Shop Magic POKLADNÍ SOFTWARE

Shop Magic POKLADNÍ SOFTWARE Origin Soft s.r.o. Brno, 2013

OBSAH 1 ÚVOD... 2 2 HW POŢADAVKY... 3 3 INSTALACE... 4 4 PRVNÍ SPUŠTĚNÍ PROGRAMU... 8 5 POKLADNA... 9 5.1 Vloţení PLU kódu... 9 5.2 Kategorie... 10 5.3 Dodatečné přecenění... 10 5.4 Zadání mnoţství... 10 5.5 Ukončení nákupu... 11 5.6 Plovoucí prodavač... 11 5.7 Přihlášení / Odhlášení obsluhy... 11 5.8 Příjem hotovosti... 12 5.9 Výdej hotovosti... 12 5.10 Nastavení... 13 6 ČTENÍ NÁKUPŮ... 16 7 DODAVATELÉ... 17 7.1 Seznam dodavatelů... 17 8 INVENTURA... 18 9 NASKLADNĚNÍ... 19 9.1 Tisk cenovek... 19 9.2 Tisk dodacích listů... 20 10 ODBĚRATELÉ... 21 11 SKLAD... 22 11.1 Tisk štítků... 23 11.2 Ceník... 23 11.3 Nastavení skladu... 24 11.4 Skladová karta... 24 12 SLEVY... 26 12.1 Individuální sleva... 26 13 ZAMĚSTNANCI... 27 14 SEZNAM OBRÁZKŮ... 28 1

1 ÚVOD Shop Magic je pokladní software od společnosti Origin Soft s.r.o., který se vyznačuje jednoduchým a intuitivním ovládáním. Klíčové vlastnosti aplikace: Identifikace zboţí pomocí EAN skeneru (PS/2,RS232), umí pracovat současně s více scannery. Seznam aţ 100 nejčastěji pouţívaných PLU s moţností vloţení do 5-ti kategorií. Volné vloţení zboţí při nerozpoznání EAN kódu. Přednastavené zkratky pro identifikaci pomocí textu. Práce s otevřenými účty. Moţnost výběru zboţí ze skladových karet přehledným vyhledáním. Vytvoření výčetky peněţní hotovosti. Příjem a výdej hotovosti s moţností nastavení omezujících pravidel. Moţnost tisku na A4 tiskárně nebo bankovní tiskárně. Tisk loga. ALT mód pro scannery, které tento mód nemají a při zapojení do PC s českou klávesnicí jsou jednotlivé znaky reprezentovány diakritickými znaky. Import dat do skladu z přenosového média (USB flash disk). Vymazání a záznam jednotlivých poloţek z neukončených nákupů. Identifikace obsluh. Výpočet vratné částky. Tisk etiket při markování zboţí, které mají jako jednotky mnoţství kg. Tisk libovolného mnoţství etiket na zvolený výrobek bez nutnosti markování. Moţnost potlačení tisku, tisk pokladní stvrzenky, daňového dokladu, výdejky, faktury. Plovoucí prodavač, nákup do košíku. Moţnost nastavení slev na konkrétní výrobek. Uţivatelské rozhraní přizpůsobené jak pro dotykovou obrazovku, tak i pro obsluhu pomocí klávesnice. Velké mnoţství nastavení programu. Kontrola zahájení / ukončení letákových akcí. Moţnost vytvoření příjemky z XML dokumentu. 2

2 HW POŢADAVKY Shop Magic je nenáročný software, co se týče výpočetního výkonu počítače. Program bez problému funguje i na pomalejších počítačích se starším operačním systémem Windows 98/XP/WIN 7. Minimální konfigurace: Operační paměť 256MB Pevný disk 30MB Procesor Intel Pentium 4 3

3 INSTALACE 1) Stáhněte si instalační soubor z produktové stránky programu: www.shopmagic.cz/download/shopmagicinstall.zip 2) Rozbalte instalační soubor a spusťte instalaci. (můţe se stát, ţe Vám vyskočí varovné okno antivirového programu, ţe se jedná o software od neznámého vydavatele tuto hlášku ignorujte a spusťte instalaci). Obr. 1: Instalační soubor 3) Vyberte jazyk instalace. Obr. 2: Výběr jazyka 4

