Školení skladových programů a jejich využití - propojení více provozů, čárové kódy aj. PRO-BIO Svaz ekologických zaměstnanců TOTO VZDĚLÁVÁNÍ JE FINANCOVÁNO Z PROSTŘEDKŮ ESF PROSTŘEDNICTVÍM OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.
Srdečně Vás vítáme na dnešním semináři TEMPO TRAINING CONSULTING a.s. poskytuje profesionální služby v oblasti vzdělávání dospělých od roku 1996. Ze dvou školících center v Ostravě a Praze připravujeme vzdělávací akce pro klienty z celé České republiky. Naše aktivity jsou zaměřeny do oblastí osobnostního, počítačového a jazykového vzdělávání. Naše společnost je akreditována Ministerstvem vnitra ČR. V oblasti počítačových kurzů jsme akreditováni Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy. Jsme také testovacím střediskem ECDL. Jedním z hlavních cílů naší společnosti je podpora osobního růstu jednotlivců i celých týmů. K naplnění těchto cílů nám také pomáhá spolupráce s dalšími organizacemi v rámci projektů Evropské unie. Tvorbou a realizací grantových projektů se zabýváme již od roku 1997. V současné době je velká část našich aktivit směrována k rozvoji lidských zdrojů prostřednictvím ESF v ČR ve spolupráci s významnými zaměstnavateli v regionech celé České republiky. Společnost TEMPO TRAINING CONSULTING a.s. ve spolupráci s realizačním týmem Vaší společnosti připravila tento seminář, který je navržen dle vzdělávacích potřeb účastníků cílové skupiny. Vážíme si důvěry Vás všech. 1
Obsah Oběh zboží... 3 Skladová evidence a expedice zboží... 4 Podpora objednávek... 5 Komunikace a předávání dat... 6 Centrála... 7 Centrální vedení obchodního řetězce... 7 Zpracování dat z filiálek... 8 Komunikace s filiálkami... 8 Účetní program Money S3... 10 Změna sazby DPH... 10 Přepočet pořizovacích cen... 12 Mínusový výdej ze skladu... 14 Čárové kódy... 16 Poznámky... 20 2
Oběh zboží Do oběhu zboží mezi dodavateli a maloobchodními prodejními jednotkami mohou být začleněny také velkoobchodní či distribuční sklady (filiálky). Mají za úkol soustředit objednávky k dodavatelům, přijímat, vydávat a rozvážet zboží do jednotlivých prodejen s využitím pokročilých logistických metod. Distribučních velkoobchodních filiálek může být neomezené množství a jsou připojeny prostřednictvím internetové sítě k centrální databázi. 3
Skladová evidence a expedice zboží rozsáhlé možnosti tvorby expedic a expedičních seznamů, tisk expedičních štítků podpora on-line terminálů čárových kódů pro příjem, expedici a výdej zboží paletizační poziční místa pro naskladnění, přeskladnění a přesnou expedici zboží expediční linka s přesným pořadím a paletizační silo vedení rozměrů balení zboží, objednatelných a expedičních jednotek, min. a max. zásob dosledovatelnost oběhu zboží, šarže, sledování záručních lhůt kompletní podpora toku výrobních čísel včetně tisku speciálních sestav tvorba všech typů skladových dokladů (objednávek, příjemek, výdejek, faktur apod.) vedení reklamací a reklamačních skladů, vedení výrobních meziskladů, konsignačních skladů vedení pokladen velkoobchodu, pokladní doklady a tisky 4
Podpora objednávek podpora externích objednávkových systémů a e-shopu inventarizace jednotlivých skladových pozic, meziskladů a hlavních skladů cross-docking, redistribuce zboží od dodavatelů slučování objednávek od odběratelů, tvorba automatických objednávek k dodavatelům rozsáhlé možnosti cenotvorby, poskytování slev a bonusů řízení doporučených prodejních cen pro MO řetězce tvorba ceníků, statistických a ziskových sestav, vyhodnocení obchodních partnerů, vyhodnocení dealerů vyhodnocení objednávek a nedodaného zboží modul fakturace a likvidace účetních faktur přijatých, fakturace v cizích měnách 5
Komunikace a předávání dat on-line obousměrná replikace dat s centrální databází datové komunikace s maloobchodními prodejnami prostřednictvím centrály automatické komunikace s obchodními partnery exporty objednávek, výdejek, faktur, importy příjemek, EDI komunikace 6
Centrála Základní filozofií centrálně řízeného obchodního řetězce je vedení číselníků zboží, oborů zboží, obchodních partnerů, obchodních podmínek a katalogů zboží či cenotvorby z jednoho místa, tedy z centrály. Centrála se nachází na obchodním oddělení firmy, je připojená prostřednictvím internetové sítě k jednotlivým prodejnám a on-line replikacemi dat s nimi komunikuje v reálném čase. Odezva na např. nově založené zboží, či nutnost změny prodejní ceny nebo obchodních podmínek, je tedy okamžitá a není nutné provádět jakékoli přenosy dat do prodejen. Současně centrála získává veškeré informace zpět z prodejen také v reálném čase. Jedná se o všechny typy dokladů, paragonů, změn stavů skladů, změn pokladních deníků apod. Centrální vedení obchodního řetězce kategorizace prodejen do prodejních řetězců (prodejny s podobným katalogem zboží) tvorba číselníků zboží, obchodních partnerů, oborů zboží, zákaznických karet a dalších zalistování zboží do katalogů řetězců či jednotlivých prodejen tvorba obchodních podmínek zboží (možnost objednání, příjmu, prodeje, povinnost položky apod.) stanovení dodavatelů zboží a zadání nákupních cen s časovou platností možnost stanovení min. a max. zásob, min. marže apod. centrální cenotvorba stanovení pevné prodejní ceny nebo žádané obchodní marže s časovou platností zaokrouhlovací tabulka pro výpočet cen s rozsáhlými možnostmi tvorby výsledné ceny stanovení platností a podmínek speciálních prodejních akcí letáků možnost zadání akcí bonus grátis zboží zdarma jako dárek při splnění určitých podmínek zadávání akcí typu 2+1, 3+2 zdarma apod. 7
rozsáhlé možnosti stanovení dalších slev a dárků pro zákazníky stanovení receptur výroba a dekompozic výrobků centrální zákaznický věrnostní systém evidence zákaznických karet, stanovení kritérií získání bonifikací pro stálé zákazníky modul likvidace faktur přijatých včetně vedení bilancí a kontokorentu nesystémových prodejen kompletní podpora cizích měn včetně fakturace do zahraničí a likvidace přijatých zahraničních faktur centrální docházkový systém evidence a vyhodnocení docházky zaměstnanců centrální systém zaměstnaneckých benefitů vyplácení a vyhodnocení poskytnutých bonusů zaměstnancům Zpracování dat z filiálek centrální systém hlášenek pravidelná hlášení provozních údajů filiálek statistická vyhodnocení pokladního subsystému (návštěvnosti, průměrné hodnoty nákupu, tržby v hodinách, dnech atd., aktivity operátorů, slev, zlevněného zboží, bonusů apod.) statistická vyhodnocení prodejů zboží, ziskové sestavy, ukazatele marží, index Rosti s velmi rozsáhlými filtracemi centrální účetní přehledy, tržby, obratové soupisky zásob, daňové rozpisy centrální kontroly toku svázaných dokladů napříč všemi středisky Komunikace s filiálkami on-line replikace dat s filiálkami (prodejnami či distribučními sklady) elektronické formáty dokladů a komunikační kanály uživatelské rozhraní pro nastavení komunikací pomocí txt a dbf souborů přes mail či ftp spojení kompletní podpora EDI komunikací (objednávky, dodací listy, faktury, číselníky) uživatelská rozhraní konfigurace sloupců tabulek číselníků, dokladů, skladu apod, uživatelská konfigurace formulářů číselníků, dokladů atd. integrace s účetními systémy, uživatelské konfigurace účetní předpisů a předkontací 8
