Zápis z jednání členské schůze MAS Otevřené zahrady Jičínska, které se konalo v úterý 24. 9. 2013 od 18:00h v ZŠ Veliš Program jednání: 1. Zahájení 2. Zpráva rady sdružení 3. Zpráva o hospodaření za 1-8/2013 4. Zpráva kontrolního a monitorovacího výboru 5. Volba kontrolní komise 6. Strategický plán 2014 2020 7. Projekty spolupráce 8. Dotace KHK na rok 2013 9. Externí audit 10. Dar NS MAS 11. Různé po rozšíření programu 13. bod jednání 12. Závěr po rozšíření programu 14. bod jednání Rozšíření programu: 11. Transformace občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost 12. Přijetí nového člena sdružení. 1. Zahájení: Předseda sdružení pan Jiří Drška přivítal přítomné členy sdružení a zahájil jednání členské schůze. Počet přítomných členů 12. Došlo k rozšíření programu jednání o dva body: Transformace občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost a přijetí nového člena sdružení. Zapisovatelka: Lucie Plíšková DiS. 2. Zpráva rady sdružení Přítomní členové byli seznámeni s obsahem Zprávy o činnosti Rady MAS OZJ od poslední členské schůze, která se konala 21.5.2013. Zpráva je přílohou č. 1 tohoto zápisu a obsahuje:
seznámení se stavem kontrol projektů době udržitelnosti, s průběhem realizace projektu spolupráce, zřízení kanceláře v Jičíně, přechod MAS na jiný právní subjekt, soutěž KS MAS KHK o nejlepší projekt v jednotlivých oblastech, seznámení se schválením dotace KHK na rok 2013, žádost o dvě půjčky, zprávu o dokončení auditu, zprávu o kontrole inspektorátu bezpečnosti práce, ukončení pracovního poměru p. Kracíkové. 3. Zpráva o hospodaření za 1-8/2013 Paní Mgr. Kabelková informovala o hospodaření MAS. Celkové náklady na realizaci SPL činily 639 971 Kč (náklady za 1. a 2. etapu), provozní náklady MAS na středisku správy činily 10 166 Kč, vyčerpané náklady na projekt spolupráce Kumštýři na horách i v kraji jsou ve výši 104 878 Kč. Příspěvky od obcí na strategii jsou 48 000 Kč a přijaté členské příspěvky jsou 23 000 Kč. Dotace SZIF za období 01-08/2013 bude ve výši 639 971 Kč. Celkové náklady projektu spolupráce Kumštýři na horách i v kraji jsou odhadovány na 679 000 Kč, dočerpat zbývá 575 000 Kč, odhadovaná výše dotace má činit 611 000 Kč. Na tvorbu strategického plánu jsme získali dotaci ve výši 150 000 Kč od Krajského úřadu Hradec Králové. Předpokládané náklady na 3. etapu SPL budou 300 000 Kč. V podané žádosti o dotaci jsou náklady na projekt spolupráce Greenway Mrlina ve výši 1 067 500 Kč a na projekt spolupráce Obce mládeži ve výši 930 500 Kč. Na předfinancování nákladů na provoz MAS máme půjčky od těchto obcí: Městys Podhradí 300 000 Kč, Střevač 50 000 Kč, Bystřice 200 000 Kč, Vitiněves 100 000 Kč. Na předfinancování nákladů projektu spolupráce jednáme o půjčce s obcí Veliš ve výši 130 000 Kč, s obcí Zelenecká Lhota ve výši 150 000 Kč a s LD Martínek ve výši 160 000 Kč. 4. Zpráva kontrolního a monitorovacího výboru Tento bod jednání ve skutečnosti proběhl po 6. bodu programu jednání. Pan Jung seznámil přítomné s činností kontrolního a monitorovacího výboru. Především byla prováděna kontrola dokončených projektů v období udržitelnosti. Pan Jung a paní Kubíčková nemají dále zájem pokračovat ve svém působení v kontrolním a monitorovacím výboru, paní Rychnová v komisi
zůstane. Zpráva kontrolní komise je přílohou č. 2 tohoto zápisu. Je potřeba najít dva nové členy do komise (viz. následující bod jednání). 5. Volba kontrolní komise Končí volební období pana Junga a paní Kubíčkové. Stávajícím členem zůstává paní Rychnová. Na nového člena je navržena paní Ing. Iva Labaštová, třetí člen chybí. Předseda vyzval přítomné členy k dalším návrhům na členy kontrolní komise. Další člen navržen nebyl, proto kontrolní komise zůstane ve stávajícím složení. K dalšímu pokusu o změnu členů kontrolní komise dojde na příštím zasedání členské schůze. 6. Strategický plán 2014 2020 V rámci tvorby nové strategie probíhalo dotazníkové šetření a SWOT analýza v 38 obcích. Nyní jsou zpracovávány výsledky, ale stále nejsou jasná pravidla, jak má strategický plán vypadat a jak do něj zahrnout požadavky všech obcí v území. Bude nutné požádat profesionála, který nám pomůže se zpracováním strategického plánu a zároveň dohlédne na to, aby naše strategie byla v souladu s nadřazenými strategickými plány a v souladu s limity a omezeními v územních plánech obcí. K podrobnějšímu zpracování jednotlivých témat rozvoje území budou vytvořeny pracovní skupiny. 7. Projekty spolupráce Kumštýři na horách i v kraji celkové náklady jsou odhadovány na 679 000 Kč, v průběhu realizace bylo zatím vyčerpáno 104 878 Kč, dočerpat zbývá 575 000 Kč, odhadovaná výše dotace má činit 611 000 Kč. Greenway Mrlina je o vyznačení cyklostezky podél toku řeky Mrliny (po hrázích anebo mimo ně), která by mohla bezpečně spojit Nymburk a Jičín. V podané žádosti o dotaci jsou vyčísleny náklady na projekt ve výši 1 067 500 Kč. Obce pro mládež - předmětem projektu je zvýšení občanské vybavenosti a zvýšení kvality zázemí pro vzdělávací aktivity pro mládež, v obcích na území zapojených MAS Otevřené zahrady Jičínska a Mladoboleslavský venkov, které nemají optimální zázemí a vybavení ke své činnosti. Realizací projektu dojde k posílení absorpční
kapacity místních škol a pro zvyšující počet mládeže v obcích se zvýší možnosti pro kvalitnější trávení volného času. V podané žádosti o dotaci jsou vyčísleny náklady na projekt ve výši 930 500 Kč. 8. Dotace KHK na rok 2013 MAS Dotace od KHK byla schválena 9. září 2013. Tato dotace je určena na tvorbu strategického plánu a provozní náklady nad rámec SPL. MAS by ráda z této dotace podpořila částkou 20 000 Kč projekt tvorby strategie regionu Český ráj, o jehož vytvoření usiluje Sdružení Český ráj. Předseda podal návrh, aby o tomto výši příspěvku mohla rozhodnout Rada sdružení, dle vlastního uvážení do výše příspěvku max. 20 000 Kč. Hlasování: 11 členů bylo pro, 1 člen se zdržel hlasování. 9. Externí audit Minulý týden v pondělí skončil externí audit, jednalo se o ověření správnosti čerpání dotace na realizaci SPL za rok 2012. Povinnost auditu ukládají MAS Pravidla SZIF. Zpráva auditora byla předána na RO SZIF do Hradce Králové. 10. Dar NS MAS NS MAS ČR má vyjednávací tým, pro vyjednávání o podmínkách pro nové programovací období a potřebuje tento tým zaplatit a na to nestačí členské příspěvky, které jednotlivé MAS platí NS MAS ČR. Proto by každá MAS měla přispět do NS MAS ČR dalších 5 000 Kč ze svých zdrojů na financování tohoto vyjednávacího týmu. Odsouhlaseno poskytnutí tohoto příspěvku. Hlasování: 12 členů bylo pro 11. Transformace občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost S ohledem na novelu občanského zákoníku, který vstoupí v platnost od 1.1.2014 a zatím nejasnému výkladu těchto změn, si jako předseda dovoluji navrhnout, aby se členská schůze již nyní vyjádřila, zda souhlasí s možnou transformací občanského sdružení na obecně
