Spisový a skartační řád AMU Spisový řád Úvodní část 1) Spisový řád stanoví v souladu s Organizačním řádem, Skartačním řádem a Spisovým a skartačním plánem (příloha 1) způsob přijímání, rozdělování, vyřizování, zakládání, vypracování a evidenci korespondence a administrativní činnosti rektorátu, fakult a ostatních součástí AMU. 2) Účelem Spisového řádu je zavést jednotný systém a pořádek ve vedení dokumentů a korespondence všech pracovišť AMU, odstranit duplicitu v jejich zakládání a evidenci, zamezit jejich případným ztrátám a zabránit neinformovanosti pracovníků AMU. 3) Spisový řád a skartační řád spolu se Spisovým plánem je závazný pro všechna pracoviště AMU. Za jejich dodržování odpovídají vedoucí pracovišť. Vymezení základních pojmů 1) Spisová služba je soubor činností, které se zabývají manipulací s dokumenty od jejich doručení či vzniku do jejich vyřízení a uložení, resp. vyřazení a řídí se:. a) zákonem č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů b) vyhláškou č.646/2004 Sb.,o podrobnostech výkonu spisové služby c) zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění d) zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty v platném znění e) zákonem č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností f) vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách g) zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů h) zákonem č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů ve znění pozdějších předpisů 2) Pojem dokument jsou v širším slova smyslu označovány veškeré písemné, obrazové, zvukové, elektronické záznamy, ať již v podobě analogové či digitální, a jiné nosiče informací včetně evidenčních pomůcek jakéhokoli druhu a zvukové formy. 3) Spis je uspořádaný soubor dokumentů vytvořený při vyřizování jedné věci. 4) Podací deník je základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. Protokol je vázán v knižní 1
formě s předtištěnými údaji nebo je veden elektronicky a musí obsahovat kolonku vyřazeno. 5) Podání - dokument došlý organizaci nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. 6) Podatelna - místo v němž se evidují podání. 7) Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Příjem a třídění dokumentů 1) Příjem dokumentů zabezpečuje pověřený zaměstnanec AMU, kterým je pověřený zaměstnanec na rektorátu (podatelnou je sekretariát rektora), na fakultách a ostatních součástech AMU zaměstnanec, kterého k výkonu spisové služby pověří vedoucí zaměstnanec (podatelny fakult a ostatních součástí AMU). 2) Veškeré dokumenty adresované a doručované podatelnám přijímá zásadně pověřený zaměstnanec. U osobně doručených dokumentů potvrdí pověřený zaměstnanec doručiteli datovaný příjem. 3) Převezme-li dokument výjimečně některý jiný zaměstnanec, např. na poradě, jednání, na služební cestě, je povinen odevzdat ji bezprostředně podatelně k zaprotokolování. 4) Pověřený zaměstnanec příslušné podatelny při převzetí zásilky zkontroluje: a) správnost adresy (omylem doručené zásilky vrátí neprodleně poště), b) vnější stav a neporušenost obalů, zvláště u cenných zásilek (poškozené zásilky pozastaví a reklamuje na poště). 5) Po skončení vnější kontroly roztřídí pověřený zaměstnanec příslušné podatelny doručené dokumenty na : a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, b) brožury, časopisy, noviny, pozvánky, propagační a reklamní dokumenty, sbírky zákonů, věstníky a jiné dokumenty i podobného charakteru, které nepodléhají evidenci, c) materiál, který podléhá zvláštnímu způsobu zpracování (faktury apod.), d) ostatní doručované dokumenty. 6) Pověřený zaměstnanec příslušné podatelny otevírá všechny doručené dokumenty s výjimkou: a) dokumentů adresovaných přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno před názvem organizace, b) utajovaných dokumentů (je-li obálka zevně takto úředně označena). 7) Dokumenty zasílané faxem přejímá pracoviště, v němž je příslušné zařízení umístěno, a bezprostředně předává příslušné podatelně. 2
