Zápis č. 27/02/2014 z jednání Finančního výboru zastupitelstva města konaného dne 11.02.2014 v zasedací místnosti Magistrátu města Hradec Králové Přítomni: dle prezenční listiny ze dne 11.02.2014 Tajemník finančního výboru: Ing. J. Frydrych Hosté: RNDr. V. Derner, ředitel Filharmonie HK, o.p.s. Mgr. A. Mokren, Ing. B. Drbalová za OC Mgr. I. Červenková za oddělení právní Program: 1) Zahájení a jmenování ověřovatele zápisu 2) Průběžná zpráva Filharmonie HK, o.p.s., o plnění opatření z provedeného auditu a finanční plán na rok 2014 3) Stanovisko právního oddělení, zda a v jakém rozsahu se zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách vztahuje na organizace a společnosti ovládané městem Hradec Králové 4) Různé dílčí zápis č. 2 o přezkoumání hospodaření a auditu účetní závěrky za rok 2013 ve statutární městě K bodu č. 1 Zahájení a jmenování ověřovatele zápisu Ověřovatelem zápisu byl jmenován Ing. V. Koutník. K bodu č. 2 Průběžná zpráva Filharmonie HK, o.p.s., o plnění opatření z provedeného auditu a finanční plán na rok 2014 Komentář k předkládanému materiálu přednesl RNDr. V. Derner, ředitel společnosti. Zpráva se zabývá postupy přijatými po zjištěních interního auditu v organizaci Filharmonie Hradec Králové o.p.s., který by proveden v organizaci na základě výsledku hospodaření v roce 2012. Již v průběhu roku 2013 byla přijata přísnější opatření k zajištění vyrovnaného hospodaření pro rok 2013 (zpřísněny limity čerpání, redukce nákladových položek apod. viz další text zprávy). Na základě takto přijatých opatření lze při předběžné účetní závěrce ke 3.2.2014 konstatovat, že FHK, o.p.s. hospodařila v roce 2013 s mírně ziskovým výsledkem. Na základě zjištění interního auditu pak FHK, o.p.s. přijala průběžně další opatření: 1. Na základě konsultace s ekonomickým odborem magistrátu města HK a nového přehodnocení a doporučení auditora došlo k novému nastavení odpisu drobného dlouhodobého hmotného majetku a hudebních nástrojů pořízených z daru (hlavním důvodem byl odlišný výklad předpisu o odpisech majetku pořízeného z daru jak od ziskových organizací, tak od zakladatele - Města HK při založení obecně prospěšné organizace). 2. Finanční solventnost FHK - je průběžně zajišťována v rámci způsobu financování. 3. Byla zvýšena interní kontrola a pozornost při vyúčtování získaných dotací včetně osobní motivace odpovědných pracovníků vyloučit podobné chyby. Zapsala: Mgr. Ivona Součková 1/7 11.02.2014
4. Je navrhováno po projednání s MMHK připravit dodatek původní darovací smlouvy, která stanoví výši hodnoty a upraví podmínku zcizení/prodeje (např. souhlas SR pro prodej v rozmezí např. 50-100tis. Kč, nad tuto částku nutný souhlas rady města apod.) tak, aby bylo umožněno flexibilní a přitom hospodárné nakládání s hudebními nástroji a umožněna obnova fundusu hudebních nástrojů a dlouhodobého majetku. 5. Pro zvýšení hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti při nakládání s veřejnými prostředky byla po uskutečnění kontroly zvýšena vnitřní kontrola zajišťující větší obezřetnost při objednávání zboží, služeb, reklamy a propagačních materiálů. Dále bylo v průběhu roku 2013 přistoupeno k útlumu drahých dovozových akcí (např. operní představení, oratorní koncerty plánovaná oratorní řada přesunuta do další sezóny), důsledné revizi nastavených limitů (propagace, noty, honoráře externistům...), k navýšení nájemného za pronájmy (nově podepisované smlouvy) a zvýšení cen abonentek cyklu Opereta Muzikál. 6. S účinností od 1. 10. 