4) Poté co vyberete jazyk instalace, se Vám spustí uvítací obrazovka instalace programu. Obr. 3: Uvítací obrazovka instalace 5) Zvolte si umístění, kam se program nainstaluje (doporučujeme ponechat defaultní nastavení). Obr. 4: Výběr cílového umístění 5

6) Nyní si můţete vybrat, zda se má na ploše vytvořit zástupce programu. Obr. 5: Vytvoření zástupce 7) Samotná instalace (trvá cca 2 minuty) Obr. 6: Instalace programu 6

8) Poté co je instalace dokončená, se Vám zobrazí oznámení, zda si přejete spustit nainstalovaný program. Obr. 7: Dokončení instalace 7

4 PRVNÍ SPUŠTĚNÍ PROGRAMU Poté co dokončíte instalaci a spustíte program, budete vyzváni ke vloţení licenčního kódu. Tento kód získáte od některého z pracovníků společnosti Origin Soft s.r.o. zasláním poţadavku na kontaktní email uvedený pod tlačítky nebo na webu: www.shopmagic.cz/kontakt.html Pokud nyní licenční kód nemáte, klikněte na tlačítko OK a vyuţijte 30-ti denní DEMO verzi programu Shop Magic. Obr. 8: Registrace programu V cílové sloţce (kam se program nainstaloval) můţete nalézt 9 spustitelných programů, které si nyní popíšeme. Obr. 9: Cílová sloţka s nainstalovanými programy 8

5 POKLADNA Pokladní software Shop Magic se vyznačuje svou jednoduchostí a přehledným uţivatelským prostředím, které je přizpůsobeno pro ovládání pomocí dotykové obrazovky nebo klávesových zkratek. Rozmístění jednotlivých prvků pracovního okna je zachyceno na následujícím obrázku. Informační panel Celková cena Kategorie Prodejní poloţky Účtenka Funkční klávesy Aktuální čas 5.1 Vloţení PLU kódu Obr. 10: Úvodní obrazovka pokladny po prvním spuštění Načtení EAN kódu pomocí čtečky čárových kódů. Volné vloţení způsob zadání zboţí nikoli naskenování, ale vloţením textu z klávesnice. Nejdříve je nutné zadat název poloţky. Potvrzením klávesou Enter se kurzor přesune do sloupce pro zadání jednotkové ceny, tedy ceny za ks, kg v tuto chvíli není moţné se vrátit k opravení názvu, vkládaní musí být dokončeno zadáním ceny. Jakmile zadáme cenu, tak akci opět potvrdím stiskem klávesy Enter Volné vloţení pomocí zkratek - je speciálním případem volného vloţení, kdy pomocí předdefinovaných zkratek lze rychle a pohodlně zadat větší mnoţství dat. Můţeme si zvolit, ţe např. písmeno m se nahradí za slovo maso s jednotkovou cenou 120Kč, sazbou DPH 21% a EAN kód 123. Tyto zkratky se nastavují v Nastavení Obecné. 9

