Audit shody subjektů implementačních struktur České republiky zapojených do čerpání finanční pomoci ze strukturálních fondů (Evropského fondu regionálního rozvoje ERDF, Evropského sociálního fondu EF) a Fondu soudržnosti F pro programové období 2007 2013 Regionální operační program NUT II everozápad s předpisy Datum vydání: 4. ledna 2008
Doložka o omezení odpovědnosti Tato zpráva byla připravena na základě smlouvy mezi společností PricewaterhouseCoopers a Ministerstvem financí ze dne 13. února 2007. Dílo PricewaterhouseCoopers (dále jen Poskytovatel ) je adresováno a určeno výhradně Ministerstvu financí (dále jen Objednatel ). Veškeré zprávy a výstupy Poskytovatele, související s touto smlouvou, budou adresovány Objednateli. Tyto zprávy budou určeny výhradně pro Objednatele a nebudou poskytnuty žádným jiným třetím osobám, vyjma auditovaných osob, Evropské komise a případů, které budou odsouhlaseny poskytovatelem. Poskytovatel neponese žádnou odpovědnost vůči žádné třetí straně, které tyto zprávy budou předloženy nebo se s nimi jinak seznámí.
Obsah OBAH 1 VÝROK AUDITORA...1 2 ÚVOD...4 2.1 CÍLE AUDITU...4 2.2 ROZAH AUDITU...5 2.3 METODICKÝ PŘÍTUP K AUDITU...6 2.4 PODĚKOVÁNÍ...8 3 REGIONÁLNÍ OPERAČNÍ PROGRAM NUT II EVEROZÁPAD...9 3.1 HITORIE PROGRAMU...9 3.2 CÍLE PROGRAMU...9 3.3 IMPLEMENTAČNÍ TRUKTURA...10 3.4 FINANČNÍ PLÁN...12 4 HRNUTÍ VÝLEDKŮ AUDITU...13 4.1 HRNUTÍ HLAVNÍCH ZJIŠTĚNÍ...13 4.2 HRNUTÍ HLAVNÍCH DOPORUČENÍ...14 5 ZJIŠTĚNÍ A DOPORUČENÍ...15 5.1 MINITERTVO PRO MÍTNÍ ROZVOJ ODBOR ROZPOČTU...16 5.2 ŘÍDÍCÍ ORGÁN REGIONÁLNÍ RADA REGIONU OUDRŽNOTI NUT II EVEROZÁPAD...17 PŘÍLOHA I: ZÁKONY, VYHLÁŠKY A UNEENÍ VLÁDY ČR...40 PŘÍLOHA II: NAŘÍZENÍ EU...41 PŘÍLOHA III: EZNAM DODANÉ DOKUMENTACE...42 PŘÍLOHA IV: EZNAM ZKRATEK...43
Výrok auditora 1 Výrok auditora
Úvod 2 Úvod Česká republika jako členský stát EU má s ohledem na čl. 71 nařízení Rady (E) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti povinnost poskytnout Evropské komisi informaci o nastavení řídících a kontrolních systémů pro nadcházející programové období let 2007 až 2013. Informace má zahrnovat popis organizace a procedur (procesů) u řídících orgánů, platebního a certifikačního orgánu a zprostředkujících subjektů a současně u auditního orgánu a ostatních subjektů vykonávajících audity z pověření auditního orgánu. Informace bude současně doplněna o zprávu popisující výsledek posouzení nastavení řídících a kontrolních systémů a vydání výroku k jejich souladu s ustanoveními článků 58 až 62 nařízení Rady (E) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti, přičemž skutečnosti zjištěné Auditem shody budou podkladem pro výše popsanou zprávu a výrok vypracované auditním orgánem a předkládané Českou republikou Evropské komisi. Ministerstvo financí ( MF ) České republiky ( ČR ) požádalo společnost PricewaterhouseCoopers ( PwC nebo Poskytovatel ) o provedení auditu shody plánovaných struktur pro implementaci strukturálních fondů ( F ) a Fondu soudržnosti ( F ) v ČR, (dále jen Audit ). Tento projekt je financován z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj a prostředků státního rozpočtu ČR. V souladu se zadáním této zakázky bylo předloženo 20 samostatných Zpráv o posouzení souladu ( ZP ) s výrokem jednotlivě pro každý operační program u strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, pro platební a certifikační orgán a pro auditní orgán. Tato zpráva obsahuje výsledky auditu jednoho z operačních programů, jmenovitě Regionální operační program NUT II everozápad (dále jen ROP everozápad ). Podrobný popis tohoto operačního programu je obsažen v druhé části této zprávy. 2.1 Cíle auditu Hlavním cílem auditu je v souladu s jeho zadáním ověřit, zda auditní orgán (AO), platební a certifikační orgán ( PCO ), řídící orgány ( ŘO ) a zprostředkující subjekty ( Z ) jsou připraveny na správu finančních prostředků ze F a F, a že řídící a kontrolní systémy v České republice jsou nastaveny v souladu s odpovídající legislativou evropského společenství ( E ). PwC by dále měla svými zjištěními upozornit auditní orgán na zásadní nedostatky v organizačním, administrativním, účetním a kontrolním uspořádání implementačních struktur České republiky a rovněž i na nedostatky zabezpečení informačních systémů sloužících k administraci, monitorování a kontrole čerpání prostředků z ERDF, EF a F prostřednictvím jednotlivých operačních programů a posoudit jejich závažnost. Za zásadní nedostatky se považují takové nedostatky, které by mohly mít negativní dopad na postavení ČR při čerpání předmětných finančních prostředků v novém programovém období 2007 2013. (4)
Úvod 2.2 Rozsah auditu Rozsah auditu je stanoven v zadání a pro ROP everozápad byl vymezen na ověření úrovně připravenosti ŘO na provádění správy podpory ze F. Přestože MF jako AO a PCO je součástí implementační struktury ROP everozápad, byl proveden samostatný audit AO a PCO a z tohoto auditu byla připravena samostatná ZP. Rozsah auditu pokryl všechny instituce, které se účastní implementace ROP everozápad a audit byl proveden na základě získaných informací a dokumentů vyjmenovaných v Příloze III této zprávy, interview se zaměstnanci implementační struktury a v relevantních případech na walk-through testech jednotlivých kontrol systému, vycházel z českých a evropských legislativních požadavků (Příloha I a II) a jeho výstupem je tato zpráva, v níž jsou soustředěny nálezy a doporučení z auditu, včetně výroku. V konkrétních relacích se audit zaměřil na posouzení následujících činností u všech zúčastněných institucí: 1. Přidělení funkcí, jmenování orgánů a oddělení funkcí (organizační struktura, nadefinované delegované pravomoci, písemné smlouvy, stav /kompetence/počet/odpovědnosti zaměstnanců, oddělení funkcí, písemné postupy); 2. Žádosti o financování (vyhlášení výzvy, hodnocení a výběr projektů); 3. Výběr dodavatelů; 4. Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádostí o platbu; 5. Informační systémy a počítačová bezpečnost; 6. Kontroly (podle čl. 60b Nařízení EK č. 1828/2006, veřejnoprávní kontrola, vnitřní kontrolní systém, nesrovnalosti); 7. Účetní postupy, archivace dokumentace a audit trail; a 8. Pověřený auditní subjekt. (5)
Úvod 2.3 Metodický přístup k auditu Hlavní činnosti v rámci našeho auditu byly zaměřeny hlavně na následující aktivity: Kontrola stávajících operačních manuálů, postupů, právních dokumentů a dalších relevantních materiálů viz Příloha III této zprávy; Identifikace interních kontrol nutných pro implementaci F; Pohovory se zaměstnanci; Kontrola testování funkčnosti systému implementace; Příprava průběžných zpráv; Příprava shrnutí zásadních otázek; a Příprava této zprávy o posouzení souladu. mlouva byla podepsána dne 13. února 2007. Zahajovací schůzka k projektu byla uspořádána 28. února 2007 na Ministerstvu financí. V rámci úvodní prezentace Poskytovatele byl představen předpokládaný přístup k provedení projektu včetně indikativního harmonogramu činností. Navržená auditní metodika pro fázi I. a III. byla v rámci operativní komunikace předána AO a PCO k odsouhlasení a komentáři. Následně probíhaly dle harmonogramu u jednotlivých OP, ROP a dalších subjektů implementace auditní práce v rámci fáze I a II zakončené vydáním manažerského dopisu nebo doporučení. Finální část auditu probíhala od 17. září 2007 do 7. prosince 2007. Na přípravu finální zprávy byl určen poslední měsíc. Audit byl proveden s ohledem na Regulatorní požadavky Evropské komise a národní legislativu České republiky, viz Přílohy I a II této zprávy. Nad rámec výše popsaných testů jsme se v rámci našeho auditu souladu a auditu systémů zaměřili v následujících oblastech na: Řídící struktura a organizace Existence jasné a přiměřené organizační struktury; Jasná definice delegovaných pravomocí a na základě písemných smluv; tav, kompetence, odpovídající počet, pracovní zařazení a odpovědnosti zaměstnanců v písemné podobě, programy vzdělávání; Oddělení funkcí; Existence písemných postupů; Archivace podpůrných dokumentů, systém evidence. (6)
Úvod 2.3 Metodický přístup k auditu (pokračování) Postupy pro pořádání výběrových řízení a uzavírání smluv Existence postupů pro pořádání výběrových řízení a uzavírání smluv; Postupy splňují pravidla publicity, vedení výběrového řízení, technického hodnocení, a uzavírání smluv; Archivace dokumentů, evidence. ledování implementace projektu Postupy věcné kontroly projektů (monitoring); Postupy finanční kontroly projektů Monitorovací indikátory. Řízení a kontrola prostředků ystém bankovních účtů a autorizační postupy, ystém dvojího podpisu, kontroly ve fázi před platbou, platby, rekonciliační postupy; Postupy auditu; Postupy autorizace plateb, které obsahují mechanismy pro zajištění uznatelnosti, úplnosti a správnosti podkladů, datum převzetí, soulad faktur se smlouvami, totožnost žadatele a fyzické kontroly. Účetní postupy, evidence a audit trail Postupy pro vykazování celkových nákladů, alokovaných nákladů, plateb a zůstatku. Rekonciliační postupy pro zajištění úplnosti, správnosti a existence účtů. Aktuální směnný kurz měny Euro; Existence psaných postupů; Postupy pro vedení a archivaci spisů; Existence audit trailu, který zachycuje provádění klíčových aktivit v rámci fází jednotlivých transakcí (počítačové a manuální audit traily). IT proces a počítačová bezpečnost Existence strategie a postupů pro oblast IT; Politika počítačové bezpečnosti, dohody o kvalitě služeb (LA); Údržba a správa prostředí IT; Kontrolní mechanismy pro prevenci neautorizovaného přístupu k software a datům; Zálohovací postupy. (7)
Úvod 2.3 Metodický přístup k auditu (pokračování) Interní audit zajišťující funkci pověřeného auditního subjektu Funkce interního auditu, například existence interního auditu, dovednosti a zkušenosti interních auditorů; Nezávislost funkce interního auditu; oulad s mezinárodně uznávanými standardy auditu; Existence centralizovaného kontrolního orgánu zajištění harmonizace, podpory a hodnocení práce jednotlivých týmů interního auditu v resortech/orgánech; tav, kompetence, odpovídající počet, pracovní zařazení a odpovědnosti zaměstnanců v písemné podobě, programy vzdělávání; Existence postupů v písemné formě; Archivace podkladů, systém evidence. Kontroly na místě Postupy pro zajištění kontrol na místě a jejich koordinace; Metody hodnocení rizik a výběru vzorků; Oddělení funkcí; Existence postupů v písemné formě; Archivace podkladů, systém evidence. Prevence, odhalování, řešení a vykazování nesrovnalostí Kontrola řízení, organizační, autorizační, operační kontrola, kontrola přístupu; Postupy hlášení; Následné postupy, včetně postupů pro inkaso prostředků; Existence postupů v písemné formě; Archivace podkladů, systém evidence. Výsledky posouzení dokumentace jsou prezentovány v části 4 této zprávy. 2.4 Poděkování Rádi bychom vyjádřili své poděkování a uznání zástupcům následujících institucí za čas a úsilí, které nám a tomuto projektu věnovali, a to jmenovitě: Regionální radě regionu soudržnosti NUT II everozápad. (8)
Regionální operační program NUT II everozápad 3 Regionální operační program NUT II everozápad 3.1 Historie programu ROP everozápad je jedním ze sedmi regionální operačních programů, které budou realizovány pro Cíl Konvergence dle Nařízení Rady (E) 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (E) č. 1260/1999 (dále obecné nařízení). 3.2 Cíle programu Globálním cílem ROP everozápad je zvýšení kvality fyzického prostředí regionu a přeměna ekonomických a sociálních struktur regionu jako předpoklad pro zvýšení atraktivity regionu pro investice, podnikání a život obyvatel. Prostřednictvím zvýšení atraktivity regionu bude docházet k jeho konvergenci k průměrné úrovni socioekonomického rozvoje ČR/ EU. Globální cíl ROP everozápad naplňuje 5 specifických cílů, jimž odpovídá věcná orientace prioritních os: moderní a atraktivní města, představující hlavní hybnou sílu ekonomického rozvoje regionu; venkovské oblasti, využívající místní i regionální potenciál pro zajištění plnohodnotného života obyvatel; dostupný region umožňující efektivní mobilitu svých obyvatel. ROP everozápad se sestává ze 5 prioritních os a 10 oblastí podpory: Prioritní osa 1: Regenerace a rozvoj měst Oblast podpory 1.1: Podpora rozvojových pólů regionu Oblast podpory 1.2: Podpora revitalizace a regenerace středních a malých měst Oblast podpory 1.3: Infrastruktura v oblasti rozvoje lidských Prioritní osa 2: Integrovaná podpora místního rozvoje Oblast podpory 2.1: Budování kapacity pro místní rozvoj, informovanost a osvěta Oblast podpory 2.2: Investice pro zlepšení fyzické infrastruktury Prioritní osa 3: Dostupnost a dopravní Oblast podpory 3.2: Rozvoj dopravní obslužnosti Prioritní osa 4: Udržitelný rozvoj cestovního ruchu Oblast podpory 4.2: Zlepšování kvality a nabídky ubytovacích a stravovacích zařízení Oblast podpory 4.3: Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů CR (9)
