Výroční zpráva Knihovny na AMU za rok 2011 Hlavní události roku 2011 Rok 2011 proběhl ve znamení výměny knihovního systému a byl to tedy rok výjimečně náročný. Knihovna přistoupila k výměně po bedlivé úvaze zejména kvůli tomu, že stávající systém T Series se přestal nadále vyvíjet a že neumožňoval přímé přebírání a předávání záznamů s jinými knihovnami. Již koncem roku 2010 byl po předešlé rozsáhlé analýze ve výběrovém řízení zvolen a zakoupen systém Clavius ve verzi SQL s webovým prohlížečem katalogu CARMEN. Od počátku roku 2011 probíhaly intenzivní přípravy na změnu. Během prvního kvartálu knihovna vypracovala zadání pro převod (konverzi) všech dat. Konverze představovala nejnáročnější část celého procesu výměny systému a to hned z několika důvodů. Bylo třeba: 1) přeškolit se na nový datový formát MARC21 a předvídat cílovou metodiku práce; 2) naučit se pracovat s novým systémem se zásadně jinou logikou obsluhy a způsobem ukládání dat; 3) analyzovat specifika katalogizace na AMU (speciální typy dokumentů, analytické zpracovávání) a také přes stanovenou jednotnou metodiku - specifika katalogizační praxe dosud oddělených katalogů tří fakultních knihoven; 4) vypracovat detailní pokyny pro převod z původního do nového formátu a to pro každý typ dokumentu zvlášť (celkem 16 základních předpisů); 5) kontrolovat a korigovat několikeré testovací převody již v novém systému; 6) řešit průběžně všechny související metodické problémy. Testovací konverze probíhaly opakovaně od března do srpna. Mezitím knihovna absolvovala řadu školení. Zároveň bylo třeba připravit zadání pro jednotlivé moduly a funkce nového systému, zejména způsoby zobrazování dat, parametry a data pro výpůjční protokol, pro webový prohlížeč, testovat instalaci nového systému. To vše do konce června za běžného provozu všech tří knihoven a v personálním oslabení (viz dále). Celé léto pracovníci knihovny věnovali intenzivně přípravám na nový provoz, omezeny byly dovolené. Pracovníci Počítačového centra intenzivně pracovali na integraci nového systému do prostředí AMU (zejména propojení s personálními systémy, ladění instalace aplikace nad ORACLE). Ředitelka po celou dobu zastávala funkci systémového knihovníka a řídila programátorské práce dodavatele při konverzích. Nový systém byl nasazen ve zkušebním provozu od 12. 9. 2011 (tj. s týdenním zpožděním oproti plánovanému harmonogramu). Komplikací se však ukázalo být nedostatečné přizpůsobení funkcí webového prohlížeče potřebám AMU a odborné VŠ knihovny. Intenzivní práce na změnách a ladění s dodavateli proto probíhaly ještě celý podzim a probíhají dosud (podrobněji viz dále). Celý podzim současně také probíhaly práce na tvorbě nových metodik, na změně organizace práce v novém společném katalogu, na ladění všech funkcí systému a odstraňování chyb. Knihovnice učily za pochodu používat nový katalog uživatele. V rámci konverze jsme usilovali nejen o prostý převod záznamů do nového systému, ale také o provedení řady oprav a změn, které vedly ke zvýšení jejich profesionality a ke zvýšení míry harmonizace s celonárodní metodikou. Výměna knihovního systému byla skutečně pracovně a personálně velice náročná, ale přináší řadu výhod: 1) standardní ukládací formát dat; 2) větší sjednocení se s celostátní metodikou otevírá možnosti spolupráce, je jednou z podmínek pro získávání dotací; 3) možnost přímého přebírání záznamů z jiných katalogů; 4) nástroj na revize, na sledování desiderat;