Evidence a oběh dokumentů 1) Podací deníky jsou vedeny v sekretariátu rektora (podatelně), podatelnách fakult a ostatních součástí AMU samostatně. Podací deník v písemné či elektronické podobě je základní evidenční pomůckou spisové služby sloužící k evidenci došlých nebo odeslaných dokumentů, k přehledu oběhu, vyřízení a způsobu uložení dokumentů po jejich vyřízení. Zapisují se do něj chronologicky všechny přijaté a také odeslané dokumenty, včetně dokumentů vzniklých z iniciativy jednotlivých pracovišť (tj. dokumentů vlastních). 2) Zápisy v podacích denících musí být prováděny trvalým způsobem, v případě písemné podoby čitelně. Chybné zápisy se v písemné podobě deníku nepřelepují, ale škrtají tak, aby zůstaly čitelné. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl, Obdobně se postupuje v elektronické podobě deníku. 3) Odpovědný pracovník podatelny zaznamenává do deníku veškeré změny zachycující pohyb spisu, který je povinen mu nahlásit zpracovatel. 4) Je vyloučeno přímé přenášení a předávání dokumentů bez řádného vyznačení a evidence v podacím deníku podatelny, která zajistí předání dokumentu dle obsahu příslušnému pracovníkovi. 5) Reklamní a informační materiály nabídky služeb, zboží apod. se nezapisují do protokolu, označí se pouze prezenčním razítkem s datem. 6) Dokumenty vzniklé v elektronické podobě mají pouze informativní charakter a není možné jimi nahradit dokumenty v standardní, obecné písemné formě. (Dokumenty určené ve skartačním řízení k trvalému uložení ve spisovně musí být vždy vytištěny na papír a opatřeny všemi náležitostmi-viz Metodické stanovisko Archivní správy č.j.as/1-416/95 Praha). Elektronická forma dokumentů (e-mailu a dokumentů stažených z www stránek) musí být v konečné fázi zpracování dokumentů převedena do papírové formy (jehličková nebo laserová tiskárna-nekyselý papír) a podle typu dokumentu opatřena náležitostmi. Elektronická forma dokumentů je přípustná pouze u interních pracovních materiálů AMU. Použití takových elektronických dokumentů musí být předem odsouhlaseno odesílající a přijímající stranou. Vyřizování a úprava dokumentů 1) Dokumenty musí být vyřizovány včas, účelně a hospodárně. Lhůty pro vyřízení dokumentů vyplývají z příslušných právních předpisů, z požadavků odesilatele nebo rozhodnutí nadřízeného. Nelze-li ze závažných objektivních důvodů dokument vyřídit urychleně, je třeba odesilateli obratem podat alespoň předběžnou zprávu. 2) Pokud jde o formu vyřízení, postupuje se tak, že: 3
a) dovoluje-li to povaha věci, lze dokument vyřídit telefonicky nebo osobně. O vyřízení a obsahu jednání učiní zaměstnanec záznam na spisu, kde uvede případně i poznámku s dalšími pokyny pro manipulaci se spisem, b) u spěšné záležitosti se použije e-mailu, faxu nebo telegramu. Podle závažnosti vyřizované věci se obsah faxu nebo telegramu opakuje v dopise, který se odesílá v týž den, c) běžné záležitosti se vyřizují dopisem, který se odesílá ve stanovené lhůtě, d) nedává-li dokument podnět k žádným opatřením, bere se pouze na vědomí. Na dokument vedoucí zaměstnanec poznamená dispozice pro založení, datum a připojí podpis. 3) Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod týmž číslem jednacím, pod kterým byl dokument evidován při doručení. Na rektorátě za tuto činnost odpovídá zaměstnanec, který dokument vyřizuje. 4) Vypracovává-li zaměstnanec návrh písemného vyřízení z vlastního podnětu nebo na pokyn nadřízeného (tzn. vlastní dokument), vyžádá si číslo jednací a zajistí zapsání dokumentu do podacího deníku. Oddělení práce a mzdy a mzdová účtárna mají své podací deníky (sloužící pro vydávání potvrzení o příjmech, informacích pro pojišťovny, vydávání zápočtových listů apod.). 5) Každý odesílaný úřední dokument musí obsahovat: a) datum vyřízení b) číslo jednací c) přesné označení adresáta včetně adresy d) stručné vyjádření obsahu dokumentu (věc), vlastní text e) podpis a tiskem uvedené jméno a funkci podpisujícího zaměstnance (neníli již uvedeno v předtištěném záhlaví) f) jméno zaměstnance, který záležitost vyřizuje g) počet příloh, příp. jejich označení Bez těchto náležitostí nemůže být dokument odeslán.výjimku tvoří osobní a zdvořilostní dopisy, kde se zpravidla neuvádí číslo jednací, věc, vyřizující zaměstnanec, popř. ani funkce. 6) Úřední korespondence se píše na papíry s úředním předtiskem. Zaměstnancům AMU není dovoleno používat papíry s úředním předtiskem pro soukromou korespondenci, ani ji odesílat prostřednictvím podatelny. Totéž se týká i korespondence vyplývající z jiných společenských funkcí zaměstnanců. 7) Úprava dokumentů se řídí příslušnou státní normou (ČSN 01 6910-Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory). 8) Zpracovatel současně s vyřízením označí kopii dokumentu spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu určeného původce (zpravidla na obalu spisu). Dokument, jemuž podle spisového a skartačního řádu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty. Příslušná organizační součást určeného 4
původce, které byl dokument předán k vyřízení, je povinna sdělit uvedené údaje zaměstnanci pověřenému vedením podacího deníku, aby je poznamenal. 9) Všechny dokumenty je třeba vyřídit bez průtahů, nejpozději do 14 dnů, pokud není nadřízeným pracovníkem, předpisem či pokynem nebo odesilatelem určena zvláštní lhůta, kterou je nutno dodržet. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. 10)Administrativní záležitosti rektora a kvestora, které se netýkají žádného útva ru rektorátu, vyřizuje sekretářka při dodržení všech výše uvedených podmí nek. 11)Ukáže-li se při vyřizování dokumentu, že je třeba aby byl dokument předán jinému oddělení než bylo původně určeno, musí být předání dokumentu vyznačeno v protokolu. Odesílání dokumentů 1) Dokumenty odesílají pověření zaměstnanci podatelen AMU ještě téhož dne. 2) Dokumenty se odesílají obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, faxem nebo elektronickou poštou a to podle závažnosti a potřeby urychlení informace. Odesílání dokumentů v elektronickém tvaru, faxů nebo telegramů provádí pracoviště vybavená tímto zařízením a pověřená s ním v tomto smyslu disponovat. Všechny odeslané dokumenty musí být zaznamenány v podacím deníku. 3) Vypravení dokumentu musí být poznamenáno zaměstnancem odpovědným za manipulaci s dokumenty v příslušné rubrice podacího deníku pracoviště. 4) Dokumenty určené k odeslání přebírají podatelny AMU v obálkách. Rozměry, umístění a úprava adres jsou stanoveny normou ČSN ISO 11180 Poštovní adresování a Poštovními podmínkami České pošty. 5) Při psaní adresy musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, nepřípustná je barva červená nebo luminiscenční. Adresa nesmí být napsána obyčejnou tužkou, průklepem ani průpisem. 6) Pole pro adresu odesílatele je umístěno v levém horním rohu adresní strany obálky, kde musí být též uvedeno číslo jednací (č.j.) a alespoň ve zkratce označení odesílajícího pracoviště. Doporučené zásilky musí být na obálce označeny poznámkou Doporučeně, umístěnou vlevo pod adresu odesílatele. Pro dokumenty zasílané Doporučeně s doručenkou, případně Doporučeně s doručenkou do vlastních rukou je možno použít speciální obálky. Při použití klasické obálky a doručenky musí být tento způsob přepravy rovněž vyznačen vlevo pod adresu odesílatele. 5
7) Doporučené zásilky zapíší pověření zaměstnanci podatelen AMU do poštovních podacích archů, které potvrdí pošta. Poštovní podací archy pověřený zaměstnanec uloží. Interní dokumenty se předávají prostřednictvím sekretariátu rektora (podatelny), pověřeným zaměstnancům jednotlivých součástí AMU, kteří převzetí potvrdí. 8) Obálky s firemním znakem odesílatele musí obsahovat úplnou adresu odesílatele, jinak je pošta odmítne převzít. 9) Pokyny nebo oběžníky určené většímu počtu pracovišť AMU vydané na rektorátě AMU jsou předávány s rozdělovníkem, na němž příjemci potvrdí převzetí. Ukládání dokumentů Ukládání dokumentů se řídí platným Skartačním řádem AMU a Spisovým a skartačním plánem (příloha 1). Právo podpisu 1) Rektor jako statutární zástupce AMU má univerzální právo podpisu. Podepisuje věci zásadního charakteru, které vyplývají z jeho pracovní činnosti stanovené právními předpisy a Statutem AMU a dále ty dokumenty, které si k podpisu vyhradí. 2) Prorektoři podepisují věci v rozsahu zastupování rektora vymezeném rektorem v souladu se svým jmenovacím dekretem. 3) Kvestor podepisuje věci v rozsahu zastupování rektora vymezeném v opatření rektora. 