prospěšnou společnost, pokud se to v průběhu nových informací o novele občanského zákoníku bude jevit jako vhodnější právní forma pro naši organizaci. Hlasování: 12 členů bylo pro 12. Přijetí nového člena sdružení Členská schůze na návrh Rady sdružení přijímá pana Miloše Havelku ze Střevače za člena sdružení. Hlasování: 12 členů bylo pro 13. Různé Pan Drška informoval o setkání strategických partnerů Sdružení Český ráj v Turnově, kde se sešly organizace: Lesy ČR, MAS Brána do Českého ráje a OPS Český ráj, zástupce odboru regionálního rozvoje z Krajského úřadu v Liberci, KČT, Správa CHKO atd. Vyjadřovaly se k aktuálnímu dění na území turistického regionu Český ráj. Liberecký kraj se snaží dostat Ještěd na seznam památek UNESCO. Lesy ČR vytváří cesty pro pěší turistiku. Pro MAS to je příležitost, kde mohou Lesy ČR pomoci zafinancovat nebo se finančně podílet na určitých projektech (budování stezek, značení). 14. Závěr Předseda sdružení na závěr poděkoval přítomným za účast na jednání a ve 20:00 hod. členskou schůzi ukončil. Přílohy: příloha č. 1 Zpráva o činnosti Rady MAS OZJ příloha č. 2 Zpráva kontrolní komise Zapsala: Lucie Plíšková DiS. Ověřila: Mgr. Kamila Kabelková
Příloha č. 1 Zpráva o činnosti Rady MAS OZJ Zpráva o činnosti Rady MAS OZJ od poslední členské schůze, která se konala 21.5.2013. Rada MAS OZJ se v tomto období sešla čtyřikrát. Od 6.6.2013 se předsednictví ujal pan Jiří Drška, další členy rady jsou Mgr. Kamila Kabelková, Naďa Bíšková, Josef Havránek a Bc. Vojtěch Drahoňovský. Rada se na svém druhém jednání sešla spolu kontrolním a monitorovacím výborem, který seznámil radu se stavem kontrol a monitoringu jednotlivých projektů. Výbor byl také seznámen s výsledkem vnitřního auditu a s interní zprávou auditora. Ten navrhoval změnit účetní. Jelikož ale již byla polovina roku, tak se výbor usnesl projednat s účetní připomínky auditora a uzavřít s ní novou smlouvu, která by obsahovala i pro ni sankce za chybovost v práci. Dále bude na účetní vyžadováno její osobní pojištění proti škodám, které by její činností případně vznikly. V současné době je stav takový, že smlouva je doladěna a připravena k podpisu. Rada se zabývala projekty spolupráce, které byly v daném období podány a to GW Mrlina a Obce pro mládež. Projekty byly v termínu podány a doplněny o připomínky SZIFu. V pondělí 23.9.2013 byla jejich prezentace a obhajoba na MZe. Rada se také usnesla na zřízení kanceláře v Jičíně. Pronajali jsme si kancelář v budově bývalé KB, prostřednictvím SNMJ, od 1. září 2013. Nyní se zařizuje, byla vymalována, bude zde zítra instalována skříň a pomalu se zabydluje. Počítáme, že v ní bude jeden zaměstnanec. Na jaký úvazek se teprve ukáže. Předseda s manažerkou se zúčastnili tří jednání KS MAS KHK, kde se projednávali záležitosti přechodu MAS na jiný právní subjekt, záležitosti NS MAS a projekt SMO s názvem Meziobecní spolupráce. Probíhat bude v území jednotlivých ORP. Mohly by se zapojit i pracovníci MAS, ale ještě není známo, zda-li to půjde. Jednání o nositeli projektu proběhlo i se svazkem obcí Mariánská zahrad, které po projednání nabídku odmítlo. V ORP Jičín se zatím nenašla obec nebo svazek obcí, které by bylo nositelem projektu. Dotace je jen na mzdy pracovníků, ne na další náklady.