Regionální operační program NUT II everozápad 3.2 Cíle programu (pokračování) Prioritní osa 5: Technická asistence Oblast podpory 5.1: Podpora implementace ROP everozápad Oblast podpory 5.2: Podpora rozvoje a absorpční kapacity a publicity 3.3 Implementační struktura Implementační struktura ROP everozápad podle textu OP a PD: Řídící orgán (ŘO) Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad zodpovídá za řádné řízení a implementaci pomoci v rámci ROP everozápad; Platební a certifikační orgán (PCO) Ministerstvo financí (MF) 1 zodpovídá za celkové finanční řízení prostředků, které jsou ČR poskytovány ze strukturálních fondů; Auditní orgán (AO) Ministerstvo financí 1 /pověřený auditní subjekt (PA) 2 RR everozápad 1 Audit platebního a certifikačního orgánu a auditního orgánu byl proveden nezávisle na tomto auditu a byla z něho připravena i zvláštní ZP. 2 Pověřený auditní subjekt bude výkonávat audit systémů a auditů operací v rámci ROP z pověření auditního orgánu (10)
Regionální operační program NUT II everozápad 3.3 Implementační struktura (pokračování) Diagram 1. Implementační struktura ROP everozápad (11))
Regionální operační program NUT II everozápad 3.4 Finanční plán Finanční rámec ROP everozápad pro období 2007-2013, priority a zdroje ( ) (12)
hrnutí výsledků auditu 4 hrnutí výsledků auditu 4.1 hrnutí hlavních zjištění Na základě provedení auditu ROP everozápad jsme učinili závěr, že plánovaný systém implementace se nachází stále ve fázi značné rozpracovanosti. Nastavení postupů i implementační struktury v rámci ROP everozápad dosud není ujasněno a stav dokumentace neodpovídá změnám, které v ROP everozápad neustále probíhají. Hlavní zjištění našeho auditu plánované implementační struktury ROP everozápad lze shrnout do následujících bodů: Programová dokumentace je připravena v návaznosti na hlavní programový dokument ROP everozápad, který však k 17. září 2007 nebyl schválen. K 17. září 2007 nebyly stanoveny a zdokumentovány postupy pro některé významné prvky implementace, například postupy pro implementaci IPRM, postupy pro kontrolu veřejné podpory a dvojího financování, postupy pro řešení nesrovnalostí, postupy pro zadávání veřejných zakázek v rámci ŘO a postupy pro řízení finanční alokace (včetně rozpočtového procesu. Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky CRR bylo zjištěno, že informační systémy využívané v rámci ROP everozápad nebyly připravené pro zahájení čerpání: ke dni 17. září 2007 nebyly I MONIT7+/Benefit7 plně funkční. Funkce I MONIT7+/Benefit7 byly připraveny pouze pro procesy hodnocení a schvalování žádostí. Funkce týkající se navazujících kontrolních činností nebyly připraveny včetně vzorů formulářů monitorovacích zpráv, kontrolních listů a dalších. úpravy a vývoj systému MC2007 bude pokračovat i prvním čtvrtletí 2008, což má zásadní dopad na implementaci procesu a připravenost systému jako celku. V mnoha případech jsme zaznamenali nekonzistentnost existující dokumentace. V neposlední řadě bychom chtěli poukázat na nedostatečné personální zajištění v některých úsecích implementační struktury ROP a neexistenci postupů pro řízení lidských v rámci Úřadu regionální rady everozápad. Konkrétní identifikovaná zjištění jsou shrnuta v páté kapitole této zprávy. (13)
hrnutí výsledků auditu 4.2 hrnutí hlavních doporučení K zajištění legitimity veškeré programové dokumentace a dalších úkonů, které ŘO činí v rámci přípravy implementace programu, doporučujeme intenzívně jednat s Evropskou komisí a zajistit co nejdříve schválení ROP. Pro zjištění plné administrativní připravenosti na čerpání prostředků doporučujeme především dopracovat chybějící postupy a doplnit nedostatečně konkrétní postupy tak, aby umožňovaly jednoznačný a transparentní výkon činností. Dále doporučujeme odstranit identifikované nekonzistentnosti v existující dokumentaci a následně prověřit i konzistentnost nově dopracovaných nebo doplňovaných postupů. Dále je nutné, aby byly systémy MC2007, MONIT7+ a Benefit7 uvedeny do plného funkčního a provozního stavu. ohledem na zajištění dostatečné administrativní kapacity pro implementaci ROP everozápad doporučujeme definovat a urychleně uvést do praxe postupy pro efektivní řízení lidských zdrojů. Pro každé jednotlivé zjištění jsme formulovali konkrétní doporučení, která jsou uvedena v páté kapitole. (14)
5 Naše konkrétní zjištění a doporučení pro každý orgán implementační struktury ROP everozápad jsou uvedena v této části zprávy. Tyto nálezy a doporučení vycházejí z informací, které nám byly poskytnuty a které jsme posuzovali, a z pohovorů se zaměstnanci. Níže uvedené nálezy a doporučení by též měly být vnímány v kontextu skutečnosti, že k datu této zprávy jsou posuzované postupy pouze plánované. Budoucí funkčnost těchto postupů může záviset na okolnostech (například změny v personálním obsazení a zdrojích, změny v legislativě, apod.), které neexistovaly v době přípravy této zprávy, a v důsledku tohoto nejsme schopni dát a nedáváme záruku toho, že v budoucnosti budou tyto postupy fungovat tak, jak je plánováno. Ve zprávě používáme následující klasifikaci našich zjištění pro vyznačení priority zjištění a určení akčního plánu: Priorita V N Kritické zjištění, které představuje významný nesoulad plánovaného systému s odpovídajícími právními předpisy a dalšími požadavky nebo zjištění, které neumožnilo auditorovi vyjádřit výrok v dané oblasti. Odpovídající doporučení by mělo být realizováno okamžitě. Zjištění, které je významné v celkovém kontextu zajištění souladu s právními předpisy a které by mělo být prioritně vyřešeno během tří měsíců. Zjištění menší závažnosti, které by mělo být vyřešeno během pěti měsíců. Reference Referenční čísla uváděná v následující tabulce pro každé zjištění jsou výstupem auditního programu Poskytovatele a budou dále sloužit jako identifikátory k provedení dodatečných auditních prací u subjektů implementačních struktur. (15)
