Zadávací dokumentace Výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu 1. Název veřejné zakázky Název veřejné zakázky Evidenční číslo VZ VZ 2015/440/55 Druh zadávacího řízení Direct marketing nabídky MICE služeb v ČR Veřejná zakázka malého rozsahu 2. Identifikační údaje zadavatele Obchodní firma nebo název / obchodní firma nebo jméno a příjmení: Česká centrála cestovního ruchu CzechTourism Sídlo / místo podnikání / místo trvalého pobytu Vinohradská 46, 120 41 Praha 2 (příp. doručovací adresa): IČ: 49 27 76 00 Osoba oprávněná jednat za zadavatele: Generální ředitelka ČCCR CzechTourism Kontaktní osoba: Telefon, e-mail: Monika Palatková Lenka Špačková 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky +420 221 580 452, spackova@czechtourism.cz Předpokládaná hodnota veřejné zakázky:1 500 000bez DPH Vzhledem k tomu, že předpokládaná cena plnění veřejné zakázky je do 2mil. Kč bez DPH, jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu ve smyslu ustanovení 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ ), a tato veřejná zakázka tak v souladu s ustanovením 18 odst. 5 zákona není zadávána v zadávacím řízení dle ZVZ. Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne částku předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Nabídka s vyšší nabídkovou cenou bude vyřazena a uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení. 4. Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmětem této zakázky je zajištění Marketingových služeb v oblasti MICE ( Meetings Incentives Conferencess and Events ) České republiky. Marketingové služby, které jsou předmětem této veřejné zakázky, budou spočívat především v zajištění a koordinaci marketingových aktivit při propagaci potenciálu MICE České Republiky. Předmět plnění této zakázky bude následující:
Vytvoření brožury suplementu, její tisk a její následné doručení na databázi nákupčích MICE služeb na určených trzích. Forma doručení: poštou - na minimálně 200 kontaktů vhodných k oslovení potenciálních organizátorů MICE, direct mailing - na minimálně 500 kontaktů vhodných k oslovení potenciálních organizátorů MICE v jednotlivých zemích. Brožura suplement bude tedy vytvořena v elektronické i tištěné podobě a bude obsahovat informace o všech členských convention bureaus CzCB. Veškeré textové podklady pro tvorbu brožury dodá Zadavatel. Brožura bude vyrobena dle brand manuálu agentury CzechTourism, v úředním jazyce dle daného trhu, přičemž určenými trhy jsou ČR a Německo. Zadavatel dodá veškeré požadované texty v českém jazyce, které uchazeč přeloží do požadovaných jazykových mutací dle daných trhů. Uchazeč musí vytisknout brožury v nákladu 200 ks pro každý z uvedených trhů. Technická specifikace brožury: Brožura bude vyrobena ve formátu A4, v rozsahu minimálně 16 stran, v úředním jazyce dle daného trhu. Design brožury musí být v souladu s manuálem vizuálního stylu destinační značky Česko, který je k dispozici v online brand manuálu České centrály cestovního ruchu CzechTourism. Zadavatel upozorňuje, že vítězný Uchazeč si pro plnění zakázky bude povinen pořídit základní písmo nového vizuálního stylu Graphic. Vytvořenou brožuru suplement musí vždy před odesláním schválit Zadavatel. Využitá databáze pro rozeslání brožury suplementu musí obsahovat kontakty MICE nákupčích na daném trhu a může být i mezinárodního charakteru, avšak s dopadem na zmíněné trhy ve zmíněném rozsahu. Databází se v tomto případě rozumí aktuální databáze subjektů v segmentu MICE, přičemž každý subjekt musí splňovat tyto parametry: musí organizovat minimálně dvě skupinové akce, kde ČR je potenciálním trhem pro uskutečnění této akce, každá z akcí musí splňovat kritéria MICE akce, musí být pořádána pro minimálně 50 účastníků, ať už z lokálního regionu či s mezinárodní účastí. Použitá databáze musí obsahovat minimálně 500 lokálních subjektů na každý zmíněný trh s celkovým poměrem obsahu 50% korporátní klientela a 50% asociační klientela. V případě využití databáze formou subdodávky předloží uchazeč písemné prohlášení daného subjektu vlastnícího onu databázi o poskytnutí této databáze uchazeči v případě získání této zakázky. Veškeré náklady na získání přístupu k takovým databázím budou zahrnuty v nabídkové ceně. Uchazeč předloží do nabídky kompletní seznam společností (subjektů) obsažených v databázi, přičemž uvede kompletní jmenovitý seznam firem obsažených v databázi. To platí i v případě, že uchazeč databázi bude pořizovat formou subdodávky. Uchazeč ve své nabídce uvede (pojmenuje) zdroj databáze, kterou pro rozesílání suplementu využije. Nebude-li uvedený zdroj a obsah databáze odpovídat výše uvedeným požadavkům zadavatele, nebude nabídka uchazeče dále hodnocena a bude vyloučena ze zadávacího řízení. Veškeré podklady pro jednotlivé brožury suplementy dodá vždy Zadavatel. Finální náhled suplementu dodá vybraný uchazeč do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy, tisk a distribuce materiálu musí proběhnout následně do 20 dnů od schválení finálního náhledu zadavatelem. 2/6
