Project management for SMEs/NGOs - exchange of experience for trainers LLP Grundtvig Learning Partnership Projektové řízení Lenka Švecová, Tomáš Říčka University of Economics, Prague This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
Obsah Definice projektu Trojimperativ projektu Projektový cyklus Příklady Diskuze Využití
Co je to projekt? Jedinečný proces změny z počátečního stavu na cílový stav. Kam? Jak? Odkud? ČAS ZDROJE RIZIKA
Atributy projektu Projekt je JEDINEČNÝ a ROZSÁHLÝ. V projektu jsou vymezeny TERMÍNY, ROZPOČET a ZDROJE. Pro řešení projektu je třeba RŮZNORODOST. Projekt je KOMPLEXNÍ a SLOŽITÝ. Projekt s sebou nese NADPRŮMĚRNÉ RIZIKO.
Trojimperativ PM VÝSTUPY ČAS NÁKLADY
Principy projektového managementu přístup řízení je SYSTEMATICKÝ a SYSTÉMOVÝ strukturování v ČASE přiměřené PROSTŘEDKY využití POČÍTAČOVÉ PODPORY INTEGRACE práce v TÝMU
Projektový cyklus Definice projektu Plánování projektu Implementace projektu
Zadání projektu Odpověď na otázku Co a jak? Stanovení limitů projektu (hranice projektu) Definice cíle(ů) v čase a za stanovené náklady Zaslouží si delší diskuzi Zadání projektu mít neustále na paměti (vizualizovat), vložit do dokumentů k projektu 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Definice projektu Zadání projektu Cíle projektu Tvorba struktury rozpisu prací (Work Breakdown Structure - WBS) Identifikace zdrojů a požadavky na zdroje 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Cíle projektu Odpověď na otázku Proč? Jaká hodnota by se v rámci projektu měla vytvořit? Jaké krátko- a dlouhodobé užitky budeme mít z projektu? Jakým čelíme omezením? Jak měřit cíle? 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Cíle projektu S M A R T Specifický Měřitelný Akceptovatelný Relevantní/Realistický Termínovaný 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
WBS (Work Breakdown Structure) Odpověď na otázku Jak? Dokumentace organizace práce Jaké jsou hlavní výstupy projektu? Jaké jsou komponenty projektu? Jak bude dosaženo cílů? Jak bude práce organizována, aby bylo možné plánování a kontrola? 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Balík práce (work package) Projekt Souhrnný výstup 1 Souhrnný výstup 2 Výstup Výstup Výstup Výstup 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Balík práce (work package) Konference Příprava Průběh Oslovení účastníků Pronájem Občerstvení 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Identifikace zdrojů a požadavky Odpověď na otázku Jak mnoho? Odhad zdrojů, které budeme potřebovat na splnění každého balíku práce Jaké znalosti a schopnosti budeme potřebovat? Jaká budeme potřebovat zařízení a vybavení? Jaký materiál, příp. další specifické věci? 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Plánování projektu Rozdělení odpovědností Síťový diagram Tvorba harmonogramu Plánování zdrojů Revize plánu a rizika 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Rozdělení odpovědností Odpověď na otázku Kdo? Identifikace a přiřazení lidí odpovědných za realizaci balíků práce Možné využít matici s přiřazením odpovědnosti (1 balík práce = 1 odpovědný člověk) 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Zainteresované strany kdokoliv, kdo je ovlivněn projektem kdo může být stakeholderem? zapojení: vyhotovit seznam ZS a jejich kategorizace zjistit a porozumět jejich požadavkům a očekáváním naplánovat, jak navázat dialog a spolupráci zahájit dialog a spolupráci udržovat dialog, spoluprací a zpětnou vazbu
Analýza vlivu zainteresovaných stran Míra očekávání Vysoká Průběžně informovat Vést dialog Nízká Odpovídat na otázky Zajistit spokojenost Nízká Vysoká Míra vlivu Skupina Zájmy Vliv +/ /? Priorita (škála) Primární ZS xxx Sekundární ZS xxx
Síťový diagram Odpověď na otázku V jakém pořadí? Pořadí a závislost jednotlivých balíků práce Délka trvání jednotlivých balíků Začátky a konce balíků práce Kritická cesta PERT 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Tvorba harmonogramu Balíky práce v kalendáři Skutečná délka projektu Dostupnost zdrojů Vyvažování zdrojů Ganttův graf 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Revize plánu a rizika Plánování aktivit k redukci rizika a využití příležitostí během realizace Jaké jsou hrozby a příležitosti? SWOT analýza Priority projektu Rizika a práce s nimi 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Implementace projektu Začátek faktické realizace Monitorování projektu Modifikace projektu Uzavření projektu a jeho vyhodnocení 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti
Agilní přístupy - SCRUM shromaždiště požadavků (Product backlog) 1 až 4týdenní sprinty pro vybrané požadavky každý den 15minutová porada v rámci jednoho sprintu 24 h 1 až 4 týdny požadavky požadavky pro sprint sprint pracovní přírůstek výstupu
Project management for SMEs/NGOs exchange of experience for trainers Lifelong Learning Programme, Grundtvig Learning Partnership
Partneři projektu Wisdoma, s. r. o. koordinátor VŠE v Praze, Fakulta podnikohospodářská, katedra management Ozyegin University (Turecko) ROTALENT (Rumunsko, nezisková organizace)
Cíl projektu Cílem projektu je proškolení lektorů a vývoj nových výukových modulů, které upraví a budou aplikovat standardní metodiky na menší projekty v MSP a NNO. Cílem je využití osvědčených postupů na řízení projektů i v těchto menších organizacích, která povede ke zvýšení míry úspěšnosti projektů.
Klíčové postřehy Zkušenosti s partnery Rizika kulturní rozdíly, změna v organizaci partnera, nekomunikace ze strany partnera Jak zorganizovat mobilitu? Jak na kick-off meeting?
Kontakt: Ing. Lenka Švecová email: lenka@vse.cz