2013 byla v souvislosti uvedenými zjištěními a v souladu s novelou zákona o veřejných zakázkách novelizována vnitřní směrnice FHK upravující postup při zadávání veřejných zakázek. Novelizace v souladu se zákonem v mnoha ohledech upřesňuje, ale také při zadávání zakázek malého rozsahu zjednodušuje postup při zadávání veřejných zakázek tak, aby již nedocházelo k zjištěným nedostatkům a byl dodržen princip transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 7. Pro odstranění dalších zjištěných nedostatků včetně uvedených formálních nedostatků v evidenci průměrné spotřeby autoflotily, evidenci karet CCS, zefektivnění a důsledné využívání vnitřního kontrolního systému atd. viz protokol o interním auditu, FHK zvýšila vnitřní kontrolu v návaznosti na motivační možnosti FHK u jednotlivých odpovědných pracovníků. Členy Finančního výboru byly diskutovány: výše a dotace a její porovnání s obdobnými soubory, finanční plán, zvýšení mezd, dotace od KÚ, ostatní dotace, nárůst cestovného, ziskovost koncertů mimo HK, výnosy ze zahraničních zájezdů, ceny vstupného, úspora nákladů na energie, plnění navržených opatření z nálezu interního auditu, krytí závazků, složení správní a dozorčí rady a ekonomická odbornost, úhrada ztráty minulých let, odepisování majetku, cash flow na úhradu závazků, kontrolní činnost odboru kultury v oblasti zasílaných dotací. Usnesení: Finanční výbor projednal Průběžnou zprávu Filharmonie HK, o.p.s, o plnění opatření z provedeného auditu a finanční plán na rok 2014 po proběhlé diskusi s tím, že požaduje, aby na květnové zasedání FV předložil předseda správní rady Filharmonie návrh způsobu umořování dosažené ztráty z hospodaření. Hlasování k bodu č. 2: pro 9, proti 0, zdržel se 0, Usnesení bylo přijato. K bodu č. 3 Stanovisko právního oddělení, zda a v jakém rozsahu se zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách vztahuje na organizace a společnosti ovládané městem Hradec Králové Komentář k předkládanému materiálu přednesla Mgr. I. Červenková, vedoucí oddělení právního. A) PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Příspěvkové organizace jsou veřejnými zadavateli podle 2 odst. 2 písm. c) zákona. Veřejnými zadavateli jsou tedy zejména základní školy, mateřské školy, školní jídelny a výdejny (pod ZŠ a MŠ), základní umělecké školy, Dům dětí a mládeže, Hradec Králové, Rautenkrancova 1241, Dětský denní rehabilitační stacionář, Technické služby Hradec Králové, Správa nemovitostí Hradec Králové, příspěvková organizace a Knihovna města Hradce Králové. Zapsala: Mgr. Ivona Součková 2/7 11.02.2014
B) OBECNĚ PROSPĚŠNÉ SPOLEČNOSTI Obecně prospěšné společnosti jsou veřejnými zadavateli podle 2 odst. 2 písm. d) zákona. Jednoznačně splňují podmínky stanovené ve shora uvedeném ustanovení zákona. - společnosti jsou veřejným zadavatelem ovládané, - veřejný zadavatel jmenuje správní radu (správní orgán) - společnosti jsou založené za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají. Veřejnými zadavateli jsou tedy: Klicperovo divadlo, o.p.s. Divadlo Drak a Mezinárodní institut figurálního divadla o.p.s. Filharmonie Hradec Králové, o.p.s. TECHNOLOGICKÉ CENTRUM Hradec Králové o.p.s. C) SPOLEČNOSTI S RUČENÍM OMEZENÝM Hradecká kulturní a vzdělávací společnost s.r.o. Společnost je veřejným zadavatelem. - město je jediným společníkem (společnost je městem ovládána), společnost plní strategické cíle města v oblasti kultury, umění, rozvoje cestovního ruchu, udržování lidové kultury a tradic, atd., společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace, příp. kompenzace ztrát ze strany města) je uzavřena smlouva o závazku veřejné služby a vyrovnávací platbě za jeho výkon; účelem smlouvy je zachování a rozvoj kulturně-společenského života města (schváleno zastupitelstvem města číslo usnesení ZM/2013/1531). D) AKCIOVÉ SPOLEČNOSTI FC Hradec Králové, a.s. Společnost je s největší pravděpodobností veřejným zadavatelem. uspokojování potřeb obyvatel města v oblasti sportu společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace apod. ze strany města) společnost není zřejmě zcela spravována dle kritérií výkonu, efektivity a efektivnosti nákladů, otázkou je i působení v konkurenčním prostředí; předpokládáme, že základním cílem společnosti není zisk Královští lvi Hradec Králové, a.s. Společnost je s největší pravděpodobností veřejným zadavatelem. - město je hlavním akcionářem (společnost je městem ovládána) uspokojování potřeb obyvatel města v oblasti sportu Zapsala: Mgr. Ivona Součková 3/7 11.02.2014
společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace, příp. kompenzace ztrát ze strany města) společnost není zřejmě zcela spravována dle kritérií výkonu, efektivity a efektivnosti nákladů, otázkou je i působení v konkurenčním prostředí; předpokládáme, že základním cílem společnosti není zisk Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s. Společnost je veřejným zadavatelem. a to i s ohledem na uzavřenou smlouvu na veřejné služby a úhradu prokazatelné ztráty z provozu městské hromadné dopravy pro roky 2009 až 2018 a zároveň společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace, příp. kompenzace ztrát ze strany města); město jako zakladatel společnosti by zřejmě nepřipustilo její úpadek nebo zánik Společnost zároveň vykonává relevantní činnost podle 4 odst. 1 písm. f) zákona a v případě, že veřejná zakázka má být zadávána v souvislosti s výkonem relevantní činnosti, postupuje společnost podle ustanovení platných pro sektorové zadavatele. 4 odst. 1 písm. f) zákona: činnost související s poskytováním či provozováním dopravních sítí poskytujících službu veřejnosti v oblasti drážní, tramvajové, trolejbusové nebo lanové dopravy a provozování veřejné autobusové dopravy (dále jen "dopravní síť"); dopravní síť se považuje za existující, pokud je činnost podle tohoto písmene poskytována podle podmínek stanovených příslušným správním orgánem, zejména pak podmínek týkajících se poskytování či provozování dopravní sítě, přepravní kapacity nebo frekvence poskytování takové činnosti, Městské lesy Hradec Králové, a.s. Společnost je veřejným zadavatelem. - část činnosti společnosti slouží k uspokojování potřeby veřejného zájmu, které nemají (péče o lesní porosty a vodní plochy ve vlastnictví města a jejich zpřístupnění veřejnosti, naučné stezky, altánky, úprava běžeckých tratí a cest pro kolečkové brusle, cesta pohádkovým lesem apod.) cílem (příp. účelem) výkonu části činnosti společnosti není zisk, společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace, příp. kompenzace ztrát ze strany města); město jako zakladatel společnosti by zřejmě nepřipustilo její úpadek nebo zánik Letecké služby Hradec Králové, a.s. Společnost je s největší pravděpodobností veřejným zadavatelem. - část činnosti společnosti slouží k uspokojování potřeby veřejného zájmu, které nemají společnost nenese zcela rizika spojená s výkonem své činnosti (dotace, příp. kompenzace ztrát ze strany města) smlouvy o zabezpečení provozu mezinárodního neveřejného a vnitrostátního veřejného letiště v Hradci Králové Zapsala: Mgr. Ivona Součková 4/7 11.02.2014
bude uzavřena smlouva o závazku veřejné služby a vyrovnávací platbě za jeho výkon mezi městem a společností (schváleno zastupitelstvem města). U těch subjektů, kde je výše uvedeno, že jsou veřejnými zadavateli s největší pravděpodobností, je třeba z důvodu právní jistoty v každém případě postupovat při zadávání veřejných zakázek podle pravidel stanovených zákonem o veřejných zakázkách pro veřejné zadavatele. VEŘEJNÝM ZADAVATELEM ZŘEJMĚ NENÍ: Mountfield HK, a.s. - společnost zřejmě není financována převážně veřejným zadavatelem, ani - není městem či jiným veřejným zadavatelem ovládána, ani město či jiný veřejný zadavatel nejmenuje ani nevolí více než polovinu členů v jejím statutárním, správním, dozorčím či kontrolním orgánu (Není splněna podmínka uvedená výše pod Ad 1), písm. d), bodu 2 statutární město Hradec Králové vlastní jen 50% akcií společnosti.). Upozorňujeme, že společnost může při zadávání zakázek vystupovat jako dotovaný zadavatel ( 2 odst. 3 zákona o veřejných zakázkách). V takovém případě má povinnost postupovat při zadávání zakázky podle ustanovení zákona o veřejných zakázkách platných pro veřejného zadavatele. Tepelné hospodářství Hradec Králové, a.s. - společnost nebyla založena či zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají, a ani zřejmě takovéto potřeby neuspokojuje Společnost však zřejmě vykonává relevantní činnost min. podle 4 odst. 1 písm. b) zákona