Předpokládané plnění zakázky Vybraný uchazeč započne s plněním předmětu veřejné zakázky bez zbytečného odkladu po uzavření smlouvy na plnění zakázky. Místem plnění je území České republiky. Termín plnění zakázky: Finální náhled suplementu dodá vybraný uchazeč do 10 pracovních dnů od podpisu smlouvy, tisk a distribuce materiálu musí proběhnout následně do 20 dnů od schválení finálního náhledu zadavatelem. 5. Obchodní podmínky Obchodní podmínky Zadavatele jsou stanoveny v Závazném návrhu Smlouvy na plnění zakázky, který tvoří Přílohu č. 1 této výzvy. Uchazeč je povinen ve své nabídce předložit návrh smlouvy, který bude zcela odpovídat Zadavatelem stanovenému závaznému návrhu smlouvy. Uchazeč je oprávněn doplnit do návrhu smlouvy pouze údaje, které jsou v návrhu smlouvy označeny symbolem [ ] jako nedoplněné. Návrh smlouvy bude datován a podepsán osobou oprávněnou jednat jménem Uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem Uchazeče. 6. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci celé veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne 1 500 000,- Kč bez DPH. Nabídková cena je cenou maximálně možnou za splnění veřejné zakázky. Při stanovení nabídkové ceny musí vzít uchazeč v úvahu veškeré náklady, jejichž vynaložení bude nezbytné ke splnění celého předmětu veřejné zakázky. Nabídková cena bude stanovena jako cena nejvýše přípustná za splnění zakázky v celém jejím rozsahu, přičemž bude stanovena v následujícím členění: a) nabídková cena v Kč bez DPH, b) DPH, c) nabídková cena v Kč včetně DPH. Uchazeč v nabídce předloží prohlášení, ve kterém uvede celkovou nabídkovou cenu za splnění zakázky ve shora uvedeném členění. Toto prohlášení o nabídkové ceně bude datováno a podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče. Údaj o nabídkové ceně zapracuje uchazeč též do návrhu smlouvy na plnění této zakázky. Specifikace veškerých platebních podmínek zadavatele je obsažena v návrhu smlouvy na plnění této veřejné zakázky, který tvoří Přílohu č.1 této výzvy. Překročení nabídkové ceny je možné pouze za předpokladu, že v průběhu realizace dojde ke změnám sazeb daně z přidané hodnoty. V takovém případě bude nabídková cena upravena podle sazeb daně z přidané hodnoty platných v době vzniku 3/6
zdanitelného plnění. O změně bude s vítězným uchazečem sepsán dodatek ke smlouvě. Překročení nabídkové ceny v jiných případech je nepřípustné. DPH se pro účely této zakázky rozumí peněžní částka, jejíž výše odpovídá výši daně z přidané hodnoty vypočtené dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. DPH bude v nabídce uvedena ve výši platné ke dni podání nabídky. 7. Požadavek na prokázání kvalifikace 7.1 Základní kvalifikační předpoklady Uchazeč předloží podepsané čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu 53 zákona. Toto čestné prohlášení je přílohou č. 2 této výzvy. 7.2 Profesní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje, aby uchazeč za účelem prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů k plnění zakázky ve smyslu ustanovení 54 zákona předložil: a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii ne starší, v okamžiku podání nabídky, 3 měsíců, dále b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci, a to v prosté kopii. 7.3 Technické kvalifikační předpoklady ve smyslu 56 zákona 7.3.1. K prokázání tohoto kvalifikačního předpokladu Zadavatel požaduje, aby uchazeč doložil seznam alespoň dvou služeb, které spočívaly v realizaci obdobného rozsahu a charakteru jako je předmět této zakázky za poslední 3 roky, přičemž finanční hodnota každé z nich vyjádřena v Kč činila alespoň 300.000 Kč bez DPH. Významnou službou se rozumí marketingová aktivita, kde pro její zajištění byl využit direct marketing. Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením čestného prohlášení, jehož předloha tvoří Přílohu č. 3 této výzvy 8. Způsob hodnocení nabídek Nabídky budou zadavatelem hodnoceny podle jejich ekonomické výkonnosti, a to dle následujících dílčích kritérií: Dílčí kritérium Váha 1. Nabídková cena 60% 2. Kvalita kontaktů obsažených v databázi 40% 4/6 8.1. Za účelem hodnocení nabídek v kritériu Nabídková cena zpracuje uchazeč nabídkovou cenu způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy. Hodnocena bude celková nabídková cena za splnění celého předmětu veřejné zakázky bez DPH. Nejvhodnější nabídka vzhledem k tomuto kritériu bude nabídka s nejnižší cenou.
