde se využívá tabulek obory_bc, komise, SZZ_Bc, rozpis_studentu, studenti. Je zde piazena i tabulka konstanty. Z tchto tabulek byly vybrány pole potebné pro danou sestavu. Byly jim piazeny vlastnosti, které udávají jejich funkce v sestav. V tomto dotazu bylo vytvoeno nkolik pomocných výraz. Jsou to výrazy, které nám pomáhají doplnit potebné údaje nap. prmr ze všech roník (vyraz2:
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 25 =(CSng([prumer_1rocnik]) +CSng([prumer_2rocnik])+CSng([prumer_3rocnik])+CSng([prumer_4rocnik])+CSng([pru mer_5rocnik]))/switch([prumer_5rocnik]<>0;5;[prumer_4rocnik]<>0;4;[prumer_3rocnik] <>0;3;[prumer_2rocnik]<>0;2;[prumer_1rocnik]<>0;1)). Tento výraz vypoítá prmr ze všech roník a výsledek uloží do promnné vyraz2. Na tuto hodnotu se odkazujeme dále v sestav. Dalším výrazem je výraz na zobrazení jména a píjmení vedle sebe, slouží k tomu výraz (Výraz1: [Prijmeni] & " " & [Jmeno]). Posledním je výraz, pomocí kterého z datumu pijetí na FAI UTB Zlín vybere a zobrazí pouze rok a zbytek ponechá skrytý (od_ft: Year([na_ft_od])), jeho název je od_ft. Obr. 7: Vytvoený dotaz dotaz_rozpis_predmetu Dotaz_rozpis_komisi využívá tabulek rozpis_komisi a SZZ_Bc. Tyto tabulky jsou též spojeny relací. Dotaz slouží k naplnní sestavy rozpis_komisi. V tomto dotazu se nám shromaždují pole a jejich urené vlastnosti. Dotaz_rozpis_studentu využívá tabulek rozpis_studentu a SZZ_Bc. Dotaz slouží k naplnní sestavy rozpis_studentu. Dotaz_slozeni_komisi využívá tabulek komise, rozpis_komisi a SZZ_Bc. Slouží k naplnní sestavy slozeni_komisi. Tyto vytvoené dotazy nám usnadní práci v sestavách. Pi využití tchto dotaz urychlíme piazování polí z tabulek k polím v sestav. Dá se íci, že bez vytvoených dotaz se práce na tvorb databáze prodlužuje a nkdy to ani není možné. Je tudíž lepší rozmyslet si jaká data budou poteba a podle toho dotaz pedem vytvoit. Veškerá tvorba dotaz závisí na relacích, které nám umožují vložit tabulky a vybrat z nich potebná pole.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 26 Dále se zde nacházejí odstraovací dotazy, které se tvoí stejným zpsobem jako vyhledávací dotazy. Jsou to dotazy odstranit_rozpis_komisi, odstranit_rozpis_studentu a odstranit_szz. Tyto dotazy po spuštní odstraní data z pomocných tabulek, které jsou v nich zadány. Odstraovací dotazy spojuje dohromady makro (viz. popis tvorba maker), které nám usnaduje provedení daných operací jednotn. Pidávací dotaz se používá pro pidání státnicových a dílích pedmt studentm na základ oboru studia. Aktualizaním dotazem lze piazené pedmty aktualizovat na základ nových piazení pedmt oborm. 3.4 Tvorba formulá pro pomocnou databázi Formuláe jsou tvoeny, aby zjednodušily výbr hodnot a jejich uložení do pomocných tabulek, ze kterých se dále vkládají do sestav. Je zde jeden hlavní formulá SZZ_Bc, který ostatní podformuláe spojuje do jednoho celku. Obsahuje podformuláe rozpis_komisi podformular a rozpis_studentu podformular. Podformuláe jsou vytvoeny z dvodu pehlednosti a jednoduchosti tvorby. Rozpis_komisi nám umožní zadání komisí a zobrazení složení komisí (pípadné pidání lena komise). Rozpis_studentu umožuje výbr studenta a piazení poadí a hodiny poátku zkoušky. Je zde ovládací prvek Student, který nám umožuje editaci studenta, jako nap. Pipsání známky ke studentovi, nebo