Závěrečná zpráva o výsledcích řešení projektu v rámci rozvojových program MŠMT na rok 2006 Fakulta/Ústav: Univerzita Pardubice Název projektu: Zvyšování profesionality managementu a pracovníků obslužných útvarů a administrativy Univerzity Pardubice Číslo přidělené projektu v r. 2006: 346 Zařazen v programu: 8 Zařazen v podprogramu: Řešitel: Bc. Zdenka Kortanová Původně přidělené prostředky : 650 tis. Kč Přidělené prostředky celkem: 685 tis. Kč (MŠMT ČR čj. 26 321/2006-301, 15.11.2006)
1. Naplnění deklarovaných cílů Projekt byl realizován v následujících oblastech: 1.V souladu s návrhem projektu byly dvěma pracovníkům Fakulty filozofické Univerzity Pardubice poskytnuty vědomosti a dovednosti v oblasti managementu, aby byli schopni zvládat komplexní a náročné úkoly řízení instituce v oblasti vzdělávací i vědecko-výzkumné činnosti, s akcentem na podporu týmové práce, komunikační dovednosti, schopnost rozhodovat, delegovat pravomoci a profesionálně vést, přesvědčovat a motivovat jedince. 2. Rozvojový projekt byl navržen a následně realizován s cílem vytvořit pro zaměstnance rektorátu, děkanátů fakult a jejich oddělení a administrativní pracovníky jednotlivých kateder a ústavů podmínky, které jim umožní dosáhnout v nynější době již nezbytné znalosti anglického jazyka, a tím vytvoří předpoklady pro úspěšné plnění úkolů v oblasti zahraničních styků a mezinárodní spolupráce. Realizací projektu se jednak zvýšila jazyková připravenost vybraných pracovníků administrativy rektorátu a zapojených fakult (ekonomicko-správní a chemicko-technologické) a v dalších případech se podařilo započít se systematickou výukou anglického jazyka v několika znalostních úrovních podstatné části zaměstnanců obslužných útvarů. Jazykové kursy pro vybrané pracovníky byly zejména zaměřeny na aktivní komunikaci pracovníků v anglickém jazyce. Aby jednotliví pracovníci získané znalosti neztratili, byly následné realizované kursy zaměřeny na udržení získaných znalostí. Pro systematickou výuku byla vybrána vhodná jazyková škola, která poskytuje maximální součinnost pro potřeby jazykového vzdělávání zaměstnanců univerzity. Aby bylo dosaženo daného cíle byla prezenční výuka doplněna ještě možností individuálního studia pomocí multimediálního výukového programu na CD. 3. V souladu s návrhem projektu se podařilo v rámci zvyšování odborných kompetencí zaměstnanců rektorátních útvarů prohloubit dovednosti v práci s informačními technologiemi. Podle předběžné analýzy potřeb byly realizovány 3 typy dvoudenních intenzivních počítačových kurzů, ve kterých absolventi obnovili, doplnili a rozvinuli své znalosti a dovednosti, které využívají při plnění každodenních pracovních povinností a jež jim umožní zefektivnit jejich práci. 4. V průběhu realizace projektu byly cíle projektu rozšířeny na získání potřebných znalostí v oblasti procesního řízení, a to v souladu s plánovanou realizací analýzy a modelování klíčových procesů Fakulty ekonomicko-správní. V souladu s tímto cílem byly realizovány potřebné vzdělávací aktivity jednou z předních institucí zabývajících se touto oblastí (IDS Scheer ČR). 2. Zhodnocení postupu řešení 1. V oblasti řízení:
V rámci manažerského vzdělávání probíhalo na Fakultě filozofické řešení v následujících fázích: (a) Byla provedena analýza potřeb v oblasti vzdělávání v managementu u dvou pracovníků Fakulty filozofické: PhDr. Šárky Ježkové, Ph.D. proděkanky FF UPa (t.j. řídící pracovník) a doc. PhDr. Michaely Píšové, M.A., Ph.D. (v letech 1992 2006 trvale v řídících funkcích, v současné době dočasně z osobních důvodů bez řídící funkce). Na základě konzultací s odborníky v oblasti psychologie řízení a strategického managementu byla stanovena klíčová témata pro samostudium a volbu vhodných kurzů (podrobnosti viz Kontrolovatelné výstupy projektu). (b) Materiály k samostudiu byly většinou k dispozici v