Zadávací dokumentace V Praze dne 23.10.2014 Výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu 1. Název veřejné zakázky Název veřejné zakázky Evidenční číslo VZ VZ 2014/200/114 Druh zadávacího řízení Výkon interního auditu formou outsourcingu pro Českou centrálu cestovního ruchu CzechTourism v průběhu roku 2015 Veřejná zakázka malého rozsahu 2. Identifikační údaje zadavatele Obchodní firma nebo název / obchodní firma nebo jméno a příjmení: Sídlo / místo podnikání / místo trvalého pobytu (příp. doručovací adresa): IČ: 49 27 76 00 Osoba oprávněná jednat za zadavatele: Kontaktní osoba: Česká centrála cestovního ruchu CzechTourism Vinohradská 46, 120 41 Praha 2 Ing. Rostislav Vondruška, Generální ředitel ČCCR CzechTourism Renáta Šigutová Telefon, e-mail: +420 221 580 621, sigutova@czechtourism.cz 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 500 000,- Kč bez DPH Vzhledem k tomu, že předpokládaná cena plnění veřejné zakázky je do 2 mil. Kč bez DPH, jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu ve smyslu ustanovení 12 odst. 3 Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ ), a tato veřejná zakázka tak v souladu s ustanovením 18 odst. 5 zákona není zadávána v zadávacím řízení dle ZVZ. Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci Veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne částku předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Nabídka s vyšší nabídkovou cenou bude vyřazena a uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení.
4. Specifikace předmětu veřejné zakázky Výkon a realizace interního auditu dle zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen ZFK ). Hlavním cílem veřejné zakázky je uzavřít smlouvu s jedním dodavatelem (analogicky k 92 odst. 1 zákona) pro výkon a realizaci interního auditu v podmínkách České centrály cestovního ruchu CzechTourism (dále jen CzechTourism ). 4.1 Zadavatel požaduje: 1. zabezpečení výkonu a provádění interního auditu dle hlavy III. zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a v souladu se Standardy pro profesní praxi interního auditu (SPPIA), tj. zejména organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly v rámci CzechTourism, včetně prověřování správnosti vybraných operací, 2. v rámci konzultační činnosti interního auditu odborné konzultace k problematice správnosti postupů při zadávání veřejných zakázek, 3. v rámci konzultační činnosti interního auditu odborné konzultace k problematice způsobilých výdajů v rámci konkrétních projektů, spolufinancovaných z prostředků EU, 4. v rámci konzultační činnosti interního auditu odborné konzultace s konkrétními zaměstnanci zadavatele při zabezpečení souladu vnitřních předpisů CzechTourism se zásadami řádného finančního řízení a přiměřenosti pro projekty spolufinancované z prostředků EU pro nové programovací období 2014 2020, 5. školící činnost pro vybrané zaměstnance zadavatele ve všech výše uvedených konzultačních činnostech průběžně dle potřeb zadavatele, účast na zadavatelem specifikovaných pracovních schůzkách, které budou tematicky spadat pod výše uvedené konzultační činnosti. 4.2 Popis požadovaných činností Ve své činnosti bude dodavatel: vykonávat interní audit v CzechTourism v souladu se střednědobým plánem a ročním plánem jednotlivých auditů, vypracovávat v souladu se Standardy pro profesní praxi interního auditu (SPPIA) zprávy o svých zjištěních z provedených auditů a tyto zprávy předávat bez zbytečného odkladu generálnímu řediteli CzechTourism jakožto vedoucímu orgánu veřejné správy včetně případných doporučení k přijetí příslušných opatření podle 28 odst. 1 ZFK, zpracovat do konce roku 2015 roční zprávu o výsledcích interního auditu ve smyslu 31 odst. 3 ZFK a předložit ji do 10.12.2015 generálnímu řediteli CzechTourism, aktualizovat střednědobý plán interních auditů v rámci CzechTourism tak, aby stanovil jednoznačné priority a odrážel potřeby CzechTourism jako orgánu veřejné správy z hlediska dosavadních výsledků jeho činnosti a předpokládaných záměrů a cílů i v kontextu víceletého období, zpracovat do konce ledna roku 2015 na základě střednědobého plánu Roční plán interních auditů v rámci CzechTourism na rok 2015 s upřesněním rozsahu, věcného zaměření a typu auditů, jejich cílů, časového rozvržení a personálního zajištění, vypracovat na základě provedených auditů odborné kritické připomínky, stanoviska a doporučení řešení k materiálům souvisejících s problematikou 2/9