rozsáhlá nastavení přístupových práv skupiny uživatelů a uživatelská konta, každá položka menu, každá funkce ve speciálních menu interní časovač událostí a spouštěných automatických procesů centrální parametrizace celého systému uživatelské konfigurace a přizpůsobení vzhledu tiskových sestav rozsáhlé kontrolní automatické funkce a kontroly konzistencí dat logování všech akcí uživatelů změny či mazání číselníků, dokladů, obchodních podmínek nebo cenotvorby 9
Účetní program Money S3 Hromadné operace ve skladovém hospodářství Hromadné operace lze ve skladovém hospodářství využít k několika úkonům. Jsou to změny sazeb DPH, přepočet pořizovacích cen a zabýváme se i otázkou minusového stavu skladu. Změna sazby DPH Příklad: U většiny služeb změníte sazbu DPH ze 14% na 15%. Abyste nemuseli každou skladovou kartu opravovat ručně, použijete aparát hromadných operací. POZNÁMKA: Sazby DPH jsou uvedeny na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku a odtud se přebírají. Způsoby jsou dva. První způsob: Pokud chcete provést změnu DPH pouze u některých skladových karet typu Služba. Otevřete si seznam Zásoby na skladě a označíte příslušné skladové karty. V horní liště vyberete volbu Hromadné operace / Změny konfiguračních údajů zásoby. Objeví se Průvodce hromadnými změnami zásob. Stiskem tlačítka Další se dostanete do dalšího okna průvodce, které nebudete vyplňovat. Volbou Další se obrazí parametry pro nastavení, kde nastavíte v kolonce DPH pro prodej z roletové nabídky Nastavit a doplníte a v kolonce % nastavíte 15. 10
Hromadné změny zásob Potvrzením tlačítka Další se otevře okno s možností Zobrazení změn a nastavení vytvoření zálohy Plná záloha. Pozn. Tato změna se promítne do všech označených skladových zásob, a proto doporučujeme před touto operací provést zálohu vašich dat. Hromadné změny zásob Potvrzením tlačítka Dokončit program provede nastavené změny DPH a zobrazí se Protokol o změnách, který můžete vytisknout nebo uložit ve vybraném formátu. 11
Druhý způsob: Pokud chcete provést změnu DPH u všech skladových karet typu Služba: Otevřete si na kartě Sklad/ Správa skladu /Hromadné operace / Změny konfiguračních údajů zásoby. Objeví se Průvodce hromadnými změnami zásob. Stiskem tlačítka Další se dostanete do dalšího okna průvodce, které nebudete vyplňovat. Volbou Další se obrazí parametry pro nastavení, kde nastavíte v kolonce DPH pro prodej z roletové nabídky Nastavit a doplníte a v kolonce % nastavíte 15. Po stisku tlačítka Další se zobrazí možnost vybrání filtrů. V kolonce Filtr skladových zásob vyberete šipkou možnost Nastavení aktuálního filtru. Objeví se filtr, kde nastavíte ve spodní části Jen typy a zatrhnete Služby. Filtr uložíte tlačítkem OK. Nastavení hromadných změn Potvrzením tlačítka Další se otevře okno s možností Zobrazení změn a nastavení vytvoření zálohy Plná záloha. Pozn. Tato změna se promítne do všech označených skladových zásob, a proto doporučujeme před touto operací provést zálohu vašich dat. Potvrzením tlačítka Dokončit program provede nastavené změny DPH a zobrazí se Protokol o změnách, který můžete vytisknout nebo uložit ve vybraném formátu. POZNÁMKA: Pokud budete v případě změn v legislativě chtít změnit hromadně sazby DPH na celém skladě, můžete použít volbu v Hromadných operacích / Změna sazby DPH. Sazbu můžete měnit zvlášť pro nákup a zvlášť pro prodej. POZOR! Změna sazby DPH se provede na všech skladových kartách, ale i na kartě skladu, skupiny a kmenové karty. Přepočet pořizovacích cen Typickým příkladem použití Přepočtu pořizovacích cen je situace, kdy zboží, které už prodáváte ještě není naskladněno (např. jste dosud nedostali fakturu). Pozn. V tomto případě máte na kartě Sklad / Nastavení / Skladové seznamy / Seznam skladů v nastavení zapnutý přepínač Stav zásoby do mínusu. Tzn. že toto zboží bylo vydáváno s nulovou 12
pořizovací cenou a do mínusu. Výdaje se tedy nepromítnou do ocenění skladu a účetnictví. Na faktuře, kterou toto zboží později naskladníte, změníte datum skladového pohybu tak, aby odpovídalo datu fyzického příjmu na sklad. Po doplnění cesty a názvu Souboru protokolu se zpřístupní tlačítka v pravé časti. Použitím tlačítka Vykrýt dodávky se upraví výdeje na dodávky, které jsou na skladě a v tuto chvíli jsou již oceněny. Je-li proveden výdej ze záporné dodávky a existujeli již na skladě dodávka s datem nákupu nižším nebo rovným datu výdeje, program převede výdej ze záporné dodávky na tuto dodávku. To samozřejmě neplatí pro zásoby s evidencí výrobních čísel. UPOZORNĚNÍ: V každém případě je však nutné zadávat příjmy a výdaje zásob na skladě tak, že datum skladového pohybu u příjmového dokladu předchází datum skladového pohybu u souvisejících výdajových dokladů. Rozhodně není Přepočet pořizovacích cen zásob řešením při nedisciplinovaném a chaotickém zadávání příjmů a výdajů do skladu. Přesné dodržení chronologie zadávání je důležité především u převodek mezi sklady a výrobek. Přepočet pořizovacích cen Poté můžete spustit vlastní Přepočet pořizovacích cen. Máte možnost jej přidat do stejného souboru, kde již máte Protokol převodu výdajových pohybů ze záporných dodávek (pokud jej chcete dát do jiného souboru, musíte nejprve změnit jméno). 13
Funkce provede seřazení skladových pohybů a přepočet. Výsledek je shrnut ve formuláři Protokol přepočtu pořizovacích cen. Volba Nezohledňovat datum skladového pohybu do data je určena jen pro opravdu výjimečné případy. Pokud zde zadáte nějaké datum, všechny skladové pohyby s nižším datem budou při přepočtu programem vnímány, jako by byly provedeny k zadanému datu. V dokladech zůstává samozřejmě původní datum. Volba Minimální vypisovaný rozdíl pořizovací ceny v Uzamčených dokladech znamená, že program při výpočtu váženého průměru přepočítává pořizovací cenu i v uzamčených dokladech, do vlastních dokladů však nezasahuje (zůstávají beze změny). Všechny tyto doklady jsou pak uvedeny v protokolu. Jejich množství můžete omezit zadáním minimálního rozdílu mezi jejich faktickou cenou a cenou vzniklou přepočtem. Výsledný formulář je na obrazovce rozdělen na dvě záložky. V záložce Doklady je seznam dokladů, u kterých došlo ke změně pořizovací ceny. Dále zde naleznete např. výdaje, ke kterým chybí předcházející příjmový pohyb. V záložce Zásoby je seznam zásob, u kterých došlo ke změně pořizovací ceny, a zásob, u kterých byl nalezen výdej do mínusu. Pro tyto zásoby je vhodné vytisknout ze seznamu zásob pohyby na zásobě (tisk skladových karet), kde je patrné, kterým dokladem tento výdej do mínusu vznikl a který příjem je nutno datovat před tento výdej (změnou data skladového pohybu), aby byl tento stav opraven. Máte-li ocenění skladu nastaveno na vážený průměr, je výdej do mínusu nepřípustný a nepromítne se do ocenění skladu. U nastavení cen z dodávek (FIFO) to nevadí. UPOZORNĚNÍ: Po provedení oprav dokladů je nutné spustit přepočet znovu. Přepočet pořizovacích cen zásob je nutné provést minimálně jednou na konci účetního období, aby program vyhledal a opravil vzniklý nesoulad v účetnictví. UPOZORNĚNÍ: Zamykání dokladů má vliv na přepočet pořizovacích cen přepočet se u uzamčeného dokladu neprovede, je nutno odstranit zámek. Mínusový výdej ze skladu Možnost výdeje zboží ze skladu do mínusu viz nastavení v Seznamu skladů/stav zásoby do mínusu v žádném případě nedoporučujeme! Je nutné zadávat příjmy a výdaje zásob na skladě tak, že datum skladového pohybu u příjmového dokladu předchází datu 14
