ELO for SAP. Na nejvyšší úrovni. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP. Komplexní správa obsahu s ELO a SAP

Transkript

1 Na nejvyšší úrovni Certifikované ECM zcela propojuje funkcionalitu SAP a pomocí SAP Archivelink. Plně integrované do světa podnikových řešení SAP, poskytuje vhodné řešení pro optimalizaci procesů založených na dokumentech pro každý sektor podnikání i velikost firmy. Jsou podporovány všechny scénáře sběru dat pro SAP. Jako zákazník získáte díky transparentní firemní workflow, rychlost a dostupnost informací, bezpečnou archivaci dokumentů a snížení provozních nákladů. S a SAP dosáhnete maximalizace všech výhod na nejvyšší úrovneň. Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I

2 DMS Einstieg a SAP: Výhodná symbióza poskytuje platformu SAP s kompletním spektrem funkcí ECM ve formě centralizovaných služeb založených na architektuře orientované na služby (SOA). To předchází problémům s portováním, které mohou nastat při aktualizaci softwaru. Řešení End-to-End Všechny firemní dokumenty jsou centrálně shromážděny a uspořádány podle na oddělení, souborů dodavatelů, zákazníků, nákupu nebo výroby. Uživatelé přistupují ke všem projektovým informacím a datům přímo pomocí SAP nebo jiné firemní aplikace. Propojení a SAP vám tak zajistí rychlý a komplexní přístup k informacím, což vám umožní dělat ta správná obchodní rozhodnutí. Podstata architektury: Automatizace šetří čas a peníze Zpracování příchozích dokumentů, které bývá často zpomaleno mnoha manuálními operacemi je oblast, kde lze snadno dosáhnout zvýšení efektivity na vysokou úroveň. Dle požadavků každého zákazníka je možné vytvořit s a SAP různé scénáře ušité přímo na míru.

3 Elektronický sběr dat: Nyní nebo později Skenované dokumenty i dokumenty z jiných zdrojů jsou integrovány do systému SAP způsobem, který je orientovaný na zpracování k okamžitému nebo pozdějšímu sběr dat. Při pozdějším zpracování dokumentu zůstává dokument stále ve workflow v papírové formě. Dokument je poté propojen se záznamem v systému SAP pomocí čárového kódu, což má po zpracování za následek plně automatickou archivaci do. Při okamžitém naskenování hned na začátku, projdou dokumenty celým firemním procesem zpracování v digitální formě. Funkce workflow vám umožní nastavit pro různé dokumenty specifické procedury. SAP database Scanning Archiving + Classifying Workflow Posting in SAP Příchozí faktura je naskenována. Faktura je vložena do a zpracována pomocí modulu DocXtractor. DocXtractor ve stejnou dobu spustí test věrohodnosti s databází SAP. automaticky generuje příslušné workflow a dohlíží na schvalovací proces platby. Po schválení je faktura automaticky poslána do SAP a archivována v. Na obrázku: možný scénář nasazení /SAP Naše inovace - Váš růst 3

4 DMS Einstieg Výhody automatického zpracování příchozích faktur Důsledky časově náročného manuálního zpracování papírových faktur nejsou pouze chyby nebo vypršení lhůty splatnosti, ale také vysoké náklady z důvodu zpracování velkého počtu fyzických dokumentů. S jsou příchozí faktury skenovány přímo do Zásobníku a poté načteny modulem DocXtractor (modul pro automatickou klasifikaci). Po digitalizaci obsahu faktur jsou data kompletně přenesena do workflow ke zpracování. Všechna data, potřebná pro záznam do ERP, jako například číslo faktury, číslo účtu nebo termíny platby, jsou vytěžena a zpřístupněna systému SAP. Aby se předešlo chybám, spustí systém test věrohodnosti oproti SAP databázi, ještě před odesláním dat do SAP. Systém například zkontroluje, zda přiřazené číslo objednávky nebo ID dodavatele jsou správné, což zvýší kvalitu a bezpečnost celé transakce. To vše trvá jen zlomek času, který by byl jinak potřebný k ručnímu zpracování.

