Junák svaz skautů a skautek ČR Pokyn k registraci pro rok 2012 1. Úvodní ustanovení (1) Tento pokyn upravuje průběh registrace členů Junáka v roce 2012 v návaznosti na obecná pravidla stanovená Směrnicí k registraci. Aktuální informace o průběhu registrace (novinky, očekávané odstávky systému aj.) budou k dispozici na http://www.skaut.cz/registrace. (2) Směrnice k registraci již od roku 2011 stanovuje povinnost evidovat většinu významných změn průběžně. 2. Rozhodný den (3) Jednotky při registraci v roce 2012 zadají registrační údaje odpovídající stavu, jaký je platný k rozhodnému dni. (4) Rozhodným dnem pro rok 2012 je 31. 1. 2012. 3. Termíny odevzdání registrace organizačních jednotek (5) Pro předání registrace byly stanoveny následující termíny: a) střediska předají registraci okresům (nebo krajům v případě středisek registrovaných přímo v kraji) nejpozději 31. 1. 2012, b) okresy předají registraci krajům nejpozději 14. 2. 2012 a c) kraje a ZvOJ předají registraci do Kanceláře ústředí Junáka nejpozději 28. 2. 2012. (6) Junácké okresy a kraje nemohou stanovit podřízeným střediskům pozdější termín odevzdání. (7) Součástí registračních dat zůstává hospodářský výkaz za rok 2011 (v podvojném nebo jednoduchém formátu), který ale všechny OJ vyplní přímo v online informačním systému skautis (dále jen skautis) v období mezi 1. 1. a 15. 4. 2012; pro jednotky využívajících odkladu pro podání daňového přiznání je stanoven dodatečný termín 10. 7. 2012, což musí být při založení výkazu ve skautisu označeno. 4. Termíny zaplacení odvodu z členských příspěvků organizačních jednotek (8) Pro zaplacení odvodů byly stanoveny následující termíny, odlišné od termínů odevzdání údajů: a) střediska zaplatí odvod z členských příspěvků okresům (nebo krajům v případě středisek registrovaných přímo v kraji) nejpozději 28. 2. 2012, b) okresy zaplatí odvod z členských příspěvků krajům nejpozději 14. 3. 2012 a c) kraje a ZvOJ zaplatí odvod z členských příspěvků do Kanceláře ústředí Junáka nejpozději 28. 3. 2012. (9) Odvody z členských příspěvků zašlou kraje a ZvOJ na účet číslo 27-769 931 0257/0100 u KB, a. s., jako variabilní symbol použijí číslo jednotky, jako konstantní symbol pak 0558. 5. Členské příspěvky (10) Náčelnictvo Junáka stanovilo svým usnesením odvod z členských příspěvků na rok 2012 v této výši: Pokyn k registraci pro rok 2012 1/5
a) 220,- Kč na člena pro Junák jako celek (180,- Kč v případě, že dotyčný odmítne odběr časopisu), b) dále 250 Kč za každé telefonní číslo člena zapojené v STS pro Junák jako celek, c) maximálně 120,- Kč na člena pro každou vyšší organizační jednotku (kraj nebo okres). (11) Skutečnou výši členského příspěvku schvaluje rada příslušné ZOJ a musí být zaznamenána v zápise; podobně výše odvodu z členského příspěvku schválená radou VOJ musí být zaznamenána v zápise. 6. Pravidla ke zpracování registrace (12) Všechny OJ zadají své registrační údaje prostřednictvím skautis (https://is.skaut.cz/). Musí přitom dbát Směrnice pro registraci, tohoto pokynu a Poučení k ochraně osobních údajů a používání účtů v skautis). (13) Při jakémkoliv předávání dat mimo skautis musí OJ zajistit bezpečný přenos dat tak, aby nemohla být zneužita třetími osobami, např. s využitím aplikace skautdisk (https://www.skautdisk.cz/). (14) Zpracovatel registrace nadřízené jednotky je povinen po kontrole údajů, nejpozději však do 14 dní ode dne odevzdání, označit registraci ve skautis jako přijatou. (15) V případě, že odevzdané údaje budou neúplné či chybné, nebude registrace označena za přijatou. OJ je povinna je neprodleně upravit a za datum odevzdání registrace pak platí den odevzdání údajů opravených, jejichž správnost bude potvrzena zpracovatelem registrace nadřízené jednotky. (16) Případné spory o správnosti a úplnosti odevzdaných údajů posuzuje organizační zpravodaj VRJ. (17) Výjimku z těchto pravidel uděluje v odůvodněných případech organizační zpravodaj VRJ. 7. Změny v obsahu zpracovávaných dat pro rok 2012 (18) SkautIS nově obsahuje část nazvanou Skautský adresář, která umožňuje členům Junáka starším 15 let zveřejnit ostatním členům Junáka dobrovolně své vybrané údaje, např. kontakty (a mohli tak být kontaktováni např. pro přípravu společné oddílové akce atd.). Návod a informace k používání Skautského adresáře jsou k dispozici na webu nápovědy