5.2 Kategorie Na levé straně úvodní obrazovky je zobrazeno 5 kategorií, přičemţ v kaţdé kategorii můţe být vloţeno aţ 20 nejpouţívanějších poloţek. Dále je zde ještě záloţka SKLAD, která zobrazuje všechny poloţky skladových zásob (abecedně seřazeny). Během procesu markování má obsluha moţnost přepnout se pomocí klávesy TAB na list SKLAD. V tomto seznamu můţeme pohodlně dohledat poţadovaný výrobek pomocí názvu. Pro rychlou identifikaci lze pouţit směrové šipky nahoru a dolu či stránkové (pgdown, pgup). Po vyhledání daného produktu se výběr potvrdí klávesou Enter. Klávesa TAB slouţí v obou směrech tzn. ţe ji můţete pouţít i pro návrat do předchozí kategorie zboţí. 5.3 Dodatečné přecenění Někdy můţe dojít k situaci, ţe po namarkování je potřeba změnit prodejní cenu a z jakéhokoliv důvodu nechceme tuto situaci řešit pomocí slev, viz kapitola 12. Námi poţadovanou cenu můţeme zadat a potvrdit ji klávesou F5. Tato funkce je po instalaci potlačena a je nutno ji aktivovat v nastavení. 5.4 Zadání mnoţství Abychom nemuseli při nákupu např. 20-ti rohlíků markovat 20x stejnou poloţku, můţeme zadat násobky. Před identifikací EAN Zadáme mnoţství a potvrdíme klávesou *. Následně identifikujeme výrobek (scannerem nebo výběrem z kategorie). Zadání poţadovaného mnoţství Stisknutí klávesy * Výběr prodejní poloţky Takto zvolené mnoţství se můţe libovolně přepisovat, takţe pokud zvolím např. 20* a zjistím, ţe potřebuji mnoţství jiné, tak zvolím mnoţství jiné např. 30* a mnoţství předtím zadané se překryje. Po identifikaci EAN zvyšování / sniţování mnoţství zboţí pomoci kláves + / - Namarkování poloţky Označení poloţky na účtence POZOR tato funkce nefunguje na hmotnostní údaje Stisknutí klávesy + / - dle potřeby Hmotnostní údaje - při správném zapojení a nastavení je pokladna schopna pracovat s vybranými váhami jakoţto s externím zařízením. Je moţné naváţit větší výrobku neţ je maximální tonáţ a to pomocí klávesy / kdy pokladně říkáme, ţe se jedná o zlomkovou část a pokladna si tuto hmotnost zapamatuje. 10

5.5 Ukončení nákupu Ukončení nákupu nebo neprázdný nákup lze ukončit pomocí tlačítka END. Následně je obsluha vyzvána pro zadání znaku, podle kterého je moţné vytisknout následující doklady: N - netisknout (nakup je ukončen, uloţen a nevytisknut, peněţní zásuvka se otevře), D-daňový doklad (nakup je ukončen, uloţen, vytisknut s rozepsáním dle daňových tříd), V-výdejka (zde je uţivatel povinen zadat komu je zboţí vydáváno, aby bylo jasné, komu se bude později fakturovat, pokud uţivatel nevybere odběratele tak nákup není ukončen. V případě výběru, odběratele je nákup ukončen, uloţen, vytisknut záznam o výdeji zboţí, ale neprojeví se v trţbách, neboť nebyla přijata hotovost, takţe peněţní zásuvka se neotevře). F-faktura (namarkovaný nákup se vytiskne na libovolné tiskárně ve formátu A4, toto ukončení umoţňuje identifikovat odběratele). Při stisku čehokoliv jiného se vytiskne běţná pokladní stvrzenka bez rozepsání daní. Stvrzenka můţe obsahovat název organizace, datum a čas, zakoupené mnoţství, název výrobku, jednotkovou cenu, cenu celkem, EAN kód, hodnotu bankovky, kterou bylo placeno a kolik bylo vráceno a volitelný text, který se můţe vyuţít pro poděkování za návštěvu. 5.6 Plovoucí prodavač Plovoucí prodavač vyuţívá principu otevřených účtů či nákupu do očíslovaných košíků. Princip pouţití je následující: Zvolí se číslo, které se potvrdí klávesou INS (Insert) Pokladna si ověří, zda pod tímto číslem bylo jiţ něco namarkováno a neuzavřeno. V případě ţe ano, tak tyto data nahraje, zobrazí je uţivateli a je moţno dále pracovat s takto rozmarkovaným účtem. V případě, ţe pod zadaným číslem ţádný neuzavřený účet neexistuje, tak jej pokladna zaloţí. Pokud je účet otevřen a je poţadováno přejít na jiný účet, lze tak učinit opětovným zadáním čísla účtu a stisknutím klávesy INS. Tím se původní účet uzavře a otevře se nový. Tento způsob nalezne své uplatnění při pultovém prodeji, kdy se jednotlivé prodavačky často střídají na jednotlivých pokladnách. Dále by se tento způsob vyuţil v restauracích, kdy kaţdý stůl má pevně stanovené číslo a k tomuto číslu jsou přiřazovány jednotlivé produkty. Takto rozpracované účty jsou uchovány i po výpadku elektrického napájení. Výpadek totiţ můţe ohrozit pouze ty data, která byla namarkována a nebyla řádně ukončena. Přihlášení nulového účtu, na který nelze markovat a slouţí jako událost pro uloţení účtu: 0 INS. 5.7 Přihlášení / Odhlášení obsluhy Tuto funkcionalitu vyuţijeme v případě, kdy chceme identifikovat obsluhu a tím zpětně dohledat kdo co dělat. Odhlášení obsluhy se provádí pomocí klávesy F10. Libovolnou klávesou se následně zobrazí dialog pro zadání hesla. Šipkami lze zvolit jméno obsluhy, zadané heslo se potvrdí klávesou Enter nebo tlačítkem OK 11

5.8 Příjem hotovosti Příjem hotovosti do pokladny není nijak omezován a slouţí pro záznam hotovostního vkladu do pokladny, kdy tento příjem není kompenzován výdejem zboţí. Dialog pro vloţení hotovosti se vyvolá klávesou F3, zde je moţné zadat jméno vkladatele. Po uloţení se zadaná data vloţí do seznamu všech dosud vkládaných peněţních částek. Tento seznam se můţe zobrazovat v dialogu pro vkládání hotovosti, pro kontrolu zda zadávaná hodnota jiţ nebyla vloţena. Obr. 11: Dialog pro příjem hotovosti První poloţku seznamu přijaté hotovosti tvoří počáteční stav, který je roven finanční hotovosti z předešlého dne. Tento příjem se vytváří automaticky při spuštění pokladny. 5.9 Výdej hotovosti Výdej hotovosti z pokladny slouţí k evidenci vydávané hotovosti. Dialog se vyvolá klávesou F4 a je graficky naprosto stejný jako u vkladu hotovosti. Oproti příjmu je výdej hotovosti choulostivější na transakce, proto je moţné jej omezit na: Výdej komukoli do kolonky Vybírající lze zadat libovolný text bez omezení. Výdej dodavatelům do kolonky Vybírající lze vybrat pouze z přednastavených dodavatelů Výdej není povolen v tomto případě se vůbec nezobrazí dialog pro zadání vydávané částky, ale zobrazí se informační text, ţe výdej není povolen či ţádoucí. Tento text je moţné změnit. Obr. 12: Dialog pro výdej hotovosti 12

5.10 Nastavení Nastavení ovlivňuje chování a vzhled celého programu. Funkcionalita jednotlivých sekcí je jasně patrná z názvů a popisků, proto níţe naleznete pouze obrázky nastavení. Obr. 13: Obecné nastavení Obr. 14: Nastavení tisku 13

Obr. 15: Nastavení PLU kódů do jednotlivých kategorií Obr. 16: Nastavení váhy 14

Obr. 17: Nastavení financí Obr. 18: Nastavení čtečky EAN kódů 15

6 ČTENÍ NÁKUPŮ Jedná se o administrátora účtenek, kdy na pravé straně vidíte čas jednotlivých nákupů včetně seznamu prodaných poloţek, a na levé straně vidíte přehled trţeb, statistik prodejů, informace o Příjmu / Výběru hotovosti nebo hlášení prodejce. Přehledy si můţeme vyfiltrovat dle období nebo pobočky. Obr. 19: Přehled prodejů a účtenek Chceme-li zjistit počet, kolik se prodalo určitého zboţí, můţeme vyuţít políčko Vloţte EAN na záloţce Přehled. Kdyţ do tohoto políčka zapíšeme EAN zboţí, tak se nám zobrazí kolikrát se dané zboţí prodalo + dojde k jeho zvýraznění v pravé části obrazovky. Pomocí tlačítka Tisk si můţeme daný přehled jednoduše vytisknout. 16

7 DODAVATELÉ Jedná se o adresář, který obsahuje kontaktní a adresní údaje dodavatelů. Nového dodavatele přidáme pomocí tlačítka na pravé straně. Ke kaţdému dodavateli můţeme rovněţ přidat poznámku nebo neomezený počet poboček. 7.1 Seznam dodavatelů Kliknutím na tlačítko se nám zobrazí seznam dodavatelů s adresami, kde si můţeme dále vyfiltrovat buď aktivní dodavatele nebo jiţ vyřazené dodavatele. Obr. 20: Přidání nového dodavatele 17

