Účtování o přijatých zálohách - KALKUL1 Datum poslední změny: 27.07.2004. Následující text ukazuje možnosti programu KALKUL1 (předpokládá se použití verze K1V11.12-43) při zpracovávání vydaných zálohových faktur, příjmu úhrady záloh, účtování této úhrady a zavedení této úhrady do systému DPH formou vyúčtovací faktury - daňového dokladu. Využívá se přitom poloautomatických funkcí programu KALKUL1, omezujících možnost vzniku chyb a umožňujících provádění důsledných kontrol na konci platebních období (zjištění, zda všechny přijaté platby záloh byly zavedeny do systému DPH). Formou příkladu je demonstrován velmi častý případ, kdy se zálohová faktura používá jako ochrana proti platební nespolehlivosti. Pak je zájmem vystavujícího, aby zálohová faktura pokrývala nejen cenu vlastní dodávky (např. zboží), ale aby obsahovala i částku navíc odpovídající DPH. V tomto případě je vyúčtovací faktura na nulovou celkovou částku a tvoří pouze daňový doklad proběhlé transakce. Změnou zavedenou novelou zákona o DPH platnou od 01.05.2004 je, že přijatá úhrada před uskutečněním zdanitelného plnění je také předmětem zdanění. Obecně lze rozlišit dvě varianty podle schopnosti reakce dodavatele na příjem zálohové platby. První varianta nastane v případě, že dodavatel je schopen dodat zboží/služby ihned po obdržení zálohové platby (je schopen zajistit, aby den zdanitelného plnění byl ve stejný den, jako uskutečnění platby). Pak zdanění z hlediska DPH může proběhnout vyúčtovací fakturou. Druhá varianta odpovídá stavu, kdy den zdanitelného plnění nastane později, než den uskutečnění platby (např. dodavatel neměl dostatek finančních prostředků a čekal s objednávkou zboží u výrobce na okamžik, kdy obdrží zálohovou platbu). V tomto případě musí nastoupit mezikrok zdanění zálohové platby. Obsah I. Varianta s okamžitou vyúčtovací fakturou A. Konfigurace B. Zálohová faktura C. Vyúčtovací faktura a. Konfigurace parametrů dokladů a. Vytvoření zálohové faktury a. Vytvoření vyúčtovací faktury b. Číselník typů dokladů b. Úhrada zálohové faktury b. Kontrola vyúčtovací faktury c. Číselník účtování II. Varianta s mezikrokem pro zdanění zálohové platby D. Konfigurace E. Pouze účtování F. Vytváření dokladů s účtováním a. Číselník typů dokladů a. Zálohová platba a. Zálohová faktura VZF b. Číselník účtování b. Zdanění zálohové platby b. Zdanění zálohové platby ZZP c. Číselník úkonů c. Odúčtování zálohové platby c. Vyúčtování VZP (celkem = 0) d. Vyúčtování VFA (celkem!= 0) I Varianta s okamžitou vyúčtovací fakturou Zpět Jednoduchým způsobem, jak vyhovět požadavku na zdanění zálohové platby, je vystavení daňového dokladu s dnem vystavení a dnem uskutečnění platby (v tomto případě nahradí ve vyúčtovací faktuře den uskutečnění zdanitelného plnění) odpovídající dnu, kdy na Váš účet byla připsána platba úhrady zálohové faktury. Novela zákona o DPH definuje uskutečnění zdanění pro různé druhy plnění odlišně, proto je nutné modifikovat následující popis tak, aby přesně vyhovoval Vámi prováděnými plněními. Pochopitelně lze zavést i další modifikace (např. vyúčtovací faktura může obsahovat větší rozsah zboží - zákazník si v mezičase doobjednal - a pak již vznikne patřičný doplatek). Pozn. Program KALKUL1 dovoluje i jiný přístup k úhradě zálohové faktury a zavedení této úhrady do systému DPH formou interního dokladu. Je však vhodný pouze pro zkušenější účtaře a navíc neřeší velmi pravděpodobný požadavek Vašeho obchodního partnera a totiž ten, že bude chtít od Vás obdržet daňový doklad k proběhnuté úhradě, aby si mohl zpětně nárokovat DPH. Proto postup s interním dokladem nebyl do dalšího textu začleněn. A. Konfigurace Zpět Prvním krokem je prohlédnutí konfigurace a ověření, zda je nastavena pro Vaše potřeby. V obrázcích a popisech jsou zdůrazněny pouze nutné změny a volby, ostatní (závislé na režimu Vaší práce) mohou být nastaveny odlišně.
