7.10.2009 IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace Ing. Vladislava Dejmková 1
Výchozí pojmy Elektronické dokumenty Datové schránky Archivace Elektronická faktura formát ISDOC Workflow
Schéma elektronické komunikace A Kancelářský systém (Lotus Notes) Spisová služba Systém pro správu dokumentů (DMS)
Schéma elektronické komunikace B Workflow Evidence faktur -Import ISDOC -zobrazení faktury -odeslání do WF -vrácení z WF Denní soubory -import z evidence faktur - Import ISDOC - zobrazení faktury - doplnění údajů - zaúčtování
Schéma elektronické komunikace C e-mail Prodej - Export faktur v formátu ISDOC
Datové schránky Datová schránka elektronické úložiště, do kterého jsou doručovány datové zprávy; komunikační kanál mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami ISDS informační systém datových schránek Ve smyslu zákona 300 a 301/2008 Sb. Další informace na www.datoveschranky.info
Datové schránky termíny Od 1.7.2009 zřizování schránek orgánům veřejné moci a právnickým osobám Od 1.11.2009 aktivace + ostrý provoz schránek Od 1.1.2010 navíc výměna zpráv mezi soukromými subjekty faktury, žádosti o zaplacení Od 1.7.2010 výměna dokumentů libovolného obsahu
Konektor na Datové schránky Microsoft nabízí zdarma konektor na Datové schránky Jednoduché řešení na evidenci dokumentů s vazbou na datové schránky Jde o doplněk Microsoft Outlook 2007 určený především organizacím z oblasti veřejné správy a školství umožňuje provádět příjem, evidenci, vyřizování a odesílání dokumentů ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. Typický uživatel: obec bez stavebního úřadu a matriky, mateřská škola, školní jídelna Více informací na www.microsoft.com/cze/datoveschranky/
Datové schránky a IS Orsoft Radnice Zatím nebude obsahovat kompletní obsluhu datových schránek Komunikaci s datovými schránkami zajišťují primárně Spisové služby, Kancelářské systémy či konektor IS Orsoft pracuje pouze s některými dokumenty (faktury, objednávky ) Vybrané dokumenty bude IS Orsoft zasílat do datové schránky (od 2010)
Archiv elektronických dokumentů Růst počtu elektronických dokumentů = vyšší nároky na archivaci Možnosti archivace: součást Spisové služby uložení dokumentů v Kancelářském systému (Lotus Notes) uložení v DMS (Systém pro správu dokumentů) uložení v adresářové struktuře (standardně pro IS Orsoft RADNICE) Možnost provázání IS Orsoft RADNICE s vybranými druhy elektronických dokumentů uložených v archivu
Elektronická faktura ISDOC ISDOC = Information System Document Nový formát elektronické fakturace ISDOC vyhlášen 19.3.2009 pracovní skupinou Elektronické výměny dat při sdružení SPIS Má šanci stát se standardem pro elektronickou fakturaci v ČR i v některých státech EU V IS Orsoft RADNICE lze tento formát používat od verze 9.2.1 k dispozici všem v rámci řešitelského servisu
Elektronická faktura ISDOC Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové
ISDOC v IS RADNICE Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové
ISDOC evidence došlých faktur Došlé faktury ISDOC v importním adresáři Import pomocí ikony Při importu záznam do elektronických dokumentů V aktualizaci doplnění dalších údajů (DŘ, interní číslo ) Možnost zobrazení faktury - kdykoliv Možnost workflow -> odsouhlasení faktury
ISDOC - předpisy Došlé faktury ISDOC v importním adresáři Při importu záznam do elektronických dokumentů V aktualizaci doplnění dalších údajů Možnost zobrazení faktury (kdykoliv)
ISDOC - faktury vystavené
ISDOC - předpoklady Dohoda o používání tohoto formátu s dodavateli a odběrateli!!!!!!!!! Na základě dohody s odběrateli, zadat formu komunikace v tabulce elektronické komunikace
ISDOC přínosy Automatický import faktur místo ručního pořízení Možnost zobrazení faktur prostřednictvím ISDOC Reader Využití ve workflow (zobrazení) Úspora poštovného Úspora papíru Možnost komunikace mezi různými ERP systémy
ISDOC - informace na internetu Na www.isdoc.org: Formát XML ISDOC Reader Příklady Na www.isdoc.cz Softwarové firmy
A na řadě je workflow.aneb jak si udělat pořádek v oběhu dokumentů!
IS Orsoft RADNICE workflow K dispozici od ledna 2009 Pro všechny v rámci řešitelského servisu Jde o jednoduché workflow Zaměřeno zejména oběh dokumentů v organizaci
Došlé faktury = dobrý příklad workflow Největší zájem z praxe Papírové i elektronické faktury Elektronická košilka V IS Orsoft Radnice je k dispozici v Evidenci došlých faktur
Workflow co si ujasnit před nasazením? Jakou cestou bude určitý dokument obíhat V jaké formě bude dokument obíhat (papír, ISDOC, PDF) Co s ním musí konkrétní osoby udělat (zkontrolovat, doplnit, schválit ) Pravidla pro nestandardní situace
Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové
Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové
Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové
Workflow a formy signalizace Při vstupu do Orsoftu Icony v horní liště E-mailem - důležité pro účastníky workflow přes Orosft web - z e-mailu přímo do aktivity účastníka - lze předdefinovat obsah e-mailu
Další workflow platový postup Součást podsystému Mzdy Jde o automatické upozornění konkrétní osoby na určitou situaci přeřazení do vyššího platového stupně (předstih 30 dní) Doplňující informace v poznámkách Lze přizpůsobit konkrétnímu procesu na účadě
Výhody workflow Dohled na oběhem dokumentů Vyšší efektivnost oběhu dokumentů Lze zjistit, u koho se dokumenty zadrhávají Revize letitých postupů při návrzích workflow Využití elektronických dokumentů Přístup také prostřednictvím Orsoft web
Děkuji za pozornost Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové