Spisový a skartační řád - koncept 0. Obsah 0. OBSAH... 1 1. ÚVOD... 2 2. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 2 3. ZÁKLADNÍ POJMY... 2 4. SPISOVÝ ŘÁD... 3 5. PŘÍLOHY:... 13-1 -
1. ÚVOD Účelem spisového a skartačního řádu je zabezpečit odbornou správu dokumentů, tj. sjednotit manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci tak, aby podávala přesný a ucelený přehled o všech dokumentech úřední povahy vzešlých z činnosti organizace nebo organizací přijatých. Nedílnou součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů rozdělených do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Pravidla uvedená v tomto řádu jsou platná pro listinnou i elektronickou podobu dokumentů. 2. Všeobecná ustanovení 1. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyhotovováním, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení. 2. Spisová služba se řídí: - zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění - vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonů spisové služby, - zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, - zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, - vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek v platném znění - zákonem č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů. 3. Základní pojmy 1. Dokumentem se pro účely tohoto řádu rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam vzniklý z činnosti organizace bez ohledu na způsob jeho vyhotovení v podobě analogové, či digitální (papírový dokument, foto, mikrofilm, mapa, plán, zvukové a obrazové záznamy, technická a stavební dokumentace apod.). 2. Podací deník základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. 3. Podání dokument došlý organizaci nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. 4. Podatelna místo, v němž se eviduje podání. 5. Původce každý, z jehož činnosti vznikl dokument. 6. Spis tvoří veškeré dokumenty vniklé při úředním jednání k jedné věci. 7. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 8. Skartační řízení je souhrnem pracovních úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů ze spisovny, u nichž uplynula stanovená skartační lhůta a pro činnost školy jsou nepotřebné. - 2 -
9. Skartační lhůta stanovuje dobu, po kterou musí být vyřízený dokument uložen ve spisovně organizace. Je určena číslicí za skartačním znakem a počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Po dohodě s příslušným archivem může být lhůta prodloužena a v případě A i zkrácena. 10. Skartační znaky (A, S, V) určují, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo A označuje dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu; S označuje dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního povolení příslušným archivem zničeny; V označuje dokumenty, z nichž pověřený zaměstnanec organizace a zaměstnanec příslušného archivu provede výběr a posoudí, které dokumenty budou předány k trvalému uložené do archivu a které budou zničeny. 11. Příruční registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost původců. Dokumenty jsou zde uloženy obvykle po dobu 1 až 4 let od jejich vzniku. 12. Spisovna slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou potřebné pro provozní činnost původců. Dokumenty zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. Na základě dohody o spolupráci je spisovna umístěna na Městském úřadu Moravské Budějovice. 13. Ukládací archiv - archiv, do kterého jsou ukládány archiválie po skartačním řízení. 14. Spisový plán - schéma pro označování a ukládání vyřízených a vyhotovených dokumentů. 15. Skartační plán rozpis věcných druhů dokumentů organizace, doplněný o skartační znaky a lhůty. 16. Metadaty se nazývají data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času. 4. Spisový řád Příjem dokumentů 1. Doručené dokumenty se přijímají v kanceláři organizace. Za doručený dokument se považuje také dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu, nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně. 2. Veškeré doručené dokumenty, s výjimkou těch, které jsou uvedeny v odstavci 2 a 3 části Evidence dokumentů, je třeba neprodleně zaevidovat v podacím deníku. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku je povinen všechny doručené dokumenty opatřit v den, kdy byly doručeny, otiskem podacího razítka a vyplnit otisk. Došlé telegramy, telefaxy a elektronicky přijaté dokumenty se evidují obdobně s tím, že se navíc opatří časovým údajem doručení a předají příslušnému zaměstnanci k vyřízení. 3. Podací razítko obsahuje název organizace, datum doručení, číslo jednací a počet příloh dokumentu. 4. Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní právní předpisy, přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence. 5. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi neotevřená. Pokud adresát zjistí, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně se postupuje, pokud je - 3 -
dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové/datové schránky adresáta. Neotevřené se předávají zásilky adresované přímo statutárním zástupcům společnosti, utajované písemnosti (pokud je zásilka takto úředně označena). 6. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována společnosti do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla organizaci doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele. V ostatních případech se vyřazuje bez skartačního řízení ihned po otevření. Evidence dokumentů 1. Veškeré dokumenty úřední povahy doručené společnosti nebo jejím zaměstnancům a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti organizace musí byt evidovány v podacím deníku. Číselná řada začíná zkratkou Do. 2. Do podacího deníku se dokumenty zapisují v numericko-chronologickém pořádku. Výjimku tvoří dokumenty, pro něž je příslušnou právní normou nebo instrukcí určena zvláštní evidence (viz odst. 3), nebo dokumenty, které jsou společnosti doručovány, nicméně z hlediska její činnosti nemají úřední charakter, ale současně nepodléhají žádné evidenci. Jsou to např.: prospekty, reklamní letáky, nabídkové letáky, pozvánky a tiskoviny nesouvisející přímo s činností organizace. V podacím deníku se neevidují ani sbírky zákonů a vyhlášek, noviny, časopisy, knihy atp. 3. Zvláštní evidence je vedena pro následující dokumenty: - zápisy z jednání orgánů společnosti - propagace práce organizace, prezentace v médiích - časopis společnosti - knihy úrazů - knihy stížností - opatření a příkazy vedení - výroční zprávy, - rozvojové strategie - účetní knihy (např. knihy faktur, pokladní knihy) - účetní agenda (např. účetní a pokladní doklady, podklady pro mzdy, mzdové sestavy, mzdové listy apod.) - daňová a pojistná agenda (např. DPH, silniční daň, soc. a zdrav. pojištění, roční zúčtování daně). 4. Podací deník je vázaná kniha (formulář v elektronické podobě), která je v záhlaví označena názvem společnosti a rokem, v němž je používána. Obsahuje následující rubriky: - pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, - 4 -
- datum doručení dokumentu, nebo datum vzniku dokumentu, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti organizace, - identifikaci odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti společnosti, zapíše se jako vlastní, - číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu, druh a počet příloh, - stručný obsah dokumentu, - způsob vyřízení a datum odeslání vyřízeného dokumentu, - spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu dokumentu, - záznam o vyřazení dokumentu ve skartačním řízení. 5. Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní číslo jednací. Číslo jednací tvoří Do a pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku lomené měsícem a běžným kalendářním rokem. 6. Dokument v digitální podobě, který byl zaměstnanci organizace předán na nosičích dat, předá tento podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do systému spisové služby. 7. Je-li dokument převeden z digitální podoby do podoby analogové musí zůstat uloženy oba dva dokumenty - původní digitální i ten konverzí vzniklý v listinné podobě. 8. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jedna věc. Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna nového kalendářního roku a končí 31. prosince téhož roku. Zbývající prázdné kolonky pod posledním zápisem se proškrtnou a opatří formulí uzavřeno dne 31. 