A.a. Konfigurace parametrů dokladů Zpět Vstoupíte do příkazu Systém - Konfigurace - Doklady - Parametry dokladů - Vytváření" Zde prověřte, zda je položka "Do zálohových faktur zahrnout DPH (A/N)" nastavena na hodnotu "A" (Ano). A.b. Číselník typů dokladů Zpět Vstupte do příkazu Ostatní - Číselníky -Jiné - Typů dokladů:
Zde Vás budou zajímat dva typy dokladů: VZF (vydaná zálohová faktura) a VFA (vydaná faktura použitá jako vyúčtovací faktura). Projděte si nastavení základní stránky u obou faktur, zda jsou patřičně (tj. pro obě faktury stejně) nastaveny parametry zejména pro zpracování DPH a celkové částky (jedná se zejména o zaokrouhlení). Pokud by byly uvedené parametry odlišné, mohly by být odlišné i celkové částky na zálohové a vyúčtovací faktuře.
Vstupte do sekce popisů stiskem klávesy "F8". Zejména u vyúčtovací faktury (v případě, že se jedná o případ obdržené platby před uskutečněním zdanitelného plnění) můžete upravit text označující datum uskutečnění (např. na "Datum platby"). Nezapomeňte však, že se jedná o vystavenou fakturu, takže pokud tento typ dokladu používáte i v jiných případech (tj. i pro nezálohové platby), zvolte raději univerzálnější popis (např. Datum usk.plnění/platby). A.c. Číselník účtování Zpět Tento odstavec je určen zkušenějším uživatelům. Jak uvidíte později (v kapitole o vytváření vyúčtovací faktury), lze vytvářené vyúčtovací faktuře "vnutit" jiný způsob účtování, než má běžná vydaná faktura. Vytvořením vlastního způsobu účtování můžete docílit přesné nastavení na režim použitý ve Vaší firmě a např. omezit počet dotazů na zápisy do knih a evidencí na skutečně nutné minimum. Změna způsobu účtování však není nutná, v níže uvedeném příkladu byl použit klasický způsob účtování pro vydanou fakturu, aby jste si mohli udělat představu, co po Vás program bude požadovat.
V číselníku účtování Vás opět budou zajímat pouze účtování spojené s vytvořením (předkontací) a zaúčtováním (úhrady) pro typ dokladu VZF (vydaná zálohová faktura) a VFA (vydaná faktura). Je však třeba upozornit na to, že se jedná vždy o tuto dvojici způsobu účtování (tj. předkontaci a úhradu) a pokud budete vytvářet svůj způsob účtování, musíte doplnit dvojici (číslo předkontace dokladu se liší od čísla účtování jen v prvním místě, předkontace tam má "8", účtování "0"). Další čísla určují např. sloupec peněžního deníku, do něhož bude záznam proveden při účtování úhrady atp. Bližší popis najdete v návodu a přesahuje rámec tohoto textu. Vstupte do prohlížeče číselníku účtování a najděte číslo "800301". Tato položka popisuje, co bude program dělat po vytvoření (vydané) zálohové faktury. Stiskem klávesy "Enter" můžete vstoupit do editace záznamu. Nejzajímavější (z hlediska popsaného použití) je položka "Knihy (spolupráce s evidenčními knihami)". Přesuňte kurzor šipkami na tuto položku a vstupte do ní a stiskněte klávesu "Enter". Pozn. O jednu položku níže najdete "Vnucení dotazu potvrzení zápisu do knih". Při jakémkoli zkoušení a experimentování s programem by měly být všechny možnosti uvnitř této položky zatrženy. Tím máte plnou kontrolu nad programem (vždy, než něco udělá, zeptá se, zda to má skutečně udělat a lze volitelně některé kroky vynechávat) a navíc víte, že Vaše nové nastavení bylo správné (že program dělá, co jste po něm chtěli). Teprve, až nové nastavení důkladně odzkoušíte, můžete dotazy zablokovat (ale není to nutné). Pak program provádí úkony skrytě (může to někdy urychlit práci).
Objeví se seznam všech evidencí a knih, na které lze v programu vytvořit vazby. Je dlouhý, nevejde se na jednu obrazovku. V horní částí je zatržen "Zápis do knihy pohledávek". Klávesou "PgDn" zobrazíte další část seznamu. Zde vidíte, že je zatržen "Zápis do evidence záloh". U zálohové faktury VZF není nutnost implicitní nastavení měnit. Po jejím vytvoření je proveden záznam do knihy pohledávek a do evidence záloh.
Opět se vraťte do prohlížeče číselníku účtování a zde najděte číslo "800101". Tato položka popisuje, co bude program dělat po vytvoření (vydané) faktury, kterou použijeme pro vyúčtování. Stiskem klávesy "Enter" můžete vstoupit do editace záznamu. Opět nejzajímavější (z hlediska popsaného použití) je položka "Knihy (spolupráce s evidenčními knihami)". Přesuňte kurzor šipkami a tuto položku a vstupte do ní a stiskněte klávesu "Enter".
V první části seznamu vidíte, že je zatržen "Zápis do knihy pohledávek". Klávesou "PgDn" zobrazíte další část seznamu. Zde je patrné zatržení vazeb pro "Zápis do evidence plnění DPH" a Zápis do evidence záloh".
Jedná se o klasické úkony, spojené s vytvoření (vydané) faktury VFA. V každém případě ponechte zaškrtnuté zápisy do evidence DPH a do evidence záloh. Poněkud složitější je to se zápisem do knihy pohledávek. Na první pohled by se mohlo zdát, že v uvažovaném případě, kdy je vyúčtovací faktura na nulovou celkovou částku, je zápis do knihy pohledávek nesmyslný. Skutečnost je trochu složitější a je spojena s celkovým pohledem na účtování tzv. nepeněžních operací v jednoduchém účetnictví. Protože tato oblast již není přesně stanovena vyhláškami (v období roku 2000 byly určité snahy o zamezení účtování o nepeněžních operacích v peněžním deníku, ale nyní byly všechny uvedené postupy pro účtování jednoduchého účetnictví zrušeny samotnou likvidací jednoduchého účetnictví a jeho nahrazením daňovou evidencí), je pouze na Vás, jak se rozhodnete vést svoje podklady pro výpočet daní. Program KALKUL1 umožňuje mnoho různých přístupů a dává uživateli plnou volnost rozhodnutí. Nabízí však jako jednu z možností totální kontrolu nad účtovanými daty včetně správné interpretace z hlediska podstaty platebních úkonů. Pak se prosazuje následující interpretace: pokud vystavíte zálohovou fakturu, vznikne pohledávka za zálohu. Jejím uhrazením je sice pohledávka vyřízena, avšak v knize pohledávek má pořád podstatu zálohy. To stejné platí pro peněžní deník (v němž jsou navíc pořád obsaženy sloupce postihující DPH). Teprve vyúčtovací fakturou (byť by šlo o nepeněžní úkon) je částka zálohy správně rozdělena do části daněné podle zákona o daních z příjmů (tj. např. příjem za prodej zboží) a do části odváděné podle zákona o DPH. Současně pak likviduje záporným číslem zálohu a vytváří jedinečný nástroj pro kontrolu, zda všechny přijaté platby za zálohy byly v kontrolovaném platebním období DPH zpracovány. Postačí filtr na datum plnění v peněžním deníku a podívat se do sloupce záloh. Pokud však ponecháte zaškrtnuté výše uvedené zápisové operace a přitom je neprovedete, může program hlásit při kontrolách chybu 1077 (kontrola na evidence). Je tedy na Vás, jak se rozhodnete a jak si vazby napojené na vyúčtovací fakturu nastavíte. Můžete se také rozhodnout vytvořit si speciální způsoby účtování právě jen pro vyúčtovací fakturu a způsob účtování 800101 pro vydané faktury VFA ponechat beze změn. V případě, že nechcete provádět zápis o nepeněžních operacích do knihy pohledávek a peněžního deníku, nabízí program KALKUL1 možnost kontroly prostřednictvím evidence záloh. Zde je práce již poněkud složitější a méně automatizovaná, ale i tak lze správným vyfiltrováním získat přehled o vyúčtování přijatých plateb za zálohy. B. Zálohová faktura Zpět Pro demonstraci byl zvolen velmi jednoduchý příklad. Zákazník si objednal zboží a 01.05.2004 mu byla vystavena zálohová faktura na cenu zboží včetně příslušné DPH zahrnuté do celkové částky zálohové faktury. B.a. Vytvoření zálohové faktury Zpět Vstupte do příkazu Evidence - Doklady - Zálohová faktura. Stiskem klávesy "F2" přidejte novou zálohovou fakturu a vyplňte ji běžným způsobem.
Potvrzením zadaných údajů klávesami "Ctrl End" se hodnoty uloží, provede se zápis do knihy pohledávek a do evidence záloh. Zálohová faktura není daňovým dokladem a tudíž nemá vyplněno datum plnění, což si můžete ověřit v její hlavičce.
Automaticky vytvořený záznam v knize pohledávek má tvar: B.b. Úhrada zálohové faktury Zpět Zálohovou fakturu zákazník 08.05.2004 uhradil. Nejdříve je tedy nutné zaúčtovat příjem peněz za uhrazenou zálohu. Vstoupíte do příkazu Příjmy - Záloha (přijatá):
Šlo o úhradu na účet, proto volíte bezhotovostní úhradu v zobrazené nabídce: Účtujete s datem 08.05.2004. Necháte si běžným postupem doplnit údaje z knihy pohledávek:
C. Vyúčtovací faktura Zpět Nyní je třeba provést (oproti dřívější době) v okamžité reakci na přijatou úhradu vytvoření vyúčtovací faktury - daňového dokladu. C.a. Vytvoření vyúčtovací faktury Zpět Vstoupíte do příkazu Evidence - Doklady - Zálohová faktura. Najdete příslušnou zálohovou fakturu a označíte ji mezerníkem (doporučujeme se předtím přesvědčit, zda není označená žádná jiná faktura, např. stiskem "Ctrl PgUp" přejděte na první zálohovou fakturu a stiskem "Ctrl U" označení u všech faktur zrušte). Stiskem klávesy "F12" aktivujte příkaz jiných (speciálních) funkcí a v nabídce vyberte "Vytvoření vyúčtovací faktury".
Program provede testy označené zálohové faktury a nabídne okno, v němž můžete zadat parametry pro vytvářenou vyúčtovací fakturu. Zde zadejte datum vystavení a datum uskutečnění plnění (v tomto případě uskutečnění platby) podle datumu úhrady, tj. 08.05.2004. V tomto okně také můžete vložit vlastní způsob účtování této faktury (pokud jste si vytvořili příslušnou dvojici pro předkontaci a zaúčtování). V tomto konkrétním příkladě je použito implicitně přednabízeného způsobu účtování pro vydanou fakturu VFA (zde 800101). Po zpracování program nabídne vytvořenou vyúčtovací fakturu k tisku nebo prohlížení.
Podle nastavení způsobu účtování se nyní provádějí zápisy do knih. U zvoleného implicitního způsobu jde o zápis do knihy pohledávek (zvolte podle vlastního uvážení na základě textu uvedeného v kapitole o konfiguraci): V každém případě proveďte zápis do evidence plnění DPH.
Doporučujeme provést zápis do evidence záloh. Pokud tak učiníte, jste programem vyzváni k výběru příslušného zákazníka (přednabídne se zákazník s odpovídajícím DIČ a IČO):
C.b. Kontrola vyúčtovací faktury Zpět Nyní můžete pro kontrolu zjistit, jak vyúčtovací faktura vypadá. Vstupte do příkazu Evidence - Doklady - Faktura. Vyhledejte si právě vytvořenou vyúčtovací fakturu a stiskem klávesy "F12" aktivujte jiné (speciální) funkce.