5 Bleskurychlý a centralizovaný přístup k informacím Další krok je automatická archivace s použitím příslušných dat ze SAP. Uživatelé mohou nyní přistupovat ke všem dokumentům přímo ze SAP, nebo z jiného ECM klienta. Integrovaná správa verzí v SAP i vám poskytuje přehled nad různými verzemi dokumentů. Integrovaný Indexserver navíc umožňuje prohledávání obsahu dokumentů, což zvyšuje vaší možnost používat archiv jako databázi znalostí. Integrovaným přístupem k dokumentům pomocí webového prohlížeče nebo smartphonu získáte možnost práce na cestách. Další možný scénář může být umožnění klientům používat webový přístup k nabídkám, smlouvám nebo fakturám. Workflow vs. SAP Workflow Aby se zabránilo přerušení kontinuity medií, je digitální zpracování absolutně nezbytné. S získáte také výkonný nástroj workflow připravený k použití. Velká výhoda: utváří firemní procesy nezávisle na použitém systému a může do procesu zahrnout i osoby, které se SAP přímo nepracují. V takovém případě systém automaticky vygeneruje odpovídající workflow a přiřadí příslušné úkoly požadovaným osobám nebo oddělením. Všechny dokumenty a firemní doklady jsou zároveň dynamicky propojeny prostřednictvím ArchiveLink s příslušnými interními transakcemi systému SAP. Další výhody funkcí workflow je rychlá implementace a možnost využití grafického designeru pro vytváření, znázornění a kontrole velice komplexních procesů. Pokud je potřeba, je možné využívat a kombinovat workflow systémů i SAP. Naše inovace - Váš růst 5

6 DMS Einstieg Automatické plnění daňových požadavků archivuje všechny daňové doklady a s tím související dokumenty v souladu se zákony. Zároveň získáte další výhodu trvalého snižování zátěže produktivní databáze SAP, což vede k lepším výkonu systému. Další výhodou při aktualizaci na novou verzi SAP je: nutnost zachovat pouze data uložená v SAP, která jsou používána pro online operace. Tato data lze kdykoliv zobrazit (například pro pozdější reporty). ECM systém spravuje dokumenty dlouhodobě a bezpečně na RAID nebo na optických jukebox systémech. Navíc jsou všechny dokumenty vytvořené v SAP Collaboration Rooms pro týmy uloženy do v souladu s právními požadavky. Dobré důvody pro a SAP: Úspory nákladů díky dlouhodobé archivaci přenesením dat do ECM archivu Zajištění archivačního systému v souladu s právními předpisy Centralizovaný a na procesy orientovaný přístup ke všem záznamům ( y, objed návky, nabídky, faktury, atd.) Neustálé snižování nákladů díky automatizovaným procesům Vylepšený přehled nad procesy díky kompletní průhlednosti workflow Úspora času díky redukci nutnosti manuálního zpracovávání Vysoká úroveň kvality dat díky automatickému sběru a snížení nutnosti pozdějšího zpracování

7 Šetří čas a peníze Jak již bylo vysvětleno, společnost dosahuje největších úspor, pokud automatizuje procesy. Čím více faktur a dokladů se zpracuje, tím vyšší je i úsporný potenciál. V kombinaci a SAP získáte silný nástroj pro stávající i budoucí požadavky. Znalosti rozprostřené skrze celou firmu jsou centralizovány tak, že jsou dostupné všem zaměstnancům rychle, snadno a jasně. Více o modulech : Pokud máte zájem o více informací o modulech, jako je například DocXtractor nebo Barcode, navštivte náš web: Naše inovace - Váš růst 7

8 je dostupné zde: Digital Office CR s.r.o. Praha /Česká Republika Digital Office GmbH Stuttgart/Německo Item no. A000-SAPALG-CZ Digital Office, Logo, elo.com, office, professional a enterprise jsou ochranné známky společnosti Digital Office GmbH v Německu a/nebo v dalších státech. Microsoft, MS, Windows, Word a Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision jsou registrované obchodní známky společnosti Microsoft Corporation v USA a/nebo v dalších státech. Další firmy, produkty nebo názvy služeb mohou být ochranné známky jejich vlastníků. Publikace slouží pouze jako nezávazné obecné informace a nemůže nahradit individuální konzultace. Informace obsažené v této publikaci se mohou kdykoliv změnit bez předchozího upozornění. Technické vlastnosti a funkce se mohou lišit stát od státu. Aktuální informace o produktech, smluvních podmínkách a cenách můžete získat od obchodních partnerů nebo přímo od vaší místní pobočky. Informace o produktu informují o současném stavu. Předmět a rozsah služeb jsou definovány výhradně v příslušných smlouvách. nezaručuje soulad s konkrétní legislativou produktů nebo služeb. Za soulad s bezpečnostními předpisy a dalšími standardy národního a mezinárodního práva je zodpovědný zákazník. Změny, chyby a tiskové chyby jsou vyhrazeny. Kopírování a distribuce části nebo celku je možná pouze s písemným souhlasem firmy Digital Office GmbH Digital Office GmbH. Všechna práva vyhrazena. Enterprise Content Management I Správa dokumentů I Archivace I Workflow I