KS MAS KHK vyhlásila soutěž o nejlepší projekt v jednotlivých oblastech realizovaný z dotace SZIF prostřednictvím MAS. Rada schválila účast naší MAS v soutěži a každé kategorii navrhneme jeden projekt k hodnocení. Dále jsme byli seznámení se schválením dotace od Krajského zastupitelstva pro MAS ve výši 150 000 Kč na rok 2013. Rada schválila žádost o dvě půjčky na předfinancování SPL a to 200 000,- Kč od obce Bystřice a 100 000,- Kč od obce Vitiněves. Rada průběžně projednává stav přípravy Integrované strategie rozvoje území v letech 2014 2020. Tato věc bude samostatným bodem dnešního jednání. Rada se též zabývala situací v kontrolním a monitorovacím výboru, kterému končí volební období a je nutné zvolit nový. Též bude samostatným bodem programu. Byl zadán audit na ověření a splnění účelu dotace z PRV, Strategického plánu leader. Audit je dokončen a bude podána zpráva o jeho výsledku. Prošli jsme také kontrolou Inspektorátu práce na pracovně právní vztahy. Došlo k podání stížnosti od jedné odešlé zaměstnankyně. Muselo být tedy zahájeno řízení. Až na několik drobných připomínek jsme zatím vyšli bez sankce. Nedostatky musíme odstranit do konce září. Na posledním jednání rady 17. září 2013, jsme mimo jiné projednávali výpověď dohodou od paní Jindřišky Kracíkové. Rada výpověď přijala a paní Kracíkové byl ukončen pracovní poměr k 30.9.2013. Rada též připravila program dnešního jednání členské schůze. Zprávu předkládá Jiří Drška předseda MAS OZJ.
Příloha č. 2 Zpráva kontrolní komise Zpráva o činnosti kontrolní komise MAS OZJ 2013 Strategický plán LEADER MAS OTEVŘENÉ ZAHRADY JIČÍNSKA V roce 2013 navázala kontrolní komise na práci a zkušenosti z roku 2012. Tehdy zahájila kontroly probíhajících projektů před vyúčtováním a současně přípravu na kontroly udržitelnosti již uzavřených projektů. Všechny tyto práce byly realizovány v úzké spolupráci s Radou sdružení a zejména manažerkou. Bez přípravy podkladů z její strany a někdy i osobní asistence by nebylo možné některé kontroly úspěšně dokončit. To vedlo Radu sdružení a kontrolní komisi ke stanovení nové koncepce práce kontrolní komise. Její princip spočíval v tom, že komise nadále bude realizovat pouze kontroly udržitelnosti, které jsou v rámci odborných a časových možností členů komise. Kontroly projektů v jejich průběhu a před vyúčtováním měl zajišťovat vyškolený zaměstnanec MAS v součinnosti s managementem MAS. V období od poslední členské schůze MAS byly tedy dokončeny téměř všechny kontroly udržitelnosti projektů z 1. 4. výzvy. Rekapitulace kontrol udržitelnosti: V 1. výzvě byly podpořeny 4 projekty, všechny byly zkontrolovány a nebyly zjištěny žádné nedostatky ani odchylky. Ve 2. výzvě bylo podpořeno 7 projektů, do současné doby bylo zkontrolováno 6 projektů. U dvou projektů byly zjištěny mírné odchylky, které se řeší nápravou nebo hlášením změny projektu. Ve 3. výzvě bylo podpořeno 6 projektů, zkontrolovány jsou 4 projekty, bez zjištěných nedostatků. 1 projekt z 2. výzvy a 2 projekty z 3. výzvy budou zkontrolovány spolu s projekty ze 4. výzvy, ke kterým jsou již připraveny kontrolní listy. Protože kontrolní komise k dnešnímu dni končí práci v dosavadní sestavě, chtěl bych poděkovat za práci paní Ing. Kubíčkové, která se od vzniku MAS podílela nejprve na kompletním vedení účetnictví, přípravě účetních uzávěrek a daňových přiznání a později na kontrole celého účetnictví. Paní Rychnové bych pak rád poděkoval za její pečlivou práci při kontrolách projektů na místě u jednotlivých žadatelů.
Závěrečné poděkování patří vedení MAS a zejména Mgr. Kabelkové za to, jak kontrolní komisi pomáhala a spolupracovala s ní. 01.03.2013 - komise 21.05.2013 - členská schůze 25.06.2013 - komise 09.07.2013 - komise 27.08.2013 - komise Vypracoval dne 24.9.2013 David Jung, předseda kontrolní komise