V zobrazené nabídce zvolte "Náhled do hlavičky dokladu" Ověřte si správnost datumů a všimněte si, že v položkách pro spojený účetní doklad jsou informace o zálohové faktuře.
Další postup už záleží na režimu, který máte zaveden ve své firmě. Pokud máte požadované zboží, můžete je vyskladnit ručním vytvořením výdejky (lze použít kopírování obsahu z vyúčtovací faktury). Pokud budete zboží dodávat později, můžete je vybavit dodacím listem. Zde však dejte pozor, aby jste zboží nezařadili podruhé do evidence plnění DPH a nezdanili je dvakrát. Nejlepší bude, pokud v konfiguraci dodacího listu zrušíte příznak tisku textu "Daňový doklad" a ve způsobu účtování po vytvoření dodacího listu zrušíte vazbu "Zápis do evidence DPH". II. Varianta s mezikrokem pro zdanění zálohové platby Zpět Předpokládejme vydanou zálohovou fakturu, vystavenou na obchodní transakci s cenou 1000 Kč v základní sazbě (19%) DPH a 2000 Kč ve snížené sazbě (5%) DPH. Zálohová faktura zahrnuje cenu i DPH, takže její celková částka je 1190 + 2100 = 3290 Kč. Nechť jednotlivé části obchodní transakce probíhají v následujících termínech: 01.06.2004! vytvoření a předání zálohové platby (doklad VZF, splatnost 08.06.2004) 08.06.2004! provedena úhrada zálohové faktury, částka se objevila na výpise z účtu! provedeno zaúčtování úhrady! po prověření možnosti okamžitého dodání zboží/služeb bylo zjištěno, že dané zboží/služby nelze dodat obratem, proto je zvolena varianta II s mezikrokem pro zdanění zálohové platby! provedeno zdanění zálohové platby (doklad ZZP, den uskutečnění platby 08.06.2004) 12.07.2004! zboží/služby jsou k dispozici, provedeno jejich dodání (doklad VZP)! provedeno odúčtování zdanění D. Konfigurace Zpět Proveďte obdobné úkony, které byly popsány v části A. Konfigurace. D.a. Číselník typů dokladů Zpět Prověřte existence dvou nových typů dokladů v číselníku typů dokladů:
D.b. Číselník účtování Zpět V konfiguraci účetních příkazů prověřte, zda jsou správně navázány způsoby účtování pro nové příkazy účtování o zálohových platbách z menu. V samotném číselníku účtování ověřte existenci výše požadovaných způsob+ účtování a taktéž dvou způsobů účtování nových dokladů pro práci se zálohovými platbami:
D.c. Číselník úkonů Zpět V číselníku úkonů (služeb) doplňte dva záznamy, které se budou používat při zdaňování zálohových plateb.
E. Pouze účtování Zpět Pro pochopení vnitřních vazeb a funkce programu KALKUL1 je výhodnější nejdříve ukázat, jak se o zálohových platbách účtuje ručně. Tento stav lze v praxi použít v případě, že doklady nejsou vystavovány programem KALKUL1 nýbrž mimo něj (např. na psacím stroji). V kapitole F je pak ukázáno, jak se vystavují doklady o zálohách programem KALKUL1 a vlastní účtování je interně navázáno na automaticky volané způsoby účtování aktivované po vystavení příslušných dokladů. Pozn. Pochopitelně se předpokládá, že byla nejdříve vystavena zálohová faktura (v souladu s kapitolou F.a. Zálohová faktura VZF) a byl proveden ručně záznam do knihy pohledávek. E.a. Zálohová platba Zpět Jakmile obchodní partner uhradí zálohovou fakturu, účtuje se o příjmu peněz (předpokládá se bezhotovostní úhrada na účet, která se objevila na výpise ze dne 8.6.2004):
Příkaz slouží k účtování zálohových plateb na daňově zohledňované příjmy. Tímto příkazem lze zaúčtovat příjem záloh na daněné příjmy, tedy hlavně přijaté zálohy na dodávky zboží, výrobků a služeb. Účtuje se do sloupce peněžního deníku DP: zálohy: Po odsouhlasení následuje zápis do bankovního deníku:
Zápis do evidence záloh: Kde je třeba vybrat správnou zálohu:
Sloupec deníku "záloha", který se v účtování o zálohách používá, slouží u plátců DPH k podchycení přijatých zálohových úhrad. Zde celková hodnota zálohové platby zůstává do okamžiku vystavení buď daňového dokladu o vyúčtování nebo daňového dokladu o zdanění zálohové platby. Na základě obou těchto dokladů je hodnota formou záporného zápisu přesunuta do jiných sloupců (včetně rozúčtování na cenu a DPH). Na konci zdaňovacího období DPH (lépe řečeno v okamžiku sestavování přiznání k DPH) by měl být sloupec deníku "záloha" vynulován. Pokud není, znamená to, že některé přijaté zálohové platby nebyly zdaněny (tj. je příznakem chybného účtování nebo opomenutí, obojí je nutné obratem opravit). E.b. Zdanění zálohové platby Zpět Příkaz navazuje na úhradu zálohové platby. Používá se, pokud přijatá zálohová platba není vyřízena vyúčtovací fakturou, která obsahuje datum uskutečnění zdanitelného plnění shodné s datem úhrady zálohové platby. Pokud z nějakého důvodu nelze takové zdanitelné plnění uskutečnit (např. obchodní partner uhradil zálohově zboží, které ještě není k dispozici a nelze mu je obratem dodat), stává se přijatá zálohová platba přijatá před datem uskutečnění plnění předmětem zdanění podle novely zákona o DPH k 01.05.2004. V tomto případě lze buď vystavit doklad ZZP (zdanění zálohové platby, viz. Evidence -> Doklady -> Zálohy), který ve způsobu účtování (aktivovaném po vystavení dokladu) již zdanění zálohové platby obsahuje. Pokud doklady programem KALKUL1 nevystavujete, lze zdanění zálohové platby zaúčtovat tímto příkazem ručně. Příkaz účtuje nepeněžní operaci, které dříve zaúčtovanou zálohovou platbu přesune ze sloupce záloha (celková částka zálohové platby záporně) do sloupce daněné příjmy ostatní (cena bez DPH), do sloupců cen (cena bez DPH podle sazeb) a do sloupců DPH (podle sazeb). Podkladem k zaúčtování nepeněžní platby v peněžním deníku je formální interní doklad (doklad vyřízení) a externě vystavený daňový doklad o zdanění zálohové platby (doklad vzniku).
Zápis do evidence plnění DPH (umožňuje odvod DPH připadající na přijaté zálohové platby): Zápis do evidence záloh:
Kde je třeba vybrat správnou zálohu: Podklad pro kontrolu: na konci zdaňovacího období DPH by měl být sloupec přijatých záloh nulový. Veškeré přijaté zálohové platby by měly být podchyceny buď vyúčtovacími fakturami nebo doklady o zdanění zálohové platby přijaté před datem uskutečnění plnění. E.c. Odúčtování zálohové platby Zpět Příkaz navazuje na zdanění zálohové platby. Použije se v okamžiku dodání zboží nebo služby (dříve zálohově uhrazených), pokud nevystavujete programem KALKUL1 vyúčtovací VZP (vyúčtování zálohové platby, viz. Evidence -> Doklady -> Zálohy), který ve způsobu účtování (aktivovaném po vystavení dokladu) již odúčtování zálohové platby obsahuje.
Příkaz účtuje nepeněžní operaci, které dříve zaúčtovanou zdaněnou zálohovou platbu přesune ze sloupce příjmy ostatní (cena bez DPH) do sloupce daněné příjmy za prodej. Podkladem k zaúčtování nepeněžní platby je formální interní doklad (doklad vyřízení) a externě vystavený vyúčtovací doklad (doklad vzniku). F. Vytváření dokladů Zpět Pro práci se zálohovými platbami je v sekci Evidence - Doklady vyčleněno zvláštní menu:
F.a. Zálohová faktura VZF Zpět Prvním dokladem je vytvořená zálohová faktura (odpovídá pojetí zálohové faktury ze starších verzí).
