Case Study google apps jako cesta k finančnímu ozdravení společnosti hlds
KDO JE HLDS Hradecká lesní a dřevařská společnost se od roku 1994 zabývá velkoobchodem se dřevem. Hledá, nakupuje a následně prodává dřevo od státu i soukromých majitelů. Původně firma měla více než 80 zaměstnanců a obrat 5 miliard korun ročně, po skončení státní zakázky pro Lesy České republiky došlo ke skokovému snížení stavu na 30 zaměstnanců a k nutnosti celkové restrukturalizace. Hlavní část zaměstnanců se zabývá prodejem a fakturací. Přibližně polovina zaměstnanců je umístěna na centrále, zbytek představují obchodníci, kteří celou pracovní dobu tráví v terénu po celé České republice. S ohledem na zaměření společnosti je většina obchodníků vysokoškolsky vzdělána v lesnických oborech, celkový věkový průměr je spíše vyšší a s výjimkou některých oddělení je zkušenost s počítačem a dalšími moderními technologiemi relativně nízká. VÝCHOZÍ PODMÍNKY IT oddělení čítá pouze dva zaměstnance, software má na starosti jeden z nich. Stejně jako velká část firem, které přecházejí na Google Apps, využívala společnost v předchozím období řešení Microsoft Exchange, přičemž správa a umístění řešení byly outsourcovány. Kromě vysokých finančních nákladů byla hlavním důvodem nespokojenosti se stávajícím řešením jeho strnulost a pomalý vývoj, kdy na změny přicházející nikoliv průběžně, ale pouze v rámci nových verzí a na očekávaná vylepšení, je třeba dlouho čekat.
ÚSPĚŠNÁ REDUKCE NÁKLADŮ Hlavním důvodem migrace byla snaha o maximální možnou úsporu, která zároveň musela být realizována co nejrychleji. Díky přechodu k vlastnímu řešení v podobě Google Apps dosáhla v případě společnosti HLDS částky 320 tisíc korun ročně a náklady na celý rok nyní představují dřívější platbu za jediný měsíc. Naše firma se dostala do fáze, kdy buď ušetří, nebo nepřežije. Rozhodli jsme se udělat to první. Byla tu možnost hledat open-source produkty nebo levnější alternativy stávajícího řešení, ale poměrně rychle jsme vybrali Google Apps. Je to dobře zavedený a velice progresivní systém s ověřitelnou kvalitou, který už řadu let nabízí možnosti, které jiné systémy teprve slibují. Byli jsme ochotni vzdát se ve jménu úspor i části funkčnosti, tu se ale naopak povedlo současně zvýšit. Michal Půža, vedoucí IT oddělení
PODPORA MOBILITY, DALŠÍ CESTA K ÚSPORÁM Společnost současně s migrací na Google Apps urychluje přechod na chytré telefony a využívá zejména hluboké integrace řešení s operačním systémem Android. Dostupnost dokumentů a dalších dat na cestách v nezměněné kvalitě se ukazuje jako klíčový benefit především pro tým externích obchodníků. Část zaměstnanců pro komunikaci používá Chat a konference Hangouts, v současnosti nicméně vzniká širší koncepce využití těchto nástrojů. V plánu je zavést ve firmě on-line konference Hangout a zrušit tak pravidelnou celofiremní poradu jednou měsíčně, na kterou se obchodníci sjíždějí z různých koutů republiky. To umožní dále snížit náklady na pohonné hmoty v řádu desítek tisíc korun a současně zvýšit frekvenci schůzek a tím i efektivitu řízení obchodu.