5) webový katalog s možnostmi využívat prvky webu 2.0, který uživatelé velmi kladně přijali; 6) větší konfigurovatelnost systému podle specifických potřeb uživatelů AMU; 7) sjednocením v rámci AMU zjednodušení správy systému; 8) verze pro ORACEL umožňuje přímé propojení s ostatními systémy informačního prostředí AMU (zejména se Studijním systémem KOS a s repozitířem Dspace) 9) perspektivu dalšího vývoje v intencích moderních světových trendů 10) v neposlední řadě nižší náklady na údržbu systému. V době letních prázdnin proběhly stavební úpravy v parteru divadelní fakulty, které zasáhly také hlavní sklepní depozitář knihovny DAMU. Následně od září se knihovna stěhovala nazpět do svého zrekonstruovaného prostoru, vybaveného kompaktními regály. To ovšem znamenalo pro její pracovníky další značné zatížení: bylo třeba za provozu vybalit a nově postavit skoro 1/3 celého fondu (cca 10 tis. jednotek). Tyto práce pokračovaly až do konce roku. Knihovní fondy Výdaje na doplňování dokumentů a nákup periodik tvořily 59 % provozních prostředků knihovny. Celkově počet přírůstků mírně vzrostl a dosáhl maxima za poslední 4 roky. Tradičně opět 2/3 přírůstků představují speciální typy dokumentů. Mimo rozpočet knihovny (ze zdrojů fakult a školy) byly pořízeny právě především speciální typy dokumentů a specializovaná databáze a to ve výši téměř 250 tis. Kč. Celkem výdaje na akvizici s dotacemi dosáhly částky přes 870 243 tis. Kč, což je však částka o více než 120 tis. Kč nižší nežli v roce 2010. Přehled přírůstků knihovních fondů za rok 2011: Způsob získání: nákup grant Dar Celkem Knihy 428 234 633 1295 Periodika 45 7 52 speciální dokumenty 1430 86 1408 2924 Roční přírůstek 1903 320 2048 4271 Knihovna předplácela 95 titulů periodik ve 102 exemplářích. Výdaje se tentokrát zvýšily až na téměř 150 tis. Kč, což bylo přes 14 % provozního rozpočtu Knihovny AMU. Součástí výdajů na akvizici byly ve větší míře také elektronické informační zdroje: nově byly předplaceny roční přístupy do specializovaných oborových databází International Biblibography of the Theatre and Dance a Naxos Music on-line. Za jeden z nejvýznamnějších přírůstků lze považovat 14ti svazkovou encyklopedii Geschichte der Musik im 20. Jahrhundert, dar Katedry skladby HAMU. Celkový stav fondů ke 31. 12. 2011 : Knihy a periodika Speciální dokumenty DAMU FAMU HAMU Ostatní AMU 29 767 18 439 15 275 2 249 65 730 3 427 15 417 98 532 80 117 456 Celkem 33 194 33 856 113 807 2 329 183 186 Vzhledem ke specifickým studijním potřebám uměleckých oborů se speciální typy blíží již téměř dvojnásobku všech fondů.
Zpracovávání fondů a elektronické služby Kompletní informace o knihovně jsou poskytovány prostřednictvím rozsáhlých stránek na webu AMU. V souvislosti s novým knihovním systémem byly výrazně aktualizovány. Největší změny doznal elektronický katalog: v novém systému došlo ke sloučení dosud oddělných fakultních katalogů, což přineslo řadu výhod, avšak také problémů, které bude knihovna následně řešit (duplicity záznamů, nutnost sjednocení metodiky práce). S výjimkou hudebnin knihovny HAMU jsou v e-katalogu zpracovány všechny fondy. Přepisu hudebnin letos nebylo možné věnovat obvyklý objem prací, pokračovat se bude opět po rutinním zvládnutí nového systému. Je převedeno cca 58 % tohoto fondu. Za rok 2011 bylo vloženo celkem 7 853 nových bibliografických záznamů a 4 855 záznamů jmenných a korporativních autorit. Celkový počet záznamů ve společném katalogu dosáhl výše přes 188 tis. bibliografických a skoro stejný je počet autoritních záznamů. Letošní rok však proběhl hlavně ve znamení oprav a příprav záznamů na převod do nového systému. Druhou hlavní činností bylo osvojování si nové metodiky práce v pro AMU novém formátu dat, v jehož rámci bylo třeba řešit mnohé metodické i praktické složitosti s ohledem na to, že bylo rozhodnuto i nadále zachovávat pracnější a obsáhlejší způsob katalogizace formou analytického popisu dokumentů a to z důvodů zajištění komfortního přístupu uživatelů ke všem potřebným specifickým údajům. V rámci nového sytému byl od září nasazen nový webový prohlížeč elektronického katalogu CARMEN. Doznal na AMU v průběhu implementace řady výrazných úprav tak, aby splňoval nároky na profesionální vyhledávací knihovní systém. Jeho vzhled byl přizpůsoben korporátnímu stylu školy. Byly také provedeny zásadní úpravy funkcí z hlediska práce s analytickými záznamy tak, aby se stal přehledným a platným pomocníkem pro uživatele AMU, ale i další zájemce z řad odborné veřejnosti. Některé prvky již firma převzala do standardní verze (např. zobrazování ve více volitelných formátech, sumarizaci