IFS Applications pro SPRÁVu DOKUMENTŮ
DnA našeho ŘEŠEnÍ Když jsme před více než 25 lety chtěli poprvé vytvořit IFS Aplikace, bylo naším cílem připravit nejdostupnější a nejužitečnější podnikový software na trhu. Abychom tuto ambici naplnili, stala se prioritou veškeré naší práce jednoduchost. Rozhodli jsme se vytvářet jeden produkt, který lze snadno konfigurovat tak, aby odpovídal specifickým požadavkům široké škály průmyslových odvětví. Rozhodli jsme se vybudovat IFS Aplikace na standardních normách, tak aby naši zákazníci nebyli omezeni konkrétní technologií. Rozhodli jsme se navrhnout IFS Aplikace jako strukturu na bázi komponent, kterou bude možné snadno rozšiřovat a aktualizovat Rozhodli jsme se, že všechny komponenty softwaru musí být navzájem zcela kompatibilní a přesto schopné nezávislého fungování. Rozhodli jsme se vytvářet produkt, který si dokáže poradit se změnami i s dlouhodobým vývojem. Rozhodli jsme se, že uděláme uživatelsky nejpříjemnější podnikový software na trhu. I tím se stále řídíme.
SPRÁVA DOKUMENTŮ 3 KLÍČOVÉ VLASTNOSTI Snadno osvojitelné a snadno použitelné řešení Možnost výběru uživatelského rozhraní: IFS Enterprise Explorer, aplikací Microsoft Office, Windows nebo web Integrovaná součást modulu IFS Osobní portál Jednoduchá šablona pro vytváření dokumentů Funkce importu dokumentů Zpracování dokumentů v původním formátu Schvalování dokumentů, zpracování revizí a rozesílání dokumentů Podpora označování změn, komentářů, makra a skenování faktur Možnost zasílání dokumentů a postupné podepisování přes e-mail Vyhledávání libovolného textu a dokumentů pomocí preferovaných klasifikací Možnost nastavit zabezpečení a uživatelská oprávnění Podpora exportu a importu dokumentů a dat pro externí aktualizaci a kontrolu Nasaditelný jako samostatný produkt nebo jako integrovaná součást libovolného podnikového řešení IFS
4 SPRÁVA DOKUMENTŮ SPRÁVA DOKUMENTŮ SNADNÁ, VÝKONNÁ A EFEKTIVNÍ Pro většinu podniků je správa dokumentů pouhým začátkem. Je to nezbytná součást každodenních činností zajišťující, aby byly správné informace dostupné správným lidem ve správnou dobu. Špatná správa informačního toku může vést ke zbytečným prodlevám, omylům a drahým chybám. IFS Správa dokumentů poskytuje úplnou kontrolu nad dokumentací společnosti a umožňuje uživatelům zaměřit se na věci, na kterých opravdu záleží: prodej výrobků a služeb, udržování podniku a jeho vybavení ve výborné kondici, dosahování a překračování podnikových cílů. Běžné systémy pro správu dokumentů jsou často navrženy jako nezávislé jednotky s vlastním jedinečným rozhraním, terminologií a procedurami. Nikoho nepřekvapí, že integrovat takový nástroj do firemního systému trvá dlouho a zvládnout práci s ním může být zbytečně náročné. V každodenní podnikové praxi mohou i drobné změny v dokumentaci znamenat pro mnoho uživatelů skutečnou překážkovou dráhu, což se následně promítá do zbytečných nákladů, o úsporách nemluvě. Díky nástroji IFS Správa dokumentů je důraz kladen tam, kde je potřeba: na uživatele a podnik. V praxi je naše řešení přirozeným rozšířením softwaru, který většina uživatelů dobře zná. Do potřebných dokumentů tak mohou rychle a lehce vstupovat pomocí jakéhokoli rozhraní, které je jim blízké, ať se jedná o Microsoft Windows či internetový prohlížeč. 90 % uživatelů nástroje IFS Správa dokumentů potřebuje pouhých 10 minut školení k tomu, aby s aplikací mohli začít pracovat. Přitom se jedná o výkonný nástroj, který mohou odborníci používat i k řešení složitých úkolů. Proč nemít to nejlepší? IFS Správa dokumentů je integrální součástí IFS Aplikací, které se skládají z nezávisle na sobě pracujících komponent a jsou vytvořeny v otevřené programové architektuře. Díky tomu je možné je rychle a snadno kombinovat, modifikovat a aktualizovat dle potřeb společnosti, rozvoje podniku a změn na trzích. Komponentu IFS Správa dokumentů lze také používat jako samostatnou aplikaci, nezávislou na ostatních a snadno ji implementovat bez narušení každodenních operací.