doplnní Scházejících údaj. Formulá je tvoen pro dva zkouškové dny po sob jdoucí. Hlavní formulá SZZ_Bc nám umožuje výbr programu, oboru, dále zvolení data prbhu zkoušky a zvolení zkušební komise. Spojení všech formulá do SZZ_Bc nám zajistí jeden celek, pomocí kterého se nám usnadní práce pi výbru. Tento formulá je srdcem celé databáze. Umožuje nám tisk (otevení) pomocí ovládacích prvk, všech sestav podle hodnot, které jsme do formuláe zadali. Obsahuje i prvky, které jsou provázány s vytvoenými makry, tudíž provádí operace, které má prvek zadán. Jako nap. Nový prvek zajistí nastavení formuláe pro zadávání nových hodnot. Dalším takovým prvkem je prvek odstranit, jenž zajistí odstranní všech dat z pomocných tabulek. Ped vymazáním tchto dat se zobrazí dotazovací okno, zdali chcete (ANO/NE) odstranit všechna data z pomocných tabulek. Posledním prvkem je prvek zavít, který nám zave formulá a ukoní práci. Tyto prvky mají vlastnosti piazené pomocí programovacího jazyka Visual Basic. Nap. programový kód pro vymazání všech dat z pomocných tabulek je takový:
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 27 Pi aktivaci tohoto prvku se aktivuje pomocný formulá otazka_odstranit. Zobrazí se dotaz zdali odstranit data nebo nikoli. Tento formulá dále obsahuje dva ovládací prvky ANO a NE. Každý tento prvek má opt piazen zdrojový kód pro další operaci. Tyto operace zajiš ují bu smazání záznam nebo zrušení požadavku. Pi smazání je aktivováno vytvoené makro, které má nastaveno které odstraovací dotazy má spustit. Formulá SZZ_Bc je tvoen pomocí textových polí, které nám umožují piazovat dané pole. Dále jsou zde využity pole se seznamem. Tento prvek umožní zobrazení více hodnot pro jejich výbr. Konkrétn jde o výbr studenta, programu, oboru atd. Dále jsou zde využity popisové pole, umožující zobrazovat do nich zapsaný text v takové podob, jak je zadaný pomocí vlastností. Dalším je formulá Studenti nám dává možnost doplovat veškeré informace o studentovi. Lze zde doplnit pedmt a dílí známku. Dále doplnní prmr k jednotlivým roníkm a také upravení informací. Nelze ovšem pepsat osobní íslo studenta. Tato položka je pouze informaní. Je zde možnost výbru studenta pomocí zadání jména, nebo dle abecedního azení. Abecední azení je tvoeno pomocí makra. Ovení vybraného studenta je možné podle zobrazeného osobního ísla. Další podobné formuláe na úpravu nebo pidání informací jsou formuláe Predmety a Zkousejici. Zde je možno doplovat veškeré informace o zkoušejících, piazení komise a piazení pedmtu k oboru.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 28 Obr. 8: Formulá SZZ_Bc hlavní formulá 3.5 Tvorba sestav pro pomocnou databázi Sestavy byly vytvoeny pro vytisknutí zvolených dat v urité dané podob. Tvoí celek, který slouží jako dokumentace k státním závreným zkouškám. K tomuto úelu nám slouží skupina sestav rozpis_komisi, rozpis_studentu, rozpis_predmetu. Dále jsou k dispozici kontrolní sestavy, pomocí nichž mžeme kontrolovat složení komisí a studenty pihlášené na uritý den státních závrených zkoušek. Sestava rozpis_komisi slouží k tisku informací o zvolené komisi na daný zkouškový termín (komise je na každý datum pedem urená, tudíž se dosazuje podle daného dne zkoušek). Tvoí první stránku dokumentace SZZ. Další stránkou je sestava rozpis_studentu, kde jsou informace o datu zkoušky a o rozdlení student ke zkouškám podle poadí a hodiny (je to informaní soupis student), následující sestava rozpis_predmetu je hlavní tiskovou sestavou. Ta obsahuje veškeré informace o studentovi pihlášenému na daný den SZZ. Informace jako jméno, píjmení, absolvovaná stední škola, nástup na FAI UTB Zlín, prmry z vystudovaných roník na FAI, prmr z tchto hodnot, název bakaláské (diplomové) práce, vedoucí BP (DP), oponent, státnicové pedmty a dílí známky z odpovídajících pedmt k tmto zkouškám. Dále jsou to pole celkového hodnocení SZZ
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 29 a celkové hodnocení studia na FAI UTB Zlín. Tato hlavní sestava obsahuje podsestavu, která uruje rozdlení státnicových pedmt, dílích pedmt podle zvoleného programu a oboru. Pro každý obor jsou rozdílné státnicové pedmty. U bakaláského studia jsou 2 státnicové pedmty a u magisterského navazujícího studia je tchto pedmt 5 (2 povinné a jeden volitelný ze 3 možností), tudíž je poteba je njak rozlišit a k tomuto úelu nám slouží tato podsestava. Podsestava 1 se vkládá do záhlaví sestavy rozpis_predmetu a sestava 2 se vkládá do tla sestavy rozpis_predmetu. Podsestava 2 se bude generovat ke každému studentovi (jak je vidt u obr.11). Obr. 9: Podsestava 1 v návrhovém zobrazení Obr. 10: Podsestava 2 v návrhovém zobrazení
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 30 Obr. 11: Celkový pohled na sestavu rozpis_predmetu v náhledovém zobrazení Sestava je tvoena za použití pedem vytvoených dotaz (viz. výše), které nám dávají možnost propojovat pole v sestav s tabulkami. Samotné tvoení sestav je pomocí textových a popisových polí jako u formuláe. Textovým polím je piazeno pole z pomocných tabulek, které jsou plnny zadanými daty do formuláe. Tyto pole jsou seskupeny do formy odpovídající pedloze. Sestavu tvoí tlo, kde jsou obsáhlá data týkající se informací o fakult, oboru, a datech prbhu SZZ. V tle sestavy jsou umístny pole s informacemi o studentovi. Byl vytvoen jeden celek pro tento úel. Tlo má vlastnost generovat pro každého studenta tento celek zvláš, tudíž není nutné vytváet šablonu na celou stránku. Poet celk se generuje do velikosti stránky (podle rozmr stránky). Dále je zde ošeteno dlení student pihlášených na uritý den. Den zkoušky je uveden nad tabulkou se jménem studenta. Každá stránka obsahuje pouze studenty na jedno datum. Pokud je zkouška rozdlena na dva dny, studenti na další den jsou na další stránce. Tím je ošeteno aby se nemíchali studenti s rznými daty mezi sebe a bylo to rozlišeno.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 31 Obr. 12: Sestava rozpis_predmetu 3.6 Tvorba maker pro pomocnou databázi Makra využíváme pro provádní operací, jako je nap. mazání obsahu tabulek, otevírání formulá a importu nebo exportu dat. V našem pípad slouží k provádní operací, na které se odvolávají ovládací prvky a tyto operace jsou automaticky po jejich aktivování provedeny. Zde jsou vytvoena makra odstranit_szz, import_data. Makro odstranit_szz má v sob zahrnuté operace otevení odstraovacích dotaz, zavení formuláe, otevení formuláe. Ty slouží ovládacím prvkm v hlavním formulái, kde jsou na n odkazy. Další makro import_ data slouží k importu dat do tabulky studenti, kde se odstraní pvodní data a naplní se novými (aktuálními).
