Bytové družstvo DRUŽBA Dobrovského 869/15, 400 03 Ústí nad Labem IČ: 00043907 zapsané v obchodním rejstříku, vedeného Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl Dr XXVI, vložka 281 Směrnice č. 3/2015 Práce s dlužníky a postup při udělování výstrah (vymáhání pohledávek po lhůtě splatnosti a udělování ostatních výstrah) Schválilo: vedení družstva Dne: 16.7.2015 Účinnost od: 1.8.2015
čl. 1 ÚVOD Směrnice stanovuje pravidla v rámci platné legislativy a sjednocuje postup pro vymáhání pohledávek při nedodržování lhůt splatnosti ze strany uživatelů družstevních bytů, garáží i bytů ve vlastnictví a pohledávek souvisejících s pronájmem nebytových prostor (dále jen NP) a postup při udělování výstrah. čl. 2 POHLEDÁVKY 2.1. Pohledávky související s užíváním družstevních bytů a bytů ve vlastnictví a) Neuhrazené platby za užívání bytu a služeb s tím spojených (dále jen nájemné) veškeré částky platných předpisů nájemného, neuhrazené v běžně zúčtovávaných měsíčních obdobích (dále čl. 3) b) Nedoplatky z vyúčtování zálohových plateb (dále jen vyúčtování) nedoplatky z vyúčtování za služby související s bydlením neuhrazené ve lhůtě splatnosti (dále čl. 4) 2.2. Pohledávky související s pronájmem nebytových prostor (dále jen NP) a) Neuhrazené platby za pronájem NP veškeré částky za pronájem NP neuhrazené v termínech sepsaných v nájemních smlouvách (dále čl. 5) b) Nedoplatky z vyúčtování z NP nedoplatky z vyúčtování za služby související s pronájmem NP neuhrazené ve lhůtě splatnosti (dále čl. 6) čl. 3 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÝCH PLATEB ZA UŽÍVÁNÍ BYTU, VYSTAVOVÁNÍ A ROZESÍLÁNÍ UPOMÍNEK - SANKCE 3.1. Platby nájemného Lhůta splatnosti - nejpozději do 25. dne běžného měsíce, jehož se platba týká (dle Stanov BD DRUŽBA) 2
3. 2. Upomínání a) Měsíční upomínky za neuhrazené nájemné Referent oddělení nájmu provádí měsíční analýzu dodržení termínu splatnosti pohledávek nájemného. Pokud je u nájemce vykazován rozdíl mezi předpisem a úhradou nájmu (vč. neuhrazení nájmu) vyšší než 50,- Kč je dlužníkovi zaslána měsíční upomínka (obyčejně poštou). Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. b) Čtvrtletní upomínky za neuhrazené nájemné Referent oddělení nájmu provádí čtvrtletní analýzu dodržení termínu splatnosti pohledávek nájemného. Pokud je u nájemce vykazován rozdíl mezi předpisem a úhradou nájmu (vč. neuhrazení nájmu) vyšší než 50,- Kč je dlužníkovi zaslána čtvrtletní upomínka. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. 3.3. Sankce Poplatek z prodlení a) U neuhrazených plateb souvisejících s bydlením členů BD (nájemce, vlastník) se účtuje poplatek z prodlení podle platného zákona č. 67/2013 Sb. Výše poplatku z prodlení činí za každý den prodlení 1 promile dlužné částky, nejméně však 10 Kč za každý, i započatý měsíc prodlení. Dnem prodlení se rozumí každý započatý den po uplynutí lhůty splatnosti. Poplatek bude účtován až od prvního dne měsíce následujícího po splatnosti nájemného a záloh. b) U vlastníků nečlenů se účtuje u pevných plateb úrok z prodlení podle platného NV č. 351/2013 Sb. kde výše úroků z prodlení odpovídá ročně výši repo sazby stanovené Českou národní bankou, zvýšené o osm procentních bodů. U zálohových plateb se účtuje poplatek z prodlení podle platného zákona č. 67/2013 Sb. Výše poplatku z prodlení činí za každý den prodlení 1 promile dlužné částky, nejméně však 10 Kč za každý, i započatý měsíc prodlení. čl. 4 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÉHO VYÚČTOVÁNÍ, VYSTAVOVÁNÍ A ROZESÍLÁNÍ UPOMÍNEK - SANKCE 4.1. Nedoplatky z vyúčtování za byty Lhůta splatnosti - do data uvedeného na vyúčtování 4.2. Upomínání Zpracovává referent oddělení nájemného. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou s dodejkou. Upomínka obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. 3
Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. 4.3. Sankce U nedoplatků z vyúčtování se účtuje úrok z prodlení podle platného NV č. 351/2013 Sb.. čl. 5 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÝCH PLATEB ZA PRONÁJEM NP, VYSTAVOVÁNÍ A ROZESÍLÁNÍ UPOMÍNEK - SANKCE 5.1. Nedoplatky za pronájem NP Lhůta splatnosti - do termínu uvedeného v platné nájemní smlouvě 5.2. Upomínání Zpracovává referent právního oddělení do 30 dnů po splatnosti kterékoli platby na základě dodaných podkladů od účetní fakturace. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou s dodejkou. Upomínka obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. 5.3. Sankce U nedoplatků z vyúčtování se účtuje úrok z prodlení podle platného NV č. 351/2013 Sb.. čl. 6 KONTROLA STAVU NEUHRAZENÉHO VYÚČTOVÁNÍ ZA PRONÁJEM NP, VYSTAVOVÁNÍ A ROZESÍLÁNÍ UPOMÍNEK - SANKCE 6.1. Nedoplatky z vyúčtování za pronajaté NP Lhůta splatnosti - do data uvedeného na vyúčtování 6.2. Upomínání Zpracovává referent právního oddělení do 30 dnů od uplynutí splatnosti vyúčtování NP na základě dodaných podkladů od odd. nájemného a energetika BD. Upomínky jsou zasílány doporučenou poštou s dodejkou. Upomínka obsahuje termín splatnosti a je podkladem pro žalobu. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání upomínky. 6.3. Sankce uplatňuje se úrok z prodlení dle NV č. 351/2013 Sb., není-li ve smlouvě ujednáno jinak. 4
čl. 7 NEUPLATNĚNÍ POPLATKU Z PRODLENÍ Neuplatnění poplatku z prodlení se týká jen dlužníků, kteří mají pohledávku související s užíváním družstevních bytů, či bytů ve vlastnictví a prokáží, že se ocitli v sociální tísni. K prokázání finanční nouze je třeba předložit doklad o pobírání dávek sociální péče do hranice životního minima. Tento doklad vystavuje příslušný městský nebo pověřený obecní úřad. Neuplatnění poplatku z prodlení v plné výši se týká jen dluhů vzniklých v době tímto potvrzením doložené. Tzn., že se poplatky z prodlení nebudou uplatňovat v tom roce, ve kterém byl doklad vystaven. čl. 8 PROMINUTÍ (ČÁSTEČNÉ PROMINUTÍ) SANKCÍ Představenstvo BD DRUŽBA má pravomoc prominout zcela nebo částečně poplatek z prodlení dlužníkovi na základě jeho zdůvodněné písemné žádosti. Představenstvo může přihlédnout ke stanovisku vedení družstva. čl. 9 I. Výstrahy za dluhy 1) Stavy dluhů jsou pravidelně sledovány jak oddělením nájmu, tak právním oddělením. 2) Při zjištění dluhu dvou měsíčních nájmů udělí právní oddělení výstrahu, kterou zašle dlužníkovi poštou doporučeně s dodejkou. 3) Výstraha je platná dokud není dluh uhrazen. 4) Uzavře-li dlužník na základě udělené výstrahy dohodu o uznání dluhu (splátkový kalendář) sleduje právní odd., zda je dohoda plněna. Po splnění dohody je výstraha zrušena. 5) Dojde-li po udělení výstrahy k nárůstu dluhu za tři (a více) měsíců, podá právní odd. představenstvu družstva návrh na vyloučení z družstva. 6) Nereaguje-li dlužník ani po vyloučení z družstva, postupuje se dle ustanovení této směrnice. 5
II. Výstrahy za porušení Stanov a domovního řádu 1) Důvodem k zaslání výstrahy je písemné podání stížnosti uživatele bytové jednotky ve vlastnictví nebo správě družstva předsedovi samosprávy nebo správci domu, obvodovému správci či obvodové komisi (OKom) nebo zaměstnancům správy družstva, např. za porušení Stanov družstva či Domovního řádu. Předseda samosprávy nebo správce domu, obvodový správce či OKom ověří skutečnosti v podané stížnosti. 2) Je-li zjištěna oprávněnost stížnosti, pozve obvodový správce či OKom obě strany k jednání, vyslechne, stanoví řešení a lhůtu k případné nápravě. Dále pak sleduje, zda k nápravě došlo či nikoliv. 3) Je-li jednání neúčinné a nedojde-li k nápravě v uvedeném termínu, navrhne obvodový správce či OKom výstrahu a návrh předá právnímu oddělení družstva. Právní oddělení zašle výstrahu poštou doporučeně s dodejkou. 