Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur!

Transkript

1 Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur! Obsah ÚVOD: CO: PROČ: JAK: Elektronická fakturace a spolupráce mezi ČS a Skupinou ČEZ Popis služby Přínosy elektronické fakturace segment Business-to-Business Případová studie ČEZ + SčVK Úspory, cena a připojení ke službě 2

2 Elektronická fakturace a spolupráce mezi ČS a Skupinou ČEZ Nová inovativní služba Česká spořitelna jako první banka na českém trhu přichází s inovativním řešením elektronické výměny faktur - se službou Partnerem pro technické řešení služby je společnost TietoEnator jeden z největších evropských poskytovatelů IT služeb společnost s významnými zkušenostmi v oblasti elektronické fakturace Partnerem a prvním klientem služby je Skupina ČEZ jeden z největších výstavců faktur na českém trhu 4

3 Výměna obchodních dokumentů - Status quo Zdroj: Bo Harald, Nordea Výměna obchodních dokumentů - Status quo Odesílání dokumentů odběratelům v papírové podobě tisk faktur vytvořených v účetním systému a jejich vkládání do obálek trvá několik dnů, než zákazník fakturu obdrží Přijímání dokumentů od dodavatelů v papírové podobě manuální vkládání dat do účetních systémů archivace papírových faktur nebo jejich skenování/ocr oběh faktur v papírové podobě k jejich schválení Proč si data posíláme v obálce? Ø Vysoká chybovost při pořizování dat manuálně nebo skenováním Ø Ztráta" papírových faktur Ø Vysoké náklady na poštovné a další přímé náklady na lidské a technické zdroje Ø Opožděné platby 6

4 Co s tím? Faktura jako první krok Odběratel Nákup Objednávka Dodavatel Prodej Výroba Dodací list Výroba Závazky FAKTURA Fakturace Pohledávky Cash & Treasury Management Banka odběratele Platba Cash & Treasury Management Banka dodavatele 7 Řešení: elektronická fakturace Česká spořitelna nabízí klientům i neklientům ČS službu elektronické fakturace, která umožňuje: Firmám a korporacím (segment Business to Business) Vystavit, odeslat a přijmout fakturu elektronicky Přímo v účetním/erp systému firmy Na internetovém portálu ČS Uživatelům internetového bankovnictví Servis 24 (segment Business to Customer) Přijmout a jednoduše zaplatit faktury přímo v internetovém bankovnictví 8

5 Popis služby Princip elektronické fakturace Konsolidační přístup Výstavci faktur firmy strukturovaná data + grafická podoba faktury Konsolidátor (provozovatel sítě pro elektronickou výměnu faktur) Česká spořitelna platforma TIX strukturovaná data + grafická podoba faktury Příjemci faktur firmy Příjemci faktur soukromí klienti grafická podoba faktury 10

6 Konsolidační přístup a jeho výhody Point-to-Point Model konsolidátora odesílatel faktury příjemce faktury odesílatel faktury příjemce faktury konsolidace každý zákazník zvlášť velmi nákladné standardizace fakturace není možná každý zákazník zvlášť velmi nákladné s každým partnerem řešena zvlášť propojení standardizace údržba bezpečnost jen jedno rozhraní pro zákazníka formátově a komunikačně nezávislé řešení jedna pro všechny účastníky zajištěna konsolidátorem 11 Schéma 24 komplexní řešení pro výměnu e-faktur účetní systém XY formát dat: XML. IDOC, EDI XML Výstavci Podporované komunikační protokoly SFTP/FTP standardní WS... Var. 1 Přímé propojení do ERP Video Clip on-line vytvoření faktury Internet portal Var. 2 Internetový portál HTTPS (SSL) Konsolidátor Česká spořitelna Přenos Konverze dat Dělení souborů Monitorování Upozorňování Logování Potvrzení Podpora El. značka Zpracování certifikační autorita Podporované komunikační protokoly SFTP/FTP WS příjemce... HTTPS (SSL) Banka Příjemci Firmy Internet portal Var. 1 Přímé propojení do ERP Var. 2 Internetový portál účetní systém XY formát dat: XML. IDOC, EDI XML grafická podoba Internetbanking Var. 3 Internetové bankovnictví Fyzické osoby, podnikatelé 12

7 Aktuálně nabízené služby zákazníkům Skupiny ČEZ Služby internetového portálu Skupiny ČEZ Pdf s elektronickým podpisem Obecný datový soubor ke stažení (csv) Měsíční elektronická fakturace Služby ve spolupráci s Českou spořitelnou Elektronické zasílání apřijímání faktur v rámci ERP systémů pro B2B Služby B2C spojené s využitím internetbankingu 13 Přínosy elektronické fakturace: Segment Business-to-Business (firmy)