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 32 Obr. 13: Makro odstranit_szz - návrhové zobrazení Další vytvoená makra slouží k otvírání formulá. Tato makra jsou propojena na ovládací prvky ve formuláích a také v ovládání zobrazení z uživatelského prostedí. Bylo vytvoeno makro na zálohování všech dat, pro zabezpeení údaj pi pípadném selhání databáze. Žádný systém není bezchybný, proto je zapotebí data zálohovat.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 33 4 IMPORT DAT DO DATABÁZE Import dat, v našem pípad z textového souboru se provádí pes položku Soubor Naíst externí data Import dat. V tomto kroku se zobrazí tabulka, kde se v typu souboru zadá textový soubor. Dále se zadá celá cesta k souboru ze kterého se bude provádt import dat. Po zadání celé cesty se urí v další nabídce jakým oddlovaem jsou jednotlivé položky v souboru oddleny. Ukonení záznamu je v tomto pípad tvoeno prázdnou hodnotou tzn. dvma oddlovai vedle sebe(mezi nimi nesmí být žádný znak, musí to být prázdná hodnota). Dále je provádn import do pedem vytvoené tabulky, tudíž v souboru ze kterého data importujeme musí mít jako první záznam názvy polí v tabulce oddlenými stejnými oddlovai. Dle tohoto ádku se data pi importu budou adit do tabulky. V tomto pípad musíme zatrhnout v nabídce importu, že první ádek obsahuje názvy polí. Pokud je ve zdrojovém souboru více záznam než polí v tabulce, pak je zde možnost vynechání nkterých položek v nabídce upesnit. Zde je možnost zatrhnutí nkolika položek, které nabízí zdrojový soubor a my je nechceme importovat do tabulky. V dalším kroku zadáme import dat do již existující tabulky a zadáme do které tabulky data budeme importovat. Je zde možnost importu i do nové tabulky, ale tu zde nevyužíváme. Pokud se v importovaných datech nacházejí duplicity, lze se jich zbavit v dalším kroku, a to pomocí analýzy dat. Zde se dají duplicitní data odstranit nebo jej rozdlit do dalších náhradních tabulek. Tento krok lze provádt jak run tak i automaticky. Data, která importujeme by duplicitní hodnoty obsahovat nemla, protože každý student má svoje osobní íslo, které je jedinené. Co se týe komisí, ty taktéž mají své rozlišení podle ísla, tudíž by nemlo dojít k duplicit. Po ukonení všech tchto krok dáme dokonit a po oznámení import dat byl ukonen zkontrolujeme, zda byla data importována i ne. Import dat nemusíme provádt jen run pi každém spuštní. Je možno jej uvést do makra a bude provádn automaticky po výbru tlaítka Import dat.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 34 5 ZABEZPEENÍ DATABÁZE A DAT Zabezpeení je zde provedeno pomocí celkového zabezpeení celé databáze. Toto nastavení umožuje nabídka v panelu Access v záložce Nástroje Zabezpeení Prvodce uživatelskou úrovní zabezpeení. Zde byly vytvoeny úty pro uživatele pro administrátora a pro bžného uživatele. Administrátor má možnost upravovat databázi a doplovat do ní potebné doplky. Má možnost mazat tabulky, nebo jen záznamy. Dále vytváet nové tabulky, doplovat nové záznamy a tvoit nové sestavy. Bžný uživatel má povoleno pouze použití uživatelského prostedí, které mu neumožuje cokoliv mnit na sestavení databáze. Nemá možnost mazat libovolné záznamy, jen ty co jsou mu povoleny. Mže se pohybovat pouze na formuláích pro výbr dat a do sestav pro tisk. Nemá možnost si tyto sestavy a formuláe otvírat do návrhového zobrazení. Tento uživatel nemá pístup do vytvoených tabulek a cokoliv v nich mnit. Mže do tchto tabulek pouze doplovat data a to pomocí formulá, které tyto tabulky naplní požadovanými informacemi. Další zabezpeení proti zneužití dat je v nastavení databáze. Uživateli je zobrazeno pouze uživatelské prostedí a nemá zobrazeny ovládací prvky a seznam tabulek, formulá, sestav. Tudíž se nedostane ani do nastavení databáze, protože je mu to zakázáno. Tuto možnost má pouze administrátor. Další možnost zabezpeení této databáze je v zavedení centrálního hesla. Po zadání tohoto hesla ze aktivuje uživatelské prostedí podle nastavení databáze. Pro tuto možnost je lepší udlat si záložní kopii aby se zptn daly provádt zmny v nastavení a v obsahu databáze co se týe tabulek, formulá a sestav. U tohoto hesla se nerozlišuje na administrátora a bžného uživatele. Zde je jedno heslo pro všechny stejné a všichni mají stejná práva na užívání. Jen ten, kdo má zálohovanou verzi, mže zmnit obsah databáze. U této databáze je zavedeno zabezpeení pro