4) Výstraha je platná 1 rok od jejího udělení. III. Výstrahy za černý podnájem 1) Výstraha může být udělena na základě zjištění, že družstevní byt neužívá nájemce, nýbrž je nájemcem bez řádné smlouvy byt pronajímán. 2) Správce samosprávy domu požádá bydlící osobu, zda může prokázat oprávněnost užívání bytu. 3) Je-li zjištěno, že podnájem skutečně nebyl legalizován, bude dotyčná osoba upozorněna, že byt užívá nelegálně a vyzvána ke sdělení kontaktních údajů na nájemce. Tuto skutečnost správce samosprávy sdělí obvodovému správci nebo OKom. 4) Obvodový správce či OKom sdělí nájemci bytu lhůtu pro legalizaci nebo ukončení neschváleného podnájmu. Nedojde-li ve stanovené lhůtě k nápravě, navrhne Obvodový správce nebo OKom udělení výstrahy. Návrh předá právnímu oddělení. Právní oddělení zašle výstrahu poštou doporučeně s dodejkou. 5) Není-li podnájem legalizován nebo zrušen do 1 měsíce od převzetí výstrahy, podává právní odd. představenstvu návrh na vyloučení z družstva. Dojde-li k nápravě do 1 měsíce, bude výstraha zrušena. 6
čl. 10 PRÁVNÍ VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK VYKLIZENÍM BYTU a) přesáhne-li dlužné nájemné dvouměsíční výši předpisu nájemného a záloh na služby, je dlužníkovi zaslána písemná výstraha před vyloučením z družstva, ve které bude stanoven rovněž termín k úhradě dlužného nájemného. Výstrahy jsou zasílány doporučeně poštou s dodejkou. Dlužníkovi je účtován poplatek za odeslání výstrahy. b) Pokud ze strany dlužníka nedojde ve stanoveném termínu k úhradě dlužného nájemného nebo k protokolárnímu projednání způsobu úhrady dluhu s právním oddělením družstva, je do nejbližší schůze představenstva vedoucím org. právního úseku družstva předložen návrh na vyloučení z družstva. c) Rozhodnutí o vyloučení z družstva s ukončením nájmu musí obsahovat důvody vyloučení a poučení o právu vyloučeného podat odůvodněné námitky ke shromáždění delegátů ve lhůtě třiceti dnů ode dne doručení oznámení o vyloučení. K námitkám podaným v rozporu s tím se nepřihlíží. Pokud tak vyloučený člen ve stanovené lhůtě neučiní, je usnesení představenstva o zrušení členství platné. d) Proti případnému rozhodnutí shromáždění delegátů o zamítnutí námitek může vylučovaný člen podat ve lhůtě tří měsíců ode dne doručení tohoto rozhodnutí návrh k soudu na prohlášení rozhodnutí o vyloučení za neplatné. e) Dokud rozhodnutí o vyloučení z družstva nenabude účinnosti (právní moci), dle 614 až 622 Zákona č.90/2012 Sb., nemůže družstvo vůči tomuto členovi uplatnit žádná práva plynoucí ze zániku jeho členství a člen družstva může s bytem bez omezení disponovat. f) Pokud vyloučení nabude právní moci zasílá referent právního oddělení do 7 dnů od data ukončení nájmu bytu výzvu k vyklizení bytu. Výzvy k vyklizení bytu jsou zasílány doporučeně poštou s dodejkou. g) Jestliže vyloučený člen nereaguje na žádný z předchozích bodů (zejména na výzvu k vyklizení bytu) a právní oddělení se nedohodne s dlužníkem na jiném způsobu vyrovnání dluhů nebo urovnání dané situace (např. dobrovolné přestěhování do náhradního bytu, ubytovny apod.) zpracovává referent právního oddělení podklady pro žalobu na vyklizení bytu k Okresnímu soudu v UL (dále jen OS UL). To vše nejpozději do 2 měsíců od lhůty uvedené ve výzvě k vyklizení bytu. h) Kooperující advokátní kancelář zpracovává návrh na výkon rozhodnutí k Okresnímu soudu (exekuce na vyklizení bytu) v případě, že povinný dobrovolně byt nevyklidí ve lhůtě uvedené v rozsudku po nabytí právní moci a následné provedení vyklizení organizačně zajišťuje. 7