Předpokládejme vydanou zálohovou fakturu, vystavenou na obchodní transakci s cenou 1000 Kč v základní sazbě (19%) DPH a 2000 Kč ve snížené sazbě (5%) DPH. Zálohová faktura zahrnuje cenu i DPH, takže její celková částka je 1190 + 2100 = 3290 Kč. Pozn. Oba řádky mají nastavený příznak zálohy. Při jejím ukládání se provede zápis do knihy pohledávek:
Následně se provede záznam do evidence záloh: Zálohovou faktura je vytištěna a poslána obchodnímu partnerovi (má splatnost např. 8.6.2004):
Pokud nahlédneme do knihy pohledávek, má automaticky vytvořený záznam tvar: V tomto okamžiku je třeba vytištěnou zálohovou fakturu předat obchodnímu partnerovi a počkat, až provede její úhradu. Jakmile se úhrada objeví na výpise bankovního účtu, zaúčtuje se postupem uvedeným v kapitole E.a. Zálohová platba. F.b. Zdanění zálohové platby ZZP Zpět Zdanění zálohové platby (ZZP) je nový typ dokladu, který je třeba vytvořit v návaznosti na zaúčtování úhrady zálohové platby. Používá se, pokud z nějakého důvodu nelze takové zdanitelné plnění uskutečnit (např. obchodní partner uhradil zálohově zboží, které ještě není k dispozici a nelze mu je obratem dodat). Zálohová platba přijatá před datem uskutečnění plnění je předmětem zdanění podle novely zákona o DPH k 01.05.2004. Jelikož nelze dodávku realizovat (a uskutečnit tak zdanitelné plnění), je nutné vystavit doklad ZZP, který představuje DAŇOVÝ DOKLAD a v němž se uvádí datum uskutečnění platby (nikoliv uskutečnění plnění). Na základě tohoto dokladu se provede odvod DPH (plynoucí z přijaté zálohové platby) a tento doklad slouží také obchodnímu partnerovi pro realizaci odpočtu DPH v rámci nejbližšího termínu přiznání k DPH. Pozn. Nová řada dokladu pro zdanění zálohové platby byla použita proto, aby pro tento doklad bylo možno speciální způsob účtování (odpovídá ručnímu postupu použitému v kapitole E.b. Zdanění zálohové platby. Navíc si uživatel může nastavit parametry tištěného dokladu podle vlastní potřeby. V číselníku typů dokladů tak může změnit nadpis dokladu, parametry výpočtu DPH (např. režim výpočtu a zaokrouhlování), speciální pevné texty a podobně.
Při vytváření dokladu jsou využity nové položky z číselníku úkonů (obsahují ekvivalenty cen pro základní a sníženou sazbu DPH tak, aby dohromady odpovídaly uhrazené zálohové platbě). Poslední řádek obsahuje celkovou hodnotu uhrazené zálohy uvedenou se záporným znaménkem. Tento řádek má také nastaven příznak zálohy. Datum vystavení i plnění je shodné s datem úhrady. Do spojeného účetního dokladu lze vložit parametry zálohové faktury, což v budoucnosti usnadní kontrolu a vyhledávání.
Po uložení dokladu lze provést zápis do peněžního deníku. Tento zápis odpovídá ručně vytvořenému záznamu podle kapitoly E.b. Zdanění zálohové platby. Následuje zápis do evidence DPH. Tento záznam umožní provést zdanění přijaté zálohové platby v nejbližším přiznání k DPH.
Následuje formální zápis do evidence záloh: Pokud v evidenci záloh obchodní partner byl již uveden, program nabídne potvrzení požadovaného zákazníka:
Část obsahu vytištěného dokladu ilustruje zadané hodnoty a celkové součty: Doklad zdanění zálohové platby má pouze důsledek pro evidenci DPH. Je na celkovou částku 0 Kč.