4) Faktury podepisují pracovníci dle směrnice kvestorky 5/03. 5) Dokumenty související s financováním podepisují pracovníci rektorátu podle dispozičního práva upraveného v oběhu účetních dokladů AMU. 6) Právo podpisu ostatních pracovníků upravuje Organizační řád AMU, který upravuje podpisová oprávnění v oblasti pracovně-právní a hospodářskosprávní. Závěr 1) Jednotná organizace spisové služby má zajistit evidenci veškerého spisového materiálu AMU a tím i pořádek v administrativě. Současně umožňuje řádnou přípravu skartačního řízení a předávání materiálů trvalé hodnoty (archiválií do ústřední spisovny AMU). 2) Vyřizování veškeré agendy musí být rychlé a pružné. 3) Způsob vyřizování musí být jasný, jednoznačný a nesmí poskytovat možnost dvojího výkladu. 6
4) Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na oběhu spisů a jejich uložení, odpovídají za jejich řádnou evidenci a řádné a bezpečné uložení tak, aby bylo možno kterýkoliv spis v celém průběhu a po jeho uložení rychle nalézt; odpovídají také za dodržování tohoto předpisu. Povinností zaměstnanců je zabránit ztrátám spisů a jejich zneužití nepovolanými osobami. 5) Spisový řád platí pro všechna pracoviště AMU. Skartační řád Úvodní část Skartační řád AMU je souhrn předpisů pro vedení archivní služby. Stanoví jednotné zásady pro skartaci a archivaci dokumentů na AMU. Navazuje na platný Spisový řád a Spisový a skartační plán AMU (příloha 1). Skartační řád je závazný pro všechna pracoviště AMU a za jeho dodržování odpovídají vedoucí pracovišť a vedoucí pracovníci. Vymezení základních pojmů Spisová služba je soubor činností, pravidel a opatření spojených s příjmem, tříděním, zapisováním, označováním, oběhem, vyřizováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním (skartací) dokumentů. Archivní služba je soubor činností spojených s přejímáním, shromažďováním, ochranou, ukládáním, evidencí, odborným zpracováním a využíváním archiválií, tj. dokumentů trvalé hodnoty. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Spis je souhrn dokumentů vzniklých při úředním jednání k jedné věci. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu a označuje způsob, jak má být s dokumentem po uplynutí skartační lhůty naloženo: a) skartační znak A označuje dokumenty trvalé hodnoty (archiválie), které budou odevzdány do archivní péče b) skartační znak S (stoupa) označuje dokumenty bez trvalé hodnoty, které budou po uplynutí skartační lhůty skartovány 7
c) skartační znak V (výběr) označuje dokumenty, které projdou následným výběrem a na jeho základě budou zařazeny buď mezi dokumenty A nebo mezi dokumenty S. Spisovna je místo uložení vyřízených dokumentů znaku S označených podle spisového a skartačního plánu na fakultách a na celoškolských pracovištích do provedení skartačního řízení. Specializovaná spisovna (účetní, popř. tajná) slouží k oddělenému uložení tematicky určené agendy, která zde zůstává až do vyřízení (skartace). Příruční registratura je ukládací místo v jednotlivých útvarech (pracovištích), kde jsou ukládány dokumenty, které příslušný útvar ještě bezprostředně potřebuje pro svou běžnou provozní činnost. V zásadě jsou zde dokumenty uloženy po dobu nejvýše dvou let. Skartace je činnost, kterou se oddělují, vyřazují a likvidují dokumenty znaku S. Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen ve spisovně do skartace. Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat. Spisový plán je schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů. Skartační plán je soupis druhů dokumentů uspořádaný v souladu se spisovým plánem s uvedením skartačních znaků a lhůt. Archiválie jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné dokumenty trvalé hodnoty. Archivní plán je soupis druhů archiválií. Ústřední spisovna (archiv AMU) slouží k uložení dokumentů trvalé hodnoty (archiválií). Archiválie jsou sem předávány z příručních registratur po uplynutí jejich běžné provozní potřeby. Organizace spisové služby 1) Spisová služba na AMU je upravena Spisovým a skartačním řádem AMU a Spisovým a skartačním plánem AMU (příloha 1). 2) Spisovou službu organizují a za její řádný chod odpovídají: kvestor - v rámci rektorátu, tajemníci fakult - v rámci fakult, vedoucí složek - v rámci svých pracovišť. Ukládání dokumentů 1) Podle platného Spisového a skartačního řádu musí být na spisu příslušným referentem vyznačen spisový znak podle spisového plánu a skartační znak 8
