Poskytované služby Spisová a archivní služba...3 Ukládání do trezorových skříní...6 Odborná skartace spisů a datových nosičů...7 Odborné konzultace a vedení interní spisovny...8 Digitalizace spisů skenovací centrum...8 Digitalizace velkoformátové dokumentace...9 Hybridní pošta...10 Logistika dokumentů...11 2
Spisová a archivní služba Spisovna nabízí prostor pro vaše dokumenty, které tak nemusíte skladovat v kancelářích a jiných draze placených prostorách vaší společnosti. Dokumentace je bezpečně archivována v moderně vybavené a zabezpečené spisovně, kde je neustále kontrolovaná konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu. Spisovna je napojená na PCO a je pod dozorem Státního archivu. Veškeré procesy jsou v souladu s platnou legislativou ČR. SLUŽBY SPISOVNY Převzetí a odvoz dokumentace. Roztřídění dokumentace podle zákonné lhůty uložení. Uložení písemností do alkalických boxů, kde jsou zaručeny konstantní klimatické podmínky. Vyhledávání písemností do 40 minut od obdržení požadavku a zaslání digitální formou, nebo kurýrem. Odborná skartace dokumentace po uplynutí zákonné lhůty uložení se souhlasem Státního archivu. Uložení dokumentace činným organizacím, uložení a odborné zajištění spisů pro správce konkurzních podstat a insolvenční správce. 3
ZAJIŠTĚNÍ DŮVĚRY A BEZPEČNOSTI PRO UKLADATELE ISO 27001:2005 systém ochrany informací. ISO 9001:2000 systém zajišťování kvality. Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů. Zajištění budovy spisovny bezpečnostními prvky, zaručující ochranu vaší dokumentace. Napojení budovy spisovny na PCO 24 hodin denně. Zaměstnanci fi rmy jsou vázáni proti úniku informací a mají výpis z rejstříku trestů bez zápisu. Jsou pravidelně školeni v oblasti spisové služby. Komunikace se spisovnou je pouze písemnou formou na základě objednávek od personálu klienta, který má ověřenou plnou moc podepsanou od aktuálního statutárního zástupce fi rmy klienta. Z důvodu určení času a evidence komunikace s klientem zasíláme a přijímáme faxy prostřednictvím PC. Informujeme klienta o nevrácených zápůjčkách originálů spisů, delších jak 3 měsíce. 4
PŘIDANÉ HODNOTY Ukladatel platí pouze za prostor, který je skutečně používán k uložení dokumentace a který společnost využívá, jeho velikost je flexibilní. Díky tomu jsou náklady ukladatele na skladování spisů nejnižší možné. Způsobem uložení v ekologických, alkalických, tenkostěnných krabicích (tloušťka stěny 2 mm) snižujeme množství uložených běžných metrů spisů až o 33 %, neboť ukládáme pouze obsahy šanonů (přepravních jednotek). Používané archivní krabice zaručující optimální kyselost pro zachování dokumentární hodnoty spisů po celou její zákonnou ukládací dobu. Archivní krabice nejsou účtovány. Při ukládání spisů do archivních krabic kontrolujeme pohledově obsah šanonů (přepravní jednotky) s popisem na šanonu (přepravní jednotce). V případě požadavku přepravy tajných dokumentů zajišťujeme dopravu pod dohledem osob s pověřením NBÚ ve stupni důvěrné. Ukládání v externí spisovně zabrání úniku fi remních informací a jejich zneužití. Pravidelnou skartací optimalizujeme náklady na ukládání spisů. Spisovna odpovídá za celé skartační řízení. Zvýšení produktivity práce zaměstnanců ukladatele, kteří dostanou požadované informace přímo do svého počítače. 5
BUDOVA SPISOVNY EVROFIN Budova spisovny je zařazena do kategorie budov se zvýšeným nebezpečím. Je pravidelně každoročně kontrolována odbornou firmou zajišťující požární dozor. Vstupní prostory jsou opařeny mříží. V depozitářích, kde jsou uloženy vaše písemnosti je udržována konstantní teplota, relativní vlhkost vzduchu a jsou vybaveny pojízdnými archivními regály. Budova je napojena na PCO. Provoz spisovny podléhá dozoru státního archivu, kam se pravidelně zasílají seznamy písemností uložených organizací. Ukládání do trezorových skříní Spisovna nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky...), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní. 6
Odborná skartace spisů a datových nosičů Po uplynutí skartační lhůty je spisovnou zpracován skartační návrh. Skartační návrh společnosti je předložen ke schválení ukladateli dokumentace a po odsouhlasení je předložen ke schválení příslušnému státnímu archivu. Skartační lhůta může být na písemnou žádost ukladatele prodloužena nad rámec zákonných lhůt (například za účelem soudních sporů). Po schválení skartačního návrhu státním oblastním archivem je zpracován skartační protokol. Na základě skartačního návrhu a skartačního protokolu jsou písemnosti zbaveny kovových a plastových částí a jsou přímo ve spisovně skartovány na stroji s certifikátem NBÚ skupiny D a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757-1. Pokud ukladatel vyžaduje, je dokumentace pod dohledem pracovníků naší spisovny odvezena v uzamykatelných kontejnerech do specializované firmy k likvidaci. Spisovna též nabízí možnost skartace datových nosičů typu disket, CD nebo DVD. Dále je možné zapůjčení uzamykatelných kontejnerů pro schraňování důvěrných dokumentů, které jsou po naplnění opět skartovány ve spisovně. Spisovna též skartuje nepotřebné dokumenty, které by neměly být vyhozeny do směsného odpadu. 7