výsledků vyhledávání včetně analytických záznamů aj.). Na optimalizaci pro prostředí vysokoškolské knihovny se stále pracuje. Samozřejmostí jsou obvyklé on-line služby elektronického katalogu: rezervace a prodlužování na dálku, nově také zasílání upomínek e-mailem apod. EIZ na AMU Uživatelé na AMU měli k dispozici již celou řadu licencovaných elektronických informačních zdrojů. Nadále je to kolekce firmy EBSCO obsahující zejména databáze Academic Search Copmlete, Film & Television Literature Index with Full Text a Bussines Sorce Complete. Po připojení AMU k České akademické federaci identit eduid.cz byl prostřednictvím technologie Shibbolleth umožněn studentům a pedagogům přístup do těchto bází z jakéhokoli počítače i mimo AMU. Uživatelé knihovny FAMU měli díky finanční spoluúčasti své fakulty nadále k dispozici přístup do filmových databází FIAF (International Film Archive) a FIO (Film Indexes Online). Knihovna HAMU získala opět podporu fakulty pro zajištění přístupu k hudebnímu slovníku Grove Music Online v rámci elektronického referenčního zdroje Oxford Music Online. Dále knihovna HAMU v rámci projektu INFOZ zpřístupňovala svým uživatelům Classical Music Library a Classical Scores Library. Nově zde přibyla databáze Naxos. Zejména pro uživatele DAMU byla z prostředků VaV pořízena databáze International Biblibography of the Theatre and Dance. Knihovna stále usiluje o propagaci všech těchto informačních zdrojů nově byly zavedeny nabídky pravidelných instruktáží, ale zájem o databáze je stále nevelký a o instruktáže bohužel žádný.
Hospodaření Z provozního rozpočtu Knihovny AMU (celkový rozpočet knihovny byl o 1, 72% nižší než v roce 2010) bylo vynaloženo nejvíce prostředků na akvizici včetně periodik - přes 600 tis. Kč, což je 59%. Na vybavení (regály FAMU) a přístroje připadlo cca 18 %, na běžný provoz cca 14%. Nový knihovní systém by hrazen z prostředků školy. Služby a uživatelé Knihovna opět poskytovala služby na čtyřech samostatných obslužných místech s různou provozní dobou s týdenním součtem 131 hodin týdně. Návštěvnost byla od září nově sledována v rámci nového knihovního systému metodika vykazování je tedy opět rozdílná od předchozích let. Celkově údaje signalizují mírný nárůst ve všech fakultních knihovnách. Vzrostly také objemy absenčních výpůjček a to o 5 %. Další ukazatelé vytíženosti knihoven vykazují spíše pokles: prezenční výpůjčky, využívání studijních míst apod. Je to způsobeno stále rostoucími možnostmi získávat dokumenty (textové, hudební, filmové) z Internetu. Knihovna však byla také v době letních prázdnin mimořádně zcela uzavřena. Základní údaje o službách v r. 2010: Knihovna Absenční výpůjčky Prezenční výpůjčky Návštěvnost DAMU 5 388 5 305 9 199 FAMU 12 307 622 11 750 HAMU 7 344 9 312 10 920 Celkem 25 039 15 237 31 869 V rámci přípravy nastupujících ročníků na studium se pracovníci knihovny zúčastnili úvodních kurzů (HAMU na výjezdním soustředění) a seznámili nové studenty detailněji s nabízenými službami. Pravidelně nabízené instruktáže v zimním semestru zaměřené také na EIZ - se bohužel neujaly, nebyl o ně zájem. Technické vybavení Vybavení v oblasti IT, o něž převážně pečují pracovníci Počítačového centra AMU, nedoznalo podstatnějších změn. Do knihovny HAMU byly pořízeny 2 nové gramofony a LED televizor. Knihovna FAMU opět doplňovala regály pro trvale rostoucí nároky na prostory pro uskladnění fondů videotéky. Personální situace, odborné činnosti, zvyšování kvalifikace Začátkem roku nastoupil v knihovně FAMU středoškolák, který během roku absolvoval rekvalifikační knihovnický kurz. Dále však došlo ke změně, která značně ovlivnila celkový průběh roku. V lednu neočekávaně podala výpověď vedoucí knihovny HAMU, která měla vzhledem ke své kvalifikovanosti sehrát hlavní roli při konverzích. Odchod tedy znamenal výrazné oslabení pracovního týmu, a to nejen pro knihovnu HAMU. Uskutečněné výběrové řízení v březnu nepřineslo kladný výsledek. Bylo tedy nutné nově přerozdělit řadu činností, přenést dílčí odpovědnosti i na řadové pracovníky, pověřit organizací provozu knihovny HAMU stávající pracovnici (dokončující bakalářskou knihovnickou kvalifikaci) a plně zapojit ředitelku