F.c. Vyúčtování VZP (celkem = 0) Zpět Doklad VZP vyúčtování zálohové platby navazuje na doklad ZZP zdanění zálohové platby. Použije se v okamžiku dodání zboží nebo služby v přesně stejném rozsahu, jaký byl dříve zálohově uhrazený a zdaněný. Slouží pouze jako průvodka k dodávanému zboží/službě, není daňovým dokladem a protože je na celkovou částku 0 Kč, nevytváří závazek nebo pohledávku. Po uložení dokladu se aktivuje speciální způsob účtování, který provede odúčtování zálohové platby obdobné ručnímu postupu z kapitoly E.c. odúčtování zálohové platby. Pozn. Nová řada dokladu VZP pro vyúčtování zdaněné zálohové platby byla použita proto, aby pro tento doklad bylo možno speciální způsob účtování (odpovídá ručnímu postupu použitému v kapitole E.e. odúčtování zálohové platby. Navíc si uživatel může nastavit parametry tištěného dokladu podle vlastní potřeby. V číselníku typů dokladů tak může změnit nadpis dokladu, parametry výpočtu DPH (např. režim výpočtu a zaokrouhlování), speciální pevné texty a podobně. Ve vytvářeném dokladu jsou použity řádky z původní zálohové faktury (zbavené příznaku zálohové platby) a jeden řádek, obsahující celkovou částku zaplacené zálohy se záporným znaménkem (a s nastaveným příznakem zálohy).
V hlavičce dokladu lze podle vlastního rozhodnutí ponechat nebo datum plnění (zde již ve významu datumu uskutečnění zdanitelného plnění). V tomto případě však musíte dávat bedlivý pozor, aby jste doklad nepovažovali za DAŇOVÝ DOKLAD a DPH neodvedli podruhé. Do spojeného dokladu lze pro názornost vepsat údaje o původní zálohové faktuře. Po uložení dokladu se aktivuje automatický zápis do peněžního deníku. Jde o formální zápis, který odpovídá ručnímu postupu z kapitoly E.c. Odúčtování zálohové platby.
Následuje formální zápis do evidence záloh: Pokud v evidenci záloh obchodní partner byl již uveden, program nabídne potvrzení požadovaného zákazníka:
Výsledný doklad je na celkovou částku 0 Kč. Informativní vzhled části tištěného dokladu:
Automaticky vzniklý záznam o odúčtování zálohové platby v peněžním deníku: F.d. Vyúčtování VFA (celkem!= 0) Zpět Pokud nastane případ, že těsně před dodáním zboží/služeb se obchodní partner rozhodne původně dohodnutý objem dodávky zvýšit, je třeba pro vyúčtování použít místo dokladu VZP běžnou vydanou fakturu VFA. V této faktuře je nutné zadat záporně již zdaněné zálohy záporně (ovšem jako daňově aktivní položky - tj. bez příznaku zálohy) a kladně celkový objem dodávky včetně navýšení.
V použitém příkladu nechť dojde k 1.5 násobnému navýšení dodávky v základní sazbě a 2.5 násobnému navýšení dodávky ve snížené sazbě. Pro zjednodušení příkladu je zvýšení dodávky provedeno zvýšením hodnoty v políčku "Množství": V tomto případě již půjde o plnohodnotný daňový doklad. Celková částka již nebude nulová a bude odpovídat rozdílu mezi celkovou hodnotou dodávky a již uhrazenou zálohou. Datum plnění zde odpovídá datu uskutečnění zdanitelného plnění. Pro informaci lze do hlavičky uvést i původní zálohovou fakturu.
Po uložení dokladu následuje zápis do knihy pohledávek: Dále se provede zápis do evidence plnění DPH:
Doklad lze vytisknout: Informativně ukázaná část tištěného dokladu:
Jelikož v tomto případě již dochází k fyzickému pohybu zboží, lze na základě právě vystaveného dokladu vystavit výdejku (pochopitelně, pokud vedete sklady): Výsledný vyúčtovací doklad je na celkovou částku 3745 kč, odpovídající navýšení dodávky.
Je nutno upozornit, že popsaná obchodní transakce bude mít dva záznamy v evidenci DPH a to dokonce v odlišných obdobích DPH. První vznikl na základě zdanění zálohové platby: Druhý vznikl při navýšení dodávky:
Automaticky vytvořený záznam v knize pohledávek má tvar: Jakmile přijde úhrada, zaúčtuje se již běžným způsobem (např. příjem z prodeje). Zpět