5.1 Ministerstvo pro místní rozvoj Odbor rozpočtu Postupy pro odbor rozpočtu MMR nejsou sice v kompetenci ŘO ROP everozápad, avšak spadají do implementační struktury ROP everozápad, a proto mají vliv na připravenost administrativních struktur operačního programu. EX.31 Finanční prostředky strukturálních fondů a národního spolufinancování ROP everozápad jsou součástí rozpočtové kapitoly MMR. MMR uvolňuje prostředky na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace do rozpočtu regionální rady. V této souvislosti považujeme za nutné upozornit na skutečnost, že MMR (odbor rozpočtu) jako poskytovatel dotace nemá v současné době stanoveny písemné postupy pro administraci žádostí o dotaci ze strany ROP. Rozumíme, že není v kompetenci ŘO stanovovat postupy pro instituce na národní úrovni. Nicméně administrativní prodlevy při administraci žádostí o dotaci mohou být rizikovým faktorem s ohledem na schopnost ŘO dostát závazkům vyplývajících ze smluv s příjemci. (16)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A1 Přidělení funkcí, jmenování orgánů a oddělení funkcí 5.2 Řídící orgán Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A1 Přidělění funkcí, jmenování orgánů a oddělení funkcí EX.1 EX.3 Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebyla zpracována analýza potřeb lidských zdrojů. Dále bylo zjištěno, že v rámci ÚRR nejsou stanoveny postupy pro pravidelné vyhodnocování potřeb lidských zdrojů a jejich aktualizaci. Předložená programová dokumentace (text ROP everozápad, PD, OM, dokumenty pro úroveň žadatelů a příjemců) nesplňují pravidla publicity definovaná v čl. 9 prováděcího nařízení. Z důvodu zajištění dostatečné administrativní kapacity pro implementaci ROP everozápad doporučujeme provést analýzu potřeb lidských zdrojů a do programové dokumentace formálně nastavit procesy pro její pravidelné vyhodnocování a aktualizaci. Z důvodu plnění legislativních požadavků doporučujeme upravit programovou dokumentaci tak, aby splnila pravidla publicity definovaná prováděcím nařízením. V (17)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A2 Žádosti o financování A2 Žádosti o financování EX.36 EX.9 EX.8 Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebyly stanoveny postupy pro implementaci IPRM (tzn. postupy pro jejich hodnocení, kontrolu a monitorování). Tato skutečnost má za následek, že ŘO ROP everozápad není schopen implementovat oblast podpory 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu. kutečnost zda-li žadatel obdržel veřejné prostředky dokládá žadatel jako přílohu projektové žádosti formou čestného prohlášení. Nelze však prakticky ověřit, zda-li je toto prohlášení pravdivé. Není vytvořen registr subjektů, které získaly veřejnou podporu v rámci stanovených výjimek, a to ani u subjektů, které získaly prostředky z fondů EU např. v minulých obdobích. Existuje riziko, že prostředky z fondů EU získají subjekty, které poruší pravidlo o veřejné podpoře, což s sebou nese důsledky jak pro daný subjekt, tak pro Českou republiku. Při auditu programové dokumentace bylo dále zjištěno, že v OM není uvedena kontrola souladu s pravidly veřejné podpory při kontrolách ex-ante. K datu auditu 17. září 2007 nebyl ROP everozápad schválený EK. Audit byl proveden na pracovních verzích programových dokumentů. V ROP everozápad může dojít ke změnám dle požadavků a připomínek ze strany EK, které se mohou promítnout do změn ostatní programové dokumentace. Ačkoli rozumíme faktu, že metodika implementace IPRM je komplexní téma, které se řeší ve spolupráci s dalšími ŘO, doporučujeme dopracovat tuto metodiku a postupy pro implementaci IPR zahrnout do programové dokumentace ROP everozápad. Z úrovně Ministerstva pro místní rozvoj, jako koordinátora strukturálních fondů v ČR, je nutné zajistit vytvoření jednotné databáze příjemců veřejné podpory. Tato databáze by měla obsahovat informace o všech projektech, které jsou spolufinancované z evropských i státních prostředků. Všechny ŘO a Z by následně měly do svých postupů zapracovat proces kontroly veřejné podpory. Dále doporučujeme při kontrolách ex-ante provádět kontrolu souladu s pravidly veřejné podpory a se skutečnostmi uvedenými v projektové žádosti. Doporučujeme urychleně jednat s EK o schválení ROP everozápad. EX.6 Pracovní postupy neobsahují žádné kontroly, které by měly Doporučujeme kontrolu zamezení dvojího financování nastavit V V (18)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A2 Žádosti o financování zamezit dvojímu financování výdajů v rámci daného programu, z jiných režimu podpory polečenství nebo vnitrostátních režimu podpor a za jiná programová období. Čestné prohlášení příjemce/žadatele dostatečně nenahrazuje tuto kontrolu. na 3 úrovních: 1) Projektová žádost oučástí žádosti o finanční podporu z ROP everozápad by mělo být čestné prohlášení žadatele, v rámci kterého žadatel uvede všechny projekty financované z prostředků EU a zároveň cestně prohlásí, že žádná z aktivit pro kterou požaduje financování nebyla podpořena z jiných režimu podpor polečenství nebo vnitrostátních režimu podpor a za jiná programová období. V rámci kontroly přijatelnosti by mělo být ověřeno, zda žadatel čestné prohlášení přiložil a zda neuvedl, že dojde k dvojímu financování. Z úrovně Ministerstva pro místní rozvoj, jako koordinátora strukturálních fondů v cestovním ruchu, je nutné zajistit vytvoření jednotné databáze příjemců. Tato databáze by měla obsahovat informace o všech projektech, které jsou spolufinancované z evropských i státních prostředků. Všechny ŘO a Z by následně měly do svých postupů zapracovat proces kontroly dvojího financování a to ve smyslu, povinnosti zkontrolovat IČO žadatele a název projektu s údaji v databázi příjemců. Tato kontrola by měla být přidána jako otázka do standardního kontrolního listu při hodnocení přijatelnosti projektové žádosti. 2) Žádost o platbu Druhý stupen kontroly je při ověřování žádosti o platbu, kdy musí být zkontrolováno, že je podepsáno čestné prohlášení s bodem "5. na aktivity projektu nečerpám a nenárokuji prostředky z jiného finančního nástroje EU ani z jiných národních veřejných zdrojů než je uvedeno v Právním aktu o poskytnutí podpory;". 3) kontrola na místě (19)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A2 Žádosti o financování EX.14 EX.20 Na základě posouzení hodnotících kritérií pro hodnocení projektových žádostí bylo zjištěno, že ŘO při administrativní kontrole a hodnocení projektových žádostí nekontroluje, zda jsou nastavené indikátory plnění v souladu s cíli projektu. Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že: a) pro oblast podpory 3.2 není v ROP everozápad, ani v prováděcím dokumentu uvedeno, že u projektů zakládajících veřejnou podporu bude podpora poskytnuta na základě notifikace EK. Otázka, zda došlo k ověření plnění pravidla zákazu dvojího financování, by rovněž mela být součástí kontrolního listu pro kontroly na místě. Doporučujeme při hodnocení projektových žádostí provádět kontrolu souladu indikátorů plnění s cíli projektu. Doporučujeme zahrnout kontrolu souladu indikátorů plnění s cíli projektů do programové dokumentace a hodnotících kritérií. Doporučujeme opravit postup v programové dokumentaci tak, aby veřejná podpora pro oblast podpory 3.2 byla poskytována na základě notifikace EK. Dále doporučujeme neprodleně jednat s EK o schválení notifikace pro oblast podpory 3.2. V ROP everozápad je uvedeno, že veřejná podpora pro prioritní osu 3 bude poskytnuta na základě: - Blokové výjimky na vnitrostátní regionální investiční podporu; - De minimis b) notifikace EK nebyla k 17. září 2007 schválena. Při auditu bylo zjištěno, že k datu auditu 17. září 2007 nebyla schválena notifikace EK o schválení podpory v oblasti 3.2. Existuje riziko, že ROP everozápad bude schválen EK (včetně oblasti podpory 3.2), přestože ŘO nemá schválenou notifikaci EK, na základě které může poskytovat veřejné prostředky pro oblast podpory 3.2. (20)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A2 Žádosti o financování EX.5 EX.7 Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že v OM na straně 12 je uveden nesprávný postup hodnocení projektových žádostí. Je zde uvedeno, že pokud hodnotitel při hodnocení přijatelnosti projektu zjistí nesplnění hodnotícího kritéria, hodnotitel v hodnocení dále nepokračuje a projekt je z dalšího procesu administrace vyřazen. Na základě rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že tento postup popsaný v OM je chybný, a že hodnocení všech kritérií přijatelnosti provádí do I MONIT7+ dva hodnotitelé. V případě, že se jejich hodnocení neshoduje, vedoucí OAP nebo jím pověřený pracovník OAP provede třetí, rozhodující hodnocení do I MONIT7+. Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že přílohy OM (např. Potvrzení o převzetí projektu, Oznámení o nesplnění podmínek přijatelnosti a vyřazení z dalšího procesu administrace, Potvrzení o nepřevzetí žádosti, Výzva k doplnění formálních náležitostí projektu, Výzva na plnění veřejné zakázky malého rozsahu atd.) nesplňují požadavky na publicitu dle článku 9 prováděcího nařízení, tj.: -odkaz na EU odkaz na fond ERDF ve znění "Evropský fond pro regionální rozvoj" prohlášení zdůrazňující přínos polečenství, nejlépe pak ve znění "Investice do vaší budoucnosti" Doporučujeme opravit postup kontroly přijatelnosti projektů v OM. Kontroly by měly být provedeny tak, aby bylo vždy dodrženo pravidlo 4 očí. Doporučujeme upravit přílohy OM a vzor výzvy na plnění veřejné zakázky malého rozsahu tak, aby splňovaly požadavky na publicitu dle článku 9 prováděcího nařízení. N (21)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A3 Výběr dodavatelů A3 Výběr dodavatelů EX.10 Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že ve směrnici číslo -3/2006, kterou se ŘO řídí při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, nejsou jednoznačně popsány postupy pro zadávání veřejných zakázek ŘO. Dále bylo zjištěno, že postup zadávání veřejných zakázek stanovený směrnicí číslo -3/2006 není plně v souladu s postupem zadávání veřejných zakázek platným pro příjemce tak, jak je uveden v příloze č. 2 Příručky pro příjemce. Doporučujeme doplnit postup zadávání veřejných zakázek zejména o: postup otevírání obálek s jednotlivými nabídkami, evidenci všech nabídek, ustavení komise pro otevírání obálek a vypracování protokolu o otevírání obálek postup pro kontrolu nedělitelnosti předmětu zakázky, stanovení odpovědné osoby/oddělení za kontrolu nedělitelnosti předmětu zakázky způsob předkládání nabídek jednotlivými dodavateli a lhůt pro předkládání nabídek postup pro evidenci hodnocení prostup pro vysvětlení abnormálně nízkých nabídek postup pro uzavírání smlouvy s vybraným dodavatelem V Pro zadávání veřejných zakázek u projektů Technické pomoci jsou platná jak pravidla uvedená ve směrnici číslo -3/2006, tak pravidla platná pro všechny příjemce uvedená v příloze č. 2 Příručky pro příjemce. Proto oba tyto postupy musí být vzájemně v souladu. Doporučujeme oba postupy zadávání veřejných zakázek sjednotit tak, aby byly vzájemně v souladu. EX.13 Na základě posouzení programové dokumentace upravující zadávání veřejných zakázek ŘO bylo zjištěno, že měrnice číslo -3/2006 neupravuje postup pro případ abnormálně nízkých nabídek. Doporučujeme doplnit postup pro případ abnormálně nízké nabídky ve směrnici číslo -3/2006. Tento postup by měl obsahovat požadavek na vysvětlení abnormálně nízké nabídky, posouzení tohoto vysvětlení ŘO a popř. vyřazení abnormálně nízké nabídky z dalšího hodnocení. (22)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A3 Výběr dodavatelů EX.4 EX.11 EX.12 Na základě posouzení programové dokumentace upravující zadávání veřejných zakázek ŘO bylo zjištěno, že měrnice č.-3/2006 ředitele úřadu Regionální rady pro zadávání veřejných zakázek neupravuje postup pro kontrolu nedělitelnosti předmětu zakázky. Dále bylo na základě rozhovorů s pracovníky ÚRR zjištěno, že kontrola nedělitelnosti předmětu zakázky není ŘO kontrolována. Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že směrnice číslo -3/2006 upravující zadávání veřejných zakázek ŘO neobsahuje postup otevírání obálek a vypracování Zprávy o otevírání obálek. Na základě posouzení programové dokumentace bylo zjištěno, že směrnice číslo -3/2006 upravující zadávání veřejných zakázek ŘO neobsahuje informaci, zda-li dodavatelé dostávají potvrzení o přijetí jejich nabídky. Doporučujeme doplnit postup pro kontrolu nedělitelnosti předmětu zakázky do měrnice č. -3/2006 ředitele úřadu Regionální rady pro zadávání veřejných zakázek. Doporučujeme určit osobu/oddělení, které bude jednotlivé zakázky evidovat a provádět kontrolu nedělitelnosti předmětu zakázky v souladu se zákonem o veřejných zakázkách. Doporučujeme doplnit směrnici o postup otevírání obálek s nabídkami a vypracování zprávy o otevírání nabídek obsahující informaci o počtu nabídek, odstoupení, nabídek nesplňujících podmínky včetně odůvodnění a nabídkové ceny. Doporučuje doplnit směrnici číslo -3/2006 upravující zadávání veřejných zakázek ŘO o postup předkládání nabídek dodavateli obsahující informace o tom, v jaké formě a kam mohou být nabídky předkládány, zda-li dodavatelé dostávají potvrzení o přijetí nabídky a jakým způsobem ŘO eviduje přijaté nabídky. N N (23)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A4 Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádosti o platbu A4 Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádosti o platbu EX.47 EX.52 EX.2 EX.45 Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebyly nastaveny postupy pro kontrolu plnění pravidel veřejné podpory v průběhu realizace projektů. Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebylo řešeno, jakým způsobem budou předávány dokumenty související s realizací projektů (zejména v případě kontrolních činností) mezi jednotlivými odbory a odděleními ÚRR. V OM (kapitola 9 Finanční řízení) a PPP (kapitola 3 Monitoring projektu) je uvedeno, že zprávy o realizaci projektů budou příjemci předkládány v tištěné podobě na formulářích, které jsou přílohou PPP. Naproti tomu kapitola 11 OM Monitoring programu uvádí, že tyto zprávy budou podávány prostřednictvím I BENEFIT7. Nicméně I BENEFIT7 tuto funkcionalitu ke dni 17. září 2007 neobsahoval. Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že postupy pro kontrolu projektů jsou popsány v několika kapitolách OM bez vzájemných odkazů. Toto činí dokumentaci nepřehlednou a není tak možné vysledovat logickou návaznost jednotlivých kroků. ohledem na povinnost ŘO zajistit podle článku 60a obecného nařízení, aby všechny operace byly v souladu s relevantními právními předpisy, doporučujeme nastavit postupy pro kontrolu plnění pravidel veřejné podpory v průběhu realizace projektů. ohledem na zajištění dostatečné auditní stopy (audit trail) doporučujeme jednoznačně stanovit způsob předávání dokumentů mezi jednotlivými odbory a odděleními v rámci ÚRR (např. na základě předávacího protokolu apod.) Doporučujeme provést revizi OM a další programové dokumentace tak, aby byla vzájemně v souladu. Zároveň doporučujeme, aby programová dokumentace obsahovala aktuální informace o povinnostech žadatelů a příjemců. Z důvodu zajištění maximální přehlednosti a logičnosti doporučujeme v OM každý proces popsat na jednom místě (kapitole) a v případě nutnosti použít v ostatních kapitolách pouze odkazy. V (24)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A4 Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádosti o platbu EX.46 Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci ROP everozápad nejsou stanoveny postupy pro kontrolu křížového financování. EX.48 Monitorování věcné realizace projektu se podle O (kapitola 9 Finanční kontrola) provádí na základě předkládaných průběžných monitorovacích zpráv, resp. monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu. OM nicméně nestanovuje postupy pro kontrolu těchto zpráv. EX.49 EX.50 Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci ROP everozápad nejsou stanoveny postupy v případě, že věcná realizace projektů neprobíhá v souladu se stanoveným harmonogramem. OM (kapitola 9 Finanční kontrola) stanovuje, že kontrolu dokumentace k veřejným zakázkám vyhlašovaných příjemce provádí pracovník příslušného ORKP na pozici kontrolor. OM nicméně nestanovuje způsob jmenování tohoto kontrolora a zároveň nestanovuje zajištění řídícího dohledu nad touto kontrolou. Podle čl. 60 odst. a obecného nařízení musí ŘO zajistit, aby všechny operace po celou dobu realizace zůstávaly v souladu s relevantními právními předpisy. Z tohoto důvodu doporučujeme zařadit kontrolu křížového financování jako součást kontrolních činností v rámci ROP everozápad. ohledem na zajištění objektivního posuzování uvedených monitorovacích zpráv doporučujeme stanovit standardní kontrolní postupy pro monitorování věcné realizace projektů (např. stanovení odpovědností za kontrolu, interní lhůty pro administraci zpráv, kontrolní listy, postupy v případě zjištěných nedostatků, postupy v případě nedostatečné věcné realizace, zajištění řídící kontroly atd.). ohledem na předcházení nesrovnalostem při realizaci projektů doporučujeme tyto postupy stanovit. Doporučujeme ŘO nastavit systém sledování čerpání prostředků na úrovni projektů a dále systém včasného varování, aby příjemci měli možnost přijmout opatření, které povedou ke zlepšení situace. ohledem na zajištění jednoznačného určení odpovědností doporučujeme v OM definovat postupy pro určení odpovědného kontrolora ORKP pro kontrolu veřejných zakázek a zároveň doporučujeme v OM popsat postupy zajišťující řídící dohled. (25)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A4 Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádosti o platbu EX.54 EX.56 EX.51 EX.53 Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci kontrol žádostí o platbu není zajištěna řídící kontrola správcem rozpočtu. OM (kapitola 8 Finanční řízení) stanovuje pouze kontrolní postupy příkazcem operace (vedoucí ÚORP) a hlavním účetním (pracovník FO). Implementace projektů technické pomoci realizovaných ŘO ROP everozápad se řídí OM (kapitola 15 Řízení a realizace technické asistence) a finanční toky v rámci ex-ante plateb se řídí kapitolou 8 Finanční řízení. Tyto kapitoly podrobně nestanovují postupy pro provedení zálohové platby na zvláštní účet technické pomoci (zejména zajištění řídící kontroly před proplacením) a pro závěrečné vyúčtovaní, aby bylo zajištěno, že celá částka poskytnuté zálohové platby je kryta uskutečněnými výdaji. PPP (kapitola 3.2 Etapová zpráva se žádostí o platbu a kapitola 3.3 Závěrečná zpráva projektu) stanovuje, že příjemce je povinen dokládat jako přílohy žádosti o platbu originály i kopie účetních dokladů. OM nicméně nestanovuje postupy, jak má být s těmito doklady naloženo. Na základě rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že finanční manažer ORKP přebírající zprávu o projektu se žádostí o platbu zkontroluje soulad originálů účetních dokladů s jejich kopiemi a originály následně vrátí příjemci. OM (kapitola 7 Administrativní postupy) stanovuje, že změny v projektech administrují pracovníci OAP. Nicméně OM nestanovuje povinnost OAP informovat ORKP o schválených změnách v projektech, aby k nim mohlo být přihlédnuto v rámci kontrolních činností. ohledem na zajištění souladu všech činností v rámci implementace ROP everozápad s ustanoveními zákona o finanční kontrole doporučujeme v řídící dokumenty