http://is.skaut.cz/napoveda. (19) Nadále je povinné pro oddíly mladších členů zadat informace o své klubovně včetně zadání obce a GPS souřadnic (klubovnu není povinné zveřejňovat, byť je to doporučeno). Vedle jednoznačné identifikace nemovitosti tyto údaje napomáhají také vytváření statistik populace našich členů v republice. (20) Spolu s novým webem pro veřejnost se opakují dotazy, jak umístit svou klubovnu na mapu kluboven neopomeňte zadání náborových informací ke zveřejnění (skautis umožňuje uvést např. věkové kategorie, které oddíl nabírá, či termíny a časy jejich schůzek). SkautIS umožňuje zobrazit přehledný náhled všech údajů, které o sobě oddíl zveřejňuje. (21) Doporučeným údajem je portrétová fotografie pro všechny členy. Fotografie musí být osobní, průkazová (reálný portrét s poměry stran 4:3), přiměřeně stará a v tiskové kvalitě. Fotografie je již nyní využívána ve skautis a navázaných aplikacích, v roce 2012 předpokládáme její další využití. (22) Při registraci bude přihlíženo k procentu činovníků střediska, kteří mají vyplněny povinné kontaktní údaje (telefon, e-mail). Aby bylo možno registraci odevzdat, je třeba, aby e-mail a telefon mělo vyplněno alespoň 50 % činovníků, registrovaných ve středisku. (23) Kontaktní e-mail jednotky či člena nesmí být uzavřenou e-mailovou konferencí. (24) SkautIS umožňuje evidovat další údaje o členech pro potřeby oddílové činnosti (zdravotní pojišťovna, zdravotní omezení, škola, jména a další informace o rodičích aj.). U tzv. citlivých Pokyn k registraci pro rok 2012 2/5
osobních údajů (zdravotní stav) je přístup omezen na vybrané role pouze na úrovni člena (tedy užívané léky člena oddílu neuvidí např. administrátor kraje, ale administrátor oddílu ano), podrobnosti jsou uvedeny v nápovědě ke skautis. (25) SkautIS vyžaduje z technických důvodů zadat alespoň hostující členy u všech ZvOJ, tedy i těch, jejichž statut to explicitně neumožňuje. U těchto ZvOJ uvedení členů ve skautis nijak nezakládá skutečné členství a je pouze vyjádřením vazby mezi jednotkou a osobou (činovníkem této jednotky). (26) Při kontrole registrace je rozlišeno 5 možných stavů (podrobný popis hlavních kontrolních mechanismů pro rok 2012 je k dispozici na www.skaut.cz/registrace), u většiny stavů je třeba doplnit komentář: a) Chyba zpracování např. chybějící obsazení funkce vedoucího u oddílu jde o chybu zpracování dat registrace s těmito chybami nemůže být přijata (chyby jsou zobrazeny červeně) b) Reálné zobrazení chybné skutečnosti např. souběh členství v radě a revizní komisi OJ jde o reálně skutečnost v rozporu s vnitřními předpisy, kterou registrace věrně zobrazuje registrace s těmito chybami bude přijata po doplnění komentáře, který skutečnost vysvětluje (chybné skutečnosti jsou zobrazeny růžově) c) Výjimka např. okres s méně než 3 středisky jde o skutečnost, která je v rozporu s předpisy, nicméně je možné pro ni udělit výjimku tato výjimka musí být popsána v komentáři (chybné skutečnosti jsou zobrazeny také modře) d) Varování např. nevyplněná ulice v adrese jde o skutečnost, která je atypická, ale v určitých případech možná (zde jde o obec bez ulic) na tato upozornění nebude při přejímání registrace brán zřetel, ale musí být doplněno komentářem, který dokládá, že si je zpracovatel tohoto stavu vědom (varování jsou zobrazena zeleně) e) Připomenutí např. nevyplnění náborových údajů, nezveřejnění klubovny, nevyčerpání výtisků časopisu Skauting zdarma apod. jde o věci, na které je snadné zapomenout a při kontrole se tak zobrazí připomenutí; toto není třeba komentovat a je možné registraci odevzdat. 8. Průběh zpracování registrace pro rok 2012 (27) skautis umožňuje kterémukoliv členu Junáka vytvořit účet, navázaný na jeho osobu, což dotyčnému umožňuje přihlašovat se na Skautskou křižovatku, aktualizovat si kdykoliv svá vlastní data, změnit časopis či prohlížet vyúčtování STS, je-li starší 15 let. Osoby mladší 15 let si implicitně nemohou měnit své údaje, vytvářet jim účet navázaný na jejich osobu je pro ně užitečné mimo jiné pro přihlášení na Teepek.cz. Informace o tom, jak založit a správně propojit uživatelský účet se skutečnými údaji ve skautis najdete na webu nápovědy http://is.skaut.cz/napoveda/. Dbejte především na správnou volbu údajů, které při propojení účtu chcete uživateli ve skautis zachovat jako platné. (28) Registrovat jednotku