12. (vč. roku) č.j. a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 9. Zápisy v podacím deníku se provádí trvalým způsobem a čitelně. Chybné zápisy se nepřelepují, ale škrtají se tak, aby zůstaly čitelné i po zrušení. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl. 10. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce uloženo číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje (tzv. řetězení dokumentů). Pokud se k téže věci vztahuje větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu. Rozdělování a oběh dokumentů 1. Dokumenty zaevidované v podacím deníku pověřená osoba rozdělí a předá zaměstnanci určenému k vyřízení dokumentu a to buď v analogové nebo digitální podobě. - 5 -
2. Během vyřizování dokumentu musí být zajištěna průběžná informovanost o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá. Tyto údaje se zaznamenávají v podacím deníku v kolonce vyřizuje. 3. K evidovaným dokumentům podléhajícím vyhlášce č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů, májí přístup bez omezení statutární zástupci organizace a zaměstnance pověřený vedením spisové služby. O získaných informacích jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Vyřizování dokumentů 1. Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím. Pokud je dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, e- mailem, faxem, ústně), učiní o tom zaměstnanec, který ho vyřizuje, záznam. Kopii vyřízení připojí k vyřízenému dokumentu. 2. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, dokument se označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. 3. Záznam o vyřízení dokumentu, včetně uvedení spisového a skartačního znaku, se poznamená do podacího deníku. Je povinností každého zaměstnance, který dokument vyřizuje, tyto údaje do podacího deníku sdělit. 4. Veškeré dokumenty, které se týkají projednávání téže věci se spojují a tvoří spis. Vyhotovování dokumentů 1. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti společnosti se označují záhlavím s názvem a sídlem společnosti a s číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. 2. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: - datum (rozumí se den podpisu dokumentu), - počet listů dokumentu, - počet příloh, - jméno a příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu, - podle povahy dokumentu se popř. uvede také jméno zaměstnance, který záležitost vyřizuje. 3. Osobní a zdvořilostní dopisy se číslem jednacím přímo neoznačují, zapíší se však pod číslo jednací do podacího deníku. - 6 -
4. Veškerá korespondence se píše na hlavičkový papír organizace. Odesílání dokumentů 1. Odesílání dokumentů je zajišťováno prostřednictvím výpravny. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument vybavuje náležitostmi k odeslání. 2. Dokumenty jsou dle závažnosti odesílány doporučeně nebo obyčejnou poštou. 3. Pro písemnosti zasílané Doporučeně do vlastních rukou s dodejkou a Doporučeně s dodejkou se používají speciální obálky. Obálka doporučeně do vlastních rukou s dodejkou je označena modrým pruhem. Takto označená poštovní zásilka smí být na poště uložena 10 dnů. 4. Doporučené zásilky musí být na obálce označeny vlevo pod adresu odesílatele poznámkou Doporučeně. 5. Je-li dokument vyřízen jiným způsobem než odesláním odpovědi v listinné podobě (např. telefonicky, e-mailem, osobním jednáním, přes datovou schránku), učiní o tom původce, který dokument vyřizuje, vždy záznam na došlém dokumentu. Dokumenty odesílané přes datovou schránku jsou převáděny do formátu pdf, jsou opatřeny uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem a způsob vyřízení se vyznačí v podacím deníku. Podepisování dokumentů 1. Podpisové právo pro dokumenty společnost má ředitel a předsedkyně správní rady a to každý jednotlivě. 2. Podpisové právo na příkazy k úhradě má předsedkyně správní rady a pracovníci s podpisovým vzorem v bance, který je přílohou smlouvy o vedení účtu. 3. Zaměstnanec může být pověřen ředitelem nebo předsedkyní správní rady k podepsání určitého dokumentu. Razítko Vzor razítka - 7 -
- 8 -