SprÁVA DoKuMEntŮ 5 SprÁVnÉ nástroje pro VAŠE potřeby různí zaměstnanci mají v rámci společnosti různou zodpovědnost včetně úkolů souvisejících se správou dokumentů. nástroj IFS Správa dokumentů nabízí pro přístup ke správě dokumentů tři různorodá uživatelská rozhraní. rozhraní na BÁZI windows Rozhraní na bázi Windows obsahuje více funkcí a lépe vyhovuje pokročilým uživatelům. Umožňuje zadávat i rušit rezervace dokumentů pro kontrolu či schvalování nebo vytvářet nové archivy. Další rozhraní nabízí Microsoft Office. Umožňuje v rámci komponenty IFS Správa dokumentů vytvářet soubory z původních kancelářských aplikací. To jsou jen některé z mnoha možností, které vám pomohou, aby pohyb dokumentů během jejich životního cyklu byl efektivnější a pružnější. webové rozhraní V rozhraní na bázi webového prohlížeče nabízí IFS Správa dokumentů Web stejné funkce jako rozhraní na bázi Windows. Nevyžaduje žádnou instalaci, umožňuje jednotlivě či skupinově označit dokumenty patřící k projektu, přidat záložku do složky Oblíbené nebo použít hypertextový odkaz v Osobním portálu. Stejně tak dovoluje zveřejnit dokumentaci na intranetu společnosti. IFS EntErprISE EXplorEr IFS Enterprise Explorer je snadno zvládnutelný, uživatelsky jednoduchý a poskytuje všechny základní funkce potřebné k prohlížení či tisku dokumentů. Nástroj IFS Enterprise Explorer obsahuje všechny základní funkce Windows a nabízí řadu inovativních způsobů práce s dokumenty. Dokumenty lze například připojovat jako přílohy k podnikovým objektům podobně jako přílohy e-mailu. SpoluprAcÍ K VYŠŠÍ EFEKtIVItĚ IFS Správa dokumentů Web je součástí komponenty IFS Osobní portál, která umožňuje sdílet a rozvíjet dokumentaci se zákazníky, dodavateli a partnery. IFS Osobní portál zobrazuje pouze informace určené pro konkrétního uživatele, který může být uvnitř společnosti i mimo ni. Z IFS Osobního portálu si můžete vyhledávat a zobrazovat dokumenty nebo získávat informace o dokumentech, které máte schválit nebo které byly nedávno zveřejněné.
6 SPRÁVA DOKUMENTŮ VÝKONNÁ A EFEKTIVNÍ SPRÁVA DOKUMENTŮ Správa dokumentace je průběžný proces. Nástroj IFS Správa dokumentů je určen pro zjednodušení všech fází životního cyklu dokumentu. Dokumentům se přiřazuje stav, který odráží fázi cyklu: předběžný, schválený, uvolněný nebo neplatný. Ještě důležitější je, že podnik má plně pod kontrolou formální a procedurální požadavky na dokumenty a některé postupy provádí systém automaticky. Nástroj IFS Správa dokumentů pracuje se soubory v původním formátu. Na obrázek v CADu, cenovou nabídku, měsíční výkaz, schéma, popis funkce nebo vývojový diagram, je jistě nejlepší použít software, který podnik vlastní a který danému úkolu nejlépe vyhovuje. Veškeré úpravy takových souborů lze provádět v původním kontextu a v původní aplikaci jako je Microsoft Word, Microsoft Excel či AutoCAD. IFS Správa dokumentů to umožňuje a pomáhá zadávat a používat standardní šablony na jakýkoli typ souboru tak, aby každý dokument ve společnosti měl standardní formát a vzhled bez ohledu na to, kde byl vytvořen. Jakmile je dokument připraven ke kontrole a schválení, lze definovat, který kontrolor má oprávnění jej otevřít, upravovat či schvalovat. Každý krok procesu schvalování vyžaduje elektronický podpis pro ověření uživatele. Tento podpis je uložen a později ho lze snadno vyhledat. Schvalovatel, který se z dokumentu odhlásil, na to může být upozorněn e-mailem nebo přes Osobní portál. Komentáře a opravy dokumentu lze shromažďovat v souboru s komentáři. To umožňuje efektivní schvalovací proces a podněcuje interakci mezi zaměstnanci a jednotlivými úseky společnosti. Podle podrobnosti původní klasifikace může být vyhledávání dokumentů konkrétní nebo obecné. Vyhledávat lze podle konkrétních atributů (např. název projektu, jméno zákazníka nebo číslo faktury) nebo jednoduše podle obsahu dokumentu pomocí textového vyhledání. Nejpřirozenější způsob adresování cesty dokumentů je připojení k podnikovým objektům, které popisují. IFS Správa dokumentů je integrovanou součástí podnikového informačního systému. Díky tomu jsou dokumenty přístupné ze všech jeho částí například navigací ve struktuře zařízení nebo přes přílohy k žádostem o nabídku. Ve většině kanceláří se neustávající tok informací stal životním faktem a závazkem. Proto se všechny dokumenty, nové či revidované, rozesílají způsobem, který upoutá pozornost příjemce. Každého příjemce lze ale upozornit i jiným způsobem, např. e-mailem, textovými zprávami (SMS) nebo přes Osobní portlet. Je možné snadno zadávat jak a kdy má rozeslání proběhnout. Lze také rozeslat jediný dokument nebo skupinu dokumentů jednomu či více kontrolorům. Integrovaná funkce sledování ukazuje, kdo a kdy daný dokument obdržel.
