Fujitsu Důvěryhodná Archivace

Fujitsu Důvěryhodná Archivace Martin Čevela Solution Design Architect FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS s.r.o. V Parku 22 148 00 Praha 4 Email: martin.cevela@ts.fujitsu.com 0

Když se řekne Archiv Co archivujeme: Důležité věci Hodnotné věci Nenahraditelné věci Jak archivujeme: Bezpečně Dlouhodobě 2

Když se řekne Archiv - Evoluce Papírový archiv Digitální archiv 3

Výzvy a dva hlavní aspekty Archivnictví Papírové archivy jsou příliš nákladné a nebezpečné, digitalizace je nevyhnutelná. Denně jsou vytvářeny velké objemy digitálních dokumentů. Jak se připravit na dlouhodobé důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů? Jak zajistit dlouhodobé uchování? Jak zachovat důkazní hodnotu digitálních dokumentů? Jak uchovávat archivní data efektivně a bezpečně? Jak se vyrovnat s rychlými technologickými změnami? Kam přesunout zastaralá a archivní data uložená na drahých online diskových systémech? 4

Archivace je NUTNOSTÍ Právní předpisy a z nich plynoucí povinnosti vyžadují řešení pro archivaci Vedení společností nese osobní zodpovědnost za archivaci dokumentů SecDocs je v souladu s aktuální Českou legislativou a souvisejícím vládním nařízením z 1.8.2012 s národním standardem NSESSS 5

Stěžejní prvky Digitální Archivace Používání mezinárodně dohodnutých formátů pro dlouhodobé uchovávání ( TIFF, PDF/A ) 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100 Vytvoření a zajištění důkazní hodnoty pro archivovaný dokument Dokument Důkazní záznam Paměťová média, na kterých nelze měnit uložená data (WORM) 6

Stěžejní prvky v souladu s legislativou Používání mezinárodně dohodnutých formátů pro dlouhodobé uchovávání ( TIFF, PDF/A ) Dokument 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100 Důkazní záznam Vytvoření a zajištění důkazní hodnoty pro archivovaný dokument Uchování delší než lidský život Nejdůležitější část důvěryhodného archivu Paměťová média, na kterých nelze měnit uložená data (WORM) 7

Fujitsu Důvěryhodná Archivace Fujitsu SecDocs 8

Řešení od Fujitsu: SecDocs SecDocs je certifikované řešení pro dlouhodobé uchovávání a legislativně vyhovující archivaci elektronických dokumentů Generuje a uchovává digitální důkazy Podporuje nejvyšší úroveň průkaznosti Je postaveno na otevřených standardech Používá otevřené formáty, kdykoliv schopné přečtení Je nezávislé na aplikacích a úložištích Může být snadno integrováno do archivních workflows Vysoká úroveň zabezpečení CC EAL 4+ Dodáván jako All-inclusive řešení 9

Certifikace Bezpečnostní úrovně Fujitsu SecDocs je certifikován BSI na CC EAL 4+ Common Criteria Mezinárodní standard (ISO/IEC 15408) pro bezpečnostní počítačovou certifikaci Technologie Bezpečnostního Hodnocení je technicky založena na mezinárodní dohodě obsahující 26 národností a certifikáty jsou uznávány všemi signatáři Evaluation Assurance Level (EAL) 4+ je nejvyšší stupeň komerční sféry Fujitsu SecDocs v souladu s EU směrnicí 1999/93/EG Fujitsu SecDocs je certifikován EZU Soulad s Českou legislativou (Zákon č. 499/2004 a všechny jeho změny, vyhláška č. 259/2012) Soulad s Národními Standardy pro Elektronické Systémy Spisové Služby (NSESSS) 10

Flexibilní integrace do stávajících procesů Procesy Business Aplikace Document Management (DMS) Scan Aplikace Infrastruktura SecDocs Archivní funkce Certifikační Autorita Certifikované bezpečnostní komponenty (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto funkcionalita) Časová razítka, certifikát platnosti Úložiště 12

Bloková architektura SecDocs Vícevrstvá modulární architektura se standardizovaným rozhraním a konektory Archivační funkce, navigace a hledání v archivu jako webové služby v prostředí SOA archivace dokumentu čtení dokumentu odstranění dokumentu vytváření důkazních záznamů (ERC, RFC4998) Důvěryhodnost archivace s kryptografickými procesy pro vytváření a ověřování kvalifikovaných časových razítek založených na PKI 14 Copyright 2012 FUJITSU

Archivace a hromadné razítkování Princip opatřování časovým razítkem: Razítkuje se více kontejnerů! TS(1) H 1-4 H 1-4 Průkazní řetězec pro dokument D 4 : H 1-2 H 3-4 TS(1) H 1-4 H 1-4 H 3-4 H 3 H 4 H 1 H 2 H 3 H 4 D 1 D 2 D 3 D 4 TS (1) Časové razítko od poskytovatele č. 1 H 1-4 Root hash H 3-4 Kombinovaný hash H 3, H 4 Hashes jednotlivých dokumentů 16 Copyright 2012 FUJITSU