PŘIJETÍ GOOGLE APPS ZAMĚSTNANCI S ohledem na konzervativní složení zaměstnanců zpočátku panovaly obavy z přijetí Google Apps, které se ale nepotvrdily. Odezva byla velice pozitivní díky praktickým přínosům a celkové srozumitelnosti a intuitivnosti řešení. Většina uživatelů měla vlastní předchozí zkušenost s webovým e-mailem od Seznamu a někteří využívali Gmail, koncept práce bez e-mailového klienta pro ně tedy nebyl nový. Osvědčilo se úvodní proškolení zaměstnanců a vytvoření skupiny early adopters, kteří již v době migrace byli vybaveni pokročilejšími znalostmi Google Apps.» Báli jsme se, že uživatelé změnu v konceptu oproti Outlooku nepřijmou, ale oni ji nyní sami považují za hlavní výhodu. Přejít od složek ke štítkům a podobně vyžadovalo určitý mentální posun. Byli jsme příjemně překvapeni přátelskou reakcí a tím, že naši uživatelé Google Apps od počátku považují za mnohem lepší a chytřejší řešení. Michal Půža, vedoucí IT oddělení V praxi zaměstnanci uvítali především mnohonásobné zvětšení kapacity schránky na 25 GB a zbavení se nutnosti jejího pravidelného promazávání. Kladně je hodnocena i pružnost a otevřenost celého systému, zejména ve srovnání s nástroji Exchange a Outlook. Pokročilejší uživatelé oceňují a aktivně využívají možnosti sdílených dokumentů pro práci z domova (Google Drive, Dokumenty).
DALŠÍ VYUŽÍVANÉ NÁSTROJE A SLUŽBY Kromě zmíněných služeb jsou ve společnosti využívány Kalendáře pro rezervaci firemních zdrojů a sdílení časových harmonogramů. Dokumenty slouží pro sdílení aktuálních dat o vývoji trhu mezi odděleními i s obchodníky v terénu, a také jako prostor v cloudu určený pro zálohování důležitých dokumentů, jejichž dostupnost dosud závisela na konkrétním počítači. Svůj vnitřní informační systém společnost provozuje v rámci nástroje Sharepoint, k němuž má však obdobné výhrady jako k nástrojům Exchange a Outlook. Postupně je tak jako otevřenější a progresivnější alternativa zaváděna služba Weby Google, která má Sharepoint v této roli v průběhu času nahradit.
PROCES ROZHODOVÁNÍ A ZMĚNY Rozhodovací procesy v rámci HLDS jsou jednoduché a přímé. Fáze vyhledávání řešení trvala přibližně měsíc, s ohledem na finanční priority o volbě Google Apps rozhodl vedoucí IT oddělení po konzultacích s generálním ředitelem. S ohledem na výši každoměsíční finanční úspory padlo rozhodnutí o nasazení takřka okamžitě. Migrace schránek proběhla zcela bez komplikací, dílčí problémy s migrací archivu byly způsobeny nepřipraveností doposud využívaného řešení. Implementaci Google Apps zajišťovala společnost Netmail s.r.o., autorizovaný partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů. Po technologické stránce proběhlo vše naprosto v pořádku. Je příjemné moci se spoléhat na řešení, o nějž se nepřetržitě starají profesionální týmy po celém světě. Díky využívání Google Apps není třeba starat se o to, aby nespadl server, ale máme prostor uvažovat nad naší vlastní koncepcí a vizí, nad tím, jak tuto moderní technologii co nejlépe využít. Práce v rámci IT se tak stává smysluplnější. Michal Půža, vedoucí IT oddělení
BEZPEČNOST GOOGLE APPS Zabezpečení Google Apps je považováno za spolehlivé a adekvátní. Společnost HLDS postupuje v souladu s certifikátem bezpečnosti informací ISMS a řešení Google je v tomto ohledu s používanými postupy zcela kompatabilní a vychází jim vstříc (např. pravidelné změny hesel a další opatření). Dvoustupňová autentifikace zatím není vynucena, v budoucnu je nicméně pravděpodobná její aktivace pro některé uživatele. Z pohledu administrace účtů je oceňováno jednotné, ucelené a srozumitelné rozhraní, které na správce neklade přehnané nároky. Je dobře, že se zároveň můžeme opřít o podporu poskytovanou společností Netmail. To nám dodává další jistotu. S jejím přístupem k přechodu na Google Apps jsme byli velice spokojeni a atmosféra spolupráce byla velmi přátelská. Michal Půža, vedoucí IT oddělení