8 Segment: Firmy Odeslání/přijetí faktury formou: 1. automatizovaného propojení -přímo do ERP/účetního systému - odesílání/přijímání souboru faktur přímo z/do účetního systému využití internetového portálu služby možnost vystavení/přijetí faktury přímo na portálu nebo možnost importu/exportu z/do účetního systému Grafická podoba faktury (včetně el. podpisu) + strukturovaná data 15 Schéma komunikace Zákazníci SAP Přímé propojení do účetního systému + SD velké firmy Segment: Firmy internet portál malé a střední firmy archiv koncový zákazník Segment: Soukromé osoby a podnikatelé SAP Jednotný výstup všem odběratelům: strukturovaná data (SD) PDF s elektronickou značkou 16

9 Případová studie: ČEZ + SčVK Výstavci Konsolidátor Příjemci 17 Přínosy elektronické fakturace v řešení B2B Přínosy pro zákazníky Úspora nákladů spojená se zpracováním faktur Zrychlení interního schvalovacího procesu Zjednodušená kontrola údajů Snížení nákladů na elektřinu spojené s vyhodnocováním spotřeby na odběrných místech Snížení nákladů na fakturaci ostatních dodavatelů ve smyslu rozšiřování systému 18

10 Úspory, cena a připojení ke službě Dobrá zpráva pro finančního ředitele - úspora na fakturu Papírová faktura Elektronická faktura Úspora času Úspora nákladů Plat Kč x 1,35 22 pracovních dnů (8 hod.) Kč/hod. 1 min. Úspora na fakturu Faktura (prodej) 13 min. 6 min. 7 min. 54 % Kč 176 hod. 107 Kč 1,79 Kč 13 Kč Faktura (nákup) 26 min. 9 min. 17 min. 65 % Kč 176 hod. 107 Kč 1,79 Kč 30 Kč Zdroj: Adaptováno: TE Kesus (Employment and Economic Development Centre), Finsko 20

11 Ceny za službu Struktura poplatků (na poplatky se vztahuje DPH): 1. jednorázový poplatek za připojení ke službě přes internetový portál (3900,- Kč) nebo do účetního systému (od 13 tis. Kč) 2. poplatky za transakce (za odeslanou i přijatou fakturu v segmentu B2B a za odeslanou fakturu v B2C) 3. poplatek za podporu a údržbu (pouze u výstavců komunikujících přes přímé propojení do účetního systému) 21 Připojení ke službě Postup zavedení elektronické fakturace: 1. Technická specifikace připojení v případě propojení do účetního systému výběr formátu strukturovaných dat, výběr komunikačního protokolu 2. Předložení indikativní nabídky 3. Podpis smluvní dokumentace s ČS 4. Výběr pilotních klientů (podmínkou není klientství v ČS) 5. Oslovení pilotních klientů: společně s ČS 6. Připojení pilotních klientů, testování Rychlost připojení: připojení prostřednictvím internetového portálu -v řádu dnů připojení přímo do účetního systému -v řádu týdnů, event. měsíců 22

12 Souhrn Důvody pro zvolené řešení ÚSPORA nákladů Optimalizace dodavatelsko-odběratelského řetězce JEDNO rozhraní a JEDEN formát Řešení využívá konsolidační model - každý účastník sítě komunikuje svým zvoleným způsobem a svým zvoleným datovým formátem OTEVŘENOST / UNIVERZÁLNOST řešení řešení není uzavřené / proprietární - odběratel může prakticky okamžitě využít řešení pro komunikaci se svými obchodními partnery není podmínkou být klientem ČS VHODNOST řešení díky možnosti přímého propojení a internetového portálu je 24 vhodné pro všechny odběratele OUTSOURCING možnost plně outsourcovat službu => úspora nákladů na úvodní investici a interní zdroje vedle budování vlastního in-house budování řešení RYCHLÁ doba implementace Nabídka standardních rozhraní a standardních datových formátů pro jednodušší integraci Možnost doplňkových služeb označování faktur elektronickou značkou, vytváření pdf, archivace... 24

13 Kontakty: Barbora Grohová Česká spořitelna, a.s. Odbor Corporate Cash Management Budějovická Praha 4 tel.: mob.: mailto: bagrohova@csas.cz Petr Hojný Česká spořitelna, a.s. Odbor Corporate Cash Management Budějovická Praha 4 tel.: mob.: mailto: PHojny@csas.cz 26