Modely dodávky On Premises Hostováno a provozováno v Datových Centrech zákazníka Off Premises - Hostováno a provozováno v Datových Centrech Fujitsu Fujitsu SecDocs Centrum Zabezpečení Certifikáty & Časový razítka Zákaznické výhody Fujitsu SecDocs On Premises Důvěryhodný Cloud Zákaznické výhody Fujitsu SecDocs Off Premises Bezproblémová integrace do stávajících IT prostředí Úsporné s rostoucím množstvím dokumentů Více subjektů, např. pro vlastní poskytování služby Podpora fakturace podle statistik využití pro každý subjekt a pro jednotlivé organizace v rámci každého subjektu Fujitsu se stará o: On-demand dostupnost a fakturace tzv. pay-per-use Systémové a diskové kapacity - jejich správu Licenční a release management Administraci Archivu včetně zálohování dat Pravidelné poskytování informací o stavu - Reporting Důvěryhodnost a Bezpečnost Fujitsu Global Cloud platformy 17

Proč je SecDocs ideálním řešením Klíčové Vlastnosti Dokumenty jsou zapečetěny časovými razítky, podpora přerazítkovávání Archivace a Administrace jsou založeny na webových službách Koncept rozdělení podle Rolí a Subjektů (Multi-Tenant) Hlavní Výhody Trvalý doklad o pravosti, a to i v případě, že původní certifikáty již nejsou platné nebo nejsou k dispozici (přerazítkování) Jednoduchá integrace s existujícími systémy Použití jako cloud služba Jeden archiv jako centrální konsolidovaná služba 19

Fujitsu Důvěryhodná Archivace Secure Mailroom 20

Stěžejní prvky Bezpečné Digitalizace Převod Digitalizace papírových dokumentů (Řešení pomocí Scan technologie) Převod dokumentu Generování průkaznosti Důvěryhodný prohlížeč, Provádění auditu, elektronický Podpis (volitelně) 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100 Zabezpečené dlouhodobé uložení Uchování důkazů Důkazní záznam 21

Stěžejní prvky v souladu s legislativou Převod Digitalizace papírových dokumentů (Řešení pomocí Scan technologie) Transfervermerk Generování průkaznosti Důvěryhodný prohlížeč, Provádění auditu, elektronický Podpis (volitelně) Nejdůležitější prvek pro secure mailroom 1011001111100010 1100010111011000 1100011000011101 0101111000111011 0111001011100011 0101110001111011 0101110010101010 1001001111010100 Evidence record Zabezpečené dlouhodobé uložení Uchování důkazů 22

Řešení Fujitsu pro Secure Mailroom Odpověď na cenový nátlak v případě zvyšování nákladů na papírové archivy Elektronický dokument je bezpečnou náhradou za papírový, splňuje požadavky na jakkoliv dlouhou dobu poskytování důkazu pravosti Umožňuje průkazně doložit důvěryhodnost pro všechny digitalizované dokumenty Workflow digitální podatelny lze snadno obohatit o řešení zahrnující bezpečnostní standardy a normy Secure Mailroom je certifikován BSI na stupeň CC EAL 4+ 23

Flexibilní integrace s Aplikacemi pro Scan Digitální Podatelna Scanner Získání obrazu Secure Mailroom BatchSign Certifikované bezpečnostní komponenty (Audit Trail, esignature, Trusted Viewer, Archive connector) Certifikační autority Dlouhodobá Archivace SecDocs Certifikované archivní komponenty Úložiště 24

Nabídka řešení Fujitsu Secure Mailroom Digitální podatelna Řešení pro digitalizaci Digitální podatelna Workflow, OCR Trusted Viewer, Audit Trail, esignatures (volitelně) Elektronický Dokument Digitální podatelna Skenování Kompletní nabídka od Fujitsu zahrnující modulární komponenty Dlouhodobý důvěryhodný Archiv 25

Proč je Secure Mailroom ideální řešení Klíčové Vlastnosti Schopný plně nahradit papírové Archiválie Snadná integrace do již existujícího IT Komplexní nabídka, od infrastruktury až po bezpečnost Hlavní Výhody Nepřetržité, bezpečné a plně automatické procesy Nepapírový originál použitelný u soudu Splňuje nejpřísnější mezinárodní bezpečnostní pravidla pro všechny oblasti Secure Mailroom je certifikované řešení One archive as a central, consolidated service 27

Referenční instalace - UK PT dlouhodobá archivace dokumentů o pojistných událostech (dokumentace na 30 let) řešení ve spojení s existujícím DMS jako služba pro DMS certifikovaný a právně kompatibilní dlouhodobý archiv vysoká úroveň důkazní bezpečnosti (skartují papírové dokumenty) migrace stávajících dokumentů bez porušení jejich stávajících autentikací optimalizace vstupních procesů konzistentní elektronické obchodní procesy zvýšení efektivity a kvality celé administrativy jednoduchý provoz s nízkými náklady Fujitsu řešení splnilo přesně naše požadavky na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů s atributy bezpečnosti a právní prokazatelnosti. Udo Keuter, IT Divisional Manager and Project Manager, Post and Telekom Accident Insurance Fund, www.ukpt.de 28 Copyright 2012 FUJITSU