8 INVENTURA Pomocí této aplikace se vytvářejí jednotlivé inventury. Při prvotním spuštění je seznam zcela prázdný. Novou inventuru zaloţíme kliknutím na tlačítko. Po zaloţení inventury se nám automaticky načte seznam všech skladových poloţek. Zadání aktuálních stavů zásob probíhá následovně: 1. Pomocí scanneru načteme kód zboţí. Tím se nám dané zboţí nalezne v seznamu. 2. Zadáme zjištěné mnoţství. 3. Uloţíme. 1 2 3 Obr. 21: Zaloţení inventury 18

9 NASKLADNĚNÍ Tato aplikace slouţí jako příjemka zboţí na sklad a zároveň také pro tisk cenovek a dodacích listů. Po stisknutí tlačítka můţeme příjemku nahrát i z jiného XML dokumentu. Pokud XML dokument nemáme, vytvoříme příjemku klasickým způsobem. Postup: 1. Vybereme dodavatele zboţí. 2. Vloţíme EAN zboţí (manuálně nebo pomocí scanneru). Tím se nám automaticky vyplní Název, Popis, Kategorie, DPH a Prodejní cena, kterou si můţeme upravit. 3. Zadáme, zda zboţí nakupujeme Bez DPH nebo S DPH. 9.1 Tisk cenovek Obr. 22: Vytvoření příjemky Po kliknutí na tlačítko se nám otevře náhled cenovek s moţností tisku nebo úpravy. Defaultně je zde zobrazen Název zboţí, Prodejní cena a EAN. Pokud zde klikneme na tlačítko Data, tak si můţeme definovat velikost okrajů nebo počet a rozloţení řádků a sloupců. 19

Mnohem lepší je zvolit tisk cenovek rovnou ze skladu, viz kapitola 11. Obr. 23: Tisk etiket 9.2 Tisk dodacích listů Po stisknutí tlačítka vytisknout. se nám zobrazí náhled dodacího listu, který si můţeme následně Obr. 24: Tisk dodacích listů 20

10 ODBĚRATELÉ Rozloţení jednotlivých sekcí je naprosto stejné jako v případě Dodavatelů, viz kapitola 7. Pro kaţdého odběratele zde můţeme rovněţ vloţit adresní údaje a definovat mu neomezený počet poboček. Nově zde však přibyly tyto funkcionality: Cenová hladina kaţdého odběratele můţeme přiřadit do jiné cenové hladiny. Číslo karty číslo zákaznické karty, na kterou se přičítají jednotlivé body za nákup zboţí. Body celkový součet získaných bodů. Tlačítko - tímto se spustí editor tiskových sestav, kde si můţeme navrhnout a následně vytisknout libovolnou tiskovou sestavu či přehled. Obr. 25: Vytvoření nového odběratele 21

11 SKLAD Jak jiţ název napovídá, tak zde se přidávají a vytváří nové skladové karty a eviduje se zde mnoţství a ceny jednotlivých poloţek. Obr. 26: Zobrazení skladových zásob Pomocí funkčních kláves můţeme vytvořit, editovat či smazat skladové karty. Zároveň je zde integrovaná nápověda a tlačítko, které provede zálohu skladových poloţek. V horní části se nalézá vyhledávač s vestavěným filtrem, pomocí kterého můţeme ve skladu vyhledávat. Po stisknutí tlačítka se nám zobrazí informace o nákupních a prodejních cenách, dále aktuální mnoţství poloţek ve skladových zásobách. Obr. 27: Přehled nákupních a prodejních cen a skladových zásob 22

11.1 Tisk štítků Jakmile stiskneme tlačítko tak se nám zobrazí dialog, pro zadání počátečního a koncového EAN kódu. Následně se otevře náhled štítků s vybranými etiketami. Nastavení rozloţení probíhá pomocí tlačítka Data obdobně jako v programu Naskladnění. 11.2 Ceník Obr. 28: Tisk cenovek a etiket Pokud stiskneme tlačítko tak se nám zobrazí dialog, pro zadání počátečního a koncového EAN kódu. Následně se otevře náhled Ceníku (nabídkového listu), pro zvolený rozsah poloţek. Obr. 29: Ceník 23