Ukládání dokumentů v příručních registraturách 1. Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty včetně vlastních kopií, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků. Správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů zajišťuje příslušný pracovník. 2. V příručních registraturách jsou dokumenty uložena zpravidla 1 až 4 roky a poté se připraví k předání do spisovny. Ukládání dokumentů ve spisovně 1. Ukládacím místem pro dokumenty z příručních registratur je spisovna na Městském úřadu Moravské Budějovice. 2. Dokumenty jsou podle věcného obsahu ukládány do složek. Na složky se uvede spisový znak, věcný obsah, rok vzniku a skartační znak a lhůta uvedená ve skartačním plánu. Takto vybavené složky se ukládají do šanonů, a to vždy podle shodného skartačního znaku a lhůty. Společný skartační znak a lhůty se nadepíší do spodní části hřbetního štítku šanonu, do horní části se vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokumentů jednotlivých složek. 3. Základní evidenci spisovny tvoří archivní knihy. 4. Dokumenty zůstávají ve spisovně uloženy po dobu určenou skartační lhůtou. Po uplynutí skartační lhůty se dokumenty vyřazují ve skartačním řízení, jehož průběh upravuje skartační řád. Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě 1. Je- li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, zaznamená údaje o výsledku ověření podle písmene a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě. 2. Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Jeli potřeba zachování věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu, uvede to určený původce ve svém spisovém a skartačním plánu. 3. Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem - 9 -
zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny formátu. 4. Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle odstavce 2 nebo při převedení či změně formátu dokumentu podle odstavce 3 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení či změnu formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za porušení obsahu dokumentu. 5. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou formátu. 6. Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem. 7. Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Nahlížení a výpůjčky dokumentů ze spisovny 1. Osoby, které nejsou zaměstnanci organizace, mohou nahlížet do dokumentů ve spisovnách jen na základě povolení ředitele nebo předsedkyně správní rady a za přítomnosti konkrétního zaměstnance spisovny. 2. Nahlížení do dokumentů se eviduje v knize návštěv. 3. Výpůjčky se evidují v knize výpůjček (např. sešit). Uskutečňují se na dohodnutou dobu a pouze na pracoviště vypůjčovatele, který potvrdí příjem podpisem. Na místo uložení dokumentu se vkládá výpůjční lístek, který se po navrácení výpůjčky zničí. - 10 -
V. Skartační řád Úvodní ustanovení 1. Skartační řád upravuje způsob a průběh skartačního řízení. 2. Dokumenty společnosti nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení. 3. Organizace odpovídá za provedení skartačního řízení rovněž u dokumentů vzniklých z činnosti jejích právních předchůdců. U společnosti v likvidaci bez právního nástupce odpovídá za provedení skartačního řízení likvidátor. Předmět skartačního řízení 1. Dokumenty jsou ve spisovně společnosti uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve skartačním plánu. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo vyhotovení dokumentu. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být po dohodě s příslušným státním archivem, tj. Státním okresním archivem Třebíč, výjimečně prodloužena, pokud organizace potřebuje dokument pro další vlastní činnost. 2. Skartační řízení se provádí periodicky vždy po dohodě s příslušným archivem a jeho předmětem jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence. 3. Pokud je třeba v rámci jednoho spisu ukládat dokumenty s různou skartační lhůtou, určuje dokument s nejdelší skartační lhůtou dobu vyřazení celého spisu. 4. Skartační řízení je spojeno s výběrem archiválií. Průběh skartačního řízení 1. K provedení skartačního řízení sestaví společnost skartační komisi, jejímiž členy je vždy pracovník spisovny. Ta vytvoří seznam dokumentů, kterým uplynula skartační lhůta a které budou předmětem skartačního řízení. Zpracovaný seznam dokumentů S, doplněný seznamem A (u dokumentů V provede pracovník spisovny předběžný výběr a připojí je dle charakteru odděleně k seznamu dokumentů S nebo A ) a žádost o schválení skartace, podepsaná statutárním zástupcem společnosti, tvoří skartační návrh, který je zaslán příslušnému státnímu archivu. Všechny seznamy dokumentů se zasílají dvojmo. 2. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného státního archivu (dále jen archivář ) odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení, pří níž: a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, - 11 -
c) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených ke skartaci, d) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do archivu. 3. O provedeném skartačním řízení vyhotoví archivář protokol o skartačním řízení, v němž uvede výsledek posouzení předložených dokumentů. Přílohy skartačního protokolu tvoří seznam dokumentů skupiny S a soupis dokumentů vybraných za archiválie. Nedílnou součástí protokolu je poučení o právu organizace podat námitku proti výsledku posouzení dokumentů. Případným podáním námitky je zahájeno správní řízení. 4. Na základě povolení ke zničení dokumentů skupiny S zařídí odpovědný zaměstnanec jejich likvidaci způsobem, aby nedošlo ke zneužití informací v nich obsažených. Pravomoc příslušného státního archivu 1. Pověřený státní archiv sleduje výkon spisové služby, ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování. Zjištěné závady a nedostatky postihuje jako porušení povinností stanovených platnými právními předpisy. Za tímto účelem mohou pověření zaměstnanci archivu vstupovat do prostor všech spisoven. - 12 -
5. Přílohy: 1. Spisový a skartační plán. 2. Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny. 3. Soupis dokumentů pozastavených z důvodu naléhavé potřeby v příruční registratuře. 4. Vzor skartačního návrhu, pokud jsou předmětem skartačního řízení i archiválie. 5. Vzor skartačního návrhu, pokud jsou předmětem skartačního řízení dokumenty skartačního znaku S. 6. Vzor podacího deníku. 7. Vzor podacího razítka. 8. Vzor výpůjčního lísku ze spisovny. - 13 -
Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Spisový plán je zpracován na základě soupisů dokumentů příbuzné povahy. Je doplněn spisovými znaky (v levém sloupci), skartačními znaky a skartačními lhůtami z obecně platných skartačních předpisů v pravém sloupci. Spis. znak Druh dokumentu Arch. znak/lhůta A. Organizace a řízení A.1. Právní základ A.1.1. Doklady ke vzniku a zrušení společnosti A 10 A.1.2. Statut A 10 A.1.3. Výroční zprávy A 10 A.2. Řízení A.2.1 Korespondence A.2.2.1 došlá S 5 A.2.2.2. odeslaná S 5 A.2.3. Náležitosti A.2.3.1. zápisy z jednání orgánů společnosti A 5 A.2.3.2. přihlášky a odhlášky členů A 5 A.2.3.3. knihy úrazů (po ukončení svazku) A 5 A.2.3.4. záznamy o úraze (těžký, smrtelný, ostatní) S 5 A.2.4. Kontroly A.2.4.1. protokoly a záznamy o kontrolách A 10 A.2.4.3. opatření provedená na základě šetření kontroly S 10 A.2.5. Medializace A.2.5.1. propagace, prezentace v médiích S 10 A.2.5.2. ediční činnost S 5 A.2.5.3. časopis A 1 A.2.6. Spisová služba A.2.6.1. Spisový a skartační řád a plán A 10 A.2.6.2. evidence spisů uložených ve spisovně (archivní kniha) A 10 A.2.6.3. dokumenty ke skartačnímu řízení (návrhy, protokoly aj.) A 10 A.2.6.4. podací deník (+ rejstříky, jsou-li vedeny) A 10 A.2.6.5. kniha stížností S 10 A.2.6.6. evidence razítek (po ukončení svazku) S 10-14 -
B. Mzdová a personální agenda B.1. osobní spisy zaměstnanců (v aktivním pracovním poměru) S 50 B.1.1. osobní spisy zaměstnanců (v případě odchodu do důchodu, popř. úmrtí) S 10 B.2. evidenční list zaměstnance S 50 B.3. vnitřní platový předpis A 5 B.4. mzdové listy S 50 B.5. výplatní listiny (nenahrazují-li mzdové listy) S 5 B.6. daň ze mzdy S 10 B.7. ostatní mzdové písemnosti (doklady o odměnách, rodinné přídavky, aj.) S 5 B.8. nemocenské a sociální zabezpečení S 10 B.9. zdravotní pojištění S 10 B.10. daňová přiznání a prohlášení S 10 C. Účetnictví C.1. účetní závěrka za období roční A 10 C.2. účetní rozvaha za období roční a výkaz zisku a ztrát A 10 C.3. hlavní kniha (jako součást roční účetní uzávěrky) A 10 C.4. faktury C.4.1. faktury vydané S10 C.4.2. faktury přijaté C.5. knihy faktur S 10 C.6. peněžní deník S 10 C.7. pokladní kniha S 10 C.8. účetní doklady běžné S 5 C.9. bankovní výpisy S 5 D.4.15. pokladní doklady běžné S 5-15 -
D. Majetek D.1. Smlouvy D.2.1. hospodářské (po ukončení trvání smlouvy) S 5 D.2. Inventarizace D.2.1. inventární karty budov, pozemků a významných investic S 10 D.2.2. běžná inventarizace včetně soupisů S 5 D.2.3. protokoly o vyřazení majetku S 5 D.2.4. pomocné dokumenty evidence majetku S 5 E. Dokumentace k výzvám E.1. Výzvy E.1.1. Text výzvy S 10 E.2. Žádosti E.2.1. Předložené žádosti S 10 E.2.2. Protokoly o posouzení jednotlivých žádostí S 10 E.2.3. Výsledky hodnocení žádostí (zápisy z jednání hodnotící komise) S 10 E.2.4. Žádosti o platbu jednotlivých žadatelů S 10-16 -
Příloha č. 2 MAS Rokytná, o.p.s. číslo protokolu... Předávací protokol dokumentů A/S k uložení do spisovny V Moravských Budějovicích dne:... Pořad. číslo Název dokumentů Rok vzniku Skart. znak a lhůta Místo uložení Poznámka o vyřazení (trvalém uložení) Předal:... Převzal:... Poznámka: protokol se vyplňuje 2x 1x spisovna, 1x předávající - 17 -
Příloha č. 3 MAS Rokytná, o.p.s. Soupis dokumentů A pozastavených z důvodů naléhavé potřeby v příruční registratuře Jméno zodpovědného pracovníka:... Pořad. Název Rok Počet číslo dokumentů vzniku ukládacích jednotek Beru na vědomí povinnost zabezpečit tyto dokumenty před ztrátou nebo zcizením a skutečnost, že škody na dokumentech jsou ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., trestné. Datum:... Podpis pověřeného pracovníka:... - 18 -
Příloha č. 4 Ukázka skartačního návrhu (průvodní dopis), pokud jsou předmětem skartačního řízení i archiválie. Návrh na vyřazení dokumentů Na základě zákona č. 499/2004, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky 646/2004, o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s interní směrnicí č... navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty MAS Rokytná, o.p.s. z let... s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně MAS Rokytná, o.p.s. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty S, tak i dokumenty A, u dokumentů V byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky pracovníky Vašeho archivu navrhujeme termín Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:..jména a podpisy pracovníků Přílohy: 2 x seznamy dokumentů Ředitel/předsedkyně správní rady (razítko a podpis) Vzory formulářů pro skartační řízení: 1/ Dokumenty skupiny A Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentů Roky vzniku Skartační lhůta Množství 2/ Dokumenty skupiny S Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentů Roky vzniku Skartační lhůta Množství - 19 -
Příloha č. 5 Ukázka skartačního návrhu (průvodní dopis), pokud jsou předmětem skartačního řízení pouze dokumenty skartačního znaku S. Návrh na vyřazení dokumentů. Na základě zákona č. 499/2004, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky 646/2004, o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s interní směrnicí č. navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty MAS Rokytná, o.p.s. z let... s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně MAS Rokytná, o.p.s. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje pouze dokumenty S. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky pracovníky Vašeho archivu navrhujeme termín Přílohy: 2 x seznamy dokumentů Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:.. jména a podpisy pracovníků Ředitel/předsedkyně správní rady (razítko a podpis) Vzor formuláře pro skartační řízení: Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentů Roky vzniku Skartační lhůta Množství Příklad vyplnění: Pořad. číslo Spisový znak Název dokumentů Roky vzniku Skart. lhůta Množství 1. C.4.1. Faktury vydané 2004-2006 S 10 20 šanonů - 20 -
Příloha č. 6 Vzor podacího deníku 6. Čí slo 7. D ne Došlo od (číslo a datum) Obsah podání Vyřizuje Vyřízeno odesláno Předchozí Přílohy číslo Dne Uloženo pod znakem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0-21 -
Příloha č. 7 Vzor podacího razítka Název organizace Došlo Č.j. Počet listů/příloh Příloha č. 8 Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Jméno - útvar... POTVRZUJI PŘEVZETÍ VYPŮJČENÉHO DOKUMENTU/SPISU Čj.... Evidenční jednotka Útvar... Věc...... DATUM, PODPIS Dokument/spis vrácen dne: - 22 -