Útvar interního auditu V Písku dne 16.01.2012 MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE 16.02.2012 MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Vyhodnocení kontrolní činnosti za rok 2011 Rada města projednala zprávu o vyhodnocení kontrolní činnosti za rok 2011 Návrh předkládá JUDr. Ondřej Veselý, starosta Návrh zpracoval Ing. Anna Velíšková, interní auditorka
Důvodová zpráva: V souladu s ustanovením 25 odst. 1 písm. a) b) c) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, je vedoucí orgánu veřejné správy, což je starosta města, povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém a podávat informace o jeho funkčnosti. Ke splnění těchto povinností výše citovaného zákona je ustanoven institut interního auditora, který toto vykonává. Pozici interního auditora je město povinno ze zákona zřídit, pokud má více jak 15.000 obyvatel. Interní auditorka je v plnění úkolů přímo odpovědná starostovi. Radě města je předkládána zpráva, která zahrnuje činnost interní auditorky za rok 2011. Doporučení zpracovatele: Každoročně po uplynutí kalendářního roku vyhodnocovat činnost interního auditu a předložit zprávu radě města k projednání. Vztah k rozpočtu: Předkládaný materiál nemá žádný vztah k rozpočtu města. Vztah ke strategickému plánu: Předkládaný materiál nemá vztah ke strategickému plánu. Legislativní rámec: Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů. 0 Přílohy: Vyhodnocení činnosti interní auditorky za rok 2011 Organizace zřízené městem, které hospodaří příspěvkovou formou, mají zpracovaný vlastní kontrolní systém, vlastní interní auditory nemají. Auditorka provádí nejen interní audity na úřadě, ale současně kontroluje i příspěvkové organizace a ostatní žadatele a příjemce veřejné podpory z rozpočtu města. V rámci prováděných kontrol a auditů, je předmětem kontrol prověření fungování vnitřního kontrolního systému v praxi, úroveň tzv. řídící kontroly ze strany vedoucích zaměstnanců. Při kontrole hospodaření s finančními prostředky z rozpočtu města se auditorka zaměřuje na hospodárnost, efektivnost a účelnost vynaložených prostředků. stránka 2 (celkem 5)
Po zapracování námětů na kontrolu předložených starostou, místostarosty a tajemnicí úřadu byl starostou města dne 12.01.2011 schválen řádný plán činnosti auditu na rok 2011. Plán byl zaměřen na kontrolu těch organizací, kde došlo v roce 2011 k personálním změnám ve vedení managementu (ZŠ J. K. Tyla, ZŠ T. Šobra, Sladovna o. p. s. Písek). V roce 2011 bylo provedeno celkem 8 kontrolních akcí. Přehled kontrolních akcí uskutečněných v roce 2011, výsledky kontrol, přijatá nápravná a systémová opatření 1/ Prověření evidence a systému řešení stížností a podnětů Řádný audit systému a shody, zahájený v roce 2010 a dokončený v 01/2011. Zjištění: Stížnost jako mimořádná forma k prosazení zájmů občana, absentuje zpětná vazba pro management města, jediným výstupem je výroční zpráva, není sjednocen systém centrální evidence a evidence na odborech a způsobu vyřizování, evidence podnětů není sledovaná ani vyhodnocovaná, 48 stížností a 39 podnětů za rok 2009, 34 stížností a 62 podnětů za rok 2010. Nápravné systémové opatření: Rada města na jednání dne 7.04.2011 přijala nová pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností s účinností od 11.04.2011. 2/ Hospodaření s veřejnými prostředky na činnost osadních výborů Mimořádný audit metodou audit systému a finanční, předmětem kontroly všechny osadní výbory za rok 2008, 2009 a 2010, zkontrolovány všechny platební poukazy a faktury. Zjištění: Osadní výbory hospodaří s každoročně přidělenými prostředky z rozpočtu města, nejsou pravidla pro financování, která by řešila hledisko posuzovaných výdajů z rozpočtu města a není stanoveno kritérium pro hospodárnost, efektivnost a účelnost vynakládaných prostředků. Není věnována dostatečná pozornost potvrzování věcné a formální správnosti dokladů (viz OV Semice), každý osadní výbor hradí z rozpočtu jiné priority (OV Svatý Václav věnuje převážnou část prostředků na občerstvení a věcné dary k životním jubileím, na osobu není jednoznačně určená jednotná částka, občané, kteří bydlí ve čtvrti Sv. Václav jsou zvýhodněni, protože dostávají ještě duplicitně věcný dar z rozpočtu města - kapitoly kultury). Obecně závazná vyhláška, která řeší osadní výbory je 18 let stará, překonaná. Nápravné systémové opatření: Zastupitelstvo města zrušilo na jednání dne 24.03.2011 obecně závaznou vyhlášku o osadách jako částech města Písku a přijalo novou OZV č.6/2011. Auditorka v součinnosti s finančním odborem zpracovala nový formulář na souhlas s proplacením faktury, kde osadní výbor potvrzuje rozsah provedených prací, dodávek apod. 3/ Prověření hospodaření s veřejnými prostředky společnosti Sladovna o. p. s. Písek Na základě podnětu dozorčí rady byla provedena mimořádná veřejnosprávní kontrola na místě za rok 2009 a 2010. Byly zjištěny nedostatky a závažná pochybení v hospodaření a evidenci společnosti. Se zněním celého protokolu z kontroly byli seznámeni členové rady města na jednání dne 16.06.2011 a uložili auditorce provést následnou kontrolu společnosti k datu 30.09.2011 se zaměřením na dodržování přijatých opatření z kontroly (viz bod 7). stránka 3 (celkem 5)