Bodová hodnota nabídky v dílčím kritériu nabídková cena bude tedy propočtena dle následujícího vzorce: Hodnocení bude probíhat dle následujícího vzorce: 8.2. Za účelem hodnocení nabídek v kritériu Kvalita kontaktů obsažených v databázi předloží uchazeč jmenovitý seznam firem obsažených v databázi pro následný direct marketing. Jako výhodnější bude zadavatel hodnotit takovou databázi, kde bude obsažen vyšší počet společností organizující více definovaných MICE akcí s potencionálním umístěním v destinaci Česká republika, oproti počtu společností obsažených v databázi organizující méně definovaných MICE akci uvedených ostatními uchazeči dle následujícího klíče. Hodnocení nabídek v tomto kritériu proběhne tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné. Bude užito stupnice 0 100, přičemž nejvhodnější nabídce bude přiděleno 100 bodů a každé následující nabídce se přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění kritéria ve vztahu k předmětu plnění této veřejné zakázky. Přidělení bodů hodnotící komise odůvodní ve Zprávě o posouzení a hodnocení nabídek. Takto získané bodové ohodnocení se následně propočte váhou příslušného kritéria (*0,40), čímž se získá výsledná bodová hodnota přidělená jednotlivým nabídkám v tomto kritériu. Hodnocení bude probíhat dle následujícího vzorce: Celkové hodnocení nabídek Na základě součtu výsledných bodových hodnot přidělených nabídkám v jednotlivých dílčích kritériích bude stanoveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek, a to tak, že jako nejúspěšnější bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší celkové hodnoty. 9. Požadavky na obsah nabídek Uchazeč předloží: 1. Databázi pro direct marketing pro každý zvolený trh, kompletní seznam společností (subjektů) obsažených v databázi, přičemž uvede kompletní jmenovitý seznam firem obsažených v databázi 2. nabídkovou cenu zpracovanou způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy, 3. doklady k prokázání splnění kvalifikace podle bodu 7 této výzvy, 4. návrh smlouvy ve třech (3) originálech dle článku 5 této výzvy, přičemž jeden z originálů bude pevně svázán s nabídkou a 2 originály budou volně přiloženy k nabídce, aby mohly být v případě vybraného uchazeče využity k podpisu zadavatele. 5/6 Prohlášení o nabídkové ceně a vzor smlouvy bude datován a podepsán osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče.
10. Lhůta pro podání nabídek Uchazeč je povinen předložit Zadavateli svoji nabídku na plnění zakázky, zpracovanou v souladu s touto výzvou, nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, tj. do 23. 10. 2015 do 10:00 hodin. Uchazeč je vázán podanou nabídkou po dobu 60 dnů ode dne uveřejnění této výzvy. 11. Podmínky pro předložení nabídky Nabídku na plnění zakázky je uchazeč povinen doručit zadavateli v listinné podobě nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, a to na adresu: Česká centrála cestovního ruchu - CzechTourism, Vinohradská 46, 120 41 Praha 2, k rukám Lenky Špačkové. Nabídka bude doručena v zalepené obálce opatřené názvem, adresou a IČO uchazeče a sdělením: NEOTVÍRAT veřejná zakázka malého rozsahu Direct marketing nabídky MICE služeb v ČR Zadavatel stanoví, že jazykem řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu je český jazyk. Nabídku, včetně všech dokladů k prokázání kvalifikace, je uchazeč povinen předložit v českém jazyce. 12. Další práva zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo: a) na zrušení řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření smlouvy, a to i bez uvedení důvodu, b) dodatečně upřesnit nebo změnit zadávací podmínky, c) před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované uchazečem v nabídce, d) umožnit uchazeči do konce lhůty pro podávání nabídek stáhnutí podané nabídky, e) nehradit náklady na účast v zadávacím řízení, nevracet uchazečům nabídky. Přílohy: 1. Vzor smlouvy na plnění zakázky. 2. Čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů. 3. Čestné prohlášení o splnění technických kvalifikačních předpokladů. V Praze dne 6. 10. 2015 6/6 Monika Palatková Generální ředitelka Česká centrála cestovního ruchu CzechTourism