ve skautis je možné tehdy, když: a) zpracovatel registrace má účet ve skautis, který je navázaný na jeho osobu, b) jeho účtu je přiřazena tzv. role (soubor oprávnění) Vedoucího/administrátora jednotky. (29) Za vytvoření či přiřazení účtu a přiřazení související role je odpovědná nadřízená jednotka, podřízená jednotka je povinna poskytnout k tomu potřebnou součinnost (např. založit si účet či převzít zaslané heslo); při vytváření účtů je nezbytné dodržovat pravidla uvedená v Poučení k ochraně osobních údajů a používání účtů v online informačním systému skautis (ke stažení na https://is.skaut.cz/). (30) Účet se související rolí musí mít v rámci dané OJ alespoň jeden činovník, implicitně přinejmenším Pokyn k registraci pro rok 2012 3/5
statutární orgán (nicméně ten může nechat účet zřídit rovnou svému zpracovateli registrace, pokud sám nechce do skautis přistupovat), a to v termínech uvedených v čl. 32. (31) Aby bylo podřízené jednotce umožněno registrovat se v roce 2012, musí nadřízená jednotka založit registraci tohoto roku a nastavit registrační kategorie, které stanovují výši odvodu členských příspěvků pro různá členství a v závislosti na odběru časopisů, a to v termínech uvedených v čl. 32. Jednotka je povinna převzít následující kategorie od své nadřízené, pokud je podřízené jednotky mohou potřebovat: a) kategorie pro čestné členy (s nárokem na časopis), b) kategorie pro hostující členy (bez nároku na časopis), c) kategorie pro řádné členy (s nárokem na časopis), d) kategorie pro řádné členy (bez nároku na časopis). (32) Při zpracování registrace dané jednotky zpracovatel především ověří a doplní informace o jejích členech (včetně povinných a doporučených informací a jeho zařazení do jedné z registračních kategorií), o funkcích v jednotce, jejích základních a kontaktních údajích apod. Dále zkontroluje správnost a úplnost informací u případných podřízených jednotek. Na závěr provede kontrolu registrace jednotky, vyřeší případné chyby a doplní komentářem jiné nedostatky, načež registraci odevzdá nadřízené jednotce (viz také čl. 14). (33) Pro zpřístupnění účtů, přiřazení rolí, založení registrace roku 2012 a nastavení registračních kategorií pro rok 2012 byly stanoveny následující termíny: a) Kancelář ústředí Junáka ověří existenci účtů krajů a založí registraci roku 2012 a ústřední registrační kategorie nejpozději do 1. 12. 2011, b) Kancelář ústředí Junáka ověří existenci účtů ZvOJ nejpozději do 1. 12. 2011, c) kraje zpřístupní účty okresům a sobě přímo podřízeným střediskům a založí registraci roku 2012 a krajské registrační kategorie nejpozději do 11. 12. 2011, d) okresy zpřístupní účty střediskům a založí registraci roku 2012 a okresní registrační kategorie nejpozději do 21. 12. 2011, e) střediska založí registraci roku 2012 a střediskové registrační kategorie nejpozději do 5. 1. 2012. (34) V souladu se Stanovami Junáka a čl. 13 Směrnice k registraci umožní skautis dodatečnou registraci těm stávajícím členům, kteří se včas neregistrují ve své jednotce, aby tak nepozbyli svého členství. Kancelář ústředí Junáka založí zvláštní kategorii pro registraci po termínu po rozhodném dni; tuto kategorii nejpozději do 28. 2. 2012 převezmou i kraje. Další OJ ji převezmou na vyžádání. 9. Úpravy historických údajů (35) V souvislosti s přechodem od zpracování pomocí programů Birdos a Macreg bude i tento rok ještě dočasně možné upravovat i vybrané historické údaje, která s registrací 2012 přímo nesouvisejí. V minulosti v důsledku problémů s exportem a importem byly některé údaje poškozeny či smazány, využijte proto možnosti opravit tyto údaje podle skutečnosti: a) v minulosti zastávané funkce (včetně termínů), b) kvalifikace získané v minulosti (včetně termínů, čísel dekretů aj.). (36) Řada údajů o osobách a jednotkách, získaná v letech 2003 2009, může být zastaralá či nepřesná vytvořte či navažte v rámci možností zejména všem dospělým, kteří projeví zájem, jejich účet, aby si tak mohli ověřit aktuálnost a úplnost údajů o své osobě. Pokyn k registraci pro rok 2012 4/5
10. Závěrečná ustanovení (37) Tento pokyn byl vydán dne 22. 11. 2011 a nabývá účinnosti dnem přijetí. Nabytím účinnosti tohoto pokynu se zrušuje Pokyn k registraci pro rok 2011. V Praze dne 22. 11. 2011 Ing. Ladislav Pelcl v. r. organizační zpravodaj VRJ Pokyn k registraci pro rok 2012 5/5