4/ Prověření hospodaření s veřejnými prostředky ZŠ T. Šobra a MŠ Písek Řádná veřejnosprávní kontrola hospodaření na místě za rok 2010 a 01-03/2011, prověřen vnitřní kontrolní systém směrnic, pokladna, účetní doklady, investiční akce. Nebyly shledány závažné nedostatky. 5/ Prověření hospodaření s veřejnými prostředky ZŠ J. K. Tyla Písek Řádná veřejnosprávní kontrola hospodaření provedená na místě za rok 2010 a 01-08/2011, Prověřen vnitřní kontrolní systém, evidence smluv, pokladna, účetní doklady, fondy, finanční vypořádání, organizace nevykazuje žádné závažné nedostatky a je koncentrovanou účetní jednotkou. 6/ Prověření dodržování Směrnice o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek města Následný audit systému, (shody a výkonu) evidence a vymáhání pohledávek na základě zjištěných nedostatků při kontrole v roce 2004 a 2007. Prověřen odbor finanční, sociálních věcí, RIMM, vnitřních věcí. K datu 31.07.2011 činí celková výše pohledávek 107,081.459,28 Kč, z toho je potřeba odečíst tzv. dlouhodobě podmíněné běžné splátky bytů v hodnotě 88,274.322,52 Kč. Finanční odbor bez závad, má v evidenci k 3.08.2011 celkem 2.216 dlužníků, v částce 7,047.984,42 Kč ( pohledávky vzniklé na základě sankcí uložených ve správním řízení, pokuty za přestupky a správní delikty, neuhrazené místní a správní poplatky). Odbor sociálních věcí od 1.01.2008 nelze částky dlužného příspěvku na výživu dítěte vymáhat Dlužné částky byly v souladu s legislativou odepsány jako promlčené. Bez závad. Odbor RIMM kontrola pohledávek za pronájmy pozemků a nebytových prostor. Doporučeno zvážit zapracování smluvních pokut do smluv za účelem zlepšení finanční kázně. Zjištění: Odbor vnitřních věcí stav pohledávek k datu 08/2011 je 2,779.202,42 Kč, z toho aktuálnějšího data v částce 585.490,50 Kč, ostatní jsou tzv. starého data. Namátkovou kontrolou spisů zjištěno i přesto, že v roce 2004 a 2007 bylo doporučeno zavést číslovaný obsah spisu, nebylo splněno, v předložených spisech staršího data se zaměstnanci nedokázali orientovat, nedokázali poskytnout aktuální údaje o výši dlužných částek ani o současném stavu pohledávky. Agenda těchto tzv. starých spisů byla umístěna v příručním archivu, přestože jednotlivé spisy jsou stále tzv. živé. Tajemnice úřadu zadala úkol přijmout nápravná opatření a prověřit všechny spisy. Právní oddělení dohledává veškeré podklady ke spisům a zjišťuje možnost vymožení pohledávek, probíhá důsledná kontrola stavu jednotlivých caus. 7/ Prověření přijatých nápravných opatření na základě nedostatků z provedené kontroly u společnosti Sladovna o. p. s. Písek K datu 30.09.2011 byla provedena mimořádná následná kontrola hospodaření a přijatých nápravných opatření na základě nedostatků z provedené mimořádné kontroly v březnu 2011. Organizace přijala v krátkém časovém úseku velmi účinná nápravná opatření, a to jak po stránce řídící, tak ekonomické. 8/ Systém evidence nádob na komunální odpad v rámci města Písek Řádný audit systému a shody, prověření souladu a shody s obecně platnou legislativou a přijatou obecně závaznou vyhláškou, zjištění a zmapování neplatičů a navrhovaná opatření ke zlepšení. V rámci provedeného auditu je k dispozici mapa všech 4.577 označených čísel popisných, stránka 4 (celkem 5)
kde jsou různou barvou označeni platiči a neplatiči. Celkem bylo zjištěno 450 neplatičů, což představuje 9,8 % z celkového počtu čísel popisných. Byly prověřeny domy soukromých vlastníků (fyzické osoby), domy se správě Domovní bytové správy města Písek, Jihočeské správy nemovitostí, s.r.o., Stavebního bytového družstva, společenství vlastníků bytových jednotek, právnické a fyzické podnikající osoby. Vzhledem k rozsahu auditu a k záměru vedení města o nastavení změny systému plateb za sběr komunálního odpadu, bude radě města předložen samostatný materiál o této problematice. stránka 5 (celkem 5)