skladového pohybu u souvisejících výdajových dokladů. Pokud provedete prodej zboží do mínusu, je nutné dopsat následné příjmové doklady s datem nižším, než byl samotný mínusový prodej. Následně, po vykrytí výdajů do mínusu, je nutné spustit funkci Přepočet pořizovacích cen zásob. Program není schopen zpětně přepočítat pořizovací ceny a tedy i správné účetní hodnoty, pokud nejsou k datu přepočtu pořizovacích cen vykryty dodávky do mínusu. Přesné dodržení chronologie zadávání je důležité především u převodek mezi sklady a u výrobek. 15
Čárové kódy Symbol čárového kódu se skládá z určitého počtu čar a mezilehlých mezer. Před a za symbolem musí být klidová zóna - prázdné místo určité šířky bez jakéhokoliv potisku. Symbol začíná znakem start, pak následují vlastní data s případným kontrolním součtem a na konci je znak stop. Šířka čar a mezer, jakož i jejich počet, je dán specifikací symboliky příslušného kódu. Termín "symbolika" se používá pro popis pravidel, specifikujících způsob, jakým se kódují data do čar a mezer čárových kódů,. Je to něco podobného, jako termín "jazyk". Komunikují-li mezi sebou lidé psanou nebo mluvenou řečí, mohou používat jakýkoliv jazyk za předpokladu, že jej obě strany znají a dovedou jej používat. Stejná koncepce je použita u čárových kódů. Existují dva základní typy symbolik čárových kódů: souvislé a diskrétní. Diskrétní čárové kódy začínají čárou, končí čárou a mezi jednotlivými znaky se nachází meziznaková mezera. Souvislé čárové kódy začínají čárou, končí mezerou a nemají meziznakové mezery. Která symbolika se v dané konkrétní aplikaci použije, závisí na charakteru dat. K nejpoužívanějším symbolikám čárových kódů patří: Code 39 a Code 39 Mod 43 U.P.C. A UPC E0 a UPC E1 EAN 13 a EAN 8 Code 93 Interleaved 2/5 a Interleaved 2/5 Mod 10 Code 128 Codabar MSI Code 39 a Code 39 Mod 43 Code 39 byl vyvinut jako první plně alfanumerická symbolika v roce 1974. Jedná se o nejčastěji používanou symboliku čárových kódů, neboť umožňuje zakódovat číslice, 16
písmena a některé interpunkční znaky. Code 39 je diskrétní, s proměnnou délkou. Každý znak obsahuje 5 čar a 4 mezery. Z těchto devíti prvků jsou vždy 3 široké a 6 úzkých. Malá písmena nejsou podporována a jsou na vstupu automaticky konvertována na velká. Znak "hvězdička" je vyhrazen pro znaky start a stop. Code 39 Mod 43 obsahuje navíc kontrolní znak. Tento kontrolní znak se vypočítává ze součtu hodnot všech znaků řetězce celočíselným dělením modulo 43. U.P.C. A Universal Product Code - univerzální kód výrobků - (U.P.C.) byl úspěšně zaváděn v supermarketech od roku 1973. Je navržen z hlediska jednoznačné identifikace výrobku a jeho výrobce. Jeho symbolika je pevné délky, numerická, souvislá. Každý znak má 4 prvky. UPC verze A se používá k zakódování 12-místného čísla. První číslice je znak systému číslování, dalších 5 je identifikační číslo výrobce, dalších 5 je číslo výrobku a poslední číslice je kontrolní znak. U.P.C. E0 a U.P.C. E1 U.P.C E0 je variantou kódu UPC A s potlačením nul. První znak této symboliky - znak systému číslování - je vždy 0 (nula). Ostatní znaky mají stejný význam, jako u UPC A. Pro správné číslo výrobku platí následující čtyři pravidla: 1. Jsou-li poslední 3 číslice v čísle výrobce 000, 100 nebo 200, jsou platná čísla výrobku 00000 až 00999. 2. Jsou-li poslední 3 číslice v čísle výrobce 300, 400, 500, 600, 700, 800 nebo 900, jsou platná čísla výrobku 00000 až 00099. 3. Jsou-li poslední 2 číslice v čísle výrobce 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80 nebo 90, jsou platná čísla výrobku 00000 až 00009. 4. Jestliže číslo výrobce nekončí nulou, jsou platná čísla výrobku 00005 až 00009. U.P.C. E1 je také numerický kód pevné délky a jeho typické použití je pro zboží na regálech v maloobchodě. Délka vstupního řetězce je 6 číslic. 17
EAN 13 a EAN 8 European Article Numbering (EAN) je nadstavbou U.P.C. Snímače EAN dovedou dekódovat U.P.C., opačně to ale nemusí platit. EAN má dvě verze: EAN 13 a EAN 8. Obě jsou numerické, pevné délky. EAN 13 kóduje 13 číslic, EAN 8 kóduje 8 číslic. Správu kódu EAN na evropském teritoriu provádí nekomerční organizace EAN se sídlem v Belgii. Jejími dobrovolnými členy jsou národní komise EAN všech evropských zemí. Česká republika má přidělen kód země 859. Code 93 Code 93 je alfanumerická symbolika proměnné délky, souvislá. Kóduje všech 128 znaků ASCII. Z nich 43 odpovídá znakové sadě Code 39, další 4 znaky se používají jako řídicí znaky při kódování úplné znakové sady ASCII do rozšířeného módu Code 93. Každý znak je zakódován pomocí 9 modulů, složených do 3 čar a 3 mezer. Šířka každé čáry a mezery může být 1, 2, 3, nebo 4 moduly. Interleaved 2/5 a Interleaved 2/5 Mod 10 Interleaved 2/5 je samoopravný numerický kód, používaný především v průmyslových a maloobchodních aplikacích ke značení přepravních obalů distribučních jednotek. Tato symbolika páruje dohromady vždy dva znaky, první kóduje do 5 čar a druhý znak z páru do 5 mezer mezi čarami prvního znaku. Jinak řečeno všechny znaky na lichých pozicích jsou kódovány do čar a všechny znaky na sudých pozicích jsou kódovány do mezer. Dvě z 5 čar jsou široké a stejně tak jsou široké 2 z 5 mezer. Odtud také pochází jméno kódu. Celý symbol čárového kódu Interleaved 2/5 sestává ze znaku start (dvě úzké čáry a dvě úzké mezery), datových znaků a znaku stop (široká čára, úzká mezera a úzká čára). Pro zakódování informace je potřebný sudý počet znaků. V případě lichého počtu znaků se volné místo obsadí kontrolním znakem, nebo se použije úvodní nula. Struktura symbolu Interleaved 2/5 Mod 10 je stejná, obsahuje ale navíc kontrolní znak. Tento se vypočítá ze součtu hodnot všech datových znaků symbolu celočíselným dělením modulo 10. 18
Code 128 Code 128 je alfanumerická symbolika proměnné délky, souvislá. Znaky sestávají ze 3 čar a 3 mezer tak, že celková šířka znaku je 11 modulů. Čáry a mezery mohou mít šířku 1, 2, 3, nebo 4 moduly. Code 128 B je rovněž alfanumerický kód, který podporuje velká i malá písmena. Navíc má 4 řídicí kódy FNC1 až FNC4. Code 128 C pouze numerický čárový kód o délce 19 znaků, začíná znakem FNC1 a obsahuje kontrolní číslici modulo 10. Codabar Codabar je diskrétní samoopravný kód proměnné délky. Každý znak je reprezentován samostatnou skupinou 4 čar a 3 mezilehlých mezer. Znaková sada Codabar zahrnuje 16 znaků: číslice 0 až 9 a speciální znaky: $, :, /,., +, -. Používají se 4 různé znaky start/stop (a, b, c, d) složené z jedné čáry a dvou mezer. MSI MSI je pouze numerická symbolika proměnné délky. Její obvyklé použití je na cenových etiketách regálového zboží v maloobchodě. Tento čárový kód má vždy na konci kontrolní součet modulo 10. Před něj je možno vadit další kontrolní znak modulo 10 nebo modulo 11. Podle toho se kód označuje jako MSI+10, MSI+10+10, MSI+11+10. 19
Poznámky 20