11.3 Nastavení skladu Zde se provádí nejdůleţitější nastavení programu. Definuje se zde např. sazby DPH, jednotlivé kategorie zboţí, prefix pro EAN. Zároveň se zde přidávají připojené váhy a nastavují defaultní jednotky. Moţnosti různého nastavení zobrazuje obrázek níţe. Obr. 30: Nastavení skladu 11.4 Skladová karta Po rozkliknutí určité poloţky ve skladu se zobrazí její skladová karta. Zde se definují základní údaje pro konkrétní skladovou kartu, jako jsou: EAN kód, Název a Popis, Nákupní / Prodejní cena a Sazby DPH, Měrné jednotky a počty na skladě, Datum spotřeby, Sloţení a obrázek, Dodavatel A mnoho dalších 24

Obr. 31: Detail skladové karty 25

12 SLEVY Zde se dají dočasně sníţit nebo i zvýšit ceny jednotlivých poloţek. Tyto ceny se ihned a zcela automaticky promítnou do Skladu. 1 2 4 3 Obr. 32: Změna ceny na konkrétní letákovou akci Postup: 1. Zadáme EAN kód poloţky, které chceme měnit cenu. 2. V kolonce Nová cena zadáme novou cenu. 3. Nastavíme datum odkdy má cena platit a kdy má končit (vrátí se stará cena). 4. Klikneme na tlačítko Změnu cen je moţné samozřejmě kdykoli odebrat nebo změnit rozkliknutím daného řádku. 12.1 Individuální sleva Individuální sleva závisí na rozhodnutí prodávající osoby. Taková sleva se projeví jako další poloţka nákupu s označením sleva x% s příslušnou peněţní hodnotou a záporným znaménkem. Hodnotu slevy lze volit dvěma způsoby: 1. výběrem z přednastavených slev 10,15,20 % nebo 2. zadáním procentuální hodnoty, kterou chceme aplikovat na daný výrobek. 26

13 ZAMĚSTNANCI Zde se přidávají jednotliví pracovníci a zároveň se jim definují příslušná oprávnění. Samotné povolení pomocí přihlášení se provádí v nastavení pokladního softwaru Shop Magic. Obr. 33: Vytvoření nového zaměstnance 27

14 SEZNAM OBRÁZKŮ Obr. 1: Instalační soubor... 4 Obr. 2: Výběr jazyka... 4 Obr. 3: Uvítací obrazovka instalace... 5 Obr. 4: Výběr cílového umístění... 5 Obr. 5: Vytvoření zástupce... 6 Obr. 6: Instalace programu... 6 Obr. 7: Dokončení instalace... 7 Obr. 8: Registrace programu... 8 Obr. 9: Cílová sloţka s nainstalovanými programy... 8 Obr. 10: Úvodní obrazovka pokladny po prvním spuštění... 9 Obr. 11: Dialog pro příjem hotovosti... 12 Obr. 12: Dialog pro výdej hotovosti... 12 Obr. 13: Obecné nastavení... 13 Obr. 14: Nastavení tisku... 13 Obr. 15: Nastavení PLU kódů do jednotlivých kategorií... 14 Obr. 16: Nastavení váhy... 14 Obr. 17: Nastavení financí... 15 Obr. 18: Nastavení čtečky EAN kódů... 15 Obr. 19: Přehled prodejů a účtenek... 16 Obr. 20: Přidání nového dodavatele... 17 Obr. 21: Zaloţení inventury... 18 Obr. 22: Vytvoření příjemky... 19 Obr. 23: Tisk etiket... 20 Obr. 24: Tisk dodacích listů... 20 Obr. 25: Vytvoření nového odběratele... 21 Obr. 26: Zobrazení skladových zásob... 22 Obr. 27: Přehled nákupních a prodejních cen a skladových zásob... 22 Obr. 28: Tisk cenovek a etiket... 23 Obr. 29: Ceník... 23 Obr. 30: Nastavení skladu... 24 Obr. 31: Detail skladové karty... 25 Obr. 32: Změna ceny na konkrétní letákovou akci... 26 Obr. 33: Vytvoření nového zaměstnance... 27 28