administrátora a bžného uživatele pro urychlení oprav databáze a její údržby. Zde není nutná záložní kopie, protože Prvodce zabezpeením databáze vytvoí nezabezpeený soubor, ve kterém nejsou žádná omezení. Tento soubor je vytvoen do vámi zadané složky. Zde je i soubor, ve kterém najdete bezpenostní hesla na databázi. Toto zabezpeení je lepší dlat pímo na poítai, na kterém se bude program provozovat. Dvodem je to, že se do systému zavedou pístupová práva a hesla. Soubor se nachází v adresái Windows win32. Zde je také možno tato hesla najít a zmnit pop. jej odstranit pokud dojde ke ztrát hesel nebo nechtnému zaheslování databáze. Tento problém odpadá v pípad použití centrálního hesla.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 35 ZÁVR Databáze byla vytvoena pro usnadnní práce s velkým množstvím dat, která jsou v agend STAG. Odtud jsou tato data importována do databáze a zde jsou zpracovávána. Databáze slouží hlavn pro sekretáky ústav FAI UTB Zlín. Doposud nebyl podobný systém na škole používán a vše se muselo vpisovat pracn do tabulek. Z tohoto dvodu bylo vhodné vytvoit pomocnou databázi pro vytvoení podklad ke státním závreným zkouškám. Tyto formuláe obsahují hodn informací, které se museli vyplovat run. Tato databáze, data po výbru studenta a piazení píslušných hodnot doplní automaticky. Všechny hodnoty lze vybrat z peddefinovaných hodnot v databázi. Sekretákám se tak usnadnila práce se zdlouhavým vypisováním údaj o studentech a komisích. Databáze byla vytvoena v programu Access 2000 z dvodu lehké ovladatelnosti a snadného programování. Tato databáze nese mnoho prvk k usnadnní práce. Pomocí vytvoené uživatelské nabídky se uživatel mže snadno pohybovat v databázi. Má možnost doplovat informace o studentovi a pedmtech. Editaci je možno provést pomocí vytvoených formulá. Vytvoené sestavy jsou podle daných pedloh na státní závrené zkoušky. Databáze umožuje abecední vyhledávání studenta a ovení jeho pravosti pomocí osobního ísla studenta. Na zaátku práce s programem je dležitá správná volba studia. Databáze je rozdlena na bakaláské a magisterské navazující studium. Dále už jen výbr dat podle vašeho požadavku. Po výbru dat jsou na ploše ovládací prvky pro tisk vytvoených sestav, které jsou vyplnny potebnými informacemi podle vašeho výbru. Do databáze je možno dodlat další formuláe nebo sestavy podle potebných požadavk od uživatele. Databáze je vybavena importem potebných dat, protože data, která jsou do databáze vložena (myšleno o studentovi) jsou pouze na jeden zkušební rok Pro další rok musí dojít k importu nových dat. Databáze je zabezpeena proti zneužití informací o studentech heslem a pístupovými právy. Zavedení systému do kanceláí sekretáek je takový, že se nahraje na tamní poíta soubor databáze s píslušnými soubory k importu dat. Souborem databáze se spouští samotná databáze, protože obsahuje uživatelské prostedí, pomocí kterého se program ovládá. Systém ped dokonením byl otestován pímo na sekretariátu a pípadné nedostatky byly odstranny. V pípad dalších pipomínek je možné databázi pizpsobit i zmnit její vlastnosti. Tyto zmny lze provádt pomocí administrátorského hesla. Nikdo jiný nemá možnost pistupovat do této databáze aby ji zmnil.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 36 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY [1] Viescas, J. :Mistrovství v Microsoft Access 2000, Computer Press, Praha 2000. [2] Fikáek, I., Rozehnal, I., Fikáek, M. :Access 2000 podrobný prvodce zaínajícího uživatele, Grada Publishing, 1999. [3] Písek, S. :Access 2002 snadno a rychle, Grada Publishing, Praha 2001. [4] Písek, S. : Databáze v Access, Grada Publishing, Praha 2003. [5] Stevn Roman : Microsoft Access Návrh a programování databází.
UTB ve Zlín, Fakulta aplikované informatiky 37 SEZNAM OBRÁZK Obr. 1. Okno nové prázdné databáze...11 Obr. 2. Tabulka v návrhovém zobrazení...12 Obr. 3. Zobrazení datového listu...12 Obr. 4: Okno tvorby Makra...17 Obr. 5: Tabulka Studenti návrhové zobrazení...22 Obr. 6: Relace mezi tabulkami Bc...24 Obr. 7: Vytvoený dotaz dotaz_rozpis_predmetu...25 Obr. 8: Formulá SZZ_Bc hlavní formulá...28 Obr. 9: Podsestava 1 v návrhovém zobrazení...29 Obr. 10: Podsestava 2 v návrhovém zobrazení...29 Obr. 11: Celkový pohled na sestavu rozpis_predmetu v náhledovém zobrazení...30 Obr. 12: Sestava rozpis_predmetu...31 Obr. 13: Makro odstranit_szz - návrhové zobrazení...32