včetně skartační lhůty podle skartačního plánu. Za správnost a úplnost tohoto označení odpovídá pracovník, který spis vyřizoval. 2) Spisy se ukládají v příruční registratuře a ve spisovně tematicky roztříděné podle spisového plánu na základě vyznačených spisových znaků, chronologicky s vyznačeným skartačním znakem včetně doby skartace. 3) Příruční registratury útvarů (pracovišť) spravují pověření pracovníci těchto útvarů (pracovišť), kteří odpovídají za obsah, pořádek, a řádné vedení registratury svému nadřízenému. 4) Originály dokumentů se ukládají v příruční registratuře zpracovatelského útvaru, odkud přecházejí do dalšího stupně uložení, zatímco multiplikáty (další kopie) těchto dokumentů, určené dalším útvarům na vědomí, lze po uply- nutí jejich provozní potřeby skartovat, aniž je nutno vyčkat na uplynutí skartační lhůty: tyto kopie se proto předávají do spisovny hromadně k přímé skartaci, nikoliv k dalšímu uložení. 5) Dokumenty z příručních registratur se předávají do spisovny na základě předávacího protokolu (vzor příloha č. 2 a 3). 6) Dokumenty předávané do spisovny musí být uloženy v ukládacích obalech (složky seřazené do pořadačů a označeny štítky s těmito údaji: název předávajícího útvaru (použití zkratek je nepřípustné) číslo předávacího protokolu heslovité označení, popř. přesnější charakteristika uložených dokumentů v souladu s tříděním podle spisového plánu, tj. s textem odpovídajícím příslušnému spisovému znaku spisový znak uložených dokumentů rok vzniku uložených dokumentů skartační znak a skartační lhůta podle skartačního plánu číslo kartonu v rámci ukládané skupiny 7) Je nepřípustné předávání dokumentů do spisovny v balících, předávání v obalech bez označení podle bodu 6 a předávání dokumentů bez řádně vyplněného protokolu podle bodu 5. 8) Předávací protokoly od předávajících útvarů jsou základní evidenční pomůckou ve spisovně a tvoří evidenční knihy spisovny. Pracovníci odpovědní za spisovny nesmějí převzít dokumenty bez řádně zpracovaných předávacích protokolů. Teprve po kontrole, zda protokol odpovídá fyzické přejímce, a po podpisu protokolu přebírají odpovědnost za převzatou agendu. 9) Spisovny jsou zřízeny zvlášť na fakultách, popř. na celoškolských pracovištích, a na rektorátě AMU. Pokud na fakultě, popř. na celoškolském pracovišti není spisovna zřízena, zůstávají dokumenty uloženy v příručních registraturách až do zahájení skartačního řízení. 10)Ukládání účetních dokumentů upravuje zákon č. 563/1991Sb. o účetnictví v platném znění. 9
11)Spisovny spravují a za stav a řádné uložení dokumentů a vedení evidenčních pomůcek v nich odpovídají pověření pracovníci fakult, popř. celoškolských pracovišť. Zapůjčování dokumentů ze spisovny 1) Dokumenty může ze spisovny zapůjčovat pouze pracovník pověřený jejím spravováním, pouze po řádném vyplnění a podepsání výpůjčního lístku (podepisuje vedoucí pracoviště, které o výpůjčku žádá, vzor příloha č. 4), na dobu nejvýše 15 dnů, a pouze v těchto případech: - pracovníkům útvaru, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen - pracovníkům orgánů a organizací na základě písemného souhlasu rektora děkana (podpis se uvede na výpůjčním lístku) - pracovníkům jiných útvarů AMU na základě písemného souhlasu vedoucího útvaru, kde dokument vznikl nebo byl vyřízen, nebo s písemným souhlasem kvestora-tajemníka fakulty (podpis se uvede na výpůjčním lístku). 2) Předávání dokumentů vypůjčených ze spisovny dalším osobám není dovoleno bez vrácení a dalšího zapůjčení na základě dalšího výpůjčního lístku. 3) Vstupovat do spisovny a nahlížet do dokumentu ve spisovně je povoleno pouze za přítomnosti pracovníka pověřeného jejím spravováním, v případě jeho dlouhodobé nepřítomnosti za přítomnosti jeho nadřízeného. 