čl. 11 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK DOHODOU O UZNÁNÍ DLUHU a) V případě, že dlužník reaguje na upomínku nebo výstrahu, bude družstvo obecně upřednostňovat jednání o úhradě dluhu před podáním žaloby. b) S dlužníkem lze uzavřít dohodu o uznání dluhu (splátkový kalendář). Při sepsání takové dohody se započítává vždy celkový dluh včetně příslušenství (penále, upomínací výlohy, apod.). c) Dohodu zpracovává referent právního oddělení po dohodě s dlužníkem. Při sepsání splátkového kalendáře je zastaven výpočet poplatku (úroku) z prodlení. V případě, že dlužník splátky nedodrží, nebo neplatí dál řádně nájem, ruší se uzavřená dohoda a poplatky (úroky) z prodlení jsou dopočítány zpětně. Daná pravidla pro podepsání dohody: pokud není pohledávka větší než 30.000,- Kč, podepisuje dohodu o jejím uznání a hrazení bez stanoviska dalších orgánů se splatností maximálně do 3 let referent právního oddělení je-li pohledávka vyšší než 30.000,- Kč nebo doba splatnosti vzhledem k finančním možnostem dlužníka (např. nižší měsíční splátky) delší, podepisuje tyto dohody vedoucího org. právního úseku družstva nebo ředitel družstva s dobou splatnosti maximálně do 5 let dohoda musí obsahovat výši měsíční splátky, počátek plateb dluhu a jejich ukončení za každou sepsanou dohodu je dlužníkovi předepsána úhrada za uzavření dohody, schválená SD, splatná vždy z první uhrazené splátky dohody má-li dlužník v průběhu roku pohledávky na nájemném i na vyúčtování, může být na každý typ pohledávky uzavřena jedna dohoda a úhrada za sepsání dohody bude dlužníkovi započítána 2x na zajištění jedné pohledávky mohou být sepsány pouze 2 dohody dlužné pohledávky se vždy hradí v tomto pořadí: a) pohledávky na nájemném b) pohledávky na vyúčtování c) pohledávky na poplatcích (úrocích) z prodlení za nájemné d) pohledávky na poplatcích (úrocích) z prodlení za vyúčtování e) pohledávky na soudních poplatcích f) ostatní pohledávky vůči BD. čl. 12 VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK PLATEBNÍM ROZKAZEM a) V případě, že dlužník nereaguje na upomínku nebo výstrahu je v součinnosti s externí advokátní kanceláří podán příslušnému soudu návrh na vydání platebního rozkazu na dlužnou částku nájemného vč. nedoplatku z vyúčtování a příslušenství. b) Veškeré podklady pro advokátní kancelář připravuje právní oddělení, které spolupracuje s ostatními odděleními družstva, jako je odd. nájemného, energetik, 8
členská bytová evidence apod.. c) Žaloby budou podávány vždy až po vyúčtování zálohových plateb. d) Po nabytí právní moci platebního rozkazu či rozsudku budou právním oddělením sledovány úhrady přisouzené částky. Pokud dlužník neplní platební rozkaz nebo rozsudek bude přes advokátní kancelář podán návrh na nařízení výkonu rozhodnutí. čl. 13 OBNOVENÍ ČLENSTVÍ A UZAVŘENÍ NOVÉ NÁJEMNÍ SMLOUVY a) V případě, kdy vyloučený člen družstva již nemá žádné pohledávky vůči družstvu a současně řádně platí nájemné, je představenstvo oprávněno rozhodnout o novém přijetí ho za člena družstva, a to na základě písemné přihlášky a zaplacení poplatku za znovupřijetí a k provedení úkonů spojených se znovupřijetím. b) Na základě potvrzení o bezdlužnosti se s členem může uzavřít nová nájemní smlouva čl. 14 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ a) Referent právního úseku zpracovává pravidelně čtvrtletně zprávu o vývoji pohledávek po lhůtě splatnosti, především dlužného nájemného jako materiál pro jednání představenstva b) Právní úsek a ekonomický úsek úzce spolupracují na úseku pohledávek na nájemném, vyúčtování a NP. Za spolupráci odpovídají vedoucí organizačně právního a vedoucí ekonomického úseku c) Představenstvo družstva v součinnosti s výkonným orgánem hledají a realizují opatření, směřující k rozšíření možností vystěhovávání neplatičů z družstevních bytů a tím i následnému snižování výše pohledávek vůči BD na úhradách za užívání bytu a ostatních platbách d) Dosavadní směrnice č. 1/2012 - Práce s dlužníky schválená usnesením představenstva číslo 6/2012 ze dne 5.3.2012 a dosavadní směrnice č. 6/2010 - Postup při udělování výstrah schválená usnesením představenstva číslo 10/2010 ze dne 29.6.2010 se rozhodnutím PD z 29.6. 2015 zrušují. e) Tato směrnice byla schválena vedením družstva dne 16.07.2015 s účinností od 1.8.2015.. Monika Sobotková ředitel BD DRUŽBA 9