Účtování o vydaných zálohách - KALKUL2 Datum poslední změny: 16.07.2004. Následující text ukazuje možnosti programu KALKUL2 (předpokládá se použití verze K1V05.12-31) při předkontaci a účtování: přijatých zálohových faktur, úhrady záloh, zavedení zdanění zálohové platby do systému DPH a vyúčtovací faktury. Využívá se přitom poloautomatických funkcí programu KALKUL2, omezujících možnost vzniku chyb a umožňujících provádění důsledných kontrol na konci platebních období. Pozn. Veškeré zde uvedené úpravy se netýkají vlastního programu, nýbrž doplnění záznamů v definičních databázích. Takové změny si může provést každý uživatel sám a přizpůsobit si činnost programu vlastním potřebám a vlastní interpretaci zákonů. Berte proto prosím následující text spíše jako ukázku možnosti uživatelské modifikace programu K2, než jako doporučený účetní postup. Obsah A. Konfigurace B. Přijatá zálohová faktura C. Přijatá vyúčtovací faktura a. Číselník typů dokladů a. Předkontace zálohové faktury a. Příjem vyúčtovací faktury b. Číselník účtů b. Úhrada zálohové faktury b. Odúčtování zdaněné zálohy c. Číselník souvztažností c. Zdanění zálohové platby c. Kontrola A. Konfigurace Aby bylo možné použít následující postup, je třeba provést následující změny v konfiguraci programu. A.a. Číselník typů dokladů Používají se standardní typy dokladů. A.b. Číselník účtů Nové účty: 314100 - vydané zálohy ke zdanění 314319 - vydané zálohy zdaněné v základní sazbě DPH 314315 - vydané zálohy zdaněné ve snížené sazbě DPH 314300 - vydané zálohy zdaněné a zúčtované A.c. Číselník souvztažností Použité (doplněné) souvztažnosti: 202043 - přijatá faktura, záloha, tuzemsko (PZF předkontace) 204076 - banka výdaj, záloha dodavateli (PZF úhrada) 209301 - zdanění vydané zálohové platby 209302 - vyúčtování zdaněné vydané zálohové platby 209303 - odúčtování zdaněné vydané zálohové platby B. Zálohová faktura Předpokládejme přijatou zálohovou fakturu na obchodní transakci s cenou 1000 Kč (800 Kč zboží, 200 Kč služby) v základní sazbě (19%) DPH a 2000 Kč (1500 Kč zboží, 500 Kč služby) ve snížené sazbě (5%) DPH. Zálohová faktura zahrnuje cenu i DPH, takže její celková částka je 1190 + 2100 = 3290 Kč. B.a. Předkontace přijaté zálohové faktury Příjem zálohové faktury a její předkontace.
Souvztažnost 202043 (předkontace PZF): 314000 321000 3290 321000 - Závazky, dodavatelé 314000 - Vydané zálohy Stav: V závazcích je celková výše zálohy. B.b. Úhrada přijaté zálohové faktury Souvztažnost 204076 (ruční účtování): 321000 221000 3290 221000 - Bankovní účet 321000 - Závazky, dodavatelé 314100 314000 3290 314000 - Pohledávky, vydané zálohy Vzhledem k povinnosti dodavatele zdanit zálohovou platbu provedenou před dnem zdanitelného plnění, přesouvá se uhrazená záloha ze pohledávkového účtu s uhrazenými zálohami 314000 na pohledávkový podúčet 314100, obsahující vydané (uhrazené) zálohy čekající na zdanění platby (tj. na přijatý daňový doklad od dodavatele). Stav: Úbytek peněžních prostředků na bankovním účtu 221000 je vyvážen nárůstem pohledávek k dodavateli na účtu 314100. S využitím sestavy saldokonta lze udržet přehled o účtu 314100 a případně upomínat ty dodavatelé, kteří doposud nedodali zboží/služby se spojeným daňovým dokladem o vyúčtování ani neposlali daňový doklad o zdanění zálohové platby. Pozn. Pokud se rozhodnete, že o přijaté zálohové faktuře účtovat nebudete, pak nepoužijete souvztažnost 202043 a 204076. Účtovat budete pouze úhradu zálohové platby na účty MD=314100 a DAL=221000. Následující kroky budou i pro tento postup stejné. B.c. Přijatý daňový doklad o zdanění zálohové platby V případě, že dodavatel není schopen ihned po přijetí zálohové úhrady dodat zboží/služby s připojenou fakturou o vyúčtování, je povinen zálohovou platbu zdanit a poslat daňový doklad o zdanění zálohové platby. Tímto úkonem se celková hodnota uhrazené zálohové platby umístěná na účtu 314100 dělí na cenu a jí odpovídající DPH podle jednotlivých sazeb. Přijatá platba se přesouvá z účtu 314100 uhrazených záloh ke zdanění na dva účty zdaněných přijatých záloh (pouze ceny podle sazeb) a na účty pro DPH (pouze DPH podle sazeb). Jde o nepeněžní operaci, proto pro zaúčtování lze použít např. interní doklad VID. Pro větší názornost lze pro přijatý doklad o zdanění zálohové platby použít např. řadu přijatých obecných daňových dokladů (POD). Souvztažnost 209301 (ruční zaúčtování): 314319 314100 1000 314319 - Pohledávky, zdaněné zálohové platby v základní sazbě
314315 314100 2000 314315 - Pohledávky, zdaněné zálohové platby ve snížené sazbě 343319 314100 190 343319 - DPH na vstupu, základní sazba 343315 314100 100 343215 - DPH na vstupu, snížená sazba Pozn. V textu použité částky DPH jsou informativní a byly schválně počítány metodou "zdola" (použití haléřových částek by zhoršilo orientaci). Pokud by se DPH počítalo "shora" z celkové částky zálohy použitím koeficientu zaokrouhleného na čtyři desetinná místa, budou hodnoty DPH (a tedy i ceny získané odečtením DPH od celkové částky) jemně odlišné. Je na uživateli, kterou metodu výpočtu DPH použije, program lze přizpůsobit pro oba dva postupy výpočtu. Stav: Pohledávkový účet 314100 je vyčištěn. Pohledávka odpovídající uhrazené zálohové platbě je přemístěna do dvou částí. Jednak do pohledávkových účtů 314319, 314315 (obsahují ceny bez DPH), které lze interpretovat jako pohledávku vůči obchodnímu partnerovi, který by měl dodat předplacené zboží/služby. Jednak do účtů pro DPH na vstupu 343219 a 343215 (obsahují DPH), které lze interpretovat jako pohledávku vůči státu nárokovat příslušnou DPH. C. Přijatá vyúčtovací faktura Následující úkony se provádějí po přijetí vyúčtovací faktury. C.a. Příjem vyúčtovací faktury Při dodávání zboží/služby je dodavatelem vystavena vyúčtovací faktura. V tomto případě předpokládáme, že na vyúčtovací faktuře je obsažena i zálohová platba se záporným znaménkem. Dále se předpokládá, že zálohová platba byla v minulosti zdaněná podle postupu v bodu B.c. Celková cena na vyúčtovací faktuře je nulová a pro zaúčtování je použito interního dokladu. Pozn. V následujícím příkladu je použito metody vedení skladů B (přímo do nákladů). Pokud používáte metodu A, je nutné místo nákladových účtů 504 použít 131,132 - pořízení zboží. Souvztažnost 209302 (ruční zaúčtování): 394319 394319 +1000 504000 321000 +800 511000 321000 +200 394319 - Spojovací účet pro přijatá plnění, cena v základní sazbě 504000 - Náklady, spotřebované nákupy, prodané zboží 511000 - Náklady, nakoupené služby 394315 394315 +2000
504000 321000 +1500 511000 321000 +500 394315 - Spojovací účet pro přijatá plnění, cena ve snížené sazbě 504000 - Náklady, spotřebované nákupy, prodané zboží 511000 - Náklady, nakoupené služby 343319 321000 +190 343319 - DPH na vstupu, základní sazba 343315 321000 +100 343319 - DPH na vstupu, snížená sazba 314300 321000-3290 314300 - Pohledávky, zdaněné zálohové platby C.b. Odúčtování zdaněné zálohy Souvztažnost 209303 (ruční zaúčtování): 314300 314100 +3290 314300 - Pohledávky, zdaněné zálohové platby 314319 314100-1000 324219 - Zdaněné zálohové platby v základní sazbě 314315 314100-2000 324215 - Zdaněné zálohové platby ve snížené sazbě 343319 314100-190 343219 - DPH na výstupu, základní sazba
343315 314100-100 343215 - DPH na výstupu, snížená sazba C.c. Kontrola Po ukončení všech kroků je výsledkem transakce: a) úbytek peněžních prostředků na bankovním účtu (221000) b) nárůst nákladů za spotřebu prodaného zboží/služby(504000,5111000) c) nárůst pohledávky vůči státu z hlediska nároku na odpočet DPH (343315, 343319) 221000 +3290 504000 +2300 511000 +700 343319 +190 343315 +100