SprÁVA DoKuMEntŮ 7 Všechny typy dokumentů umožňují také pokročilou správu dokumentů jako je klasifikace, seskupování, správa revizí a schvalování. Inteligentní metody zajišťují správné rozesílání a díky IFS Server událostí jsou aktuální dokumenty posílány přímo uživatelům, kteří je potřebují do e-mailových schránek. Všechny události se samozřejmě ukládají do historie, která umožňuje jejich sledovatelnost. K související komponentě projektu lze pro další sledování připojit dokumenty s kontrolními úkoly. Jsou zde i funkce pro hromadné zadávání a správu šablon.
O SPOLEČNOSTI IFS A IFS APPLICATIONS IFS (OMX STO: IFS), globální dodavatel podnikových aplikací, poskytuje ERP řešení, která umožňují organizacím rychle reagovat na změny trhu. Tato řešení umožňují účinněji používat zdroje k dosažení lepší výkonnosti podniku a konkurenční výhody. Společnost IFS byla založena v roce 1983 a má 2 600 zaměstnanců po celém světě. S IFS Applications, které jsou nyní v sedmé generaci, byla IFS průkopníkem komponentově založeného ERP softwaru. Komponentová architektura poskytuje řešení, která lze snáz implementovat, provozovat a aktualizovat. IFS Applications je k dispozici v 54 zemích a ve více než 20 jazycích. Má přes 600 000 uživatelů v sedmi klíčových vertikálních sektorech: letectví a obraně, automobilovém průmyslu, výrobě, zpracovatelském průmyslu, stavebnictví, řízení služeb, maloobchodu a velkoobchodní distribuci, v technických službách a telekomunikacích. IFS Applications poskytuje rozšířenou funkčnost ERP včetně CRM, SCM, PLM, CPM, správy podnikového majetku a MRO. Přímé zastoupení IFS pro Českou republiku, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku se sídlem v Žilině. V současné době mají obě společnosti k dispozici více než 60 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Pokud máte zájem o další informace, pošlete e-mail na info.czech@ifsworld.com, kontaktujte některou z našich regionálních kanceláří, nebo navštivte náš web: www.ifsworld.com. AmeriKA...+1 888 437 4968 ARGENTINA, BRAZÍLIE, KANADA, MEXIKO, SPOJENÉ STÁTY ASIE A TICHOMOŘÍ... +65 63 33 33 00 AUSTRÁLIE, INDONÉSIE, JAPONSKO, MALAJSIE, NOVÝ ZÉLAND, FILIPÍNY, ČLR, SINGAPUR, THAJSKO EVROPA A STŘEDNÍ ASIE...+420 227 031 280 ČESKÁ REPUBLIKA, BALKÁNSKÉ ZEMĚ, GRUZIE, MAĎARSKO, IZRAEL, KAZACHSTÁN, POLSKO, RUSKO A SPOLEČENSTVÍ NEZÁVISLÝCH STÁTŮ, SLOVENSKO, TURECKO, UKRAJINA STŘEDNÍ EVROPA...+49 9131 77 340 RAKOUSKO, BELGIE, NĚMECKO, ITÁLIE, NIZOZEMSKO, ŠVÝCARSKO ZÁPADNÍ EVROPA...+44 1494 428 900 FRANCIE, PORTUGALSKO, ŠPANĚLSKO, VELKÁ BRITÁNIE BLÍZKÝ VÝCHOD A AFRIKA... +971 4390 0888 INDIE, JIŽNÍ AFRIKA, SRÍ LANKA, SPOJENÉ ARABSKÉ EMIRÁTY SKANDINÁVIE....+46 13 460 4000 DÁNSKO, NORSKO, ŠVÉDSKO FINSKO A POBALTÍ...+358 102 17 9300 ESTONSKO, FINSKO, LOTYŠSKO, LITVA www.ifsworld.com TENTO DOKUMENT MŮŽE OBSAHOVAT PROHLÁŠENÍ O MOŽNÉ BUDOUCÍ FUNKČNOSTI SOFTWAROVÝCH PRODUKTŮ A TECHNOLOGIÍ SPOLEČNOSTI IFS. TAKOVÁ PROHLÁŠENÍ O BUDOUCÍ FUNKČNOSTI JSOU POUZE PRO INFORMAČNÍ ÚČELY A NESMÍ BÝT VYKLÁDÁNA JAKO ŽÁDNÝ ZÁVAZEK NEBO ZÁRUKA.IFS A NÁZVY PRODUKTŮ IFS JSOU OCHRANNÉ ZNÁMKY SPOLEČNOSTI IFS. NÁZVY SPOLEČNOSTÍ A PRODUKTŮ ZMÍNĚNÉ V TOMTO DOKUMENTU MOHOU BÝT OCHRANNÝMI ZNÁMKAMI PŘÍSLUŠNÝCH VLASTNÍKŮ. IFS AB 2010 En4504-1 Production: IFS Corporate Marketing, October 2010. Printing: DanagårdLiTHO, Ödeshög, Sweden.