4) Při zapůjčování dokumentů z příručních registratur se postupuje analogicky jako podle odst. 1 a 2. Skartace 1) Skartace (vyřazování dokumentů ze spisovny nebo z příruční registratury) se provádí skartačním řízením prováděným pravidelně v termínech uvedených ústřední spisovnou AMU a za jeho odborného dohledu. Bez skartačního řízení nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru. 2) Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti AMU, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou potřebné pro další činnost AMU. Dokumenty jsou ve spisovnách (popř. příručních registraturách) uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu. Ta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo vyhotovení dokumentu. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační řízení se provádí jednou ročně komplexně za celou organizaci a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence. Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu. Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií. Za řádné provedení skartace odpovídá na rektorátě kvestor, na fakultách tajemníci fakult a na celoškolských pracovištích vedoucí těchto pracovišť. 10
3) V rámci skartačního řízení vypíše pracovník odpovědný za spisovnu z předávacích protokolů dokumenty s prošlou skartační lhůtou a dokumenty povahy A určené k předání do ústřední spisovny AMU. K provedení skartačního řízení sestaví organizace skartační komisi, jejímž členem je vždy pracovník ústřední spisovny AMU. 4) U dokumentů skupiny V posoudí pracovník spisovny spolu s vedoucím nebo pověřeným pracovníkem příslušného útvaru a skartační komisí, zda budou zařazeny do skupiny A nebo S. Multiplicitní dokumenty se ukládají ve spisovně odděleně od ostatních převzatých dokumentů a zařadí se do nejbližšího skartačního řízení. 5) Seznamy dokumentů S i A se v podobě skartačního návrhu zašlou k odsouhlasení příslušnému státnímu oblastnímu archivu v Praze. 6) Po schválení a vydání skartačního povolení rozdělí pracovník spisovny dokumenty do skupiny A a S. 7) Skartovatelné dokumenty jsou odevzdány k fyzické likvidaci specializované organizaci, nikoliv do běžného sběru. Písemné potvrzení o převzetí spisového materiálu se archivuje spolu se skartačním povolením. 8) Pracovník spisovny připravuje skartaci pokud možno ucelených celků dokumentů tak, aby byly připraveny k dalšímu skartačnímu řízení, tzn. uspořádá je do přehledných jednotek (balíků, svazků), které průběžně očísluje. 9) Není-li spisovna zřízena, plní úkoly spojené s vyřazováním dokumentů pracovník pověřený tímto úkolem vedoucím příslušného útvaru. Předávaní dokumentů do ústřední spisovny AMU 1) Archiválie jsou do ústřední spisovny AMU předávány ze spisoven fakult a součástí AMU (popř. příručních registratur) po skartačním řízení na základě seznamu, který byl schválen Státním oblastním archivem v Praze v rámci skartačního řízení. 2) Seznamy převzatých archiválií doplněné po uložení archiválií postupovými čísly ukládacích jednotek (archivních kartonů) tvoří prvotní evidenci ústřední spisovny AMU. 3) Archiválie jsou v ústřední spisovně AMU ukládány přírůstkově a vytvářejí zde archivní fondy. Závěrečná část 1) Spisový a skartační řád AMU je zpracován na základě obecně závazných právních předpisů, zejména zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví v platném znění, vyhlášky č.646/2004, o spisové službě a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění. 11
2) Spisový a skartační řád AMU navazuje na platný Spisový a skartační plán AMU (příloha č.1 a tvoří s ním nedílnou součást. 3) Přílohy Spisového a skartačního řádu AMU: Příloha 1 - platný Spisový a skartační plán AMU Příloha 2 vzor čelního štítku pro ukládání dokumentů ve spisovně Příloha 3 předávací seznam dokladů z útvarů do spisovny Příloha 4 výpůjční lístek ze spisovny Příloha 5 seznam dokladů navržených ke skartaci Účinnost Tento předpis byl schválen Státním oblastním archivem v Praze, Mgr. Evou Šimicovou dne 28.6.2005. Projednáno a schváleno AS AMU dne 29.6.2005 Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dne 1.7.2005 V Praze dne 29. 6. 2005... doc. Ivo Mathé, rektor. prof.phdr. Jan Císař, předseda AS AMU 12