Odborné konzultace, vedení interní spisovny Pokud se zákazník rozhodne pro archiv nebo spisovnu ve vlastních prostorách, může využít odborných konzultací pro správné nastavení procesů v rámci platné legislativy ČR a dle zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. Pracovníci spisovny jsou připraveni uspořádat a zaevidovat spisy ve vašem interním archivu. Dále podle dohody řeší přírůstky v dohodnutých intervalech, dohlíží na skartační řízení a samotnou fyzickou skartaci, kterou vám efektivně spoří prostory. Nedílnou součástí bývá i vypracování spisového a skartačního řádu a školení pracovníků. Digitalizace spisů, skenovací centrum Spisovna nabízí k využití skenovací centrum. Služeb tohoto centra se využívá jak pro rychlé skenování dohledávaných spisů a následné zaslání elektronickou poštou, tak i pro hromadné skenování uložených či dodaných dokumentů. Samozřejmostí je i tvorba metadat pro přehledné uložení do digitálního archivu s možností práce v Document Management System. Nespornou výhodou tohoto řešení je úspora času, snížení nákladů na tisk a snadná dohledatelnost dokumentů. 8
Digitalizace velkoformátové dokumentace Další službou divize služeb Evrofinu je digitalizace velkoformátových dokumentů formátu až A0. Jedná se především o převedení tištěných dokumentů v interních archivech společností do digitální formy pro další snazší práci. Takto pořízená data je možné uložit do digitálních archivů a dále s nimi pracovat. Data jsou opět opatřena metadaty. Velké uplatnění má tato služba v archivech s výrobní dokumentací. Pro digitalizaci využíváme knižní velkoformátové skenery, které už tak velmi často opotřebené, poničené nebo historické dokumenty dále neničí, jako je tomu u skenerů se standardním podáváním. Tato metoda umožňuje skenovat předlohy na různých materiálech jako jsou papír, pauzovací papír, film, plátno, desky, atd. 9
Skenery jsou mobilní, je tedy možné provádět digitalizaci přímo v prostorách zákazníka a tím se vyhnout určitým rizikům spojených s přepravou dokumentů. Tato služba je vyhledávána tam, kde není vhodné dokumenty vyvážet mimo prostory společnosti. Hybridní pošta Vzhledem k tomu, že je společnost EVROFIN dodavatelem technologií pro oběh a zpracování dokumentů, nabízí divize služeb možnost využití těchto technologií jako službu. Tyto technologie nabízí řešení firemní korespondence pro hromadná podání. Je samozřejmostí příjem jak digitálních dat a jejich převod do fyzické podoby, tak obráceně. Lze tedy předat data k tisku, obálkování, frankování a následnému předání k doručení nebo naopak předat dokumenty (např. 10
vyplněné dotazníky, smlouvy), u kterých hybridní pošta zajistí jejich převod do digitální formy včetně vyhodnocení. Velkou výhodou je, že vytěžené dokumenty či naopak datové nosiče mohou být rovnou uskladněny ve spisovně nebo vyskartovány, aniž by opustily zabezpečenou budovu spisovny. Další nesporná výhoda tohoto řešení je úspora času, prostoru a financí zákazníka. Logistika dokumentů Nedílnou součástí naší divize služeb je i doprava, případně kurýrní služba, která je využívána zejména ve spojení se spisovnou. Divize služeb nabízí k využití skříňové nákladní auto pro větší objemy nebo bezpečnou přepravu nákladu a osobní auto pro přepravu menších zásilek formou kurýrní služby. 11
Pokud chcete vydat své finance co nejefektivněji, využijte našich služeb. UšetŘíte provozní a investiční náklady a vaše dokumenty budou ošetřeny ve shodě s legislativou. EVROFIN Int. spol. s r. o. divize služeb Palackého náměstí 123 294 41 Dobrovice Tel.: +420 326 736 159, +420 326 398 430 Fax: +420 326 398 313 E-mail: sluzby@evrofin.cz www.evrofin.eu EVROFIN Int. spol. s r. o. Česká republika EVROFIN Int. spol. s r. o., Sienkiewiczova 2, 400 11 Ústí nad Labem, tel.: 475 622 064, 475 622 081, fax: 475 622 064, e-mail: usti@evrofin.cz EVROFIN Int. spol. s r. o., Nad Kazankou 57, 171 00 Praha 7 Trója, tel.: 286 590 160, 286 590 170, fax: 286 590 161, e-mail: praha@evrofin.cz EVROFIN Int. spol. s r. o., Horská 42, 616 00 Brno, tel.: 549 213 721, fax: 549 259 224, e-mail: brno@evrofin.cz EVROFIN Int. spol. s r. o. Slovensko EVROFIN Int. spol. s r. o., Heydukova 12, 811 08 Bratislava 1, tel./fax: 00421 252 623 277, e-mail: slovensko@evrofin.cz