nastavit kontrolní postupy správce rozpočtu v případě kontrol žádostí o platbu. ohledem na zajištění řádného finančního řízení projektů doporučujeme uvedené postupy detailně popsat v OM. ohledem na zajištění souladu postupů popsaných v OM s prováděnou praxí doporučujeme definovat postupy pro kontrolu souladu originálů účetních dokladů s kopiemi (např. označení razítkem ŘO). ohledem na zajištění dostatečných informací pro kontroly doporučujeme tuto povinnost formálně stanovit v OM. N N (26)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A4 Kontrola finanční a věcné realizace projektů včetně zpracování žádosti o platbu EX.55 EX.57 EX.58 EX.59 Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že kontrolní postupy žádostí o platbu nezahrnují následující kroky: kontrolu, zda monitorovací hlášení se žádostí o platbu bylo podepsáno oprávněnou osobou příjemce; kontrolu, zda žádost o platbu nebo její část nebyla proplacena dříve. Na základě předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci ROP everozápad nebyly ke dni 17. září 2007 stanoveny postupy pro sledování zpoždění předkládání etapových/závěrečných zpráv se žádostí o platbu. Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci ROP everozápad nejsou stanoveny pravidla pro převod finančních údajů na EUR v relevantních případech (např. vystavení souhrnné žádosti, přepočet zbytkové alokace před vyhlášením výzvy apod.). mlouva o poskytnutí dotace stanovuje možnost udělit příjemci smluvní pokutu v případě zmaření účelu smlouvy. Řídící dokumentace nicméně detailně nepopisuje důvody pro udělení smluvní pokuty, postupy pro její udělení a odpovědnosti relevantních pracovníků ÚRR v tomto procesu. ohledem na předcházení nesrovnalostem doporučujeme do kontrol žádostí o platbu zahrnout uvedené kroky. ohledem na předcházení riziku neplnění pravidla N+2/N+3 doporučujeme tyto postupy stanovit. ohledem na zajištění efektivního a správného řízení finanční alokace ROP everozápad doporučujeme tyto postupy stanovit. ohledem na zajištění všech činností v rámci implementace ROP everozápad doporučujeme tyto postupy nastavit tak, aby byly zřejmé následující skutečnosti: jednoznačné určení důvodů pro udělení smluvní pokuty; stanovení odpovědné osoby za přípravu návrhu na udělení smluvní pokuty a jeho schválení; interní postupy v rámci ÚRR pro udělení smluvní pokuty; postupy pro vymáhání smluvních pokut. N N N N (27)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A5 Informační systémy A5 Informační systémy EX.25 EX.21 Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky ÚRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebyly formálně zajištěny procesy na ochranu informační sítě v rámci ÚRR. Informační systém MC2007, který je v kompetenci odboru správy monitorovacího systému (OM, Ministerstvo pro místní rozvoj) není zatím plně funkční. Přestože je systém MC2007 z velké míry připraven pro zpracování transakcí F/CF/EFF v novém programovacím období a byl připravován v souladu s požadavky Nařízení Rady (E) č. 1083/2006 a 1198/2006, jejich prováděcích pravidel a na základě technických specifikací obdržených od EK, existují některé funkcionality, které k datu vydání výroku 17. září 2007 nebyly vytvořeny, otestovány a formálně předány do rutinního provozu. ohledem na zajištění bezpečnosti dat v rámci ÚRR doporučujeme stanovit interní postupy zabezpečující zejména: přidělování přístupových práv uživatelům; procesy archivace a zálohování dat; tvorby a testování havarijních plánů. Doporučujeme věnovat velkou pozornost stanovení přesného harmonogramu a klíčových milníků pro dokončení implementace plné funkcionality aplikace MC2007, provést její testování, a to včetně testování na návazné systémy a formální převzetí od dodavatelské firmy. Chápeme, že úpravy a vývoj systému MC2007 je prováděn na základě obdržených technických specifikací, které jsou postupně zasílány z EK. Z tohoto důvodu je harmonogram vývoje a dalších úprav přizpůsobován a bude pokračovat i prvním čtvrtletí 2008, což má zásadní dopad na implementaci procesu a připravenost systému jako celku. V V Na základě dokumentu s termíny pro zpracování jednotlivých oblastí se předpokládá, že plná funkcionalita aplikace MC2007 bude dovyvinuta v období listopad 2007 březen 2008, tzv. II etapa. V rámci této etapy by měl být definitivně dokončen vývoj zejména v následujících oblastech: 1. Odhady pravděpodobných žádostí o platbu (zapracování prostřednictvím interface) 2. Rozšíření zpětná vazba import dat do C2007 ze FC2007 3. Odesílání dokumentů 4. Řídící a kontrolní systémy členských států Dále doporučujeme věnovat pozornost aktualizaci Uživatelské příručky pro MC pro nově implementované funkcionality systému tak, aby věrně zobrazovala stav systému. Pro funkcionality doplněné po 17. září 2007 rovněž doporučujeme provést walk-through testy pro ověření automatického přenosu dat s jednotlivými návaznými systémy. (28)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A5 Informační systémy EX.22 5. Velké projekty 6. Audit 7. Výroční a závěrečná zpráva Na základě předložených dokumentů (krizových plánů, respektive havarijních plánů) odborem informatiky a odborem správy monitorovacího systému MMR, Centrem pro regionální rozvoj a provedených interview s odpovědnými pracovníky výše uvedených institucí jsme vyrozuměli, že k datu udělení výroku (tj. k 17. září 2007) nebylo zajištěno plnohodnotné vybavení záložního pracoviště pro provoz monitorovacího systému. V prosinci 2006 byla vypracována studie pro řešení havarijních situací a následně byla vybrána lokalita/objekt pro záložní pracoviště pro případ totálního výpadku (nedostupnosti) primární infrastruktury ať již na úrovni centrální (MMR) nebo na úrovni CRR. Ze zjištěných informací dále vyplývá, že k výše uvedenému datu nebyl k dispozici odpovídající hardware (zejména pro databázové servery), infrastruktura záložního pracoviště, licence pro software. Případná obnova monitorovacího systému plně závisí na tzv. "nákupní strategii", což významným způsobem ovlivňuje potřebný celkový čas na obnovu monitorovacího systému (řádově v týdnech). Na základě revize předložené dokumentace dále vyplynulo, že krizové plány na úrovni MMR pro monitorovací systém neobsahují klíčové informace a kontakty, nerespektují princip zastupitelnosti členů týmu obnovy, chybí potřebný detail jednotlivých činností a časů obnovy stejně tak přehled potřebných komponent pro obnovu činnosti monitorovacího systému. Plány obnovy činnosti (rovněž havarijní plány či krizové plány) jsou jedním ze zásadních dokumentů pro oblast řízení provozních rizik. Cílem těchto plánů je zejména vymezení zdrojů, zdokumentovaní rolí, odpovědností a postupů činností jednotlivých týmů, respektive osob při obnově systému. Doporučujeme provést aktualizaci plánů obnovy činnosti pro jednotlivé komponenty monitorovacího systému a to jak na úrovni MMR, tak CRR a to v souladu s aktivitami MMR vedoucími k vybudování záložního centra. Dále doporučujeme nastavit mechanismus pravidelné aktualizace a testování plánů tak, aby bylo možné dodržet definované časy obnovy jednotlivých částí monitorovacího systému. Dále doporučujeme stanovit přesný harmonogram a monitorovat milníky projektu budování plnohodnotného záložního pracoviště nejen pro monitorovací systém. V (29)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A5 Informační systémy EX.23 Havarijní plány CRR poskytnuté auditorovi nejsou v současné době aktualizovány a neobsahují přesné informace (např. složení týmu obnovy, vymezení systémů, které jsou předmětem obnovy apod.). Jak jsme byli informováni pracovníky CRR, aktualizace a testování plánů by mělo být provedeno v průběhu 4. čtvrtletí 2007. Na základě rozhodnutí ministerstva pro místní rozvoj (č. 132) byly na CRR delegovány pravomoci a povinnosti mj. obsahující zajištění rozvoje, správy a provozu informačních systémů Benefit7 a MONIT7+ pro programovací období 2007 2013. výjimkou OP Doprava, OP Konkurenceschopnost, OP Adaptabilita, OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost, OP Podnikání a inovace, OP Životní prostředí, OP výzkum a vývoj pro inovace uzavřely jednotlivé řídící orgány do 17. září. 2007 s CRR smlouvu o zajištění provozu, podpory a rozvoje aplikací Benefit7 a MONIT7+ (ŘO OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost uzavřel s CRR smlouvu až k 8. října. 2007). Na základě protokolů o předání a převzetí a informací doplněných v průběhu interview se zodpovědnými pracovníky CRR jsme vyrozuměli, že k datu udělení výroku tj. k 17. září 2007 byly do produkčního prostředí provozovaného CRR předány informační systémy pouze tří řídících orgánů (ke stejnému datu byly vyhlášeny výzvy): ROP V, 17. září 2007, ROP JV, 17. září 2007, ROP M, 6. září 2007. Vzhledem ke skutečnosti, že informační systémy Benefit7 a MONIT7+ tvoří podporu základních procesů, ale i podporu Přestože v průběhu 3. a 4. čtvrtletí 2007 došlo k dalším předání I ŘO do produkčního prostředí, doporučujeme řídícím orgánům jednotlivých operačních programů revidovat stávající stav funkcionalit obou aplikací, na základě zjištěných skutečností (porovnání s cílovým stavem) vytvořit detailní harmonogram vývoje a testování, provést formální testování (testování celého životního cyklu žádosti - od žádosti o projekt, přes žádost o financování až po schválení závěrečné monitorovací zprávy, a to včetně datových přenosů do návazných I jako např. MC2007) a následně formálně předat aplikace do produkce. V (30)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A5 Informační systémy EX.24 EX.26 činnosti vlastní implementační struktury jednotlivých OP lze jejich nedokončený vývoj klíčových funkcionalit, neukončený proces formálního testování (včetně walk-through testů) či nenasazení těchto informačních systémů do produkčního prostředí považovat za významné riziko ohrožující fungování daného OP. Na základě studia předložené dokumentace a rozhovorů s pracovníky CRR bylo zjištěno, že ke dni 17. září 2007 nebyly I MONIT7+/Benefit7 plně funkční. Funkce I MONIT7+/Benefit7 byly připraveny pouze pro procesy hodnocení a schvalování žádostí. Funkce týkající se navazujících kontrolních činností nebyly připraveny včetně vzoru formulářů monitorovacích zpráv, kontrolních listů atd. Na základě studia předložené dokumentace bylo zjištěno, že v rámci ROP everozápad nejsou formálně nastaveny postupy upravující interní procesy pro změnové řízení I MONIT7+ a I Benefit 7+. ohledem na zajištění celkové připravenosti implementačního systému strukturálních fondů doporučujeme dopracovat všechny funkcionality I MONIT7+/Benefit7. ohledem na zajištění bezproblémového fungování monitorovacích systémů v rámci ROP everozápad doporučujeme v O detailně popsat následující postupy: změnové řízení I MONIT7+ a I Benefit7 v rámci ÚRR; testování provedených změn; archivace relevantních dokumentů (např. žádostí o přístupová práva, testovacích protokolů apod.). (31)
5.2 Řídící organ Regionální rada regionu soudržnosti NUT II everozápad A6 Kontroly A6 Kontroly EX.15 EX.19 V organizačním struktuře RR je Odbor auditu podřízen řediteli Úřadu regionální rady regionu soudržnosti everozápad. Podle ustanovení zákona o finanční kontrole a zákona o podpoře regionálního rozvoje by měl interní audit být podřízen předsedovi RR. K 17. září 2007 neměl Odbor auditu vypracovány konkrétní písemné postupy pro provádění interních auditů v podmínkách RR everozápad. Na těchto postupech se pracuje, základní metodika se čerpá s Manuálu interního auditu krajského úřadu, současně bude přihlíženo k metodickým pokynům AO pro činnosti PA. Dle zákona o finanční kontrole je interní audit je funkčně nezávislý útvar, organizačně oddělený od řídících výkonných struktur, který je přímo podřízen vedoucímu orgánu veřejné správy (dále jen VOV ), jenž zároveň zajišťuje funkční nezávislost a organizační oddělení interního auditu od řídících výkonných struktur. Za osobu oprávněnou jednat jménem Regionální rady navenek a tudíž za VOV Regionální rady je v souladu s 16f zákona o podpoře regionálního rozvoje, je třeba považovat předsedu Regionální rady, který je jejím statutárním orgánem a ze své činnosti se zodpovídá výboru. Interní audit by tedy měl být přímo podřízen předsedovi Regionální rady. Z důvodu zajištění dodržení všech ustanovení zákona o finanční kontrole doporučujeme stanovit schválené a závazní písemné postupy pro interní audit v podmínkách RR everozápad. Postupy by měly zahrnovat: přípravu a schvalování auditních plánů a jejich změn, postupy při výkonu auditů včetně formy a obsahu auditních spisů, archivace a řízení přístupu k datům interního auditu, předávání výsledků, sledování plnění doporučení, postupy pro sledování a zvyšování kvality interního auditu. V V (32)