způsobilých výdajů, veřejných zakázek a finančního řízení a kontroly ve veřejné správě podle 28 odst. 3 ZFK, aktivně zjišťovat rizika, vztahující se k činnosti CzechTourism a spolupracovat s vedoucími zaměstnanci CzechTourism při metodické koordinaci analýzy rizik s cílem zabezpečit, aby tato rizika byla včas rozpoznávána a ověřit zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění, účastnit se na zadavatelem specifikovaných pracovních schůzkách, které budou tematicky spadat pod výše uvedené konzultační činnosti, zejména s cílem zabezpečit detekční činnosti k zabezpečení správnosti zadávání veřejných zakázek a detekci možných poruch zásady řádného finančního řízení a přiměřenosti finanční kontroly, provádět školení vybraných zaměstnanců zadavatele v oblastech dle bodu 4.1, odst. 5 zadávací dokumentace (prostory a techniku zajistí zadavatel) a s dostatečným předstihem před zahájením školení poskytnout zadavateli potřebnou dokumentaci a další podklady (1x v elektronické podobě, případné vytištění zajistí zadavatel); aktivně spolupracovat se zaměstnanci zadavatele při tvorbě dokumentů a vnitřních předpisů v oblasti finančního řízení a kontroly pro nové programovací období 2014-2020. 4.3 Rozsah prací, místo plnění Veřejné zakázky Vybraný uchazeč bude vykonávat výše uvedené činnosti v bodu 4.1 a specifikované v bodu 4.2 výzvy výhradně vlastním jménem, samostatně a v součinnosti s pověřenými pracovníky CzechTourism. Místem plnění bude sídlo zadavatele, případně další prostory, určené zadavatelem - např. v případě školení. 5. Termín realizace veřejné zakázky Předpokládaný termín zahájení plnění veřejné zakázky je leden 2015. Smlouva bude s vybraným uchazečem uzavřena na dobu od 1.1.2015 do 31.12.2015. Smlouva bude ukončena buď uplynutím doby, na kterou byla uzavřena, nebo vyčerpáním finančních prostředků zadavatele. 6. Obchodní podmínky Návrh smlouvy, který musí splňovat níže uvedené podmínky: Návrhem smlouvy se pro účely zadávacího řízení rozumí návrh smlouvy podepsaný statutárním zástupcem uchazeče, nebo jím zplnomocněnou osobou (včetně příslušné plné moci). Návrh smlouvy musí obsahovat minimálně následující náležitosti a požadavky zadavatele: - označení smluvních stran, předmět a místo plnění; kontaktní osobu na straně uchazeče s telefonním číslem a emailovou adresou; - smlouva se bude řídit českým právním řádem, úpravou smlouvy o dílo podle 2586 a násl., zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění; - pro případné spory mezi smluvními stranami bude sjednána příslušnost soudů ČR; - výši nabídkové ceny bude možno překročit pouze tehdy, změní-li se zákonem příslušná sazba DPH; - splatnost faktur minimálně 30 kalendářních dnů od vystavení; faktura daňový doklad bude vystaven a doručen zadavateli alespoň 20 dnů přede dnem splatnosti. - závazek umožnit výkon kontroly ve smyslu 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole; 3/9
- zákaz cese, tj. ustanovení o tom, že smluvní strany nejsou oprávněny postoupit práva, povinnosti a závazky smlouvy třetí osobě nebo jiným osobám bez předchozího souhlasu druhé smluvní strany; - závazek neposkytovat bez souhlasu zadavatele požadované služby prostřednictvím třetích osob, ale prostřednictvím klíčových expertů, kteří byli uvedeni v nabídce dodavatele k prokázání kvalifikačních předpokladů; - rámcová smlouva bude uzavřena na dobu 1 roku a bude ukončena buď uplynutím doby, na kterou byla uzavřena, nebo vyčerpáním finančních prostředků zadavatele; - jednotlivá plnění budou realizována na základě této smlouvy formou objednávek zadavatele, které mimo upřesnění druhu a rozsahu požadovaných služeb, budou vycházet, pokud v nich nebude výslovně dohodnuto jinak, z obecných podmínek této smlouvy a obecně platných právních předpisů. Zadavatel si vyhrazuje právo projednat a upravit s vybraným uchazečem předložený návrh smlouvy před jejím podpisem dle administrativních a právních zvyklostí zadavatele. 7. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny (cenový strop) za realizaci celé veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne 500 000,- Kč bez DPH. 7.1 Způsob zpracování nabídkové ceny Uchazeč uvede jako nabídkovou cenu pro účely hodnocení hodinovou cenu v Kč stanovenou jednotně za veškeré činnosti požadované zadavatelem. Nabídkovou cenu uvede uchazeč ve formátu cena bez DPH, DPH a cena včetně DPH (zadavatel není plátcem DPH). 7.2 Platnost ceny uvedené v nabídce Cena uvedená v nabídce, bude považována za definitivní a nepřekročitelnou, přičemž bude osahovat veškeré vedlejší a související náklady dodavatele. V případě uzavření smlouvy bude nabídková cena stanovena jako cena nejvýše přípustná, kterou je možno překročit pouze v případě, změní-li se zákonem příslušná sazba DPH. Údaj o nabídkové ceně zapracuje uchazeč též do návrhu smlouvy na plnění této zakázky. Překročení nabídkové ceny je možné pouze za předpokladu, že v průběhu realizace dojde ke změnám sazeb daně z přidané hodnoty. V takovém případě bude nabídková cena upravena podle sazeb daně z přidané hodnoty platných v době vzniku zdanitelného plnění. O změně bude s vítězným uchazečem sepsán dodatek ke smlouvě. Překročení nabídkové ceny v jiných případech je nepřípustné. DPH se pro účely této zakázky rozumí peněžní částka, jejíž výše odpovídá výši daně z přidané hodnoty vypočtené dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. DPH bude v nabídce uvedena ve výši platné ke dni podání nabídky. 4/9
8. Požadavek na prokázání kvalifikace 8.1 Základní kvalifikační předpoklady Uchazeč předloží podepsané čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu 53 zákona. Toto čestné prohlášení je Přílohou č. 1 této výzvy. 8.2 Profesní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje, aby uchazeč za účelem prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů k plnění zakázky ve smyslu ustanovení 54 zákona předložil: a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii ne starší, v okamžiku podání nabídky, 3 měsíců, dále b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci, a to v prosté kopii. 8.3 Technické kvalifikační předpoklady ve smyslu 56 zákona Zadavatel požaduje ze strany uchazeče předložit následující: 5/9 1. prokázání praktických zkušeností při outsourcingu interního auditu, nebo veřejnosprávní finanční kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb. (uchazeč předloží seznam min. 3 referenčních zakázek obdobného charakteru v uplynulých 3 letech, a to v hodnotě alespoň 100.000 Kč bez DPH za jednu takovouto službu) 2. prokázání praktických zkušeností a dobré znalosti problematiky zadávaní veřejných zakázek (uchazeč předloží seznam min. 3 referenčních zakázek obdobného charakteru v uplynulých 3 letech, a to v hodnotě alespoň 50.000 Kč bez DPH za jednu takovouto službu) 3. prokázání praktických zkušeností v oblasti kontroly správnosti postupů v rámci čerpání strukturálních fondů nebo Fondu soudržnosti (uchazeč předloží seznam min. 3 referenčních zakázek obdobného charakteru v uplynulých 3 letech, a to v hodnotě alespoň 15.000 Kč bez DPH za jednu takovouto službu) 4. prokázání praktických zkušeností a praxe v oblasti školení v oblastech uvedených v článku 4.1 body 3, 4 a 5 (uchazeč předloží seznam min. 3 referenčních zakázek obdobného charakteru v každé oblasti min. jedna zakázka v uplynulých 3 letech, a to v hodnotě alespoň 15.000 Kč bez DPH) 5. předložení dokladu o VŠ vzdělání minimálně dvou klíčových expertů, odpovědných za realizaci činností dle bodu 4.1 a specifikovaných v bodu 4.2 výzvy, v oblasti práva, regionálního rozvoje nebo ekonomie (uchazeč doloží prostou kopii dokladu o VŠ vzdělání) 6. předložení životopisů dvou klíčových expertů dle předchozí odrážky, dokládající minimálně 5 let praxe v oblastech požadovaných dle bodu 4.1 a 4.2 zadávací dokumentace. Zadavatel požaduje, aby uchazeč v rámci prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů předložil formou čestného prohlášení seznam referenčních zakázek (dle předpisu v bodu 8.3., odst. 1., 2., 3., 4.). Tento seznam bude obsahovat následující popis: - identifikační údaje objednatele, - období realizace zakázky, - stručný popis zakázky, - kontakty objednatele pro ověření reference, - finančně vyjádřená hodnota takovéto zakázky.
9. Způsob hodnocení nabídek 9.1 Hodnotící kritéria Hodnocení nabídek bude provedeno podle níže uvedených dílčích hodnotících kritérií, stanovených v sestupném pořadí s váhou určenou v procentním vyjádření dle tabulky č. 1. Tabulka 1: Dílčí hodnotící kritéria Kritérium Váha (v %) 1 Hodinová sazba (bez DPH) 60 % 2 3 Metodika realizace jednotlivých aktivit dle čl. 4 zadávací dokumentace a způsob zajištění jejich odborné a profesionální realizace v rámci plnění veřejné zakázky Vhodnost návrhu formy vzájemné komunikace mezi dodavatelem a zadavatelem 30 % 10 % 9.2. Specifikace dílčích kritérií Ad dílčí kritérium 1. Hodnocena bude výše hodinové ceny v Kč včetně DPH stanovené jednotně za veškeré činnosti požadované zadavatelem - viz bod 7.1 zadávací dokumentace. Ad dílčí kritérium 2. Předmětem hodnocení bude popis zabezpečení realizace jednotlivých aktivit dle čl. 4 zadávací dokumentace a způsob zajištění jejich odborné a profesionální realizace v rámci plnění veřejné zakázky (tj. obsahová náplň jednotlivých aktivit včetně jejich personálního a organizačního zajištění v rámci projektu, navrhované metody výuky, vzájemná provázanost postupů při realizaci jednotlivých aktivit atd.). Ad dílčí kritérium 3. Předmětem hodnocení bude popis navrhovaných postupů při vzájemné komunikaci mezi dodavatelem a zadavatelem, vhodnost těchto postupů s ohledem na pracovní vytížení zaměstnanců zadavatele, rychlost reakce dodavatele na případné požadavky zadavatele. 9.3. Způsob hodnocení Hodnotící komise bude předložené nabídky hodnotit dle výše uvedených dílčích kritérií podle jejich váhy, a to bodovací metodou s použitím bodovací stupnice v rozsahu 0 až 100 bodů. Každé jednotlivé nabídce bude dle dílčího kritéria přidělena určitá bodová hodnota, která odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci dílčího kritéria. Ad dílčí kritérium 1. Pro číselně vyjádřitelné kritérium, pro které má nejvhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria (dílčí hodnotící kritérium č. 1), získá hodnocená nabídka bodovou 6/9
hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce: Počet bodů = nejvhodnější nabídka ---------------------------- hodnocená nabídka x 100 Ad dílčí kritérium 2. Pro dílčí kritérium 2, které nelze vyjádřit číselně, sestaví hodnotící komise pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné za použití následující bodovací stupnice, která představuje způsob ohodnocení jednotlivých činností podle jejich vymezení dodavatelem. Tabulka 2: Bodovací stupnice: DÍLČÍ HODNOTÍCÍ KRITÉRIUM č. 2/Metodika realizace (30%) Způsob zabezpečení realizace jednotlivých aktivit dle čl. 4 zadávací dokumentace a způsob zajištění jejich odborné a profesionální realizace v rámci veřejné zakázky, tj. obsahová náplň jednotlivých aktivit včetně jejich personálního a organizačního zajištění Vzájemná provázanost postupů při realizaci jednotlivých klíčových aktivit v rámci projektu, vyhodnocování kvality realizace projektu a nápravy případných nedostatků CELKEM Bodové hodnocení 0 70 0 30 až 100 bodů Nejvhodnější nabídka dle tohoto kritéria je ta, která dosáhne nejvyššího součtu bodů dle uvedené tabulky. Pro účely hodnocení nabídek v rámci každého kritéria přiřadí zadavatel nejvýhodnější nabídce hodnotu 100 bodů a ostatním nabídkám přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. Ad dílčí kritérium 3. Pro dílčí kritérium 3, které nelze vyjádřit číselně, sestaví hodnotící komise pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné za použití následující bodovací stupnice, která představuje způsob ohodnocení jednotlivých činností podle jejich vymezení dodavatelem. Tabulka 3: Bodovací stupnice: DÍLČÍ HODNOTÍCÍ KRITÉRIUM č. 3/Formy komunikace (10%) Vhodnost navrhovaných postupů při vzájemné komunikaci mezi dodavatelem a zadavatelem, míra a způsob využití elektronických forem komunikace Vhodnost navrhovaných postupů při vzájemné komunikaci s ohledem na běžný pracovní rytmus zaměstnanců zadavatele, Rychlost reakce dodavatele na požadavky zadavatele na řešení případných nedostatků či závad při realizaci a plnění předmětu veřejné zakázky. Bodové hodnocení 0 40 0 30 0 30 7/9
CELKEM až 100 bodů Nejvhodnější nabídka dle tohoto kritéria je ta, která dosáhne nejvyššího součtu bodů dle uvedené tabulky. Pro účely hodnocení nabídek v rámci každého kritéria přiřadí zadavatel nejvýhodnější nabídce hodnotu 100 bodů a ostatním nabídkám přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. 9.4. Výběr nejvhodnější nabídky Celkové hodnocení je dáno součtem bodových hodnocení jednotlivých kritérií, která jsou vynásobena vahou daného kritéria. Nejvýhodnější nabídkou je ta, která získá nejvyšší celkový počet bodů. 10. Požadavky na obsah nabídek 10.1 Požadovaný obsah nabídky Nabídka bude obsahovat následující náležitosti: a) dokumenty prokazující požadovanou kvalifikaci dle bodu 8 výzvy, b) vlastní nabídku návrh a popis způsobu předpokládaného plnění, případně doplnění dalších informací o uchazeči z hlediska předmětu plnění, přičemž zadavatel nepřipouští variantní řešení. Nabídka bude datována a podepsána oprávněnou osobou, c) nabídkovou cenu zpracovanou způsobem uvedeným v bodě 7 výzvy, taktéž podepsanou oprávněnou osobou, d) návrh smlouvy ve třech originálech dle bodu 6 výzvy, přičemž jeden z originálů bude pevně svázán s nabídkou a 2 originály budou volně přiloženy k nabídce, aby mohly být v případě vybraného uchazeče využity k podpisu zadavatelem. 10.2 Lhůta pro podání nabídek Uchazeč je povinen předložit zadavateli svoji nabídku na plnění zakázky, zpracovanou v souladu s touto výzvou, nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, tj. do 3. 11. 2014 do 10:00 hodin. Uchazeč je vázán podanou nabídkou po dobu 90 dnů ode dne uveřejnění této výzvy Nabídku na plnění zakázky je uchazeč povinen doručit zadavateli v listinné podobě nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, a to na adresu: Česká centrála cestovního ruchu - CzechTourism, Vinohradská 46, 120 41 Praha 2, k rukám Renáty Šigutové. Nabídka bude doručena v zalepené obálce opatřené názvem, adresou, kontaktními údaji a IČO uchazeče a sdělením: NEOTVÍRAT veřejná zakázka malého rozsahu Výkon interního auditu formou outsourcingu pro ČCCR CzechTourism v průběhu roku 2015 8/9
Zadavatel stanoví, že jazykem řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu je český jazyk. Nabídku, včetně všech dokladů k prokázání kvalifikace, je uchazeč povinen předložit v českém jazyce. 11. Další práva zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo: a) na zrušení řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření smlouvy, a to i bez uvedení důvodu, b) dodatečně upřesnit nebo změnit zadávací podmínky, c) před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované uchazečem v nabídce, d) umožnit uchazeči do konce lhůty pro podávání nabídek stáhnutí podané nabídky, e) nehradit náklady na účast v zadávacím řízení, nevracet uchazečům nabídky. 12. Přílohy 1. Čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů Ing. Rostislav Vondruška Generální ředitel Česká centrála cestovního ruchu CzechTourism 9/9