nejen do celkového řízení projektu výměny systému, ale naplno zejména do prací na konverzi dat. Bylo nutné nečekaně zapojit ve větší míře do náročných prací na konverzi i některé pracovníky bez VŠ knihovnického vzdělání. Personální zajištění celého procesu si vyžádalo nové metody a organizaci práce. Byly ustanoveny 4 pracovní týmy napříč fakultními knihovnami, které permanentně řešily jednotlivé specifické okruhy problémů (konverze a příprava nové metodiky katalogizace, výpůjční protokol, CARMEN, revizní modul). Ve vysoké míře musel spolupracovat také vedoucího Počítačového centra: řešil nejen technické otázky a implementaci a integraci celého systému v rámci AMU (spolu s dalšími pracovníky Počítačového centra AMU), ale plně se podílel i na přípravě výpůjčního protokolu, vedl celý proces ladění CARMEN a koordinoval práci dvou týmů. Všichni pracovníci absolvovali postupně během celého roku řadu školení a interních nácviků pro práci s novým systémem a pro novou metodiku práce, získali cenné odborné zkušenosti a zvýšili si tak kvalifikaci. Vzhledem k zásadní změně práce v rámci sloučeného knihovního systému byla na konci roku provedena komplexní revize a příprava nového rozdělení všech činností všech pracovníků. V rámci stávajících pracovních úvazků byly ustanoveny některé nové funkce napříč celé Knihovny AMU: zejména funkce metodika a supervizora pro katalogizaci, pro výpůjční protokol, pro problematiku autoritních záznamů a také některé další. V knihovně pracovalo celkem 14 interních zaměstnanců (necelých 13,5 úvazků). Po celý rok bylo nutné využívat také externí spolupracovníky zejména z řad studentů ÚISK. Postupně se podařilo získat pro knihovnu HAMU do pracovního poměru jednu z absolventek. Ke konci roku byla zrušena pozice hospodářky tento úvazek je nově obsazen a využíván především pro kvalifikované knihovnické činnosti. Přes nepříznivou personální situaci, díky snaze a zvýšenému úsilí převážné většiny pracovníků a mimořádnému nasazení zejména některých, byla výměna knihovního systému úspěšně a včas zvládnuta a uživatelé knihovny nepocítili závažnější problémy. Vzhledem k mimořádně velké vytíženosti v tomto roce jsme se účastnili jiných odborných akcí jen v omezené míře. Na jaře absolvovaly 4 pracovnice seminář hudebních knihoven v Hradci Králové, zaměřený na problematiku zpracovávání dokumentů v systému Clavius. Ředitelka se zúčastnila semináře CASLIN, konference AKM a s 1 další pracovnicí výroční konference Bibliotheca Academia. Pokračuje členství AMU v AKVŠ (ředitelka je členem výkonného výboru), Knihovny AMU ve SKIP, Knihovny HAMU v české skupině IAML a Knihovny DAMU v SIBMAS. Priority Knihovny AMU pro nejbližší období Převést záznamy o VŠKP z repozitáře DSpace do knihovního katalogu, spolupracovat na zajištění automatizované součinnosti systémů KOS-Clavius-DSpace. Doplnit do záznamů hesla věcného popisu. Soustředit se na zavedení nové organizace práce a na rutinní zvládnutí nové metodiky v novém knihovním systému. Pokračovat v úpravách a ladění nového knihovního systému tak, aby lépe odpovídal jak odborným knihovnickým potřebám, tak požadavkům uživatelů čtenářů. Řešit problémy bibliografických dat, vzniklé po sloučení tří samostatných katalogů fakultních knihoven (duplicity, konzistence, jednotné postupy). Zahájit přispívání do souborného katalogu ČR. Vypracovat návody k obsluze webového katalogu s příklady vyhledávání speciálních dokumentů, pokračovat v nově nabízených instruktážích pro práci s katalogem a elektronickými informačními zdroji, zlepšit celkově jejich propagaci.
Přes ekonomicky nepříznivou situaci usilovat o další kvalitní doplňování a rozvoj fondů. Řešit problémy související s morální i fyzickou životností nosičů audiovizuálních dokumentů. Pokračovat v úsilí o stabilizaci personálního zabezpečení a o zvyšování kvalifikovanosti pracovníků všech součástí Knihovny AMU.