anglickém jazyce v elektronické podobě, což umožnilo flexibilní a individuální přístup. Z nabídky českých nakladatelství byl doplněn knižní fond a pořízené publikace budou v budoucnu sloužit nejen pracovníkům zařazeným v projektu, ale i všem dalším řídícím pracovníkům FF UPa, případně dalším zájemcům o tematiku řízení, motivace, efektivní komunikace apod. (c) Dle nabídky institucí vytipovaných při zpracovávání návrhu projektu bylo v období roku 2006 možné využít nabídky organizace International House London konkrétně kurzu: Educational Management: Skills and Approaches, jehož obsah ideálně reflektoval potřeby stanovené analýzou pro uvedené pracovníky (témata podrobně uvedena v certifikátu). Další již specificky orientované aktivity zahrnovaly účast na konferenci Daring to Lead organizované institucí TESOL, kde byla pozornost věnována zejména tematickým oblastem: leadership, personal development, intercultural communication. Rovněž bylo využito aktuální nabídky kurzů poskytovaných v rámci podpory EU, které optimálně odpovídají současným prioritám fakulty i terciární sféry všeobecně. Obě pracovnice absolvovaly kurz Preparation of full proposal and management of European Education Projects realizovaný Intercollege, Nicosia, Cyprus. (d) Nabyté vědomosti a dovednosti budou dále uplatňovány v práci uvedených pracovníků v souvislosti s plněním jejich pracovních úkolů, a to jak ve vlastní manažerské činnosti v rámci fakulty, tak i pro účely rozvíjení interinstitucionální kooperace. V současnosti jsou zástupci FF UPa partnery v jednáních o předložení projektů v rámci financování EU s mnoha institucemi z různých zemí (např. Francie, Španělsko, Kypr, Turecko, Itálie, Bulharsko, Rumunsko, Lotyšsko, Švédsko aj.). Pracovní názvy projednávaných projektů jsou: Culture and Language Education, EUROBLEND, DIGILIB. 2. V oblasti zdokonalování jazykových znalostí: Základem řešení projektu bylo zajištění skupinových kurzů v anglickém jazyce, které byly vedeny profesionálním lektorem a organizovány akreditovanou jazykovou školou, která na základě požadavků fakulty kurzy po všech stránkách připravila. Pro realizaci požadavků rektorátu a Fakulty chemicko-technologické byla vybrána Jazyková škola Skřivánek, s.r.o., která působí na trhu již od roku 1992 a poskytuje služby prostřednictvím 20 provozoven v ČR a 31 provozoven v zahraničí. V rámci systému zabezpečení jakosti podle norem EN ISO 9001:2000 získala certifikát společnosti TÜV a patří mezi registrované dodavatele pro Evropskou unii. Na Fakultě chemicko-technologické se kurzu zúčastnilo 30 zaměstnanců fakulty, kteří byli na
základě výsledků rozřazovacích testů rozděleni do dvou výukových skupin odpovídající úrovně. Výuka probíhala v prostorách fakulty v rozsahu dvě vyučovací hodiny týdně. Časový plán výuky zohledňoval pracovní dobu posluchačů kurzu a jejich časové možnosti. Výuka probíhala v měsících leden - červen a říjen - prosinec. Studijní materiály a nezbytné učební pomůcky byly zajištěny přímo vybranou jazykovou školou. Pro výuku angličtiny na rektorátě Univerzity Pardubice byly s jazykovou školou Skřivánek dohodnuty podmínky a v srpnu 2006 podepsána a smlouva o zajištění skupinové jazykové výuky. Podobně jako na FChT prošli v červnu 2006 všichni přihlášení zaměstnanci prošli rozřazovacími testy a podle jejich výsledků byli rozděleni do 4 úrovní podle evropského referenčního rámce A1 až B2. Byly tedy vytvořeny 4 výukové skupiny obecného jazyka, do nich je zařazeno celkem 48 zaměstnanců rektorátních útvarů univerzity. Výuka byla zahájena 20. září 2006. Probíhá v prostorách rektorátu, 1x týdně po 90 minutách. Kurzy budou probíhat i v následujících letech. Jazykové kurzy jsou doplněny multimediálním výukovým programem na CD Tell me More, který jsme zakoupili od firmy LEDA. CD si mohou zapůjčit pro domácí individuální studium účastníci prezenčních