a v případě, že veřejná zakázka má být zadávána v souvislosti s výkonem relevantní činnosti, postupuje společnost podle ustanovení platných pro sektorové zadavatele. Upozorňujeme, že společnost může při zadávání zakázek, které nejsou zadávány v souvislosti s výkonem relevantní činnosti, vystupovat jako dotovaný zadavatel ( 2 odst. 3 zákona o veřejných zakázkách). V takovém případě má povinnost postupovat při zadávání zakázky podle ustanovení zákona o veřejných zakázkách platných pro veřejného zadavatele. Členy Finančního výboru byly diskutovány: kdo musí postupovat podle zákona o zadávání veřejných zakázek, zadávání zakázek u Městských lesů, limity pro zadávání veřejných zakázek na městě, směrnice pro zadávání veřejných zakázek v městských organizacích, pravidla pro zadávání zakázek malého rozsahu, kdo v poslední instanci může rozhodnout o tom kdo je nebo není veřejný zadavatel, zadávání zakázek při nabývání majetku a schvalovací proces v orgánech města, hodnotící kritéria pro zadávání veřejných zakázek. Usnesení: Finanční výbor projednal Stanovisko právního oddělení, zda a v jakém rozsahu se zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách vztahuje na organizace a společnosti ovládané městem Hradec Králové po proběhlé diskusi s tím, že doporučuje zpracovaný materiál poskytnout zřízeným organizacím a založeným společnostem města. Hlasování k bodu č. 3: pro 7, proti 0, zdržel se 1, Usnesení bylo přijato. Ing. Kramářová doporučuje, aby závěry stanoviska právního oddělení byly zohledněny příslušnými odbory města při kontrolách vyúčtování poskytnutých dotací. Zapsala: Mgr. Ivona Součková 5/7 11.02.2014
K bodu č. 4 Různé dílčí zápis č. 2 o přezkoumání hospodaření a auditu účetní závěrky za rok 2013 ve statutárním městě Hradec Králové Vedoucí ekonomického odboru Ing. J. Frydrych podal ústní informaci o výsledku přezkoumání hospodaření. Předmětem přezkoumání byly následující údaje: 1. Podklady (v elektronické podobě byly převzaty účetní deníky za květen až říjen 2013 ( Hlavní kniha 05.2013.htm až Hlavní kniha 10.2013.htm ) a Obratová předvaha za stejné období (Saldo fiskálního roku 1.5.-31.10.13.htm). 4. Hospodaření s vlastním majetkem 4.1 Odepisování majetku 5. Zastavování movitých a nemovitých věcí 7. Hospodaření s majetkem státu 8. Účetnictví vedené ÚSC zák. 563/91 Sb., vyhl. 410/2009, ČÚS 8.1 Vnitřní směrnice 8.2 Vybrané účetní případy dle usnesení ZM 8.3 Vybrané účetní případy 10. Stav závazků a nakládání s nimi, reklamace 11. Peněžní operace týkající se fondů 11.1 Fond oprav Hvězda 11.2 Fond na podporu veřejně prospěšných projektů 13. Cizí zdroje 13.1 Depozitní účty u peněžních ústavů 13.2 Depozitní pokladny 15. Ručení za závazky fyzických a právnických osob 18. Zadávání a uskutečňování veřejných zakázek 20. Dodržování zákona č.320/2001 Sb. o fin. kontrole a prováděcí vyhl. 416/2004 Sb. 20.1. Plán interních auditů 20.2. Audit vyhodnocení plnění opatření z auditů provedených v roce 2012 20.3. Audit dodržování vnitřních předpisů při zadávání zakázek malého rozsahu 20.4. Veřejnosprávní kontrola Mateřská škola, Hradec Králové, Kapmanova 1488 Při přezkoumání hospodaření podle 2 a 3 zákona č. 420/2004 Sb., nebyly auditorem zjištěny závažné chyby a nedostatky. Členy Finančního výboru byly diskutovány: závěry z auditu. Usnesení: Finanční výbor projednal Dílčí zápis č. 2 o přezkoumání hospodaření a auditu účetní závěrky za rok 2013 ve statutárním městě Hradec Králové po proběhlé diskusi bere na vědomí. Hlasování k bodu č. 4: pro 9, proti 0, zdržel se 0, Usnesení bylo přijato. Jednání bylo zahájeno v 14:00 hod. a ukončeno v 17:00 Příloha: Prezenční listina Zapsala: Mgr. Ivona Součková 6/7 11.02.2014
Rozdělovník: Primátorovi města Tajemnici magistrátu města Všem členům zastupitelstva Všem členům finančního výboru Tajemníkovi finančního výboru 1x archivace Finanční výbor Zastupitelstva města Hradce Králové Ing. Milan Sommer předseda finančního výboru Ověřovatel zápisu: Zapsala: Mgr. Ivona Součková 7/7 11.02.2014