legislativa, metodika, správa, archivace
trendy-vize-koncepce projekty automatizace (elektronizace) úředních a správních procesů realita-úřední každodennost rizika: problém odtržení technického rozvoje od každodenní úřední praxe problém subjektivního (personálního) faktoru problém efektivnosti vynaložených investic
Jak minimalizovat rizika: vztah zadavatelů, uživatelů a tvůrců IS obousměrné formování procesů a produktů důsledné zohledňování legislativních pravidel a metodiky
Úskalí legislativy: základní princip veřejné správy: co není výslovně nařízeno/povoleno je nepřípustné Správní řád (zákon č. 500/2004 Sb. v platném znění) a jeho prováděcí předpisy Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.) v platném znění další správní zákony (o účetnictví, o utajovaných informacích ) zákony a nižší leg. normy informatické problém vzájemného souladu právních norem rozdíly v pojmosloví i prosazovaných principech
Význam metodiky: metodika úřadování a správy metodika informatických řešení nutnost důsledné kooperace obou metodik při tvorbě informatických projektů (min. ve fázi analýzy) význam podrobné a důsledné analýzy (vč. personálních a subjektivních faktorů) potřeba koordinace, standardizace, unifikace
Správní orgán nepracuje s jednotlivými (izolovanými) daty (informacemi), nýbrž se strukturovanými a formalizovanými soubory dat (a metadat ) Klíčové pojmy: elektronický (digitální) dokument elektronický (digitální) spis elekronický (digitální) spisový soubor Toto by mělo platit ve všech oblastech a oborech veřejné správy (dopis, smlouva, faktura=dokument)
Ukládání a uchování elektronických (digitálních) dokumentů a spisů: problematika digitalizace hromadná digitalizace problematika sledování a evidence metadata problematika ukládání, uchování ukládají se el. dokumenty a spisy, nikoli jen data-informace z nich problematika kontroly, statistiky, zpětného vyhledávání dokumentů a spisů problematika vyhledávání a využívání datinformací z dokumentů a spisů
Elektronická spisová služba: 1. Počítačová evidence oběhu papírových dokumentů (písemností) a spisů aspekt propojení evidencí s fyzickými dokumenty 2. Oběh, evidence, předávání a sdílení elektronických dokumentů a spisů 3. Kombinovaná spisová služba (papírové + el. dokumenty a spisy) tři vrstvy oběhu dokumentů přijímání, vyřizování, vypravování dokumentů úřadem ( vnější SSL) oběh dokumentů uvnitř úřadu ( vnitřní SSL) celoměstská spisová služba Digitální dokumenty a spisy
Problematika ukládání a uchování elektronických dokumentů: aspekt uchování s bezpečnosti elektronických dokumentů (proti smazání, pozměňování-falsům) úložiště elektronických dat úložiště elektronických dokumentů a spisů databáze (banka dat) - spisovna (registratura) správní archiv historický archiv
Problematika skartace - skartační řízení: vyřazování nepotřebných dokumentů jeho automatizovaná příprava výběr dokumentů trvalé historické hodnoty trvalá archivace elektronických dokumentů v historickém archivu problém autenticity (originálu) elektronických dokumentů
Závěr: Potřeba koncepčních komplexních řešení: - celoměstský a celostátní zřetel (e-praha, e-stát) - potřeba přiměřenosti a reálnosti řešení pluralita, specializace, individualizovaná řešení - potřeba kompatibility: standardizace, unifikace - propojenost a vzájemná komunikace systémů Potřeba důsledné koordinace: vyváženost faktoru technicko-informatického, legislativně-metodického, personálněkvalifikačního a investičně-finančního Závěrečná otázka: jak toto nejlépe zajistit?