kurzů, ale i ostatní zájemci z řad zaměstnanců. Výhodou je možnost přizpůsobit si učební plán časovým možnostem i dovednostem, na které se chce studující zaměřit (na konverzaci a výslovnost, písemné vyjadřování, slovní zásobu ap.) Bylo upuštěno od původního záměru, se kterým se v projektu počítalo, a sice že UPa poskytne příspěvek jednotlivcům na individuální kurzy, protože bychom vzhledem k velkému zájmu zaměstnanců mohli pokrýt z důvodu objemu přidělených finančních prostředků pouze velmi malou část zájemců, a přiklonili jsme se ke kurzu organizovanému. Na Fakultě ekonomicko-správní se v průběhu měsíců června 2006 až září 2006 zúčastnilo 8 vybraných pracovníků intenzivních kursů anglického jazyka a to v úrovních B1 až B4. Při výběru jazykové školy pro intenzivní kursy byl kladen důraz na zdokonalení aktivní komunikace v anglickém jazyce. V průběhu měsíců října 2006 až prosince 2006 se v rámci dalších kursů, které byly zaměřeny na udržování a rozvíjení získaných znalostí, zúčastnilo, kromě již zmiňovaných 8, dalších 11 pracovníků. Celkem bylo proškoleno v jazykové oblasti 19 osob. 3. V oblasti informačních technologií: Na základě informací získaných na internetu, doporučení spolupracovníků a v neposlední řadě i jednání s pracovníky Ústavu elektrotechniky a informatiky UPa, byly hledány vhodné firmy, které by na základě našich požadavků připravily PC kurzy a provedly proškolení zaměstnanců rektorátních útvarů, které měly o tyto kurzy velký zájem. Byla vybrána pardubická firma Ing. Josef Kratochvíl, která má akreditaci MŠMT ČR (čj. 24 294/05-20/446 ze dne 15.7. 2005).
S představitelem firmy byla dohodnuta obsahová náplň, kterou jsme požadovali proškolit a stanoveny typy kurzů a termíny výuky. Frekventanti kurzů byli určeni podle požadavků vedoucích zaměstnanců jednotlivých útvarů. Výuka probíhala v počítačové učebně v prostorách univerzity. 4. V rámci rozšíření cílů projektu (příprava vedoucích a administrativních pracovníků v problematice procesního řízení) byly v závěru roku realizovány souhrnné kursy, které se věnovaly efektivnímu zavádění a využití procesního řízení, tréninku procesních specialistů a základům systému ARIS. Těchto seminářů se účastnilo pět vedoucích a administrativních pracovníků fakulty. Systém ARIS jako programový produkt pro podporu procesního řízení zakoupila v roce 2006 Fakulta ekonomickosprávní pro účely výuky této problematiky, ale rovněž i pro softwarovou podporu řízení fakulty. 3. Kontrolovatelné výstupy projektu 1. V oblasti managementu kontrolovatelné výstupy projektu zahrnují: (a) Na základě analýzy potřeb a konzultací s odborníky byla stanovena klíčová témata pro samostudium: Hodnoceni pracovního výkonu zaměstnanců Delegování Hodnoceni - kritika, odměna, zpětná vazba Manažerské vyjednáváni Efektivní argumentace Motivace Řízení a vedeni pracovního týmu Týmová spolupráce Nástroje manažera k řízení a motivaci pracovníků Jak úspěšně jednat s lidmi Efektivní řízení porad Asertivita v praxi Strategie a taktika argumentace - uměni přesvědčit Time management Coaching (b) Účast v kurzech a na akcích organizovaných renomovanými zahraničními institucemi, absolutorium potvrzeno certifikáty (2 řídící pracovnice Filozofické fakulty): kurz Educational Management: Skills and Approaches (International House of London, U.K.) viz kopie certifikátů v příloze konference Daring to Lead (TESOL, U.S.A.) viz kopie certifikátu v příloze kurz Preparation of full proposal and management of European Education Projects (Intercollege, Nicosia, Cyprus) viz kopie certifikátů v příloze
2. V oblasti zdokonalování jazykových znalostí: Na Fakultě ekonomicko-správní v rámci realizace projektu: - absolvovalo 8 administrativních pracovníků letní intenzivní kursy anglického jazyka se zaměření na rozvoj komunikačních znalostí; - 19 administrativních pracovníků prošlo podzimními udržovacími jazykovými kursy zaměřené na rozvíjení komunikačních znalostí i rozšiřování praktických i gramatických znalostí anglického jazyka. Posluchači intenzivních jazykových kurzů obdrželi po absolvování osvědčení. Na Fakultě chemicko-technologické se kurzů angličtiny zúčastnilo 30 zaměstnanců fakulty, kteří byli rozděleni do 3 výukových skupin-kurzů podle dosažené úrovně počátečních znalostí. Během výuky byly posluchačům předkládány diagnostické testy, které sloužily k ověření znalostí posluchačů. Na konci kurzů v prosinci 2006 byla u posluchačů formou standardizovaného testu ověřena dosažená jazyková úroveň. Jako minimum pro úspěšné zvládnutí látky byla doporučena 70% úspěšnost. Této hranice dosáhli všichni účastníci kurzu. Na rektorátě byly vytvořeny 4 kurzy obecného anglického jazyka čtyř úrovní dle evropského referenčního rámce, a to A1 až B2. Do prvního kurzu je zařazeno 11 zaměstnanců, do druhého 14 zaměstnanců, do třetího 12 zaměstnanců a do čtvrtého 11 zaměstnanců. Celkem tedy 48 zaměstnanců rektorátních útvarů univerzity. V průběhu výuky jsou znalosti frekventantů zjišťovány kontrolními testy. Pokračování výuky předpokládáme i v dalších letech a po absolvování daného obsahového celku obdrží posluchači kurzu osvědčení pro určitý stupeň znalosti. 3. V oblasti informačních technologií: V rámci realizace projektu absolvovali zaměstnanci rektorátu následující PC kurzy: - 25 administrativních pracovníků (dále AdP) dvoudenní kurz Word (červen 06) - 16 AdP dvoudenní kurz Word pokročilí (červen 06) - 16 AdP dvoudenní kurz Power-Point (červen 06) - 30 AdP dvoudenní kurz Excel (září 06) - 14 AdP dvoudenní kurz Excel pokročilí (říjen 06) Všichni absolventi kurzů obdrželi Osvědčení o absolvování kurzu. 4. Pět vedoucích a administrativních pracovníků Fakulty ekonomicko-správní se zúčastnilo specializovaných seminářů zaměřených na rozvíjení znalostí v oblasti procesního řízení ( efektivní zavádění a využití procesního řízení, trénink procesních specialistů a základy systému ARIS ).
4. Přehled čerpání finančních prostředků (tabulka vč. komentáře) 4.1 Tabulka: Porovnání plánu a skutečného čerpání finančních prostředků Kapitálové finanční prostředky Celkové výdaje na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu plán skut. plán skut. Celkem Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) Samostatné věci movité (stroje, zařízení) Běžné finanční prostředky Celkové náklady na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu plán skut. plán skut. Celkem Mzdy 866 901 650 685 91 101 0 0 Pohyblivé složky mzdy 5 5 5 5 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo 18 18 18 18 pracovní poměr Odvody na sociální a zdravotní pojištění 34 37 2 2 Drobný majetek Materiální náklady 0 5 0 5 51 67 23 52 Služby a náklady nevýrobní povahy 539 540 474 475 Cestovní náhrady Stipendia 128 128 128 128 0 0 0 0 Celkem (běžné a kapitálové) finanční prostředky ze státního rozpočtu na řešení projektu plán skut. 650 685
4.2 Komentář k čerpání finančních prostředků Na řešení projektu 346 Zvyšování profesionality managementu a pracovníků obslužných útvarů a administrativy Univerzity Pardubice bylo původně přiděleno 650 tis. Kč. Na základě žádosti Univerzity Pardubice byla rozhodnutím MŠMT ČR ze dne 15. 11. 2006, čj. 26 321/2006-301, převedena částka 35 tis. Kč z projektu č. 333 Vytváření příležitostí k uspokojení a zvyšování zájmu nadaných studentů středních škol o studium technických a přírodovědných oborů Univerzity Pardubice do uvedeného projektu 346. Výše dotace na projekt č. 346 tak činí 685 tis. Kč běžných finančních prostředků. Navýšené prostředky byly využity z 80 % na nákup doplňkové výuky angličtiny na CD, které budou využívat jak frekventanti probíhajících kurzů anglického jazyka, tak ostatní zájemci z řad zaměstnanců celé univerzity. Zbylých 20 % bylo využito k pokrytí nákladů na jazykové kurzy. Čerpání prostředků dotace v členění podle podílejících se útvarů univerzity: Fakulta filozofická: Odborné konzultace: V souladu s navrženým projektem byly v rámci OON hrazeny odborné konzultace v oblasti vzdělávání a managementu, analýzy potřeb a stanovení individuálních cílů, ve výši 18 000 Kč. Studijní materiály: Původní rozpočet byl adaptován vzhledem ke změnám ve formě poskytovaných studijních materiálů (většina realizována on-line formou a dalšími elektronickými formami), finanční prostředky byly pro zajištění této části projektu využity následovně: flashdisky k záznamu dat 4 560 Kč (drobný majetek) knihy 3 524 Kč (materiální náklady) materiál pro tisk a evidenci studijních materiálů 5 724 Kč (materiální náklady) Služby: V rámci kategorie služeb byly v projektu zahrnuty náklady na kurzovné a vložné souvisejících akcí: kurz Educational Management: Skills and Approaches (2 x 860 GBP); kurz Preparation of full proposal and management of European Education Projects (2 x 400 EUR); konference Daring to Lead (1 x 285 USD), v celkové výši 101 159 Kč. Dále byly v kategorii služeb pokryty náklady na tisk a kopírování studijních materiálů ve výši 9 375 Kč vzhledem ke skutečnosti, že většina z nich byla poskytnuta v elektronické podobě. Cestovné: V souladu s navrženým projektem byly finanční prostředky na cestovné čerpány v souvislosti s účastí zmíněných pracovníků na vybraných kurzech: Educational Management: Skills and Approaches
(London, U.K.) a Preparation of full proposal and management of European Education Projects (Nicosia, Cyprus) ve výši 127 658 Kč Příspěvek fakulty byl poskytnut dle projektu na pokrytí mzdových nákladů pracovníků v období zahraniční pracovní cesty v souvislosti s účastí na stanovených kurzech a v průběhu jejich studia ve výši 121 300 Kč. Fakulta ekonomicko-správní Prostředky získané z dotace ze státního rozpočtu i další prostředky použité na realizaci projektu byly vynaloženy na úhradu služeb specializovaného vzdělávání. V níže uvedené tabulce je uveden souhrn výdajů na realizaci projektu v členění dle jednotlivých dílčích částí projektu. Dílčí část projektu Celkové náklady na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu letní intenzivní jazykové kursy 49 49 podzimní udržovací jazykové kursy 92 78 Semináře zaměřené na procesní řízení 59 53 Celkem 200 180 Fakulta chemicko-technologická Státní dotace byla zcela vyčerpána. Požadované finanční prostředky byly použity na pokrytí nákladů spojených s výukou, v položkové osnově čerpání finančních prostředků byly vedeny jako služby a náklady nevýrobní povahy. Finanční prostředky vedené v položkové osnově jako materiální náklady byly použity k nákupu učebních materiálů. Dílčí část projektu Celkové náklady na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu jazykové kurzy (služby) 100 85 učební materiály (mater. náklady) 30 15 Celkem 130 100 Rektorát Prostředky z dotace na položku pohyblivé složky mzdy (5.000,- Kč) a Odvody na pojištění (1.750,- Kč) byly vyčerpána na podporu 3 zaměstnanců, kteří se podíleli v průběhu roku na organizačním a administrativním zajišťování projektu. Prostředky získané z dotace ve výši 100.110,- Kč byly využity na nákup jazykových a počítačových kurzů pro zaměstnance (služby). Další prostředky z dotace (dodatečným převodem z projektu 333) ve
výši 28.140,- Kč na nákup doplňkové výuky angličtiny na CD (materiál. náklady - celkem 33 ks CD Tell me More). Příspěvkem, resp. finanční spoluúčastí UPa byly pokryty další náklady na vzdělávací kurzy a služby s tím spojené, a to ve výši 30.174,- Kč. Dílčí část projektu Celkové náklady na řešení projektu dotace ze st. rozpočtu PC kurzy (služby) 60 60 AJ kurzy (služby) 45 40 spec. kurzy (služby) 19 0 kopírovací služby, údržba (služby) 6 0 celkem 130 100 výuk. program AJ na CD (mater.nák.) 28 28 Celkem 158 128